Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός βαρδιών

Η περιοχή Βάρδιες είναι η ενότητα HR του Mokapen για προγραμματισμό ποιος εργάζεται πού και πότε: τοποθεσίες, άτομα, χρονοθυρίδες και ημέρες. Δεν είναι ημερολόγιο συναντήσεων (αυτό είναι τα Ραντεβού) ούτε καταγραφή ωρών εργασίας (αυτό είναι οι Παρουσίες): οι Βάρδιες λένε «αυτό το μέλος ομάδας είναι ανατεθειμένο σε αυτή την τοποθεσία, σε αυτές τις χρονοθυρίδες, σε αυτές τις ημερομηνίες».

Πρόσβαση από το μενού Ανθρώπινοι πόροι → Βάρδιες. Η προεπιλεγμένη προβολή είναι το πλέγμα Ημερολόγιο· μπορείτε να μεταβείτε στη Λίστα. Η ενότητα απαιτεί ενεργή εφαρμογή Βαρδιών, σωστά δικαιώματα και κατάλληλο πλάνο Premium (οι Βάρδιες ανήκουν στο πακέτο HR). Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα στο πλάνο σας και στις Εφαρμογές του οργανισμού.

Δύο επίπεδα: οργανωτικές βάρδιες και αναθέσεις

Για καλή χρήση των Βαρδιών, βοηθά να καταλάβετε αμέσως τη διαφορά μεταξύ των δύο αντικειμένων:

• Οργανωτικές βάρδιες (presets) — πρότυπα χρονοθυρίδων κατά ημέρα της εβδομάδας (π.χ. «Πρωί Δευ–Παρ 09:00–13:00», «Σαββατοκύριακο 10:00–18:00»). Ένας κάτοχος (ή κάποιος με πρόσβαση στις ρυθμίσεις) τις δημιουργεί και τις διαχειρίζεται στις Ρυθμίσεις οργανισμού → Ανθρώπινοι πόροι → Βάρδιες. Χωρίς τουλάχιστον ένα preset, το πλέγμα μπορεί να δείχνει κενή κατάσταση: «διαμορφώστε πρώτα οργανωτικές βάρδιες».
• Αναθέσεις βάρδιας (user shift) — η συγκεκριμένη εγγραφή: άτομο + τοποθεσία + ημερομηνία (ή εύρος) + χρονοθυρίδες (+ προαιρετικό preset) + σημειώσεις. Αυτές είναι οι κάρτες που βλέπετε στο ημερολόγιο και τη λίστα, τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε, να σύρετε, να κλωνοποιήσετε, να προγραμματίσετε, να αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε.

Το preset επιταχύνει: η επιλογή του κατά τη δημιουργία προ συμπληρώνει τις χρονοθυρίδες. Μπορείτε ακόμα να ορίσετε προσαρμοσμένες θυρίδες σε κάθε ανάθεση. Δεν υπάρχει σύνδεσμος με Υπηρεσίες καταλόγου Πωλήσεων: οι Βάρδιες λειτουργούν σε τοποθεσίες και χρήστες οργανισμού.

Δικαιώματα χρήστη: ποιος βλέπει και ποιος επεξεργάζεται

Οι Βάρδιες δεν έχουν ροή «έγκρισης» (επιβεβαίωση/απόρριψη). Τρία επίπεδα δικαιωμάτων έχουν σημασία:

1. Εφαρμογή και πλάνο

Χωρίς ενεργή εφαρμογή Βαρδιών (και κατάλληλο πλάνο Premium) δεν μπορείτε να μπείτε στην ενότητα ή στις αναφορές Βαρδιών. Ο κάτοχος ενεργοποιεί την εφαρμογή από Ρυθμίσεις → Εφαρμογές.

2. Επεξεργαστές βαρδιών

Στις Ρυθμίσεις → Ανθρώπινοι πόροι → Βάρδιες, ο κάτοχος διαμορφώνει ποιος μπορεί να δημιουργεί και να επεξεργάζεται αναθέσεις για όλο τον οργανισμό (μεμονωμένοι χρήστες ή «όλοι»). Όποιος είναι σε αυτή τη λίστα είναι επεξεργαστής βαρδιών: βλέπει το UI δημιουργίας, μπορεί να αναθέτει βάρδιες σε οποιοδήποτε άτομο, να χρησιμοποιεί plan/κλωνοποίηση/αρχειοθέτηση/διαγραφή μαζικά, να σύρει κάρτες και να κάνει μαζική επεξεργασία στη λίστα.

Σημείωση: αν ένας χρήστης είναι ήδη επεξεργαστής Παρουσιών, το Mokapen τον αντιμετωπίζει επίσης ως επεξεργαστή Βαρδιών — ώστε όποιος διαχειρίζεται ώρες να ευθυγραμμίζει τον προγραμματισμό χωρίς διπλή διαμόρφωση.

3. Χρήστης μη επεξεργαστής (περιορισμένη ορατότητα)

Οι μη επεξεργαστές βλέπουν τυπικά μόνο τις δικές τους βάρδιες και αυτές των υφισταμένων τους — δηλαδή μελών ομάδων που διαχειρίζονται. Δεν βλέπουν (ούτε επεξεργάζονται) το πλήρες πρόγραμμα όλου του οργανισμού. Η δημιουργία νέων αναθέσεων για άλλους παραμένει στους επεξεργαστές.

4. Κάτοχος και presets

Δημιουργία/επεξεργασία/διαγραφή οργανωτικών βαρδιών (presets) και αποθήκευση της λίστας επεξεργαστών παραμένουν τυπικά στον κάτοχο (ρυθμίσεις οργανισμού). Ένα μέλος-επεξεργαστής μπορεί να διαχειρίζεται καθημερινές αναθέσεις, αλλά τα εβδομαδιαία πρότυπα ορίζονται από όποιον διαχειρίζεται τον οργανισμό.

Σύνοψη:

• Κάτοχος — ενεργοποιεί εφαρμογή, τοποθεσίες, presets, ποιος είναι επεξεργαστής.
• Επεξεργαστής — προγραμματίζει βάρδιες για όλους (ή για όσους επιλέγονται σε πολλαπλή δημιουργία).
• Μη επεξεργαστής — βλέπει (και ακολουθεί) τις δικές του βάρδιες και αυτές των ατόμων που του αναφέρονται· δεν διαχειρίζεται το καθολικό πρόγραμμα.

Σελίδα Βαρδιών — γραμμή εργαλείων και προβολές

Επάνω μεταβαίνετε μεταξύ Ημερολόγιο και Λίστα. Στο ημερολόγιο βρίσκεται επίσης:

• Λειτουργία γραμμών (προεπιλογή) — πλήρης μήνας: κάθε γραμμή είναι ημέρα· οι στήλες εξαρτώνται από την ομαδοποίηση (τοποθεσίες ή χρήστες). Πλοήγηση μήνα προς μήνα.
• Λειτουργία στηλών — οριζόντιο παράθυρο περίπου χθες → +7 ημέρες, με υποστήλες συνδεδεμένες με τις χρονοθυρίδες preset της ημέρας. Χρήσιμο για τη «σύντομη» επιχειρησιακή εβδομάδα· δεν είναι αφιερωμένο ημερολόγιο ISO με όνομα «Εβδομάδα».
• Ομαδοποίηση κατά — Τοποθεσία → Χρήστης (προεπιλογή) ή Χρήστης → Τοποθεσία. Αλλάζει πώς διαβάζονται οι κάρτες: στη μία περίπτωση βλέπετε άτομα εντός τοποθεσίας· στην άλλη, τοποθεσίες εντός ατόμου.
• Προηγμένα φίλτρα — με βασικό πλάνο Premium (όπου παρέχεται) στενεύετε κατά άτομα, τοποθεσίες, περιόδους· διαφορετικά μπορεί να εμφανιστεί προτροπή αναβάθμισης.
• Νέα βάρδια / ενέργειες — δημιουργία ανάθεσης (αν είστε επεξεργαστής)· από εδώ ή το μενού ενεργειών επίσης Προγραμματισμός, αρχειοθέτηση κ.λπ. σύμφωνα με δικαιώματα.

Στη Λίστα βλέπετε αναθέσεις σε πίνακα (άτομο, ημερομηνίες, τοποθεσία, χρονοθυρίδες, σημειώσεις…). Με δικαιώματα επεξεργαστή μπορείτε να επιλέξετε πολλαπλές γραμμές και να χρησιμοποιήσετε μαζικές ενέργειες (επεξεργασία, διπλασιασμός, αρχειοθέτηση, διαγραφή, προγραμματισμός σύμφωνα με διαθέσιμα στοιχεία).

Κάρτες πλέγματος και κάρτα ανάθεσης

Στο πλέγμα κάθε ανάθεση είναι μια χρωματιστή κάρτα (χρώμα χρήστη στον οργανισμό). Ανάλογα με την ομαδοποίηση δείχνει avatar/όνομα + χρονοθυρίδες, ή τοποθεσία + θυρίδα. Κλικ ανοίγει την κάρτα ανάθεσης.

Τυπικά πεδία κάρτας

• Άτομο, Τοποθεσία (υποχρεωτική), Ημερομηνία, Ώρα (μία ή περισσότερες θυρίδες), Preset βάρδια (προαιρετικό), Σημειώσεις.
• Σήμα Αρχειοθετημένο αν η ανάθεση είναι εκτός ενεργών προβολών.
• Αν η εφαρμογή Παρουσίες είναι ενεργή: σύγκριση βάρδιας έναντι παρουσίας (προγραμματισμένες έναντι καταγεγραμμένων ωρών, πιθανές υπερωρίες), λίστα συνδεδεμένων check-in/out και συντομεύσεις για καταγραφή ή επεξεργασία παρουσίας την ίδια ημέρα/τοποθεσία.

Μενού επιλογών

• Κλωνοποίηση — διπλασιάζει την ανάθεση (χρήσιμο για επανάληψη του ίδιου μοτίβου σε άλλες ημερομηνίες).
• Αρχειοθέτηση / Επαναφορά — αφαιρεί ή επαναφέρει στο ενεργό ημερολόγιο/λίστα χωρίς απώλεια ιστορικού.
• Διαγραφή — αφαιρεί την ανάθεση (και αποσυνδέει τυχόν παρουσίες που δείχνουν σε αυτή τη βάρδια). Προτιμήστε αρχειοθέτηση αν χρειάζεστε ίχνος.

Στο ημερολόγιο, αν είστε επεξεργαστής, μπορείτε επίσης να σύρετε κάρτες μεταξύ κελιών (αλλαγή ημερομηνίας/τοποθεσίας/χρήστη/θυρίδας σύμφωνα με το πλέγμα). Το Mokapen επισημαίνει επικαλύψεις χρονοθυρίδων στον ίδιο χρήστη/ημέρα και προειδοποιήσεις σε ημέρες κλεισίματος οργανισμού.

Δημιουργία ανάθεσης βάρδιας

1. Επαληθεύστε ότι υπάρχουν τοποθεσίες (γενικές ρυθμίσεις οργανισμού) και τουλάχιστον ένα οργανωτικό preset (συνιστάται).
2. HR → Βάρδιες → Νέα βάρδια (αν βλέπετε το κουμπί είστε τυπικά επεξεργαστής).
3. Επιλέξτε άτομο (ή πολλά άτομα, αν είστε επεξεργαστής), τοποθεσία, προαιρετικό preset.
4. Τύπος Μονή (μία ημερομηνία) ή Πολλαπλή (εύρος ημερομηνιών).
5. Ορίστε χρονοθυρίδες (προ συμπληρωμένες από preset ή προσαρμοσμένες) και σημειώσεις.
6. Αποθηκεύστε: οι κάρτες εμφανίζονται στο πλέγμα και τη λίστα.

Προγραμματισμός βαρδιών (αντιγραφή περιόδου → μήνας)

Η λειτουργία Προγραμματισμός αντιγράφει αναθέσεις από περίοδο προέλευσης σε μήνα προορισμού, προσπαθώντας να διατηρήσει την ημέρα της εβδομάδας και τη «θέση» στον μήνα (χρήσιμο για επανάληψη επαναλαμβανόμενων μοτίβων χωρίς χειροκίνητη αναδημιουργία όλων). Μπορείτε να στενέψετε κατά χρήστες και τοποθεσίες σύμφωνα με επιλογές παραθύρου. Αν δεν υπάρχουν βάρδιες προς αντιγραφή, το Mokapen το αναφέρει. Χρησιμοποιήστε Προγραμματισμό αφού σταθεροποιήσετε έναν μήνα «πρότυπο».

Επεξεργασία, κλωνοποίηση, αρχειοθέτηση, διαγραφή

• Επεξεργασία — ανοίξτε την κάρτα και ενημερώστε πεδία· στη λίστα, μαζική επεξεργασία αν διατίθεται. Ή σύρετε στο πλέγμα.
• Κλωνοποίηση / Διπλασιασμός — από κάρτα ή πολλαπλή επιλογή· μετά διορθώστε ημερομηνίες στη νέα εγγραφή.
• Αρχειοθέτηση — ολοκληρωμένες ή μη πλέον σχετικές βάρδιες φεύγουν από επιχειρησιακές προβολές αλλά παραμένουν ανακτήσιμες.
• Διαγραφή — για σφάλματα και δοκιμές· προσέξτε τον σύνδεσμο με παρουσίες.

Ρυθμίσεις Βαρδιών

Διαδρομή: Ρυθμίσεις οργανισμού → Ανθρώπινοι πόροι → κάρτα Βάρδιες (ή κόμβος HR).

• Χρήστες που μπορούν να δημιουργούν και να επεξεργάζονται βάρδιες — λίστα επεξεργαστών (χρήστες ή ολόκληρος οργανισμός). Αυτός είναι ο κύριος μοχλός επιχειρησιακών δικαιωμάτων.
• Οργανωτικές βάρδιες (presets) — τίτλος + ημέρες εβδομάδας με μία ή περισσότερες θυρίδες HH:MM–HH:MM. Δημιουργήστε τα μοτίβα που θα χρησιμοποιείτε κάθε εβδομάδα (πρωί/απόγευμα, σαββατοκύριακο, βραδινές βάρδιες…).
• Τοποθεσίες — διαχειρίζονται στις γενικές ρυθμίσεις οργανισμού (τοποθεσίες)· χωρίς τοποθεσίες δεν μπορείτε να αναθέσετε χρήσιμες βάρδιες.
• Κλεισίματα / αργίες — στις γενικές ρυθμίσεις: σε ημέρες κλεισίματος μπορεί να λάβετε προειδοποιήσεις ή μπλοκαρίσματα στη δημιουργία.

Βάρδιες και Παρουσίες μαζί

Με ενεργές και τις δύο εφαρμογές, η τυπική ροή είναι: προγραμματισμός με Βάρδιες → καταγραφή πραγματικών ωρών με Παρουσίες (και από την κάρτα βάρδιας). Η κάρτα ανάθεσης μπορεί να δείχνει πόσο αποκλίνει η παρουσία από το προγραμματισμένο. Μια παρουσία μπορεί να συνδεθεί αυτόματα με βάρδια για τον ίδιο χρήστη/τοποθεσία/ημέρα. Λεπτομέρειες στον Οδηγό παρουσιών.

Αναφορές Βαρδιών

Από το μενού Αναφορές → Βάρδιες αναλύετε προγραμματισμένες ώρες (προερχόμενες από χρονοθυρίδες μη αρχειοθετημένων αναθέσεων): ώρες κατά τοποθεσία, ώρες κατά χρήστη, ώρες χρήστη × ημέρα εβδομάδας, συν αναλυτική λίστα. Τα προηγμένα φίλτρα συχνά απαιτούν βασικό πλάνο Premium. Χρησιμοποιήστε αναφορές για φόρτο τοποθεσίας και κάλυψη εβδομάδας· για εργασθείσες ώρες χρησιμοποιήστε αναφορές Παρουσιών (και διασταυρωμένα δεδομένα όπου διατίθενται).

Περιπτώσεις χρήσης

• Λιανική / πολλαπλές τοποθεσίες: presets πρωί/απόγευμα· πλέγμα Τοποθεσία→Χρήστης· επεξεργαστής = υπεύθυνος καταστήματος· Προγραμματισμός κάθε μήνα.
• Στούντιο / κλινική: στήλες κατά θυρίδες preset· ανάθεση επαγγελματιών σε τοποθεσίες· σύγκριση με Παρουσίες.
• Ομάδα με manager: μη επεξεργαστές βλέπουν μόνο τους εαυτούς τους και υφισταμένους· επεξεργαστής HQ βλέπει όλα.
• Κλεισίματα: αργίες οργανισμού → αποφύγετε «φανταστικές» βάρδιες σε κλειστές ημέρες.

Προτεινόμενες διαδικασίες

• Πρώτα δημιουργήστε τοποθεσίες και presets, μετά αναθέστε άτομα — όχι το αντίστροφο.
• Περιορίστε τους επεξεργαστές σε όσους πραγματικά προγραμματίζουν (HR, υπεύθυνος καταστήματος)· αποφύγετε «όλοι» αν ο οργανισμός είναι μεγάλος.
• Χρησιμοποιήστε Προγραμματισμό μετά από σταθερό μήνα προτύπου.
• Αρχειοθετήστε παλιούς μήνες αντί να τους διαγράφετε αν χρειάζεστε ιστορικές αναφορές.
• Ευθυγραμμίστε Βάρδιες και Παρουσίες: ίδια τοποθεσία και ίδιες χρονοθυρίδες μειώνουν αποκλίσεις και «έκπληξη» υπερωρίες.

Συχνές ερωτήσεις

Q: Δεν βλέπω το κουμπί Νέα βάρδια. Γιατί;

A: Συνήθως δεν είστε μεταξύ των επεξεργαστών βαρδιών (ούτε επεξεργαστής παρουσιών). Ζητήστε από τον κάτοχο να σας προσθέσει στις Ρυθμίσεις → Ανθρώπινοι πόροι → Βάρδιες.

Q: Το πλέγμα είναι κενό / ζητά οργανωτικές βάρδιες.

A: Λείπει διαμόρφωση οργανωτικού preset. Ένας κάτοχος πρέπει να τα δημιουργήσει στις ρυθμίσεις Βαρδιών.

Q: Βλέπω μόνο τις δικές μου βάρδιες, όχι των συναδέλφων.

A: Αναμενόμενη συμπεριφορά αν δεν είστε επεξεργαστής: βλέπετε τον εαυτό σας και τους υφισταμένους σας. Το πλήρες πρόγραμμα απαιτεί να είστε επεξεργαστής.

Q: Υπάρχει έγκριση βάρδιας;

A: Όχι. Δεν υπάρχει ροή επιβεβαίωσης/απόρριψης όπως στις κρατήσεις. Η επιχειρησιακή κατάσταση είναι προγραμματισμός → (προαιρετική παρουσία) → αρχειοθέτηση.

Q: Διαφορά μεταξύ Βαρδιών και Ραντεβού;

A: Βάρδιες = προγραμματισμός HR (τοποθεσία + χρονοθυρίδες + άτομο). Ραντεβού = συναντήσεις/κλήσεις με συμμετέχοντες CRM. Δείτε τον Οδηγό ραντεβού.

Q: Εξαρτώνται οι Βάρδιες από Υπηρεσίες;

A: Όχι. Εξαρτώνται από τοποθεσίες οργανισμού, χρήστες και χρονικά presets.