Mokapen-guiden

Brugere og teams

Sektionen Brugere og teams er det centrale sted til at administrere hvem der arbejder i din organisation og hvordan gruppen er struktureret. Her inviterer du kolleger og samarbejdspartnere, tildeler Tilladelser (organisationsrolle), opretter teams efter afdeling eller projekt, overvåger adgangsstatus og holder dig inden for planens grænser.

Brugere og teams er altid knyttet til én enkelt organisation: de deles ikke på tværs af organisationer. En kollega i organisation A findes måske ikke i organisation B, og et «Salg»-team i den ene organisation er uafhængigt af et med samme navn i en anden. For kontekst med flere organisationer, se guiden Organisationer og adgang; for detaljer om, hvad hver rolle kan gøre, se guiden Roller og tilladelser.

Overblik

Siden er opdelt i to linkede faner:

• Brugere — en liste over alle organisations adgangsposter: navn, e-mail, Tilladelser (org-rolle), teammedlemskab og status. Her inviterer du nye personer og åbner hver brugers detaljeside.
• Teams — interne grupper (Salg, Support, Ledelse, Projekt X…) med leder, medlemmer og beskrivelse. Teams hjælper med at organisere arbejde, filtrere lister, tildele ansvar og dele synlighed på poster og automatiseringer.

Øverst på hver fane viser en tælleraktuel / maksimum tilladt af din plan (fx «12/20» brugere, «5/10» teams). Overskrider du grænsen, viser Mokapen advarsler og blokerer nye aktiveringer, indtil du reducerer antallet eller opgraderer planen.

To begreber du ikke skal forveksle:

• Tilladelser (organisationsrolle) — Gæst, Begrænset bruger, Bruger, Medlem, Ejer: definerer, hvad personen kan se og konfigurere i organisationen. Det er feltet «Tilladelser» i listen og på brugerens detaljeside.
• Rolle — en beskrivende jobtitel (fx «Salgsleder», «Udvikler»). Den ændrer ikke systemtilladelser: den hjælper med at identificere personer i organisationsskemaer, filtre og profilposter.

Hvor du finder det, og hvem der har adgang

Åbn menuen Organisation (bygningsikon i topbjælken) og vælg i sidebjælken under organisationsnavnet Brugere og teams.

Hvem ser menupunktet — alle brugere med mindst rollen Begrænset bruger eller højere. Gæster kan ikke åbne organisationsindstillinger og ser ikke denne sektion.

Hvem kan gøre hvad — kort sagt:

• Begrænset bruger — ser brugerlisten og kun de teams, vedkommende tilhører; kan ikke invitere, oprette teams eller redigere andre brugere.
• Bruger — inviterer nye brugere, administrerer teams, redigerer brugernes detaljesider (inden for grænserne for egen rolle). Kan forlade organisationen fra indstillingsmenuen på egen række.
• Medlem — som Bruger, med bredere adgang til organisationsindstillinger (oprette teams, administrere teammedlemmer, redigere Tilladelser for brugere med rolle lig med eller lavere end egen).
• Ejer — kan aktivere/deaktivere brugere, fjerne andres adgang og se numeriske identifikatorer på detaljesiden. Organisationens Sikkerhed (separat menupunkt) forbliver forbeholdt Ejere.

Du kan ikke tildele en anden bruger en Tilladelse højere end din egen, heller ikke redigere brugere med rolle over din (undtagen hvor det er tilladt for egen profil). Rollerne Bruger og Begrænset bruger kræver planen Medium eller højere: uden det niveau vises indstillingerne deaktiverede med et plan-badge-ikon.

Fanen Brugere — liste og filtre

Fanen Brugere viser en tabel med kolonner:

• Brugere — avatar, for- og efternavn (hvis profilen er komplet) eller e-mail, hvis invitationen stadig afventer; under e-mailen vises et orange label «Invitation afventer», når brugeren endnu ikke har accepteret.
• Tilladelser — oversat organisationsrolle (Gæst, Begrænset bruger, Bruger, Medlem, Ejer…).
• Teams — liste over teams, personen tilhører; klik på et navn for at åbne teamets detaljeside. Brugerikonet ved siden af angiver et team, du også tilhører («Mine teams»).
• Status — Aktiv, Inaktiv eller Afventer (invitation ikke fuldført).

Tekstfilter — søgefeltet øverst filtrerer i realtid efter navn, e-mail, Tilladelser eller team, mens du skriver.

Statusfilter (synligt for Medlem og derover) — dropdown med tællere:

• Alle — fuld liste.
• Aktiv — brugere med operationel adgang.
• Inaktiv — adgang suspenderet af en administrator.
• Afventer — invitationer sendt, men registrering ikke fuldført.

Under filtrene opsummerer rækken Organisationsbrugere: N/M, hvor mange pladser I bruger i forhold til planens maksimum. Hvis N > M, vises en rød advarsel: overskydende brugere er deaktiveret og kan ikke logge ind, før I er inden for grænsen igen eller opgraderer fra siden Fakturering.

Hvis der er afventende invitationer til dig (fra andre organisationer), viser et gult banner øverst på siden, hvor mange invitationer der kræver din opmærksomhed.

Invitere nye brugere

Knappen Inviter bruger (øverst til højre) er tilgængelig for Medlem og derover, så længe I ikke har nået planens brugergrænse. Er grænsen fuld, viser knappen et plan-badge-ikon og åbner opgraderingsvinduet.

Invitationsflowet har to trin:

1. E-mail — indtast en gyldig e-mailadresse og tryk Enter eller knappen Tilføj. Du kan indtaste flere e-mails efter hinanden: hver adresse bliver et fjernbart «kort». Systemet forhindrer, at du overskrider det maksimale antal brugere, planen tillader, mens du tilføjer adresser.
2. Tilladelser — gå til andet trin med pilen, gennemgå listen over personer, der skal inviteres, vælg organisationsrollen, og bekræft.

Roller du kan tildele ved invitation (afhænger af din rolle):

• Ejer — fuld administrativ adgang til organisationen (indstillinger, fakturering, sikkerhed). Brug sparsomt: som regel er én eller få Ejere nok.
• Medlem — fuld adgang til CRM og app-indstillinger, uden organisations fakturering og sikkerhedsadministration.
• Bruger — administrerer brugere og teams, sender invitationer, uden generelle organisationsindstillinger (kræver Medium-plan eller højere).
• Begrænset bruger — daglig operationelt arbejde uden bruger-/teamadministration (kræver Medium-plan eller højere).
• Gæst — minimal adgang, kun til eksplicit delte ressourcer. Ved invitation skal du angive de projekter, vedkommende kan åbne: vælg Alle projekter eller enkelte projekter i multi-select-menuen.

For hver rolle viser Mokapen en infoboks, der opsummerer, hvad valget betyder (fx «Gæster har kun adgang til de valgte projekter»).

Før afsendelse skal du afkrydse godkendelsesboksen: du bekræfter, at du vil tilføje disse personer til organisationen med den valgte Tilladelse. Når du sender:

• hvis e-mailen allerede tilhører en registreret Mokapen-konto, modtager brugeren en notifikation i appen og en invitations-e-mail med link til at acceptere eller afvise;
• hvis e-mailen endnu ikke er registreret, forbliver invitationen afventende, indtil personen fuldfører registrering med den adresse;
• for Gæster tilføjer Mokapen brugeren som samarbejdspartner på de angivne projekter.

Brugerstatus

Hver organisations adgangspost har en status, synlig i listen og på brugerens detaljeside:

• Aktiv (grønt ikon) — brugeren kan logge ind og arbejde normalt i organisationen.
• Inaktiv (gråt ikon) — adgang er suspenderet: brugeren kan ikke bruge den organisation, før en Ejer genaktiverer vedkommende. Nyttigt for samarbejdspartnere midlertidigt væk eller ved fratrædelse uden straks at slette historik.
• Afventer (ur-ikon) — invitation sendt, men profil endnu ikke aktiveret. I listen ser du kun e-mailen; navnet vises efter registrering.

Kun Ejere kan skifte en bruger mellem Aktiv og Inaktiv, og kun hvis organisationen ikke har overskredet planens brugergrænse (ellers forbliver statusvælgeren låst, indtil I er inden for kvoten igen eller opgraderer).

Brugerens detaljeside

Klik på en række i listen (eller Info fra ⋮-menuen) for at åbne den fuldskærms brugerdetaljeside. Den indeholder:

• Status — dropdown øverst (Ejer, hvis tilladt).
• Kopiér link — direkte URL til detaljesiden, nyttig til intern deling.
• E-mail — vis eller rediger (kun for Mokapen-administratorer med fuld kontoadgang).
• Tilladelser — org-rolle, redigerbar hvis din rolle tillader det, og målet ikke er over dig i hierarkiet.
• Farve — hvis organisationen har aktiveret brugerfarve-tilpasning, kan du tildele en særskilt farve (baggrund og ikon) brugt i tags, kalendere og felter «brugere og teams».
• Rolle — fri jobtitel i tekst.
• Leder — hierarkisk leder i organisationsskemaet, valgbar blandt aktive brugere i organisationen.
• Afdeling — supplerende beskrivende felt.
• Info — tekstnoter med rig editor (mentions inkluderet, hvis aktiveret).
• Teams — liste over teams, personen tilhører, med vedkommendes rolle i hvert team (hvis du har synlighed). Klik på et team for at åbne dets detaljeside.
• Profilbillede — avatar til højre; ændring af personligt foto sker fra brugerens egen Profil.

Redigerbare felter viser et blyantikon: klik for at gå i redigeringstilstand, derefter Gem i footer på detaljesiden.

Systembruger — Mokapen inkluderer en særlig teknisk bruger (robot-ikon) brugt af automatiseringer og interne processer. Vedkommendes detaljeside er skrivebeskyttet og bør ikke redigeres manuelt.

Ser du din egen profil, indeholder ⋮-menuen et link Rediger, der går til personlige profilindstillinger (navn, foto, præferencer), adskilt fra organisations Tilladelser.

Fjerne en bruger eller forlade organisationen

Fra ⋮-menuen på hver række:

• Fjern (Ejer, på andre brugere) — tilbagekalder adgang til organisationen. Personens Mokapen-konto forbliver, men vedkommende kan ikke længere gå ind i denne organisation.
• Forlad (Bruger og derover, på egen række) — frivilligt exit fra organisationen. Nyttigt, hvis du ikke længere arbejder med den kunde eller afdeling.

I begge tilfælde beder Mokapen om bekræftelse i et dedikeret modalvindue. Overvej først at sætte status til Inaktiv, hvis du vil beholde sporbarhed uden straks operationel adgang.

Fanen Teams — liste og synlighed

Skift til fanen Teams øverst (ved siden af Brugere). Listen viser:

• Team — gruppenavn (klik for at åbne detaljesiden).
• Leder — teamleder med avatar; klik for at åbne lederens brugerdetaljeside.
• Medlemmer — antal personer på teamet.

Brugerikonet til venstre for navnet angiver et team, du tilhører.

Hvem ser hvilke teams:

• Bruger (og derover) — ser alle teams i organisationen.
• Begrænset bruger — ser kun teams, vedkommende tilhører.

Øverst til højre finder du:

• Mine roller — link til profilen, hvor hver bruger opdaterer egen job-Rolle, leder og Tilladelser (inden for tilladte grænser) uden at gå via admin-listen.
• Nyt team — opret en gruppe (Medlem og derover), hvis I ikke har nået planens teamgrænse.

Som for brugere viser tælleren Organisationsteams: N/M og advarsler, når I overskrider planens grænse.

Findes der endnu intet team, viser siden en tom tilstand med knap til at oprette det første.

Oprette et nyt team

Modalvinduet Nyt team åbnes fra Nyt team eller fra den tomme side. Udfyld:

1. Titel — navn synligt i hele appen (fx «Customer Success», «Udvikling», «Bestyrelse»). Påkrævet.
2. Fanen Medlemmer:
   • Leder — bruger ansvarlig for teamet (valgfri, men anbefalet). Kun brugere med aktiv status kan vælges.
   • Medlemmer — søg efter navn eller e-mail med autocomplete; hver valgt bruger tilføjes til listen og kan fjernes før gem.
3. Fanen Info — tekst Beskrivelse af teamet (mission, scope, noter til kolleger).

Ved gem opretter Mokapen teamet, registrerer leder og medlemmer og sender notifikationer og e-mails til nye medlemmer. En bekræftelsesmeddelelse vises, og listen opdateres.

Lederen er teamleder; hver anden tilføjet bruger tilslutter sig som medlem. Disse interne teamroller er adskilt fra organisations Tilladelser (Gæst, Begrænset bruger, Bruger, Medlem, Ejer).

Teamets detaljeside

Når du åbner et team, finder du to faner:

Medlemmer

• Leder — redigerbar af Medlem og derover; søg i organisationens brugere.
• Medlemmer — aktuel liste med mulighed for at tilføje (søgefelt) eller fjerne (papirkurvsikon) enkelte brugere. Lederen vises ikke blandt almindelige medlemmer, men administreres i det dedikerede felt.

Info

• Beskrivelse — fri tekst om teamet, redigerbar inline.

Øverst: Kopiér link til detaljesiden; Ejere ser også teamets numeriske identifikator (nyttig til avancerede importer).

Slet team — fra ⋮-menuen, hvis du er teamleder eller Medlem med tilladelse til at administrere teams. Handlingen er irreversibel: tjek at ingen automatiseringer, filtre eller tildelinger afhænger af det team.

Ændringer af leder, medlemmer og beskrivelse kræver Gem i footer (synlig kun for brugere, der kan redigere).

Teams og brugere i hele CRM’et

Brugere og teams er ikke kun kataloger: du finder dem, hvor Mokapen administrerer ansvar og synlighed:

• Ansvarlig og Samarbejdspartnere — på opgaver, projekter, muligheder, tickets, tilbud, ordrer og automatiseringer. Du kan tildele enkelte brugere eller hele teams.
• Brugerdefinerede felter «Brugere og teams» — felttype, der accepterer én eller flere brugere og/eller teams.
• Listefiltre — Kanban-tavler, lister og rapporter lader dig ofte filtrere efter ansvarlig, samarbejdspartnere eller team.
• Automatiseringer — en automatiserings Ansvarlig og Samarbejdspartnere kan være teams; trin arver tilladelser fra den valgte Ansvarlig (se guiden Automatiseringer).
• Import/eksport — i CSV-filer identificeres brugere ved e-mail; teams bruger koden med «t» før nummeret (som beskrevet i importinstruktionerne).
• Forbindelser og mentions — i noter og tidslinjer kan du mentione brugere; teams hjælper med at gruppere synlighed på projekter og aktiviteter.

Et velstruktureret team reducerer gentaget tildelingsarbejde: i stedet for at tilføje fem personer til hver post, tildel teamet «L2 Support» én gang.

Mine roller (profil)

Knappen Mine roller på fanen Teams (og samme punkt under Profil → Mine roller) åbner en side, hvor enhver bruger opdaterer egne organisationsoplysninger:

• job-Rolle;
• rapporterende leder;
• eventuelle Tilladelser, vedkommende selv kan ændre (inden for grænser sat af administrator).

Det er den anbefalede vej for kolleger, der kun skal rette titel eller leder uden at åbne en sag hos IT eller Ejer. Administratorer fortsætter med at bruge detaljesiderne i Brugere og teams til at redigere andre profiler.

Planbegrænsninger

Hver organisation har separate kvoter knyttet til den aktive plan (Gratis, Small, Medium, Large…):

• Maksimalt antal brugere — inkluderer aktive og afventende brugere; inaktive brugere kan stadig tælle med som plads afhængigt af, om organisationen har overskredet planens grænse.
• Maksimalt antal teams — hvert oprettet team bruger én plads på planen.
• Medium-plan eller højere — påkrævet for at tildele rollerne Bruger og Begrænset bruger ved invitation eller redigering.

Når du når en grænse:

• tilbyder knappen Inviter bruger / Nyt team en opgradering;
• hvis planen blev nedgraderet og aktive brugere overstiger det nye maksimum, deaktiverer Mokapen overskydende adgang og viser advarsler med link til prissiden;
• Ejeren skal beslutte, hvem der forbliver aktive, eller købe ekstra pladser.

Grænser er pr. organisation, ikke pr. personlig konto: to forskellige orgs har to uafhængige tællere.

Praktiske anvendelsestilfælde

• Onboarding af medarbejder — Inviter med rollen Begrænset bruger → tilføj til teamet «Drift» → lederen sætter feltet Leder på brugerens detaljeside → brugeren udfylder «Mine roller» med jobtitel.
• Ekstern konsulent på projekt — Inviter som Gæst med kun projektet «Kunde X Website». Vedkommende ser ikke hele kataloget eller indstillinger; arbejder på projektopgaver og milepæle.
• Afdelingsleder — Medlem-rolle + leder af teamet «Salg Italien». Tildel teamet som Samarbejdspartner på afdelingens muligheder og i opfølgningsautomatiseringer.
• Samarbejdspartner der forlader — Sæt først Inaktiv for at blokere adgang; efter overdragelsesperioden, Fjern fra organisationen. Omfordel åbne opgaver og ansvar før fjernelse.
• Teamomstrukturering — Opret «Customer Success» og «Customer Success — Enterprise» som separate teams; flyt medlemmer fra teamets detaljeside uden at ændre deres organisations Tilladelser.
• Tjek af afventende invitation — filter «Afventer» i Brugere for at se, hvem der endnu ikke har accepteret; send linket igen mundtligt eller overvej at fjerne en forældet invitation.

Relaterede guides

• Roller og tilladelser — fuld tabel fra Gæst til Ejer og hvad hvert niveau kan gøre.
• Organisationer og adgang — flere organisationer, skift organisation, dataisolering.
• Projekter — gæsteadgang og projektsamarbejdspartnere.
• Automatiseringer — Ansvarlig og Samarbejdspartnere (brugere/teams) på workflows.
• Sikkerhed — offentlig/privat tilstand, Team Master og standard datasynlighed.

Ofte stillede spørgsmål

Sp.: Hvad er forskellen mellem Tilladelser og Rolle på brugerens detaljeside?

S.: Tilladelser = organisationsrolle (Gæst, Begrænset bruger, Bruger, Medlem, Ejer), der styrer adgang og funktioner. Rolle = fri professionel label (fx «Account Manager») uden effekt på systemtilladelser.

Sp.: Kan en Begrænset bruger se alle kolleger?

S.: Ja i brugerlisten, men på fanen Teams ser vedkommende kun teams, personen tilhører. Vedkommende kan ikke invitere eller oprette teams.

Sp.: Kan jeg invitere flere personer med forskellige roller i én invitation?

S.: Nej: i andet trin af invitationen gælder én enkelt rolle for alle e-mails indtastet i den session. For forskellige roller, gentag invitationen i separate trin.

Sp.: Hvad sker der, hvis jeg sletter et team?

S.: Teamet forsvinder fra organisationen; historiske tildelinger på poster kan blive som referencer, indtil du opdaterer dem. Tjek automatiseringer og filtre, der bruger det team.

Sp.: Er teamleder påkrævet?

S.: Nej, men det anbefales for klarhed om ansvar og rapportering. Du kan tildele én ved oprettelse eller senere fra teamets detaljeside.

Sp.: Kan en Gæst blive fuld Bruger?

S.: Ja: et Medlem eller en Ejer åbner brugerens detaljeside og ændrer Tilladelser fra Gæst til Bruger (eller en anden rolle). Gennemgå også projektadgang og teammedlemskab.

Sp.: Hvor administrerer jeg organisations adgangskode og 2FA-indstillinger?

S.: I sektionen Sikkerhed i organisationsmenuen (Ejer), ikke i Brugere og teams. Hver bruger administrerer egen adgangskode fra Profil → Sikkerhed.