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Guía de Pedidos

El área Pedidos formaliza la aceptación comercial: mismo modelo que el presupuesto (artículos, plantillas, PDF, correo) pero representa el compromiso de venta o entrega hacia el cliente. Cada pedido tiene un código de pedido (p. ej. ORD-3-2026), documento descargable o enviable, y puede sincronizarse con software de facturación como Fatture in Cloud para el flujo pedido → factura electrónica.

Accede desde el menú Ventas → Pedidos o desde la página Pedidos. Funcionalidad disponible con plan Large y app Ventas activa. Requiere tipos impositivos configurados en la organización (Ajustes → Ventas → Impuestos).

Rol en el CRM y procesos

Un pedido en Mokapen:

• Confirmación económica — líneas de artículo (productos, servicios, genéricos) con IVA, descuentos y totales; base para producción, envío o facturación.
• Documento — plantilla de pedido, vista previa, descarga PDF/DOCX, envío por correo con adjunto.
• Trazabilidad — código de pedido, estado pipeline del pedido, enlaces a presupuesto origen, oportunidad, contacto, empresa.
• Integración fiscal — sync hacia software de gestión (Fatture in Cloud: pedidos con artículos hacia facturación).

Flujo: Oportunidad ganada o Presupuesto aceptado → Pedido → sync facturación → Proyecto / tareas de entrega.

Casos de uso

• Contrato B2B firmado — pedido con líneas de servicio recurrente + condiciones de pago en el documento.
• E-commerce / venta directa — pedido desde presupuesto aceptado u oportunidad ganada con artículos de catálogo.
• Administración — export/sync pedido hacia Fatture in Cloud; contabilidad emite factura sin volver a teclear líneas.
• Operaciones — pedido vinculado a proyecto y tareas de cumplimiento; conexiones a tickets postventa.

Página listado y Kanban

Los pedidos se gestionan en Kanban por estado de pipeline (configurable) y en vista Lista tabular. Barra superior:

• Pipeline / Estado: filtra por fase del pedido.
• Filtros (plan Large): cliente, importe, fechas, responsable, etiquetas.
• + Pedido: abre el editor completo (página nuevo pedido).
• Acciones: archivo pedidos, papelera, export, modificar columnas (vista Lista).

Con selección múltiple en Lista: Editar, Clonar, Archivar, Eliminar.

Panel del pedido

Abre un pedido desde Kanban o Lista: se abre el panel lateral con todos los bloques del documento. Con el plan Small puedes pasar a la página completa (icono expandir) para trabajar en pedidos largos o con muchas líneas.

Cabecera:

• Código de pedido (p. ej. #ORD-3-2026) — clic para edición manual si autorizado.
• Título — nombre descriptivo (p. ej. «Pedido mantenimiento 2026 — Cliente X»).
• Badge Archivado si aplica; banner papelera con Restaurar / Eliminar definitivamente.

Barra acciones documento (arriba a la derecha):

• Vista previa — render del documento como lo verá el cliente.
• Descargar — menú: PDF o Word (docx); el archivo usa remitente y código de pedido en el nombre cuando están presentes.
• Enviar correo — modal con destinatario, asunto, cuerpo; adjunto PDF generado del pedido actual.

Barra iconos como otras entidades: Estado pipeline, Privacidad, Etiquetas, Color, Adjuntos, Notas, Copiar enlace, Opciones (Clonar, Archivar, Eliminar), + Crear y conectar.

Bloques principales: Remitente/Destinatario, Design (plantilla), Artículos, Condiciones económicas, campos datos pedido (fechas, referencias, notas).

Código de pedido

El código de pedido identifica de forma única el pedido en la organización y aparece en cabecera (p. ej. #ORD-3-2026), en listados, conexiones y nombre archivo PDF.

Generación automática: al crear o guardar, si el código está vacío, Mokapen asigna el progresivo anual en formato ORD-NUMERO-AÑO (p. ej. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). El contador reinicia cada año natural; códigos personalizados fuera del formato estándar no alteran la numeración.

Edición manual: clic en el código en cabecera → campo editable → guardar panel. Útil para alinearte con numeraciones ERP o gestión externa; evita duplicados en la misma org.

Fecha documento: si estableces una fecha pedido distinta del año en curso, el sistema puede regenerar el código coherente con ese año al guardar.

En PDF/correo el nombre archivo puede ser Remitente - código de pedido.pdf.

Artículos (líneas pedido)

El bloque Artículos es el núcleo económico del pedido. Cada línea tiene cantidad, precio unitario, IVA, descuentos y total línea.

Añadir un artículo — botón + Artículo:

1. Elige el tipo: Servicio, Producto, Artículo genérico, Artículo genérico (%).
2. Para servicio/producto: selecciona entrada del catálogo — precio, IVA y descripción se proponen del registro vinculado.
3. Completa cantidad, precio, eventual descuento línea; confirma.

Precios brutos/netos, descuento manual documento y descuento cliente del directorio: misma lógica que el presupuesto.

Al crear pedido desde presupuesto aceptado u oportunidad ganada, Mokapen puede precompletar líneas — verifica y adapta antes de enviar al cliente o sync fiscal.

Plantilla pedido

Bloque Design: plantillas sistema (layout pedido) o plantillas personalizadas org (menú Plantillas → tipo Pedido). Definen layout tabla artículos, bloques remitente/destinatario, condiciones, firma. Plantilla default org propuesta en nuevos pedidos.

Condiciones económicas: texto libre (pago, plazos entrega, garantías) — heredadas de plantilla si vacías al crear.

Vista previa, descarga y envío

Antes de enviar al cliente, usa siempre Vista previa: Mokapen compone el documento desde plantilla + datos guardados.

Descargar — PDF o DOCX desde menú Descargar.

Enviar correo — modal con adjunto PDF pedido; requiere correo cliente e integración correo org.

Guarda antes de generar documento si has modificado artículos o textos.

Sincronización y facturación electrónica

Pestaña Sincronización en el pedido + configuración Integraciones → Fatture in Cloud.

Con integración activa:

• Export/sync pedidos con artículos hacia Fatture in Cloud (dirección salida o bidireccional).
• Alineación directorios y catálogo evita volver a teclear en fase factura.
• Mapping IVA y filtros sync configurables por org.
• Estado por registro: sincronizado, pendiente, error — consultable en la pestaña.

Mokapen gestiona CRM y documento pedido; factura electrónica y cumplimiento fiscal permanecen en el software de gestión conectado, con datos alineados vía sync.

Secciones relacionadas

• Conexiones — presupuesto origen, oportunidad, proyecto, ticket.
• Adjuntos — albaranes, contratos firmados.
• Actualizaciones — historial modificaciones, envíos, sync.
• Etiquetas — clasificación y filtros.

Crear un pedido

1. Ve a Ventas → Pedidos → + Pedido (o desde oportunidad ganada / presupuesto aceptado con líneas precompletadas).
2. Completa título, cliente (contacto/empresa), pipeline/estado inicial, fechas.
3. Sección Design: elige plantilla.
4. Añade artículos del catálogo o genéricos.
5. Completa condiciones económicas y remitente/destinatario si necesario.
6. Guarda: se asigna el código de pedido si falta.
7. Vista previa → Enviar correo, Descargar PDF o sync hacia software fiscal.

Modificar un pedido

Edición individual (panel)

1. Abre el panel del pedido (clic desde Kanban o Lista).
2. Edita inline título, código de pedido, campos datos, líneas artículos y textos condiciones económicas (icono lápiz donde previsto).
3. Actualiza estado pipeline, etiquetas, privacidad y adjuntos desde barra acciones.
4. Guarda: automático campo por campo en panel lateral; vista previa y descarga requieren guardado si cambiaste artículos, plantilla o textos. Tras sync hacia Fatture in Cloud, modificaciones en Mokapen pueden requerir nueva sincronización.

Avanzar desde Kanban

Arrastra la tarjeta entre columnas Kanban: el estado pipeline se actualiza automáticamente.

Edición masiva (vista Lista, plan Large)

1. Pasa a vista Lista en página Pedidos.
2. Selecciona pedidos con casillas.
3. Clic Editar en barra acciones: responsable, estado, etiquetas, campos personalizados permitidos en masa.
4. Confirma para aplicar a todos los seleccionados.

Barra acciones masivas también disponible: Clonar, Archivar, Eliminar.

Eliminar un pedido

Elimina pedidos creados por error o duplicados de prueba. Prefiere Archivar si el pedido tiene historial útil (evadido, facturado, conexiones con cliente o proyecto) y no quieres perder trazabilidad. Valora impacto en sync y facturación ya iniciada antes de eliminar definitivamente.

Eliminación individual

1. Abre panel → Opciones (tres puntos) → Eliminar (entrada roja).
2. Confirma en el modal.

Con el plan Large el pedido va a la papelera (página Pedidos → Acciones → Papelera pedidos). Desde ahí puedes Restaurar o Eliminar definitivamente. Si abres un pedido ya en papelera, aparece banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

En plan Free (sin plan Large) la eliminación suele ser definitiva inmediatamente tras confirmación, sin papelera — verifica permisos de tu organización.

Eliminación múltiple

1. Vista Lista → selecciona → Eliminar (botón rojo) → confirma.

Archivar un pedido

El archivo oculta pedidos evadidos, cerrados o históricos del Kanban y vistas operativas, sin borrarlos: conexiones, importes y pestaña Actualizaciones permanecen consultables en contacto y empresa. Útil para pipeline limpia manteniendo historial comercial y auditoría sync/facturación.

Archivar un pedido individual

1. Abre panel → Opciones → Archivar (plan Medium) → confirma.

Archivar varios pedidos / consultar archivo

• Múltiple: vista Lista → selecciona → Archivar en barra acciones.
• Consultar: Pedidos → Acciones → Archivo pedidos.
• Restaurar: desde archivo u Opciones → Restaurar en panel.

Los pedidos archivados no aparecen en Kanban operativo pero siguen accesibles desde archivo, conexiones e informes históricos.

Clonar un pedido

Duplica un pedido tipo (mismos artículos, adjuntos y condiciones) para pedidos recurrentes, variantes o renovaciones contractuales.

Clonación individual

1. Panel → Opciones → Clonar.
2. Modal: selecciona artículos, adjuntos, conexiones, comentarios a copiar.
3. Confirma; actualiza título, fechas y código de pedido en nuevo registro.

Clonación múltiple

1. Lista → selecciona → Clonar → opciones → confirma.

Desde presupuesto u oportunidad ganada

Desde presupuesto aceptado: acción prepara/crea pedido — copia artículos y datos cliente. Desde oportunidad ganada: modal nuevo pedido desde oportunidad — enlace automático en Conexiones. Mantén trazabilidad del presupuesto u oportunidad para reporting y auditoría.

Vistas

• Kanban — estados pedido; arrastrar y soltar.
• Lista — columnas configurables, ordenación, export, acciones masivas.

Ajustes Pedidos

Desde Ajustes → Ventas → Pedidos (admin): pipeline y estados, campos personalizados, layout panel, columnas lista, descuentos. Desde Plantillas org: modelos documento pedido. Desde Impuestos org: tipos IVA usados en artículos.

Informes Pedidos

Sección Informes Pedidos (plan Large): volúmenes, estados, márgenes, artículos, clientes — solo datos autorizados por tu rol. Usa junto con informes Presupuestos y Oportunidades para vista ventas end-to-end.