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Plantillas (Templates)

Las Plantillas son textos y diseños reutilizables que preparas una vez y luego aplicas en cualquier parte de Mokapen: documentos, correos, SMS, WhatsApp Business, presupuestos y pedidos. En lugar de reescribir cada vez el mismo mensaje o la misma cabecera PDF, eliges una plantilla y Mokapen inserta los datos del contacto, de la empresa o del documento mediante las variables.

Las encuentras en Ajustes de organización → Plantillas. Cada tipo tiene un editor y un flujo de uso distintos: a continuación un detalle por tipo y luego las reglas comunes (variables, predeterminado, gestión).

Para qué sirven

• Velocidad — un clic en lugar de volver a copiar textos y formato.
• Coherencia — mismo tono y misma gráfica para todo el equipo.
• Personalización automática — las variables se rellenan con los datos del registro en el que trabajas.
• Canales distintos, un solo lugar — PDF, correo, SMS y WhatsApp desde la misma sección Plantillas.

Cómo acceder y crear

1. Ajustes de organización → Plantillas.
2. Pulsa Nueva plantilla → ventana Seleccionar según el tipo.
3. Elige el tipo, completa título y contenido, inserta variables, opcionalmente activa Predeterminado y guarda.
4. En la lista puedes editar, Duplicar o Eliminar. La Privacidad (donde esté prevista) limita quién puede ver/usar la plantilla.

Plantilla Documento

Es un documento HTML en formato página (A4), con editor enriquecido (títulos, listas, tablas, imágenes, enlaces) y márgenes configurables. Puedes asociar las variables a una entidad de agenda/ventas (p. ej. contacto, oportunidad) para que, al generar el documento desde un registro vinculado, los campos se rellenen solos.

Qué configuras

• Título de la plantilla y marca Predeterminado
• Márgenes de la página
• Cuerpo del documento con variables (botón Variable)
• Privacidad / miembros

Dónde la usas — en la app Documentos, al crear elige Desde plantilla en lugar de empezar de cero. Mokapen carga el contenido y, si el documento está vinculado a una entidad, sustituye las variables con los datos de ese registro.

Ejemplos — carta de presentación, ficha de cliente, acta de reunión, procedimiento operativo con estructura fija.

Plantilla Email

Es el cuerpo de un mensaje de correo (HTML) pensado para la composición desde Mokapen. Las variables típicas vienen del contacto (nombre, email, empresa vinculada, …), más datos de organización y usuario actual.

Qué configuras

• Título, Predeterminado, privacidad
• Cuerpo HTML con variables
• Márgenes/diseño opcionales del editor de email

Dónde la usas — en la composición de email (Mensajes / envío desde ficha): abre el selector Seleccionar plantilla y el cuerpo se rellena. Luego puedes seguir editando asunto y texto antes de enviar (hace falta la integración email/SMTP configurada).

Nota sobre automatizaciones — la acción de automatización Enviar email usa el texto/HTML definido en la propia acción. Las plantillas Email de la sección Plantillas están pensadas sobre todo para el envío manual; puedes copiar el contenido de una plantilla en la acción.

Ejemplos — seguimiento comercial, solicitud de cita, respuesta estándar a un ticket, email de bienvenida a un nuevo lead.

Plantilla SMS

Es un texto breve (sin diseño PDF) para el envío SMS. Las variables típicas son del contacto. No incluye el alias del remitente: eso se configura en la integración SMS (alias aprobado + crédito wallet).

Qué configuras

• Título y texto del mensaje
• Variables con el botón Variable o escribiendo {
• Predeterminado (opcional)

Límites de longitud — en alfabeto GSM un SMS vale unos 160 caracteres; con Unicode/emoji unos 70 por segmento. Si te pasas, el mensaje se parte en varios SMS (y cuesta más). Las variables, una vez sustituidas, pueden alargar el texto: controla siempre la estimación de caracteres en composición.

Dónde la usas

• Envío manual — ficha de contacto (o empresa) → Enviar SMS → elige la plantilla: se inserta el texto y las variables se sustituyen con los datos de ese contacto.
• Automatizaciones — acción Enviar SMS → puedes seleccionar una plantilla: el texto se pega en el mensaje. En automatización no ocurre la misma sustitución automática “por contacto” que desde la ficha: usa las variables de la automatización o adapta el texto.

Guía del canal: SMS.

Ejemplos — recordatorio de cita, “pedido listo para recoger”, OTP/código interno (si lo permiten las políticas), aviso de retraso.

Plantilla WhatsApp Business

Las plantillas WhatsApp son las más particulares: no son solo “texto guardado en Mokapen”. Son plantillas de mensaje (HSM) aprobadas por Meta. Sin una plantilla aprobada no puedes iniciar (o reabrir) una conversación fuera de la ventana de 24 horas de atención al cliente.

Dos formas de tenerlas en Mokapen

• Crearlas desde Plantillas — Nueva plantilla → WhatsApp Business: completas nombre, idioma, categoría y componentes; Mokapen también las crea en Meta y guarda la copia local.
• Sincronizarlas — desde Integraciones → WhatsApp Business puedes Sincronizar plantillas / mostrar las ya presentes en Meta e importar las APPROVED en Plantillas.

Nombre e idioma — el nombre Meta solo admite minúsculas, números y guion bajo (ej. order_shipped_it), sin espacios. El idioma debe coincidir con el texto; para cada idioma hace falta una plantilla aparte.

Categorías (elige una coherente con el contenido, si no Meta puede rechazarla):

• Utilidad (Utility) — actualizaciones que el usuario espera: estado del pedido, recordatorio de cita, avisos de cuenta.
• Marketing — promociones, ofertas, newsletters: se necesita opt-in WhatsApp explícito.
• Autenticación — OTP / códigos de verificación en el formato previsto por Meta (no mezclar con marketing).

Estructura del mensaje

• Encabezado (opcional) — texto (máx. 60 caracteres) o medio (imagen, vídeo, documento) o ubicación.
• Cuerpo (obligatorio) — máx. 1.024 caracteres; coloca los marcadores Meta {{1}}, {{2}}… en secuencia sin saltos.
• Pie (opcional) — máx. 60 caracteres.
• Botones (máx. 3) — respuesta rápida, URL (HTTPS) o teléfono; etiqueta máx. 20 caracteres. Las plantillas de autenticación usan los botones OTP definidos por Meta.

Variables: Meta ↔ Mokapen — en Meta los marcadores son {{1}}, {{2}}. En Mokapen, en la plantilla WABA, mapeas cada número a una variable CRM (ej. {{1}} → nombre del contacto). Si falta el mapeo, al enviar la plantilla puede no ser seleccionable hasta que configures las variables.

Aprobación — Meta revisa la plantilla (a menudo en minutos, a veces hasta ~24 horas). Estados típicos: en revisión, aprobada, rechazada (con motivo). Solo las aprobadas se usan para el envío. Contenidos engañosos, spam, categoría incorrecta o variables mal formadas son causas habituales de rechazo.

Dónde la usas — ficha de contacto → Enviar WhatsApp → elige la plantilla aprobada (y los valores de los marcadores). Hace falta la integración WhatsApp Business conectada y crédito/wallet donde corresponda. No existe (hoy) una acción de automatización “Enviar WhatsApp”.

Guía completa del canal: WhatsApp Business.

Ejemplos — “pedido enviado”, “cita confirmada”, código OTP, campaña promocional con opt-in.

Plantilla Presupuesto

La plantilla Presupuesto no es un simple texto: es el diseño del documento comercial PDF (y vista previa) que usas en las fichas de presupuesto. Define cómo se presentan cabecera, datos del cliente, tabla de artículos, condiciones y firma — para que todo el equipo emita ofertas con la misma gráfica corporativa.

Diseños de sistema vs plantilla personalizada

• Mokapen ya ofrece diseños listos seleccionables en la ficha, por ejemplo Artículos-texto, Texto-artículos, Artículos-texto-firma, Texto-artículos-firma (cambian el orden de las secciones y la presencia de la firma).
• Al crear una plantilla de tipo Presupuesto en Plantillas, construyes un diseño personalizado (luego aparece como opción en el campo Gráfica del presupuesto).

Qué configuras en el editor de Presupuesto

• Cabecera y pie — logo, referencias de la empresa, numeración, notas fijas arriba/abajo de la página (con variables).
• Bloques izquierdo / derecho — dos columnas de texto HTML (p. ej. a la izquierda número de presupuesto y fechas; a la derecha contactos o datos del cliente) con botón Variable en cada una.
• Tabla de artículos — tema (filas alternas, bordes, ninguno), columnas a mostrar (código, descripción, precio unitario, cantidad, IVA, descuento, subtotal, …), etiqueta de cada columna, alineación y anchura %.
• Condiciones económicas — bloque HTML para pagos, validez de la oferta, notas legales, etc. (también variables).
• Firma — activar/desactivar y personalizar la etiqueta (p. ej. “Para aceptación”).
• Orden de secciones / diseño / márgenes / alturas — disposición de las partes del documento y espacio de página.

Las variables del presupuesto suelen exponer campos del propio presupuesto, organización, usuario y datos vinculados (cliente, etc.), además de lo necesario en vista previa para las líneas de artículos.

Dónde la usas

• Ficha Presupuesto → campo Gráfica (Design): elige un diseño de sistema o tu plantilla personalizada.
• La vista previa y el PDF / envío del documento usan ese diseño con los datos reales de la ficha (artículos, totales, cliente).
• En las automatizaciones que crean presupuestos puedes indicar una plantilla de gráfica, de modo que los PDF generados automáticamente salgan ya con la marca.

Guía del módulo: Presupuestos.

Ejemplos — oferta B2B estándar con tabla de precios y condiciones a 30 días; presupuesto “ligero” sin firma; presupuesto con firma para aceptación online.

Plantilla Pedido

La plantilla Pedido funciona como la de Presupuesto: es el diseño PDF/documento del pedido, no el texto de un mensaje. El editor tiene las mismas lógicas (cabecera/pie, bloques izquierdo/derecho, tabla de artículos con columnas y tema, condiciones económicas, firma, márgenes y orden de secciones).

Diseños de sistema — también para pedidos encuentras variantes tipo Artículos-texto, Texto-artículos, Artículos-texto-firma, Texto-artículos-firma, más tus plantillas personalizadas creadas en Plantillas → Pedido.

Diferencia práctica respecto al presupuesto — mismas herramientas de composición, pero ligadas a la entidad Pedido (código de pedido, fechas, artículos confirmados, condiciones post-aceptación). A menudo la plantilla de pedido retoma el estilo del presupuesto de la empresa, con textos actualizados (p. ej. “confirmación de pedido” en lugar de “oferta”).

Dónde la usas

• Ficha Pedido → Gráfica: elige diseño de sistema o plantilla personalizada.
• Vista previa / PDF / envío del documento de pedido.
• Las automatizaciones que crean pedidos (p. ej. desde un presupuesto aceptado) pueden aplicar la plantilla de pedido predeterminada o seleccionada.

Guía del módulo: Pedidos.

Ejemplos — confirmación de pedido con tabla de artículos e IBAN; documento de expedición con firma del responsable; diseño simplificado para pedidos internos.

Variables (reglas comunes)

• Documento, Email, SMS, Presupuesto, Pedido — formato Mokapen {$entidad.campo} (ej. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Las insertas con Variable o escribiendo { (SMS).
• WhatsApp — en Meta usas {{1}}, {{2}}…; en Mokapen mapeas cada número a una variable CRM antes del envío.
• Sin variables la plantilla es texto/diseño fijo; con variables la misma plantilla se adapta a cada registro.

Resumen rápido: tipo → dónde lo eliges

• Documento → Documentos → Desde plantilla
• Email → composición de email → Seleccionar plantilla
• SMS → Enviar SMS (ficha) o acción de automatización Enviar SMS
• WhatsApp Business → Enviar WhatsApp (ficha); crear/sincronizar también desde Integraciones WABA
• Presupuesto → ficha Presupuesto → Gráfica (+ PDF / automatizaciones)
• Pedido → ficha Pedido → Gráfica (+ PDF / automatizaciones)

Plantilla predeterminada

La marca Predeterminado indica la plantilla por defecto de ese tipo (p. ej. PDF de presupuesto estándar del equipo). Solo queda activa una por tipo: al activar otra, se desactiva el anterior predeterminado.

Consejos prácticos

• Títulos claros (SMS – Recordatorio de cita, PDF – Presupuesto estándar 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: evita Unicode innecesario; controla los segmentos tras sustituir las variables.
• WhatsApp: Utility para actualizaciones, Marketing solo con opt-in; mapea siempre los marcadores antes de usarlo en producción.
• Presupuestos/Pedidos: alinea logo, columnas de artículos y condiciones legales en las plantillas compartidas, no línea a línea en las fichas.
• Al eliminar una plantilla WABA puedes quitarla también en Meta; los PDF ya generados desde una plantilla Presupuesto/Pedido permanecen.

Casos de uso

• Kit comercial — una plantilla Presupuesto + una Pedido con la misma gráfica; el equipo solo cambia los datos en la ficha.
• Recordatorio SMS — plantilla con hora/variables; envío desde la ficha o base para automatización.
• Reapertura WhatsApp — plantilla Utility aprobada para escribir al cliente más allá de las 24 horas.
• Email de seguimiento — plantilla Email seleccionada en composición tras una llamada.
• Documento desde oportunidad — plantilla Documento con variables deal/contacto, creada Desde plantilla ya rellenada.
• De presupuesto a pedido — automatización que crea el pedido aplicando la plantilla Pedido predeterminada.

Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde creo las plantillas?

R: Ajustes de organización → Plantillas. Desde ahí gestionas todos los tipos.

P: ¿Por qué Presupuesto y Pedido son más complejos que Email o SMS?

R: Porque no son solo un texto: definen el diseño PDF (bloques, tabla de artículos, condiciones, firma, márgenes). Se usan desde la Gráfica de la ficha, no desde un envío de mensaje.

P: ¿Qué diferencia hay entre una plantilla SMS y una WhatsApp?

R: El SMS es texto local Mokapen con variables {$…}. WhatsApp usa plantillas aprobadas por Meta ({{1}}, {{2}}…), con categorías, límites y revisión; deben mapearse y aprobarse antes del envío.

P: ¿Por qué al enviar WhatsApp la plantilla está deshabilitada?

R: Suele faltar el mapeo de marcadores o la aprobación de Meta. Completa las variables en la plantilla o sincroniza desde Integraciones.

P: En las automatizaciones SMS, ¿las variables del contacto se sustituyen solas?

R: No como en el envío desde la ficha. En automatización la plantilla se pega; usa las variables de la automatización o adapta el texto.

P: ¿Puedo usar una plantilla Email en las automatizaciones?

R: La acción Enviar email trabaja sobre el texto de la acción. Las plantillas Email sirven sobre todo a la composición manual (puedes copiar su contenido en la acción).

P: ¿Para qué sirve la marca Predeterminado?

R: Indica el valor por defecto de ese tipo. Solo queda activa una por tipo.

P: Si elimino una plantilla Presupuesto, ¿desaparecen los PDF antiguos?

R: No. Permanecen los documentos ya generados; solo eliminas la plantilla para las elecciones futuras de Gráfica.

P: ¿Dónde profundizo en canales y módulos?

R: Guías Presupuestos, Pedidos, SMS, WhatsApp Business.