Przewodnik po Mokapen

Przewodnik Dokumenty

Obszar Dokumenty to przestrzeń Mokapen na teksty i układy w formacie strony (styl A4), które przygotowujesz, przechowujesz i łączysz z CRM: listy motywacyjne, karty klienta, protokoły ze spotkań, procedury operacyjne, propozycje opisowe. Każdy dokument ma tytuł, sformatowaną treść (z opcjonalną stopką i nagłówkiem), prywatność, współpracowników, połączenia z innymi encjami i może być pobrany jako PDF lub Word (DOCX).

Dostęp z menu Arkusze → Dokumenty. Jeśli ta sama struktura powtarza się często — ten sam list, ten sam protokół, ta sama procedura — nie przepisuj go ręcznie: utwórz szablon typu Dokument ze zmiennymi (kontakt, szansa, firma…) i wygeneruj dokument z powiązanego rekordu. Mokapen ładuje układ i zastępuje zmienne danymi tego rekordu.

Moduł wymaga aktywnej aplikacji Dokumenty, odpowiednich uprawnień w organizacji i odpowiedniego planu Premium. Sprawdź dostępność w swoim planie: bez Premium lista może pokazywać stronę upgrade; w planach wyższego poziomu dostępne stają się też archiwum i kosz.

Do czego służą Dokumenty w CRM

Dokument Mokapen to nie szybka notatka ani oferta handlowa: to ustrukturyzowany arkusz, który pozostaje w historii klienta i zespołu.

• Długa, sformatowana dokumentacja — nagłówki, listy, tabele, obrazy i linki w układzie strony, a nie krótkie pole opisu.
• Automatyczna personalizacja — ze szablonu powiązanego z encją pola wypełniają się same (zob. przewodnik Szablony → Dokument).
• Historial w CRM — dokument pozostaje połączony z kontaktem, szansą, ticketem, projektem, spotkaniem… i odnajdziesz go w historii tych kart.
• Eksport na zewnątrz — podgląd i pobranie PDF/DOCX do archiwum, podpisu offline lub wysyłki kanałami email organizacji. Nie ma dedykowanego przepływu «Wyślij dokument» jak przy ofertach i zamówieniach: zwykle pobierasz i dołączasz.
• Praca zespołowa — prywatność, współpracownicy, etykiety, załączniki, komentarze i oś czasu aktualizacji, jak w innych encjach Mokapen.

Praktyczna reguła: każdy dokument skierowany do klienta lub prospectu zasługuje na co najmniej jedno połączenie z kontaktem, firmą lub szansą — wtedy historia pozostaje widoczna z karty klienta, nie tylko na liście Dokumenty.

Dokumenty vs Oferty, Zamówienia i Notatki

Łatwo pomylić «arkusze» Mokapen. W skrócie:

• Dokumenty — ogólny tekst/układ A4, zmienne ze szablonu, eksport PDF/DOCX, połączenia CRM. Idealne na listy, protokoły, procedury, karty narracyjne.
• Oferty / Zamówienia — dokumenty handlowe z tabelą pozycji, warunkami ekonomicznymi i dedykowaną grafiką PDF (przewodniki Sprzedaż + szablony Oferta/Zamówienie). Nie zastępują Dokumentów, gdy potrzebujesz wolnego tekstu bez logiki sprzedaży pozycji.
• Notatki — w menu Arkusze mogą nadal pojawiać się jako Wkrótce. Nie używaj Dokumentów jako substytutu notatek samoprzylepnych na karcie: sticky note pozostają na sticky rekordu (plan Premium).

Strona listy Dokumenty

Lista Dokumenty to tabela z wyszukiwaniem, filtrem użytkowników/zespołów i typowymi kolumnami (tytuł, etykiety, typologia, współpracownicy, połączenia, data utworzenia). Przydatne wskaźniki: kłódka prywatności (dokument prywatny) i informacja o niedawnej aktualizacji.

Typowy pasek u góry:

• Nowy Dokument — otwiera tworzenie na pełnej stronie (od zera).
• Akcje — Archiwum i Kosz (z odpowiednim planem Premium), aby przeglądać dokumenty już nieobecne na liście aktywnej lub przywracać z soft delete.
• Wybór wielokrotny — po zaznaczeniu wierszy checkboxami pojawia się pasek akcji: edycja, duplikacja, archiwizacja, usuwanie zaznaczonych dokumentów.

Tworzenie dokumentu

Możesz zacząć od zera z listy lub wygenerować ze szablonu, otwierając inną kartę (kontakt, szansa…) i tworząc powiązany dokument. Druga ścieżka wykorzystuje zmienne szablonu.

Od zera (z listy Dokumenty)

1. Otwórz Arkusze → Dokumenty i naciśnij Nowy Dokument.
2. Wypełnij co najmniej Nazwę dokumentu (obowiązkowe).
3. Ustaw prywatność (kłódka), etykiety, kolor karty, typologię (pole wolne do wyboru lub dodania, przydatne do filtrowania «Protokół», «List», «Procedura») i współpracowników, jeśli przewidziano.
4. Zdefiniuj Marginesy strony (typowe wartości w milimetrach: górny, prawy, dolny, lewy). Wpływają na podgląd i PDF: sprawdź je przed oficjalnym eksportem.
5. Napisz Nagłówek, Stopkę i Treść w edytorze w formacie strony (zob. dedykowaną sekcję poniżej).
6. Dodaj załączniki lub sticky note, jeśli są dostępne w Twoim planie.
7. W zakładce Połączenia połącz kontakty, szanse, tickety, projekty… (jeśli masz uprawnienia i aktywne aplikacje).
8. Zapisz — zwykle trafiasz na kartę dokumentu na pełnej stronie.

Z listy tworzenie od zera nie udostępnia tego samego pełnego kreatora co przepływ «Ze szablonu» z karty: do zmiennych użyj kolejnej ścieżki.

Ze szablonu (z powiązanej encji)

Jak opisano w przewodniku Szablony: szablon Dokument to dokument HTML w formacie strony (A4), z bogatym edytorem i konfigurowalnymi marginesami. Powiązanie zmiennych z encją z książki adresowej/sprzedaży (np. kontakt, szansa) sprawia, że przy generowaniu dokumentu z powiązanego rekordu pola wypełniają się same.

1. Otwórz kartę (np. Kontakt lub Szansa) → utwórz Nowy Dokument (lub równoważną akcję tworzenia powiązanego).
2. Wybierz Ze szablonu (lista szablonów Dokument zgodnych z tą encją) lub zacznij od pustego dokumentu.
3. Mokapen ładuje treść szablonu i zastępuje zmienne danymi powiązanego rekordu.
4. Przejrzyj tekst, nagłówek/stopkę i marginesy, potem zapisz: połączenie z encją źródłową tworzy się automatycznie.

Szablony zarządza się w Ustawieniach organizacji → Szablony → Dokument. Typowe przykłady szablonu: list motywacyjny, karta klienta, protokół spotkania, procedura operacyjna zawsze taka sama w strukturze.

Karta dokumentu

Możesz otworzyć ją w modalu lub na pełnym ekranie (widok strony, jeśli plan na to pozwala) z paska narzędzi — ta sama treść, więcej miejsca na pracę nad układem A4.

Pasek akcji

• Prywatność (kłódka): Publiczny (widoczny dla członków organizacji zgodnie z regułami dostępu) lub Prywatny (tylko osoby z jawnym dostępem — zob. poniżej).
• Etykiety, Kolor tytułu/tła karty, Załączniki, Notatki samoprzylepne (Premium).
• Pełna strona, Kopiuj link.
• + Utwórz i połącz / nowe połączenie: łącz inne encje bezpośrednio z dokumentu.
• Podgląd i Pobierz (PDF / Word) — zob. dedykowaną sekcję.

Menu Opcje (trzy kropki)

• Duplikuj: tworzy kopię; w modalu możesz wybrać, co uwzględnić (połączenia i inne elementy według dostępnych opcji).
• Archiwizuj / Przywróć (odpowiedni plan Premium): ukrywa z listy operacyjnej lub przywraca do aktywnej listy.
• Usuń / Przywróć (opcja czerwona): z odpowiednim planem soft delete (kosz + przywracanie) lub trwałe usunięcie z kosza/po potwierdzeniu.

Zakładki karty

• Dane — typologia, współpracownicy, marginesy, załączniki, nagłówek, stopka, treść, komentarze.
• Połączenia — powiązania z innymi encjami (zadanie, projekt, spotkanie, kontakt, firma, rezerwacja, szansa, usługa, produkt, oferta, zamówienie, ticket, inny dokument, kampania… jeśli aplikacje są aktywne). Zob. też przewodnik Połączenia.
• Aktualizacje — oś czasu modyfikacji i aktywności na rekordzie.

Treść, nagłówek, stopka i marginesy

Sercem dokumentu jest edytor w formacie strony. To nie proste pole tekstowe: myślisz o efekcie drukowalnym / PDF, jak na arkuszu A4.

Treść to główny korpus: tytuły, akapity, listy, tabele, obrazy i linki. Tu trafia istota listu, protokołu lub procedury. Używaj czytelnego formatowania (hierarchia nagłówków, listy punktowane), aby PDF pozostał czytelny u odbiorcy.

Nagłówek i Stopka to teksty (lub elementy) powtarzane u góry i u dołu strony — tekstowe logo, odniesienia firmy, stałe notatki, disclaimer. W szablonie Dokument przygotowujesz je raz; w pojedynczym dokumencie dostosowujesz tylko przy wariancie. W szablonach Oferta/Zamówienie znajdziesz podobną logikę nagłówka/stopki w handlowym układzie PDF; tu koncepcja ta sama, ale bez tabeli pozycji.

Marginesy (górny, prawy, dolny, lewy) definiują białe pole wokół tekstu. Wpływają bezpośrednio na podgląd i eksportowane pliki: zbyt wąski margines może obciąć treść przy druku lub w PDF; zbyt szeroki zmniejsza użyteczną przestrzeń. Ustaw marginesy w szablonie, jeśli papier firmowy jest zawsze taki sam; w pojedynczym dokumencie koryguj tylko wyjątkowo.

Wskazówka procesowa: gdy struktura się powtarza, pracuj nad szablonem (zmienne + marginesy + nagłówek/stopka). Personalizuj pojedynczy dokument tylko tam, gdzie zmienia się treść (daty, konkretne akapity, załączniki). Unikasz niespójnych kopii i aktualizacji łańcuchowych.

Prywatność i współpracownicy

Jak przy spotkaniach i innych encjach Mokapen, prywatność i współpracownicy odpowiadają na dwa różne pytania: «kto może zobaczyć ten dokument w organizacji?» i «kto z zespołu ma nad nim pracować, nie udostępniając go wszystkim?».

Przy prywatności Publiczny (kłódka na pasku akcji) dokument jest widoczny dla członków organizacji zgodnie z regułami dostępu org i rolami. Przy prywatności Prywatny dokument ogranicza się do osób z jawnym dostępem: zwykle twórcy, wskazanych współpracowników i reguł prywatności encji — nie do wszystkich członków organizacji.

Współpracownicy (pole Współpracownicy w zakładce Dane, jeśli aktywne w Twojej organizacji) to użytkownicy lub zespoły Mokapen, którzy muszą mieć widoczność i możliwość pracy nad dokumentem. Przykłady: handlowiec, który wygenerował list ze szansy; asystent uzupełniający protokół; manager recenzujący procedury wewnętrzne. To nie «uczestnicy spotkania» (typowe dla spotkań): to osoby z zespołu, które muszą widzieć i śledzić arkusz w Mokapen.

W skrócie:

• Publiczny = widoczny w org zgodnie z ogólnymi uprawnieniami.
• Prywatny = tylko osoby z jawnym dostępem (współpracownicy / reguły prywatności).
• Współpracownik = użytkownik lub zespół, który ma widzieć i pracować nad dokumentem, także gdy jest prywatny.

Jeśli nie masz dostępu do prywatnego dokumentu, Mokapen pokazuje komunikat o braku dostępu. Dla wrażliwych dokumentów wewnętrznych (szkice umów, notatki o klientach, procedury poufne) używaj prywatności prywatnej i ograniczonych współpracowników.

Podgląd i pobieranie

Przed wysłaniem lub archiwizacją oficjalnego arkusza użyj Podglądu, aby sprawdzić efekt, marginesy, nagłówek i stopkę. Następnie:

• Pobierz PDF — stabilny plik do archiwum, podpisu zewnętrznego lub załącznika email.
• Pobierz Word (DOCX) — przydatne, gdy odbiorca musi edytować tekst poza Mokapen; potem możesz ponownie dołączyć podpisaną lub poprawioną wersję w plikach dokumentu lub powiązanej karty.

W odróżnieniu od ofert i zamówień nie ma dedykowanej wysyłki email dokumentu z karty. Użyj Podglądu/Pobierz i dołącz kanałami email/wiadomości organizacji albo przechowuj PDF w Załącznikach powiązanego rekordu.

Archiwizacja, usuwanie i duplikacja

Jak przy spotkaniach: preferuj Archiwizuj, gdy dokument jest zakończony, ale nadal potrzebujesz historii i połączeń; użyj Usuń dla błędnych szkiców lub duplikatów testowych.

Duplikowanie

Z Opcje → Duplikuj. W modalu wybierz, co kopiować (połączenia i inne elementy według opcji). Przydatne na drugą wersję tego samego listu lub protokół o identycznej strukturze i innych datach. Po kopii zaktualizuj tytuł i treść w nowym dokumencie.

Archiwizacja i przywracanie

Karta → Opcje → Archiwizuj (odpowiedni plan Premium) lub wybór wielokrotny na liście → Archiwizuj. Dokument znika z aktywnej listy; odnajdziesz go w Akcje → Archiwum i możesz Przywrócić. Preferuj archiwizację zamiast usuwania, gdy potrzebujesz śladu handlowego lub zgodności.

Usuwanie

Z karty lub listy (pojedynczo lub wielokrotnie) → Usuń → potwierdź w modalu. Z odpowiednim planem Premium może być soft delete (kosz + przywracanie) lub trwałe usunięcie z kosza. Archiwum i kosz często wymagają planu Premium wyższego poziomu niż samo podstawowe używanie dokumentów — sprawdź dostępność i rolę (członek przy niektórych usunięciach).

Ustawienia (Pola / Kolumny)

W ustawieniach organizacji, dla Dokumentów, karty Pola i Lista & Kolumny mogą pojawiać się jako Wkrótce (jeszcze nieoperacyjne). Personalizacja pól/układu opisana w przewodnikach Pola, Karta i Kolumny dziś nie dotyczy w pełni Dokumentów. To, co możesz już dobrze ustrukturyować, to szablon Dokument (układ, marginesy, zmienne) oraz typologie i etykiety na liście.

Przypadki użycia

• List motywacyjny: szablon Dokument ze zmiennymi kontaktu → wygeneruj z karty Kontakt → przejrzyj → Pobierz PDF i dołącz do emaila handlowego.
• Protokół spotkania: dokument połączony ze Spotkaniem i Projektem; współpracownicy = zespół delivery; prywatność prywatna, jeśli zawiera poufne notatki.
• Operacyjna karta klienta: ze Szansy, szablon z deal + kontakt już wypełnionymi; pozostaje w historii szansy.
• Procedura wewnętrzna (SOP): dokument publiczny w org, etykieta «SOP», bez danych klienta; aktualizujesz szablon, gdy proces się zmienia.
• Eksport do podpisu zewnętrznego: Pobierz DOCX lub PDF, podpis offline, ponownie dołącz podpisany plik w załącznikach dokumentu lub powiązanej karty.

Zalecane procesy

• Zawsze zaczynaj od szablonu, jeśli tekst się powtarza; unikaj ręcznego przepisywania identycznych listów.
• Łącz każdy dokument klienta z Kontaktem/Firmą/Szansą: znajdziesz go w historii karty.
• Używaj spójnych typologii i etykiet («Protokół», «Procedura», «List»), aby filtrować na liście.
• Sprawdź marginesy w Podglądzie przed oficjalnym PDF.
• Wrażliwe dokumenty: prywatność prywatna + ograniczeni współpracownicy.
• Archiwizuj zamiast usuwać, gdy potrzebujesz historii; okresowo czyść zduplikowane szkice.

Łącz Dokumenty z Szablonami, Kontaktami, Szansami i Spotkaniami, aby uzyskać spójny przepływ dokumentowy z resztą CRM.

Często zadawane pytania

P: Gdzie znajdę Dokumenty?

O: Menu Arkusze → Dokumenty. Grupa nazywa się Arkusze; pozycja to Dokumenty.

P: Jak używać zmiennych?

O: Utwórz szablon Dokument w Ustawieniach → Szablony, wstaw zmienne przyciskiem Zmienna, potem wygeneruj dokument z zgodnej encji wybierając Ze szablonu. Z listy tworzenie od zera nie udostępnia tego samego pełnego kreatora co przepływ z karty.

P: Czy mogę wysłać dokument emailem z Mokapen?

O: Nie ma dedykowanej wysyłki jak przy ofertach. Użyj Podglądu/Pobierz i dołącz albo kanałów email/wiadomości organizacji.

P: Dlaczego nie widzę Archiwum ani Kosza?

O: Zwykle potrzebny jest plan Premium wyższego poziomu. Sprawdź plan i rolę (członek przy niektórych usunięciach).

P: Czy mogę personalizować pola karty Dokument?

O: Ustawienia Pola/Kolumny dla Dokumentów nadal pojawiają się jako Wkrótce. Używaj szablonów, typologii i etykiet do strukturyzacji pracy.

P: Jaka jest różnica względem oferty PDF?

O: Oferta ma tabelę pozycji, warunki ekonomiczne i grafikę handlową. Dokument to ogólny tekst/układ A4, bardziej elastyczny, ale bez logiki sprzedaży pozycji.

P: Jeśli usunę szablon Dokument, czy znikną już utworzone PDF?

O: Nie. Pozostają już wygenerowane dokumenty; usuwasz tylko szablon do przyszłych tworzeń.