Ο οδηγός Mokapen

Πύλη πελατών

Η πύλη είναι ο χώρος όπου ένας πελάτης μπαίνει με δικά του διαπιστευτήρια, όχι με χρήστη Mokapen. Από εκεί ανοίγει ticket, βλέπει τις παραγγελίες και, αν το ενεργοποιήσεις, τον πίνακα ανακοινώσεων. Εσύ συνεχίζεις να δουλεύεις στο CRM: το ticket και η παραγγελία δημιουργούνται στις pipeline που έχεις επιλέξει, με τον υπεύθυνο που έχεις ορίσει.

Την βρίσκεις στο Υποστήριξη → Πύλη. Κάθε πύλη έχει δική της διεύθυνση, τύπου domain / γλώσσα / portal / slug. Ο πελάτης δεν βλέπει το υπόλοιπο του οργανισμού.

Δημιουργία της πύλης και διατήρησή της ανενεργής μέχρι να είναι έτοιμη

Από τη λίστα πάτα το κουμπί για νέα πύλη. Αν ο οργανισμός έχει ήδη φτάσει τον μέγιστο αριθμό, το Mokapen ανοίγει το παράθυρο του πλάνου αντί να δημιουργήσει άλλη. Στην κάρτα κάθε πύλης βλέπεις τίτλο, λογότυπο, αν είναι ενεργή ή ανενεργή, και τον εξωτερικό σύνδεσμο προς την αρχική του πελάτη.

Στο Γενικά ορίζεις τίτλο, slug του URL, προεπιλεγμένη γλώσσα, email της πύλης και την κατάσταση. Ενεργή σημαίνει ότι ο σύνδεσμος απαντά. Ανενεργή σημαίνει ότι η πύλη δεν είναι προσβάσιμη: χρησιμοποίησέ το όσο ετοιμάζεις pipeline, θέματα και κατάλογο, ώστε ένας πελάτης να μην μπει σε άδεια σελίδα. Η φράση στη σελίδα είναι ξεκάθαρη: ρυθμίζεις την πύλη και ενεργοποιείς μόνο τις περιοχές που θέλεις να εμφανίζονται.

Το email της πύλης είναι αυτό που βλέπει ο πελάτης ως αποστολέα των διαπιστευτηρίων. Αν είναι κενό ή είναι γραμματοκιβώτιο που κανείς δεν διαβάζει, τα mail πρόσβασης φεύγουν ούτως ή άλλως αλλά οι απαντήσεις χάνονται.

Ποιες περιοχές βλέπει ο πελάτης

Στις Εφαρμογές ενεργοποιείς, για αυτή την πύλη, τις περιοχές με τις οποίες μπορεί να αλληλεπιδράσει ο πελάτης. Οι επιλογές είναι τρεις, και δεν τις βλέπουν όλοι οι οργανισμοί:

• Ticket — ο πελάτης στέλνει αιτήματα και διαβάζει την απάντηση από εκεί.
• Παραγγελίες — βλέπει προϊόντα και υπηρεσίες σε κατάλογο και στέλνει παραγγελίες αγοράς.
• Πίνακας ανακοινώσεων — εμφανίζεται μόνο αν η εφαρμογή News είναι ενεργή για τον οργανισμό. Εμφανίζει τον πίνακα στην αρχική της πύλης.

Η ενεργοποίηση της περιοχής δεν αρκεί. Μια πύλη με ticket ενεργά και χωρίς επιλεγμένη pipeline δημιουργεί αιτήματα που δεν ξέρεις πού να βρεις. Μια πύλη με παραγγελίες ενεργές χωρίς νόμισμα, pipeline και κατάσταση αφήνει την παραγγελία χωρίς θέση στην pipeline πωλήσεων.

Ποιος μπορεί να μπει

Η σελίδα Χρήστες της πύλης απαριθμεί τις επαφές που έχουν ήδη ενεργοποιηθεί: όνομα, email, λογαριασμός, κατάσταση, ημερομηνία δημιουργίας και το κλείδωμα απορρήτου. Είναι λίστα ελέγχου, όχι το μέρος όπου δημιουργείς την πρόσβαση. Το φίλτρο επάνω περιορίζει τις γραμμές.

Η πρόσβαση δίνεται από την κάρτα επαφής, καρτέλα Πύλη. Η φράση στην κάρτα λέει να ενεργοποιήσεις την επαφή ώστε να έχει πρόσβαση σε μία ή περισσότερες πύλες του οργανισμού σου, για επικοινωνία και υποστήριξη. Για κάθε πύλη υπάρχει διακόπτης. Όταν είναι ανοιχτός, το Mokapen δημιουργεί χρήστη πύλης για εκείνη την επαφή και του στέλνει email με τα διαπιστευτήρια: του ζητάς να μπει και να αλλάξει τον κωδικό. Αν κλείσεις τον διακόπτη, ο χρήστης πύλης διαγράφεται. Παραγγελίες και ticket ήδη συνδεδεμένα με την επαφή μένουν στο CRM.

Στην ίδια κάρτα επιλέγεις την ορατότητα:

• Ιδιωτική — ο πελάτης βλέπει τα δικά του ticket και παραγγελίες.
• Εταιρεία — βλέπει επίσης ticket και παραγγελίες συνδεδεμένα με την ίδια εταιρεία. Χρησιμοποίησέ την για τον υπεύθυνο που πρέπει να παρακολουθεί τα αιτήματα όλου του πελάτη, όχι για κάθε άτομο της εταιρείας: αλλιώς ένας πωλητής βλέπει τα ticket που άνοιξε συνάδελφος.

Email, όνομα, επώνυμο και κωδικός είναι τα δεδομένα σύνδεσης της πύλης. Δεν είναι χρήστης Mokapen και δεν κληρονομούν ρόλο του CRM. Αν αλλάξεις email ή κωδικό, η επαφή λαμβάνει email ενημέρωσης.

Επαφή χωρίς email δεν μπορεί να λάβει διαπιστευτήρια. Επαφή αρχειοθετημένη ή διαγραμμένη εξαφανίζεται από τη λίστα χρηστών της πύλης ακόμα κι αν η πρόσβαση είχε ενεργοποιηθεί.

Ticket που ανοίγει ο πελάτης

Στα Ticket επιλέγεις την pipeline όπου καταλήγουν τα αιτήματα και τα θέματα προς πρόταση. Τα θέματα είναι εκείνα που έχουν ήδη οριστεί σε εκείνη την pipeline: αν η λίστα είναι κενή, ο πελάτης δεν έχει τίποτα να επιλέξει. Το κουμπί στη σελίδα οδηγεί στις ρυθμίσεις θεμάτων εκείνης της pipeline, όπου τα δημιουργείς και, αν χρειάζεται, ορίζεις υπεύθυνο στο θέμα.

Ο προεπιλεγμένος υπεύθυνος λαμβάνει όλα τα ticket που γεννιούνται από την πύλη. Κατά τη δημιουργία μπορείς να τα αναθέσεις σε άλλο μέλος. Χωρίς υπεύθυνο, το αίτημα μπαίνει στην pipeline και κανείς δεν το βλέπει στο δικό του kanban «η δουλειά μου» μέχρι κάποιος να το αναλάβει.

Ο πελάτης, μόλις μπει, βλέπει τα ανοιχτά ticket του και μπορεί να παρακολουθεί την κατάσταση. Δεν βλέπει εσωτερικά ticket που δεν είναι συνδεδεμένα μαζί του (ή, με ορατότητα Εταιρεία, με την εταιρεία του).

Παραγγελίες από τον κατάλογο

Στις Παραγγελίες προετοιμάζεις πώς γεννιέται η παραγγελία όταν ο πελάτης επιβεβαιώνει το καλάθι. Ορίζεις νόμισμα, pipeline, αρχική κατάσταση και υπεύθυνο. Τίτλος και περιγραφή δέχονται μεταβλητές του χρήστη πύλης: όνομα, επώνυμο, email, εταιρεία, επαφή, σημείωση, απόρρητο, γλώσσα. Ένας τίτλος τύπου «Παραγγελία του {όνομα} {επώνυμο}» μένει αναγνώσιμος στην pipeline· κενός τίτλος σου αφήνει γραμμή χωρίς πλαίσιο.

Στην πύλη ο πελάτης περιηγείται στον κατάλογο, βάζει είδη στο καλάθι και επιβεβαιώνει. Αν στο καλάθι υπάρχουν προϊόντα προς αποστολή, του ζητείται η χώρα για τα έξοδα αποστολής. Οι φόροι, με ΦΠΑ συμπεριλαμβανόμενο, υπολογίζονται μετά την επιβεβαίωση. Μόλις δημιουργηθεί η παραγγελία, ο πελάτης λαμβάνει ενημερώσεις και μπορεί να την παρακολουθεί στην περιοχή του.

Με ορατότητα Εταιρεία η λίστα παραγγελιών περιλαμβάνει και τις παραγγελίες της ίδιας εταιρείας, όχι μόνο εκείνες της επαφής που έκανε login.

Όταν η επιλογή είναι λάθος

• Πύλη ενεργή πριν από τις εφαρμογές. Ο πελάτης μπαίνει και βρίσκει την αρχική χωρίς ticket ούτε παραγγελίες. Κράτα την ανενεργή μέχρι να οριστούν pipeline, θέματα και υπεύθυνοι.
• Ορατότητα Εταιρεία σε όλους. Κάθε επαφή της εταιρείας βλέπει τα αιτήματα των άλλων. Άφησέ την στον υπεύθυνο.
• Ίδια πύλη για πελάτες που δεν πρέπει να βλέπονται μεταξύ τους. Μια πύλη είναι ένα URL. Τα δεδομένα φιλτράρονται ανά επαφή, αλλά τίτλος, γλώσσα και περιοχές είναι κοινά. Δύο πελάτες με διαφορετικές ανάγκες (μόνο ticket, ή ticket και κατάλογος) ταιριάζουν καλύτερα σε δύο πύλες.
• Σύγχυση χρήστη πύλης και χρήστη Mokapen. Ο πρώτος μπαίνει μόνο στην πύλη. Ο δεύτερος δουλεύει στο CRM και έχει ρόλο. Να δώσεις στον πελάτη χρήστη Επισκέπτη του CRM δεν είναι η πύλη: βλέπει εσωτερικές κάρτες, όχι τον κατάλογο.

Σχετικοί οδηγοί: Ticket, Παραγγελίες, Επαφές.