Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός οροσήμων

Το ορόσημο είναι μια δόση του εγγράφου: ένα κομμάτι του ποσού, με λήξη και κατάσταση. Το χρησιμοποιείτε όταν ο πελάτης δεν πληρώνει τα πάντα με τη μία — προκαταβολή στην υπογραφή, καταστάσεις προόδου, εξόφληση στην παράδοση — και θέλετε να βλέπετε, έγγραφο προς έγγραφο και σε έναν πίνακα, τι μένει ακόμη να εισπραχθεί και τι έχει ήδη κλείσει.

Το μπλοκ ονομάζεται Ορόσημα και βρίσκεται στην κάρτα της προσφοράς, της παραγγελίας και του τιμολογίου. Λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και στα τρία έγγραφα. Δεν είναι δεύτερος τιμοκατάλογος και δεν καταγράφει την είσπραξη: είναι το πλάνο με το οποίο συμφωνήσατε τους χρόνους.

Πού στέκεται στην καθημερινή δουλειά

Τα είδη του εγγράφου λένε τι πουλάτε και πόσο αξίζει συνολικά. Τα ορόσημα λένε πότε σπάει αυτό το ποσό. Μια προσφορά 12.000 € μπορεί να μείνει μία γραμμή «Έργο ιστοσελίδας» και, από κάτω, τρία ορόσημα: 30% στην επιβεβαίωση, 40% στην παράδοση του προσχεδίου, 30% στην έναρξη λειτουργίας.

Το πλάνο ζει πάνω στο έγγραφο, άρα το βλέπετε όταν ανοίγετε εκείνη την κάρτα. Αν το πρωί θέλετε να ξέρετε «ποιες δόσεις λήγουν αυτή την εβδομάδα, σε όλες τις προσφορές», ανοίγετε τον πίνακα Ορόσημα από τη σελίδα Προσφορές, Παραγγελίες ή Τιμολόγια. Κάθε κάρτα είναι μια δόση, όχι ολόκληρο το έγγραφο. Ένα κλικ στην κάρτα ξανανοίγει την προσφορά, την παραγγελία ή το τιμολόγιο στο οποίο ανήκει.

Όταν ο πελάτης αποδέχεται και μετατρέπετε την προσφορά σε παραγγελία, τα ορόσημα περνούν στην παραγγελία μαζί με τις γραμμές. Στο τιμολόγιο τα ξαναγράφετε: το πέρασμα παραγγελία → τιμολόγιο δεν τα αντιγράφει μόνο του. Οι Πληρωμές του τιμολογίου μένουν κάτι άλλο: εκεί σημειώνετε τα χρήματα που μπήκαν στ' αλήθεια.

Περιπτώσεις χρήσης

• Συμβουλευτική με καταστάσεις προόδου: προσφορά 10.000 € σε ποσοστό. Γραμμή 1 στο 30% με λήξη στην υπογραφή και σημείωμα «Προκαταβολή». Γραμμή 2 στο 40% «Παράδοση προσχεδίου». Γραμμή 3 στο 30% «Εξόφληση». Το υπόλοιπο κάτω πρέπει να φτάσει στο 0%: καλύψατε όλο το έγγραφο.
• Προμήθεια με σταθερά ποσά: παραγγελία 8.400 €, λειτουργία Ποσό. 2.500 € στην παραγγελία, 3.400 € όταν τα εμπορεύματα είναι έτοιμα, 2.500 € στην εγκατάσταση. Χρήσιμο όταν το συμβόλαιο μιλά για ποσά και όχι για ποσοστά, ή όταν μια δόση είναι στρογγυλή προκαταβολή που δεν πέφτει ακριβώς στο 30%.
• Πάγιο ή δόσεις: δώδεκα γραμμές με το ίδιο ποσό, λήξη την ημέρα 1 κάθε μήνα, σημείωμα «Δόση 1» … «Δόση 12». Στον πίνακα τις βλέπετε να φτάνουν στη στήλη Λήγει σύντομα όσο πλησιάζουν.
• Εμπορική υπενθύμιση: δεν ανοίγετε τα έγγραφα ένα ένα. Από τη σελίδα Προσφορές (ή Παραγγελίες, ή Τιμολόγια) πατάτε Ορόσημα. Η στήλη Λήξη είναι ό,τι έπρεπε να εισπραχθεί και δεν έχει ακόμη σημειωθεί ως τελειωμένο. Η στήλη Λήγει σύντομα είναι η εβδομάδα που έρχεται.
• Από την προσφορά στην παραγγελία: ετοιμάζετε το πλάνο ήδη στην προσφορά, ώστε ο πελάτης να βλέπει τις λήξεις στη διαπραγμάτευση. Στην αποδοχή η παραγγελία γεννιέται με τις ίδιες δόσεις, τις ίδιες ημερομηνίες και τα ίδια σημειώματα. Στην παραγγελία ενημερώνετε μόνο την κατάσταση, από Σχεδιασμένος σε Γινώμενος, όταν η δόση έχει κλείσει.

Το μπλοκ Ορόσημα στην κάρτα

Ανοίξτε την προσφορά, την παραγγελία ή το τιμολόγιο. Στο κάτω μέρος της κάρτας βρίσκετε την κάρτα Ορόσημα, με το πλήθος των γραμμών. Αν είναι άδεια, διαβάζετε «Δεν υπάρχουν ορόσημα». Το κουμπί Προσθέτω εισάγει μια γραμμή.

Κάθε γραμμή έχει τέσσερις στήλες και ένα σημείωμα από κάτω:

• # — ο αριθμός της γραμμής (1, 2, 3). Δεν είναι ελεύθερος τίτλος: το όνομα της δόσης το γράφετε στο πεδίο Σημείωμα («Προκαταβολή υπογραφής», «Πρόοδος εργοταξίου», «Εξόφληση»). Το σημείωμα φτάνει τους 255 χαρακτήρες, με τον μετρητή δεξιά.
• Ποσοστό ή Ποσό — πόσο αξίζει αυτή η δόση. Η επιλογή είναι μία για όλο το έγγραφο, με τα δύο κουμπιά στην κορυφή του μπλοκ. Δεν μπορείτε, στην ίδια κάρτα, να αναμείξετε μια γραμμή σε ποσοστό και μια σε ευρώ.
• Λήξη — η ημέρα που αναμένεται εκείνη η δόση. Μπορείτε να την αφήσετε κενή: η δόση μένει στο πλάνο, αλλά στον πίνακα καταλήγει ανάμεσα στις σχεδιασμένες, όχι ανάμεσα στις λήξεις.
• Κατάσταση — μόνο δύο τιμές: Σχεδιασμένος και Γινώμενος. Τα «Λήγει σύντομα» και «Λήξη» δεν επιλέγονται εδώ: ο πίνακας τα υπολογίζει από την ημερομηνία.

Ο κάδος δεξιά διαγράφει τη γραμμή. Κάτω δεξιά, το Υπόλοιπο σας λέει πόσο από το έγγραφο δεν έχει ακόμη ανατεθεί σε δόση: σε ποσοστό αν δουλεύετε σε ποσοστό, σε ποσό αν δουλεύετε σε ποσό.

Το σύνολο των δόσεων δεν μπορεί να ξεπεράσει το έγγραφο. Αν σε ποσοστό περάσετε το 100%, το πεδίο σταματά στο μέγιστο που είναι ακόμη διαθέσιμο. Αν σε ποσό περάσετε το σύνολο του εγγράφου, σταματά με τον ίδιο τρόπο. Μπορείτε να αφήσετε υπόλοιπο: ένα πλάνο στο 70% είναι έγκυρο, το υπόλοιπο 30% απλώς δεν έχει ακόμη λήξη.

Μια κενή γραμμή — χωρίς τιμή, χωρίς ημερομηνία και χωρίς σημείωμα — δεν αποθηκεύεται. Οι άλλες ναι, μαζί με το έγγραφο, όταν αποθηκεύετε την κάρτα.

Ποσοστό ή Ποσό

Σχεδόν πάντα ξεκινάτε από το Ποσοστό. Γράφετε 30, 40, 30 και το πλάνο μένει σωστό ακόμη κι αν, στη διαπραγμάτευση, το σύνολο της προσφοράς κινείται: τα ποσοστά μένουν, το ισοδύναμο σε ευρώ ξαναϋπολογίζεται στο νέο σύνολο. Είναι η περίπτωση της συμβουλευτικής και κάθε προσφοράς που μπορεί ακόμη να αλλάξει τιμή.

Περάστε στο Ποσό όταν το συμβόλαιο μιλά για στρογγυλά ποσά, ή όταν μια δόση δεν είναι καθαρό ποσοστό του συνόλου. Στο κουμπί Ποσό το Mokapen δείχνει τα ευρώ που έχουν ήδη υπολογιστεί από τα ποσοστά και από το σύνολο του εγγράφου. Αν αποθηκεύσετε σε αυτή τη λειτουργία, από εκείνη τη στιγμή το έγγραφο θυμάται τα ποσά, όχι τα ποσοστά.

Το αντίστροφο πέρασμα λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο: από ποσό σε ποσοστό, το ποσοστό είναι το ποσό διαιρεμένο με το σύνολο του εγγράφου. Συμφέρει να το κάνετε όταν το σύνολο είναι ήδη το οριστικό. Αν το σύνολο είναι ακόμη μηδέν, συμπληρώστε πρώτα τα είδη: χωρίς ποσό εγγράφου η λειτουργία Ποσό δεν έχει ταβάνι για να στηριχτεί.

Η λειτουργία ανήκει στο έγγραφο, όχι στη μεμονωμένη γραμμή. Προσφορά σε ποσοστό και παραγγελία σε ποσό μπορούν να συνυπάρχουν: είναι δύο διαφορετικές κάρτες. Όταν αντιγράφετε την προσφορά στην παραγγελία, η λειτουργία ταξιδεύει μαζί με τις γραμμές.

Λήξη και κατάσταση

Στην κάρτα αποφασίζετε εσείς δύο πράγματα: την ημερομηνία και αν η δόση είναι ακόμη Σχεδιασμένος ή είναι ήδη Γινώμενος. Τα υπόλοιπα τα κάνει ο πίνακας, κάθε φορά που τον ανοίγετε, χωρίς τρίτη κατάσταση να ρυθμίσετε.

• Γινώμενος — σημειώσατε τη δόση ως κλειστή. Μένει στη στήλη Γινώμενος ακόμη κι αν η ημερομηνία είναι στο παρελθόν. Είναι ο σωστός τρόπος να πείτε «αυτή η δόση δεν χρειάζεται πια υπενθύμιση».
• Λήξη — είναι ακόμη σχεδιασμένη και η ημερομηνία στο πεδίο Λήξη είναι πριν από σήμερα. Δεν την επιλέγετε από τη λίστα: καταλήγει εκεί μόνη της.
• Λήγει σύντομα — είναι ακόμη σχεδιασμένη και η ημερομηνία στο πεδίο Λήξη πέφτει μέσα στις επόμενες 7 ημέρες, μαζί με τη σημερινή.
• Σχεδιασμένος — καμία ημερομηνία, ή ημερομηνία πέρα από τις 7 ημέρες.

Παράδειγμα. Σήμερα είναι 20 Οκτωβρίου. Μια δόση σχεδιασμένη στις 18 Οκτωβρίου είναι στη Λήξη. Μία στις 25 Οκτωβρίου είναι Λήγει σύντομα. Μία στις 15 Νοεμβρίου είναι Σχεδιασμένος. Η ίδια δόση της 18 Οκτωβρίου, αν την περάσετε σε Γινώμενος, βγαίνει από τις ληγμένες και πηγαίνει στη Γινώμενος: η ημερομηνία μένει, η κατάσταση νικά την ημερομηνία.

Ο πίνακας Ορόσημα

Στη σελίδα των προσφορών, των παραγγελιών και των τιμολογίων — και στη λίστα και στο Kanban — πάνω υπάρχει το κουμπί Ορόσημα, με το εικονίδιο της σημαίας. Ανοίγει έναν πίνακα με τέσσερις στήλες: Σχεδιασμένος, Λήγει σύντομα, Λήξη, Γινώμενος. Είναι τρεις ξεχωριστοί πίνακες: αυτός των προσφορών δεν ανακατεύει τις παραγγελίες, και αυτός των τιμολογίων δεν ανακατεύει τις προσφορές.

Κάθε κάρτα δείχνει τον αριθμό της δόσης, τον κωδικό και τον τίτλο του εγγράφου, το ποσοστό ή το ποσό, τη λήξη (με κόκκινο αν έχει λήξει, με πορτοκαλί αν λήγει σύντομα), τον πελάτη και το σημείωμα. Το κλικ ανοίγει την κάρτα του εγγράφου, όπου τακτοποιείτε με την ησυχία σας τιμή, ημερομηνία και σημείωμα.

Μπορείτε επίσης να σύρετε την κάρτα από τη μία στήλη στην άλλη. Το σύρσιμο δεν είναι μόνο αλλαγή ετικέτας: ξαναγράφει την κατάσταση και, σε τρεις από τις τέσσερις περιπτώσεις, και την ημερομηνία. Αξίζει να το ξέρετε πριν μετακινήσετε μια κάρτα μέσα σε μια σύσκεψη.

• Προς Γινώμενος — η κατάσταση γίνεται Γινώμενος. Η ημερομηνία που είχατε γράψει μένει όπως είναι.
• Προς Λήξη — η κατάσταση επιστρέφει σε Σχεδιασμένος και το πεδίο Λήξη γίνεται χθες. Χρησιμοποιήστε το μόνο αν θέλετε στ' αλήθεια να εξαναγκάσετε τη δόση ανάμεσα στις ληγμένες.
• Προς Λήγει σύντομα — η κατάσταση επιστρέφει σε Σχεδιασμένος και το πεδίο Λήξη γίνεται σε 3 ημέρες.
• Προς Σχεδιασμένος — η κατάσταση επιστρέφει σε Σχεδιασμένος και το πεδίο Λήξη αφαιρείται. Η δόση δεν έχει πια ημερομηνία.

Αν η σωστή ημερομηνία είναι αυτή που συμφωνήσατε με τον πελάτη, μην σύρετε την κάρτα για «να την τακτοποιήσετε»: ανοίξτε το έγγραφο και αλλάξτε την κατάσταση σε Γινώμενος, ή διορθώστε τη λήξη με το χέρι. Το σύρσιμο βολεύει για να κλείσετε μια δόση (προς Γινώμενος, η ημερομηνία δεν αγγίζεται) και στις άλλες τρεις στήλες θέλει προσοχή.

Από την προσφορά στην παραγγελία, και μετά στο τιμολόγιο

Όταν από την προσφορά δημιουργείτε την παραγγελία, το Mokapen αντιγράφει τα ορόσημα: αριθμό, ποσοστό ή ποσό, λήξη, κατάσταση και σημείωμα. Τα ξαναβρίσκετε ήδη συμπληρωμένα στην κάρτα της νέας παραγγελίας, στην ίδια λειτουργία (ποσοστό ή ποσό) με την προσφορά. Από εκεί τα ενημερώνετε χωρίς να τα ξαναγράψετε: σημειώνετε Γινώμενος τη δόση της προκαταβολής την ημέρα που φτάνει, μετακινείτε μια λήξη αν το εργοτάξιο καθυστερήσει.

Το τιμολόγιο δεν παίρνει αυτόματα τα ορόσημα της παραγγελίας. Αν θέλετε το ίδιο πλάνο και εκεί, ανοίξτε το τιμολόγιο και ξαναφτιάξτε τις γραμμές. Έχει νόημα όταν το τιμολόγιο καλύπτει ολόκληρη την παραγγελία. Έχει λιγότερο νόημα όταν τιμολογείτε μία μόνο δόση: τότε το χρήσιμο ορόσημο είναι ένα, με ποσό και λήξη εκείνης της έκδοσης, και τα άλλα μένουν στην παραγγελία.

Η κατάσταση Γινώμενος δεν δημιουργεί πληρωμή και δεν εκδίδει το τιμολόγιο. Είναι ένα σημάδι στο πλάνο. Η αληθινή είσπραξη καταγράφεται στις Πληρωμές του τιμολογίου· το φορολογικό έγγραφο δημιουργείται με τη ροή του τιμολογίου, όχι σύροντας μια κάρτα.

Τι δεν είναι

Δεν είναι τα ορόσημα του Gantt ενός έργου. Εκείνα μετρούν τις φάσεις της δουλειάς (έναρξη, παράδοση, παραλαβή). Αυτά μετρούν τις δόσεις ενός εγγράφου πώλησης. Ένα έργο μπορεί να έχει τα πρώτα και μια παραγγελία τα δεύτερα, χωρίς να συγχρονίζονται.

Δεν είναι οι Πληρωμές στο τιμολόγιο. Ένα ορόσημο Γινώμενος σημαίνει «αυτή η δόση του πλάνου είναι για εμάς κλειστή». Μια πληρωμή σημαίνει «αυτά τα χρήματα μπήκαν». Μπορείτε να έχετε ένα πλάνο όλο σημειωμένο ως τελειωμένο και τις πληρωμές ακόμη να καταγραφούν, ή το αντίστροφο.

Δεν είναι γραμμή είδους και δεν αντικαθιστούν τους οικονομικούς όρους του PDF. Το κείμενο «30% στην παραγγελία, εξόφληση σε 30 ημέρες» που θέλετε να διαβάσει ο πελάτης μένει στους όρους του εγγράφου. Τα ορόσημα είναι το εσωτερικό εργαλείο για να μην ξεχάσετε εκείνες τις ημερομηνίες.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να δώσω όνομα στη δόση, σαν «Προκαταβολή»;

Ναι, στο πεδίο Σημείωμα. Η στήλη # είναι μόνο ο αύξων αριθμός της γραμμής. Στον πίνακα διαβάζετε το σημείωμα κάτω από τον τίτλο του εγγράφου.

Πρέπει οπωσδήποτε να φτάσω στο 100%;

Όχι. Το υπόλοιπο μπορεί να μείνει. Δεν μπορείτε να πάτε πέρα από το 100% ή πέρα από το ποσό του εγγράφου: το πεδίο μπλοκάρει στο μέγιστο που είναι ακόμη ελεύθερο.

Άλλαξα το σύνολο της προσφοράς. Οι δόσεις ενημερώνονται;

Αν το έγγραφο είναι σε Ποσοστό, τα ποσοστά μένουν και το ισοδύναμο σε ευρώ ακολουθεί το νέο σύνολο. Αν είναι σε Ποσό, μένουν τα ποσά που γράψατε: ένα χαμηλότερο σύνολο μπορεί να σας βγάλει πάνω από το όριο, και το πεδίο σας ξαναφέρνει μέσα στο νέο ταβάνι μόλις επιστρέψετε πάνω του.

Γιατί μια δόση χωρίς ημερομηνία δεν εμφανίζεται ανάμεσα στις λήξεις;

Γιατί τα «λήγει σύντομα» και «λήξη» υπάρχουν μόνο αν υπάρχει ημερομηνία. Χωρίς ημερομηνία η δόση είναι σε Σχεδιασμένος. Βάλτε τη λήξη στην κάρτα αν θέλετε να τη δείτε να φτάνει στον πίνακα.

Έσυρα μια κάρτα στο Σχεδιασμένος και η ημερομηνία εξαφανίστηκε.

Έτσι συμπεριφέρεται η στήλη: η επιστροφή εκεί αφαιρεί τη λήξη. Ξανανοίξτε το έγγραφο και ξαναβάλτε την ημερομηνία. Για να κλείσετε μια δόση χωρίς να αγγίξετε την ημέρα που συμφωνήσατε, σύρετέ την στο Γινώμενος ή ορίστε Γινώμενος από την κατάσταση στην κάρτα.

Η δόση είναι στο παρελθόν, αλλά την έχω ήδη κλείσει. Γιατί δεν είναι στη Λήξη;

Γιατί η κατάσταση είναι Γινώμενος. Το Γινώμενος προηγείται της ημερομηνίας: η κάρτα στέκεται στη στήλη Γινώμενος ακόμη κι αν η ημέρα πέρασε. Αυτό θέλετε, αν η δόση δεν χρειάζεται πια υπενθύμιση.

Δημιουργώ την παραγγελία από την προσφορά. Πρέπει να αντιγράψω τις δόσεις;

Όχι. Ποσοστό ή ποσό, ημερομηνίες, κατάσταση και σημειώματα περνούν στην παραγγελία. Ξαναελέγξτε τα μόνο αν στο πέρασμα αλλάξατε το σύνολο και δουλεύατε με σταθερό ποσό.

Και όταν δημιουργώ το τιμολόγιο από την παραγγελία;

Τα ορόσημα δεν αντιγράφονται. Αν τα χρειάζεστε και στο τιμολόγιο, τα προσθέτετε εκεί. Οι πληρωμές που έχουν καταγραφεί στο τιμολόγιο μένουν ανεξάρτητες από αυτό το πλάνο.

Τα ορόσημα καταλήγουν στο PDF που στέλνω στον πελάτη;

Όχι. Μένουν στην κάρτα και στον πίνακα. Αν ο πελάτης πρέπει να διαβάσει τις λήξεις, γράψτε τις στους όρους του εγγράφου.

Βλέπω μαζί τα ορόσημα προσφορών, παραγγελιών και τιμολογίων;

Όχι. Το κουμπί Ορόσημα στη σελίδα Προσφορές δείχνει μόνο τις δόσεις των προσφορών. Το ίδιο για Παραγγελίες και για Τιμολόγια. Τρία πλάνα, τρεις πίνακες.