Przewodnik po Mokapen

Portal klientów

Portal to przestrzeń, w której klient wchodzi własnymi danymi logowania, nie użytkownikiem Mokapen. Stamtąd otwiera tickety, ogląda zamówienia i — jeśli włączysz — tablicę. Ty nadal pracujesz w CRM: ticket i zamówienie powstają w wybranych przez Ciebie pipeline'ach, z wskazanym odpowiedzialnym.

Znajdziesz go w Wsparcie → Portal. Każdy portal ma własny adres typu domena / język / portal / slug. Klient nie widzi reszty organizacji.

Utwórz portal i trzymaj go wyłączony, aż będzie gotowy

Z listy naciśnij przycisk nowego portalu. Jeśli organizacja osiągnęła już maksimum, Mokapen otwiera okno planu zamiast tworzyć kolejny. Na karcie każdego portalu widać tytuł, logo, czy jest aktywny czy wyłączony, oraz zewnętrzny link do home klienta.

W Ogólne ustawiasz tytuł, slug URL, domyślny język, e-mail portalu i status. Aktywny oznacza, że link odpowiada. Nieaktywny oznacza, że portal jest niedostępny: używaj tego, gdy przygotowujesz pipeline'y, tematy i katalog, żeby klient nie wszedł na pustą stronę. Zdanie na stronie jest jasne: konfigurujesz portal i włączasz tylko obszary, które chcesz pokazać.

E-mail portalu to ten, który klient widzi jako nadawcę danych logowania. Jeśli jest pusty lub to skrzynka, której nikt nie czyta, maile dostępowe i tak wychodzą, ale odpowiedzi giną.

Jakie obszary widzi klient

W Aplikacje włączasz dla tego portalu obszary, z którymi klient może działać. Są trzy pozycje i nie każda organizacja je widzi:

• Tickety — klient wysyła zgłoszenia i czyta odpowiedź stamtąd.
• Zamówienia — widzi produkty i usługi w katalogu i wysyła zamówienia zakupu.
• Tablica — pojawia się tylko, gdy aplikacja Aktualności jest aktywna dla organizacji. Pokazuje tablicę na home portalu.

Włączenie obszaru nie wystarczy. Portal z włączonymi ticketami i bez wybranego pipeline'u tworzy zgłoszenia, których nie wiesz, gdzie szukać. Portal z włączonymi zamówieniami bez waluty, pipeline'u i statusu zostawia zamówienie bez miejsca w pipeline sprzedaży.

Kto może wejść

Strona Użytkownicy portalu wymienia już włączone kontakty: imię, e-mail, konto, status, datę utworzenia i kłódkę prywatności. To lista kontrolna, nie miejsce tworzenia dostępu. Filtr u góry zawęża wiersze.

Dostęp nadajesz z karty kontaktu, zakładka Portal. Zdanie na karcie mówi, by włączyć kontaktowi dostęp do jednego lub więcej portali organizacji, do komunikacji i pomocy. Dla każdego portalu jest przełącznik. Włączony — Mokapen tworzy użytkownika portalu dla tego kontaktu i wysyła e-mail z danymi logowania: prosisz o wejście i zmianę hasła. Wyłączenie przełącznika usuwa użytkownika portalu. Zamówienia i tickety już powiązane z kontaktem zostają w CRM.

Na tej samej karcie wybierasz widoczność:

• Prywatna — klient widzi własne tickety i zamówienia.
• Firma — widzi też tickety i zamówienia powiązane z tą samą firmą. Używaj dla osoby kontaktowej, która ma śledzić zgłoszenia całego klienta, nie dla każdej osoby w firmie: inaczej handlowiec widzi tickety otwarte przez kolegę.

E-mail, imię, nazwisko i hasło to dane logowania do portalu. Nie są użytkownikiem Mokapen i nie dziedziczą roli CRM. Zmiana e-maila lub hasła powoduje e-mail aktualizacyjny do kontaktu.

Kontakt bez e-maila nie może otrzymać danych logowania. Skontakt zarchiwizowany lub usunięty znika z listy użytkowników portalu, nawet jeśli dostęp był włączony.

Tickety otwarte przez klienta

W Tickety wybierasz pipeline, do którego trafiają zgłoszenia, oraz tematy do zaproponowania. Tematy to te już zdefiniowane na tym pipeline: jeśli lista jest pusta, klient nie ma czego wybrać. Przycisk na stronie prowadzi do ustawień tematów tego pipeline'u, gdzie je tworzysz i — jeśli trzeba — przypisujesz odpowiedzialnego do tematu.

Domyślny odpowiedzialny otrzymuje wszystkie tickety powstałe z portalu. Przy tworzeniu możesz jednak przypisać je innemu członkowi. Bez odpowiedzialnego zgłoszenie wchodzi do pipeline'u i nikt go nie widzi w swojej kanban «moja praca», dopóki ktoś go nie przejmie.

Klient po wejściu widzi swoje otwarte tickety i może śledzić status. Nie widzi wewnętrznych ticketów niepowiązanych z nim (lub, przy widoczności Firma, z jego firmą).

Zamówienia z katalogu

W Zamówienia przygotowujesz, jak powstaje zamówienie, gdy klient potwierdza koszyk. Ustawiasz walutę, pipeline, status początkowy i odpowiedzialnego. Tytuł i opis przyjmują zmienne użytkownika portalu: imię, nazwisko, e-mail, firma, kontakt, notatka, prywatność, język. Tytuł w stylu «Zamówienie od {imię} {nazwisko}» pozostaje czytelny w pipeline; pusty tytuł zostawia wiersz bez kontekstu.

W portalu klient przegląda katalog, dodaje pozycje do koszyka i potwierdza. Jeśli w koszyku są produkty do wysyłki, pytany jest o kraj kosztów wysyłki. Podatki, z VAT włącznie, liczą się po potwierdzeniu. Po utworzeniu zamówienia klient otrzymuje aktualizacje i może je śledzić w swoim obszarze.

Przy widoczności Firma lista zamówień obejmuje też zamówienia tej samej firmy, nie tylko kontaktu, który się zalogował.

Kiedy wybór jest zły

• Portal aktywny przed aplikacjami. Klient wchodzi i znajduje home bez ticketów ani zamówień. Trzymaj nieaktywny, aż pipeline'y, tematy i odpowiedzialni będą ustawione.
• Widoczność Firma dla wszystkich. Każdy kontakt firmy widzi zgłoszenia innych. Zostaw ją osobie kontaktowej.
• Ten sam portal dla klientów, którzy nie powinni się widzieć. Portal to jeden URL. Dane pozostają filtrowane wg kontaktu, ale tytuł, język i obszary są wspólne. Dwóch klientów o różnych potrzebach (tylko tickety albo tickety i katalog) lepiej na dwóch portalach.
• Mylenie użytkownika portalu z użytkownikiem Mokapen. Pierwszy wchodzi tylko do portalu. Drugi pracuje w CRM i ma rolę. Danie klientowi użytkownika Gość CRM to nie portal: widzi wewnętrzne karty, nie katalog.

Powiązane przewodniki: Tickety, Zamówienia, Kontakty.