Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός βάρδιων

Η περιοχή Shifts είναι η ενότητα HR του Mokapen για σχεδιασμό ποιος εργάζεται πού και πότε: τοποθεσίες, άτομα, χρονικές θέσεις και ημέρες. Δεν είναι ημερολόγιο συσκέψεων (δηλαδή Ραντεβού) ούτε αρχείο ωρών εργασίας (δηλαδή Παρουσίες): Οι βάρδιες λένε «αυτό το μέλος της ομάδας έχει οριστεί σε αυτήν την τοποθεσία, σε αυτές τις χρονικές περιόδους, σε αυτές τις ημερομηνίες».

Αποκτήστε πρόσβαση από το μενού Ανθρώπινοι πόροι → Shifts. Η προεπιλεγμένη προβολή είναι το πλέγμα Calendar. μπορείτε να μεταβείτε στη List. Η λειτουργική μονάδα απαιτεί ενεργή την εφαρμογή Shifts, τα σωστά δικαιώματα και ένα κατάλληλο πρόγραμμα Premium (οι Shifts αποτελούν μέρος του πακέτου HR). Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα στο σχέδιό σας και στις Εφαρμογές του οργανισμού σας.

Δύο επίπεδα: οργανωτικές βάρδιες και αναθέσεις

Για να χρησιμοποιήσετε καλά τα Shifts, βοηθάτε να κατανοήσετε αμέσως τη διαφορά μεταξύ των δύο αντικειμένων:

• Οργανωτικές βάρδιες (προεπιλογές) — πρότυπα χρονοθυρίδων ανά ημέρα της εβδομάδας (π.χ. «Πρωί Δευτ.–Παρ 09:00–13:00», «Σαββατοκύριακο 10:00–18:00»). Ένας κάτοχος (ή κάποιος με πρόσβαση σε ρυθμίσεις) τις δημιουργεί και τις διαχειρίζεται στις Ρυθμίσεις οργανισμού → Ανθρώπινοι πόροι → Βάρδιες. Χωρίς τουλάχιστον μία προεπιλογή, το πλέγμα μπορεί να εμφανίζει μια κενή κατάσταση: «πρώτα διαμορφώστε τις οργανωτικές βάρδιες».
• Αναθέσεις μετατόπισης (μετατόπιση χρήστη) — η συγκεκριμένη εγγραφή: άτομο + τοποθεσία + ημερομηνία (ή εύρος) + χρονοθυρίδες (+ προαιρετική προεπιλογή) + σημειώσεις. Αυτές είναι οι κάρτες που βλέπετε στο ημερολόγιο και στη λίστα, τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε, να σύρετε, να κλωνοποιήσετε, να σχεδιάσετε, να αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε.
.

Η προεπιλογή επιταχύνει τα πράγματα: επιλέγοντάς την κατά τη δημιουργία προγεμίζει τις χρονοθυρίδες. Μπορείτε ακόμα να ορίσετε προσαρμοσμένες θέσεις σε κάθε εργασία. Δεν υπάρχει σύνδεσμος προς τον κατάλογο πωλήσεων Υπηρεσίες: Οι βάρδιες λειτουργούν σε οργανισμούς τοποθεσίες και χρήστες.

Δικαιώματα χρήστη: ποιος βλέπει και ποιος επεξεργάζεται

Οι βάρδιες δεν έχουν ροή «έγκρισης» (επιβεβαίωση/απόρριψη). Τρία επίπεδα άδειας έχουν σημασία:

1. Εφαρμογή και σχέδιο

Χωρίς την εφαρμογή Shifts ενεργή (και ένα κατάλληλο πρόγραμμα Premium) δεν μπορείτε να εισέλθετε στη λειτουργική μονάδα ή στις αναφορές Shifts. Ο ιδιοκτήτης ενεργοποιεί την εφαρμογή από τις Ρυθμίσεις → Εφαρμογές.

2. Shift editors

Στις Ρυθμίσεις → Ανθρώπινοι πόροι → Shifts, ο κάτοχος ρυθμίζει ποιος μπορεί να δημιουργήσει και να επεξεργαστεί εργασίες για ολόκληρο τον οργανισμό (μεμονωμένους χρήστες ή «όλα»). Οποιοσδήποτε σε αυτήν τη λίστα είναι shift editor: βλέπει τη διεπαφή χρήστη δημιουργίας, μπορεί να εκχωρήσει βάρδιες σε οποιοδήποτε άτομο, να χρησιμοποιήσει μαζικό σχεδιασμό/κλωνοποίηση/αρχειοθέτηση/διαγραφή, να σύρει κάρτες και να πραγματοποιήσει μαζική επεξεργασία στη λίστα.

Σημείωση: εάν ένας χρήστης είναι ήδη επεξεργαστής Presences, το Mokapen τον αντιμετωπίζει επίσης ως επεξεργαστή Shifts — έτσι όποιος διαχειρίζεται ώρες μπορεί να ευθυγραμμίσει τον προγραμματισμό χωρίς διπλή διαμόρφωση.

3. Χρήστης χωρίς πρόγραμμα επεξεργασίας (περιορισμένη ορατότητα)

Οι μη συντάκτες βλέπουν συνήθως μόνο τις δικές τους βάρδιες και εκείνες των αναφερομένων — δηλαδή μέλη των ομάδων που διαχειρίζονται. Δεν βλέπουν (ούτε επεξεργάζονται) το πλήρες πρόγραμμα ολόκληρου του οργανισμού. Η δημιουργία νέων εργασιών για άλλους παραμένει για τους συντάκτες.

4. Κάτοχος και προεπιλογές

Η δημιουργία/επεξεργασία/διαγραφή οργανωτικών αλλαγών (προεπιλογές) και η αποθήκευση της λίστας συντακτών συνήθως παραμένουν στο κάτοχος (ρυθμίσεις οργανισμού). Ένας συντάκτης μέλους μπορεί να διαχειρίζεται καθημερινές εργασίες, αλλά τα εβδομαδιαία πρότυπα ορίζονται από όποιον διαχειρίζεται τον οργανισμό.

Συνοπτικά:

• Owner — ενεργοποιεί την εφαρμογή, τοποθεσίες, προεπιλογές, ποιος είναι ο επεξεργαστής.
• Editor — προγραμματίζει αλλαγές για όλους (ή για όσους έχουν επιλεγεί σε πολλαπλή δημιουργία).
• Μη συντάκτης — βλέπει (και ακολουθεί) τις δικές τους βάρδιες και εκείνων των ατόμων που αναφέρονται σε αυτούς. δεν διαχειρίζεται το παγκόσμιο πρόγραμμα.

Σελίδα Shifts — γραμμή εργαλείων και προβολές

Στο επάνω μέρος κάνετε εναλλαγή μεταξύ Ημερολόγιο και List. Στο ημερολόγιο βρίσκετε επίσης:

• Λειτουργία σειρών (προεπιλογή) — πλήρης μήνας: κάθε σειρά είναι μια ημέρα. Οι στήλες εξαρτώνται από την ομαδοποίηση (τοποθεσίες ή χρήστες).Πλοήγηση από μήνα σε μήνα.
• Λειτουργία στηλών — οριζόντιο παράθυρο περίπου χθες → +7 ημέρες, με υποστήλες συνδεδεμένες με τις προκαθορισμένες χρονικές υποδοχές της ημέρας. Χρήσιμο για τη «σύντομη» λειτουργική εβδομάδα. δεν είναι ένα αποκλειστικό ημερολόγιο ISO με το όνομα «Εβδομάδα».
• Ομαδοποίηση κατά — Τοποθεσία → Χρήστης (προεπιλογή) ή Χρήστης → Τοποθεσία. Αλλάζει τον τρόπο ανάγνωσης των καρτών: σε μία περίπτωση βλέπετε άτομα εντός της τοποθεσίας. στο άλλο, τοποθεσίες μέσα στο άτομο.
• Σύνθετα φίλτρα — με βασικό πρόγραμμα Premium (όπου παρέχεται) περιορισμένο κατά άτομα, τοποθεσίες, περιόδους. Διαφορετικά, ενδέχεται να εμφανιστεί ένα μήνυμα αναβάθμισης.
• New shift / actions — δημιουργία ανάθεσης (εάν επεξεργαστή). από εδώ ή από το μενού ενεργειών επίσης Σχέδιο, αρχειοθέτηση κ.λπ. σύμφωνα με τις άδειες.

Στη List βλέπετε εργασίες σε έναν πίνακα (άτομο, ημερομηνίες, τοποθεσία, χρονοθυρίδες, σημειώσεις…). Με δικαιώματα επεξεργασίας μπορείτε να επιλέξετε πολλές σειρές και να χρησιμοποιήσετε μαζικές ενέργειες (επεξεργασία, αντιγραφή, αρχειοθέτηση, διαγραφή, προγραμματισμός σύμφωνα με τα διαθέσιμα στοιχεία).

Κάρτες πλέγματος και κάρτα ανάθεσης

Στο πλέγμα κάθε εργασία είναι μια χρωματιστή κάρτα (χρώμα χρήστη στον οργανισμό). Ανάλογα με την ομαδοποίηση, εμφανίζει avatar/όνομα + χρονοθυρίδες ή τοποθεσία + υποδοχή. Το κλικ ανοίγει την κάρτα ανάθεσης.

Τυπικά πεδία κάρτας