Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po Kontaktach

Obszar Kontakty to katalog osób, z którymi pracujesz: klienci, potencjalni klienci, partnerzy, dostawcy, leady z formularzy lub kampanii. Każdy kontakt gromadzi tożsamość (imię, e-mail, telefon), rolę, przynależność do firmy, historię relacji oraz powiązania operacyjne z dealami, ticketami, zadaniami i projektami. To punkt wyjścia relacyjnego CRM: bez uporządkowanych kontaktów sprzedaż i wsparcie tracą kontekst.

Dostęp z listy Kontaktów w menu. Przyciskiem Firmy przechodzisz do katalogu spółek (przewodnik Firmy).

Rola w CRM i procesach

Kontakt w Mokapen to nie wiersz w arkuszu Excel: to żywy rekord powiązany z resztą systemu.

• Sprzedaż: kontakt powiązany z dealami, ofertami, zadaniami follow-up; etykiety do segmentacji (Warm, Enterprise…).
• Wsparcie: kontakt przy ticketach, e-maile zsynchronizowane w zakładce E-mail, checklisty onboardingu.
• Marketing: zakładka Marketing (listy, zgody), pochodzenie leada (pole Source), integracje sync.
• Operacje: dwukierunkowe Połączenia z zadaniami, projektami, spotkaniami; SMS/WhatsApp z paska panelu (jeśli włączone).

Zasada praktyczna: każda istotna interakcja (rozmowa, e-mail handlowy, ticket) powinna dać się przypisać do kontaktu (lub utworzyć go na bieżąco) z co najmniej e-mailem lub telefonem i, gdy to możliwe, powiązaną firmą.

Strona listy Kontaktów

Główna strona to tabela DataTables z konfigurowalnymi kolumnami (imię, nazwisko, e-mail, firma, etykiety, prywatność…). Górny pasek:

• Firmy: przejście do listy spółek.
• Filtry (plan Large): modal filtrów zaawansowanych po polach standardowych, niestandardowych i połączeniach.
• Akcje: import/export (uprawnienia org), zarządzanie duplikatami, edycja kolumn, archiwum, kosz.
• + Kontakt: otwiera modal szybkiego tworzenia.

Kliknięcie nazwy otwiera panel boczny. Z planem Small możesz otworzyć page contact na pełnym ekranie (ikona rozwinięcia).

Po zaznaczeniu jednego lub więcej wierszy checkboxami po lewej pojawia się pasek akcji masowych nad tabelą: Nowy e-mail (jeśli integracja aktywna), Edytuj, Klonuj, Archiwizuj, Usuń, Eksport (właściciel org). Ten sam wzorzec operacyjny co zadania w widoku Lista.

Panel kontaktu

Panel (modal lub pełna strona) jest zorganizowany jak inne encje Mokapen.

Nagłówek: zdjęcie lub inicjały, imię i nazwisko (edytowalne inline), powitanie, badge Zarchiwizowany jeśli dotyczy. Gdy kontakt jest w koszu, pojawia się czerwony baner z przyciskami Przywróć i Usuń trwale (plan Medium).

Pasek akcji (ikona po ikonie):

• Prywatność (kłódka): publiczny lub prywatny (tylko właściciel i interesariusze).
• Etykiety, Kolor tytułu, Załączniki, Notatki samoprzylepne (plan Small).
• Kopiuj link, Pełna strona (plan Small).
• + Utwórz i połącz (zielony przycisk): tworzy na bieżąco zadanie, ticket, deal, spotkanie… już powiązane z kontaktem.

Menu Opcje (trzy kropki)

Otwórz panel kontaktu → ikona trzech pionowych kropek w prawym górnym rogu:

• Klonuj: duplikuje kontakt; w modalu wybierz, co kopiować (checklist, załączniki, połączenia, komentarze). Przydatne dla «kontaktu wzorcowego» lub powtarzalnego onboardingu.
• Archiwizuj / Przywróć (plan Medium): przenosi do archiwum lub wraca do widoków operacyjnych.
• Edytuj panel (admin): otwiera projektanta układu pól kontaktu w nowym oknie.
• Usuń / Przywróć (czerwona pozycja): soft delete do kosza lub przywrócenie jeśli już usunięty; z planem Medium także trwałe usunięcie z kosza.

Zakładki panelu

• Dane: karta, firma, e-mail, telefon, pola niestandardowe — zobacz Zakładka Dane.
• Checklist, Połączenia, E-mail, Marketing, Prywatność, Sync: zobacz Powiązane sekcje.
• Aktualizacje — historia zmian karty, komentarze, wiadomości z formularzy i marketingu (kontakty/firmy).

Zakładka Dane — pola karty

W zakładce Dane znajdziesz pola operacyjne (edytowalne inline ikoną ołówka):

• Typ i Rola zawodowa (job role).
• Firma (company_id): spółka przynależności — selektor z wyszukiwaniem; możesz utworzyć firmę na bieżąco, jeśli nie istnieje.
• Interesariusze: inni użytkownicy/zespoły z widocznością.
• Pochodzenie (source): skąd pochodzi lead.
• Opis (rich text, wzmianki @).
• Pola Sales (jeśli moduł Sales aktywny).
• E-mail (wiele adresów), Telefon, Adres, Język, Urodziny, Strona www, Social media.

Z pola niestandardowymi (plan Medium) zakładka Dane stosuje reguły widoczności/wymagalności z ustawień. Załączniki i komentarze uzupełniają panel na dole zakładki.

Kontakt i firma

Pole Firma w zakładce Dane wskazuje spółkę referencyjną kontaktu (np. «Jan Kowalski» → «Acme Sp. z o.o.»). Nie zastępuje Połączeń: ten sam kontakt możesz powiązać także z dealami, innymi kontaktami lub ticketami niezależnie od głównej firmy.

Dobra praktyka B2B: najpierw utwórz firmę (NIP, adres siedziby), potem kontakty z różnymi rolami (decydent, administracja, technik). Dla klientów B2C pole firma może pozostać puste.

Zakładki i powiązane sekcje

• Checklist — przewodnik Checklist: onboarding klienta, zbieranie dokumentów.
• Połączenia — przewodnik Połączenia: powiązane deale, zadania, tickety, projekty.
• Zamówienia / Fidelity (Sales): historia zamówień i punkty lojalnościowe.
• E-mail: zsynchronizowane rozmowy (integracje Gmail/Outlook).
• Prywatność: zgody RODO, historia przetwarzania.
• Marketing: subskrypcje list, kampanie.
• Fakturowanie (Sales): dane fakturowania powiązane z kontaktem.
• Sync: status synchronizacji z Google Contacts, Outlook, innymi aplikacjami.
• Portal (plan Large): dostęp do portalu klienta.
• Aktualizacje — historia zmian karty, komentarze, wiadomości z formularzy i marketingu (kontakty/firmy).

Tworzenie kontaktu

1. Lista Kontaktów → + Kontakt (lub Utwórz i połącz z innego panelu).
2. Wypełnij co najmniej imię lub e-mail (walidacja duplikatów e-mail jeśli aktywna).
3. Powiąż firmę, etykiety i odpowiedzialnego, jeśli już znane.
4. Zapisz: kontakt pojawia się na liście i można go od razu powiązać z dealami/ticketami.

Z importu CSV (Akcje → Import) ładujesz tysiące wierszy mapując kolumny; z formularzy landing/webhook kontakty mogą być tworzone automatycznie z uzupełnionym source.

Edycja kontaktu

Edycja pojedyncza (panel)

1. Otwórz panel kontaktu (klik na nazwę na liście).
2. Edytuj inline: tytuł/nazwę w nagłówku lub pola w zakładce Dane (klik na wartość → ikona ołówka → edycja).
3. Użyj paska akcji dla etykiet, koloru, prywatności, załączników, notatek samoprzylepnych.
4. Zapisz: automatycznie pole po polu w panelu bocznym lub przycisk Zapisz w page contact.

Edycja masowa (lista)

1. Na liście Kontaktów zaznacz kontakty checkboxami po lewej.
2. Kliknij Edytuj na pasku akcji nad tabelą.
3. W modalu dodaj pola do aktualizacji (odpowiedzialny, etykiety, typ, firma, dozwolone pola niestandardowe…) i ustaw wartości.
4. Potwierdź: wartości stosują się do wszystkich zaznaczonych kontaktów.

Zmiany w zakładce Prywatność lub Marketing mogą wymagać specjalnych uprawnień. Admin: Opcje → Edytuj panel otwiera projektanta pól (widoczność, kolejność) w nowym oknie.

Usuwanie kontaktu

Usuwaj kontakty utworzone przez pomyłkę lub testowe duplikaty. Preferuj Archiwizuj, jeśli kontakt ma historię e-maili, deali lub ticketów i nie chcesz stracić śladu w CRM.

Usuwanie pojedyncze

1. Otwórz panel kontaktu.
2. Menu Opcje (trzy kropki) → Usuń (czerwona pozycja).
3. Potwierdź w modalu.

Z planem Large kontakt trafia do kosza (Lista Kontaktów → Akcje → Kosz kontaktów). Stamtąd możesz Przywrócić lub Usunąć trwale. Jeśli otworzysz kontakt już w koszu, pojawia się baner z przyciskami Przywróć / Usuń trwale.

Na planie Free (bez planu Large) usunięcie jest zwykle trwałe zaraz po potwierdzeniu, bez kosza — sprawdź uprawnienia organizacji.

Usuwanie wielokrotne

1. Na liście Kontaktów zaznacz kontakty checkboxami.
2. Kliknij Usuń (czerwony przycisk nad tabelą).
3. Potwierdź.

Archiwizacja kontaktu

Archiwum to właściwy wybór dla nieaktywnych kontaktów (utraceni klienci, byli pracownicy, niezakwalifikowane leady), które chcesz zachować w historii z połączeniami i e-mailami, bez zaśmiecania listy operacyjnej.

Archiwizacja pojedynczego kontaktu

1. Otwórz panel → Opcje → Archiwizuj (plan Medium).
2. Potwierdź w modalu. W nagłówku pojawia się badge Zarchiwizowany.

Archiwizacja wielu kontaktów / przegląd archiwum

• Wielokrotne: lista Kontaktów → zaznacz checkboxami → Archiwizuj na pasku akcji.
• Przegląd: Lista Kontaktów → Akcje → Archiwum kontaktów (plan Medium).
• Przywróć: z archiwum zaznacz i kliknij Przywróć, lub Opcje → Przywróć z archiwum na pojedynczym panelu.

Zarchiwizowane kontakty nie pojawiają się w standardowych widokach operacyjnych, ale pozostają dostępne z archiwum, połączeń i raportów historycznych.

Raporty Kontaktów

Sekcja Raporty Kontaktów (plan Large) podsumowuje kontakty, do których masz dostęp według roli i uprawnień organizacji: widzisz tylko autoryzowane rekordy i pola. Służy do analizy według typu, odpowiedzialnego, pochodzenia i eksportu — do dodawania lub korygowania pojedynczych rekordów użyj listy Kontaktów.

• Dashboard: wykresy według typu, statusu, roli, etykiet, odpowiedzialnego, pochodzenia, mapa geograficzna.
• Lista raportów: filtrowalna tabela analityczna z eksportem CSV/Excel — podstawa do przeglądu kart i segmentacji marketingowej.

Łącz raporty z filtrami listy i etykietami, aby dopasować kontakty i powiązane szanse według odpowiedzialnego lub kampanii.

Klonowanie kontaktu

Klonowanie duplikuje istniejący kontakt jako bazę nowego rekordu — idealne dla «kontaktu wzorcowego» (np. standardowy onboarding, powtarzalny profil partnera).

Klonowanie pojedyncze

1. Otwórz panel → Opcje → Klonuj.
2. W modalu wybierz, co kopiować: Checklist, Załączniki, Połączenia, Komentarze (niezależne checkboxy).
3. Potwierdź: otwiera się panel nowego kontaktu; zmień imię/e-mail przed użyciem operacyjnym.

Klonowanie wielokrotne

1. Lista Kontaktów → zaznacz kontakty → Klonuj na pasku akcji.
2. Wybierz te same opcje kopiowania w modalu i potwierdź.

Filtry, kolumny i segmentacja

Filtry zaawansowane (plan Small): warunki na etykietach, typie, firmie, polach niestandardowych, połączeniach (Powiązany deal, Powiązany ticket…), datach ostatniej aktualizacji. Zapisuj kombinacje przez URL lub widoki zespołu.

Edytuj kolumny (Akcje, członkowie org): wybierz, które kolumny pokazać w tabeli i w jakiej kolejności — niezbędne dla zespołów używających pól niestandardowych (np. «Branża», «Przychód»).

Łącz filtry z Etykietami dla segmentów operacyjnych: «Kontakty Enterprise z etykietą Hot bez otwartego deala».

Duplikaty

(plan Medium) Akcje → Zarządzaj duplikatami: Mokapen proponuje grupy podobnych kontaktów (ten sam e-mail, imię+nazwisko, telefon). Możesz scalić rekordy (wybierając master i pola do zachowania) lub zignorować nieproblemowe pary. Strona Zignorowane do późniejszego przeglądu.

Przy tworzeniu check_duplicate_ajax ostrzega, jeśli e-mail już istnieje — unika mnożenia tego samego leada.

Import, export i integracje

• Import CSV (członkowie org): mapuj kolumny → pola Mokapen, podgląd, import wsadowy.
• Export (właściciel org): CSV/Excel przefiltrowanych lub zaznaczonych kontaktów.
• Google Contacts / Outlook: sync dwukierunkowy lub import z folderów (Integracje konta).
• Data enrichment (Hunter itd.): odkrywanie kontaktów po domenie firmy, import selektywny.

Ustawienia Kontaktów

Z Ustawień Kontaktów (admin/upoważnieni członkowie):

• Pola: lista pól standardowych i niestandardowych, reguły planu Medium.
• Układ panelu (fields_view): które pola pokazać w modalu/stronie i w jakiej kolejności.
• Kolumny tabeli (columns_view): domyślne kolumny listy dla całej org.

Dopasuj ustawienia do procesu sprzedażowego przed masowymi importami (pola wymagane, source, typ kontaktu).

Zalecane procesy

• Lead intake: formularz → kontakt + source + etykieta kampanii → zadanie kwalifikacji w 24h → połączenie z dealem jeśli zakwalifikowany.
• Onboarding: checklist na kontakcie (KYC, umowa) + połączenia z projektem delivery.
• Wsparcie: ticket zawsze powiązany z kontaktem; e-mail w zakładce E-mail dla historii rozmów.
• Miesięczne porządki: duplikaty, archiwizuj nieaktywne kontakty > 12 miesięcy, filtr «bez e-maila».
• Dopasowanie sprzedaży: ta sama etykieta na kontakcie i powiązanym dealu; raporty kontaktów według odpowiedzialnego.

Dla katalogu spółek i zakładki Kontakty firmy zobacz przewodnik Firmy.