O guia do Mokapen

Guia de marcos

Um marco é uma parcela do documento: uma fatia do valor, com uma data de vencimento e um status. Você usa quando o cliente não paga tudo de uma vez — entrada na assinatura, pagamentos por avanço, saldo na entrega — e quer ver, documento por documento e num só quadro, o que ainda falta receber e o que já está fechado.

O bloco se chama Marcos e fica na ficha do orçamento, do pedido e da fatura. Funciona do mesmo jeito nos três documentos. Não é uma segunda tabela de preços e não registra o recebimento: é o plano com o qual você combinou os prazos.

Onde entra no trabalho do dia a dia

Os itens do documento dizem o quê você vende e quanto vale no total. Os marcos dizem quando esse valor se divide. Um orçamento de €12,000 pode continuar sendo uma única linha «Projeto web» e, embaixo, três marcos: 30% na confirmação, 40% na entrega do rascunho, 30% na entrada em produção.

O plano vive no documento, então você o vê quando abre essa ficha. Se de manhã quiser saber «quais parcelas vencem esta semana, em todos os orçamentos», abra o quadro Marcos a partir da página Orçamentos, Pedidos ou Faturas. Cada cartão é uma parcela, não o documento inteiro. Um clique no cartão reabre o orçamento, o pedido ou a fatura a que ele pertence.

Quando o cliente aceita e você transforma o orçamento em pedido, os marcos passam para o pedido junto com as linhas. Na fatura você os escreve de novo: a passagem pedido → fatura não os copia sozinha. Os Pagamentos da fatura são outra coisa: ali você registra o dinheiro que entrou de verdade.

Casos de utilização

• Consultoria por estados de avanço: orçamento de €10,000 em porcentagem. Linha 1 a 30% com vencimento na assinatura e nota «Entrada». Linha 2 a 40% «Entrega do rascunho». Linha 3 a 30% «Saldo». O restante embaixo tem que chegar a 0%: você cobriu o documento todo.
• Fornecimento com valores fixos: pedido de €8,400, modo Resultar. €2,500 no pedido, €3,400 com a mercadoria pronta, €2,500 na instalação. Útil quando o contrato fala de valores e não de porcentagens, ou quando uma parcela é uma entrada redonda que não cai exatamente nos 30%.
• Mensalidade ou parcelamento: doze linhas do mesmo valor, um vencimento no dia 1 de cada mês, nota «Parcela 1» … «Parcela 12». No quadro você as vê chegando na coluna A vencer em breve à medida que se aproximam.
• Cobrança comercial: você não abre os documentos um a um. A partir da página Orçamentos (ou Pedidos, ou Faturas) pressione Marcos. A coluna Expirado é o que devia ser recebido e ainda não está marcado como feito. A coluna A vencer em breve é a semana que vem.
• Do orçamento ao pedido: você prepara o plano já na proposta, para o cliente ver os vencimentos na negociação. Na aceitação o pedido nasce com as mesmas parcelas, as mesmas datas e as mesmas notas. No pedido você só atualiza o status, de Planejado para Concluído, quando a parcela fica fechada.

O bloco Marcos na ficha

Abra o orçamento, o pedido ou a fatura. No fim da ficha você encontra o cartão Marcos, com a contagem das linhas. Se estiver vazio, você lê «Não há marcos». O botão Adicionar insere uma linha.

Cada linha tem quatro colunas e uma nota embaixo:

• # — o número da linha (1, 2, 3). Não é um título livre: o nome da parcela você escreve no campo Nota («Entrada na assinatura», «Avanço da obra», «Saldo»). A nota chega a 255 caracteres, com o contador à direita.
• Porcentagem ou Resultar — quanto vale esta parcela. A escolha é uma só para o documento inteiro, com os dois botões no topo do bloco. Você não pode misturar, na mesma ficha, uma linha em porcentagem e uma em euros.
• Data de Vencimento — o dia em que essa parcela é esperada. Você pode deixá-la vazia: a parcela fica no plano, mas no quadro cai entre as planejadas, não entre os vencimentos.
• Status — só dois valores: Planejado e Concluído. «A vencer em breve» e «Expirado» não se escolhem aqui: o quadro os calcula a partir da data.

A lixeira à direita exclui a linha. Embaixo à direita, Restante diz quanto do documento ainda não está atribuído a uma parcela: em porcentagem se você trabalha em porcentagem, em valor se você trabalha por quantia.

O total das parcelas não pode ultrapassar o documento. Se em porcentagem você passar de 100%, o campo para no máximo ainda disponível. Se por quantia ultrapassar o total do documento, ele para do mesmo jeito. Você pode deixar um restante: um plano em 70% é válido, os 30% que faltam simplesmente ainda não têm vencimento.

Uma linha vazia — sem valor, sem data e sem nota — não é salva. As outras sim, junto com o documento, quando você salva a ficha.

Porcentagem ou resultar

Você quase sempre começa por Porcentagem. Escreve 30, 40, 30 e o plano continua certo mesmo que, na negociação, o total do orçamento se mexa: as porcentagens ficam, o equivalente em euros é recalculado sobre o novo total. É o caso da consultoria e de qualquer proposta cujo preço ainda possa mudar.

Passe para Resultar quando o contrato fala de valores redondos, ou quando uma parcela não é uma porcentagem limpa do total. No botão Resultar o Mokapen mostra os euros já calculados a partir das porcentagens e do total do documento. Se você salvar nesse modo, a partir desse momento o documento guarda os valores, não as porcentagens.

O caminho inverso funciona do mesmo jeito: de quantia para porcentagem, a porcentagem é a quantia dividida pelo total do documento. Convém fazer isso quando o total já é o definitivo. Se o total ainda for zero, preencha primeiro os itens: sem um valor de documento o modo Resultar não tem um teto em que se apoiar.

O modo é do documento, não da linha isolada. Um orçamento em porcentagem e um pedido por quantia podem conviver: são duas fichas diferentes. Quando você copia o orçamento para o pedido, o modo vai junto com as linhas.

Data de Vencimento e status

Na ficha você decide duas coisas: a data e se a parcela ainda está Planejado ou já está Concluído. O resto o quadro faz, cada vez que você o abre, sem um terceiro status para definir.

• Concluído — você marcou a parcela como fechada. Ela fica na coluna Concluído mesmo que a data esteja no passado. É o jeito certo de dizer «esta parcela não precisa mais de cobrança».
• Expirado — continua planejada e o vencimento é anterior a hoje. Você não escolhe isso no menu: ela cai ali sozinha.
• A vencer em breve — continua planejada e o vencimento cai nos próximos 7 dias, hoje incluído.
• Planejado — sem data, ou com uma data além dos 7 dias.

Exemplo. Hoje é 20 de outubro. Uma parcela planejada em 18 de outubro está em Expirado. Uma em 25 de outubro está A vencer em breve. Uma em 15 de novembro está Planejado. A mesma parcela de 18 de outubro, se você a passar para Concluído, sai do expirado e vai para Concluído: a data fica, o status prevalece sobre a data.

O quadro Marcos

Na página dos orçamentos, dos pedidos e das faturas — tanto na lista quanto no kanban — em cima está o botão Marcos, com o ícone da bandeira. Ele abre um quadro com quatro colunas: Planejado, A vencer em breve, Expirado, Concluído. São três quadros separados: o dos orçamentos não mistura os pedidos, e o das faturas não mistura os orçamentos.

Cada cartão mostra o número da parcela, o código e o título do documento, a porcentagem ou o valor, o vencimento (em vermelho se estiver expirado, em laranja se estiver a vencer em breve), o cliente e a nota. O clique abre a ficha do documento, onde você ajusta valor, data e nota com calma.

Você também pode arrastar o cartão de uma coluna para outra. O arraste não é só uma troca de etiqueta: ele reescreve o status e, em três casos de quatro, também a data. Vale a pena saber disso antes de mover um cartão durante uma reunião.

• Para Concluído — o status passa a Concluído. O vencimento que você tinha escrito fica como está.
• Para Expirado — o status volta para Planejado e o vencimento passa a ser ontem. Use só se quiser mesmo forçar a parcela para as expiradas.
• Para A vencer em breve — o status volta para Planejado e o vencimento passa a ser daqui a 3 dias.
• Para Planejado — o status volta para Planejado e o vencimento é retirado. A parcela deixa de ter data.

Se a data certa for a combinada com o cliente, não arraste o cartão para «colocar no lugar»: abra o documento e mude o status para Concluído, ou corrija o vencimento à mão. O arraste é prático para fechar uma parcela (para Concluído, a data não se mexe) e deve ser usado com cuidado nas outras três colunas.

Do orçamento ao pedido, e depois à fatura

Quando você cria o pedido a partir do orçamento, o Mokapen copia os marcos: número, porcentagem ou valor, vencimento, status e nota. Você os encontra já preenchidos na ficha do pedido novo, no mesmo modo (porcentagem ou quantia) do orçamento. Dali você os atualiza sem reescrever: marca Concluído a parcela de entrada no dia em que ela chega, muda um vencimento se a obra atrasar.

A fatura não recebe os marcos do pedido de forma automática. Se você quiser o mesmo plano também ali, abra a fatura e monte as linhas de novo. Faz sentido quando a fatura cobre o pedido inteiro. Faz menos sentido quando você fatura uma só parcela: nesse caso o marco útil é um, com o valor e o vencimento dessa emissão, e os outros ficam no pedido.

O status Concluído não cria um pagamento e não emite a fatura. É uma marca no plano. O recebimento de verdade se registra nos Pagamentos da fatura; o documento fiscal se cria com o fluxo de faturamento, não ao arrastar um cartão.

O que não são

Não são os marcos do Gantt de um projeto. Esses medem as fases do trabalho (início, entrega, aceite). Estes medem as parcelas de um documento de venda. Um projeto pode ter uns e um pedido os outros, sem que se sincronizem.

Não são os Pagamentos na fatura. Um marco Concluído significa «esta parcela do plano está fechada para nós». Um pagamento significa «este dinheiro entrou». Você pode ter um plano todo marcado como feito e os pagamentos ainda por registrar, ou o contrário.

Não são uma linha de item e não substituem as condições econômicas do PDF. O texto «30% no pedido, saldo em 30 dias» que você quer que o cliente leia fica nas condições do documento. Os marcos são a ferramenta interna para você não esquecer essas datas.

Perguntas frequentes

Posso dar um nome à parcela, do tipo «Entrada»?

Sim, no campo Nota. A coluna # é só o número progressivo da linha. No quadro você lê a nota embaixo do título do documento.

Preciso chegar obrigatoriamente a 100%?

Não. O restante pode ficar. Você não pode ir além de 100% nem além do valor do documento: o campo trava no máximo ainda livre.

Mudei o total do orçamento. As parcelas se atualizam?

Se o documento está em Porcentagem, as porcentagens ficam e o euro equivalente segue o novo total. Se está em Resultar, ficam os valores que você escreveu: um total mais baixo pode fazer você ultrapassar, e o campo o coloca de volta dentro do novo teto assim que você volta nele.

Por que uma parcela sem data não aparece entre os vencimentos?

Porque «a vencer em breve» e «expirado» só existem se houver uma data. Sem data a parcela está em Planejado. Coloque o vencimento na ficha se quiser vê-la chegando no quadro.

Arrastei um cartão para Planejado e a data sumiu.

É o comportamento da coluna: voltar para lá tira o vencimento. Reabra o documento e coloque a data de novo. Para fechar uma parcela sem mexer no dia combinado, arraste-a para Concluído ou defina Concluído a partir do status na ficha.

A parcela está no passado, mas eu já a fechei. Por que ela não está em Expirado?

Porque o status é Concluído. Concluído vem antes da data: o cartão fica na coluna Concluído mesmo que o dia tenha passado. É o que você quer, se a parcela não precisar mais de cobrança.

Crio o pedido a partir do orçamento. Preciso copiar as parcelas de novo?

Não. Porcentagem ou quantia, datas, status e notas passam para o pedido. Confira de novo só se na passagem você mudou o total e trabalhava com valor fixo.

E quando eu crio a fatura a partir do pedido?

Os marcos não são copiados. Se você também precisar deles na fatura, adicione-os ali. Os pagamentos registrados na fatura continuam independentes deste plano.

Os marcos saem no PDF que eu envio ao cliente?

Não. Ficam na ficha e no quadro. Se o cliente precisar ler os vencimentos, escreva-os nas condições do documento.

Eu vejo os marcos de orçamentos, pedidos e faturas juntos?

Não. O botão Marcos na página Orçamentos mostra só as parcelas dos orçamentos. O mesmo para Pedidos e para Faturas. Três planos, três quadros.