La guía de Mokapen

Guía de hitos

Un hito es una cuota del documento: una parte del importe, con una fecha de vencimiento y un estado. Lo usas cuando el cliente no paga todo de una sola vez — anticipo a la firma, pagos por avance, saldo a la entrega — y quieres ver, documento por documento y en un solo tablero, qué falta por cobrar y qué ya está cerrado.

El bloque se llama Hitos y está en la ficha del presupuesto, del pedido y de la factura. Funciona de la misma manera en los tres documentos. No es una segunda lista de precios y no registra el cobro: es el plan con el que acordaste los plazos.

Dónde encaja en el trabajo de todos los días

Los artículos del documento dicen qué vendes y cuánto vale en total. Los hitos dicen cuándo esa cifra se reparte. Un presupuesto de €12,000 puede seguir siendo una sola línea «Proyecto web» y, debajo, tres hitos: 30% a la confirmación, 40% a la entrega del borrador, 30% a la puesta en marcha.

El plan vive en el documento, así que lo ves cuando abres esa ficha. Si en la mañana quieres saber «qué cuotas vencen esta semana, en todos los presupuestos», abre el tablero Hitos desde la página Presupuestos, Pedidos o Facturas. Cada tarjeta es una cuota, no el documento completo. Un clic en la tarjeta vuelve a abrir el presupuesto, el pedido o la factura al que pertenece.

Cuando el cliente acepta y conviertes el presupuesto en pedido, los hitos pasan al pedido junto con las líneas. En la factura los escribes de nuevo: el paso pedido → factura no los copia solo. Los Pagos de la factura son otra cosa: ahí anotas el dinero que de verdad entró.

Casos de uso

• Consultoría por estados de avance: presupuesto de €10,000 en porcentaje. Fila 1 al 30% con vencimiento a la firma y nota «Anticipo». Fila 2 al 40% «Entrega del borrador». Fila 3 al 30% «Saldo». El restante de abajo tiene que llegar a 0%: cubriste todo el documento.
• Suministro con importes fijos: pedido de €8,400, modo Valor. €2,500 al pedido, €3,400 con la mercancía lista, €2,500 en la instalación. Sirve cuando el contrato habla de cifras y no de porcentajes, o cuando una cuota es un anticipo redondo que no cae justo en el 30%.
• Canon o pago diferido: doce filas del mismo importe, un vencimiento el día 1 de cada mes, nota «Cuota 1» … «Cuota 12». En el tablero las ves llegar a la columna Próximo a vencer a medida que se acercan.
• Cobranza comercial: no abres los documentos uno por uno. Desde la página Presupuestos (o Pedidos, o Facturas) presionas Hitos. La columna Caducado es lo que había que cobrar y todavía no está marcado como hecho. La columna Próximo a vencer es la semana que viene.
• Del presupuesto al pedido: preparas el plan ya en la oferta, para que el cliente vea los vencimientos durante la negociación. Al aceptar, el pedido nace con las mismas cuotas, las mismas fechas y las mismas notas. En el pedido solo actualizas el estado, de Planificado a Hecho, cuando la cuota queda cerrada.

El bloque Hitos en la ficha

Abre el presupuesto, el pedido o la factura. Al final de la ficha encuentras la tarjeta Hitos, con el conteo de filas. Si está vacía lees «No hay hitos». El botón Agregar inserta una fila.

Cada fila tiene cuatro columnas y una nota debajo:

• # — el número de la fila (1, 2, 3). No es un título libre: el nombre de la cuota lo escribes en el campo Nota («Anticipo a la firma», «Avance de obra», «Saldo»). La nota llega a 255 caracteres, con el contador a la derecha.
• Porcentaje o Valor — cuánto vale esta cuota. La elección es una sola para todo el documento, con los dos botones en la parte de arriba del bloque. No puedes mezclar, en la misma ficha, una fila en porcentaje y una en euros.
• Fecha de vencimiento — el día en que se espera esa cuota. Puedes dejarla vacía: la cuota sigue en el plan, pero en el tablero cae entre las planificadas, no entre los vencimientos.
• Estado — solo dos valores: Planificado y Hecho. «Próximo a vencer» y «Caducado» no se eligen aquí: el tablero los calcula a partir de la fecha.

El cesto de basura de la derecha elimina la fila. Abajo a la derecha, Restante te dice cuánto del documento todavía no está asignado a una cuota: en porcentaje si trabajas en porcentaje, en cifra si trabajas por importe.

El total de las cuotas no puede superar el documento. Si en porcentaje pasas del 100%, el campo se detiene en el máximo todavía disponible. Si por importe superas el total del documento, se detiene de la misma manera. Puedes dejar un restante: un plan al 70% es válido, el 30% que queda simplemente todavía no tiene vencimiento.

Una fila vacía — sin valor, sin fecha y sin nota — no se guarda. Las demás sí, junto con el documento, cuando guardas la ficha.

Porcentaje o valor

Casi siempre partes de Porcentaje. Escribes 30, 40, 30 y el plan sigue siendo correcto aunque, en la negociación, el total del presupuesto se mueva: los porcentajes se quedan y el equivalente en euros se recalcula sobre el nuevo total. Es el caso de la consultoría y de cualquier oferta cuyo precio todavía puede cambiar.

Pasa a Valor cuando el contrato habla de cifras redondas, o cuando una cuota no es un porcentaje limpio del total. En el botón Valor Mokapen muestra los euros ya calculados a partir de los porcentajes y del total del documento. Si guardas en este modo, desde ese momento el documento recuerda los importes, no los porcentajes.

El paso inverso funciona igual: de importe a porcentaje, el porcentaje es el importe dividido por el total del documento. Conviene hacerlo cuando el total ya es el definitivo. Si el total sigue en cero, primero completa los artículos: sin un importe de documento el modo Valor no tiene un techo en el que apoyarse.

El modo es del documento, no de la fila suelta. Un presupuesto en porcentaje y un pedido por importe pueden convivir: son dos fichas distintas. Cuando copias el presupuesto al pedido, el modo viaja junto con las filas.

Fecha de vencimiento y estado

En la ficha decides tú dos cosas: la fecha y si la cuota sigue en Planificado o ya está en Hecho. El resto lo hace el tablero, cada vez que lo abres, sin un tercer estado que configurar.

• Hecho — marcaste la cuota como cerrada. Se queda en la columna Hecho aunque la fecha esté en el pasado. Es la forma correcta de decir «esta cuota ya no hay que cobrarla de nuevo».
• Caducado — sigue planificada y el vencimiento es anterior a hoy. No lo eliges en el menú: cae ahí sola.
• Próximo a vencer — sigue planificada y el vencimiento cae dentro de los próximos 7 días, hoy incluido.
• Planificado — sin fecha, o con una fecha más allá de los 7 días.

Ejemplo. Hoy es el 20 de octubre. Una cuota planificada el 18 de octubre está en Caducado. Una el 25 de octubre está en Próximo a vencer. Una el 15 de noviembre está en Planificado. La misma cuota del 18 de octubre, si la pasas a Hecho, sale de lo caducado y va a Hecho: la fecha se queda, el estado le gana a la fecha.

El tablero Hitos

En la página de los presupuestos, de los pedidos y de las facturas — tanto en lista como en kanban — arriba está el botón Hitos, con el ícono de la bandera. Abre un tablero con cuatro columnas: Planificado, Próximo a vencer, Caducado, Hecho. Son tres tableros separados: el de los presupuestos no mezcla los pedidos, y el de las facturas no mezcla los presupuestos.

Cada tarjeta muestra el número de la cuota, el código y el título del documento, el porcentaje o el importe, el vencimiento (en rojo si está caducado, en naranja si está próximo a vencer), el cliente y la nota. El clic abre la ficha del documento, donde ajustas valor, fecha y nota con calma.

También puedes arrastrar la tarjeta de una columna a otra. El arrastre no es solo un cambio de etiqueta: reescribe el estado y, en tres de cuatro casos, también la fecha. Conviene saberlo antes de mover una tarjeta durante una reunión.

• Hacia Hecho — el estado pasa a Hecho. El vencimiento que habías escrito se queda como está.
• Hacia Caducado — el estado vuelve a Planificado y el vencimiento pasa a ser ayer. Úsalo solo si de verdad quieres forzar la cuota entre las caducadas.
• Hacia Próximo a vencer — el estado vuelve a Planificado y el vencimiento pasa a dentro de 3 días.
• Hacia Planificado — el estado vuelve a Planificado y se quita el vencimiento. La cuota ya no tiene fecha.

Si la fecha correcta es la que acordaste con el cliente, no arrastres la tarjeta para «dejarla en su lugar»: abre el documento y cambia el estado a Hecho, o corrige el vencimiento a mano. El arrastre es práctico para cerrar una cuota (hacia Hecho, la fecha no se toca) y hay que usarlo con cuidado en las otras tres columnas.

Del presupuesto al pedido, y después a la factura

Cuando desde el presupuesto creas el pedido, Mokapen copia los hitos: número, porcentaje o importe, vencimiento, estado y nota. Los encuentras ya completos en la ficha del pedido nuevo, en el mismo modo (porcentaje o importe) del presupuesto. Desde ahí los actualizas sin volver a escribirlos: marcas Hecho la cuota de anticipo el día en que llega, mueves un vencimiento si la obra se atrasa.

La factura no recibe los hitos del pedido de manera automática. Si quieres el mismo plan también ahí, abre la factura y vuelves a armar las filas. Tiene sentido hacerlo cuando la factura cubre el pedido completo. Tiene menos sentido cuando facturas una sola cuota: en ese caso el hito útil es uno, con el importe y el vencimiento de esa emisión, y los demás se quedan en el pedido.

El estado Hecho no crea un pago y no emite la factura. Es una marca en el plan. El cobro real se registra en los Pagos de la factura; el documento fiscal se crea con el flujo de factura, no arrastrando una tarjeta.

Qué no son

No son los hitos del Gantt de un proyecto. Esos miden las fases del trabajo (arranque, entrega, recepción). Estos miden las cuotas de un documento de venta. Un proyecto puede tener los unos y un pedido los otros, sin que se sincronicen.

No son los Pagos de la factura. Un hito Hecho significa «esta cuota del plan está cerrada para nosotros». Un pago significa «este dinero entró». Puedes tener un plan todo marcado como hecho y los pagos todavía por registrar, o al revés.

No son una línea de artículo y no reemplazan las condiciones económicas del PDF. El texto «30% al pedido, saldo a 30 días» que quieres que lea el cliente se queda en las condiciones del documento. Los hitos son la herramienta interna para no olvidarte de esas fechas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ponerle un nombre a la cuota, del tipo «Anticipo»?

Sí, en el campo Nota. La columna # es solo el número progresivo de la fila. En el tablero lees la nota debajo del título del documento.

¿Tengo que llegar sí o sí al 100%?

No. El restante puede quedarse. No puedes pasar del 100% ni del importe del documento: el campo se bloquea en el máximo que todavía queda libre.

Cambié el total del presupuesto. ¿Se actualizan las cuotas?

Si el documento está en Porcentaje, los porcentajes se quedan y el euro equivalente sigue al nuevo total. Si está en Valor, se quedan las cifras que escribiste: un total más bajo puede hacerte pasarte, y el campo te devuelve dentro del nuevo techo en cuanto vuelves a entrar en él.

¿Por qué una cuota sin fecha no aparece entre los vencimientos?

Porque «próximo a vencer» y «caducado» solo existen si hay una fecha. Sin fecha la cuota está en Planificado. Pon el vencimiento en la ficha si quieres verla llegar al tablero.

Arrastré una tarjeta a Planificado y la fecha desapareció.

Es el comportamiento de la columna: volver ahí quita el vencimiento. Vuelve a abrir el documento y pon la fecha otra vez. Para cerrar una cuota sin tocar el día acordado, arrástrala a Hecho o pon Hecho desde el estado en la ficha.

La cuota está en el pasado, pero yo ya la cerré. ¿Por qué no está en Caducado?

Porque el estado es Hecho. Hecho va antes que la fecha: la tarjeta está en la columna Hecho aunque el día ya pasó. Es lo que quieres, si la cuota ya no hay que volver a cobrarla.

Creo el pedido desde el presupuesto. ¿Tengo que volver a copiar las cuotas?

No. Porcentaje o importe, fechas, estado y notas pasan al pedido. Revísalas solo si en el paso cambiaste el total y trabajabas con importe fijo.

¿Y cuando creo la factura desde el pedido?

Los hitos no se copian. Si también los necesitas en la factura, los agregas ahí. Los pagos registrados en la factura siguen siendo independientes de este plan.

¿Los hitos salen en el PDF que envío al cliente?

No. Se quedan en la ficha y en el tablero. Si el cliente tiene que leer los vencimientos, escríbelos en las condiciones del documento.

¿Veo juntos los hitos de presupuestos, pedidos y facturas?

No. El botón Hitos en la página Presupuestos muestra solo las cuotas de los presupuestos. Lo mismo para Pedidos y para Facturas. Tres planes, tres tableros.