Mokapen-guiden

Skabeloner

Skabeloner er genanvendelige tekster og layouts, du forbereder én gang og derefter anvender overalt i Mokapen: dokumenter, e-mails, SMS, WhatsApp Business, tilbud og ordrer. I stedet for at skrive den samme besked eller det samme PDF-hoved igen og igen, vælger du en skabelon, og Mokapen udfylder kontakt-, virksomheds- eller dokumentdata via variabler.

Du finder dem under organisationsindstillinger → Skabeloner. Hver type har sin egen editor og brugsflow: nedenfor gennemgås hver type i dybden, derefter de fælles regler (variabler, standard, administration).

Hvad de bruges til

• Hastighed — ét klik i stedet for at kopiere tekster og formatering igen.
• Konsistens — samme tone og grafik for hele teamet.
• Automatisk personalisering — variabler udfyldes med data fra den post, du arbejder på.
• Forskellige kanaler, ét sted — PDF, e-mail, SMS og WhatsApp fra samme sektion Skabeloner.

Sådan får du adgang og opretter

1. Organisationsindstillinger → Skabeloner.
2. Tryk Ny skabelon → vinduet Vælg efter type.
3. Vælg typen, udfyld titel og indhold, indsæt variabler, aktiver eventuelt Standard, og gem.
4. I listen kan du redigere, Dupliker eller Slet. Privatliv (hvor det findes) begrænser, hvem der kan se/bruge skabelonen.

Dokumentskabelon

Det er et HTML-dokument i sideformat (A4) med en rig editor (overskrifter, lister, tabeller, billeder, links) og konfigurerbare margener. Du kan binde variabler til en adressebog/salgsenhed (fx kontakt, mulighed), så felter udfyldes automatisk, når du genererer dokumentet fra en linked post.

Hvad du konfigurerer

• Skabelontitel og flag Standard
• Sidemargener
• Dokumentkrop med variabler (knappen Variabel)
• Privatliv / medlemmer

Hvor du bruger den — i appen Dokumenter, når du opretter, vælg Fra skabelon i stedet for at starte forfra. Mokapen indlæser indholdet og erstatter variabler med data fra den linkede post, hvis dokumentet er knyttet til en enhed.

Eksempler — følgebrev, kundeblad, referat, driftsprocedure med fast struktur.

E-mail-skabelon

Det er brødteksten i en e-mail (HTML) til udarbejdelse fra Mokapen. Typiske variabler kommer fra kontakten (navn, e-mail, linked virksomhed, …) plus organisation og den aktuelle bruger.

Hvad du konfigurerer

• Titel, Standard, privatliv
• HTML-brødtekst med variabler
• Valgfrie margener/layout i e-mail-editoren

Hvor du bruger den — i e-mail-udarbejdelse (Beskeder / send fra et kort): åbn vælgeren Vælg skabelon, og brødteksten udfyldes. Du kan stadig redigere emne og tekst før afsendelse (e-mail/SMTP-integration skal være konfigureret).

Bemærkning om automatiseringer — automatiseringshandlingen Send e-mail bruger den tekst/HTML, der er defineret i selve handlingen. E-mail-skabeloner i sektionen Skabeloner er primært til manuel afsendelse; du kan stadig kopiere en skabelons indhold ind i handlingen.

Eksempler — salgsopfølgning, anmodning om aftale, standardsvar på ticket, velkomst-e-mail til nyt lead.

SMS-skabelon

Det er en kort tekst (uden PDF-layout) til SMS-afsendelse. Typiske variabler er fra kontakten. Den inkluderer ikke afsenderalias: det konfigureres i SMS-integrationen (godkendt alias + wallet-kredit).

Hvad du konfigurerer

• Titel og beskedtekst
• Variabler med knappen Variabel eller ved at skrive {
• Standard (valgfrit)

Længdegrænser — i GSM-alfabetet er én SMS ca. 160 tegn; med Unicode/emoji ca. 70 pr. segment. Går du over, opdeles beskeden i flere SMS (og koster mere). Variabler kan forlænge teksten efter erstatning: tjek altid tegnestimatet ved udarbejdelse.

Hvor du bruger den

• Manuel afsendelse — kontakt- (eller virksomheds-)kort → Send SMS → vælg skabelon: teksten indsættes, og variabler erstattes med den kontakts data.
• Automatiseringer — handlingen Send SMS → du kan vælge en skabelon: teksten indsættes i beskeden. I automatisering får du ikke samme automatiske «pr. kontakt»-erstatning som fra kortet: brug automatiseringsvariabler eller tilpas teksten.

Kanalguide: SMS.

Eksempler — påmindelse om aftale, «ordre klar til afhentning», OTP/intern kode (hvis politik tillader det), meddelelse om forsinkelse.

WhatsApp Business-skabelon

WhatsApp-skabeloner er de mest særlige: de er ikke bare «tekst gemt i Mokapen». De er beskedskabeloner (HSM) godkendt af Meta. Uden en godkendt skabelon kan du ikke starte (eller genåbne) en samtale uden for kundeservice-24-timersvinduet.

To måder at få dem ind i Mokapen

• Opret fra Skabeloner — Ny skabelon → WhatsApp Business: udfyld navn, sprog, kategori og komponenter; Mokapen opretter dem også på Meta og gemmer den lokale kopi.
• Sync dem — fra Integrationer → WhatsApp Business kan du Sync skabeloner / vise modeller, der allerede findes på Meta, og importere APPROVED ind i Skabeloner.

Navn og sprog — Meta-navnet tillader kun små bogstaver, tal og underscore (fx order_shipped_it), ingen mellemrum. Sproget skal matche teksten; hvert sprog kræver en separat skabelon.

Kategorier (vælg én i overensstemmelse med indholdet, ellers kan Meta afvise):

• Utility — opdateringer brugeren forventer: ordrestatus, aftalepåmindelse, kontoadvarsler.
• Marketing — kampagner, tilbud, nyhedsbreve: eksplicit WhatsApp opt-in kræves.
• Authentication — OTP/bekræftelseskoder i Metas påkrævede format (bland ikke med marketing).

Beskedstruktur

• Header (valgfri) — tekst (max 60 tegn) eller medie (billede, video, dokument) eller placering.
• Body (påkrævet) — max 1.024 tegn; placer Meta-pladsholdere {{1}}, {{2}}… i rækkefølge uden huller.
• Footer (valgfri) — max 60 tegn.
• Knapper (max 3) — hurtigsvar, URL (HTTPS) eller telefon; label max 20 tegn. Authentication-skabeloner bruger Metas OTP-knapper.

Variabler: Meta ↔ Mokapen — på Meta er pladsholderne {{1}}, {{2}}. I Mokapen, på WABA-skabelonen, mapper du hvert nummer til en CRM-variabel (fx {{1}} → kontaktnavn). Mangler mapping, kan skabelonen være uvalgbar ved afsendelse, indtil du har sat variablerne.

Godkendelse — Meta gennemgår skabelonen (ofte på minutter, nogle gange op til ~24 timer). Typiske statusser: under gennemgang, godkendt, afvist (med begrundelse). Kun godkendte kan bruges til afsendelse. Vildledende indhold, spam, forkert kategori eller fejlformede variabler er almindelige afvisningsårsager.

Hvor du bruger den — kontaktkort → Send WhatsApp → vælg den godkendte skabelon (og pladsholderværdier). Kræver tilsluttet WhatsApp Business-integration og kredit/wallet hvor relevant. Der er ingen (i dag) automatiseringshandling «Send WhatsApp».

Fuld kanalguide: WhatsApp Business.

Eksempler — «ordre afsendt», «aftale bekræftet», OTP-kode, kampagne med opt-in.

Tilbudsskabelon

En tilbudsskabelon er ikke almindelig tekst: det er layoutet for det kommercielle PDF-dokument (og forhåndsvisning) på tilbudskort. Den definerer, hvordan header, kundedata, linjetabel, vilkår og signatur ser ud — så hele teamet udsteder tilbud med samme virksomhedsidentitet.

Systemlayouts vs. brugerdefineret skabelon

• Mokapen tilbyder allerede færdige layouts, der kan vælges på kortet, for eksempel Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature (de ændrer rækkefølgen af sektioner og om signatur er til stede).
• Ved at oprette en skabelon af typen Tilbud i Skabeloner bygger du et brugerdefineret layout (som derefter vises som valg i tilbuddets felt Design).

Hvad du konfigurerer i tilbudseditoren

• Header og footer — logo, virksomhedsreferencer, nummerering, faste noter øverst/nederst på siden (med variabler).
• Venstre / højre blokke — to HTML-tekstkolonner (fx venstre: tilbudsnummer og datoer; højre: kontakter eller kundedata) med knappen Variabel på hver.
• Linjetabel — tema (vekslende rækker, kanter, ingen), kolonner der vises (kode, beskrivelse, enhedspris, antal, moms, rabat, subtotal, …), hver kolonnes label, justering og bredde %.
• Kommercielle vilkår — HTML-blok til betaling, tilbudsgyldighed, juridiske noter osv. ( også variabler her).
• Signatur — aktiver/deaktiver og tilpas label (fx «Til accept»).
• Sektionsrækkefølge / layout / margener / højder — hvordan dokumentdele arrangeres og sideplads.

Tilbudsvariabler eksponerer typisk felter fra selve tilbuddet, organisation, bruger og linkede data (kunde osv.), plus det, der skal bruges i forhåndsvisning for linjer.

Hvor du bruger den

• Tilbud-kort → felt Design: vælg et systemlayout eller din brugerdefinerede skabelon.
• Forhåndsvisning og PDF / dokumentafsendelse bruger det layout med kortets rigtige data (linjer, totaler, kunde).
• I automatiseringer, der opretter tilbud, kan du sætte et designskabelon, så PDF’er genereret automatisk allerede bruger jeres branding.

Modulguide: Tilbud.

Eksempler — standard B2B-tilbud med pristabel og 30-dages vilkår; «let» tilbud uden signatur; tilbud med signatur til online accept.

Ordreskabelon

En ordreskabelon fungerer som tilbuds-skabelonen: det er layout for ordre-PDF/dokument, ikke en beskedbrødtekst. Editoren bruger samme logik (header/footer, venstre/højre blokke, linjetabel med kolonner og tema, kommercielle vilkår, signatur, margener og sektionsrækkefølge).

Systemlayouts — for ordrer finder du også varianter som Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature, plus dine brugerdefinerede skabeloner oprettet i Skabeloner → Ordre.

Praktisk forskel vs. tilbud — samme kompositionsværktøjer, men knyttet til enheden Ordre (ordrekode, datoer, bekræftede linjer, vilkår efter accept). Ofte genbruger ordreskabelonen virksomhedens tilbudsstil med opdateret formulering (fx «ordrebekræftelse» i stedet for «tilbud»).

Hvor du bruger den

• Ordre-kort → Design: vælg systemlayout eller brugerdefineret skabelon.
• Forhåndsvisning / PDF / ordredokument-afsendelse.
• Automatiseringer, der opretter ordrer (fx fra et accepteret tilbud), kan anvende standard- eller valgt ordreskabelon.

Modulguide: Ordrer.

Eksempler — ordrebekræftelse med linjetabel og IBAN; leverancedokument med ansvarlig signatur; forenklet layout til interne ordrer.

Variabler (fælles regler)

• Dokument, E-mail, SMS, Tilbud, Ordre — Mokapen-format {$entity.field} (fx {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Indsæt med Variabel eller ved at skrive { (SMS).
• WhatsApp — på Meta bruger du {{1}}, {{2}}…; i Mokapen mapper du hvert nummer til en CRM-variabel før afsendelse.
• Uden variabler er skabelonen fast tekst/layout; med variabler tilpasser den samme skabelon sig hver post.

Hurtigt overblik: type → hvor du vælger den

• Dokument → Dokumenter → Fra skabelon
• E-mail → e-mail-udarbejdelse → Vælg skabelon
• SMS → Send SMS (kort) eller handlingen Send SMS i automatisering
• WhatsApp Business → Send WhatsApp (kort); opret/sync også fra WABA-integrationer
• Tilbud → Tilbudskort → Design (+ PDF / automatiseringer)
• Ordre → Ordrekort → Design (+ PDF / automatiseringer)

Standardskabelon

Flaget Standard markerer standardskabelonen for den type (fx teamets standard tilbuds-PDF). Kun én forbliver aktiv pr. type: aktiverer du en anden, deaktiveres den forrige standard.

Praktiske tips

• Klare titler (SMS – Påmindelse om aftale, PDF – Standardtilbud 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: undgå unødvendig Unicode; tjek segmenter efter variabel-erstatning.
• WhatsApp: Utility til opdateringer, Marketing kun med opt-in; map altid pladsholdere før produktion.
• Tilbud/Ordrer: afstem logo, linjekolonner og juridiske vilkår i fælles skabeloner, ikke linje for linje på hvert kort.
• Sletning af en WABA-skabelon kan også fjerne den på Meta; PDF’er allerede genereret fra en tilbuds-/ordreskabelon forbliver.

Anvendelsestilfælde

• Salgskit — én tilbudsskabelon + én ordreskabelon med samme grafik; teamet ændrer kun data på kortet.
• SMS-påmindelse — skabelon med tid/variabler; send fra kortet eller som grundlag for automatisering.
• Genåbn WhatsApp — godkendt Utility-skabelon til at skrive til kunden efter 24 timer.
• Opfølgnings-e-mail — e-mail-skabelon valgt i udarbejdelse efter et opkald.
• Dokument fra mulighed — dokumentskabelon med deal/kontakt-variabler, oprettet Fra skabelon allerede udfyldt.
• Fra tilbud til ordre — automatisering, der opretter ordren med standard ordreskabelon.

Ofte stillede spørgsmål

Sp.: Hvor opretter jeg skabeloner?

S.: Organisationsindstillinger → Skabeloner. Derfra administrerer du alle typer.

Sp.: Hvorfor er Tilbud og Ordre mere komplekse end E-mail eller SMS?

S.: Fordi de ikke kun er tekst: de definerer PDF-layout (blokke, linjetabel, vilkår, signatur, margener). Du bruger dem fra kortets felt Design, ikke fra en besked-afsendelse.

Sp.: Hvad er forskellen mellem en SMS-skabelon og en WhatsApp-skabelon?

S.: SMS er lokal Mokapen-tekst med {$…}-variabler. WhatsApp bruger Meta-godkendte skabeloner ({{1}}, {{2}}…), med kategorier, grænser og gennemgang; de skal mappes og godkendes før afsendelse.

Sp.: Hvorfor er WhatsApp-skabelonen deaktiveret ved afsendelse?

S.: Ofte mangler pladsholder-mapping eller Meta-godkendelse. Udfyld variabler på skabelonen eller sync fra Integrationer.

Sp.: Erstatters kontaktvariabler automatisk i SMS-automatiseringer?

S.: Ikke som ved afsendelse fra kortet. I automatisering indsættes skabelonen; brug automatiseringsvariabler eller tilpas teksten.

Sp.: Kan jeg bruge en e-mail-skabelon i automatiseringer?

S.: Handlingen Send e-mail arbejder på handlingens egen tekst. E-mail-skabeloner er primært til manuel udarbejdelse (du kan kopiere indholdet ind i handlingen).

Sp.: Hvad bruges flaget Standard til?

S.: Det markerer standarden for den type. Kun én forbliver aktiv pr. type.

Sp.: Hvis jeg sletter en tilbudsskabelon, forsvinder gamle PDF’er så?

S.: Nej. Allerede genererede dokumenter forbliver; du fjerner kun skabelonen til fremtidige Design-valg.

Sp.: Hvor lærer jeg mere om kanaler og moduler?

S.: Guider Tilbud, Ordrer, SMS, WhatsApp Business.