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Guía de tareas

El área Task es el núcleo operativo de Mokapen para organizar el trabajo diario del equipo. Cada tarea representa una acción concreta que completar — una llamada, una revisión, una actividad de seguimiento — con responsable, fecha límite y estado de avance.

Para qué sirve el área Task

Las tareas te permiten:

• Planificar el trabajo del equipo con fechas límite visibles en el calendario y en las vistas por fecha.
• Asignar responsabilidades claras: cada tarea tiene un referente que sabe qué debe hacer y para cuándo.
• Vincular las actividades al CRM: una tarea puede conectarse a contactos y empresas, a tickets o incluirse en un proyecto.
• Monitorizar el avance con listas de verificación internas, horas registradas e informes agregados.
• Coordinar equipos distribuidos: todos ven las mismas tareas (o solo las autorizadas si son privadas) y pueden actualizarlas en tiempo real.

Una tarea aislada sigue siendo una acción rápida; agrupando varias tareas en un proyecto obtienes una visión de conjunto de iniciativas más amplias. Accede al área desde la página Task en el menú Actividades.

Vincular una tarea a un proyecto

Cada tarea puede asociarse a un proyecto que agrupa las acciones hacia un objetivo común (p. ej. «Lanzamiento sitio web 2026» con las tareas «Brief diseño», «Desarrollo frontend», «Pruebas QA»). Cuando asignas una tarea a un proyecto:

• la tarea aparece en la pestaña Task de la ficha del proyecto, con contador de avance (p. ej. 3/8 completadas);
• en Kanban task puedes agrupar por proyecto y ver todas las tareas del mismo proyecto;
• compartes contexto organizativo: workarea, responsable, fechas límite e informes a nivel de iniciativa.

Una tarea sin proyecto sigue siendo válida para actividades puntuales; para iniciativas estructuradas conviene crear el proyecto y luego las tareas dentro de él. Para gestionar proyectos y workarea consulta la guía Proyectos.

En la pestaña Datos de la tarea, el campo Proyecto permite seleccionar o cambiar el proyecto en cualquier momento (menú Opciones → Mover para trasladar la tarea a otro proyecto).

Barra superior de la página Task

En la página de listado de tareas (Kanban, Fichas, Calendario o Lista) la barra superior contiene:

• Filtros (Premium): panel avanzado por proyecto, fechas, responsable, etiquetas, campos personalizados.
• Acciones: importar/exportar, acceso a archivo y papelera, modificar columnas (Lista).
• Vistas: Kanban | Fichas | Calendario | Lista — los filtros activos se mantienen al cambiar de vista.
• Usuarios / Equipo: menú de avatares para ver las tareas de un compañero o de un equipo.
• + Task: crea una nueva tarea.

La ficha de la tarea

Al hacer clic en el título de una tarea se abre la ficha lateral. Desde ahí gestionas todo el ciclo de vida de la tarea. Con el plan Premium puedes abrir la misma ficha a página completa (icono de flechas de expansión → page task): diseño idéntico, más espacio y botón Guardar fijo arriba a la derecha.

Encabezado de la ficha

• Casilla (junto al título): marca la tarea como completada o reábrela.
• Título: haz clic para modificarlo en línea.
• Insignia Archivada: aparece si la tarea está en archivo.
• Guardar (solo page task): confirma todos los cambios de una vez.

Barra de acciones de la ficha

Debajo del encabezado, la barra con iconos permite acciones rápidas sin abrir las pestañas:

• Prioridad (icono de bandera): establece Normal o Urgente. Las tareas urgentes muestran el icono amarillo con signo de exclamación en las vistas.
• Privacidad (candado): Pública (visible para los miembros de la organización) o Privada (solo responsable y stakeholders indicados).
• Etiquetas: asigna etiquetas de colores para categorizar. Consulta la guía Etiquetas.
• Color (gota): color de fondo del título en la ficha y en las tarjetas Kanban.
• Adjuntos (clip): sube archivos desde el ordenador o la nube. Insignia con el número de archivos vinculados. Consulta la guía Adjuntos.
• Notas adhesivas (Premium): post-its visibles en la ficha para recordatorios rápidos.
• Copiar enlace: copia la URL directa a la tarea para compartir con los compañeros.
• Página completa (flechas de expansión, Premium): abre la page task en una nueva pestaña del navegador.
• Opciones (tres puntos verticales): menú con Clonar, Mover, Convertir en proyecto, Archivar, Modificar ficha, Eliminar. Explicado más abajo.
• + Crear y conectar (botón verde): crea al instante una entidad vinculada (nueva tarea, ticket, contacto, oportunidad…) a partir de esta tarea.

Menú Opciones (tres puntos)

Abre la ficha de la tarea → icono de tres puntos verticales arriba a la derecha:

• Clonar: duplica la tarea con título, campos y checklist (útil para actividades recurrentes).
• Mover: transfiere la tarea a otro proyecto de la organización.
• Convertir en proyecto: convierte la tarea en un proyecto; los elementos de la checklist pasan a ser tareas del nuevo proyecto.
• Archivar / Restaurar (Premium): mueve la tarea al archivo o la devuelve a las vistas operativas.
• Modificar ficha (admin): abre la configuración de diseño de la ficha de tarea en una nueva ventana.
• Eliminar / Restaurar: eliminación suave hacia la papelera, o restauración si ya fue eliminada.

Pestañas de la ficha

Las pestañas debajo de la barra de acciones organizan el contenido de la tarea:

• Datos: todos los campos de la tarea (proyecto, responsable, fechas, descripción, campos personalizados).
• Checklist, Conexiones, Tiempo: funcionalidades compartidas entre entidades — consulta la sección Secciones vinculadas.
• Menú desplegable adicional: Marketing, Integraciones (sincronización con apps externas), Actualizaciones (historial de la ficha).

Secciones vinculadas (comunes a varias entidades)

Algunas partes de la ficha de tarea son idénticas en proyectos, contactos, tickets y otras entidades. Para el detalle operativo consulta las guías dedicadas:

• Checklist — microacciones para marcar, barra de progreso, reordenación drag-and-drop.
• Conexiones — vincula tareas a contactos, empresas, tickets, oportunidades y otras entidades CRM.
• Tiempo — registra horas trabajadas y compáralas con la estimación (Premium).
• Etiquetas — etiquetas de colores para filtrar y agrupar en Kanban.
• Adjuntos — documentos desde el ordenador o la nube (Drive, OneDrive).
• Actualizaciones — historial de cambios, comentarios, conexiones y correos vinculados a la tarea.

Crear una tarea

Procedimiento

1. Ve a la página Task.
2. Haz clic en + Task arriba a la derecha.
3. Escribe el título (obligatorio): sé específico («Llamar a Rossi por presupuesto Q2», no «Llamada»).
4. En la pestaña Datos completa proyecto, responsable, fechas, descripción y campos personalizados.
5. Opcional: añade checklist, conexiones o tiempo en las pestañas correspondientes.
6. Guarda la ficha.

También puedes crear tareas desde la pestaña Task de un proyecto, desde una conexión en contacto/empresa, o mediante automatizaciones.

Campos principales en la pestaña Datos

• Proyecto: vincula la tarea al proyecto correspondiente. Consulta también Vincular una tarea a un proyecto.
• Responsable: quién debe completar la tarea.
• Stakeholder: otros miembros implicados que reciben visibilidad.
• Fechas inicio / límite: aparecen en Calendario y Fichas.
• Descripción: detalles operativos; usa @nombre para mencionar a compañeros.
• Campos personalizados: definidos en Configuración Task.

Modificar una tarea

Modificación individual

1. Abre la ficha haciendo clic en el título.
2. Modifica los campos en la pestaña Datos (clic en el valor → edición en línea) o usa la barra de acciones para prioridad, etiquetas, color, etc.
3. Guardar: automático campo por campo en la ficha lateral, o botón Guardar en page task.

Cerrar y reabrir

Casilla junto al título: un clic cierra la tarea, un segundo clic la reabre. Las tareas cerradas siguen visibles en las vistas hasta que las archives o elimines.

Modificación masiva (vista Lista, Premium)

1. Pasa a la vista Lista.
2. Selecciona las tareas con las casillas de la izquierda.
3. Haz clic en Modificar en la barra de acciones sobre la tabla.
4. En el modal, añade los campos a actualizar (proyecto, responsable, fechas, prioridad…) y establece los valores.
5. Confirma: los valores se aplican a todas las tareas seleccionadas.

Eliminar una tarea

Elimina tareas creadas por error, duplicadas o borradores nunca usados. No confundir con Archivar: la eliminación quita el registro de las vistas (o de la papelera); el archivo oculta tareas concluidas manteniendo el historial legible.

Eliminación individual

1. Abre la ficha de la tarea.
2. Menú Opciones (tres puntos) → Eliminar (opción roja).
3. Confirma en el modal.

Con Premium avanzado la tarea va a la papelera (página Task → Acciones → Papelera de tareas). Desde ahí puedes Restaurar o Eliminar definitivamente. Si abres una tarea ya en la papelera, aparece el banner con Restaurar / Eliminar definitivamente.

En el plan Free (sin Premium avanzado) la eliminación suele ser definitiva inmediatamente tras la confirmación, sin papelera — verifica los permisos de tu organización.

Eliminación múltiple

1. En la vista Lista, selecciona las tareas.
2. Haz clic en Eliminar (botón rojo sobre la tabla).
3. Confirma.

Archivar una tarea

El archivo es la opción adecuada para tareas completadas o suspendidas que quieres conservar en el historial sin saturar Kanban, Fichas y Calendario.

Archivar una tarea individual

1. Abre la ficha → Opciones → Archivar (Premium).
2. Confirma en el modal.

Archivar varias tareas / consultar el archivo

• Múltiple: vista Lista → selecciona → Archivar en la barra de acciones.
• Consultar: página Task → Acciones → Archivo de tareas.
• Restaurar: desde el archivo selecciona y haz clic en Restaurar, o Opciones → Restaurar desde archivo en la ficha individual.

Las tareas archivadas no aparecen en las vistas operativas estándar pero siguen accesibles desde archivo, conexiones e informes históricos.

Vistas de tareas

Cuatro modos de visualización, seleccionables arriba. Los filtros y el usuario/equipo seleccionado se mantienen activos al cambiar de vista.

Kanban (predeterminada)

Columnas interactivas con drag-and-drop. Menú Agrupar por: Proyecto (predeterminado), Fecha límite, Responsable, Etiquetas, Color (Premium). Ideal para flujos visuales y reuniones stand-up.

Fichas

Tareas ordenadas por fecha límite: arriba las vencidas o con vencimiento inminente. Útil para la planificación diaria «qué hacer hoy».

Calendario

Tareas en calendario por fecha límite/inicio. Muestra la carga de trabajo distribuida en el tiempo.

Lista (Premium)

Tabla con columnas configurables, ordenación, búsqueda de texto y acciones masivas (Modificar, Clonar, Archivar, Eliminar). Icono de candado = tarea privada; punto de color = actualizada recientemente.

Filtros

• Filtros (Premium): modal con filtros por proyecto, fechas, responsable, etiquetas, estado, campos personalizados.
• Usuarios / Equipo: limita las tareas al responsable o equipo elegido.
• Búsqueda Lista: campo de filtro sobre la tabla.

Configuración Task

En Configuración Task (admin):

• Campos: crea campos personalizados (texto, número, select…).
• Ficha: orden y visibilidad de campos en la ficha de tarea.
• Lista y columnas: columnas de la vista Lista.
• Gráficos: widgets en los informes de tareas.

Desde Lista: Acciones → Modificar columnas abre el editor de columnas directamente.

Informe Task

La sección Informe Task (Premium) resume las tareas a las que tienes acceso según rol y permisos de la organización: ves solo registros y campos autorizados, no todo el workspace. Sirve para análisis de carga, retrasos y exportación — para el trabajo diario usa Kanban, Fichas y Lista.

• Dashboard: gráficos por estado, proyecto, prioridad, equipo, responsable, horas, etiquetas.
• Lista de informes: tabla analítica con filtros y exportación CSV/Excel.
• Gantt task (Premium): línea temporal por proyecto y fechas límite.

Usa los informes para detectar retrasos, desequilibrios de carga entre miembros y horas reales vs estimadas.