Mokapen-guiden

Guide til Presences

Området Presences er Mokapens HR-modul til registrering af personers timer og dage: arbejde på stedet, sygemelding, ferie, fridage og andre typer. Hver tilstedeværelse har person, lokation, dato, start/slut-tid, type, noter og (hvor relevant) privatliv. Den kan knyttes til en planlagt Shift samme dag/lokation.

Åbn det fra menuen Human Resources → Presences, eller brug Record presence fra «+»-menuen (typisk genvej: tasten R). Standardvisning er Calendar; du kan skifte til List. Modulet kræver Presences-appen aktiv, korrekte tilladelser og en passende Premium-plan (HR-pakke). Tjek tilgængelighed på din plan.

Hvad Presences ikke er: ikke et automatisk stempelur (ind/ud), ingen obligatorisk geolokation og intet «leder-godkendelse»-flow (pending/approved). Du (eller en redaktør) registrerer datoer og tider — manuelt, også i bulk eller fra planlægning. Timesheet, hvis den findes i Mokapen, er en separat app.

Rolle i CRM’et og forhold til Shifts

• Shifts = plan («du skal være her i disse tidsintervaller»).
• Presences = faktisk («du var / du registrerede disse timer / denne type»).

At bruge dem sammen er det anbefalede flow: redaktøren planlægger vagter, registrerer derefter (eller får registreret) tilstedeværelser. Fra vagtkortet kan du åbne genveje til at oprette/redigere tilstedeværelse og se timeafvigelse. Ved oprettelse af tilstedeværelse, findes en vagt for samme bruger + lokation + dag, kan Mokapen knytte automatisk (shift_id). I rapporter finder du, hvor det tilbydes, også krydsdata for shifts + presences.

Brugertilladelser: hvem ser, hvem opretter, hvem redigerer

Der er ingen «godkender»-rolle. Det der tæller er app, redaktør, underlagte og privatliv på den enkelte tilstedeværelse.

1. App og plan

Presences-appen skal være aktiv (passende Premium-plan). Ejeren aktiverer den under Indstillinger → Applications. Uden appen ser du ikke menu, liste eller Presences-rapporter.

2. Presences-redaktører

Under Indstillinger → Human Resources → Presences vælger ejeren, hvem der kan oprette og redigere tilstedeværelser for alle (udvalgte brugere eller hele organisationen). Redaktører:

• registrerer tilstedeværelser for enhver person (også flere personer på én gang);
• redigerer, flytter (drag&drop), kloner, planlægger, arkiverer og sletter;
• kan sætte privacy, samarbejdspartnere/stakeholders og grupper på tilstedeværelsen;
• ved tidsoverlap får de advarsel men kan stadig gemme (mere fleksibel politik end normal bruger).

At være Presences-redaktør gør dig også til Shifts-redaktør (for at afstemme plan og faktisk).

3. Ikke-redaktør

De kan typisk registrere og administrere egne tilstedeværelser og, hvor relevant, dem for underlagte (medlemmer af teams de leder). De administrerer ikke hele org-planen. Ved tidsoverlap kan Mokapen blokere gem (modsat redaktør).

4. Privatliv på den enkelte tilstedeværelse

Som ved andre Mokapen-entiteter: offentlig tilstedeværelse (i org’en efter tilladelser) eller privat — synlig for dem med eksplicit adgang (person på tilstedeværelsen, den der oprettede den, angivne samarbejdspartnere/stakeholders, privacy-regler). Redaktører sætter privacy og stakeholders ved oprettelse/kort. Brug privat privacy til sygemelding eller følsomme data, der ikke skal vises for alle.

5. Indstillingen «Presences visibility»

I Presences-indstillinger finder du også blokken Visibility (kun mine / også team / også underlagte / udvalgte brugere). Den angiver hvem der skal se hvad. I daglig praksis er reglerne der tæller mest stadig: hvem er redaktør, underlagte til redigering og privacy på den enkelte post. Matcher noget ikke teamets forventning, tjek redaktør og privacy først, derefter Visibility-konfiguration med en admin.

Kort sagt:

• Ejer — aktiverer app, lokationer, typer, redaktører (og visibility-indstillinger).
• Redaktør — registrerer og retter for alle; planlægger og udfører bulk-handlinger.
• Ikke-redaktør — administrerer sig selv (og underlagte); ikke hele org’en.
• Privacy — begrænser læsning af den følsomme enkelpost.

Tilstedeværelsestyper

Hver tilstedeværelse har en type (konfigurerbart felt). Har organisationen endnu ingen egne typer, tilbyder Mokapen typiske standarder:

• Work — arbejdsdag/timer.
• Sick leave
• Vacation
• Time off
• Other

Du kan tilpasse typer under Indstillinger → Human Resources → Presences (typeadministration). Typer feeder rapporter (timer efter type) og filtre: brug dem konsekvent i teamet.

Presences-siden — værktøjslinje og visninger

Som Shifts finder du Calendar og List.

• Calendar – Rows: fuld måned, månedsnavigation; rækker = dage; kolonner efter gruppering.
• Calendar – Columns: vindue af dage omkring i dag; findes Shifts-presets med tidsintervaller, kan gitteret dele kolonner efter tidsinterval.
• Group by: Location → User eller User → Location.
• Today: scroll til den aktuelle dag.
• Advanced filters: med base Premium-plan (hvor relevant).
• Record presence / actions: oprettelse; for redaktører også Plan, duplicate, archive, bulk-handlinger i listen.

I List (tabel): person, dato, tider, type, lokation, noter, hvem der oprettede/opdaterede (og grupper hvis redaktør). Ideel til massekorrektioner og analytisk eksport mod rapporter.

Tilstedeværelse-kort

Klik et kort eller en række for at åbne kortet (modal). Typiske felter:

• Person — redigerbar af redaktør; ellers typisk låst til dig.
• Location, Date, Start time / End time.
• Shift preset (valgfrit, hvis Shifts-app aktiv) — udfylder tider fra preset-intervaller.
• Type, Notes.
• Privacy / collaborators / groups — for redaktører.
• Archived-badge hvis uden for aktive visninger.

Indstillingsmenu: Clone, Archive / Restore, Delete. På kalenderen kan du med rette tilladelser trække tilstedeværelsen (ændre dato/lokation/bruger; tid kan snappe til vagtinterval samme dag).

Registrere en tilstedeværelse

1. «+»-menu → Record presence, eller fra HR → Presences, eller fra et Shift-kort.
2. Vælg person (hvis redaktør; du kan vælge mere end én), location, dates (også interval), type, times (manuel eller fra shift preset).
3. Tilføj noter; hvis redaktør, sæt privacy/stakeholders efter behov.
4. Gem. Ved tidsoverlap: blokering (normal bruger) eller advarsel (redaktør). På org-lukkedage vises advarsel: du kan stadig gemme (ikke server-blokering).

Plan og dupliker

Plan (redaktør) kopierer en periode med tilstedeværelser til en målmåned og beholder ugedag og position i måneden — samme logik som Shifts. Nyttigt til tilbagevendende mønstre (f.eks. fast deltid), ikke til at erstatte daglig registrering af variabelt arbejde.

Duplicate / Clone opretter kopier fra kort eller multivalg i listen; opdater derefter datoer og tider.

Rediger, arkivér, slet

• Edit — inline i kort, eller bulk i liste (redaktør).
• Move — drag&drop på kalender.
• Archive — fjerner fra aktive visninger uden at miste historik; gendan fra arkiv eller kortmenu.
• Delete — permanent fjernelse af post; brug til fejl, ikke lukkede måneder (bedre at arkivere).

Presences-indstillinger

Sti: Organisationsindstillinger → Human Resources → Presences.

• Users who can create and edit presences — redaktørliste (vigtigste tilladelsesgreb).
• Visibility — muligheder «only mine / team / reportees / users»; se tilladelsesafsnit ovenfor.
• Types — opret/rediger typer (Work, Vacation, … eller custom til jeres sektor).
• Locations and closures — i generelle org-indstillinger; deles med Shifts.

Der er ingen Presences-indstillinger for GPS, geofence eller automatisk «remote work»: arbejder du hjemmefra, registrer stadig lokation/type/noter efter interne politikker.

Presences-rapporter

Menu Reports → Presences: diagrammer og liste. Typiske analyser:

• Timer efter lokation
• Timer efter type
• Weekend / hverdagstimer
• Timer efter bruger (efter lokation og i tabel)
• Timer efter bruger / ugedag
• Cross-data (shifts and presences) — er Shifts-appen også aktiv

Avancerede filtre kræver ofte base Premium-plan. Brug rapporter til intern løn, lokationsbelastning og afvigelse fra plan — ikke til daglig registrering (det sker i Calendar/List og «Record presence»).

Anvendelsestilfælde

• Butik: redaktør = butikschef; personale registrerer (eller får registreret) arbejdsdage; ferie/sygemelding med dedikeret type og privacy efter behov.
• Team med leder: ikke-redaktør leder administrerer underlagte; HR-redaktør ser og retter alt.
• Afstemning med vagter: planlæg måneden i Shifts → registrér Presences ved ugeafslutning → tjek krydsdata i rapporter.
• Fravær: Vacation/Time off/Sick leave-type på hel dag (konventionelle tider efter intern politik).

Anbefalede processer

• Definer typer og redaktører før go-live med personale.
• Registrér tilstedeværelser samme dag eller ved ugeafslutning, ikke måneder senere.
• Til følsomme data (sygemelding) brug private privacy.
• Undgå overlap: en bruger bør ikke have to tidsintervaller der rører hinanden samme dag uden grund.
• Arkivér lukkede perioder; slet kun fejl.
• Kombiner altid med Shifts, hvis I planlægger lokationer.

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Kan jeg stemple ind/ud fra appen?

Sv: Mokapen Presences er dato/tid-poster (manuel eller planlagt), ikke GPS-stempelur ind/ud.

Sp: Skal lederen godkende min tilstedeværelse?

Sv: Der er intet godkendelses-workflow. Den der er redaktør kan oprette/rette; andre administrerer sig selv (og underlagte).

Sp: Hvorfor kan jeg ikke gemme? Der står overlap.

Sv: Du har allerede en tilstedeværelse samme dag med et interval der overlapper eller rører. Ret tiderne eller bed en redaktør (som kan gemme med advarsel).

Sp: Forskel mellem Presences og Shifts?

Sv: Shifts = planlægning. Presences = registrerede timer/typer. Ideelt sammen; detaljer i guiden Shifts.

Sp: Jeg ser ikke Record presence.

Sv: App ikke aktiv, plan ikke passende eller utilstrækkelige tilladelser. Tjek med en org-admin.

Sp: Hvad er typen til?

Sv: Til at skelne arbejde, ferie, sygemelding, fridage… til filtre og rapporter. Tilpas den i Presences-indstillinger.