Ο οδηγός Mokapen

Παραλήπτης και αποστολέας: ποιος αγοράζει και ποιος πουλά

Η προσφορά έχει δύο "πρόσωπα" που εμφανίζονται στην κορυφή του PDF: το αποστολέας (εσείς, ο οργανισμός σας) και ο παραλήπτης (ο πελάτης).

Ο αποστολέας είναι προσυμπληρωμένος από τις ρυθμίσεις του οργανισμού σας: όνομα, διεύθυνση, ΑΦΜ, email, λογότυπο. Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα: εάν έχετε διαμορφώσει σωστά τα δεδομένα του οργανισμού, κάθε προσφορά τα έχει ήδη. Μπορείτε ακόμα να τα τροποποιήσετε στη μεμονωμένη προσφορά εάν το απαιτεί μια ειδική περίπτωση (υποκατάστημα που εκδίδεται με διαφορετικά δεδομένα).

Ο παραλήπτης είναι αυτό που ορίζετε και εδώ συμβαίνει το μαγικό εάν ο πελάτης βρίσκεται ήδη στον κατάλογό σας. Επιλέγοντας μια εταιρεία από το αναπτυσσόμενο μενού, το Mokapen φορτώνει αυτόματα το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό ΦΠΑ, την κύρια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το τηλέφωνο στο μπλοκ παραλήπτη. Εάν, στη συνέχεια, συνδέσετε επίσης μια συγκεκριμένη επαφή στην εταιρεία (ο παραπέμπων, ο αγοραστής, ο τεχνικός), το όνομα και το email τους γίνονται η προσωπική αναφορά για την προσφορά — χρήσιμα για αποστολή email και ηλεκτρονική αποδοχή, η οποία θα χρησιμοποιεί αυτήν ακριβώς τη διεύθυνση.

Εάν ο πελάτης δεν υπάρχει ακόμα στον κατάλογο, πληκτρολογώντας το όνομά του στο πεδίο της εταιρείας, η Mokapen προσφέρει τη δημιουργία τους on the fly.Σε αυτήν την περίπτωση, η εγγραφή δημιουργείται με τα ελάχιστα δεδομένα που εισάγετε στο απόσπασμα — μπορείτε να τη συμπληρώσετε αργότερα από τον Κατάλογο.

Μια σημαντική εμπορική λεπτομέρεια: εάν η εταιρεία-πελάτης έχει αποκλειστική έκπτωση διαμορφωμένη στο αρχείο της (στον Κατάλογο → Εταιρεία → Αποκλειστική έκπτωση), όταν τη συνδέετε με την προσφορά, η έκπτωση φορτώνεται αυτόματα και εφαρμόζεται σε όλες τις γραμμές. Δεν χρειάζεται να το θυμάστε κάθε φορά — αν το "Customer Beta παίρνει πάντα 15%", το θυμάται η Mokapen για εσάς.

Στοιχεία γραμμής: δημιουργία της εμπορικής προσφοράς

Τα στοιχεία γραμμής είναι η καρδιά της προσφοράς: οι σειρές που περιγράφουν στον πελάτη τι προτείνετε και πόσο κοστίζει. Κάθε σειρά έχει τίτλο, ποσότητα, τιμή μονάδας, συντελεστή ΦΠΑ και σύνολο. Όλα τα άλλα — εκπτώσεις, καθαρός/ακαθάριστος υπολογισμός, περιθώριο κέρδους, φόροι — υπολογίζονται σε πραγματικό χρόνο καθώς εργάζεστε.

Όταν κάνετε κλικ στο + Item ανοίγει ένα modal με την πρώτη επιλογή που πρέπει να κάνετε: τι τύπο σειράς θέλετε να προσθέσετε. Υπάρχουν πέντε επιλογές και η διαφορά μεταξύ τους δεν είναι αισθητική — αλλάζει αυτό που αντιπροσωπεύει η σειρά στο απόσπασμα.

Οι πέντε τύποι αντικειμένων

Κάθε σειρά μπορεί να είναι ένας από αυτούς τους πέντε τύπους και η επιλογή αλλάζει αυτό που αντιπροσωπεύει η σειρά στο εισαγωγικό:

• Service — αντλείται από τον κατάλογο υπηρεσιών . Χρησιμοποιήστε το όταν προτείνετε κάτι άυλο (συμβουλευτική, συνδρομή, παρέμβαση με ημερήσια τιμή). Επιλέξτε την υπηρεσία από το μενού και η τιμή, ο ΦΠΑ, ο κωδικός και η περιγραφή είναι προσυμπληρωμένα από τον κατάλογο. Μπορείτε ακόμα να τα τροποποιήσετε στη σειρά εάν για αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη εφαρμόσετε διαφορετική τιμή: ο κατάλογος παραμένει αμετάβλητος.
• Προϊόν — λειτουργεί το ίδιο με το Service, αλλά προέρχεται από τον Κατάλογο προϊόντων: υλικό, υλικά, άδειες λογισμικού, οτιδήποτε απτό ή με SKU.
.
• Γενικό αντικείμενο — δωρεάν σειρά: δεν υπάρχει σύνδεσμος καταλόγου, γράφετε τον τίτλο, την τιμή και την ποσότητα με το χέρι. Ιδανικό για περιστασιακά αντικείμενα που δεν έχουν νόημα να τοποθετηθούν στον κατάλογο ("Ταξίδια στο Μιλάνο", "Μία αρχική ρύθμιση", "Προσαρμογή γραφικών λογότυπου").
• Γενικό % στοιχείο — υπολογισμένη σειρά: εισαγάγετε ένα ποσοστό (θετικό ή αρνητικό) και το Mokapen υπολογίζει το ποσό ως ποσοστό του καθαρού των προηγούμενων σειρών. Η κλασική περίπτωση χρήσης είναι η έκπτωση παραγγελίας ("Έκπτωση επιβράβευσης −10%" μετά την καταχώριση όλων των ειδών) ή μια επιπλέον χρέωση ("Επείγουσα εξυπηρέτηση +15%"). Ο αριθμός υπολογίζεται εκ νέου σε πραγματικό χρόνο εάν προσθέσετε μια σειρά παραπάνω ή αλλάξετε μια τιμή.
• % αντικείμενο μόνο για κείμενο — όπως το προηγούμενο αλλά χωρίς υπολογισμένο ποσό: εμφανίζει μόνο την ετικέτα στο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε το όταν θέλετε να κοινοποιήσετε κάτι στον πελάτη χωρίς να επηρεαστούν τα σύνολα ("Η έκπτωση περιλαμβάνεται ήδη στις τιμές", "Μειωμένος ΦΠΑ σε ορισμένα είδη").
⟦263 ⟧

 

Τι γράφετε σε κάθε σειρά

Ανεξάρτητα από τον τύπο, κάθε σειρά στοιχείων έχει τα ίδια πεδία προς συμπλήρωση (με μικρές διαφορές για % τύπους):

• Title και σημείωση — τι διαβάζει ο πελάτης στο PDF. Ο τίτλος είναι η κύρια γραμμή ("Συντήρηση διακομιστή ρουτίνας"), η σημείωση είναι η παρακάτω περιγραφή ("Περιλαμβάνει δύο τριμηνιαίες επισκέψεις, διαχείριση εισιτηρίων, ενημερώσεις ασφαλείας"). Εάν επιλέξατε από τον κατάλογο, είναι προσυμπληρωμένο. αν είναι γενικό το γράφεις μόνος σου.
• Ποσότητα και τιμή μονάδας — κάνουν τη σειρά συνολικά. Η προεπιλεγμένη ποσότητα είναι 1, οπότε για υπηρεσία μίας λήψης εισάγετε απλώς την τιμή. Για σειρές κατανάλωσης (ώρες, ημέρες, άδειες) εισαγάγετε την πραγματική ποσότητα.
• Ποσοστό ΦΠΑ — επιλέγεται από το μενού μεταξύ αυτών που έχουν διαμορφωθεί στον οργανισμό σας (Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι). Εάν δεν έχετε διαμορφώσει ακόμη τις τιμές, το Mokapen σας προειδοποιεί πριν σας επιτρέψει να δημιουργήσετε στοιχεία. Το σύστημα ορίζει από προεπιλογή την τιμή προϊόντος/υπηρεσίας καταλόγου ή την τυπική τιμή της χώρας σας εάν είναι γενική.
• Έκπτωση γραμμής — το ποσοστό έκπτωσης στο μεμονωμένο είδος (0–100%): χρήσιμο όταν δίνετε ειδική τιμή σε ένα προϊόν χωρίς να αγγίζετε τα άλλα.Διαφέρει από την έκπτωση πελάτη και την έκπτωση εγγράφων — δείτε παρακάτω.
• Κόστος μονάδας — εσωτερικό πεδίο, μη ορατό στον πελάτη: χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό περιθωρίου και σήμανσης. Εάν το συμπληρώσετε, η προσφορά σας λέει πόσα κερδίζετε σε αυτή τη σειρά. Δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά αν εργάζεστε με στενά περιθώρια ή θέλετε να κατανοήσετε την κερδοφορία της προσφοράς, αξίζει να την εισάγετε τουλάχιστον στα κύρια είδη.

 

Καθαρές ή μικτές τιμές: τι να επιλέξετε

Επάνω από τη λίστα ειδών υπάρχει μια εναλλαγή "Χρήση ακαθάριστων τιμών". Δεν είναι τεχνική λεπτομέρεια: αλλάζει τι σημαίνει στην πραγματικότητα ο αριθμός που πληκτρολογείτε στο πεδίο τιμής.

• Καθαρές τιμές (προεπιλογή) — εισάγετε την τιμή χωρίς ΦΠΑ. Αν γράψετε 100€ στη σειρά με 22% ΦΠΑ, ο πελάτης βλέπει 100€ καθαρά + 22€ ΦΠΑ = 122€ σύνολο. Αυτή είναι η τυπική συμπεριφορά B2B: ο ομόλογός σας σκέφτεται καθαρά επειδή αφαιρεί ΦΠΑ.
• Μικτές τιμές — εισάγετε την τιμή συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Αν γράψετε 122 € σε μια σειρά με 22% ΦΠΑ, το Mokapen τα χωρίζει: 100 € καθαρά, 22 € ΦΠΑ. Αυτή είναι μια φυσική συμπεριφορά B2C: ο ιδιώτης πελάτης θέλει να μάθει τι πληρώνει στο ταμείο, δεν τον ενδιαφέρει η διάσπαση.

Η εναλλαγή ισχύει για ολόκληρη την προσφορά: δεν μπορείτε να έχετε κάποιες σειρές καθαρές και άλλες ακαθάριστες. Επιλέξτε με βάση τον πελάτη: αν είναι εταιρεία, σχεδόν πάντα καθαρή? αν είναι τελικός καταναλωτής, σχεδόν πάντα ακαθάριστο.

 

Εκπτώσεις: πώς συνδυάζονται τα τρία επίπεδα

Το σύστημα εκπτώσεων του Mokapen είναι ισχυρό, αλλά πρέπει να γίνει κατανοητό επειδή λειτουργεί σε τρία επικαλυπτόμενα επίπεδα που εφαρμόζονται σε καταρράκτη (δεν αθροίζονται). Εξηγώ τη σειρά με ένα συγκεκριμένο παράδειγμα.

 

Φανταστείτε να ετοιμάζετε μια καθαρή προσφορά 1.000 € (μονή σειρά) για έναν πελάτη με αποκλειστική έκπτωση 10% στο αρχείο του, εφαρμόζοντας έκπτωση γραμμής 5% και προσθέτοντας έκπτωση 3% στο τέλος για να κλείσετε τη συμφωνία. Ο υπολογισμός προχωρά ως εξής:

1. Ξεκινήστε από €1.000.
2. Εφαρμόστε 10% έκπτωση πελάτη (από εταιρικό αρχείο) → €900.
3. Εφαρμόστε 5% έκπτωση γραμμής → €855.
4. Εφαρμόστε 3% έκπτωση εγχειριδίου → 829,35.
5. Υπολογίστε ΦΠΑ στο τελικό ποσό.

Οι τρεις εκπτώσεις δεν κάνουν 18% συνολικά: εφαρμόζονται σε καταρράκτη δίνουν μαθηματικά διαφορετικό αποτέλεσμα και διαφορετικά ποσά.

 

Στην πράξη σπάνια θα χρησιμοποιήσετε και τα τρία μαζί. Το κοινό μοτίβο είναι:

• Έκπτωση πελάτη — αυτόματη για αφοσίωση, ορίζεται μία φορά στο εταιρικό ρεκόρ και εφαρμόζεται σε όλες τις προσφορές της.
• Έκπτωση γραμμής — τακτική σε μεμονωμένα είδη, όταν δίνετε ειδική τιμή σε ένα προϊόν χωρίς να αγγίζετε τα άλλα.
.
• Έκπτωση χειροκίνητου εγγράφου — ο "τελικός μοχλός" για να κλείσετε μια συμφωνία κατόπιν διαπραγμάτευσης στον τελευταίο γύρο.

Το μπλοκ συνόλων στην προσφορά δείχνει κάθε επίπεδο ξεχωριστά, ώστε να γνωρίζετε πάντα τι εφαρμόσατε και γιατί. Η μη αυτόματη έκπτωση εγγράφων είναι ενεργοποιημένη από τον πίνακα "Προσθήκη έκπτωσης" που εμφανίζεται κάτω από τα στοιχεία: μέχρι να την ενεργοποιήσετε, η προσφορά λειτουργεί μόνο με εκπτώσεις πελατών και γραμμής.

 

Αναδιάταξη, επεξεργασία, διαγραφή σειρών

Οι σειρές

μπορούν να συρθούν για αναδιάταξη: η σειρά που βλέπετε στην οθόνη είναι η σειρά που θα δει ο πελάτης στο PDF. Βάλτε πρώτα κύρια είδη, μετά αξεσουάρ και μετά τυχόν ποσοστιαίες εκπτώσεις — έτσι η προσφορά διαβάζεται καλά.

Για να επεξεργαστείτε μια σειρά κάντε κλικ στο εικονίδιο επεξεργασίας: ο ίδιος τρόπος δημιουργίας ανοίγει ξανά. Για να το διαγράψετε, το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων. Το Mokapen δεν ζητά επιβεβαίωση για τη διαγραφή της σειράς (η αναδημιουργία διαρκεί δευτερόλεπτα), αλλά αν εργάζεστε σε μια σημαντική προσφορά, αξίζει να την αποθηκεύετε περιοδικά.

 

Σύνολα: τι βλέπει ο πελάτης και τι βλέπετε μόνο εσείς

Το μπλοκ σύνολα στο κάτω μέρος της καρτέλας στοιχείων εμφανίζει όλα τα μαθηματικά προσφορών.Τα στοιχεία που είναι ορατά στον πελάτη στο PDF είναι:

• Καθαρό σύνολο — άθροισμα των φορολογητέων ποσών γραμμής.
Ισχύουν
• εκπτώσεις — μία προς μία εάν υπάρχουν διαφορετικοί τύποι.
• Φόροι — διαχωρισμένοι με συντελεστή ΦΠΑ.
• Μικτό σύνολο — ο τελικός αριθμός που βλέπει ο πελάτης.
⟦411 ⟧

 

Στη συνέχεια, υπάρχουν τρία στοιχεία που βλέπετε μόνο εσωτερικά και δεν εμφανίζονται ποτέ στο PDF. Εμφανίζονται μόνο εάν συμπληρώσατε το κόστος μονάδας στις σειρές:

• Margin — διαφορά μεταξύ καθαρής τιμής και συνολικού κόστους.
• Περιθώριο % — περιθώριο σε σχέση με την τιμή πώλησης.
• Σήμανση % — περιθώριο σε σχέση με το κόστος.

Αυτές είναι οι εσωτερικές μετρήσεις κερδοφορίας σας, χρήσιμες για να αποφασίσετε εάν μπορείτε ακόμα να μειώσετε την τιμή για να κλείσετε.

 

Σχεδίαση εγγράφων: Πρότυπα PDF και πώς να τα προσαρμόσετε

Το PDF που λαμβάνει ο πελάτης δεν συντίθεται από την Mokapen από την αρχή κάθε φορά: ξεκινά από ένα πρότυπο που ορίζει τη διάταξη, τα χρώματα, τη θέση λογότυπου, τη δομή του πίνακα αντικειμένων, όπου πηγαίνει η υπογραφή. Στην εγγραφή προσφοράς βρίσκετε το μπλοκ Design με ένα αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε ποιο πρότυπο θα χρησιμοποιήσετε.

Πρότυπα συστήματος (έτοιμα προς χρήση)

Mokapen περιλαμβάνει τέσσερα προεπιλεγμένα πρότυπα — Τυπικό 1, Τυπικό 2, Τυπικό 3S4, 4 — με διαφορετικές διατάξεις. Διαφέρουν ως προς την τοποθέτηση λογότυπου (πάνω αριστερά, στο κέντρο, δεξιά), στο στυλ πίνακα στοιχείων (με ή χωρίς εναλλασσόμενες σειρές, μόνο με περιγράμματα ή διαχωριστικά), τη διάταξη μπλοκ αποστολέα/παραλήπτη, θέση μπλοκ υπογραφής. Έχουν ήδη διαμορφωθεί και χρησιμοποιούν αυτόματα τα δεδομένα του οργανισμού σας (λογότυπο, χρώματα, φορολογικά δεδομένα).

Αν μόλις ξεκινάτε και δεν έχετε χρόνο για προσαρμογή, δοκιμάστε τα τέσσερα τυπικά πρότυπα με την ίδια προσφορά (απλώς αλλάξτε το πρότυπο και κάντε κλικ στην Προεπισκόπηση) και επιλέξτε αυτό που σας αρέσει περισσότερο. Πολλοί χρήστες παραμένουν σε τυπικά πρότυπα για χρόνια χωρίς προβλήματα.

Τα προσαρμοσμένα πρότυπα του οργανισμού σας

Εάν έχετε συγκεκριμένες ανάγκες — ακριβή χρώματα επωνυμίας, διάταξη που απαιτείται από τον κλάδο σας, πρόσθετα μπλοκ όπως όρους εγγύησης ή ψηφιακή υπογραφή — μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Πρότυπα (περιοχή μενού) του οργανισμού. Κάθε πρότυπο είναι συγκεκριμένου τύπου (Προσφορά, Παραγγελία, Τιμολόγιο...) και ορίζει τη δομή του εγγράφου με προσαρμόσιμα μπλοκ.

Ένα προσαρμοσμένο πρότυπο σάς επιτρέπει:

• Ορίστε ποια μπλοκ θα εμφανίζονται και τη θέση τους (κεφαλίδα, αποστολέας, παραλήπτης, πίνακας στοιχείων, συνθήκες, υπογραφή, νομικές σημειώσεις).
• Ρυθμίστε χρώματα, γραμματοσειρές και στυλ πίνακα για να ευθυγραμμιστούν με την επωνυμία.
• Προφόρτωση τυπικού κειμένου σε οικονομικές συνθήκες: όταν δημιουργείτε μια νέα προσφορά με αυτό το πρότυπο, το κείμενο προϋποθέσεων συμπληρώνεται αυτόματα με τις ρήτρες που έχετε ετοιμάσει (εγκυρότητα, όροι πληρωμής, ρυθμιστικές αναφορές).

Στη λίστα προτύπων του οργανισμού σας, μπορείτε να επισημάνετε ένα πρότυπο ως προεπιλεγμένο: θα προταθεί αυτόματα σε όλα τα νέα εισαγωγικά. Χρήσιμο όταν ολόκληρη η ομάδα πωλήσεων πρέπει να χρησιμοποιήσει την ίδια διάταξη χωρίς να το σκέφτεται.

Αν αλλάξετε το πρότυπο μιας υπάρχουσας προσφοράς (για παράδειγμα, επειδή αυτός ο πελάτης απαιτεί διαφορετική διάταξη) και αποθηκεύσετε, κάνετε προεπισκόπηση και κατεβάσετε τη νέα σχεδίαση — χωρίς να αγγίξετε στοιχεία, τιμές ή όρους που έχετε ήδη γράψει.

Οικονομικές συνθήκες: το δωρεάν κείμενο της προσφοράς

Στο μπλοκ Document βρίσκετε τον επεξεργαστή οικονομικών συνθηκών: μια περιοχή πλούσιου κειμένου (έντονα, πλάγια, λίστες, συνδέσμους, πίνακες) όπου γράφετε τα πάντα γύρω από τα στοιχεία και τους αριθμούς. Όροι πληρωμής ("30 ημέρες από την ημερομηνία τιμολογίου"), ισχύς προσφοράς ("ισχύει έως 31/03/2026"), ρήτρες εμπιστευτικότητας, χρόνοι παράδοσης, εγγυήσεις, κυρώσεις, ρυθμιστικές αναφορές.

Αν ορίσετε ένα πρότυπο με προφορτωμένες συνθήκες, το πρόγραμμα επεξεργασίας συμπληρώνεται κατά τη δημιουργία προσφορών — επεξεργάζεστε μόνο ό,τι χρειάζεται για τη συγκεκριμένη περίπτωση.Εάν το πρότυπο δεν έχει προφορτωμένες συνθήκες, ξεκινάτε από το κενό και γράφετε ελεύθερα.

Το κείμενο των συνθηκών εμφανίζεται στο PDF κάτω από τον πίνακα στοιχείων, πριν από το μπλοκ υπογραφής. Δεν ευρετηριάζεται ούτε αναλύεται από το Mokapen: είναι καθαρό περιεχόμενο εγγράφου, η μορφοποίηση που βλέπετε στο πρόγραμμα επεξεργασίας είναι αυτή που βλέπει ο πελάτης.

Προεπισκόπηση, λήψη και αποστολή στον πελάτη

Όταν η προσφορά είναι έτοιμη — εισαγόμενα είδη, γραμμένοι όροι, σύνδεση με τον πελάτη — είναι ώρα να την παραδώσετε στον πελάτη. Το Mokapen σας δίνει τρεις διαδρομές, από το πιο απλό έως το πιο επαγγελματικό.

Προεπισκόπηση: ελέγξτε πριν την αποστολή

Το κουμπί Προεπισκόπηση στην επάνω δεξιά γωνία της εγγραφής σας δείχνει το PDF ακριβώς όπως θα το δει ο πελάτης, απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης σε μορφή Α4. Δεν δημιουργεί αρχείο για λήψη: είναι μια άμεση απόδοση του εγγράφου με τρέχοντα δεδομένα και πρότυπο.

Χρησιμοποιήστε το πάντα πριν την αποστολή. Αποκαλύπτει σε δύο δευτερόλεπτα πράγματα που ξεφεύγουν όταν κοιτάζετε το ρεκόρ: ένας τίτλος αντικειμένου κόπηκε επειδή είναι πολύ μεγάλος, μια σημείωση που τυλίγει άσχημα, το λογότυπο τοποθετημένο με τρόπο που δεν σας αρέσει με αυτό το πρότυπο, έναν λάθος συντελεστή ΦΠΑ σε μια σειρά. Επεξεργαστείτε, αποθηκεύστε, ανοίξτε ξανά την προεπισκόπηση — επαναλάβετε μέχρι να ικανοποιηθείτε.

Μια σημαντική λεπτομέρεια: η προεπισκόπηση αντικατοπτρίζει την αποθηκευμένη κατάσταση της προσφοράς. Εάν μόλις αλλάξατε στοιχεία ή συνθήκες και δεν έχετε αποθηκεύσει, η προεπισκόπηση ενδέχεται να μην εμφανίζει τις πιο πρόσφατες αλλαγές. Αποθηκεύστε και δοκιμάστε ξανά.

Λήψη: PDF ή Word

Το κουμπί Λήψη ανοίγει ένα μενού με δύο επιλογές: PDF και Word (docx). Το PDF είναι η τυπική μορφή παράδοσης — μη επεξεργάσιμη από τον πελάτη, επαγγελματίας, καθολική. Το όνομα αρχείου συντίθεται αυτόματα ως SenderName - QuoteCode.pdf (παράδειγμα: "Acme Ltd - 3-2026.pdf"), οπότε όταν ο πελάτης το αποθηκεύει στον υπολογιστή του είναι ήδη αναγνωρισμένο.

Word εξυπηρετεί δύο συγκεκριμένες περιπτώσεις: όταν πρέπει να προσαρμόσετε μη αυτόματα το έγγραφο πριν από την αποστολή (προσθέστε μια προσαρμοσμένη παράγραφο που δεν θέλετε στο σύστημα) ή όταν ο πελάτης ζητά μια επεξεργάσιμη μορφή επειδή την ενσωματώνει σε μεγαλύτερο έγγραφο. Σημείωση: το εξαγόμενο Word είναι ένα στιγμιότυπο της προσφοράς — οι αλλαγές που έγιναν εκεί δεν επιστρέφουν στο Mokapen.

Αποστολή email: παράδοση απευθείας από την προσφορά

Το κουμπί Αποστολή email ανοίγει ένα modal που σας επιτρέπει να στείλετε την προσφορά στον πελάτη χωρίς να φύγετε από το Mokapen, με συνημμένο το PDF και προαιρετικά τον σύνδεσμο online αποδοχής.

Ο παραλήπτης είναι προσυμπληρωμένος με το email της συνδεδεμένης επαφής ή εταιρείας. Μπορείτε να προσθέσετε πολλούς παραλήπτες διαχωρισμένους με ερωτηματικά — χρήσιμο όταν η επαφή θέλει να αντιγράψει τον υπεύθυνο αγορών ή τον λογιστή. Το πεδίο From προτείνει διευθύνσεις email που έχετε διαμορφώσει ως συνδέσεις SMTP στον οργανισμό: αν δεν έχετε καμία, το Mokapen χρησιμοποιεί τη διεύθυνση του συστήματός του (το email εξακολουθεί να έρχεται, αλλά από μια γενική διεύθυνση). Για να φανείτε επαγγελματίας, αξίζει να συνδέσετε τουλάχιστον μία διεύθυνση εταιρείας (info@, sales@, την προσωπική σας) στην ενότητα συνδέσεις email.

Το θέμα είναι προσυμπληρωμένο με "Προσφορά {κωδικός}" — αλλάξτε το αν προτιμάτε κάτι πιο συγκεκριμένο ("Η πρότασή μας για συντήρηση 2026"). Το body έχει ήδη οριστεί με έναν τυπικό χαιρετισμό, αλλά μπορείτε να το ξαναγράψετε εντελώς: την τελευταία σας εμπορική σημείωση, μια αναφορά σε μια συνομιλία, τα επόμενα βήματα.

Παρακάτω θα βρείτε δύο σημαντικές επιλογές:

• Επισύναψη εγγράφου PDF (ενεργό από προεπιλογή) — δημιουργεί την προσφορά PDF και την επισυνάπτει στο email, ώστε ο πελάτης να έχει πάντα ένα αντίγραφο, ακόμα κι αν δεν κάνει κλικ στον σύνδεσμο.
.
• Λήψη αντιγράφου BCC — σας στέλνει ένα κρυφό αντίγραφο του email στη διεύθυνσή σας, χρήσιμο για την παρακολούθηση του τι ακριβώς στείλατε και πότε.
.

Μετά την αποστολή, το συμβάν καταγράφεται στο χρονικό πλαίσιο προσφοράς (ημερομηνία, ώρα, παραλήπτες): ακόμα κι αν επιστρέψετε στην προσφορά τρεις εβδομάδες αργότερα, γνωρίζετε ακριβώς πότε την στείλατε.

Διαδικτυακή αποδοχή με OTP: λαμβάνω ένα ναι με ασφάλεια

Η κλασική αχίλλειος πτέρνα των εισαγωγικών είναι η αποδοχή.Ο πελάτης γράφει "ok προχωρήστε" και καταλήγετε με ένα γενικό email στα εισερχόμενά σας που δεν έχει συμβατική αξία, που μπορεί να χάσετε, ότι δεν είστε σίγουροι ότι καλύπτει όλα τα είδη προσφοράς. Μετά μαλώνετε για το ποιος είπε τι.

Mokapen solves this with online acceptance via OTP: the customer receives a link, opens the quote on a web page, receives a verification code by email (so we are sure it is them and not someone else), and confirms acceptance with one click. Τα πάντα παρακολουθούνται στο απόσπασμα: ημερομηνία, ώρα, διεύθυνση IP, ποιες σειρές αποδέχθηκαν.

Πώς να ενεργοποιήσετε την αποδοχή κατά την αποστολή

Στο τρόπο αποστολής email, κάτω από τις επιλογές PDF και BCC, βρίσκετε το μπλοκ "Δημόσιος σύνδεσμος με αποδοχή". Εάν ο παραλήπτης έχει ένα έγκυρο email στην προσφορά, το σύστημα προτείνει αυτόματα την ενεργοποίησή του. Έχετε δύο διακόπτες:

• Απαιτείται αποδοχή — εάν είναι ενεργό, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνει ο πελάτης περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο προς μια σελίδα δημόσιας προσφοράς όπου μπορούν να κάνουν κλικ στο "Αποδοχή αυτής της προσφοράς". Εάν δεν το ενεργοποιήσετε, ο σύνδεσμος οδηγεί μόνο σε μια σελίδα προβολής (ο πελάτης βλέπει την προσφορά και κατεβάζει το PDF, χωρίς κουμπί αποδοχής).
• Μερική αποδοχή — εάν είναι ενεργή, στη δημόσια σελίδα ο πελάτης βλέπει ένα πλαίσιο ελέγχου σε κάθε σειρά στοιχείων και μπορεί να επιλέξει να αποδεχτεί μόνο ορισμένα στοιχεία. Χρησιμοποιήστε το όταν η προσφορά είναι αρθρωτή ("Θέλω μόνο συντήρηση, όχι επέκταση εγγύησης"). Εάν το παρατήσετε, ο πελάτης μπορεί να αποδεχθεί μόνο τα πάντα ή τίποτα — κάτι που είναι συχνά καλύτερο επειδή επιβάλλει μια σαφή επιλογή και δεν σας αναγκάζει να επαναδιατυπώσετε την προσφορά για μη αποδεκτά είδη.
⟦605 ⟧

 

Τι βιώνει ο πελάτης σας από την πλευρά του

Βοηθά να γνωρίζετε τι συμβαίνει από την πλευρά του πελάτη, επειδή είναι το μέρος της διαδικασίας που δεν βλέπετε αλλά εξαρτάται το ποσοστό αποδοχής.

 

Ο πελάτης λαμβάνει το email σας με συνημμένο το PDF και έναν σύνδεσμο. Κάνουν κλικ στον σύνδεσμο και ανοίγει μια δημόσια ιστοσελίδα με την προσφορά να εμφανίζεται σε μορφή Α4, ακριβώς όπως στο PDF. Υπάρχει ένα κουμπί για λήψη του PDF (για αρχειοθέτηση) και, εάν ενεργοποιήσατε την αποδοχή, ένα εμφανές κουμπί "Αποδοχή αυτής της προσφοράς".

.

Όταν ο πελάτης κάνει κλικ στο "Αποδοχή", το Mokapen του στέλνει έναν εξαψήφιο κωδικό στο ίδιο email όπου έλαβε τον σύνδεσμο (το email που ορίσατε ως παραλήπτης προσφοράς). Ο πελάτης ελέγχει τα εισερχόμενά του, λαμβάνει τον κωδικό, τον εισάγει στη σελίδα — και σε αυτό το σημείο επαληθεύεται η επιβεβαίωση. The code is valid for one hour, then expires and must be requested again.

Εάν ενεργοποιήσατε το μερική αποδοχή, μετά την επαλήθευση του κωδικού, ο πελάτης βλέπει τη λίστα ειδών με ένα πλαίσιο ελέγχου σε καθένα: επιλέγει τι θα αποδεχτεί και επιβεβαιώνει. Οι ποσοστιαίες σειρές (αυτόματες εκπτώσεις/επιβαρύνσεις) παραλείπονται — θα ήταν περίεργο να γίνουν αποδεκτές μία προς μία.

 

Το μεγάλο πλεονέκτημα αυτής της ροής είναι ότι δεν απαιτεί από τον πελάτη να εγγραφεί στο Mokapen. Είναι γρήγορο, λειτουργεί σε smartphone και η επαλήθευση OTP δίνει νομική βαρύτητα στην αποδοχή (είναι σαν μια ελαφριά ηλεκτρονική υπογραφή).

 

Τι συμβαίνει στο Mokapen όταν ο πελάτης αποδέχεται

Η αποδοχή δεν είναι ένα γεγονός που περνά απαρατήρητο: αλλάζει την κατάσταση της προσφοράς και την καταγράφει με ανιχνεύσιμο τρόπο.

Οι αποδεκτές σειρές εμφανίζουν ένα πράσινο εικονίδιο επιβεβαίωσης με ημερομηνία αποδοχής. Στη γραμμή χρόνου προσφοράς εμφανίζεται ένα συμβάν "Αποδεκτό από τον πελάτη" με το email του πελάτη που επιβεβαίωσε και τη διεύθυνση IP από την οποία προήλθε το αίτημα. Εάν αφήσετε ενεργό τον προεπιλεγμένο αυτοματισμό (ρυθμίσεις αγωγού), η κατάσταση προσφοράς μετακινείται αυτόματα στο "Αποδεκτό" — η κάρτα μετακινείται στην τελική στήλη Kanban.

.

Εάν έχετε επίσης ενεργό τον αυτοματισμό "Δημιουργία παραγγελίας στο κλείσιμο" (προεπιλογή ναι), η Mokapen προσφέρει να δημιουργήσετε αμέσως τη συνδεδεμένη παραγγελία με τα ίδια στοιχεία, πελάτη και ποσά. Ένα κλικ και η προσφορά γίνεται παραγγελία έτοιμη για εκπλήρωση ή συγχρονισμός με το ERP χρέωσης.

 

Θήκες άκρων που πρέπει να γνωρίζετε

⟦646 ⟧
• Προσφορά χωρίς email παραλήπτη — Η ηλεκτρονική αποδοχή δεν είναι διαθέσιμη επειδή η Mokapen δεν έχει πού να στείλει τον κωδικό OTP.Ο δημόσιος σύνδεσμος εξακολουθεί να λειτουργεί μόνο για προβολή: χρήσιμος για κοινή χρήση του PDF σε άλλα κανάλια (WhatsApp, συνομιλία, πύλη πελατών), αλλά χωρίς την επίσημη ροή επιβεβαίωσης.
• Ληγμένος ή χαμένος κωδικός OTP — ο πελάτης μπορεί να ζητήσει έναν νέο από τη δημόσια σελίδα κάνοντας ξανά κλικ στην "Αποστολή κωδικού". Οι προηγούμενοι κωδικοί ανακαλούνται αυτόματα.
• Αποδοχή εκτός Mokapen — εάν ο πελάτης υπέγραψε ένα έντυπο αντίγραφο ή απάντησε μέσω email με σαφείς λέξεις, μπορείτε να επισημάνετε μη αυτόματα τις σειρές ως αποδεκτές από τον τρόπο επεξεργασίας σειράς στοιχείων, επιλέγοντας "Αποδεκτό από τον πελάτη". Λιγότερο ανιχνεύσιμο από τη διαδρομή OTP, αλλά καλύπτει περιπτώσεις όπου ο πελάτης απλά δεν θέλει να χρησιμοποιήσει τον διαδικτυακό σύνδεσμο.

Δημιουργία προσφοράς

Υπάρχουν δύο τρόποι για να ξεκινήσετε και η επιλογή αλλάζει πόση δουλειά πρέπει να κάνετε.

Και στους δύο τρόπους η ακολουθία λειτουργίας είναι η ίδια:

Κάντε κλικ στο Preview για έναν τελικό έλεγχο και, στη συνέχεια, Στείλτε email ή Κατεβάστε PDF ανάλογα με τον τρόπο που θέλετε να το παραδώσετε.

Δεν χρειάζεται να είναι όλα τα πεδία τέλεια κατά την πρώτη αποθήκευση: η εγγραφή ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να επιστρέψετε ανά πάσα στιγμή για να επεξεργαστείτε αντικείμενα, τιμές, κείμενα. Μόνο η αποστολή είναι οριστική, με την έννοια ότι ο πελάτης έχει μια έκδοση — αν αλλάξετε κάτι μετά, θα χρειαστεί να στείλετε ξανά.

Editing a quote

Οι επεξεργασίες προσφορών γίνονται με τρεις διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με το τι πρέπει να αλλάξετε και πόσες εγγραφές.

Άμεση επεξεργασία στην εγγραφή

Ανοίξτε την εγγραφή προσφοράς (από το Kanban ή τη Λίστα) και επεξεργαστείτε απευθείας όπου χρειάζεται: κάντε κλικ στον τίτλο για να τον μετονομάσετε, στο εικονίδιο με το μολύβι δίπλα στα πεδία για να τα διορθώσετε, προσθέστε/αφαιρέστε σειρές στοιχείων, ξαναγράψτε τις συνθήκες. Τα πεδία στο πλαϊνό πλαίσιο αποθηκεύονται αυτόματα ένα κάθε φορά όταν αφήνετε την εστίαση. Στην πλήρη σελίδα, πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση όταν ολοκληρώσετε το μπλοκ που εργάζεστε.

Μία σημείωση: εάν επεξεργάζεστε στοιχεία ή κείμενα συνθηκών, θυμηθείτε να αποθηκεύσετε πρώτα πριν δημιουργήσετε προεπισκόπηση ή αποστολή — διαφορετικά το PDF που εστάλη εξακολουθεί να είναι η προηγούμενη έκδοση.

Κατάσταση προώθησης από το Kanban

Αν το μόνο πράγμα που θέλετε να αλλάξετε είναι το στάδιο της προσφοράς (επειδή ο πελάτης απάντησε, το στείλατε, είχατε την κλήση ελέγχου), μην ανοίξετε καν την εγγραφή: σύρετε την κάρτα στο Kanban από τη μια στήλη στην άλλη. Η κατάσταση ενημερώνεται άμεσα.Είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης του αγωγού κατά τη διάρκεια συναντήσεων πωλήσεων ή το πρωί όταν εξετάζετε τις ανοιχτές συμφωνίες.

Ένας περιορισμός για να γνωρίζετε: οι "τερματικές" καταστάσεις — αυτές στο 100% (όπως Αποδεκτό) ή 0% (Απορρίφθηκε, Έληξε) — μπορούν να αλλάξουν σε άλλες καταστάσεις μόνο από χρήστες με ρόλο μέλος στον οργανισμό. Αποτελεί προστασία για την αποτροπή εξωτερικών συνεργατών από το να «ξανοίξουν» ήδη κλειστές συμφωνίες.

Bulk edit from List view

Όταν χρειάζεται να αλλάξετε κάτι σε πολλά εισαγωγικά ταυτόχρονα — αντιστοιχίστε εκ νέου όλους εκείνους ενός αντιπροσώπου που αποχώρησε από την εταιρεία, προσθέστε μια ετικέτα σε μια παρτίδα καλοκαιρινών προσφορών, μετακινήστε την κατάσταση σε μια παρτίδα — μεταβείτε σε προβολή Λίστα, φιλτράρετε για να βρείτε τα σωστά εισαγωγικά, επιλέξτε με τα πλαίσια ελέγχου, Επεξεργασία στη γραμμή ενεργειών που εμφανίζεται στην κορυφή.

Ο τρόπος μαζικής επεξεργασίας εμφανίζει μόνο πεδία που έχουν νόημα να τα επεξεργαστείτε μαζικά: κάτοχος, κατάσταση, ετικέτες, απλά προσαρμοσμένα πεδία. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε μαζικά στοιχεία ή κείμενα — αυτά είναι εξ ορισμού συγκεκριμένα για κάθε προσφορά. Επιβεβαιώστε και η τροποποίηση ισχύει για όλες τις επιλογές.

Άλλες μαζικές ενέργειες που είναι διαθέσιμες στην ίδια γραμμή είναι οι Clone, Archive και Delete — δείτε τις ειδικές ενότητες ⟦777.

Κλωνοποίηση προσφοράς

Αν έχετε μια προσφορά προτύπου, επαναχρησιμοποιείτε συχνά — ίδια δομή αντικειμένου με μικρές παραλλαγές για διαφορετικό πελάτη — μην το αναδημιουργείτε από την αρχή κάθε φορά: κλωνοποιήστε το. Το κλωνοποιημένο απόσπασμα διατηρεί όλα τα στοιχεία, τις συνθήκες, το πρότυπο και τα επιλεγμένα συνημμένα. αλλάζετε τον πελάτη-παραλήπτη και προσαρμόζετε τις τιμές εάν χρειάζεται.

Μόνος κλώνος

1. Open the record → Options (three dots) → Clone.
2. Στο modal επιλέξτε με πλαίσια ελέγχου τι να μεταφέρετε στο αντίγραφο: στοιχεία (πάντα) και προαιρετικά συνημμένα, συνδέσεις, σχόλια, ιστορικό χρονοδιαγράμματος. Εάν εργάζεστε σε πολλούς οργανισμούς με τον ίδιο λογαριασμό, μπορείτε να κλωνοποιήσετε την προσφορά σε άλλον οργανισμό.
3. Επιβεβαίωση.

Mokapen δημιουργεί το νέο απόσπασμα με ένα επίθημα στον τίτλο για να το ξεχωρίζει από το πρωτότυπο. Λαμβάνει έναν νέο κωδικό (διαδοχικά τρέχοντος έτους) και δεν συνδέεται με τον αρχικό πελάτη — ορίζετε τον σωστό παραλήπτη. Το πρωτότυπο παραμένει αμετάβλητο: η κλωνοποίηση είναι αντίγραφο, όχι κίνηση.

Μαζικός κλώνος

Αρχειοθέτηση προσφοράς

Ένα απόσπασμα δεν μοιάζει με μια εργασία που "ολοκληρώνεται" και εξαφανίζεται. Ακόμη και όταν η συμφωνία έχει τελειώσει — κερδισμένη, χαμένη, λήξει — το ρεκόρ παραμένει χρήσιμο: είναι το εμπορικό ιστορικό του πελάτη και είναι καλό να το βρίσκουμε στις συνδέσεις των ρεκόρ του, σε αναφορές ετών, σε προηγούμενες αναλύσεις προσφορών. Το Archive κάνει ακριβώς αυτό: μετακινεί το απόσπασμα από τις ενεργές προβολές (το Kanban και το List δεν το εμφανίζουν πλέον) αλλά το διατηρεί ανέπαφο. Εξακολουθεί να εμφανίζεται στο συνδεδεμένο αρχείο πελατών και στις αναφορές ιστορικού και μπορείτε να το συμβουλευτείτε ανά πάσα στιγμή από το Αποσπάσματα → Ενέργειες → Αρχείο προσφοράς.

Ενιαίο αρχείο

1. Άνοιγμα της εγγραφής → Επιλογές → Αρχείο.
2. Επιβεβαίωση στο modal.
⟦833 ⟧

Για να το ανοίξετε ξανά (ο πελάτης καλεί πίσω μήνες αργότερα και θέλετε να κάνετε επανεκκίνηση από εκεί): βρείτε το στο αρχείο, ανοίξτε την εγγραφή, Επιλογές → Επαναφορά και επιστρέφει στο ενεργό Kanban στην κατάσταση που είχε πριν από την αρχειοθέτηση.

.

 

Μαζικό αρχείο

⟦842 ⟧
3. Προβολή λίστας → επιλέξτε → Αρχειοθέτηση στη μαζική γραμμή → επιβεβαίωση.

Πότε να αρχειοθετηθεί και πότε να διαγραφεί; Πρακτικός κανόνας: αρχειοθέτηση εάν το απόσπασμα συνέβη πραγματικά (το στείλατε, έγιναν συζητήσεις, έχει ιστορική αξία), διαγράψτε εάν είναι σφάλμα (δημιουργήθηκε κατά λάθος, διπλότυπο, δοκιμή). Μην αρχειοθετείτε για "εκκαθάριση": Το Kanban με φίλτρα σας παρέχει ήδη ό,τι καθαρισμό χρειάζεστε και οι παλιές αλλά καλές προσφορές προσθέτουν αξία στο αρχείο πελατών.

Διαγραφή προσφοράς

Delete quotes created by mistake or test duplicates.Προτιμήστε Αρχειοθέτηση εάν η προσφορά έχει χρήσιμο ιστορικό (απεστάλη, αποδοχή, συνδέσεις με πελάτη ή ευκαιρία) και δεν θέλετε να χάσετε το ίχνος του στην επαφή ή την εταιρεία.

Μία διαγραφή

1. Άνοιγμα της εγγραφής → Επιλογές (τρεις τελείες) → Διαγραφή (κόκκινο στοιχείο).
2. Επιβεβαίωση στο modal.

Με Advanced Premium η προσφορά πηγαίνει στον σκουπίδια (Σελίδα εισαγωγικών → Ενέργειες → Quote trash). Από εκεί μπορείτε να κάνετε Restore ή Διαγραφή οριστικά. Εάν ανοίξετε μια προσφορά που βρίσκεται ήδη στον κάδο απορριμμάτων, εμφανίζεται ένα banner Επαναφορά / Μόνιμη Διαγραφή.

Στο πρόγραμμα Δωρεάν (χωρίς Advanced Premium) η διαγραφή είναι γενικά μόνιμο αμέσως μετά την επιβεβαίωση, χωρίς σκουπίδια — ελέγξτε τα δικαιώματα του οργανισμού σας.⟦895.

Μαζική διαγραφή

1. Προβολή λίστας → επιλέξτε → Διαγραφή (κόκκινο κουμπί) → επιβεβαίωση.

Μετατροπή προσφοράς σε παραγγελία

Η προσφορά είναι η πρόταση, η παραγγελία είναι η εκτελεστική επιβεβαίωση: αντιπροσωπεύει τη δέσμευση του πελάτη για αγορά και — κατάντη — είναι το σημείο από το οποίο ξεκινά η τιμολόγηση. Στη ροή Mokapen, η μετάβαση από προσφορά σε παραγγελία είναι φυσική και σε πολλές περιπτώσεις αυτόματη.

Υπάρχουν τρεις τρόποι για να μετατρέψετε μια προσφορά σε παραγγελία, κατά σειρά πρακτικότητας:

• Αυτοματισμός στο κλείσιμο (συνιστάται) — εάν αφήσατε ενεργό τον προεπιλεγμένο αυτοματισμό αγωγού ("Δημιουργία παραγγελίας στο κλείσιμο" στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Προσφορές), όταν μετακινείτε την προσφορά σε κατάσταση 100%, δημιουργείται η κατάσταση τροποποιημένης παραγγελίας, για να ανοίξει γρήγορα (π.χ. με τα ίδια είδη, πελάτη, ποσά και όρους. Επιβεβαιώστε και σε δύο δευτερόλεπτα έχετε έτοιμη μια παραγγελία με τον δικό της διαδοχικό κωδικό, που συνδέεται με την πηγή προέλευσης.
• Ενεργοποιείται από την ηλεκτρονική αποδοχή — εάν ο πελάτης αποδεχτεί μέσω OTP από τον δημόσιο σύνδεσμο, η προσφορά μετακινείται αυτόματα στο Αποδεκτό και ενεργοποιείται η ίδια πρόταση παραγγελίας. Μηδενικές μη αυτόματες ενέργειες από την πλευρά σας, εκτός από την επιβεβαίωση του modal.
• Manual — από το απόσπασμα, + κουμπί Δημιουργία και σύνδεση → Order. Χρησιμοποιήστε το όταν ο αυτοματισμός δεν ενεργοποιείται (π.χ. κλείσατε την κατάσταση πριν ήταν ενεργός ο αυτοματισμός) ή όταν θέλετε να δημιουργήσετε μια μερική παραγγελία σε σχέση με την προσφορά.

Σε όλες τις περιπτώσεις η αρχική προσφορά παραμένει στο σύστημα (δεν διαγράφεται ή μετακινείται) και συνδέεται με την παραγγελία μέσω της καρτέλας Συνδέσεις: από τη μία βλέπετε την άλλη. Αυτό έχει σημασία για το ιστορικό — το αρχείο πελάτη θα εμφανίζει "η προσφορά εστάλη τον Μάρτιο, έγινε αποδεκτή τον Απρίλιο, η παραγγελία εκδόθηκε τον Απρίλιο" χωρίς να γράψετε τίποτα με το χέρι. Για λεπτομέρειες διαχείρισης παραγγελιών, ανατρέξτε στον Οδηγό παραγγελιών.

Σωλήνα και καταστάσεις: μοντελοποίηση της διαδικασίας πωλήσεών σας

Το pipeline είναι η διαδρομή που ακολουθεί μια προσφορά από την αρχή μέχρι το τέλος — τα στάδια (ή κατάσταση) που περνά, το καθένα με ένα ακριβές νόημα στις πωλήσεις σας. Το Mokapen περιλαμβάνει μια προεπιλεγμένη που λειτουργεί για το 90% των περιπτώσεων, αλλά αν έχετε συγκεκριμένες διαδικασίες, μπορείτε να το προσαρμόσετε ή να δημιουργήσετε περισσότερες από μία.

The default pipeline

Εκτός συσκευασίας, οι προσφορές έχουν έναν ενιαίο αγωγό με έξι καταστάσεις που καλύπτουν τον τυπικό εμπορικό κύκλο ζωής:

• Draft (10%) — η προσφορά ετοιμάζεται, εξακολουθεί να είναι εσωτερική, δεν αποστέλλεται στον πελάτη.
• Sent (20%) — το στείλατε, τώρα περιμένετε.
• Σε ανασκόπηση (60%) — ο πελάτης απάντησε, αξιολογεί, ίσως συζητά αλλαγές.
• Αποδεκτό (100%) — η συμφωνία κερδήθηκε.
• Απορρίφθηκε (0%) — η συμφωνία χάθηκε.
• Έληξε (0%) — η προσφορά έληξε χωρίς απάντηση προηγούμενης ισχύος.

Τα ποσοστά δίπλα σε κάθε κατάσταση — αυτό που ονομάζουμε "πρόοδος" — δεν είναι διακοσμητικά: επηρεάζουν τη γραμμή προόδου στις κάρτες Kanban και καθορίζουν ποιες καταστάσεις θεωρούνται "κερδισμένες" (100%) ή "χαμένες/κλειστές" (0%).Οι αυτοματισμοί Mokapen αγκιστρώνονται σε αυτές τις τιμές: όταν μια προσφορά φτάσει το 100%, ενεργοποιείται η πρόταση παραγγελίας.

Προσαρμογή καταστάσεων

Εάν η τυπική διαδικασία δεν ταιριάζει — ίσως εργάζεστε σε δημόσιους διαγωνισμούς με στάδια όπως "Εκδήλωση ενδιαφέροντος → Τεκμηρίωση → Απονομή" ή διαχειρίζεστε έργα με στάδιο "Τεχνική έγκριση" πριν από την εμπορική αποδοχή — μπορείτε να τροποποιήσετε τις καταστάσεις στο Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Εισαγωγικά γραμμών και καταστάσεις.

Εκεί προσθέτετε νέες καταστάσεις, μετονομάζετε υπάρχουσες, τις αναδιατάσσετε (η σειρά καθορίζει την ακολουθία στηλών Kanban) και ορίζετε την τιμή προόδου (0–100%) για καθεμία. Πρακτική συμβουλή: χρησιμοποιήστε την πρόοδο με συνέπεια — 100% μόνο για καταστάσεις που αντιπροσωπεύουν βέβαιη νίκη, 0% μόνο για καταστάσεις οριστικού κλεισίματος. Οι ενδιάμεσες καταστάσεις (20%, 50%, 80%) θα πρέπει να δείχνουν πόσο "κοντά" είστε στη νίκη με πιστευτό τρόπο — επομένως οι αναφορές πρόβλεψης (ποσό × πιθανότητα) δίνουν ρεαλιστικούς αριθμούς.

Πολλαπλοί αγωγοί για διαφορετικές διεργασίες

Αν έχετε διαφορετικά κανάλια πωλήσεων με διαφορετική λογική συμφωνίας — μακρύ B2B με περισσότερα στάδια, γρήγορο B2C με λίγα στάδια, προσφορές με συγκεκριμένη γραφειοκρατία — μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστούς αγωγούς, το καθένα με τις δικές του καταστάσεις. Στη σελίδα Kanban, το μενού αγωγών στο επάνω μέρος σάς επιτρέπει να επιλέξετε ποιο θα προβάλλετε. εναλλαγή με ένα κλικ.

Για να δημιουργήσετε μια νέα διοχέτευση, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Τιμές → Σωλήνας και καταστάσεις ή απευθείας από το μενού αγωγών στο Kanban (όπου βρίσκετε "Νέος αγωγός"). Οι αγωγοί μπορούν να περιοριστούν σε συγκεκριμένες ομάδες οργανισμών: μόνο η ομάδα πωλήσεων "Enterprise" βλέπει τη γραμμή "Μεγάλοι λογαριασμοί", η ομάδα "SMB" βλέπει τη δική της. Χρήσιμο για μεγάλους οργανισμούς με ξεχωριστά τμήματα.

Αυτοματισμοί αγωγών

Στις ρυθμίσεις διοχέτευσης βρίσκετε δύο αυτοματισμούς που αξίζει να γνωρίζετε επειδή αλλάζουν τον τρόπο συμπεριφοράς των εισαγωγικών αυτόματα:

• Δημιουργία παραγγελίας στο κλείσιμο (ενεργό από προεπιλογή) — όταν μια προσφορά φτάσει σε κατάσταση 100%, η Mokapen προσφέρει να δημιουργήσει αμέσως τη συνδεδεμένη παραγγελία. Το καλύψαμε στο "Turning a quote in an order". Εάν δεν το χρησιμοποιείτε (επειδή διαχειρίζεστε παραγγελίες σε εξωτερικό ERP), μπορείτε να το απενεργοποιήσετε.
• Μετακίνηση κατάστασης μετά την αποδοχή από τον πελάτη (ενεργό από προεπιλογή) — όταν ένας πελάτης αποδέχεται μια προσφορά από τον δημόσιο σύνδεσμο OTP, το Mokapen το μετακινεί αυτόματα στην κατάσταση "κερδισμένο" που διαμορφώνετε. Από προεπιλογή πηγαίνει στην πρώτη κατάσταση 100% που βρίσκει (Αποδεκτό), αλλά μπορείτε να καθορίσετε μια διαφορετική, χρήσιμη εάν έχετε ένα ενδιάμεσο βήμα όπως "Αποδεκτό συμβόλαιο σε εκκρεμότητα" πριν από την τελική κατάσταση.
.

Συγχρονισμός με λογισμικό χρέωσης

Το Mokapen είναι ένα εργαλείο CRM και εμπορικής προσφοράς, όχι λογισμικό χρέωσης: η ηλεκτρονική τιμολόγηση, τα μητρώα ΦΠΑ, το γενικό καθολικό γίνονται από το ERP σας (Fatture στο Cloud, ο λογιστής σας με το λογισμικό του ή ένα αποκλειστικό ERP). Επομένως, δεν αναγκάζεστε να εισαγάγετε δεδομένα δύο φορές, υπάρχει μια καρτέλα Sync στην καρτέλα προσφοράς και στη λειτουργική μονάδα Integrations οργανισμού.

Η πιο ώριμη ενσωμάτωση είναι με το Fatture in Cloud: πλήρεις λεπτομέρειες στον ειδικό οδηγό Fatture in Cloud. Εν ολίγοις, εάν συνδέσετε τον λογαριασμό σας FIC στο Mokapen, τα αρχεία πελατών, τα προϊόντα καταλόγου, οι υπηρεσίες και οι παραγγελίες (με τις σειρές αντικειμένων τους) ρέουν από το Mokapen στο Fatture στο Cloud — όπου στη συνέχεια γίνονται ηλεκτρονικά τιμολόγια. Η κατεύθυνση είναι διαμορφώσιμη: μπορείτε να αποφασίσετε να μετακινήσετε δεδομένα μόνο προς μία κατεύθυνση ή και τις δύο.

Στο μεμονωμένο απόσπασμα, η καρτέλα Συγχρονισμός εμφανίζει την κατάσταση εγγραφής σε σχέση με την ενσωμάτωση: εάν έχει συγχρονιστεί, πότε πέτυχε η τελευταία λειτουργία, αν υπήρχαν σφάλματα.Εάν η προσφορά μετατράπηκε σε παραγγελία, ο συγχρονισμός αφορά κυρίως την παραγγελία — τότε τα δεδομένα έχουν σημασία για τον φορολογικό κύκλο.

Οι εγγραφές πελατών αντιστοιχίζονται μεταξύ των δύο συστημάτων χρησιμοποιώντας τον ΑΦΜ και τον φορολογικό κωδικό ως αντιδιπλότυπα κλειδιά, οπότε αν έχετε ήδη το "Customer Beta" στο Fature στο Cloud και δημιουργήσετε μια προσφορά στο Mokapen χωρίς να το αναγνωρίζει το ίδιο σύστημα για τον ίδιο πελάτη, ρεκόρ.

Σχετικές ενότητες

Το απόσπασμα δεν ζει μεμονωμένα: υπάρχουν άλλες περιοχές Mokapen γύρω του που αξίζει να γνωρίζετε για να το χρησιμοποιήσετε πραγματικά.

Ρυθμίσεις προσφοράς

Οι ρυθμίσεις είναι προσβάσιμες σε διαχειριστές και ιδιοκτήτες οργανισμού και ζουν σε Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Προσφορές. Υπάρχουν τρεις κύριες περιοχές:

• Pipeline and statuses — το καλύψαμε ήδη: ορίστε στάδια, πρόοδο, αυτοματισμούς.
• Διαμόρφωση πεδίου — ποια πεδία να εμφανίζονται στην εγγραφή προσφοράς, με ποια σειρά, ποια απαιτούνται. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία (αριθμοί, κείμενο, ημερομηνίες, λίστες) για να καταγράψετε πληροφορίες για συγκεκριμένες επιχειρήσεις: ένα "CIG" για δημόσιους διαγωνισμούς, έναν "εσωτερικό κωδικό έργου", μια αναμενόμενη ημερομηνία εγκατάστασης. Εμφανίζονται στην εγγραφή, στις στήλες προβολής λίστας (αν τις προσθέσετε) και σε φίλτρα.
• Διαμόρφωση στήλης λίστας — ποιες πληροφορίες να δείτε στην προβολή λίστας και με ποια σειρά. Μπορείτε να τα αλλάξετε αμέσως από την προβολή λίστας με Ενέργειες → Επεξεργασία στηλών, χωρίς να μεταβείτε στις ρυθμίσεις.

Εκτός από την περιοχή των εισαγωγικών, αλλά είναι σημαντικό για την καλή λειτουργία του, υπάρχουν δύο άλλες διαμορφώσεις:

• Φορολογικοί συντελεστές (Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι) — εάν δεν έχετε διαμορφώσει τουλάχιστον ένα, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε στοιχεία.
• Πρότυπα εγγράφων (μενού Πρότυπα οργάνωσης) — όπου προσαρμόζετε τα πρότυπα PDF που καλύψαμε στη "Σχεδίαση εγγράφων".

Αναφορές αποσπάσεων

Kanban και List είναι για εργασία σε μεμονωμένα εισαγωγικά. για να κατανοήσετε συνολική απόδοση — πόσες προσφορές κάνατε το τρίμηνο, ποιος είναι ο εκπρόσωπος με τις κορυφαίες επιδόσεις, ποια προϊόντα καταλήγουν σε προσφορές πιο συχνά, ποια είναι η προσφορά→ποσοστό μετατροπής παραγγελιών — υπάρχουν αποκλειστικές αναφορές⟦1128 προσβάσιμες από το Σελίδα Αναφορές προσφοράς (απαιτείται πρόγραμμα Premium).

Οι διαθέσιμες αναφορές καλύπτουν τις πιο χρήσιμες αναλυτικές προβολές σε έναν κύκλο πωλήσεων:

• Διανομή κατά κατάσταση — πόσα εισαγωγικά υπάρχουν σε κάθε στάδιο του αγωγού: απαραίτητα για τον εντοπισμό σημείων συμφόρησης.
• Διανομή κατά αγωγό — εάν χρησιμοποιείτε περισσότερα από ένα, δείτε πώς κατανέμεται η εργασία στα κανάλια.
• Απόδοση από τον ιδιοκτήτη — αριθμός τιμών και οικονομικός όγκος ανά επανάληψη.
• Στοιχεία με τις περισσότερες προσφορές — ποια προϊόντα/υπηρεσίες καταλήγουν σε προσφορές πιο συχνά.Ένα χρυσωρυχείο για να κατανοήσετε τι πραγματικά ζητά η αγορά.
• Προσφορές ανά πελάτη — ποιον καλύψατε και για ποια αξία.
• Οικονομικοί όγκοι ανά περίοδο — μηνιαίες, τριμηνιαίες, ετήσιες τάσεις.
• Περιθώριο και σήμανση — προσφέρουν κερδοφορία. Λειτουργεί μόνο εάν συμπληρώσατε το κόστος μονάδας στις σειρές στοιχείων: χωρίς κόστος, η αναφορά παραμένει κενή.

Όπως συμβαίνει με όλα τα Mokapen, οι αναφορές σέβονται τα δικαιώματα του οργανισμού: κάθε χρήστης βλέπει μόνο τις εγγραφές στις οποίες έχει πρόσβαση βάσει του ρόλου του. Ένας εκπρόσωπος δεν βλέπει αυτόματα τις προσφορές των συναδέλφων, εκτός εάν το επιτρέπουν τα δικαιώματα — χρήσιμο για ομάδες με εσωτερική ανταγωνιστική δυναμική ή ευαίσθητα δεδομένα.