O guia do Mokapen

Usuários e Equipes

A seção Usuários e Equipes é o ponto central para gerir quem trabalha na sua organização e como o grupo está organizado. Daqui convida colegas e colaboradores, atribui Permissões (função organizacional), cria equipes por departamento ou projeto, controla os estados de acesso e respeita os limites do plano.

Usuários e equipes estão sempre ligados a uma única organização: não se partilham entre organizações diferentes. Um colega na organização A pode não existir na organização B, e uma equipe «Vendas» numa organização é independente de outra com o mesmo nome noutra. Para o contexto multi-organização, consulte o guia Organizações e acessos; para o detalhe do que cada função pode fazer, o guia Funções e permissões.

Visão geral

A página divide-se em dois separadores ligados:

• Usuários — lista de todos os acessos à organização: nome, email, Permissões (função org), equipes a que pertence, estado. Daqui convida novas pessoas e abre a ficha de cada usuário.
• Equipes — grupos internos (Vendas, Suporte, Management, Projeto X…) com manager, membros e descrição. As equipes servem para organizar o trabalho, filtrar listas, atribuir responsabilidades e compartilhar visibilidade em fichas e automatizações.

No topo de cada separador aparece um contador do tipo atuais / máximo permitido pelo plano (ex. «12/20» usuários, «5/10» equipes). Se ultrapassar o limite, o Mokapen mostra avisos e bloqueia novas ativações até reduzir o número ou fazer upgrade do plano.

Dois conceitos a não confundir:

• Permissões (função organizacional) — Convidado, Usuário limitado, Usuário, Membro, Proprietário: definem o que a pessoa pode ver e configurar em toda a organização. É o campo «Permissões» na lista e na ficha do usuário.
• Função — etiqueta descritiva do cargo profissional (ex. «Responsável comercial», «Programador»). Não altera as permissões do sistema: serve para identificar as pessoas no organograma, filtros e fichas de perfil.

Onde se encontra e quem pode acessar

Abra o menu Organização (ícone de edifício na barra superior) e, no menu lateral sob o nome da organização, escolha Usuários e Equipes.

Quem vê a opção de menu — todos os usuários com pelo menos a função Usuário limitado ou superior. Os Convidados não acessam às configurações da organização e não veem esta seção.

Quem pode fazer o quê — em resumo:

• Usuário limitado — vê a lista de usuários e apenas as equipes a que pertence; não convida, não cria equipes, não altera outros usuários.
• Usuário — convida novos usuários, gere equipes, edita fichas de usuário (nos limites da sua função). Pode sair da organização a partir do menu de opções da sua linha.
• Membro — como Usuário, com acesso mais amplo às configurações da organização (criação de equipes, gestão de membros de equipe, alteração de Permissões de usuários com função inferior ou igual à sua).
• Proprietário — pode ativar/desativar usuários, remover acessos de terceiros, ver identificadores numéricos na ficha. A Segurança da organização (opção separada no menu) continua reservada aos Proprietários.

Não pode atribuir a outro usuário uma Permissão superior à sua nem alterar usuários com função acima da sua (salvo casos previstos para o próprio perfil). As funções Usuário e Usuário limitado requerem o plano Medium ou superior: sem esse nível, as opções aparecem desativadas com ícone de plano.

Separador Usuários — lista e filtros

O separador Usuários mostra uma tabela com colunas:

• Usuários — avatar, nome e apelido (se o perfil estiver completo) ou email se o convite ainda estiver pendente; por baixo do email aparece a etiqueta laranja «Convite pendente» quando o usuário ainda não aceitou.
• Permissões — função organizacional traduzida (Convidado, Usuário limitado, Usuário, Membro, Proprietário…).
• Equipes — lista das equipes a que pertence; clique no nome para abrir a ficha da equipe. O ícone de usuários indica uma equipe da qual também faz parte («As minhas equipes»).
• Estado — Ativo, Inativo ou Pendente (convite não concluído).

Filtro de texto — a barra de pesquisa no topo filtra em tempo real por nome, email, Permissões ou equipe digitada.

Filtro de estado (visível a Membro e superiores) — menu pendente com contadores:

• Todos — lista completa.
• Ativos — usuários com acesso operativo.
• Inativos — acesso suspenso pelo administrador.
• Pendentes — convites enviados mas registro não concluído.

Abaixo dos filtros, a linha Usuários da organização: N/M resume quantos lugares está usando face ao máximo do plano. Se N > M, aparece um alerta vermelho: os usuários em excesso foram desativados e não podem entrar até voltar ao limite ou fazer upgrade na página Faturamento.

Se existirem convites pendentes para si (de outras organizações), um banner amarelo no topo da página indica quantos convites precisa de tratar.

Convidar novos usuários

O botão Convidar usuário (canto superior direito) está disponível a Membro e superiores, enquanto não tiver atingido o limite de usuários do plano. Se o limite estiver cheio, o botão mostra o ícone de plano e abre a janela de upgrade.

O convite é guiado em dois passos:

1. Email — digite um endereço de email válido e prima Enter ou o botão Adicionar. Pode inserir vários emails um após o outro: cada endereço torna-se um «cartão» removível. O sistema impede ultrapassar o número máximo de usuários permitido pelo plano enquanto adiciona endereços.
2. Permissões — avance para o segundo passo com a seta, verifique a lista de pessoas a convidar, escolha a função organizacional e confirme.

Funções atribuíveis no convite (dependem da sua função):

• Proprietário — acesso administrativo completo à organização (configurações, faturamento, segurança). Use com parcimónia: normalmente bastam um ou poucos Proprietários.
• Membro — acesso completo ao CRM e às configurações das apps, sem gestão de faturamento e segurança da organização.
• Usuário — gestão de usuários e equipes, convites, sem configurações gerais da organização (requer plano Medium ou superior).
• Usuário limitado — trabalho operativo diário sem gestão de usuários/equipes (requer plano Medium ou superior).
• Convidado — acesso mínimo, apenas aos recursos explicitamente compartilhados. No convite deve indicar os projetos a que terá acesso: pode escolher Todos os projetos ou selecionar projetos individuais no menu de multi-seleção.

Para cada função, o Mokapen mostra um quadro informativo que resume as consequências da escolha (ex. «Os convidados só têm acesso aos projetos selecionados»).

Antes de enviar deve marcar a caixa de aprovação: confirma que pretende adicionar essas pessoas à organização com a Permissão escolhida. No envio:

• se o email já pertence a uma conta Mokapen registrada, o usuário recebe notificação na app e email de convite com link para aceitar ou recusar;
• se o email ainda não estiver registrado, o convite fica pendente até a pessoa concluir o registro com esse endereço;
• para Convidados, o Mokapen adiciona o usuário como colaborador dos projetos indicados.

Estados do usuário

Cada acesso à organização tem um estado visível na lista e na ficha do usuário:

• Ativo (ícone verde) — o usuário pode acessar e trabalhar normalmente na organização.
• Inativo (ícone cinzento) — o acesso está suspenso: o usuário não pode usar essa organização até um Proprietário o reativar. Útil para colaboradores temporariamente ausentes ou a sair sem apagar de imediato o histórico.
• Pendente (ícone de relógio) — convite enviado mas perfil ainda não ativado. Na lista vê apenas o email; o nome aparece após o registro.

Apenas os Proprietários podem passar um usuário de Ativo a Inativo e vice-versa, e só se a organização não tiver ultrapassado o limite de usuários do plano (caso contrário, o seletor de estado fica bloqueado até voltar ao contingente ou fazer upgrade).

Ficha do usuário

Clique numa linha da lista (ou Info no menu ⋮) para abrir a ficha do usuário em tela completo. Contém:

• Estado — menu pendente no topo (Proprietário, se permitido).
• Copiar link — URL direto para a ficha, útil para compartilha interna.
• Email — visualização ou edição (apenas para administradores Mokapen com acesso completo à conta).
• Permissões — função org editável se a sua função o permitir e o alvo não for superior a si na hierarquia.
• Cor — se a organização tiver a personalização de cores de usuário ativa, pode atribuir uma cor distintiva (fundo e ícone) usada em etiquetas, calendários e campos «usuários e equipes».
• Função — texto livre do cargo profissional.
• Manager — responsável hierárquico no organograma, selecionável entre os usuários ativos da organização.
• Setor — campo descritivo adicional.
• Info — notas de texto com editor avançado (menções incluídas, se ativadas).
• Equipes — lista das equipes a que pertence com a função na equipe (se tiver visibilidade). Clique numa equipe para abrir a respetiva ficha.
• Foto de perfil — avatar à direita; a alteração da foto pessoal faz-se a partir do Perfil do próprio usuário.

Os campos editáveis mostram o ícone de lápis: clique para passar ao modo de edição, depois Salvar no rodapé da ficha.

Usuário de sistema — o Mokapen inclui um usuário técnico especial (ícone de robot) usado por automatizações e processos internos. A sua ficha é só de leitura e não deve ser alterada manualmente.

Se estiver a ver o seu perfil, no menu ⋮ encontra a ligação Editar que leva às configurações do perfil pessoal (nome, foto, preferências), distintas das Permissões da organização.

Remover um usuário ou sair da organização

A partir do menu ⋮ em cada linha:

• Remover (Proprietário, noutros usuários) — revoga o acesso à organização. A conta Mokapen da pessoa mantém-se, mas deixa de entrar nesta organização.
• Sair (Usuário e superiores, na própria linha) — sai voluntariamente da organização. Útil se já não trabalha com esse cliente ou departamento.

Em ambos os casos o Mokapen pede confirmação num modal dedicado. Considere primeiro desativar (Inativo) se quiser manter rastreabilidade sem acesso operativo imediato.

Separador Equipes — lista e visibilidade

Mude para o separador Equipes no topo (junto a Usuários). A lista mostra:

• Equipe — nome do grupo (clique para abrir a ficha).
• Manager — responsável da equipe, com avatar; clique para abrir a ficha do manager.
• Membros — número de pessoas na equipe.

O ícone de usuários à esquerda do nome indica uma equipe da qual faz parte.

Quem vê que equipes:

• Usuário (e superiores) — vê todas as equipes da organização.
• Usuário limitado — vê apenas as equipes a que pertence.

No canto superior direito encontra:

• Meus papéis — ligação ao perfil onde cada usuário atualiza a sua Função profissional, manager e Permissões (nos limites permitidos) sem passar pela lista de administração.
• Nova equipe — cria um grupo (Membro e superiores), se não tiver atingido o limite de equipes do plano.

Como para os usuários, o contador Equipes da organização: N/M e os alertas indicam quando ultrapassa o limite do plano.

Se ainda não existir nenhuma equipe, a página mostra um estado vazio com botão para criar a primeira.

Criar uma nova equipe

O modal Nova equipe abre a partir de Nova equipe ou da página vazia. Preencha:

1. Título — nome visível em toda a app (ex. «Customer Success», «Desenvolvimento», «Board»). Obrigatório.
2. Separador Membros:
   • Manager — usuário responsável pela equipe (opcional mas recomendado). Apenas usuários com estado ativo são selecionáveis.
   • Membros — pesquise por nome ou email com autocompletar; cada usuário selecionado é adicionado à lista com possibilidade de remover antes de salvar.
3. Separador Info — Descrição textual da equipe (missão, âmbito, notas para colegas).

Ao salvar, o Mokapen cria a equipe, registra manager e membros e envia notificações e emails aos novos membros. Aparece uma mensagem de confirmação e a lista atualiza-se.

O manager é o responsável da equipe; cada outro usuário adicionado entra como membro. Estas funções internas à equipe são distintas das Permissões organizacionais (Convidado, Usuário limitado, Usuário, Membro, Proprietário).

Ficha da equipe

Ao abrir uma equipe encontra dois separadores:

Membros

• Manager — editável por Membro e superiores; pesquisa usuários da organização.
• Membros — lista atual com possibilidade de adicionar (campo de pesquisa) ou remover (ícone de lixeira) usuários individuais. O manager não aparece entre os membros «normais» mas é gerido no campo dedicado.

Info

• Descrição — texto livre da equipe, editável inline.

No topo: Copiar link para a ficha; os Proprietários veem também o identificador numérico da equipe (útil para importações avançadas).

Excluir equipe — a partir do menu ⋮, se for o manager da equipe ou um Membro com permissão para gerir equipes. A operação é irreversível: verifique se não existem automatizações, filtros ou atribuições que dependam dessa equipe.

As alterações a manager, membros e descrição requerem Salvar no rodapé (visível apenas a quem pode editar).

Equipes e usuários no resto do CRM

Usuários e equipes não são apenas registros: encontram-se em todo o lado onde o Mokapen gere responsabilidades e visibilidade:

• Proprietário e Colaboradores — em tarefas, projetos, oportunidades, tickets, orçamentos, pedidos e automatizações. Pode atribuir usuários individuais ou equipes inteiras.
• Campos personalizados «Usuários e equipes» — tipo de campo que aceita um ou mais usuários e/ou equipes.
• Filtros de lista — Kanban, listas e relatórios permitem frequentemente filtrar por responsável, colaboradores ou equipe.
• Automatizações — o Proprietário de um fluxo e os Colaboradores podem ser equipes; os passos herdam as permissões do Proprietário escolhido (consulte o guia Automatizações).
• Importação/exportação — nos arquivos CSV, para usuários usa-se o email; para equipes o código com «t» antes do número (como indicado nas instruções de importação).
• Ligações e menções — nas notas e linha temporal pode mencionar usuários; as equipes ajudam a agrupar visibilidade em projetos e atividades.

Uma equipe bem estruturada reduz o trabalho de atribuição repetida: em vez de adicionar cinco pessoas a cada ficha, atribua a equipe «Suporte L2» uma única vez.

Meus papéis (perfil)

O botão Meus papéis no separador Equipes (e a opção homónima em Perfil → Meus papéis) leva a uma página onde cada usuário atualiza os seus dados organizacionais:

• função profissional;
• manager de referência;
• eventuais Permissões modificáveis autonomamente (nos limites definidos pelo administrador).

É o percurso recomendado para colegas que só precisam de corrigir o cargo ou o responsável sem abrir ticket à IT ou ao Proprietário. Os administradores continuam a usar as fichas em Usuários e Equipes para alterações noutros perfis.

Limites do plano

Cada organização tem contingentes distintos, ligados ao plano ativo (Gratuito, Small, Medium, Large…):

• Número máximo de usuários — inclui ativos e pendentes; os inativos podem continuar a ocupar um lugar consoante a organização tenha ou não ultrapassado o limite do plano.
• Número máximo de equipes — cada equipe criada consome um lugar do plano.
• Plano Medium ou superior — necessário para atribuir as funções Usuário e Usuário limitado no convite e na edição.

Quando atinge o limite:

• o botão Convidar usuário / Nova equipe propõe upgrade;
• se o plano foi reduzido e os usuários ativos ultrapassam o novo máximo, o Mokapen desativa os acessos em excesso e mostra alertas com link para a página de preços;
• o Proprietário deve decidir quem manter ativo ou adquirir lugares adicionais.

Os limites são por organização, não por conta pessoal: duas org diferentes têm dois contadores independentes.

Casos de uso práticos

• Onboarding de colaborador — Convide com função Usuário limitado → adicione à equipe «Operations» → o manager define o campo Manager na ficha do usuário → o usuário completa «Meus papéis» com o cargo profissional.
• Consultor externo num projeto — Convide como Convidado selecionando apenas o projeto «Site Cliente X». Não vê o diretório completo nem configurações; trabalha em tarefas e marcos do projeto.
• Responsável de departamento — Função Membro + manager da equipe «Vendas Portugal». Atribua a equipe como Colaborador nas oportunidades do departamento e nas automatizações de follow-up.
• Saída de colaborador — Primeiro defina Inativo para bloquear o acesso; após o período de transição, Remova da organização. Reatribua tarefas e responsabilidades em aberto antes da remoção.
• Reestruturação de equipes — Crie «Customer Success» e «Customer Success — Enterprise» como equipes separadas; mova os membros a partir da ficha da equipe sem alterar as Permissões na organização.
• Controlo de convites pendentes — Filtro «Pendentes» em Usuários para ver quem ainda não aceitou; reenvie o link verbalmente ou considere remover o convite obsoleto.

Guias relacionados

• Funções e permissões — tabela completa de Convidado a Proprietário e o que cada nível pode fazer.
• Organizações e acessos — várias organizações, mudança de organização, isolamento de dados.
• Projetos — acesso de Convidados e colaboradores de projeto.
• Automatizações — Proprietário e Colaboradores (usuários/equipes) dos fluxos.
• Segurança — modo público/privado, Team Master e visibilidade predefinida dos dados.

Perguntas frequentes

P: Qual é a diferença entre Permissões e Função na ficha do usuário?

R: Permissões = função organizacional (Convidado, Usuário limitado, Usuário, Membro, Proprietário) que regula acesso e funcionalidades. Função = etiqueta profissional livre (ex. «Account Manager») sem efeito nas permissões do sistema.

P: Um Usuário limitado vê todos os colegas?

R: Sim na lista de usuários, mas no separador Equipes vê apenas as equipes a que pertence. Não pode convidar nem criar equipes.

P: Posso convidar várias pessoas com funções diferentes num só convite?

R: Não: no segundo passo do convite uma única função aplica-se a todos os emails inseridos nessa sessão. Para funções diferentes, repita o convite em passos separados.

P: O que acontece se excluir uma equipe?

R: A equipe desaparece da organização; as atribuições históricas nas fichas podem permanecer como referência até as atualizar. Verifique automatizações e filtros que usam essa equipe.

P: O manager da equipe é obrigatório?

R: Não, mas é recomendado para clareza sobre responsabilidades e relatórios. Pode atribuí-lo na criação ou mais tarde a partir da ficha da equipe.

P: Um Convidado pode tornar-se Usuário completo?

R: Sim: um Membro ou Proprietário abre a ficha do usuário e altera as Permissões de Convidado para Usuário (ou outra). Avalie também o acesso a projetos e equipes.

P: Onde gere a senha e a 2FA da organização?

R: Na seção Segurança do menu da organização (Proprietário), não em Usuários e Equipes. Cada usuário gere a sua senha em Perfil → Segurança.