Mokapen-guiden

Kundeportal

Portalen er det sted, hvor en kunde logger ind med egne legitimationsoplysninger, ikke med en Mokapen-bruger. Derfra opretter kunden tickets, ser ordrer og — hvis du aktiverer det — opslagstavlen. Du fortsætter med at arbejde i CRM: ticket og ordre oprettes i de pipelines, du har valgt, med den ansvarlige, du har angivet.

Du finder den under Support → Portal. Hver portal har sin egen adresse, typisk domæne / sprog / portal / slug. Kunden ser ikke resten af organisationen.

Opret portalen, og hold den slukket, indtil den er klar

Fra listen trykker du på knappen for en ny portal. Hvis organisationen allerede har nået det maksimale antal, åbner Mokapen planvinduet i stedet for at oprette endnu en. På kortet for hver portal ser du titel, logo, om den er aktiv eller slukket, og det eksterne link til kundens startside.

Under Generelt angiver du titel, URL-slug, standardsprog, portalens e-mail og status. Aktiv betyder, at linket svarer. Inaktiv betyder, at portalen ikke er tilgængelig: brug det, mens du forbereder pipelines, emner og katalog, så en kunde ikke lander på en tom side. Teksten på siden er klar: du konfigurerer portalen og aktiverer kun de områder, du vil vise.

Portalens e-mail er den, kunden ser som afsender af legitimationsoplysningerne. Hvis den er tom eller er en postkasse, ingen læser, sendes adgangsmails alligevel, men svar går tabt.

Hvilke områder kunden ser

Under Applikationer tænder du for denne portal de områder, kunden kan interagere med. Der er tre punkter, og ikke alle organisationer ser dem alle:

• Tickets — kunden sender anmodninger og læser svaret derfra.
• Ordrer — ser produkter og tjenester i et katalog og sender købsordrer.
• Opslagstavle — vises kun, hvis appen News er aktiv for organisationen. Viser opslagstavlen på portalens startside.

At tænde området er ikke nok. En portal med tickets tændt og ingen pipeline valgt opretter anmodninger, du ikke ved, hvor du finder. En portal med ordrer tændt uden valuta, pipeline og status efterlader ordren uden et sted i salgs-pipelinen.

Hvem der kan komme ind

Siden Brugere på portalen viser kontakter, der allerede er aktiveret: navn, e-mail, konto, status, oprettelsesdato og privatlivslåsen. Det er en kontroliste, ikke det sted, hvor du opretter adgangen. Filteret øverst begrænser rækkerne.

Adgangen gives fra kontaktkortet, fanen Portal. Teksten på kortet siger, at du aktiverer kontakten til at få adgang til én eller flere portaler i din organisation for at kommunikere og modtage support. For hver portal er der en kontakt. Når den er tændt, opretter Mokapen en portalbruger for den kontakt og sender en e-mail med legitimationsoplysninger: du beder dem om at logge ind og skifte adgangskode. Hvis du slukker kontakten, slettes portalbrugeren. Ordrer og tickets, der allerede er knyttet til kontakten, forbliver i CRM.

På samme kort vælger du synlighed:

• Privat — kunden ser egne tickets og ordrer.
• Virksomhed — ser også tickets og ordrer knyttet til samme virksomhed. Brug det til den kontaktperson, der skal følge hele kundens anmodninger — ikke til alle i virksomheden: ellers ser en sælger tickets åbnet af en kollega.

E-mail, fornavn, efternavn og adgangskode er portalens loginoplysninger. De er ikke Mokapen-brugeren og arver ikke en CRM-rolle. Hvis du ændrer e-mail eller adgangskode, modtager kontakten en opdateringsmail.

En kontakt uden e-mail kan ikke modtage legitimationsoplysninger. En arkiveret eller slettet kontakt forsvinder fra portalens brugerliste, også hvis adgangen var tændt.

Tickets åbnet af kunden

Under Tickets vælger du den pipeline, anmodningerne lander i, og de emner, der skal foreslås. Emnerne er dem, der allerede er defineret på den pipeline: hvis listen er tom, har kunden intet at vælge. Knappen på siden fører til emneindstillingerne for den pipeline, hvor du opretter dem og — hvis nødvendigt — tildeler en ansvarlig til emnet.

Den standardansvarlige modtager alle tickets, der oprettes fra portalen. Ved oprettelse kan du stadig tildele dem til et andet medlem. Uden en ansvarlig kommer anmodningen ind i pipelinen, og ingen ser den i sin egen kanban «mit arbejde», før nogen tager den.

Når kunden er inde, ser de egne åbne tickets og kan følge status. De ser ikke interne tickets, der ikke er knyttet til dem (eller, med synlighed Virksomhed, til deres virksomhed).

Ordrer fra kataloget

Under Ordrer forbereder du, hvordan ordren oprettes, når kunden bekræfter kurven. Du angiver valuta, pipeline, startstatus og ansvarlig. Titel og beskrivelse accepterer variabler fra portalbrugeren: fornavn, efternavn, e-mail, virksomhed, kontakt, note, privatliv, sprog. En titel som «Ordre fra {fornavn} {efternavn}» forbliver læsbar i pipelinen; en tom titel efterlader dig med en række uden kontekst.

I portalen bladrer kunden i kataloget, lægger varer i kurven og bekræfter. Hvis kurven indeholder produkter, der skal sendes, spørges der om land til forsendelsesomkostninger. Afgifter, inkl. moms, beregnes efter bekræftelse. Når ordren er oprettet, får kunden opdateringer og kan følge den i sit område.

Med synlighed Virksomhed inkluderer ordrelisten også ordrer fra samme virksomhed, ikke kun dem fra den kontakt, der er logget ind.

Når valget er forkert

• Portal aktiv før applikationerne. Kunden kommer ind og finder startsiden uden tickets eller ordrer. Hold den inaktiv, indtil pipeline, emner og ansvarlige er sat.
• Synlighed Virksomhed til alle. Hver kontakt i virksomheden ser de andres anmodninger. Lad den være til kontaktpersonen.
• Samme portal til kunder, der ikke skal se hinanden. En portal er en URL. Data filtreres stadig pr. kontakt, men titel, sprog og områder er fælles. To kunder med forskellige behov (kun tickets, eller tickets og katalog) har det bedre på to portaler.
• At forveksle portalbruger og Mokapen-bruger. Den første kommer kun ind i portalen. Den anden arbejder i CRM og har en rolle. At give kunden en Gæst-bruger i CRM er ikke portalen: de ser interne kort, ikke kataloget.

Relaterede guides: Tickets, Ordrer, Kontakter.