O guia do Mokapen

OneDrive

Ligue o OneDrive ao Mokapen para anexar arquivos a partir das fichas do CRM (contatos, oportunidades, tickets, projetos…) e, se quiser, salvar na nuvem os arquivos carregados do computador em vez de os manter apenas no servidor Mokapen.

Visão geral: Integrações.

Requisitos

• Conta Microsoft com espaço disponível no OneDrive.
• Permissão para o Mokapen acessar aos arquivos que a app cria ou abre no OneDrive (não a todo o conteúdo do disco).

Ligar OneDrive

1. Menu do usuário → Integrações → OneDrive.
2. Prima Sincronizar OneDrive.
3. Inicie sessão na Microsoft e Permita o acesso aos arquivos geridos pelo Mokapen.
4. Configure preferências e compartilha (apenas o usuário que ligou vê essas seções).
5. Prima Sincronizar no final da página.

Se não aceitar, não poderá anexar arquivos do OneDrive nem salvar carregamentos na nuvem.

O que o Mokapen pede à Microsoft

O Mokapen pede acesso aos arquivos que cria ou abre através da integração — não a leitura de todo o seu OneDrive pessoal. Serve para a pasta dedicada, carregamentos e abertura de anexos a partir das fichas do CRM.

Preferências

• Salvar na nuvem os arquivos do computador (interruptor ativo): os arquivos carregados do PC vão também para o seu OneDrive, não apenas para o Mokapen.
• Pasta dedicada: o Mokapen cria ou reutiliza uma pasta Nome da app – Nome da organização e coloca lá os arquivos ligados, para os encontrar agrupados no OneDrive.

Compartilha com a equipe

• Ativar para outros usuários — colegas ou toda a org podem usar a sua ligação OneDrive para anexar arquivos sem voltar a entrar. Útil para OneDrive empresarial gerido por um responsável.
• Compartilhar todos os arquivos OneDrive com os membros — se ativo, os arquivos Mokapen no OneDrive são acessíveis via ligação compartilhada com os membros da org; se inativo, permissões mais restritivas.

Após cada alteração, prima Sincronizar.

Uso diário — anexar arquivos a partir da ficha

Abra uma ficha (contato, oportunidade, ticket, projeto…), clique no clip (Anexos) e escolha a origem. Com OneDrive ligado aparecem dois modos distintos:

1. Do seu computador (para o OneDrive)

Item de menu: O seu computador no OneDrive.

1. Selecione o arquivo no PC (ou arraste-o para a área de carregamento, se disponível).
2. O Mokapen carrega-o para a conta OneDrive ligada à integração — não apenas para o espaço Mokapen.
3. Se tiver ativa a pasta dedicada em Integrações, o Mokapen cria (ou reutiliza) a pasta Nome da app – Nome da organização e coloca lá o arquivo.
4. O arquivo fica anexado à ficha com uma ligação que abre o documento no OneDrive.

Vantagens: o documento permanece no OneDrive da org (ou na conta compartilhada com a equipe); não consome o espaço de anexos do Mokapen; cópia de segurança e compartilha Microsoft continuam disponíveis fora do CRM. Ideal para contratos, PDF e arquivos novos criados no computador.

2. OneDrive online — seletor de arquivos

Item de menu: OneDrive online.

1. Abre-se o seletor Microsoft (janela OneDrive).
2. Escolha um ou mais arquivos já presentes no OneDrive, ou uma pasta.
3. O Mokapen não volta a carregar o arquivo do PC: liga a ficha ao arquivo (ou arquivos) no OneDrive, com ligação para o abrir.

Vantagens: sem carregamento duplicado; usa documentos já organizados em pastas OneDrive; útil para modelos, apresentações ou pastas compartilhadas que a equipe mantém no OneDrive. O arquivo permanece onde o colocou no OneDrive — o Mokapen apenas adiciona a ligação CRM.

Qual escolher?

• Arquivo novo do PC → «O seu computador no OneDrive».
• Arquivo já no OneDrive → «OneDrive online».

Se a integração OneDrive for compartilhada com colegas, ambas as opções usam a ligação ativa da org (a sua ou a compartilhada), para que os anexos apontem para o mesmo arquivo empresarial.

Excluir um anexo da ficha Mokapen não apaga o arquivo no OneDrive. Se um arquivo desaparecer do OneDrive, a ligação no Mokapen pode deixar de funcionar — nesse caso desligue e volte a ligar a integração ou substitua o anexo.

Detalhes gerais sobre anexos: guia Anexos.

Problemas comuns

• Erro de carregamento — arquivo demasiado grande, formato não suportado, espaço OneDrive esgotado ou permissão revogada. Volte a ligar a integração.
• Colega não vê configurações — apenas quem criou a ligação altera preferências e compartilha; os outros usam a conta compartilhada se estiver ativa.

Desligar

Prima Desligar e confirme escrevendo a palavra solicitada. Na janela pode escolher o que fazer com as ligações a anexos OneDrive já presentes no Mokapen.

Opções no Mokapen:

• Desligar padrão (interruptor «Remover todas as ligações…» desligado) — revoga apenas a ligação da conta. Os anexos com ligação OneDrive permanecem nas fichas no Mokapen, mas sem integração ativa as ligações podem deixar de funcionar até voltar a ligar ou substituir os anexos.
• Remover do Mokapen todas as ligações a arquivos OneDrive (interruptor ligado) — o Mokapen remove da org as referências a anexos OneDrive (registros ligados a essa sync). Os arquivos não são excluídos no OneDrive: permanecem na nuvem; apenas desaparecem as ligações CRM.

Em qualquer caso, os documentos no OneDrive externo não são destruídos automaticamente pelo Mokapen. Para libertar espaço ou fechar um arquivo, aja diretamente no OneDrive.

Detalhes de anexos: guia Anexos.