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Automatizaciones

Las automatizaciones conectan un evento de inicio (algo que ocurre en el CRM, el envío de un formulario, un email entrante o una hora programada) con una secuencia de pasos que Mokapen ejecuta por ti: crear una tarea, actualizar una oportunidad, enviar un email, leer filas de una hoja de Google, repetir la misma operación en decenas de contactos. Configuras el flujo una vez, lo activas y el sistema lo repite cada vez que se cumplen las condiciones.

El módulo completo está incluido en el plan Premium Large. Lo encuentras en el menú de usuario (icono de perfil arriba a la derecha) → Automatizaciones: listado de flujos, editor visual y registros de ejecución.

Panorama general

Cada automatización tiene tres elementos principales:

• Disparador (inicio) — define cuándo arranca el flujo: p. ej. «formulario de contacto recibido», «oportunidad modificada», «todos los lunes a las 9:00».
• Pasos del flujo — las acciones en secuencia: crear o modificar fichas, enviar mensajes, esperar, comprobar una condición, repetir sobre una lista.
• Configuración general — título, Propietario, Colaboradores, estado Activo o Inactivo (las mismas etiquetas que ves en la tabla).

Cuando el disparador se activa, Mokapen encola la ejecución y la procesa en segundo plano. Cada arranque deja un historial consultable, paso a paso, para que veas qué ha ido bien y dónde corregir. Las automatizaciones no sustituyen el criterio humano en casos complejos: eliminan el trabajo repetitivo y mantienen alineados los procesos que habéis definido una sola vez.

Conceptos básicos

Antes de construir un flujo, conviene orientarse con los términos que encuentras en el editor:

• Automatización / flujo — el proceso completo, desde el bloque de inicio arriba hasta la última acción.
• Bloque — cada recuadro del editor: inicio, acción, condición, retraso o «Bucle ForEach».
• Rama — bajo una condición o un ciclo, los pasos pueden ir por caminos distintos (p. ej. «si se cumple la condición» / «si no»).
• Variable — un dato tomado al vuelo: campo del formulario recién enviado, nombre del contacto que ha disparado el flujo, email del Propietario de la automatización, resultado del paso anterior. Evita reescribir a mano información ya presente en el CRM.
• Propietario (columna del listado) — el usuario bajo el cual Mokapen ejecuta el flujo: de él dependen permisos, envío de email/SMS y creación de fichas. Es distinto del responsable de una tarea concreta que crees en un paso: en el flujo puedes configurar ambos, pero conviene que el Propietario de la automatización tenga los derechos necesarios sobre todo lo que el flujo debe hacer.
• Colaboradores — otros usuarios o equipos que pueden ver y modificar la automatización además del Propietario; los administradores de la organización ven siempre todo.

Papel en el CRM

Las automatizaciones conectan áreas del CRM que, si no, quedarían separadas:

• Marketing y leads — formulario del sitio → nuevo contacto y oportunidad → tarea de cualificación → email al comercial (Contactos, Oportunidades).
• Operativa — oportunidad ganada → tarea de onboarding → elementos de checklist marcados (Tareas, Checklist).
• Soporte — ticket abierto o email entrante → asignación, etiquetas, tarea interna (Tickets).
• Integraciones — lectura periódica desde Google Sheet, Excel online o página web para alinear directorios (Integraciones).
• Documentos comerciales — actualización de líneas de presupuesto o pedido a partir de una lista (Presupuestos, Pedidos).

Cuando un paso crea tareas, contactos o tickets, enlaza las Conexiones y las Etiquetas como lo harías a mano: así las fichas generadas siguen siendo navegables desde el resto del workspace.

Casos de uso

• Lead del sitio — «Formulario de contacto recibido» → Crear Contacto + Crear Oportunidad en la pipeline Inbound → Crear Tarea «Primer contacto en 24 horas» → Enviar Email al comercial de turno.
• Seguimiento comercial — «Negocio Modificado» solo cuando cambia la fase → Crear Tarea de seguimiento con vencimiento derivado de la fecha de cierre prevista de la oportunidad.
• SLA de soporte — «Ticket Creado» → Condición sobre la prioridad → si es alta, Enviar SMS al referente y Crear Tarea interna vinculada.
• Resumen semanal — disparador programado cada lunes → Obtener tareas (con filtros) → Enviar Email de resumen a los Colaboradores del flujo.
• Alineación de directorios — disparador programado nocturno → Leer Google Sheet → Bucle ForEach por cada fila → Crear o Editar Contacto / empresa.
• Email entrante — mensaje a dirección dedicada → guardar remitente → Crear Ticket vinculado al cliente.

Automatiza solo procesos con reglas claras. Si cada caso requiere valoración humana, limítate a preparar la tarea adecuada con título, vencimiento y vínculos ya rellenados.

Acceso y permisos

Plan — se requiere Premium Large; sin el plan adecuado, la opción Automatizaciones del menú permanece deshabilitada.

Quién puede crear una nueva — solo el Propietario de la organización (rol descrito en la guía de Roles) puede iniciar la creación: elegir el disparador y guardar el primer flujo. Los demás usuarios autorizados pueden abrir, modificar o duplicar automatizaciones existentes si figuran como Propietario o Colaboradores de ese flujo, o si son administradores de la organización.

Quién ve qué en el listado — los administradores ven todas las automatizaciones de la organización; el resto de usuarios solo las de las que son Propietario, Colaborador o miembro de un equipo indicado entre los Colaboradores.

Quién «ejecuta» el flujo — Mokapen ejecuta los pasos con los permisos del Propietario indicado en la automatización (columna de la tabla). Si esa persona no puede crear oportunidades, enviar email en nombre de la organización o modificar tickets, el paso correspondiente fallará: asigna como Propietario a un usuario que ya tenga los derechos necesarios, o pide ajustar el rol (también en la guía de Roles).

Página de listado

En Automatizaciones → Mis automatizaciones encuentras la tabla de flujos a los que tienes acceso:

• Automatización — título y subtítulo con el tipo de inicio.
• Tipo — Evento o Planificado.
• Propietario y Colaboradores — quién gestiona el flujo.
• Estado — Activo o Inactivo.
• Fecha de actualización — última modificación del flujo.

En la barra lateral: + Crear Automatización (solo Propietario de la organización) y enlace al listado. Seleccionando varias filas puedes cambiar en bloque Propietario, Colaboradores y estado, duplicar o eliminar (la eliminación múltiple está reservada a perfiles con permisos de edición avanzada). Al hacer clic en el título se abre la ficha del flujo; desde ahí entras en el editor o en los registros de ejecución.

Disparadores: panorama general

El disparador es siempre el primer bloque del flujo. Elige el tipo según cuándo debe arrancar el proceso:

• Evento — ocurre algo en el CRM o en un canal conectado (formulario, ficha modificada, email recibido…).
• Planificado — Mokapen inicia el flujo a intervalos fijos o en fechas/horas concretas, sin acción del usuario.

Al crearla, la automatización queda Inactiva: puedes completar todos los pasos con calma y activarla solo cuando estés listo. Cada disparador pone a disposición variables (campos del formulario, datos de la ficha implicada, etc.) para usar en pasos posteriores.

Disparadores de evento

Arrancan cuando ocurre algo concreto. Los más usados:

• Formulario de contacto recibido — alguien rellena un formulario Mokapen vinculado a tu organización.
• Ficha creada o modificada — tarea, proyecto, cita, reserva, contacto, empresa, oportunidad, ticket, presupuesto, pedido, producto, servicio, documento (las opciones exactas aparecen en la pantalla «Seleccionar Trigger» con títulos como «Tarea Creada», «Contacto Modificado», «Negocio Creado»…).
• Email entrante recibido — mensaje recibido en una dirección dedicada configurada en la organización.

En disparadores «modificado» y «creado» puedes añadir condiciones en el disparador en el panel de configuración: no son el paso Condición del flujo, sino filtros que deciden si la automatización arranca de verdad cuando se produce el evento. La lógica completa — sobre todo la diferencia entre «campo modificado» y «valor actual» — está en Condiciones en el disparador.

Estos disparadores devuelven los datos de la ficha o del formulario implicado — título, responsable, campos personalizados — ideales para rellenar emails y tareas generados automáticamente.

Disparadores programados

No esperan una acción del usuario; siguen un calendario:

• Horario fijo — inicio desde una fecha/hora y repetición regular (cada hora, cada día, cada semana, cada mes, cada año, o una sola ejecución en fecha concreta).
• Horario de calendario — ejecución en días u horas concretas del calendario (p. ej. todos los lunes a las 8:00, el día 2 del mes).

Mokapen usa la zona horaria de la organización. No hay una ficha «disparadora»: el flujo arranca con la configuración guardada en el disparador. En las pruebas, Mokapen simula ese arranque de inmediato, sin esperar la hora real.

Ejemplos: recordatorios mensuales al equipo, control nocturno de vencimientos, sincronización periódica con una hoja externa, combinado con Obtener tareas u Obtener oportunidades filtradas por fecha.

Configurar el disparador

En el editor, haz clic en el bloque de inicio arriba para abrir el panel de configuración:

1. Elige el formulario, el tipo de ficha o la dirección de email entrante (según el disparador elegido).
2. Para Formulario de contacto recibido, indica el Código del Formulario (slug) del formulario correcto: el flujo arranca solo para envíos de ese formulario.
3. Para Email entrante recibido, selecciona la dirección dedicada configurada en la organización.
4. Para disparadores … creado o … modificado, añade opcionalmente las condiciones descritas en la sección siguiente.
5. Para los programados, configura frecuencia, día, hora y repetición.
6. Guarda la automatización: la configuración queda memorizada aunque el estado sea Inactivo.

El disparador determina qué opciones aparecen en el selector de variables de los pasos posteriores. Si cambias el tipo de inicio en un flujo ya construido, comprueba que las variables usadas sigan teniendo sentido.

Condiciones en el disparador

En disparadores … creado y … modificado (contacto, oportunidad, tarea, ticket, etc.) el panel de inicio incluye una sección de condiciones con la misma interfaz de filtros y operadores descrita en Filtros y operadores. Aquí, sin embargo, las reglas se aplican antes de que arranque cualquier paso del flujo: si no se cumplen, la automatización no se encola (no aparece un registro de ejecución para ese evento).

Condiciones en el disparador vs paso Condición en el flujo

• En el disparador — filtro de entrada: «debe ocurrir exactamente esto» para que Mokapen inicie el flujo.
• Paso Condición — bifurcación Sí / Nodespués de que el flujo ya ha arrancado: útil para ramificar (p. ej. importe alto → email al director, si no solo tarea interna).

Sin condiciones configuradas

• … modificado — el flujo arranca en cada guardado de la ficha, aunque solo cambies una nota o un campo menor. Para evitar demasiados arranques, conviene filtrar siempre.
• … creado — el flujo arranca con cada ficha nueva de ese tipo.

Disparador «… modificado» — cómo funcionan las condiciones (importante)

Mokapen compara el estado de la ficha antes y después del guardado que ha generado el evento. Para cada condición que configures se aplican dos comprobaciones en secuencia:

1. El campo elegido debe haberse modificado en ese guardado — el valor «antes» y el valor «después» deben ser distintos. Si guardas la ficha cambiando otra cosa (p. ej. actualizas solo la descripción) pero no tocas el campo de la condición, el disparador no se activa, aunque el campo ya tenga el valor que te interesa.
2. El nuevo valor (el de después del cambio) debe cumplir el operador y el valor indicados — p. ej. fase de pipeline Es uno de «Ganada», importe Es mayor que 10.000, email Tiene cualquier valor.

En la interfaz, la primera columna se llama Campo modificado (no solo «Campo»): te recuerda que Mokapen observa un cambio real en ese campo, no el estado genérico de la ficha.

Ejemplos prácticos — Negocio Modificado

• Condición: Campo modificado = Fase de pipeline, operador Es uno de, valor = Ganada. El usuario mueve la fase de «Propuesta» a «Ganada» y guarda → se activa. Mueve de «Perdida» a «Ganada» → se activa. Modifica solo el importe dejando la fase igual → no se activa. La fase ya era «Ganada» y guarda sin cambiarla → no se activa.
• Condición: Fase Es uno de «Ganada» Y Importe Es mayor que 50.000 — ambos campos deben haberse modificado en ese mismo guardado y los nuevos valores deben cumplir las reglas. Si cambias solo la fase, la segunda condición falla.
• Dos condiciones enlazadas con O (OR): basta con que una regla se cumpla (campo modificado + nuevo valor correcto) para que el disparador se active.

Operadores «Cambiado de X a Y» e historial

En disparadores modificados puedes usar operadores avanzados como Cambiado de X a Y (y otros ligados al historial de cambios): sirven cuando te interesa la transición explícita (p. ej. fase pasada de «Propuesta» a «Ganada»), no solo «ahora la fase es Ganada». Para la lista completa de operadores, consulta Filtros y operadores.

Disparador «… creado» — condiciones distintas

Aquí Mokapen no compara antes/después: la ficha acaba de crearse. Las condiciones verifican los valores con los que se crea la ficha:

• Ejemplo: Ticket Creado + prioridad Es uno de «Alta» → se activa solo si el nuevo ticket ya tiene prioridad alta al crearse.
• Ejemplo: Contacto Creado + etiqueta Contiene «Lead sitio» → se activa si el contacto nace ya con esa etiqueta.

No hace falta que un campo «se haya modificado»: antes no existía.

Otros disparadores de evento

• Formulario de contacto recibido — filtro principal = código del formulario; no usa la cuadrícula de condiciones sobre campos de ficha (los valores enviados son variables del disparador).
• Email entrante recibido — elige qué dirección dedicada; el flujo arranca para mensajes recibidos en esa dirección.
• Disparadores programados — sin condiciones sobre ficha; arrancan según el calendario guardado.

Consejos

• En «modificado», parte siempre de una condición estricta (un campo + valor objetivo) en lugar de dejar el disparador vacío.
• Si el flujo nunca arranca, verifica en el historial del CRM que el guardado haya realmente cambiado el campo de la condición al nuevo valor esperado.
• Si arranca demasiado a menudo, añade condiciones Y o traslada comprobaciones secundarias al paso Condición dentro del flujo.

Editor del flujo

La página de edición es un editor vertical de bloques enlazados:

• Arriba: título editable, Atrás, enlace a los registros de ejecución, interruptor Activo / Inactivo.
• Primer bloque: el disparador elegido.
• Debajo: los pasos en orden — acciones, condiciones, retrasos, ciclos «Bucle ForEach».
• + Agregar acción abre el catálogo completo (los mismos nombres que ves en los menús del editor).

Cada bloque se puede modificar, duplicar o eliminar. Condiciones y «Bucle ForEach» abren ramas: añade los pasos en la rama correcta («sí» / «no» para condiciones, «dentro del ciclo» para repeticiones).

Al guardar, Mokapen comprueba los campos obligatorios y señala ciclos peligrosos entre automatizaciones distintas (p. ej. flujo A que dispara B que vuelve a llamar a A). En ese caso el guardado se bloquea y aparece la lista de automatizaciones implicadas.

Acciones disponibles

Al hacer clic en + Agregar acción se abre el catálogo: cada opción tiene el mismo nombre que ves en Mokapen. Tras elegir, rellenas el modal (ficha de referencia, campos a valorar, destinatario del mensaje…). Casi todo campo acepta texto fijo o una variable del menú o del selector dedicado.

A continuación encontrarás todas las acciones disponibles actualmente, agrupadas por tipo. Los nombres en negrita son los del catálogo.

Antes del catálogo, lee la sección Cómo rellenar los modales: explica los campos ID de ficha, los valores únicos frente a los múltiples y los filtros con operadores (útiles también para Obtener … y para las Condiciones).

Cómo rellenar los modales de las acciones

Casi toda acción abre un modal con campos que rellenar. Algunos aparecen siempre; otros solo si añades un campo desde la lista. Esto es lo que debes saber para no equivocarte al primer guardado.

Qué ficha usar: el campo ID

Para Leer …, Editar …, Duplicar …, Obtener conexiones, Actualizar lista de verificación, Obtener artículos del presupuesto / Obtener artículos del pedido y similares debes indicar qué registro del CRM usar. En la parte superior del modal aparece un campo con la etiqueta exacta del tipo de ficha, por ejemplo ID de contacto, ID de negocio, ID de tarea, ID de Ticket — el mismo nombre que ves al abrir la ficha en el CRM.

• Puedes pegar un número ID fijo (solo para pruebas) o, en la gran mayoría de casos, seleccionar una variable del selector (icono junto al campo o tecla «/»): p. ej. el ID del contacto creado por el paso anterior, el ID de la oportunidad que ha disparado el flujo, el ID leído con un paso Leer Oportunidad.
• Este campo acepta un solo valor — una sola variable o un solo ID. No introduzcas varios ID separados por comas ni selecciones varios badges de variable en el mismo campo: Mokapen debe saber exactamente una ficha que leer o modificar.
• Si el campo queda vacío o la variable no contiene un ID válido, el paso falla en los registros de ejecución con error de campo obligatorio.

Valor único, valores múltiples y conexiones

No todos los campos se comportan igual al rellenar una acción de creación o modificación:

• Campos únicos — título, responsable, una fecha, un importe, email, teléfono, fase de pipeline, etc.: debes proporcionar un valor (texto fijo o una variable). Si la variable es una lista (array), Mokapen no puede usarla en un campo que solo acepta uno: elige una variable «simple» o un campo concreto del paso anterior.
• Campos de conexión — campos cuyo nombre empieza por connected_ (p. ej. contactos vinculados, oportunidad vinculada, empresa vinculada): pueden contener varias fichas. Junto al campo suele aparecer la opción Agregar o Reemplazar: con Agregar las nuevas conexiones se suman a las ya presentes en la ficha; con Reemplazar se eliminan las conexiones actuales y quedan solo las que indiques. Puedes valorarlos con uno o más ID, con varias variables o con la salida de Obtener conexiones.
• Otros campos multivalor — etiquetas, stakeholders, algunas listas: aceptan varias entradas; el selector de variables puede mostrar un icono «?» en el badge: al pasar el cursor ves si la variable es texto simple, fecha, lista múltiple, etc.

En acciones Editar … solo aparecen los campos que añades con Agregar campo: no es obligatorio rellenar toda la ficha, basta con indicar ID + los campos que quieras cambiar.

Crear una ficha nueva

Estas acciones generan un registro nuevo en la organización, como si lo crearas a mano desde el listado o la ficha. Rellenas título, responsable, vínculos y campos personalizados; puedes precompletarlos con variables del disparador o del paso anterior.

• Crear Tarea — sirve para abrir una actividad (vencimiento, responsable, prioridad, conexiones al cliente o a la oportunidad). Típica tras un lead o para seguimientos automáticos.
• Crear Proyecto — sirve para iniciar un proyecto operativo vinculado al cliente o al proceso que ha disparado el flujo.
• Crear Cita — sirve para añadir un compromiso en la agenda (llamada, visita, revisión).
• Crear Reserva — sirve para registrar un slot reservable vinculado a tus servicios o recursos.
• Crear Contacto — sirve para añadir una persona al directorio (desde formulario, hoja externa, email entrante).
• Crear Empresa — sirve para añadir una empresa al directorio, a menudo junto al contacto creado en el mismo flujo.
• Crear Oportunidad — sirve para abrir una negociación en la pipeline (importe, fase, contacto o empresa vinculados).
• Crear Ticket — sirve para abrir una solicitud de soporte ya asociada al cliente.
• Crear Presupuesto — sirve para generar un documento comercial con líneas, total y datos del cliente.
• Crear Pedido — sirve para registrar un pedido confirmado, a menudo tras una oportunidad ganada o un presupuesto aceptado.
• Crear Producto — sirve para añadir una entrada al catálogo de productos.
• Crear Servicio — sirve para añadir una entrada al catálogo de servicios.
• Crear Documento — sirve para archivar un documento estructurado en el área de documentos de la organización.

Leer una ficha existente

Estas acciones cargan una sola ficha ya presente en el CRM. En el modal rellenas primero el campo ID … (p. ej. ID de contacto) con la variable que apunta al registro correcto y guardas. Los campos de la ficha leída pasan a ser variables disponibles en pasos posteriores con el nombre del paso (p. ej. título y email del contacto leído en el paso 3).

Sirven cuando el disparador no basta — por ejemplo, necesitas leer el importe de una oportunidad vinculada que no ha disparado el flujo — o cuando debes actualizar una ficha distinta de la del inicio.

• Leer Contacto — sirve para recuperar nombre, email, teléfono, campos personalizados y otros datos del contacto.
• Leer Empresa — sirve para recuperar razón social, NIF/CIF, dirección y campos de la empresa.
• Leer Tarea — sirve para leer título, vencimiento, estado, responsable y campos de la tarea.
• Leer Proyecto — sirve para recuperar datos y estado del proyecto indicado.
• Leer Cita — sirve para leer fecha, hora, participantes y notas de la cita.
• Leer Reserva — sirve para recuperar slot, servicio y datos de la reserva.
• Leer Oportunidad — sirve para leer importe, fase de pipeline, probabilidad, fechas y campos comerciales.
• Leer Ticket — sirve para recuperar prioridad, estado, descripción y asignaciones del ticket.
• Leer Presupuesto — sirve para leer cabecera, total y metadatos del presupuesto (no las líneas: para eso usa Obtener artículos del presupuesto).
• Leer Pedido — sirve para recuperar datos del pedido (cabecera; las líneas se gestionan con Obtener artículos del pedido).
• Leer Producto — sirve para leer precio, código, descripción y campos del producto del catálogo.
• Leer Servicio — sirve para recuperar datos del servicio del catálogo.
• Leer Documento — sirve para leer título, tipo y campos del documento archivado.
• Leer usuario o equipo — sirve para recuperar datos de un usuario o equipo de la organización (nombre, email, rol…) para usarlos en emails o asignaciones.

Modificar una ficha existente

Estas acciones actualizan campos de una ficha ya presente. En el modal: (1) indica el ID … de la ficha a modificar; (2) añade con Agregar campo solo los campos que quieras cambiar; (3) para cada campo introduce valor fijo o variable. En conexiones y listas multivalor recuerda Agregar / Reemplazar (consulta Cómo rellenar los modales).

• Editar Contacto — sirve para actualizar directorio, etiquetas, campos personalizados o responsable del contacto.
• Editar Empresa — sirve para cambiar datos societarios, clasificaciones o campos de la empresa.
• Modificar tarea — sirve para mover vencimiento, estado, responsable o descripción de la tarea.
• Modificar proyecto — sirve para actualizar estado, fechas o campos del proyecto.
• Modificar cita — sirve para cambiar hora, título o participantes de la cita.
• Modificar reserva — sirve para actualizar slot o datos de la reserva.
• Modificar oportunidad — sirve para mover fase, importe, probabilidad u otros campos comerciales.
• Editar Ticket — sirve para cambiar estado, prioridad, asignación o campos del ticket.
• Editar Presupuesto — sirve para actualizar cabecera y campos del presupuesto (las líneas tienen acciones dedicadas).
• Editar Pedido — sirve para actualizar cabecera y campos del pedido.
• Editar Producto — sirve para cambiar precio, código o atributos del producto.
• Editar Servicio — sirve para actualizar datos del servicio del catálogo.
• Editar Documento — sirve para modificar título, clasificación o campos del documento.

Duplicar una ficha existente

Estas acciones crean una copia de una ficha existente. En el modal indicas el ID … del registro origen (variable o ID fijo) y, donde corresponda, las opciones de duplicación (checklist, adjuntos, conexiones). La ficha duplicada expone a su vez un nuevo ID utilizable en pasos posteriores.

• Duplicar tarea — sirve para copiar una tarea manteniendo la estructura y los vínculos elegidos.
• Duplicar proyecto — sirve para replicar un proyecto modelo para un cliente o ciclo nuevo.
• Duplicar cita — sirve para crear una cita gemela con fecha o participantes que adaptar.
• Duplicar reserva — sirve para copiar una reserva tipo.
• Duplicar contacto — sirve para crear un contacto derivado (variante, filial, referente adicional).
• Duplicar empresa — sirve para copiar una empresa modelo.
• Duplicar oportunidad — sirve para duplicar una negociación para renovación o upsell.
• Duplicar ticket — sirve para reabrir un caso similar a partir de un ticket existente.
• Duplicar producto — sirve para crear una variante de producto en el catálogo.
• Duplicar servicio — sirve para copiar un servicio modelo.
• Duplicar documento — sirve para replicar un documento estructurado.

En el catálogo no están previstas Duplicar presupuesto ni Duplicar pedido: para documentos comerciales conviene usar Crear Presupuesto / Crear Pedido o duplicar manualmente desde la ficha en el CRM.

Obtener listas de fichas

Las acciones Obtener tareas, Obtener contactos, Obtener oportunidades y otras de la misma familia no piden un ID único: buscan varias fichas en la organización y devuelven una lista. En el modal encontrarás:

• Filtros (opcional) — sección arriba con la misma lógica de informes y condiciones del CRM. Sin filtros, la acción puede devolver muchas filas (hasta el límite interno): restringe siempre los criterios en producción.
• Botón para añadir una condición: en cada fila elige campo (de la lista de campos de la entidad), operador (depende del tipo de campo — consulta Filtros y operadores) y valor (texto, fecha, estado, variable…).
• Entre una condición y la siguiente elige Y (AND — ambas deben cumplirse) o O (OR — basta con que una se cumpla).

Qué obtienes tras la ejecución

• results — array de fichas que cumplen los filtros; cada elemento contiene los campos de la entidad (ID, título, responsable, campos personalizados…).
• total — número de fichas encontradas.

Para actuar sobre cada fila de la lista añade justo después el paso Bucle ForEach y conecta la variable results del paso Obtener …. Dentro del ciclo, cada acción «ve» la ficha actual (contacto, tarea, etc.) como si fuera el disparador.

• Obtener tareas — lista de tareas filtradas (p. ej. con vencimiento mañana, del equipo comercial, estado «Abierto»).
• Obtener proyectos — proyectos que cumplen los criterios elegidos.
• Obtener contactos — contactos filtrados (p. ej. con etiqueta «Newsletter», creados en la última semana).
• Obtener empresas — empresas por sector, etiqueta u otros filtros.
• Obtener oportunidades — negociaciones por fase, importe o pipeline.
• Obtener citas — citas en un intervalo o con ciertas características.
• Obtener reservas — reservas filtradas.
• Obtener tickets — tickets por estado, prioridad o asignación.
• Obtener productos — productos del catálogo que coinciden con los filtros.
• Obtener servicios — servicios del catálogo filtrados.
• Obtener documentos — documentos archivados según los criterios configurados.
• Obtener usuarios — usuarios de la organización (p. ej. para notificaciones de resumen).
• Obtener usuarios del equipo — miembros de un equipo concreto (filtra por equipo en las condiciones).

No existen Obtener presupuestos ni Obtener pedidos como listado de cabeceras de documento: para las líneas de presupuesto y pedido usa las acciones de la sección siguiente.

Filtros y operadores (Obtener listas y Condiciones)

Los operadores aparecen en el menú desplegable junto a cada condición en tres contextos: acciones Obtener …, paso Condición del flujo y condiciones en el disparador (… creado / … modificado). Mokapen muestra solo los operadores compatibles con el tipo de campo elegido (texto, número, fecha, lista, sí/no). En disparadores modificado, además del operador, el campo debe haberse modificado realmente en ese guardado — consulta Condiciones en el disparador.

Texto y campos genéricos

• Es igual a — el campo coincide exactamente con el valor (p. ej. país = «España»).
• No es igual a — el campo es distinto del valor indicado.
• Contiene — el texto incluye la subcadena (p. ej. email contiene «@empresa.com»).
• No contiene — el texto no incluye la subcadena.
• Comienza con / Termina con — útil para prefijos de código o sufijos de dominio.
• Tiene cualquier valor — el campo está relleno (no vacío).
• No tiene ningún valor — el campo está vacío o ausente.
• Es uno de / No es uno de — el valor pertenece (o no) a una lista de opciones elegidas.
• Es igual a cada / No es igual a cada, Contiene cada / No contiene cada — para campos que pueden tener varios valores: comprueba que todos los valores indicados estén presentes (o ausentes).

Números e importes

• Es igual a, No es igual a — comparación exacta.
• Es menor que, Es menor o igual a, Es mayor que, Es mayor o igual a — comparaciones habituales sobre importes, cantidades, puntuaciones.
• Está entre — intervalo numérico (valor mínimo y máximo).
• También aplican Tiene cualquier valor, No tiene ningún valor y los operadores «uno de» / «cada» donde corresponda.

Fechas y vencimientos

• Es igual a, Es antes de, Es después de — comparación con una fecha concreta.
• Está entre / No está entre — intervalo de fechas.
• Está dentro de X días/horas/minutos/semanas/meses desde ahora — ventana relativa a hoy (p. ej. vencimiento en los próximos 7 días).
• Es hace más de X días/horas/minutos — evento ocurrido hace al menos X unidades de tiempo.
• Es exactamente en X días/horas — fecha a distancia fija desde hoy.
• Está en el pasado / Está en el futuro — sin tener que introducir una fecha fija.

Lista, estado, etiquetas, conexiones (campos de selección)

• Es uno de / No es uno de — la ficha tiene (o no) al menos uno de los valores seleccionados (fase de pipeline, prioridad del ticket, etiqueta…).
• Contiene cada / No contiene cada — todos los valores elegidos deben estar presentes (o ausentes) en el campo multivalor.

Operadores avanzados (historial de cambios)

Aparecen sobre todo en Condiciones sobre disparadores «ficha modificada» y, donde el tipo de campo lo permita, también en filtros Obtener …. Sirven para comparar el valor antes y después del cambio o verificar actualizaciones recientes:

• Alguna vez ha sido igual a / Nunca ha sido igual a, Alguna vez ha sido uno de / Nunca ha sido uno de — historial del campo a lo largo del tiempo.
• Actualizado en los últimos X días / No actualizado en los últimos X días — el campo ha cambiado (o no) recientemente.
• Cambiado de X a Y — el valor ha pasado de un valor concreto a otro (útil en disparador de modificación de oportunidad: «la fase era Propuesta y pasó a Ganada»).

Tras elegir el operador, abre la fila del valor (icono de flecha) si hace falta: para fechas relativas introduce solo el número X; para Tiene cualquier valor / No tiene ningún valor no se requiere valor.

Líneas de presupuesto y pedido

Estas acciones trabajan sobre la tabla de artículos dentro de un presupuesto o pedido (productos, cantidades, precios), no sobre la cabecera del documento. Para Obtener artículos del presupuesto / Obtener artículos del pedido e Editar artículos del presupuesto / Editar artículos del pedido indica el ID Cotización o ID Pedido (variable del disparador o de un paso Leer/Crear Presupuesto|Pedido).

• Obtener artículos del presupuesto — sirve para leer todas las líneas de un presupuesto existente, para usarlas en un «Bucle ForEach» o en pasos de modificación.
• Obtener artículos del pedido — sirve para recuperar las líneas de un pedido existente.
• Editar artículos del presupuesto — sirve para actualizar las líneas con tres modos: Sustituir todas las líneas, Añadir líneas o Actualizar solo las líneas coincidentes (con criterio de emparejamiento y campos a actualizar).
• Editar artículos del pedido — sirve para lo mismo en las líneas del pedido, con los mismos modos.

Son acciones avanzadas: pruébalas en presupuestos y pedidos de prueba y revisa los registros de ejecución línea por línea.

Conexiones y lista de verificación

Obtener conexiones

Recupera las fichas vinculadas a un registro (contactos, oportunidades, tareas, empresas… vinculados a la misma entidad), sin abrirlas una a una en el CRM.

En el modal

1. Elige Tipo — qué ficha «central» estás considerando (Contacto, Oportunidad, Tarea, Ticket…).
2. Rellena el campo ID … correspondiente (p. ej. ID de contacto) con una variable: normalmente el ID del disparador o de un paso Leer … / Crear ….
3. Guarda la acción.

Qué obtienes — variables para cada tipo de conexión, por ejemplo la lista completa connected_contacts, los ID vinculados (connected_contacts.contact_id), los títulos (connected_contacts.title) y el mismo esquema para oportunidades, empresas, tareas, etc. Son variables multivalor: úsalas en un paso Bucle ForEach sobre los ID, o en campos de conexión de Editar … / Crear … con modo Agregar.

Actualizar lista de verificación

Modifica la lista de verificación de una ficha (onboarding de cliente, QA de proyecto, cierre de ticket) marcando elementos existentes o añadiendo otros nuevos, sin abrir la ficha.

En el modal

1. Tipo — entidad que tiene la lista (Tarea, Oportunidad, Ticket, Contacto…; solo aparecen los tipos que admiten checklist en Mokapen).
2. ID … — variable o ID de la ficha a actualizar.
3. Agregar / Reemplazar — Agregar mantiene los elementos ya presentes y añade los que definas abajo; Reemplazar borra toda la lista actual e inserta solo la que rellenes en el modal.
4. Lista de verificación — una o más filas: marca Hecho para señalar completado, escribe el título (también con variables, p. ej. «Verificar {$contact.name}»), añade filas con el botón dedicado, reordena arrastrando.

Las filas con título vacío se ignoran. Tras la ejecución, comprueba la ficha o el registro del paso para verificar que los elementos se hayan aplicado.

Comunicación

Enviar Email

Envía un email real desde el flujo. El envío pasa siempre por una cuenta SMTP vinculada en Mokapen — no desde una dirección «genérica» sin configuración.

En el modal

• De — selecciona de la lista una dirección SMTP ya configurada en las Integraciones de email de la organización (cuentas conectadas por el Propietario de la automatización o por usuarios con permiso). Como alternativa puedes indicar una dirección o variable (p. ej. email del Propietario del flujo): Mokapen usará la integración SMTP asociada a esa dirección después de resolver las variables. Si ninguna cuenta SMTP coincide, el paso falla — aparece un aviso amarillo bajo el campo De.
• Si eres Colaborador y no Propietario del flujo, el Propietario debe tener conectado el email de envío; si no, el envío no se inicia.
• Para (obligatorio), CC, CCO — una o más direcciones, separadas por comas si hace falta, o variables (email del contacto, del responsable del ticket, etc.).
• Asunto y Mensaje — texto libre con variables; el cuerpo usa el editor completo (también HTML).

El destinatario recibe el correo desde el remitente SMTP elegido. Revisa spam y reputación del dominio si los emails no llegan; los registros de ejecución indican si el paso se completó o fue rechazado.

Enviar SMS

Envía un SMS breve mediante la integración LinkMobility (gateway SMS de Mokapen).

En el modal

• Cuenta SMS — elige una de las cuentas SMS vinculadas al Propietario de la automatización (alias remitente configurado en Integraciones → SMS). Si la lista está vacía, conecta antes un número/alias desde la página de integraciones.
• Aquí también, si modificas el flujo como Colaborador, el Propietario debe tener activa la integración SMS.
• Plantilla (opcional) — selecciona una plantilla SMS de la organización para precompletar el texto; puedes modificarla después. Los marcadores de la plantilla no se sustituyen automáticamente con los datos del contacto: usa las variables de la automatización en el mensaje.
• Teléfono — número del destinatario (formato internacional recomendado) o variable (p. ej. teléfono del contacto del disparador).
• Mensaje — texto del SMS con variables; respeta los límites de longitud del proveedor.

Verifica créditos SMS y número remitente en Integraciones. La prueba del flujo envía SMS reales.

WhatsApp — en el módulo Automatizaciones hoy solo están disponibles Enviar Email y Enviar SMS. WhatsApp (WABA) se puede usar en las conversaciones del CRM y mediante las integraciones correspondientes, pero no aparece como acción en el catálogo de automatizaciones. Para mensajes WhatsApp automáticos valora integraciones externas o flujos manuales desde la bandeja de entrada.

Control del flujo

• Retraso — sirve para pausar el flujo durante minutos, horas o días antes del paso siguiente (recordatorios, esperas entre dos acciones).
• Condición — sirve para crear una bifurcación: si se cumple la regla sobre campos o variables, Mokapen sigue la rama «sí»; si no, la rama «no».
• Bucle ForEach — sirve para repetir los pasos de la rama interna por cada elemento de una lista (normalmente la salida de Obtener contactos, Obtener tareas o filas leídas de una hoja externa).

Lectura desde formularios y fuentes externas

Estas acciones leen datos fuera de la ficha del disparador o integran listas desde archivos y formularios. Requieren integraciones activas donde se indica (consulta Acciones vinculadas a integraciones).

Leer Formulario

Acción presente en el catálogo para conocer la estructura de campos de un formulario de la organización (los mismos campos definidos en el constructor de formularios). En la práctica, cuando un visitante rellena un formulario, los valores enviados ya están disponibles como variables si usas el disparador Formulario de contacto recibido (código del formulario + vista previa de campos en el disparador). Usa Leer Formulario si en un flujo más complejo necesitas mapear los nombres técnicos de los campos del formulario hacia contacto, oportunidad o tarea creados en pasos posteriores. El código del formulario es el slug visible en la configuración de página/formulario de la organización.

Leer Google Sheet

Importa filas de una hoja de Google accesible mediante URL.

• Conecta antes la cuenta Google en Integraciones si la hoja es privada o requiere autenticación.
• En el modal pega la URL de la hoja en formato exportable (p. ej. enlace que termina en export?format=csv para CSV público o compartido).
• Sal del campo URL y espera el mensaje Archivo cargado: Mokapen descarga el archivo, detecta columnas (CSV, JSON o Excel) y muestra la vista previa en la pestaña de resultados.
• Salida — variables results (array de filas, una por cada fila de la hoja) y total (conteo). Cada columna pasa a ser un campo accesible dentro de Bucle ForEach (p. ej. mapear la columna «Email» a Crear Contacto → email).

Leer Excel online

Misma interfaz que Leer Google Sheet, pensada para archivos Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, enlace directo a .xlsx/.xls).

• Conecta Microsoft Office 365 en Integraciones si el archivo requiere inicio de sesión Microsoft.
• Pega la URL del archivo o del enlace de compartición, espera la carga.
• Usa results + Bucle ForEach para sincronizar filas con contactos, productos u oportunidades en el CRM.

Leer desde URL

Lectura genérica desde una dirección web: CSV, JSON, Excel online o API que devuelven datos tabulares.

• Introduce la URL completa (https://…). El formato se detecta automáticamente.
• Si la URL no es accesible, está protegida o devuelve un error, aparece un aviso rojo y el paso falla en la ejecución.
• Tras la carga, las columnas detectadas están disponibles como variables del paso; combínalas con Bucle ForEach para importaciones masivas o actualizaciones desde sistemas externos.

Para las tres acciones con URL: guarda la acción solo tras una carga correcta en edición, para que las columnas queden memorizadas. Si cambias la URL, vuelve a cargar y verifica la vista previa antes de activar el flujo.

Condiciones, retrasos y «Bucle ForEach»

Profundización en los tres pasos que no crean fichas pero orientan el flujo:

La acción Condición crea una bifurcación Sí / No. Añade una o más reglas con la misma interfaz descrita en Filtros y operadores: campo (o variable), operador, valor, enlaces Y/O. Ejemplos: «importe de oportunidad es mayor que 10.000», «email del contacto tiene cualquier valor», «fase pasó de Propuesta a Ganada» (operador Cambiado de X a Y en disparador modificado). Evita demasiadas bifurcaciones anidadas — en los registros cuesta entender qué camino tomó un caso.

La acción Retraso sirve para pausar el flujo antes del paso siguiente. Combinada con fechas de variables, permite recordatorios («tres días después del vencimiento»); en flujos programados simplemente separa dos acciones consecutivas.

La acción Bucle ForEach sirve para procesar en masa una lista: conecta la salida de Obtener contactos, Obtener tareas o filas de una hoja externa; dentro del ciclo, cada paso ve el elemento actual. Diseña y prueba primero con pocos registros, luego amplía.

Variables

Las variables evitan reescribir datos ya presentes en el CRM o en el flujo. En el editor las seleccionas desde el menú o el selector con icono — no hace falta memorizar sintaxis especial.

Siempre disponibles

• Datos de la organización (nombre, ajustes expuestos por el sistema).
• Datos del Propietario de la automatización (nombre, email…).
• Fecha y fecha y hora actuales en el momento de la ejecución, también con desplazamiento (p. ej. «hoy + 7 días» donde esté previsto).

Del disparador — depende del inicio elegido: campos del formulario enviado, valores de la ficha que ha disparado el flujo, información del email entrante.

De pasos anteriores — cada acción completada expone resultados a pasos posteriores: el identificador (ID …) de la ficha creada, los campos del contacto leído, la lista results de Obtener oportunidades, las columnas de una hoja, la fila individual dentro de Bucle ForEach. En el selector de variables los pasos van en orden: elige el paso correcto y luego el campo.

Tipos de variable — junto a los badges, el icono «?» indica el tipo: texto simple, fecha, número, lista múltiple, usuario, etc. Respeta el tipo del campo destino: no pongas una variable «lista» en un campo ID de contacto (valor único) ni texto libre donde Mokapen espera un ID numérico.

Consejo práctico: tras conectar las variables, lanza una prueba y abre el registro del paso: verifica que aparezcan los valores esperados antes de poner la automatización en Activo.

Acciones vinculadas a integraciones

Algunas acciones funcionan solo si la integración correspondiente está activa en Integraciones y, para email/SMS, si el Propietario de la automatización ha conectado la cuenta correcta:

• Enviar Email — cuenta SMTP (Gmail, Outlook, SMTP personalizado…) asociada a la dirección elegida en el campo De. Sin integración de email válida, el paso falla.
• Enviar SMS — integración LinkMobility / SMS con alias remitente en el Propietario; créditos suficientes.
• Leer Google Sheet — cuenta Google para hojas privadas; URL de exportación o compartición correcta.
• Leer Excel online — cuenta Microsoft 365 para archivos OneDrive/SharePoint protegidos.
• Leer desde URL — ninguna integración obligatoria si la dirección es pública; verifica que el servidor externo responda y acepte la petición.

Si la conexión caduca, el paso falla en los registros: reconecta la app desde Integraciones y repite la prueba. Para hojas y URL, mapea columnas y campos de contacto u oportunidad dentro de «Bucle ForEach», como harías en una alineación guiada a mano.

Prueba del flujo

Desde el editor, botón para probar la automatización: inicia una ejecución de prueba.

Atención: la prueba usa el mismo mecanismo que producción. Email, SMS, creaciones y modificaciones de datos se aplican de verdad. Experimenta en organización o fichas de prueba cuando el flujo sea invasivo.

Comportamiento:

• Disparador de evento — si ya existe una ejecución en los registros, puedes reutilizar los datos de ese arranque; si no, Mokapen usa la configuración guardada en el disparador.
• Disparador programado — simula el arranque inmediato con la configuración guardada, sin esperar la hora programada.

Tras encolarla, abre los registros de ejecución y sigue cada paso. Corrige permisos, variables faltantes o integraciones caducadas hasta que la ejecución quede completada.

Registros de ejecución

Cada arranque — automático, programado o de prueba — genera una entrada en el historial, accesible desde la ficha del flujo o el editor. Para cada ejecución ves:

• Hora de inicio y resultado (en curso, completada, error).
• Detalle del arranque — qué datos recibió el disparador.
• Detalle de cada paso — qué entró, qué salió, mensajes de error si los hay.

En la ficha también aparece Flujos iniciados en los últimos 28 días. Las ejecuciones más antiguas se eliminan automáticamente: si necesitas archivo más allá de un mes, anota o exporta los casos críticos en otro sitio.

Problemas habituales

• Nunca arranca — ¿Estado Activo? ¿Disparador configurado? En «modificado», la condición exige que el campo indicado haya cambiado en ese guardado y que el nuevo valor cumpla el operador (no basta con que la ficha ya tuviera ese valor). Repite un guardado que modifique realmente ese campo (p. ej. mueve la fase de pipeline).
• Paso con error de permisos — El Propietario de la automatización no puede realizar esa operación. Cambia el Propietario del flujo o ajusta el rol del usuario.
• Variable vacía — El paso anterior no produjo el dato esperado, el campo ID … no apunta a una ficha válida, o el flujo tomó la rama «no» de una condición. Revisa el registro del paso anterior al que falló.
• Guardado bloqueado por ciclo — Dos automatizaciones se disparan mutuamente. Elimina el paso que llama a la otra automatización o rediseña el proceso.
• Email o SMS no llegan — Spam, créditos SMS, remitente de la organización, destinatario en variables. El historial indica si el paso se completó o fue rechazado por el proveedor.
• Integración externa fallida — Cuenta caducada, hoja renombrada, dirección inaccesible. Reconecta desde Integraciones y actualiza el paso.
• Demasiadas ejecuciones — Disparador «modificado» sin condiciones: cada guardado reinicia el flujo. Añade condiciones en el disparador (campo modificado + valor) o traslada filtros al paso Condición.

Si el historial no basta, Duplica la automatización, prueba con datos que no sean de producción y usa la prueba hasta que quede limpia.

Automatizaciones desde formularios (ruta simplificada)

Existe una ruta separada del módulo Automatizaciones completo: en planes que incluyen «Automatizaciones desde formularios», en el constructor de formularios puedes vincular acciones inmediatas — crear contacto, oportunidad, tarea, ticket — sin abrir el editor de flujo.

Sirve para landing pages y formularios lineales. Cuando necesites condiciones, retrasos, ciclos sobre listas o lectura desde Google Sheet, pasa al módulo Automatizaciones con disparador «Formulario de contacto recibido» y construye ahí el flujo completo.

Procesos recomendados

• Diseña primero — En papel: qué lo dispara, qué bifurcaciones, qué fichas o mensajes crea. Elige un Propietario con permisos suficientes.
• Construye en Inactivo — Completa disparador y pasos, conecta variables, no actives de inmediato.
• Prueba un caso real — Ejecución de prueba e historial paso a paso con datos controlados.
• Activa y monitoriza — Pasa a Activo; en los primeros días revisa el historial y las fichas generadas.
• Actualiza cuando cambie el CRM — Nueva pipeline, formulario modificado, integración reconectada: reabre el flujo y adapta filtros y variables. Duplica antes de cambios grandes.
• Título y Colaboradores claros — P. ej. «Lead sitio → oportunidad inbound» y equipo comercial entre Colaboradores: quien entre después entiende al instante el propósito.

Las automatizaciones, con Conexiones, Checklist e Integraciones, hacen que Mokapen no solo registre lo que ocurre, sino que facilite lo que debe ocurrir — siempre con historial, permisos y pruebas antes de delegar el trabajo repetitivo.