Ghidul Mokapen

Ghid Documente

Zona Documente este spațiul Mokapen pentru texte și layout în format pagină (stil A4) pe care le pregătiți, păstrați și legați de CRM: scrisori de prezentare, fișe client, procese-verbale de ședință, proceduri operaționale, propuneri descriptive. Fiecare document are titlu, corp formatat (cu antet și subsol opționale), confidențialitate, colaboratori, conexiuni la alte entități și poate fi descărcat ca PDF sau Word (DOCX).

Acces din meniul Fișe → Documente. Dacă aceeași structură se repetă des — aceeași scrisoare, același proces-verbal, aceeași procedură — nu o rescrieți manual: creați un șablon de tip Document cu variabilele (contact, oportunitate, companie…) și generați documentul dintr-o înregistrare legată. Mokapen încarcă layout-ul și înlocuiește variabilele cu datele acelei înregistrări.

Modulul necesită aplicația Documente activă, permisiunile corecte în organizație și un plan Premium adecvat. Verificați disponibilitatea pe planul dvs.: fără Premium, lista poate afișa pagina de upgrade; cu planuri Premium superioare devin disponibile și arhiva și coșul.

La ce servesc Documentele în CRM

Un document Mokapen nu este o notă rapidă nici o ofertă comercială: este o fișă structurată care rămâne în istoricul clientului și al echipei.

• Documentație lungă și formatată — titluri, liste, tabele, imagini și linkuri într-un layout pagină, nu un câmp scurt de descriere.
• Personalizare automată — din șablon legat de o entitate, câmpurile se completează singure (vezi ghidul Șabloane → Document).
• Istoricizare în CRM — documentul rămâne conectat la contact, oportunitate, ticket, proiect, programare… și îl regăsiți din istoricul acelor fișe.
• Export extern — previzualizare și descărcare PDF/DOCX pentru arhivă, semnătură offline sau trimitere prin canalele email ale organizației. Nu există un flux dedicat «Trimite document» ca la oferte și comenzi: de obicei descărcați și atașați.
• Muncă de echipă — confidențialitate, colaboratori, etichete, atașamente, comentarii și cronologie actualizări, ca la celelalte entități Mokapen.

Regulă practică: fiecare document destinat unui client sau prospect merită cel puțin o conexiune la contact, companie sau oportunitate — astfel istoricul rămâne vizibil din fișa clientului, nu doar din lista Documente.

Documente vs Oferte, Comenzi și Note

Este ușor să confundați «fișele» Mokapen. Pe scurt:

• Documente — text/layout A4 generic, variabile din șablon, export PDF/DOCX, conexiuni CRM. Ideal pentru scrisori, procese-verbale, proceduri, fișe narative.
• Oferte / Comenzi — documente comerciale cu tabel articole, condiții economice și grafică PDF dedicată (ghiduri Vânzări + șabloane Ofertă/Comandă). Nu înlocuiesc Documentele când aveți nevoie de text liber fără logică de vânzare articole.
• Note — în meniul Fișe pot apărea încă ca În curând. Nu folosiți Documentele ca substitut pentru notele adezive de pe fișă: sticky note rămân pe sticky-ul înregistrării (plan Premium).

Pagina listă Documente

Lista Documente este un tabel cu căutare, filtru utilizatori/echipe și coloane tipice (titlu, etichete, tipologie, colaboratori, conexiuni, dată creare). Indicatori utili: lacăt confidențialitate (document privat) și semnalizare actualizare recentă.

Bara de sus tipică:

• Document nou — deschide crearea pe pagină întreagă (de la zero).
• Acțiuni — Arhivă și Coș (cu plan Premium adecvat), pentru a consulta documente care nu mai sunt în lista activă sau a restaura din soft delete.
• Selecție multiplă — selectând rândurile cu checkbox-urile apare bara de acțiuni: editare, duplicare, arhivare, ștergere pe documentele selectate.

Crearea unui document

Puteți porni de la zero din listă sau genera dintr-un șablon deschizând altă fișă (contact, oportunitate…) și creând un document conectat. A doua cale este cea care valorifică variabilele șablonului.

De la zero (din lista Documente)

1. Deschideți Fișe → Documente și apăsați Document nou.
2. Completați cel puțin Numele documentului (obligatoriu).
3. Setați confidențialitatea (lacăt), etichetele, culoarea fișei, tipologia (câmp liber selectabil sau adăugabil, util pentru filtrare «Proces-verbal», «Scrisoare», «Procedură») și colaboratorii, dacă sunt prevăzuți.
4. Definiți Marginile paginii (valori tipice în milimetri: sus, dreapta, jos, stânga). Influențează previzualizarea și PDF: verificați-le înainte de un export oficial.
5. Scrieți Antetul, Subsolul și Conținutul în editorul în format pagină (vezi secțiunea dedicată mai jos).
6. Adăugați atașamente sau sticky note dacă sunt disponibile pe planul dvs.
7. În tab-ul Conexiuni legați contacte, oportunități, tickete, proiecte… (dacă aveți permisiuni și aplicațiile active).
8. Salvați — de obicei sunteți dus la fișa pe pagină întreagă a documentului creat.

Din listă, crearea de la zero nu expune același wizard complet ca fluxul «Din șablon» de pe fișă: pentru variabile folosiți calea următoare.

Din șablon (din entitate legată)

Cum este descris în ghidul Șabloane: șablonul Document este un document HTML în format pagină (A4), cu editor bogat și margini configurabile. Asocierea variabilelor la o entitate din agendă/vânzări (ex. contact, oportunitate) face ca, la generarea documentului dintr-o înregistrare legată, câmpurile să se completeze singure.

1. Deschideți o fișă (ex. Contact sau Oportunitate) → creați Document nou (sau acțiune echivalentă de creare conectată).
2. Alegeți Din șablon (lista șabloanelor Document compatibile cu entitatea respectivă) sau porniți de la un document gol.
3. Mokapen încarcă conținutul șablonului și înlocuiește variabilele cu datele înregistrării legate.
4. Revizuiți textul, antetul/subsolul și marginile, apoi salvați: conexiunea la entitatea de plecare se creează automat.

Șabloanele se gestionează în Setări organizație → Șabloane → Document. Exemple tipice de șablon: scrisoare de prezentare, fișă client, proces-verbal ședință, procedură operațională cu structură mereu identică.

Fișa documentului

O puteți deschide în modal sau pe ecran complet (vizualizare pagină, dacă planul o permite) din bara de instrumente — același conținut, mai mult spațiu pentru lucru pe layout A4.

Bara de acțiuni

• Confidențialitate (lacăt): Public (vizibil membrilor organizației conform regulilor de acces) sau Privat (doar cei cu acces explicit — vezi mai jos).
• Etichete, Culoare titlu/fundal fișă, Atașamente, Note adezive (Premium).
• Pagină întreagă, Copiază link.
• + Creează și conectează / conexiune nouă: legați alte entități direct din document.
• Previzualizare și Descarcă (PDF / Word) — vezi secțiunea dedicată.

Meniul Opțiuni (trei puncte)

• Duplică: creează o copie; în modal puteți alege ce includeți (conexiuni și alte elemente conform opțiunilor disponibile).
• Arhivează / Restaurează (plan Premium adecvat): ascunde din lista operațională sau readuce în lista activă.
• Șterge / Restaurează (element roșu): cu plan adecvat soft delete (coș + restaurare) sau ștergere definitivă din coș/confirmare.

Tab-urile fișei

• Date — tipologie, colaboratori, margini, atașamente, antet, subsol, conținut, comentarii.
• Conexiuni — legături la alte entități (task, proiect, programare, contact, companie, rezervare, oportunitate, serviciu, produs, ofertă, comandă, ticket, alt document, campanie… dacă aplicațiile sunt active). Vedeți și ghidul Conexiuni.
• Actualizări — cronologia modificărilor și activităților pe înregistrare.

Conținut, antet, subsol și margini

Inima documentului este editorul în format pagină. Nu este un câmp text simplu: vă gândiți la randarea tipăribilă / PDF, ca pe o foaie A4.

Conținutul este corpul principal: titluri, paragrafe, liste, tabele, imagini și linkuri. Aici merge esența scrisorii, procesului-verbal sau procedurii. Folosiți formatare clară (ierarhie titluri, liste cu bullet) ca PDF-ul să rămână lizibil și la destinație.

Antetul și Subsolul sunt textele (sau elementele) repetate sus și jos pe pagină — logo textual, referințe companie, note fixe, disclaimer. Pe șablonul Document le pregătiți o dată; pe documentul individual le adaptați doar dacă e nevoie de o variantă. La șabloanele Ofertă/Comandă găsiți logici similare de antet/subsol în layout-ul PDF comercial; aici conceptul e același, dar fără tabel articole.

Marginile (sus, dreapta, jos, stânga) definesc spațiul alb în jurul textului. Influențează direct previzualizarea și fișierele exportate: o margine prea strânsă poate tăia conținut la tipărire sau în PDF; una prea largă reduce spațiul util. Setați marginile în șablon dacă hârtia cu antet e mereu aceeași; pe documentul individual corectați-le doar pentru excepții.

Sfat de proces: când structura se repetă, lucrați pe șablon (variabile + margini + antet/subsol). Personalizați documentul individual doar unde se schimbă conținutul (date, paragrafe specifice, atașamente). Evitați copii inconsistente și actualizări în lanț.

Confidențialitate și colaboratori

Ca la programări și celelalte entități Mokapen, confidențialitatea și colaboratorii răspund la două întrebări diferite: «cine poate vedea acest document în organizație?» și «cine din echipă trebuie să lucreze la el fără să fie public tuturor?».

Cu confidențialitatea Publică (lacăt în bara de acțiuni) documentul este vizibil membrilor organizației conform regulilor de acces ale org și rolurilor. Cu confidențialitatea Privată, documentul este limitat la cei cu acces explicit: de obicei creatorul, colaboratorii indicați și regulile de confidențialitate ale entității — nu tuturor membrilor organizației.

Colaboratorii (câmp Colaboratori în tab-ul Date, dacă e activ în organizația dvs.) sunt utilizatori sau echipe Mokapen care trebuie să aibă vizibilitate și posibilitate de lucru pe document. Exemple: comercialul care a generat scrisoarea din deal; asistentul care completează procesul-verbal; un manager care revizuiește procedurile interne. Nu sunt «participanți la o ședință» (concept tipic al programărilor): sunt persoane din echipă care trebuie să vadă și să urmărească fișa în Mokapen.

Pe scurt:

• Public = vizibil în org conform permisiunilor generale.
• Privat = doar cei cu acces explicit (colaboratori / reguli confidențialitate).
• Colaborator = utilizator sau echipă care trebuie să vadă și să lucreze pe document, chiar când e privat.

Dacă nu aveți acces la un document privat, Mokapen afișează mesajul de acces refuzat. Pentru documente interne sensibile (contracte în draft, note despre clienți, proceduri rezervate) folosiți confidențialitate privată și colaboratori restrânși.

Previzualizare și descărcare

Înainte de a trimite sau arhiva o fișă oficială, folosiți Previzualizare pentru a verifica randarea, marginile, antetul și subsolul. Apoi:

• Descarcă PDF — fișier stabil pentru arhivă, semnătură externă sau atașament email.
• Descarcă Word (DOCX) — util dacă destinatarul trebuie să modifice textul în afara Mokapen; puteți apoi reatașa versiunea semnată sau revizuită în fișierele documentului sau ale fișei legate.

Spre deosebire de oferte și comenzi, nu există trimitere email dedicată a documentului din fișă. Folosiți Previzualizare/Descarcă și atașați prin canalele email/mesaje ale organizației sau păstrați PDF-ul în Atașamente ale înregistrării legate.

Arhivare, ștergere și duplicare

Ca la programări: preferați Arhivează când documentul e încheiat dar mai aveți nevoie de istoric și conexiuni; folosiți Șterge pentru drafturi greșite sau duplicate de test.

Duplicare

Din Opțiuni → Duplică. În modal alegeți ce copiați (conexiuni și alte elemente conform opțiunilor). Util pentru a doua versiune a aceleiași scrisori sau un proces-verbal cu structură identică și date diferite. După copie, actualizați titlul și conținutul pe noul document.

Arhivare și restaurare

Fișă → Opțiuni → Arhivează (plan Premium adecvat) sau selecție multiplă în listă → Arhivează. Documentul iese din lista activă; îl regăsiți din Acțiuni → Arhivă și puteți Restaura. Preferați arhivarea în loc de ștergere când e nevoie de urmă comercială sau conformitate.

Ștergere

Din fișă sau din listă (singular sau multiplu) → Șterge → confirmare în modal. Cu plan Premium adecvat poate exista soft delete (coș + restaurare) sau ștergere definitivă din coș. Arhiva și coșul necesită adesea un plan Premium superior față de simpla utilizare de bază a documentelor — verificați disponibilitatea și rolul (membru pentru unele ștergeri).

Setări (Câmpuri / Coloane)

În setările organizației, pentru Documente, cardurile Câmpuri și Listă & Coloane pot apărea ca În curând (încă neoperative). Personalizarea câmpurilor/layout descrisă în ghidurile Câmpuri, Fișă și Coloane nu se aplică astăzi pe deplin la Documente. Ce puteți structura bine deja este șablonul Document (layout, margini, variabile) și folosirea tipologiilor și etichetelor în listă.

Cazuri de utilizare

• Scrisoare de prezentare: șablon Document cu variabile contact → generați din fișa Contact → revizuiți → Descarcă PDF și atașați emailului comercial.
• Proces-verbal ședință: document conectat la Programare și Proiect; colaboratori = echipa delivery; confidențialitate privată dacă conține note rezervate.
• Fișă client operațională: din Oportunitate, șablon cu deal + contact deja completate; rămâne în istoricul deal-ului.
• Procedură internă (SOP): document public în org, etichetă «SOP», fără date client; actualizați șablonul când se schimbă procesul.
• Export pentru semnătură externă: Descarcă DOCX sau PDF, semnați offline, reatașați fișierul semnat în atașamentele documentului sau ale fișei legate.

Procese recomandate

• Porniți mereu de la un șablon dacă textul se repetă; evitați rescrierea manuală a scrisorilor identice.
• Legați fiecare document client de Contact/Companie/Oportunitate: îl găsiți din istoricul fișei.
• Folosiți tipologii și etichete coerente («Proces-verbal», «Procedură», «Scrisoare») pentru filtrare în listă.
• Verificați marginile în Previzualizare înainte de PDF oficial.
• Documente sensibile: confidențialitate privată + colaboratori restrânși.
• Arhivați în loc să ștergeți când e nevoie de istoric; curățați periodic drafturile duplicate.

Combinați Documentele cu Șabloane, Contacte, Oportunități și Programări pentru un flux documentar coerent cu restul CRM.

Întrebări frecvente

Î: Unde găsesc Documentele?

R: Meniul Fișe → Documente. Grupul se numește Fișe; elementul este Documente.

Î: Cum folosesc variabilele?

R: Creați un șablon Document în Setări → Șabloane, inserați variabilele cu butonul Variabilă, apoi generați documentul dintr-o entitate compatibilă alegând Din șablon. Din listă, crearea de la zero nu expune același wizard complet ca fluxul de pe fișă.

Î: Pot trimite documentul prin email din Mokapen?

R: Nu există trimitere dedicată ca la oferte. Folosiți Previzualizare/Descarcă și atașați sau canalele email/mesaje ale organizației.

Î: De ce nu văd Arhiva sau Coșul?

R: De obicei e nevoie de un plan Premium superior. Verificați planul și rolul (membru pentru unele ștergeri).

Î: Pot personaliza câmpurile fișei Document?

R: Setările Câmpuri/Coloane pentru Documente apar încă ca În curând. Folosiți șabloane, tipologii și etichete pentru a structura munca.

Î: Ce diferență e față de un PDF ofertă?

R: Oferta are tabel articole, condiții economice și grafică comercială. Documentul este text/layout A4 generic, mai flexibil dar fără logică de vânzare articole.

Î: Dacă șterg un șablon Document, dispar PDF-urile deja create?

R: Nu. Rămân documentele deja generate; ștergeți doar șablonul pentru creările viitoare.