Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po zadaniach

Obszar Task to operacyjne centrum Mokapen do organizowania codziennej pracy zespołu. Każde zadanie reprezentuje konkretną czynność do wykonania — telefon, przegląd, działanie follow-up — z odpowiedzialnym, terminem i statusem postępu.

Do czego służy obszar Task

Zadania pozwalają:

• Planować pracę zespołu z widocznymi terminami w kalendarzu i widokach według daty.
• Przydzielać jasne odpowiedzialności: każde zadanie ma osobę odpowiedzialną, która wie, co ma zrobić i na kiedy.
• Łączyć aktywności z CRM: zadanie może być powiązane z kontaktami i firmami, z ticketami lub umieszczone w projekcie.
• Monitorować postęp dzięki wewnętrznym checklistom, zarejestrowanym godzinom i raportom zbiorczym.
• Koordynować rozproszone zespoły: wszyscy widzą te same zadania (lub tylko te autoryzowane, jeśli są prywatne) i mogą je aktualizować w czasie rzeczywistym.

Pojedyncze zadanie to szybka akcja; grupując wiele zadań w projekcie uzyskujesz szerszy obraz większych inicjatyw. Dostęp do obszaru masz z strony Task w menu Aktywności.

Powiązanie zadania z projektem

Każde zadanie można powiązać z projektem, który grupuje działania wspólnego celu (np. «Uruchomienie strony 2026» z zadaniami «Brief projektowy», «Frontend», «Testy QA»). Gdy przypisujesz zadanie do projektu:

• zadanie pojawia się w zakładce Task karty projektu, z licznikiem postępu (np. 3/8 ukończonych);
• w Kanban task możesz grupować według projektu i widzieć wszystkie zadania tego samego projektu;
• współdzielisz kontekst organizacyjny: workarea, odpowiedzialnego, terminy i raporty na poziomie inicjatywy.

Zadanie bez projektu nadal jest ważne dla jednorazowych aktywności; przy uporządkowanych inicjatywach warto utworzyć projekt, a potem zadania w jego ramach. Aby zarządzać projektami i workarea, zobacz przewodnik Projekty.

W zakładce Dane zadania pole Projekt pozwala wybrać lub zmienić projekt w dowolnym momencie (menu Opcje → Przenieś, aby przenieść zadanie do innego projektu).

Górny pasek strony Task

Na stronie listy zadań (Kanban, Karty, Kalendarz lub Lista) górny pasek zawiera:

• Filtry (Premium): zaawansowany panel według projektu, dat, odpowiedzialnego, etykiet, pól niestandardowych.
• Akcje: import/eksport, dostęp do archiwum i kosza, edycja kolumn (Lista).
• Widoki: Kanban | Karty | Kalendarz | Lista — aktywne filtry pozostają po zmianie widoku.
• Użytkownicy / Zespół: menu awatarów, aby zobaczyć zadania współpracownika lub zespołu.
• + Task: utwórz nowe zadanie.

Karta zadania

Kliknięcie tytułu zadania otwiera panel boczny. Stamtąd zarządzasz całym cyklem życia zadania. W planie Premium możesz otworzyć tę samą kartę na pełnej stronie (ikona strzałek rozszerzenia → page task): identyczny układ, więcej miejsca i stały przycisk Zapisz w prawym górnym rogu.

Nagłówek karty

• Pole wyboru (obok tytułu): oznacz zadanie jako ukończone lub otwórz je ponownie.
• Tytuł: kliknij, aby edytować inline.
• Odznaka Zarchiwizowane: pojawia się, gdy zadanie jest w archiwum.
• Zapisz (tylko page task): potwierdza wszystkie zmiany jednym razem.

Pasek akcji karty

Pod nagłówkiem pasek z ikonami umożliwia szybkie akcje bez otwierania zakładek:

• Priorytet (ikona flagi): ustaw Normalny lub Pilny. Pilne zadania pokazują żółtą ikonę z wykrzyknikiem w widokach.
• Prywatność (kłódka): Publiczne (widoczne dla członków organizacji) lub Prywatne (tylko odpowiedzialny i wskazani interesariusze).
• Etykiety: przypisuj kolorowe etykiety do kategoryzacji. Zobacz przewodnik Etykiety.
• Kolor (kropla): kolor tła tytułu na karcie i w kartach Kanban.
• Załączniki (spinacz): przesyłaj pliki z komputera lub chmury. Odznaka z liczbą powiązanych plików. Zobacz przewodnik Załączniki.
• Notatki samoprzylepne (Premium): post-it widoczne na karcie do szybkich przypomnień.
• Kopiuj link: kopiuje bezpośredni URL zadania do udostępnienia współpracownikom.
• Pełna strona (strzałki rozszerzenia, Premium): otwiera page task w nowej karcie przeglądarki.
• Opcje (trzy pionowe kropki): menu z Klonuj, Przenieś, Przekształć w projekt, Archiwizuj, Edytuj kartę, Usuń. Opisane poniżej.
• + Utwórz i połącz (zielony przycisk): tworzy od razu powiązaną encję (nowe zadanie, ticket, kontakt, deal…) na podstawie tego zadania.

Menu Opcje (trzy kropki)

Otwórz kartę zadania → ikona trzech pionowych kropek w prawym górnym rogu:

• Klonuj: duplikuje zadanie z tytułem, polami i checklistą (przydatne przy powtarzalnych aktywnościach).
• Przenieś: przenosi zadanie do innego projektu w organizacji.
• Przekształć w projekt: zamienia zadanie w projekt; pozycje checklisty stają się zadaniami nowego projektu.
• Archiwizuj / Przywróć (Premium): przenosi zadanie do archiwum lub przywraca do widoków operacyjnych.
• Edytuj kartę (admin): otwiera ustawienia układu karty zadania w nowym oknie.
• Usuń / Przywróć: miękkie usunięcie do kosza lub przywrócenie, jeśli już usunięte.

Zakładki karty

Zakładki pod paskiem akcji organizują zawartość zadania:

• Dane: wszystkie pola zadania (projekt, odpowiedzialny, daty, opis, pola niestandardowe).
• Checklist, Połączenia, Czas: funkcje wspólne dla encji — zobacz sekcję Powiązane sekcje.
• Dodatkowe menu rozwijane: Marketing, Integracje (synchronizacja z zewnętrznymi aplikacjami), Aktualizacje (historia karty).

Powiązane sekcje (wspólne dla wielu encji)

Niektóre części karty zadania są identyczne w projektach, kontaktach, ticketach i innych encjach. Szczegóły operacyjne znajdziesz w dedykowanych przewodnikach:

• Checklist — mikroakcje do odhaczenia, pasek postępu, zmiana kolejności drag-and-drop.
• Połączenia — łączy zadania z kontaktami, firmami, ticketami, dealami i innymi encjami CRM.
• Czas — rejestruj przepracowane godziny i porównuj z szacunkiem (Premium).
• Etykiety — kolorowe etykiety do filtrowania i grupowania w Kanban.
• Załączniki — dokumenty z komputera lub chmury (Drive, OneDrive).
• Aktualizacje — historia zmian, komentarze, połączenia i powiązane e-maile zadania.

Tworzenie zadania

Procedura

1. Przejdź na stronę Task.
2. Kliknij + Task w prawym górnym rogu.
3. Wpisz tytuł (wymagany): bądź konkretny («Zadzwonić do Rossiego w sprawie wyceny Q2», nie «Telefon»).
4. W zakładce Dane uzupełnij projekt, odpowiedzialnego, daty, opis i pola niestandardowe.
5. Opcjonalnie: dodaj checklistę, połączenia lub czas w odpowiednich zakładkach.
6. Zapisz kartę.

Zadania możesz też tworzyć z zakładki Task projektu, z połączenia na kontakcie/firmie lub przez automatyzacje.

Główne pola w zakładce Dane

• Projekt: łączy zadanie z projektem. Zobacz też Powiązanie zadania z projektem.
• Odpowiedzialny: kto ma ukończyć zadanie.
• Interesariusze: inni zaangażowani członkowie z widocznością.
• Daty rozpoczęcia / termin: widoczne w Kalendarzu i Kartach.
• Opis: szczegóły operacyjne; użyj @nazwa, aby wspomnieć współpracowników.
• Pola niestandardowe: zdefiniowane w Ustawieniach Task.

Edycja zadania

Edycja pojedyncza

1. Otwórz kartę, klikając tytuł.
2. Edytuj pola w zakładce Dane (klik w wartość → edycja inline) lub użyj paska akcji dla priorytetu, etykiet, koloru itd.
3. Zapis: automatycznie pole po polu w panelu bocznym lub przycisk Zapisz w page task.

Zamykanie i ponowne otwieranie

Pole wyboru obok tytułu: jedno kliknięcie zamyka zadanie, drugie otwiera je ponownie. Zamknięte zadania pozostają widoczne w widokach, dopóki ich nie zarchiwizujesz lub nie usuniesz.

Edycja masowa (widok Lista, Premium)

1. Przejdź do widoku Lista.
2. Zaznacz zadania polami wyboru po lewej.
3. Kliknij Edytuj na pasku akcji nad tabelą.
4. W oknie modalnym dodaj pola do aktualizacji (projekt, odpowiedzialny, daty, priorytet…) i ustaw wartości.
5. Potwierdź: wartości stosują się do wszystkich zaznaczonych zadań.

Usuwanie zadania

Usuwaj zadania utworzone przez pomyłkę, duplikaty lub nigdy nieużywane szkice. Nie myl z Archiwizuj: usunięcie usuwa rekord z widoków (lub z kosza); archiwum ukrywa ukończone zadania, zachowując czytelną historię.

Usuwanie pojedyncze

1. Otwórz kartę zadania.
2. Menu Opcje (trzy kropki) → Usuń (czerwona pozycja).
3. Potwierdź w oknie modalnym.

Przy Premium zaawansowanym zadanie trafia do kosza (strona Task → Akcje → Kosz zadań). Stamtąd możesz Przywrócić lub Usunąć trwale. Gdy otworzysz zadanie już w koszu, pojawia się baner z Przywróć / Usuń trwale.

W planie Free (bez Premium zaawansowanego) usunięcie jest zwykle trwałe zaraz po potwierdzeniu, bez kosza — sprawdź uprawnienia swojej organizacji.

Usuwanie wielokrotne

1. W widoku Lista zaznacz zadania.
2. Kliknij Usuń (czerwony przycisk nad tabelą).
3. Potwierdź.

Archiwizacja zadania

Archiwum to właściwy wybór dla ukończonych lub wstrzymanych zadań, które chcesz zachować w historii bez zaśmiecania Kanban, Kart i Kalendarza.

Archiwizacja pojedynczego zadania

1. Otwórz kartę → Opcje → Archiwizuj (Premium).
2. Potwierdź w oknie modalnym.

Archiwizacja wielu zadań / przeglądanie archiwum

• Wielokrotne: widok Lista → zaznacz → Archiwizuj na pasku akcji.
• Przeglądanie: strona Task → Akcje → Archiwum zadań.
• Przywracanie: z archiwum zaznacz i kliknij Przywróć, lub Opcje → Przywróć z archiwum na pojedynczej karcie.

Zarchiwizowane zadania nie pojawiają się w standardowych widokach operacyjnych, ale nadal są dostępne z archiwum, połączeń i raportów historycznych.

Widoki zadań

Cztery tryby wyświetlania, wybierane u góry. Filtry i wybrany użytkownik/zespół pozostają aktywne po zmianie widoku.

Kanban (domyślny)

Interaktywne kolumny z drag-and-drop. Menu Grupuj według: Projekt (domyślnie), Termin, Odpowiedzialny, Etykiety, Kolor (Premium). Idealny do wizualnych przepływów i spotkań stand-up.

Karty

Zadania uporządkowane według terminu: u góry te przeterminowane lub z bliskim terminem. Przydatne do codziennego planowania «co zrobić dziś».

Kalendarz

Zadania w kalendarzu według terminu/rozpoczęcia. Pokazuje obciążenie pracą rozłożone w czasie.

Lista (Premium)

Tabela z konfigurowalnymi kolumnami, sortowaniem, wyszukiwaniem tekstowym i akcjami zbiorczymi (Edytuj, Klonuj, Archiwizuj, Usuń). Ikona kłódki = zadanie prywatne; kolorowa kropka = niedawno zaktualizowane.

Filtry

• Filtry (Premium): okno modalne z filtrami według projektu, dat, odpowiedzialnego, etykiet, statusu, pól niestandardowych.
• Użytkownicy / Zespół: ogranicza zadania do wybranego odpowiedzialnego lub zespołu.
• Wyszukiwanie Lista: pole filtra nad tabelą.

Ustawienia Task

W Ustawieniach Task (admin):

• Pola: twórz pola niestandardowe (tekst, liczba, select…).
• Karta: kolejność i widoczność pól na karcie zadania.
• Lista i kolumny: kolumny widoku Lista.
• Wykresy: widżety w raportach zadań.

Z Listy: Akcje → Edytuj kolumny otwiera edytor kolumn bezpośrednio.

Raport Task

Sekcja Raport Task (Premium) podsumowuje zadania, do których masz dostęp według roli i uprawnień organizacji: widzisz tylko autoryzowane rekordy i pola, nie cały workspace. Służy do analizy obciążenia, opóźnień i eksportu — do codziennej pracy używaj Kanban, Kart i Listy.

• Dashboard: wykresy według statusu, projektu, priorytetu, zespołu, odpowiedzialnego, godzin, etykiet.
• Lista raportów: tabela analityczna z filtrami i eksportem CSV/Excel.
• Gantt task (Premium): oś czasu według projektu i terminów.

Używaj raportów, aby wykrywać opóźnienia, nierównowagę obciążenia między członkami oraz godziny rzeczywiste vs szacowane.