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Meilensteine – Leitfaden

Ein Meilenstein ist eine Rate des Dokuments: ein Teil des Betrags, mit einem Fälligkeitsdatum und einem Status. Sie nutzen ihn, wenn der Kunde nicht alles auf einmal zahlt — Anzahlung bei Unterschrift, Abschlagszahlungen, Restzahlung bei Lieferung — und Sie dokumentweise und auf einer einzigen Tafel sehen wollen, was noch einzuziehen ist und was schon geschlossen ist.

Der Block heißt Meilensteine und steht auf der Karte des Angebots, des Auftrags und der Rechnung. Er funktioniert auf allen drei Dokumenten gleich. Er ist keine zweite Preisliste und erfasst den Zahlungseingang nicht: er ist der Plan, mit dem Sie die Termine vereinbart haben.

Wo er im Arbeitsalltag steht

Die Positionen des Dokuments sagen, was Sie verkaufen und wie viel es insgesamt wert ist. Die Meilensteine sagen, wann diese Summe sich aufteilt. Ein Angebot über €12,000 kann eine einzige Zeile «Webprojekt» bleiben und darunter drei Meilensteine haben: 30% bei Bestätigung, 40% bei Lieferung des Entwurfs, 30% zum Produktivstart.

Der Plan lebt auf dem Dokument, Sie sehen ihn also, wenn Sie diese Karte öffnen. Wenn Sie morgens wissen wollen, «welche Raten diese Woche fällig werden, über alle Angebote», öffnen Sie die Tafel Meilensteine von der Seite Angebote, Aufträge oder Rechnungen. Jede Karte ist eine Rate, nicht das ganze Dokument. Ein Klick auf die Karte öffnet das zugehörige Angebot, den zugehörigen Auftrag oder die zugehörige Rechnung wieder.

Wenn der Kunde zusagt und Sie das Angebot in einen Auftrag umwandeln, wandern die Meilensteine zusammen mit den Zeilen auf den Auftrag. Auf der Rechnung schreiben Sie sie neu: der Schritt Auftrag → Rechnung kopiert sie nicht von selbst. Die Zahlungen der Rechnung sind etwas anderes: dort tragen Sie das Geld ein, das wirklich eingegangen ist.

Anwendungsfälle

• Beratung nach Leistungsstand: Angebot über €10,000 in Prozent. Zeile 1 mit 30% und Fälligkeit bei Unterschrift und Notiz «Anzahlung». Zeile 2 mit 40% «Lieferung des Entwurfs». Zeile 3 mit 30% «Restzahlung». Der Rest unten muss bei 0% ankommen: Sie haben das ganze Dokument abgedeckt.
• Lieferung mit festen Beträgen: Auftrag über €8,400, Modus Betrag. €2,500 beim Auftrag, €3,400 bei fertiger Ware, €2,500 bei Installation. Nützlich, wenn der Vertrag in Beträgen spricht und nicht in Prozent, oder wenn eine Rate eine runde Anzahlung ist, die nicht genau auf 30% fällt.
• Pauschale oder Ratenzahlung: zwölf Zeilen mit demselben Betrag, eine Fälligkeit am 1. jedes Monats, Notiz «Rate 1» … «Rate 12». Auf der Tafel sehen Sie sie nach und nach in der Spalte Bald fällig ankommen, je näher sie rücken.
• Kaufmännisches Nachfassen: Sie öffnen die Dokumente nicht einzeln. Von der Seite Angebote (oder Aufträge, oder Rechnungen) drücken Sie Meilensteine. Die Spalte Abgelaufen ist das, was einzuziehen war und noch nicht als erledigt markiert ist. Die Spalte Bald fällig ist die kommende Woche.
• Vom Angebot zum Auftrag: Sie bereiten den Plan schon im Angebot vor, damit der Kunde die Termine in der Verhandlung sieht. Bei der Zusage entsteht der Auftrag mit denselben Raten, denselben Daten und denselben Notizen. Auf dem Auftrag aktualisieren Sie nur den Status, von Geplant auf Erledigt, wenn die Rate geschlossen ist.

Der Block Meilensteine auf der Karte

Öffnen Sie das Angebot, den Auftrag oder die Rechnung. Unten auf der Karte finden Sie den Block Meilensteine, mit der Anzahl der Zeilen. Wenn er leer ist, lesen Sie «Es gibt keine Meilensteine». Die Schaltfläche Hinzufügen fügt eine Zeile ein.

Jede Zeile hat vier Spalten und eine Notiz darunter:

• # — die Nummer der Zeile (1, 2, 3). Das ist kein freier Titel: den Namen der Rate schreiben Sie in das Feld Notiz («Anzahlung bei Unterschrift», «Baufortschritt», «Restzahlung»). Die Notiz geht bis 255 Zeichen, mit dem Zähler rechts.
• Prozent oder Betrag — was diese Rate wert ist. Die Wahl gilt einmal für das ganze Dokument, mit den beiden Schaltflächen oben im Block. Sie können auf derselben Karte nicht eine Zeile in Prozent und eine in Euro mischen.
• Fälligkeitsdatum — der Tag, an dem diese Rate erwartet wird. Sie können es leer lassen: die Rate bleibt im Plan, landet auf der Tafel aber bei den geplanten, nicht bei den Fälligkeiten.
• Status — nur zwei Werte: Geplant und Erledigt. «Bald fällig» und «Abgelaufen» wählen Sie hier nicht: die Tafel rechnet sie aus dem Datum.

Der Papierkorb rechts löscht die Zeile. Unten rechts sagt Ihnen Rest, wie viel vom Dokument noch keiner Rate zugeordnet ist: in Prozent, wenn Sie in Prozent arbeiten, als Betrag, wenn Sie nach Betrag arbeiten.

Die Summe der Raten darf das Dokument nicht übersteigen. Wenn Sie in Prozent über 100% hinausgehen, bleibt das Feld beim noch verfügbaren Maximum stehen. Wenn Sie nach Betrag die Summe des Dokuments überschreiten, bleibt es genauso stehen. Sie dürfen einen Rest lassen: ein Plan bei 70% ist gültig, die übrigen 30% haben einfach noch kein Fälligkeitsdatum.

Eine leere Zeile — ohne Wert, ohne Datum und ohne Notiz — wird nicht gespeichert. Die anderen schon, zusammen mit dem Dokument, wenn Sie die Karte speichern.

Prozent oder Betrag

Sie starten fast immer bei Prozent. Sie schreiben 30, 40, 30, und der Plan bleibt richtig, auch wenn sich in der Verhandlung die Summe des Angebots bewegt: die Prozente bleiben, der Euro-Gegenwert rechnet sich auf die neue Summe um. Das ist der Fall bei Beratung und bei jedem Angebot, dessen Preis sich noch ändern kann.

Wechseln Sie zu Betrag, wenn der Vertrag von runden Summen spricht oder eine Rate kein sauberer Prozentsatz der Summe ist. Auf der Schaltfläche Betrag zeigt Mokapen die Euro, die schon aus den Prozenten und der Dokumentensumme berechnet sind. Wenn Sie in diesem Modus speichern, merkt sich das Dokument von da an die Beträge, nicht die Prozente.

Der umgekehrte Weg funktioniert genauso: vom Betrag zum Prozent ist der Prozentsatz der Betrag geteilt durch die Summe des Dokuments. Sinnvoll ist das, wenn die Summe schon die endgültige ist. Wenn die Summe noch null ist, füllen Sie zuerst die Positionen: ohne einen Dokumentbetrag hat der Modus Betrag keine Obergrenze, auf der er stehen kann.

Der Modus gehört zum Dokument, nicht zur einzelnen Zeile. Ein Angebot in Prozent und ein Auftrag nach Betrag können nebeneinander bestehen: es sind zwei verschiedene Karten. Wenn Sie das Angebot auf den Auftrag kopieren, reist der Modus mit den Zeilen mit.

Fälligkeitsdatum und Status

Auf der Karte entscheiden Sie zwei Dinge: das Datum, und ob die Rate noch Geplant ist oder schon Erledigt. Den Rest erledigt die Tafel, jedes Mal wenn Sie sie öffnen, ohne einen dritten Status, den Sie setzen müssten.

• Erledigt — Sie haben die Rate als geschlossen markiert. Sie bleibt in der Spalte Erledigt, auch wenn das Datum in der Vergangenheit liegt. So sagen Sie richtig: «diese Rate muss nicht mehr angemahnt werden».
• Abgelaufen — sie ist noch geplant und die Fälligkeit liegt vor heute. Sie wählen das nicht im Menü: sie landet dort von allein.
• Bald fällig — sie ist noch geplant und die Fälligkeit fällt in die nächsten 7 Tage, heute eingeschlossen.
• Geplant — kein Datum, oder ein Datum jenseits der 7 Tage.

Beispiel. Heute ist der 20. Oktober. Eine geplante Rate am 18. Oktober steht in Abgelaufen. Eine am 25. Oktober ist Bald fällig. Eine am 15. November ist Geplant. Dieselbe Rate vom 18. Oktober, wenn Sie sie auf Erledigt setzen, verlässt das Abgelaufene und geht nach Erledigt: das Datum bleibt, der Status gewinnt über das Datum.

Die Tafel Meilensteine

Auf der Seite der Angebote, der Aufträge und der Rechnungen — sowohl in der Liste als auch im Kanban — steht oben die Schaltfläche Meilensteine, mit dem Flaggensymbol. Sie öffnet eine Tafel mit vier Spalten: Geplant, Bald fällig, Abgelaufen, Erledigt. Es sind drei getrennte Tafeln: die der Angebote mischt keine Aufträge, und die der Rechnungen mischt keine Angebote.

Jede Karte zeigt die Nummer der Rate, Code und Titel des Dokuments, Prozent oder Betrag, die Fälligkeit (rot, wenn sie abgelaufen ist, orange, wenn sie bald fällig ist), den Kunden und die Notiz. Der Klick öffnet die Karte des Dokuments, wo Sie Wert, Datum und Notiz in Ruhe setzen.

Sie können die Karte auch von einer Spalte in die andere ziehen. Das Ziehen ist nicht nur ein Wechsel des Schilds: es schreibt Status und, in drei von vier Fällen, auch das Datum neu. Das sollten Sie wissen, bevor Sie in einer Besprechung eine Karte verschieben.

• Nach Erledigt — der Status wird Erledigt. Die Fälligkeit, die Sie geschrieben hatten, bleibt, wie sie ist.
• Nach Abgelaufen — der Status geht zurück auf Geplant und die Fälligkeit wird gestern. Nutzen Sie das nur, wenn Sie die Rate wirklich unter die abgelaufenen zwingen wollen.
• Nach Bald fällig — der Status geht zurück auf Geplant und die Fälligkeit wird in 3 Tagen.
• Nach Geplant — der Status geht zurück auf Geplant und die Fälligkeit wird entfernt. Die Rate hat kein Datum mehr.

Wenn das richtige Datum das mit dem Kunden vereinbarte ist, ziehen Sie die Karte nicht, um sie «zurechtzurücken»: öffnen Sie das Dokument und setzen Sie den Status auf Erledigt, oder korrigieren Sie die Fälligkeit von Hand. Das Ziehen ist bequem, um eine Rate zu schließen (nach Erledigt, das Datum bleibt unberührt), und auf den anderen drei Spalten sollten Sie es mit Bedacht nutzen.

Vom Angebot zum Auftrag, und dann zur Rechnung

Wenn Sie aus dem Angebot den Auftrag erstellen, kopiert Mokapen die Meilensteine: Nummer, Prozent oder Betrag, Fälligkeit, Status und Notiz. Sie finden sie schon ausgefüllt auf der Karte des neuen Auftrags, im selben Modus (Prozent oder Betrag) wie das Angebot. Von dort aktualisieren Sie sie, ohne sie neu zu schreiben: Sie setzen die Anzahlungsrate auf Erledigt an dem Tag, an dem sie eingeht, und verschieben eine Fälligkeit, wenn die Baustelle sich verzögert.

Die Rechnung erhält die Meilensteine des Auftrags nicht automatisch. Wenn Sie denselben Plan auch dort wollen, öffnen Sie die Rechnung und setzen die Zeilen neu zusammen. Das ist sinnvoll, wenn die Rechnung den ganzen Auftrag abdeckt. Weniger sinnvoll ist es, wenn Sie nur eine Rate fakturieren: dann ist der nützliche Meilenstein einer, mit Betrag und Fälligkeit dieser Ausstellung, und die anderen bleiben auf dem Auftrag.

Der Status Erledigt erzeugt keine Zahlung und stellt keine Rechnung aus. Er ist ein Zeichen auf dem Plan. Der echte Eingang wird in den Zahlungen der Rechnung erfasst; das steuerliche Dokument entsteht über den Rechnungsfluss, nicht indem Sie eine Karte ziehen.

Was sie nicht sind

Sie sind nicht die Meilensteine im Gantt eines Projekts. Die messen die Phasen der Arbeit (Auftakt, Lieferung, Abnahme). Diese messen die Raten eines Verkaufsdokuments. Ein Projekt kann die einen haben und ein Auftrag die anderen, ohne dass sie sich abgleichen.

Sie sind nicht die Zahlungen auf der Rechnung. Ein Meilenstein Erledigt bedeutet «diese Rate des Plans ist für uns geschlossen». Eine Zahlung bedeutet «dieses Geld ist eingegangen». Sie können einen Plan haben, der ganz als erledigt markiert ist, und die Zahlungen noch erfassen müssen, oder umgekehrt.

Sie sind keine Positionszeile und ersetzen nicht die wirtschaftlichen Konditionen des PDF. Der Text «30% beim Auftrag, Restzahlung in 30 Tagen», den der Kunde lesen soll, bleibt in den Konditionen des Dokuments. Die Meilensteine sind das interne Werkzeug, damit Sie diese Daten nicht vergessen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich der Rate einen Namen geben, etwa «Anzahlung»?

Ja, im Feld Notiz. Die Spalte # ist nur die fortlaufende Nummer der Zeile. Auf der Tafel lesen Sie die Notiz unter dem Titel des Dokuments.

Muss ich unbedingt auf 100% kommen?

Nein. Der Rest darf bleiben. Sie können nicht über 100% oder über den Betrag des Dokuments hinaus: das Feld stoppt beim noch freien Maximum.

Ich habe die Summe des Angebots geändert. Aktualisieren sich die Raten?

Wenn das Dokument in Prozent steht, bleiben die Prozente und der Euro-Gegenwert folgt der neuen Summe. Wenn es in Betrag steht, bleiben die Zahlen, die Sie geschrieben haben: eine niedrigere Summe kann Sie darüber hinausbringen, und das Feld holt Sie in die neue Obergrenze zurück, sobald Sie wieder darauf gehen.

Warum erscheint eine Rate ohne Datum nicht bei den Fälligkeiten?

Weil «bald fällig» und «abgelaufen» nur existieren, wenn ein Datum da ist. Ohne Datum ist die Rate in Geplant. Setzen Sie die Fälligkeit auf der Karte, wenn Sie sie auf der Tafel ankommen sehen wollen.

Ich habe eine Karte auf Geplant gezogen und das Datum ist weg.

So verhält sich die Spalte: dorthin zurückzukehren nimmt die Fälligkeit weg. Öffnen Sie das Dokument wieder und setzen Sie das Datum neu. Um eine Rate zu schließen, ohne den vereinbarten Tag anzufassen, ziehen Sie sie auf Erledigt oder setzen Sie Erledigt über den Status auf der Karte.

Die Rate liegt in der Vergangenheit, aber ich habe sie schon geschlossen. Warum ist sie nicht in Abgelaufen?

Weil der Status Erledigt ist. Erledigt kommt vor dem Datum: die Karte steht in der Spalte Erledigt, auch wenn der Tag vorbei ist. Genau das wollen Sie, wenn die Rate nicht mehr angemahnt werden soll.

Ich erstelle den Auftrag aus dem Angebot. Muss ich die Raten abschreiben?

Nein. Prozent oder Betrag, Daten, Status und Notizen gehen auf den Auftrag über. Prüfen Sie sie nur noch einmal, wenn Sie beim Übergang die Summe geändert haben und mit festem Betrag gearbeitet haben.

Und wenn ich die Rechnung aus dem Auftrag erstelle?

Die Meilensteine werden nicht kopiert. Wenn Sie sie auch auf der Rechnung brauchen, fügen Sie sie dort hinzu. Die auf der Rechnung erfassten Zahlungen bleiben unabhängig von diesem Plan.

Stehen die Meilensteine auf dem PDF, das ich dem Kunden schicke?

Nein. Sie bleiben auf der Karte und auf der Tafel. Wenn der Kunde die Termine lesen soll, schreiben Sie sie in die Konditionen des Dokuments.

Sehe ich die Meilensteine von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen zusammen?

Nein. Die Schaltfläche Meilensteine auf der Seite Angebote zeigt nur die Raten der Angebote. Dasselbe gilt für Aufträge und für Rechnungen. Drei Pläne, drei Tafeln.