Mokapen-guiden

Guide til tilbud

Et tilbud er dit skriftlige tilbud til en kunde: et forslag med priser, rabatter, moms og vilkår. I Mokapen er et tilbud ikke en Word-fil, du glemmer i en mappe. Det er et levende dokument, linket til kontakt og virksomhed, sporet i CRM’et, som du kan sende pr. e-mail med et online acceptlink og omdanne til en ordre med ét klik, når kunden siger ja.

Denne guide fører dig gennem daglig brug: at forberede et professionelt tilbud på få minutter, sende det til kunden, få det accepteret uden at jage dem telefonisk, og til hver tid vide, hvor hver handel står. Du finder også indstillinger til at tilpasse pipelines, PDF-skabeloner og automatisk adfærd — de ligger i de sidste afsnit, men du behøver ikke røre noget for at komme i gang: standardværdierne virker med det samme.

Tilbudsområdet findes i menuen Sales → Quotes. Det kræver planen Large med Sales-appen aktiv og momssatser konfigureret på organisationsniveau (én gang, under Settings → Sales → Taxes).

Hvordan tilbud passer ind i resten af arbejdet

Før du dykker ned i tekniske detaljer, hjælper det at forstå, hvor et tilbud sidder i salgsflowet — for det er det, der får dig til at bruge Mokapen i stedet for at kæmpe mod det.

I det typiske forløb kommer en kunde ind som en kontakt (måske fra en webformular, en messe eller en henvisning). Når en konkret salgsmulighed opstår — «de vil vide prisen på årlig vedligehold», «de spørger om en installation», «de vurderer en fornyelse» — åbner du en mulighed for at følge handlen (estimeret beløb, sandsynlighed, forventet lukkedato). Kræver handlen et formelt forslag med priser, forbereder du tilbuddet: her lister du linjer, anvender rabatter og definerer vilkårene. Kunden accepterer, og tilbuddet bliver en ordre — det tidspunkt, hvor revisor eller ERP kan udstede faktura.

Du kan springe trin over: ikke alle bruger muligheder (et lille bureau kan gå direkte til et tilbud efter første kontakt). Det vigtige er at forstå, at tilbuddet arver fra og feeder alt andet: åbner du det fra posten for en virksomhed, der allerede er i kataloget, udfyldes modtagerdata (adresse, momsnummer, dedikeret rabat) automatisk; accepterer kunden, kan systemet automatisk tilbyde at oprette den linkede ordre uden at indtaste noget igen.

Den praktiske fordel er denne: når nogen på teamet åbner en kundekontakt seks måneder senere, ser de hele den kommercielle historik — sendte tilbud, hvilke der blev accepteret og hvilke ikke, hvilke rabatter der blev givet, hvilke linjer der var med. Ingen delt Excel-fil, ingen mappe «tilbud 2026» at lede i.

Anvendelsestilfælde

• Rådgivning: tjenestelinjer faktureret pr. time/dag, betalingsvilkår i blokken økonomiske vilkår, brandet PDF med organisationens skabelon.
• Produktvideresalg: kataloglinjer med pris og moms; automatisk kunderabat hvis konfigureret på virksomheden.
• Blandet forslag: mix af produkter + tjenester + procentrabattrække (generisk %-linje).
• Momsintegration: sync til Fatture in Cloud for at afstemme kunder, katalog og ordrer mod e-fakturering.

Siden Tilbud: hvor du starter hver dag

Når du går til Sales → Quotes, lander du på Kanban-tavlen: en tavle opdelt i kolonner, hvor hver kolonne er et trin i salgsprocessen (Kladde, Sendt, Under gennemgang, Accepteret, Afvist, Udløbet). Hvert tilbud er et kort i kolonnen for dets aktuelle trin. Med et blik ser du, hvor mange tilbud venter på svar, hvor mange der er i forhandling, og hvor mange der er lukket.

Det er den rigtige visning til dagligt arbejde: du åbner Mokapen om morgenen, kigger på kolonnen «Sendt» — det er de afventende tilbud, måske værd at følge op på. Du kigger på «Under gennemgang» — det er de varme handler, dem kunden aktivt arbejder med. Kolonnen «Accepteret» viser dine sejre i perioden med det samlede beløb øverst i kolonnen.

Øverst finder du to værktøjer, du ofte bruger: pipeline-vælgeren (hvis I har forskellige salgsprocesser — fx B2B vs. B2C — har hver sin pipeline med egne trin) og knappen Filtre. Filtre indsnævrer visningen: kun tilbud for en bestemt kunde, over et bestemt beløb, ejet af en bestemt sælger, med et bestemt tag. Bruger du ofte samme kombination (fx «kun mine, over €10.000, fra de sidste 30 dage»), gem den som et gemt filter og genkald det med ét klik hver gang.

Skal du flytte en handel til næste trin, behøver du ikke åbne tilbuddet: træk kortet fra kolonnen «Sendt» til «Under gennemgang», og status opdateres. Det er den hurtige måde at arbejde på under salgsmøder: hele pipelinen synlig, I flytter sammen det, der skete i løbet af ugen.

Knappen + Tilbud øverst til højre åbner editoren til at oprette et nyt tilbud — se afsnittet «Oprette et tilbud» længere nede.

Sider og visninger

Siden Tilbud tilbyder to måder at se de samme data på, designet til forskellige arbejdsøjeblikke. Filtre og aktiv pipeline er de samme, når du skifter: ser du i Kanban kun Acmes tilbud, ser du i Liste kun dem, uden at anvende filtre igen.

Kanban-visning (standard)

En tavle opdelt i kolonner, hvor hver kolonne er et pipeline-trin (Kladde, Sendt, Under gennemgang, Accepteret, Afvist, Udløbet), og hvert tilbud er et kort i kolonnen for sit trin. Med et blik ser du, hvor mange tilbud venter på svar, hvor mange der er i forhandling, hvor mange der er lukket — med det samlede beløb øverst i hver kolonne. For at fremme en handel, træk kortet fra én kolonne til en anden: status opdateres uden at åbne tilbuddet.

Listevisning

En klassisk tabel: én række pr. tilbud, konfigurerbare kolonner (kode, kunde, beløb, status, ansvarlig, dato, tags og andre du har brug for). Sortér ved at klikke på kolonneheader — nyttigt for at finde tilbud med højest værdi eller dem der snart udløber — og vælg flere rækker med afkrydsning til massehandlinger: skift ansvarlig på 20 tilbud på én gang, arkiver en batch ved årsskifte, eksporter data til CSV til regnskab.

Hvad du bruger hvornår

Tommelfingerregel: Kanban til at arbejde (fremme handler, åbne, kommentere, styre pipelinen under salgsmøder), Liste til at gennemgå og rette (gennemgå tal, sortér efter beløb, masse-redigering, eksport, analyse). Skift mellem dem med vælgeren øverst til højre.

Tilbudsposten

Når du klikker på et kort i Kanban (eller en række i Liste), åbnes tilbuddet. Har du Premium-plan, kan du skifte til fuld side med udvid-ikonet øverst — praktisk når du arbejder på lange tilbud med mange linjer eller detaljeret vilkårstekst.

Øverst finder du tilbudskoden (fx #3-2026) og titel. Koden er det løbenummer, der identificerer tilbuddet — se det dedikerede afsnit for, hvordan det virker. Titlen er den beskrivelse, du giver det, fx «Forslag vedligehold anlæg 2026 — kunde Acme»: den hjælper dig med at genkende det hurtigt, men den vises ikke som sådan på PDF’en.

Under titlen er handlingsbjælken med de handlinger, du bruger mest. Derfra ændrer du pipeline-status (dropdown med alle trin), sætter privatliv (hvem der kan se det i organisationen), tilføjer tags til klassificering, vedhæfter filer og tager private noter. Der er også knappen Kopiér link til at dele tilbudsreferencen internt og menuen Indstillinger (tre prikker) med sjældnere handlinger: Klon, Arkiver, Slet.

Den vigtigste knap på bjælken er + Opret og forbind: herfra opretter du hurtigt en linked opgave («ring til kunde fredag»), en aftale («gennemgangssamtale»), en ordre (når kunden accepterer) eller enhver anden Mokapen-enhed. Linket oprettes automatisk — du finder det hele samlet på tilbudsposten og på kundeposten.

Resten af posten er organiseret i blokke, der repræsenterer selve tilbuddet: modtager, afsender, kommercielle data, linjer, totaler, dokumentdesign, økonomiske vilkår, forbindelser og sync med ekstern software. Vi gennemgår hver enkelt i de følgende afsnit.

Tilbudskode: automatisk nummerering (og hvordan du ændrer den)

Hvert tilbud har en unik kode, der tjener to formål: at identificere det internt (i Kanban, lister, forbindelser) og at stå på PDF’en, du sender til kunden, som «tilbudsreference».

Mokapen genererer koden automatisk, når du gemmer et tilbud uden kode: den tager det løbenummer for det aktuelle år og tilføjer året i formatet NUMMER-ÅR. Det første tilbud i 2026 bliver 1-2026, det andet 2-2026 og så videre. Hver 1. januar nulstilles tælleren til 1.

Ændrer du tilbudsdatoen til foregående år (måske udsteder du et tilbagdateret tilbud sidst i december af regnskabsmæssige grunde), regenereres koden, så den matcher datoens år: tilbud dateret 2025 → kode N-2025.

Du kan også sætte koden manuelt: klik på koden i headeren, skriv det, du vil, og gem. Nyttigt i to typiske tilfælde: du importerer tilbud fra et tidligere system og vil beholde den historiske nummerering; eller revisor eller ERP kræver nummerering med bestemte præfikser/suffikser (som PREV-2026-005). Mokapen accepterer ethvert format, men husk at koder uden for standard-skemaet (kun NUMMER-ÅR) ikke tæller med i automatisk sekvens — indtaster du manuelt PREV-2026-005, bliver det næste automatisk genererede tilbud ikke PREV-2026-006, men starter fra det næste ledige nummer i den automatiske sekvens.

Pas på dubletter: Mokapen blokerer ikke for at oprette to tilbud med samme kode, hvis du tvinger det manuelt. Arbejder I i team, er det bedst at lade automatisk nummerering stå og kun gribe ind, når det virkelig er nødvendigt.

Modtager og afsender: hvem køber og hvem sælger

Tilbuddet har to «ansigter», der vises øverst på PDF’en: afsender (dig, din organisation) og modtager (kunden).

Afsenderen er forudfyldt fra organisationens indstillinger: navn, adresse, momsnummer, e-mail, logo. Du behøver ikke gøre noget: har du konfigureret org-data korrekt, har hvert tilbud dem allerede. Du kan stadig ændre dem på det enkelte tilbud, hvis et særligt tilfælde kræver det (en filial, der udsteder med andre data).

Modtageren er det, du sætter, og her sker magien, hvis kunden allerede er i kataloget. Vælger du en virksomhed i dropdown’en, indlæser Mokapen automatisk navn, adresse, momsnummer, primær e-mail og telefon i modtagerblokken. Linker du derefter en bestemt kontakt hos virksomheden (referenten, indkøberen, teknikeren), bliver deres navn og e-mail den personlige reference for tilbuddet — nyttigt til e-mailafsendelse og online accept, som bruger netop den adresse.

Findes kunden endnu ikke i kataloget, tilbyder Mokapen at oprette dem med det samme, når du skriver navnet i virksomhedsfeltet. I det tilfælde oprettes posten med de minimumsdata, du indtaster i tilbuddet — du kan udfylde senere fra Directory.

En vigtig kommerciel detalje: har kundens virksomhed en dedikeret rabat konfigureret på posten (i Katalog → Virksomhed → Dedikeret rabat), indlæses rabatten automatisk, når du linker til tilbuddet, og anvendes på alle linjer. Du behøver ikke huske det hver gang — hvis «Kunde Beta altid får 15 %», husker Mokapen det for dig.

Linjer: bygge det kommercielle tilbud

Linjerne er hjertet i tilbuddet: rækkerne, der beskriver for kunden, hvad du foreslår, og hvad det koster. Hver række har titel, antal, enhedspris, momssats og total. Alt andet — rabatter, netto/brutto-beregning, margin, skatter — beregnes i realtid, mens du arbejder.

Når du klikker + Linje, åbnes en modal med det første valg: hvilken type række du vil tilføje. Der er fem muligheder, og forskellen er ikke kosmetisk — den ændrer, hvad rækken repræsenterer i tilbuddet.

De fem linjetyper

Hver række kan være én af disse fem typer, og valget ændrer, hvad rækken repræsenterer i tilbuddet:

• Tjeneste — hentes fra tjenestekataloget. Brug den, når du foreslår noget immaterielt (rådgivning, abonnement, dagsintervention). Vælg tjenesten i menuen, så er pris, moms, kode og beskrivelse forudfyldt fra kataloget. Du kan stadig ændre dem på rækken, hvis du for denne kunde giver en anden pris: kataloget forbliver uændret.
• Produkt — virker som Tjeneste, men hentes fra produktkataloget: hardware, materialer, softwarelicenser, alt materielt eller med SKU.
• Generisk linje — fri række: intet kataloglink, du skriver titel, pris og antal i hånden. Perfekt til engangsvarer, der ikke giver mening i kataloget («Rejse Milano», «Engangs opsætning», «Grafisk tilpasning af logo»).
• Generisk %-linje — beregnet række: indtast en procent (positiv eller negativ), og Mokapen beregner beløbet som procent af netto for tidligere rækker. Det klassiske er ordrrabat («Loyalitetsrabat −10 %» efter alle linjer) eller tillæg («Hastetjeneste +15 %»). Tallet genberegnes i realtid, hvis du tilføjer en række ovenfor eller ændrer pris.
• Kun tekst %-linje — som den forrige, men uden beregnet beløb: viser kun etiketten på dokumentet. Brug når du vil kommunikere noget til kunden uden at påvirke totaler («Rabat allerede inkluderet i priserne», «Reduceret moms på nogle linjer»).

Hvad du udfylder i hver række

Uanset type har hver linjerække de samme felter (med små forskelle for %-typer):

• Titel og note — det kunden læser på PDF’en. Titlen er hovedlinjen («Rutinemæssig servervedligehold»), noten er beskrivelsen under («Inkluderer to kvartalsbesøg, ticket-håndtering, sikkerhedsopdateringer»). Valgte du fra katalog, er det forudfyldt; er det generisk, skriver du selv.
• Antal og enhedspris — de giver rækkens total. Standard antal er 1, så for en engangstjeneste indtaster du bare prisen. For forbrugsrækker (timer, dage, licenser) indtast det faktiske antal.
• Momssats — vælges i menuen blandt dem, der er konfigureret i organisationen (Indstillinger → Salg → Moms). Har du endnu ikke konfigureret satser, advarer Mokapen, før du kan oprette linjer. Systemet bruger standard fra katalogprodukt/-tjeneste eller landets standardsats ved generisk linje.
• Linjerabat — rabatprocent på den enkelte linje (0–100 %): nyttig, når du giver særpris på én linje uden at røre de andre. Den adskiller sig fra kunderabat og dokumentrabat — se nedenfor.
• Enhedsomkostning — internt felt, ikke synligt for kunden: bruges til margin- og markup-beregning. Udfylder du det, viser tilbuddet, hvor meget du tjener på rækken. Ikke obligatorisk, men arbejder du med snævre marginer eller vil forstå tilbudsrentabilitet, er det værd at indtaste det mindst på hovedlinjer.

Netto- eller bruttopriser: hvad du vælger

Over linjelisten er der et toggle «Brug bruttopriser». Det er ikke en teknisk detalje: det ændrer, hvad tallet i prisfeltet faktisk betyder.

• Nettopriser (standard) — du indtaster pris uden moms. Skriver du €100 på en række med 22 % moms, ser kunden €100 netto + €22 moms = €122 i alt. Det er standard B2B: modparten tænker netto, fordi de fradrager moms.
• Bruttopriser — du indtaster pris inkl. moms. Skriver du €122 på en række med 22 % moms, opdeler Mokapen: €100 netto, €22 moms. Det er naturligt B2C: privatkunden vil vide, hvad de betaler ved kassen, uden at bekymre sig om opdelingen.

Toggle gælder hele tilbuddet: du kan ikke have nogle rækker netto og andre brutto. Vælg ud fra kunden: er det en virksomhed, næsten altid netto; er det slutforbruger, næsten altid brutto.

Rabatter: hvordan de tre niveauer kombineres

Mokapens rabatsystem er kraftfuldt, men skal forstås, fordi det arbejder på tre overlappende niveauer i kaskade (de lægges ikke sammen). Jeg forklarer rækkefølgen med et konkret eksempel.

Forestil dig et tilbud på €1.000 netto (én række) til en kunde med 10 % dedikeret rabat på posten, 5 % linjerabat og 3 % dokumentrabat til sidst for at lukke handlen. Beregningen går sådan:

1. Start fra €1.000.
2. Anvend 10 % kunderabat (fra virksomhedsposten) → €900.
3. Anvend 5 % linjerabat → €855.
4. Anvend 3 % manuel dokumentrabat → €829,35.
5. Beregn moms på det endelige beløb.

De tre rabatter giver ikke 18 % i alt: i kaskade giver de et matematisk andet resultat og andre beløb.

I praksis bruger du sjældent alle tre sammen. Det typiske mønster er:

• Kunderabat — automatisk for loyalitet, sat én gang på virksomhedsposten og gældende for alle dens tilbud.
• Linjerabat — taktisk på enkelte linjer, når du giver særpris på én linje uden at røre de andre.
• Manuel dokumentrabat — «det sidste greb» for at lukke en forhandlet handel i sidste runde.

Totalblokken i tilbuddet viser hvert niveau for sig, så du altid ved, hvad du har anvendt og hvorfor. Manuel dokumentrabat aktiveres fra panelet «Tilføj rabat» under linjerne: indtil du aktiverer det, arbejder tilbuddet kun med kunde- og linjerabat.

Omarranger, rediger, slet rækker

Rækker kan trækkes for at omarrangere: rækkefølgen på skærmen er rækkefølgen på PDF’en. Sæt hovedlinjer først, derefter tilbehør, derefter eventuelle procentrabatter — så tilbuddet læses godt.

For at redigere en række klik på rediger-ikonet: samme oprettelsesmodal åbnes igen. For at slette, skraldespandsikonet. Mokapen beder ikke om bekræftelse ved sletning af række (genoprettelse tager sekunder), men arbejder du på et vigtigt tilbud, er det værd at gemme jævnligt.

Totaler: hvad kunden ser og hvad kun du ser

Totalblokken nederst på fanen Linjer viser al tilbudsmatematik. Det kunden ser på PDF’en:

• Nettototal — sum af linjernes momspligtige beløb.
• Rabatter anvendt — én ad gangen, hvis der er flere typer.
• Skatter — opdelt efter momssats.
• Bruttototal — det endelige tal kunden ser.

Derefter tre poster, du kun ser internt, og som aldrig vises på PDF’en. De vises kun, hvis du har udfyldt enhedsomkostning på rækkerne:

• Margin — forskel mellem nettopris og samlet omkostning.
• Margin % — margin i forhold til salgspris.
• Markup % — margin i forhold til omkostning.

Det er dine interne rentabilitetsmålinger, nyttige når du skal vurdere, om du stadig kan sænke prisen for at lukke.

Dokumentdesign: PDF-skabeloner og tilpasning

PDF’en kunden modtager, sammensættes ikke fra bunden hver gang: den udgår fra en skabelon, der definerer layout, farver, logoplacering, linjetabelstruktur og hvor signaturen skal stå. På tilbudsposten finder du blokken Design med en dropdown til at vælge skabelon.

Systemskabeloner (klar til brug)

Mokapen inkluderer fire standardskabeloner — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — med forskellige layouts. De adskiller sig i logoplacering (øverst venstre, centreret, højre), linjetabelstil (med eller uden vekslende rækker, med kanter eller kun skillelinjer), layout for afsender/modtager og signaturblok. De er allerede konfigureret og bruger automatisk organisationens data (logo, farver, skattedata).

Er du lige startet og har ikke tid til tilpasning, prøv de fire standardskabeloner med samme tilbud (skift skabelon og klik Forhåndsvisning) og vælg den, du bedst kan lide. Mange brugere bliver på standardskabeloner i årevis uden problemer.

Organisationens egne skabeloner

Har du særlige behov — præcise brandfarver, layout krævet af branchen, ekstra blokke som garantivilkår eller digital signatur — kan du oprette egne skabeloner i organisationens område Skabeloner (sidemenu). Hver skabelon har en bestemt type (Tilbud, Ordre, Faktura...) og definerer dokumentstrukturen med tilpasningsbare blokke.

En egen skabelon lader dig:

• Definere hvilke blokke der vises og deres placering (header, afsender, modtager, linjetabel, vilkår, signatur, juridiske noter).
• Sætte farver, skrifttyper og tabelstil, så det matcher brandet.
• Forudindlæse standardtekst i økonomiske vilkår: når du opretter et nyt tilbud med den skabelon, udfyldes vilkårsteksten automatisk med de klausuler, du har forberedt (gyldighed, betalingsvilkår, lovhenvisninger).

I organisationens skabelonliste kan du markere en skabelon som standard: den foreslås automatisk på alle nye tilbud. Nyttigt, når hele salgsteamet skal bruge samme layout uden at tænke over det.

Skifter du skabelon på et eksisterende tilbud (fx fordi kunden kræver et andet layout) og gemmer, bruger forhåndsvisning og download det nye design — uden at røre linjer, priser eller vilkår, du allerede har skrevet.

Økonomiske vilkår: tilbuddets frie tekst

I blokken Dokument finder du editoren for økonomiske vilkår: et rich text-område (fed, kursiv, lister, links, tabeller), hvor du skriver alt omkring linjer og tal. Betalingsvilkår («30 dage fra fakturadato»), tilbudsgyldighed («gyldigt til 31/03/2026»), fortrolighedsklausuler, leveringstider, garantier, bøder, lovhenvisninger.

Har du sat en skabelon med forudindlæste vilkår, udfylder editoren sig ved oprettelse — du retter kun det, der skal til det konkrete tilfælde. Har skabelonen ingen forudindlæste vilkår, starter du fra blankt og skriver frit.

Vilkårsteksten vises på PDF’en under linjetabellen, før signaturblokken. Den indekseres eller analyseres ikke af Mokapen: ren dokumenttekst — formateringen i editoren er det, kunden ser.

Forhåndsvisning, download og afsendelse til kunden

Når tilbuddet er klar — linjer indtastet, vilkår skrevet, kunde linket — er det tid til at levere det. Mokapen giver dig tre veje, fra simplest til mest professionelt.

Forhåndsvisning: tjek før afsendelse

Knappen Forhåndsvisning øverst til højre på posten viser PDF’en præcis som kunden vil se den, direkte i browseren i A4-format. Den genererer ikke en fil til download: det er en øjeblikkelig gengivelse med aktuelle data og skabelon.

Brug den altid før afsendelse. Den afslører på to sekunder ting, der slipper igennem, når du kigger på posten: en linjetitel afskåret fordi den er for lang, en note der bryder dårligt, logo placeret forkert med denne skabelon, forkert momssats på en række. Rediger, gem, åbn forhåndsvisning igen — gentag til du er tilfreds.

Vigtig detalje: forhåndsvisning afspejler tilbuddets gemte tilstand. Har du lige ændret linjer eller vilkår uden at gemme, viser forhåndsvisning måske ikke de seneste ændringer. Gem og prøv igen.

Download: PDF eller Word

Knappen Download åbner en menu med to valg: PDF og Word (docx). PDF er standardleveringsformat — ikke redigerbart for kunden, professionelt, universelt. Filnavnet sammensættes automatisk som Afsendernavn - Tilbudskode.pdf (eksempel: «Acme Ltd - 3-2026.pdf»), så når kunden gemmer på computeren, er det allerede identificeret.

Word dækker to konkrete tilfælde: når du skal manuelt tilpasse dokumentet før afsendelse (tilføje et afsnit, du ikke vil have i systemet), eller når kunden beder om redigerbart format, fordi de integrerer det i et større dokument. Bemærk: det eksporterede Word er et øjebliksbillede af tilbuddet — ændringer der returnerer ikke til Mokapen.

E-mailafsendelse: lever direkte fra tilbuddet

Knappen Send e-mail åbner en modal, så du kan sende tilbuddet til kunden uden at forlade Mokapen, med PDF vedhæftet og eventuelt link til online accept.

Modtageren er forudfyldt med e-mail fra den linkede kontakt eller virksomhed. Du kan tilføje flere modtagere adskilt med semikolon — nyttigt når kontakten vil kopiere indkøbschefen eller revisor. Feltet Fra foreslår e-mailadresser, du har konfigureret som SMTP-forbindelser i organisationen: har du ingen, bruger Mokapen sin systemadresse (mailen ankommer stadig, men fra en generisk adresse). For at fremstå professionelt er det værd at forbinde mindst én virksomhedsadresse (info@, salg@, din personlige) i e-mailforbindelser.

Emne er forudfyldt med «Tilbud {code}» — ændr det, hvis du foretrækker noget mere specifikt («Vores forslag til vedligehold 2026»). Brødteksten har allerede en standardhilsen, men du kan skrive den helt om: din seneste kommercielle note, reference til en samtale, næste skridt.

Nedenfor finder du to vigtige valg:

• Vedhæft PDF-dokument (aktiv som standard) — genererer tilbuds-PDF og vedhæfter den til mailen, så kunden altid har en kopi, selv uden at klikke på linket.
• Modtag BCC-kopi — sender en skjult kopi til din adresse, nyttigt for at spore præcis hvad og hvornår du sendte.

Efter afsendelse registreres hændelsen i tilbudstidslinjen (dato, tid, modtagere): vender du tilbage tre uger senere, ved du præcis, hvornår du sendte.

Online accept med OTP: få et ja sikkert

Den klassiske akilleshæl for tilbud er accept. Kunden skriver «ok, kør videre», og du ender med en generisk mail i indbakken uden kontraktværdi, som du kan miste, og hvor du ikke er sikker på, at alle tilbudslinjer er dækket. Så diskuterer I, hvem der sagde hvad.

Mokapen løser det med online accept via OTP: kunden modtager et link, åbner tilbuddet på en webside, får en verifikationskode pr. e-mail (så vi er sikre på, at det er dem og ikke en anden), og bekræfter accept med ét klik. Alt spores på tilbuddet: dato, tid, IP-adresse, hvilke rækker de accepterede.

Sådan aktiverer du accept ved afsendelse

I modalen Send e-mail, under PDF- og BCC-valg, finder du blokken «Offentligt link med accept». Har modtageren en gyldig e-mail på tilbuddet, foreslår systemet automatisk at aktivere det. Du har to toggles:

• Kræv accept — er den aktiv, indeholder mailen til kunden et link til en offentlig tilbudsside, hvor de kan klikke «Acceptér dette tilbud». Aktiverer du den ikke, fører linket kun til en visningsside (kunden ser tilbuddet og downloader PDF, uden acceptknap).
• Delvis accept — er den aktiv, ser kunden på den offentlige side et afkrydsningsfelt på hver linje og kan vælge kun nogle linjer. Brug det, når tilbuddet er modulært («Jeg vil kun have vedligehold, ikke garantiforlængelsen»). Lad den være slukket, kan kunden kun acceptere alt eller intet — ofte bedre, fordi det tvinger et klart valg og du ikke skal omformulere tilbuddet for ikke-accepterede linjer.

Hvad din kunde oplever på deres side

Det hjælper at vide, hvad der sker hos kunden — det er den del af processen, du ikke ser, men acceptprocenten afhænger af.

Kunden modtager din mail med PDF vedhæftet og et link. De klikker på linket, og en offentlig webside åbnes med tilbuddet i A4-format, præcis som på PDF. Der er en knap til at downloade PDF (til arkiv) og, hvis du aktiverede accept, en tydelig knap «Acceptér dette tilbud».

Når kunden klikker «Acceptér», sender Mokapen en sekscifret kode til samme e-mail, hvor de modtog linket (den e-mail, du satte som tilbudsmodtager). Kunden tjekker indbakken, får koden, indtaster den på siden — og så er bekræftelsen verificeret. Koden er gyldig i en time, derefter udløber den og skal anmodes igen.

Har du aktiveret delvis accept, ser kunden efter kodeverifikation linjelisten med afkrydsning på hver: de vælger, hvad de accepterer, og bekræfter. Procentrækker (automatiske rabatter/tillæg) springes over — det ville være mærkeligt at lade dem acceptere én for én.

Den store fordel ved dette flow er, at kunden ikke skal registrere sig på Mokapen. Det er hurtigt, virker på smartphone, og OTP-verifikation giver juridisk vægt til accepten (som en let elektronisk signatur).

Hvad der sker i Mokapen, når kunden accepterer

Accept er ikke en hændelse, der går ubemærket hen: den ændrer tilbudsstatus og registreres sporbar.

Accepterede rækker viser et grønt bekræftelsesikon med acceptdato. På tilbudstidslinjen vises hændelsen «Accepteret af kunde» med kundens e-mail, der bekræftede, og IP-adressen, anmodningen kom fra. Har du standardautomatiseringen aktiv (pipeline-indstillinger), flyttes tilbudsstatus automatisk til «Accepteret» — kortet flyttes til den sidste Kanban-kolonne.

Har du også automatiseringen «Opret ordre ved lukning» aktiv (standard ja), tilbyder Mokapen straks at generere den linkede ordre med samme linjer, kunde og beløb. Ét klik, og tilbuddet bliver en ordre klar til opfyldelse eller sync med fakturerings-ERP.

Særlige tilfælde at kende

• Tilbud uden modtager-e-mail — online accept er ikke tilgængelig, fordi Mokapen ikke har hvor OTP-koden skal sendes hen. Det offentlige link virker stadig kun til visning: nyttigt til at dele PDF på andre kanaler (WhatsApp, chat, kundeportal), men uden det formelle bekræftelsesflow.
• Udløbet eller mistet OTP-kode — kunden kan anmode om ny fra den offentlige side ved at klikke «Send kode» igen. Tidligere koder tilbagekaldes automatisk.
• Accept uden for Mokapen — har kunden underskrevet papirkopi eller svaret pr. e-mail med klare ord, kan du manuelt markere rækker som accepteret fra redigeringsmodalen for linjen ved at afkrydse «Accepteret af kunde». Mindre sporbar end OTP-vejen, men dækker tilfælde, hvor kunden ikke vil bruge online-linket.

Oprette et tilbud

Der er to måder at starte på, og valget ændrer, hvor meget arbejde du skal lægge i det.

• Direkte metode — fra siden Tilbud klik + Tilbud øverst til højre, og en fuldside-editor åbnes. Fint, når kunden endnu ikke er linket til en mulighed eller kontakt i kataloget (måske en forespørgsel fra en lejlighedsvis kontakt). Du gør alt der: opret kundeposten ved at skrive navnet, sæt linjer, vilkår, gem.
• Kontekstuel metode (anbefalet) — åbn muligheds-, kontakt- eller virksomhedsposten, du arbejder på, og brug + Opret og forbind → Tilbud. Tilbuddet oprettes allerede linket til kildeposten, med modtager, kontakt og — hvis relevant — dedikeret rabat udfyldt automatisk. Få felter at røre, automatisk forbindelse, sammenhængende historik på kundeposten.

Begge veje følger samme arbejdsrækkefølge:

1. Giv et klart titel. Den, der åbner det to måneder senere, skal forstå, hvad det handler om, uden at åbne det: «Forslag vedligehold 2026 — Acme Ltd» er bedre end «Acme-tilbud».
2. Kontroller modtager og afsender.
3. Vælg dokumentskabelon, eller behold organisationens standard.
4. Tilføj linjer én ad gangen: hovedlinjer først, derefter tilbehør, derefter procentrabatter hvis nogen.
5. Skriv økonomiske vilkår, eller ret teksten forudindlæst fra skabelonen.
6. Sæt ansvarlig, dato og lukkesandsynlighed, hvis du har en idé.
7. Gem. Mokapen tildeler løbenummer, hvis du ikke satte et, beregner endelige totaler, og tilbuddet er klar til afsendelse.

Klik Forhåndsvisning til sidste tjek, derefter Send e-mail eller Download PDF afhængigt af, hvordan du vil levere.

Ikke alle felter skal være perfekte ved første gem: posten opdateres i realtid, du kan vende tilbage når som helst for at redigere linjer, priser, tekster. Kun afsendelse er definitiv i den forstand, at kunden har en version — ændrer du noget bagefter, skal du sende igen.

Redigere et tilbud

Redigering af tilbud sker på tre måder, afhængigt af hvad du skal ændre og hvor mange poster.

Direkte redigering på posten

Åbn tilbudsposten (fra Kanban eller Liste) og rediger direkte, hvor det skal: klik på titlen for at omdøbe, blyantikon ved felter for at rette, tilføj/fjern linjer, omskriv vilkår. På sidepanelet gemmes felter automatisk ét ad gangen, når du forlader fokus. På fuld side skal du klikke Gem, når du er færdig med den blok, du arbejdede på.

Én note: redigerer du linjer eller vilkårstekst, husk at gemme først, før du genererer forhåndsvisning eller sender — ellers er PDF’en stadig den forrige version.

Fremme status fra Kanban

Er det eneste, du vil ændre, tilbudstrinnet (fordi kunden svarede, du sendte det, I havde gennemgangssamtalen), behøver du ikke engang åbne posten: træk kortet i Kanban fra én kolonne til en anden. Status opdateres med det samme. Det er den mest effektive måde at styre pipelinen på under salgsmøder eller om morgenen, når du gennemgår åbne handler.

En begrænsning at kende: «terminale» statusser — dem på 100 % (som Accepteret) eller 0 % (Afvist, Udløbet) — kan kun ændres til andre statusser af brugere med rollen Medlem i organisationen. Det beskytter mod, at eksterne samarbejdspartnere «genåbner» allerede lukkede handler.

Masse-redigering fra listevisning

Skal du ændre noget på mange tilbud på én gang — omfordele alle fra en sælger, der forlod virksomheden, tilføje tag til en batch sommertilbud, flytte status på en batch — skift til visningen Liste, filtrer for at finde de rigtige tilbud, vælg med afkrydsning, og klik Rediger i handlingsbjælken øverst.

Masse-redigeringsmodalen viser kun felter, der giver mening at redigere i bulk: ansvarlig, status, tags, simple brugerdefinerede felter. Du kan ikke masse-redigere linjer eller tekster — de er per definition specifikke for hvert tilbud. Bekræft, og ændringen gælder alle valgte.

Andre massehandlinger i samme bjælke er Klon, Arkiver og Slet — se de dedikerede afsnit.

Klone et tilbud

Har du et skabelontilbud, du genbruger ofte — samme linjestruktur med små variationer til en anden kunde — genskab det ikke fra bunden hver gang: klon det. Det klonede tilbud beholder alle linjer, vilkår, skabelon og valgte vedhæftninger; du skifter modtagerkunde og justerer priser om nødvendigt.

Enkelt klon

1. Åbn posten → Indstillinger (tre prikker) → Klon.
2. Vælg i modalen med afkrydsning, hvad der skal med i kopien: linjer (altid), og eventuelt vedhæftninger, forbindelser, kommentarer, tidslinjehistorik. Arbejder du på flere organisationer med samme konto, kan du klone tilbuddet til en anden organisation.
3. Bekræft.

Mokapen opretter det nye tilbud med suffiks i titlen for at skille det fra originalen. Det får ny kode (løbenummer for indeværende år) og er ikke linket til originalkunden — du sætter den rigtige modtager. Originalen forbliver uændret: kloning er en kopi, ikke en flytning.

Massekloning

1. Listevisning → vælg med afkrydsning → Klon i massebjælken → vælg valg én gang for alle → bekræft.

Arkivere et tilbud

Et tilbud er ikke som en opgave, der bliver «fuldført» og forsvinder. Selv når handlen er slut — vundet, tabt, udløbet — er posten nyttig: det er kundens kommercielle historik, og det er godt at finde den i forbindelser på posten, i årsrapporter, i analyser af tidligere tilbud. Arkiver gør netop det: flytter tilbuddet ud af aktive visninger (Kanban og Liste viser det ikke længere), men beholder det intakt. Det vises stadig på den linkede kundepost og i historiske rapporter, og du kan slå det op når som helst fra Tilbud → Handlinger → Tilbudsarkiv.

Enkelt arkivering

1. Åbn posten → Indstillinger → Arkiver.
2. Bekræft i modalen.

For at genåbne (kunden ringer måneder senere, og du vil starte derfra): find det i arkivet, åbn posten, Indstillinger → Gendan, og det vender tilbage til aktiv Kanban i den status, det havde før arkivering.

Massearkivering

1. Listevisning → vælg → Arkiver i massebjælken → bekræft.

Hvornår arkivere og hvornår slette? Praktisk regel: arkiver hvis tilbuddet reelt skete (du sendte det, der var diskussioner, det har historisk værdi), slet hvis det er en fejl (oprettet ved en fejl, dublet, test). Arkiver ikke for «oprydning»: Kanban med filtre giver den oprydning, du har brug for, og gamle men gode tilbud er merværdi på kundeposten.

Slette et tilbud

Slet tilbud oprettet ved en fejl eller testdubletter. Foretræk Arkiver, hvis tilbuddet har nyttig historik (sendt, accepteret, forbindelser med kunde eller mulighed), og du ikke vil miste spor på kontakt eller virksomhed.

Enkelt sletning

1. Åbn posten → Indstillinger (tre prikker) → Slet (rød post).
2. Bekræft i modalen.

Med Advanced Premium går tilbuddet i papirkurven (siden Tilbud → Handlinger → Tilbudspapirkurv). Derfra kan du Gendan eller Slet permanent. Åbner du et tilbud, der allerede er i papirkurven, vises et banner Gendan / Slet permanent.

På planen Gratis (uden Advanced Premium) er sletning generelt permanent lige efter bekræftelse, uden papirkurv — tjek organisationens tilladelser.

Massesletning

1. Listevisning → vælg → Slet (rød knap) → bekræft.

Omdanne et tilbud til en ordre

Tilbuddet er forslaget, ordren er den eksekutive bekræftelse: den repræsenterer kundens købsforpligtelse og — længere i processen — er udgangspunktet for fakturering. I Mokapen-flowet er skiftet fra tilbud til ordre naturligt og i mange tilfælde automatisk.

Der er tre måder at omdanne et tilbud til en ordre på, efter praktisk nytte:

• Automatisering ved lukning (anbefalet) — har du standard pipeline-automatiseringen aktiv («Opret ordre ved lukning» under Indstillinger → Salg → Tilbud), åbner Mokapen hurtigt en modal, når du flytter tilbuddet til en 100 %-status (fx Accepteret), og foreslår at oprette den linkede ordre med samme linjer, kunde, beløb og vilkår. Bekræft, og på to sekunder har du en ordre klar med eget løbenummer, linket til kildetilbuddet.
• Udløst af online accept — accepterer kunden via OTP fra det offentlige link, flyttes tilbuddet automatisk til Accepteret, og samme ordreforslag vises. Ingen manuelle handlinger fra dig, ud over at bekræfte modalen.
• Manuelt — fra tilbuddet, knappen + Opret og forbind → Ordre. Brug det, når automatiseringen ikke kører (fx lukkede du status, før automatisering var aktiv) eller når du vil oprette en delvis ordre i forhold til tilbuddet.

I alle tilfælde bliver originaltilbuddet i systemet (det slettes eller flyttes ikke) og er linket til ordren via fanen Forbindelser: fra det ene ser du det andet. Det betyder noget for historik — kundeposten viser «tilbud sendt i marts, accepteret i april, ordre udstedt i april» uden at du skriver noget i hånden. Detaljer om ordrestyring findes i guiden til ordrer.

Pipeline og statusser: model for salgsprocessen

Pipeline er den vej et tilbud tager fra start til slut — trinene (eller statusser), det gennemløber, hver med præcis betydning i jeres salg. Mokapen har en standard, der dækker 90 % af tilfældene, men har I særlige processer, kan I tilpasse den eller oprette flere.

Standard-pipeline

Som standard har tilbud én pipeline med seks statusser, der dækker det typiske kommercielle livsløb:

• Kladde (10 %) — tilbuddet forberedes, stadig internt, ikke sendt til kunden.
• Sendt (20 %) — du sendte det, nu venter du.
• Under gennemgang (60 %) — kunden svarede, vurderer, måske diskuterer ændringer.
• Accepteret (100 %) — handlen er vundet.
• Afvist (0 %) — handlen er tabt.
• Udløbet (0 %) — tilbuddet sluttede uden svar efter gyldighed.

Procenterne ved hver status — det, vi kalder «fremskridt» — er ikke dekoration: de påvirker fremskridtsbjælken på Kanban-kort og afgør, hvilke statusser der regnes som «vundet» (100 %) eller «tabt/lukket» (0 %). Mokapen-automatiseringer hænger på disse værdier: når et tilbud når 100 %, udløses ordreforslaget.

Tilpasse statusser

Passer standardprocessen ikke — arbejder I fx med offentlige udbud med trin som «Interesseerklæring → Dokumentation → Tildeling», eller styrer I projekter med trinnet «Teknisk godkendelse» før kommerciel accept — kan I ændre statusser under Indstillinger → Salg → Tilbud → Pipeline og statusser.

Der tilføjer I nye statusser, omdøber eksisterende, omarrangerer dem (rækkefølgen bestemmer Kanban-kolonnerne) og sætter fremskridtsværdi (0–100 %) for hver. Praktisk tip: brug fremskridt konsekvent — 100 % kun for statusser, der betyder sikker sejr, 0 % kun for endelige lukkestatusser. Mellemstatusser (20 %, 50 %, 80 %) bør vise, hvor «tæt» I er på sejr på en troværdig måde — så prognoserapporter (beløb × sandsynlighed) giver realistiske tal.

Flere pipelines til forskellige processer

Har I forskellige salgskanaler med forskellig handelslogik — lang B2B med flere trin, hurtig B2C med få trin, udbud med særlig bureaukrati — kan I oprette separate pipelines, hver med egne statusser. På Kanban-siden lader pipeline-menuen øverst jer vælge, hvilken I ser; skift med ét klik.

For at oprette ny pipeline gå til Indstillinger → Salg → Tilbud → Pipeline og statusser, eller direkte fra pipeline-menuen i Kanban (hvor du finder «Ny pipeline»). Pipelines kan begrænses til bestemte organisationsteams: kun salgsteamet «Enterprise» ser pipelinen «Store konti», «SMB»-teamet ser sit eget. Nyttigt for store organisationer med adskilte afdelinger.

Pipeline-automatiseringer

I pipeline-indstillinger finder du to automatiseringer værd at kende, fordi de ændrer, hvordan tilbud opfører sig automatisk:

• Opret ordre ved lukning (aktiv som standard) — når et tilbud når en 100 %-status, tilbyder Mokapen straks at generere den linkede ordre. Det dækkede vi i «Omdanne et tilbud til en ordre». Bruger I det ikke (fordi I styrer ordrer i ekstern ERP), kan I slå det fra.
• Flyt status efter kundeaccept (aktiv som standard) — accepterer en kunde et tilbud fra det offentlige OTP-link, flytter Mokapen det automatisk til den «vundne» status, I konfigurerer. Som standard går det til den første 100 %-status (Accepteret), men I kan angive en anden, nyttigt hvis I har et mellemtrin som «Accepteret afventer kontrakt» før endelig status.

Sync med faktureringssoftware

Mokapen er CRM og værktøj til kommercielle tilbud, ikke faktureringssoftware: e-fakturering, momsregistre, hovedbog håndteres af jeres ERP (Fatture in Cloud, revisor med egen software eller dedikeret ERP). For ikke at indtaste data to gange findes fanen Sync på tilbudsposten og i organisationens integrationsmodul.

Den mest modne integration er med Fatture in Cloud: fulde detaljer i guiden dedikeret til Fatture in Cloud. Kort sagt: forbinder du din FIC-konto til Mokapen, flyder kundeposter, katalogprodukter, tjenester og ordrer (med linjer) fra Mokapen til Fatture in Cloud — hvor de derefter bliver e-fakturaer. Retningen kan konfigureres: kun én vej eller begge.

På det enkelte tilbud viser fanen Sync postens status i forhold til integrationen: om den er synkroniseret, hvornår sidste handling lykkedes, om der var fejl. Er tilbuddet omdannet til ordre, handler sync primært om ordren — det er dér data betyder noget for skattecyklussen.

Kundeposter matches mellem de to systemer med momsnummer og skattekode som nøgler mod dubletter, så har du «Kunde Beta» allerede i Fatture in Cloud og opretter et tilbud i Mokapen for samme kunde, genkender systemet, at det er samme post uden at duplikere.

Relaterede afsnit

Tilbuddet lever ikke isoleret: der er andre Mokapen-områder omkring det, det lønner sig at kende for rigtig at bruge det.

• Forbindelser — link tilbuddet til muligheder, ordrer, opfølgningsopgaver, supporttickets, andre relaterede tilbud. Hver forbindelse er tovejs (fra tilbuddet ser du opgaven, fra opgaven ser du tilbuddet). Åbner du kundeposten seks måneder senere, genopbygger du med et blik, hvad der skete.
• Vedhæftninger — vedhæft specifikationer, tekniske specifikationer, kontraktudkast, skærmbilleder kunden sendte, til tilbuddet. De bliver på tilbudsposten og findes ved søgning i organisationens filer.
• Opdateringer — tidslinjen (aktivitetslog) er den fulde historik over alt, der skete med tilbuddet: oprettelse, hvem ændrede hvad og hvornår, hver sendt mail (med modtagere), hver kundeaccept (med IP og dato). Nyttigt ved tvist om «hvad vi sagde» — tidslinjen giver svaret med data.
• Tags — fri klassificering til hurtig filtrering og søgning: «Enterprise», «Fornyelse», «Skal genaktiveres», «Kompleks», den taksonomi der giver mening for jer. Filtre på siden Tilbud fungerer meget godt med tags.

Indstillinger for tilbud

Indstillinger er tilgængelige for organisationens administratorer og ejere og ligger under Indstillinger → Salg → Tilbud. Der er tre hovedområder:

• Pipeline og statusser — allerede dækket: definer trin, fremskridt, automatiseringer.
• Feltkonfiguration — hvilke felter der vises på tilbudsposten, i hvilken rækkefølge, hvilke der er påkrævet. I kan også tilføje brugerdefinerede felter (tal, tekst, datoer, lister) til forretningsspecifik info: «CIG» til offentlige udbud, «internt projektkode», forventet installationsdato. De vises på posten, som kolonner i listevisning (hvis I tilføjer dem) og i filtre.
• Konfiguration af listekolonner — hvilke oplysninger I ser i listevisning og i hvilken rækkefølge. I kan ændre dem direkte fra listevisning med Handlinger → Rediger kolonner, uden at gå til indstillinger.

Uden for tilbudsområdet, men vigtigt for at det fungerer godt, er to andre konfigurationer:

• Momssatser (Indstillinger → Salg → Moms) — har I ikke konfigureret mindst én, kan I ikke oprette linjer.
• Dokumentskabeloner (menuen Skabeloner i organisationen) — hvor I tilpasser PDF-skabelonerne fra «Dokumentdesign».

Tilbudsrapporter

Kanban og Liste er til arbejde med enkelte tilbud; for at forstå samlet performance — hvor mange tilbud I lavede i kvartalet, hvem der performer bedst, hvilke produkter oftest ender i tilbud, hvad konverteringsraten tilbud→ordre er — findes dedikerede rapporter, tilgængelige fra siden Tilbudsrapporter (kræver Premium-plan).

Tilgængelige rapporter dækker de mest nyttige analytiske visninger i en salgscyklus:

• Fordeling efter status — hvor mange tilbud der er i hvert pipeline-trin: afgørende for at spotte flaskehalse.
• Fordeling efter pipeline — bruger I mere end én, se hvordan arbejdet fordeler sig på kanaler.
• Performance efter ansvarlig — antal tilbud og økonomisk volumen pr. sælger.
• Mest tilbudte linjer — hvilke produkter/tjenester oftest ender i tilbud. Guld værd for at forstå, hvad markedet reelt efterspørger.
• Tilbud pr. kunde — hvem I dækkede og for hvilken værdi.
• Økonomiske volumener efter periode — månedlige, kvartalsvise, årlige trends.
• Margin og markup — tilbudsrentabilitet. Virker kun hvis I udfyldte enhedsomkostning på linjer: uden omkostninger forbliver rapporten tom.

Som overalt i Mokapen respekterer rapporter organisationens tilladelser: hver bruger ser kun poster, vedkommende har adgang til ud fra rollen. En sælger ser ikke automatisk kollegers tilbud, medmindre tilladelser tillader det — nyttigt for teams med intern konkurrence eller følsomme data.