Ghidul Mokapen

Automatizări

Automatizările leagă un eveniment de pornire (ceva ce se întâmplă în CRM, trimiterea unui formular, un e-mail primit sau o oră programată) de o secvență de pași pe care Mokapen îi execută în locul tău: crearea unei sarcini, actualizarea unei oportunități, trimiterea unui e-mail, citirea rândurilor dintr-un Google Sheet, repetarea aceleiași operații pe zeci de contacte. Configurezi fluxul o singură dată, îl activezi, iar sistemul îl repetă de fiecare dată când condițiile sunt îndeplinite.

Modulul complet este inclus în planul Premium Large. Îl găsești din meniul utilizatorului (pictograma profilului în dreapta sus) → Automatizări: listă de fluxuri, editor vizual și istoric al execuțiilor.

Prezentare generală

Fiecare automatizare are trei elemente principale:

• Trigger (pornire) — definește când pornește fluxul: de ex. «Formular de contact primit», «Afacere Modificată», «în fiecare luni la 9:00».
• Pașii fluxului — acțiunile în secvență: crearea sau modificarea fișelor, trimiterea mesajelor, așteptarea, verificarea unei condiții, repetarea pe o listă.
• Setări generale — titlu, Proprietar, Colaboratori, stare Activ sau Inactiv (aceleași etichete pe care le vezi în tabel).

Când triggerul se declanșează, Mokapen pune execuția în coadă și o procesează în fundal. Fiecare pornire lasă un istoric consultabil, pas cu pas, ca să înțelegi ce a mers bine și unde eventual să corectezi. Automatizările nu înlocuiesc judecata umană în cazuri complexe: elimină munca repetitivă și mențin aliniate procesele pe care le-ați decis o singură dată.

Concepte de bază

Înainte de a construi un flux, e util să te orientezi după termenii pe care îi găsești în editor:

• Automatizare / flux — întregul proces, de la blocul de pornire de sus până la ultima acțiune.
• Bloc — fiecare chenar din editor: pornire, acțiune, condiție, întârziere sau «Buclă ForEach».
• Ramură — sub o condiție sau o buclă, pașii pot sta pe trasee diferite (de ex. «dacă condiția este îndeplinită» / «altfel»).
• Variabilă — o dată preluată din mers: câmp din formularul tocmai trimis, numele contactului care a declanșat fluxul, e-mailul Proprietarului automatizării, rezultatul pasului anterior. Evită rescrierea manuală a informațiilor deja prezente în CRM.
• Proprietar (coloană în listă) — utilizatorul sub care Mokapen execută fluxul: de el depind permisiunile, trimiterea e-mail/SMS și crearea fișelor. Este diferit de responsabilul unei singure sarcini pe care o creezi într-un pas: în flux poți seta pe amândoi, dar e bine ca Proprietarul automatizării să aibă drepturile necesare pentru tot ce trebuie să facă fluxul.
• Colaboratori — alți utilizatori sau echipe care pot vedea și modifica automatizarea pe lângă Proprietar; administratorii organizației văd mereu totul.

Rolul în CRM

Automatizările leagă zone ale CRM-ului care altfel ar rămâne separate:

• Marketing și lead-uri — formular pe site → contact și oportunitate noi → sarcină de calificare → e-mail către comercial (Contacte, Oportunități).
• Operațional — oportunitate câștigată → sarcină de onboarding → elemente checklist bifate (Sarcini, Checklist).
• Suport — tichet deschis sau e-mail primit → atribuire, etichete, sarcină internă (Tichete).
• Integrări — citire periodică din Google Sheet, Excel online sau pagină web pentru alinierea datelor (Integrări).
• Documente comerciale — actualizarea liniilor de ofertă sau comandă pornind de la o listă (Oferte, Comenzi).

Când un pas creează sarcini, contacte sau tichete, leagă Conexiunile și Etichetele ca ai face manual: astfel fișele generate rămân navigabile din restul workspace-ului.

Cazuri de utilizare

• Lead-uri de pe site — «Formular de contact primit» → Creează Contact + Creează Oportunitate în pipeline-ul Inbound → Creează Sarcină «Primul contact în 24 de ore» → Trimite Email comercialului de serviciu.
• Follow-up vânzări — «Afacere Modificată» doar când se schimbă faza → Creează Sarcină de follow-up cu termen derivat din data de închidere prevăzută a oportunității.
• SLA suport — «Tichet Creat» → Condiție pe prioritate → dacă e ridicată, Trimite SMS referentului și Creează Sarcină internă legată.
• Rezumat săptămânal — trigger programat în fiecare luni → Obține sarcini (cu filtre) → Trimite Email cu rezumat Colaboratorilor fluxului.
• Aliniere date — trigger programat noaptea → Citește Google Sheet → Buclă ForEach pe fiecare rând → Creează sau Editează Contact / Companie.
• E-mail primit — mesaj pe adresă dedicată → salvează expeditorul → Creează Bilet legat de client.

Automatizează doar procese cu reguli clare. Dacă fiecare caz cere evaluare umană, limitează-te la pregătirea sarcinii potrivite cu titlu, termen și legături deja completate.

Acces și permisiuni

Plan — este necesar Premium Large; fără planul potrivit, vocea Automatizări din meniu rămâne dezactivată.

Cine poate crea una nouă — doar Proprietarul organizației (rol descris în ghidul Roluri) poate iniția crearea: alege triggerul și salvează primul flux. Alți utilizatori autorizați pot deschide, modifica sau duplica automatizări existente dacă figurează ca Proprietar sau Colaboratori ai acelui flux, ori dacă sunt administratori ai organizației.

Cine vede ce în listă — administratorii văd toate automatizările organizației; ceilalți utilizatori văd doar pe cele unde sunt Proprietar, Colaborator sau membru al unei echipe indicate între Colaboratori.

Cine «rulează» fluxul — Mokapen execută pașii cu permisiunile Proprietarului indicat pe automatizare (coloană în tabel). Dacă acea persoană nu poate crea oportunități, trimite e-mail în numele org sau modifica tichete, pasul corespunzător va eșua: atribuie ca Proprietar un utilizator care are deja drepturile necesare, ori cere adaptarea rolului (tot în ghidul Roluri).

Pagina listă

În Automatizări → Automatizările mele găsești tabelul fluxurilor la care ai acces:

• Automatizare — titlu și subtitlu cu tipul de pornire.
• Tip — Eveniment sau Programat.
• Proprietar și Colaboratori — cine gestionează fluxul.
• Stare — Activ sau Inactiv.
• Data actualizării — ultima modificare a fluxului.

În bara laterală: + Creează Automatizare (doar Proprietarul organizației) și link către listă. Selectând mai multe rânduri poți schimba în bloc Proprietar, Colaboratori și starea, duplica sau șterge (ștergerea multiplă este rezervată profilurilor cu permisiuni avansate de modificare). Click pe titlu deschide fișa fluxului; de acolo intri în editor sau în istoricul execuțiilor.

Triggeri: prezentare generală

Triggerul este mereu primul bloc al fluxului. Alege tipul în funcție de când trebuie să pornească procesul:

• Eveniment — se întâmplă ceva în CRM sau pe un canal conectat (formular, fișă modificată, e-mail primit…).
• Programat — Mokapen pornește fluxul la intervale fixe sau la date/ore precise, fără acțiunea utilizatorului.

Imediat după creare, automatizarea este Inactivă: poți completa toți pașii pe îndelete și o activezi doar când ești gata. Fiecare trigger pune la dispoziție variabile (câmpuri din formular, date ale fișei implicate etc.) de folosit în pașii următori.

Triggeri de eveniment

Pornesc când se întâmplă ceva concret. Cele mai folosite:

• Formular de contact primit — cineva completează un formular Mokapen legat de organizația ta.
• Fișă creată sau modificată — sarcină, proiect, programare, rezervare, contact, companie, oportunitate, tichet, ofertă, comandă, produs, serviciu, document (intrările exacte apar în ecranul «Selectează Trigger» cu titluri ca «Sarcină Creată», «Contact Modificat», «Afacere Creată»…).
• E-mail primit — mesaj primit pe o adresă dedicată configurată în organizație.

Pe triggerii «modificat» și «creat» poți adăuga condiții pe trigger în panoul de configurare: nu sunt pasul Condiție din flux, ci filtre care decid dacă automatizarea pornește cu adevărat când evenimentul are loc. Logica completă — mai ales diferența dintre «câmp modificat» și «valoare curentă» — este în Condiții pe trigger.

Acești triggeri returnează datele fișei sau formularului implicat — titlu, responsabil, câmpuri personalizate — ideale pentru completarea e-mailurilor și sarcinilor generate automat.

Triggeri programați

Nu așteaptă o acțiune a utilizatorului; urmează un calendar:

• Programare fixă — pornire de la o dată/oră și repetare regulată (la fiecare oră, zi, săptămână, lună, an, sau o singură execuție la dată precisă).
• Programare calendaristică — execuție în zile sau ore specifice ale calendarului (de ex. în fiecare luni la 8:00, în a 2-a zi a lunii).

Mokapen folosește fusul orar al organizației. Nu există o fișă «declanșatoare»: fluxul pornește cu setările salvate în trigger. La test, Mokapen simulează imediat acea pornire, fără a aștepta ora reală.

Exemple: memento-uri lunare echipei, verificare nocturnă a termenelor, sincronizare periodică cu un sheet extern, combinat cu Obține sarcini sau Obține oferte filtrate după dată.

Configurarea triggerului

În editor, click pe blocul de pornire de sus pentru a deschide panoul de configurare:

1. Alege formularul, tipul de fișă sau adresa de e-mail primit (în funcție de triggerul ales).
2. Pentru Formular de contact primit, indică codul formularului (slug) al formularului potrivit: fluxul pornește doar pentru trimiterile acelui formular.
3. Pentru E-mail primit, selectează adresa dedicată configurată în organizație.
4. Pentru triggeri … creat sau … modificat, adaugă eventual condițiile descrise în secțiunea următoare.
5. Pentru cei programați, setează frecvența, ziua, ora și repetarea.
6. Salvează automatizarea: setările rămân memorate chiar dacă starea este Inactiv.

Triggerul determină ce intrări apar în selectorul de variabile al pașilor următori. Dacă schimbi tipul de pornire pe un flux deja construit, verifică dacă variabilele folosite mai au sens.

Condiții pe trigger

Pe triggerii … creat și … modificat (contact, oportunitate, sarcină, tichet etc.) panoul de pornire include o secțiune de condiții cu aceeași interfață de filtre și operatori descrisă în Filtre și operatori. Aici însă regulile se aplică înainte să pornească vreun pas al fluxului: dacă nu sunt îndeplinite, automatizarea nu este pusă în coadă (nu apare istoric de execuții pentru acel eveniment).

Condiții pe trigger vs pas Condiție în flux

• Pe trigger — filtru de intrare: «trebuie să se întâmple exact asta» ca Mokapen să pornească fluxul.
• Pas Condiție — bifurcare Da / Nudupă ce fluxul a pornit deja: utilă pentru ramificare (de ex. sumă mare → e-mail directorului, altfel doar sarcină internă).

Nicio condiție setată

• … modificat — fluxul pornește la fiecare salvare a fișei, chiar dacă schimbi doar o notă sau un câmp minor. Pentru a evita prea multe porniri, filtrează mereu.
• … creat — fluxul pornește la fiecare fișă nouă de acel tip.

Trigger «… modificat» — cum funcționează condițiile (important)

Mokapen compară starea fișei înainte și după salvarea care a generat evenimentul. Pentru fiecare condiție setată se aplică două verificări în secvență:

1. Câmpul ales trebuie să fi fost modificat la acea salvare — valoarea «înainte» și cea «după» trebuie să fie diferite. Dacă salvezi fișa schimbând altceva (de ex. actualizezi doar descrierea) dar nu atingi câmpul condiției, triggerul nu pornește, chiar dacă câmpul are deja valoarea care te interesează.
2. Noua valoare (cea după modificare) trebuie să satisfacă operatorul și valoarea indicată — de ex. faza pipeline Este unul dintre «Câștigată», sumă Este mai mare decât 10.000, e-mail Are orice valoare.

În interfață prima coloană se numește Câmp modificat (nu doar «Câmp»): îți amintește că Mokapen urmărește o schimbare reală pe acel câmp, nu starea generică a fișei.

Exemple practice — Afacere Modificată

• Condiție: Câmp modificat = Fază pipeline, operator Este unul dintre, valoare = Câștigată. Utilizatorul mută faza de la «Propunere» la «Câștigată» și salvează → pornește. Mută de la «Pierdută» la «Câștigată» → pornește. Modifică doar suma lăsând faza neschimbată → nu pornește. Faza era deja «Câștigată» și salvează fără a o schimba → nu pornește.
• Condiție: Fază Este unul dintre «Câștigată» ȘI Sumă Este mai mare decât 50.000 — ambele câmpuri trebuie să fi fost modificate la aceeași salvare și noile valori trebuie să respecte regulile. Dacă schimbi doar faza, a doua condiție eșuează.
• Două condiții legate cu SAU (OR): e suficient ca o regulă să fie îndeplinită (câmp modificat + valoare nouă ok) ca triggerul să pornească.

Operatori «Schimbat de la X la Y» și istoric

Pe trigger modificat poți folosi operatori avansați ca Schimbat de la X la Y (și alții legați de istoricul modificărilor): servesc când te interesează tranziția explicită (de ex. faza trecută de la «Propunere» la «Câștigată»), nu doar «acum faza este Câștigată». Pentru lista completă de operatori vezi Filtre și operatori.

Trigger «… creat» — condiții diferite

Aici Mokapen nu compară înainte/după: fișa tocmai a apărut. Condițiile verifică valorile cu care fișa este creată:

• Exemplu: Tichet Creat + prioritate Este unul dintre «Ridicată» → pornește doar dacă noul tichet are deja prioritate ridicată la creare.
• Exemplu: Contact Creat + etichetă Conține «Lead site» → pornește dacă contactul apare deja cu acea etichetă.

Nu e nevoie ca un câmp «să fi fost modificat»: nu exista înainte.

Alți triggeri de eveniment

• Formular de contact primit — filtrul principal = cod formular; nu folosește grila de condiții pe câmpurile fișei (valorile trimise sunt variabile ale triggerului).
• E-mail primit — alege adresa dedicată; fluxul pornește pentru mesajele primite pe acea adresă.
• Triggeri programați — nicio condiție pe fișă; pornesc conform calendarului salvat.

Sfaturi

• Pe «modificat», pornește mereu de la o condiție strictă (un câmp + valoare țintă) în loc să lași triggerul gol.
• Dacă fluxul nu pornește niciodată, verifică în istoricul CRM că salvarea a schimbat cu adevărat câmpul condiției la noua valoare așteptată.
• Dacă pornește prea des, adaugă condiții ȘI sau mută verificările secundare în pasul Condiție din flux.

Editorul fluxului

Pagina de modificare este un editor vertical de blocuri legate:

• Sus: titlu modificabil, Înapoi, link către istoricul execuțiilor, comutator Activ / Inactiv.
• Primul bloc: triggerul ales.
• Dedesubt: pașii în ordine — acțiuni, condiții, întârzieri, bucle «Buclă ForEach».
• + Adaugă acțiune deschide catalogul complet (aceleași nume pe care le vezi în meniurile editorului).

Fiecare bloc poate fi modificat, duplicat sau șters. Condițiile și «Buclă ForEach» deschid ramuri: adaugă pașii pe ramura potrivită («da» / «nu» pentru condiții, «în interiorul buclei» pentru repetări).

La salvare Mokapen verifică câmpurile obligatorii și semnalează bucle periculoase între automatizări diferite (de ex. fluxul A declanșează B care reapelează A). În acest caz salvarea este blocată și apare lista automatizărilor implicate.

Acțiuni disponibile

Click pe + Adaugă acțiune deschide catalogul: fiecare intrare are același nume pe care îl vezi în Mokapen. După alegere completezi modalul (fișă de referință, câmpuri de valorizat, destinatar mesaj…). Aproape fiecare câmp acceptă text fix sau o variabilă din meniu sau din selectorul dedicat.

Mai jos găsești toate acțiunile disponibile în prezent, grupate pe tip. Numele aldine sunt cele din catalog.

Înainte de catalog, citește secțiunea Cum se completează modalurile: explică câmpurile ID fișă, valorile unice față de cele multiple și filtrele cu operatori (utile și pentru Obține … și pentru Condiție).

Cum se completează modalurile acțiunilor

Aproape fiecare acțiune deschide un modal cu câmpuri de completat. Unele apar mereu, altele doar dacă adaugi un câmp din listă. Iată ce trebuie să știi ca să nu greșești la prima salvare.

Pe ce fișă lucrezi: câmpul ID

Pentru Citește …, Editează …, Duplică …, Obține conexiuni, Actualizează lista de verificare, Obține articole ofertă/comandă și similare trebuie să indici ce înregistrare din CRM se folosește. În partea de sus a modalului apare un câmp cu eticheta exactă a tipului de fișă, de exemplu ID Contact, ID Oportunitate, ID Sarcină, ID Bilet — același nume pe care îl vezi deschizând fișa în CRM.

• Poți lipi un număr ID fix (doar pentru test) sau, în marea majoritate a cazurilor, selecta o variabilă din selector (pictogramă lângă câmp sau tasta «/»): de ex. ID-ul contactului creat de pasul anterior, ID-ul oportunității care a declanșat fluxul, ID-ul citit cu un pas Citește Oportunitate.
• Acest câmp acceptă o singură valoare — o variabilă sau un singur ID. Nu introduce mai multe ID-uri separate prin virgulă și nu selecta mai multe badge-uri variabilă în același câmp: Mokapen trebuie să știe exact o fișă de citit sau modificat.
• Dacă câmpul rămâne gol sau variabila nu conține un ID valid, pasul eșuează în istoricul execuțiilor cu eroare pe câmpul obligatoriu.

Valoare unică, valori multiple și conexiuni

Nu toate câmpurile se comportă la fel când completezi o acțiune de creare sau modificare:

• Câmpuri unice — titlu, responsabil, o dată, o sumă, e-mail, telefon, fază pipeline etc.: trebuie să furnizezi o valoare (text fix sau variabilă). Dacă variabila este o listă (array), Mokapen nu o poate folosi într-un câmp care acceptă una singură: alege o variabilă «simplă» sau un câmp specific al pasului anterior.
• Câmpuri conexiune — câmpurile al căror nume începe cu connected_ (de ex. contacte legate, oportunitate legată, companie legată): pot conține mai multe fișe. Lângă câmp apare adesea alegerea Adaugă sau Înlocuiește: cu Adaugă conexiunile noi se adună la cele deja prezente pe fișă; cu Înlocuiește conexiunile curente sunt eliminate și rămân doar cele pe care le indici. Le poți valoriza cu unul sau mai multe ID-uri, cu variabile multiple sau cu output-ul Obține conexiuni.
• Alte câmpuri multi-valoare — etichete, stakeholderi, unele liste: acceptă mai multe intrări; selectorul de variabile poate arăta o pictogramă «?» pe badge: treci cu mouse-ul peste ea ca să vezi dacă variabila este text simplu, dată, listă multiplă etc.

În acțiunile Editează … apar doar câmpurile pe care le adaugi cu Adaugă câmp: nu e obligatoriu să completezi întreaga fișă, e suficient ID + câmpurile pe care vrei să le schimbi.

Crearea unei fișe noi

Aceste acțiuni generează o înregistrare nouă în organizație, ca și cum ai crea-o manual din listă sau fișă. Completezi titlu, responsabil, legături și câmpuri personalizate; le poți precompleta cu variabile ale triggerului sau pasului anterior.

• Creează Sarcină — servește la deschiderea unei activități (termen, responsabil, prioritate, conexiuni la client sau oportunitate). Tipic după un lead sau pentru follow-up automat.
• Creează Proiect — servește la pornirea unui proiect operațional legat de client sau de procesul care a declanșat fluxul.
• Creează Întâlnire — servește la inserarea unui angajament în calendar (apel, vizită, revizuire).
• Creează Rezervare — servește la înregistrarea unui slot rezervabil legat de serviciile sau resursele tale.
• Creează Contact — servește la adăugarea unei persoane în rubrică (din formular, sheet extern, e-mail primit).
• Creează Companie — servește la adăugarea unei companii în date, adesea alături de contactul creat în același flux.
• Creează Oportunitate — servește la deschiderea unei tranzacții în pipeline (sumă, fază, contact sau companie legate).
• Creează Bilet — servește la deschiderea unei cereri de suport deja asociate clientului.
• Creează Cotă — servește la generarea unui document comercial cu linii, totaluri și date client.
• Creează Comandă — servește la înregistrarea unei comenzi confirmate, adesea după o oportunitate câștigată sau o ofertă acceptată.
• Creează Produs — servește la adăugarea unei intrări în catalogul de produse.
• Creează Serviciu — servește la adăugarea unei intrări în catalogul de servicii.
• Creează Document — servește la arhivarea unui document structurat în zona documente a organizației.

Citirea unei fișe existente

Aceste acțiuni încarcă o singură fișă deja prezentă în CRM. În modal completezi mai întâi câmpul ID … (de ex. ID Contact) cu variabila care indică înregistrarea potrivită, apoi salvezi. Câmpurile fișei citite devin variabile disponibile pașilor următori cu numele pasului (de ex. titlul și e-mailul contactului citit la pasul 3).

Sunt utile când triggerul nu ajunge — de exemplu trebuie să citești suma unei oportunități legate care nu a declanșat fluxul — sau când trebuie să actualizezi o fișă diferită de cea de pornire.

• Citește Contact — servește la recuperarea numelui, e-mailului, telefonului, câmpurilor custom și altor date ale unui contact.
• Citește Companie — servește la recuperarea denumirii, CUI, adresei și câmpurilor companiei.
• Citește Sarcină — servește la citirea titlului, termenului, stării, responsabilului și câmpurilor sarcinii.
• Citește Proiect — servește la recuperarea datelor și stării proiectului indicat.
• Citește Întâlnire — servește la citirea datei, orei, participanților și notelor programării.
• Citește Rezervare — servește la recuperarea slotului, serviciului și datelor rezervării.
• Citește Oportunitate — servește la citirea sumei, fazei pipeline, probabilității, datelor și câmpurilor comerciale.
• Citește Bilet — servește la recuperarea priorității, stării, descrierii și atribuirilor tichetului.
• Citește Cotă — servește la citirea antetului, totalurilor și metadatelor ofertei (nu liniile: pentru acelea folosește Obține articole ofertă).
• Citește Comandă — servește la recuperarea datelor comenzii (antet; liniile se gestionează cu Obține articole comandă).
• Citește Produs — servește la citirea prețului, codului, descrierii și câmpurilor produsului din catalog.
• Citește Serviciu — servește la recuperarea datelor serviciului din catalog.
• Citește Document — servește la citirea titlului, tipului și câmpurilor documentului arhivat.
• Citește utilizator sau echipă — servește la recuperarea datelor unui utilizator sau echipe din organizație (nume, e-mail, rol…) pentru e-mailuri sau atribuiri.

Modificarea unei fișe existente

Aceste acțiuni actualizează câmpuri pe o fișă deja prezentă. În modal: (1) indică ID … al fișei de modificat; (2) adaugă cu Adaugă câmp doar câmpurile pe care vrei să le schimbi; (3) pentru fiecare câmp introdu valoare fixă sau variabilă. La conexiuni și liste multi-valoare ține minte Adaugă / Înlocuiește (vezi Cum se completează modalurile).

• Editează Contact — servește la actualizarea datelor, etichetelor, câmpurilor custom sau responsabilului contactului.
• Editează Companie — servește la schimbarea datelor societare, clasificărilor sau câmpurilor companiei.
• Modifică Task — servește la mutarea termenului, stării, responsabilului sau descrierii sarcinii.
• Modifică Proiect — servește la actualizarea stării, datelor sau câmpurilor proiectului.
• Modifică programarea — servește la schimbarea orei, titlului sau participanților programării.
• Modifică rezervarea — servește la actualizarea slotului sau datelor rezervării.
• Modifică Oportunitate — servește la mutarea fazei, sumei, probabilității sau altor câmpuri comerciale.
• Modifică biletul — servește la schimbarea stării, priorității, atribuirii sau câmpurilor tichetului.
• Editează Cotă — servește la actualizarea antetului și câmpurilor ofertei (liniile articol au acțiuni dedicate).
• Editează Comandă — servește la actualizarea antetului și câmpurilor comenzii.
• Editează Produs — servește la schimbarea prețului, codului sau atributelor produsului.
• Editează Serviciu — servește la actualizarea datelor serviciului din catalog.
• Editează Documentul — servește la modificarea titlului, clasificării sau câmpurilor documentului.

Duplicarea unei fișe existente

Aceste acțiuni creează o copie a unei fișe existente. În modal indici ID … al înregistrării sursă (variabilă sau ID fix) și, unde e prevăzut, opțiunile de duplicare (checklist, atașamente, conexiuni). Noua fișă duplicată expune la rândul ei un ID nou utilizabil în pașii următori.

• Duplică task — servește la copierea unei sarcini păstrând structura și legăturile alese.
• Duplică proiect — servește la replicarea unui proiect-model pentru un client sau ciclu nou.
• Duplică programare — servește la crearea unei programări gemene cu dată sau participanți de adaptat.
• Duplică rezervare — servește la copierea unei rezervări tip.
• Duplică contact — servește la crearea unui contact derivat (variantă, filială, referent suplimentar).
• Duplică companie — servește la copierea unei companii-model.
• Duplică oportunitate — servește la duplicarea unei tranzacții pentru reînnoire sau upsell.
• Duplică tichet — servește la redeschiderea unui caz similar pornind de la un tichet existent.
• Duplică produs — servește la crearea unei variante de produs în catalog.
• Duplică serviciu — servește la copierea unui serviciu-model.
• Duplică document — servește la replicarea unui document structurat.

În catalog nu sunt prevăzute Duplică ofertă nici Duplică comandă: pentru documente comerciale e bine să folosești Creează Cotă / Creează Comandă ori să duplici manual din fișa din CRM.

Obținerea listelor de fișe

Acțiunile Obține sarcini, Obține contacte, Obține oferte și celelalte din aceeași familie nu cer un ID unic: caută mai multe fișe în organizație și returnează o listă. În modal găsești:

• Filtre (opțional) — secțiune sus cu aceeași logică ca rapoartele și condițiile din CRM. Fără filtre acțiunea poate returna multe rânduri (până la limita internă): restrânge mereu criteriile în producție.
• Buton pentru adăugarea unei condiții: pentru fiecare rând alegi câmp (din lista câmpurilor entității), operator (depinde de tipul câmpului — vezi Filtre și operatori) și valoare (text, dată, stare, variabilă…).
• Între o condiție și următoarea alegi ȘI (AND — ambele trebuie să fie adevărate) sau SAU (OR — e suficient ca una să fie adevărată).

Ce obții după execuție

• results — array de fișe care respectă filtrele; fiecare element conține câmpurile entității (ID, titlu, responsabil, câmpuri custom…).
• total — numărul de fișe găsite.

Pentru a acționa pe fiecare rând din listă adaugă imediat după pasul Buclă ForEach și leagă variabila results a pasului Obține …. În interiorul buclei fiecare acțiune «vede» fișa curentă (contact, sarcină etc.) ca și cum ar fi triggerul.

• Obține sarcini — listă de sarcini filtrate (de ex. cu termen mâine, echipa vânzări, stare «Deschis»).
• Obține proiecte — proiecte care respectă criteriile alese.
• Obține contacte — contacte filtrate (de ex. cu etichetă «Newsletter», create în ultima săptămână).
• Obține companii — companii după sector, etichetă sau alte filtre.
• Obține oferte — tranzacții după fază, sumă sau pipeline.
• Obține programări — programări într-un interval sau cu anumite caracteristici.
• Obține rezervări — rezervări filtrate.
• Obține tichete — tichete după stare, prioritate sau atribuire.
• Obține produse — produse din catalog care corespund filtrelor.
• Obține servicii — servicii din catalog filtrate.
• Obține documente — documente arhivate conform criteriilor setate.
• Obține utilizatori — utilizatori ai organizației (de ex. pentru notificări de rezumat).
• Obține utilizatori echipă — membri ai unei echipe specifice (filtrează după echipă în condiții).

Nu există Obține cote sau Obține comenzi ca listă de antete document: pentru liniile de ofertă și comandă folosește acțiunile din secțiunea următoare.

Filtre și operatori (Obține liste și Condiție)

Operatorii apar în meniul derulant lângă fiecare condiție în trei contexte: acțiuni Obține …, pas Condiție în flux și condiții pe trigger (… creat / … modificat). Mokapen arată doar operatorii compatibili cu tipul de câmp ales (text, număr, dată, listă, da/nu). Pe trigger modificat, pe lângă operator, câmpul trebuie să fi fost schimbat efectiv la acea salvare — vezi Condiții pe trigger.

Text și câmpuri generice

• Este egal cu — câmpul coincide exact cu valoarea (de ex. țară = «România»).
• Nu este egal cu — câmpul diferă de valoarea indicată.
• Conține — textul include subșirul (de ex. e-mail conține «@companie.ro»).
• Nu conține — textul nu include subșirul.
• Începe cu / Se termină cu — util pentru prefixe cod sau sufixe domeniu.
• Are orice valoare — câmpul este completat (nu gol).
• Nu are nici o valoare — câmpul este gol sau absent.
• Este unul dintre / Nu este unul dintre — valoarea aparține (sau nu) unei liste de opțiuni alese.
• Este egal cu fiecare / Nu este egal cu fiecare, Conține fiecare / Nu conține fiecare — pentru câmpuri cu mai multe valori: verifică dacă toate valorile indicate sunt prezente (sau absente).

Numere și sume

• Este egal cu, Nu este egal cu — comparație exactă.
• Este mai mic decât, Este mai mic sau egal cu, Este mai mare decât, Este mai mare sau egal cu — comparații tipice pe sume, cantități, scoruri.
• Este între — interval numeric (valoare minimă și maximă).
• Se aplică și Are orice valoare, Nu are nici o valoare și operatorii «unul dintre» / «fiecare» unde e cazul.

Date și termene

• Este egal cu, Este înainte de, Este după — comparație cu o dată precisă.
• Este între / Nu este între — interval de date.
• Este în X zile/ore/minute/săptămâni/luni de acum — fereastră relativă față de azi (de ex. termen în 7 zile).
• Este acum mai mult de X zile/ore/minute — eveniment petrecut cu cel puțin X unități de timp în urmă.
• Este exact în X zile/ore — dată la distanță fixă de azi.
• Este în trecut / Este în viitor — fără a introduce o dată fixă.

Listă, stare, etichete, conexiuni (câmpuri cu selecție)

• Este unul dintre / Nu este unul dintre — fișa are (sau nu) cel puțin una dintre valorile selectate (fază pipeline, prioritate tichet, etichetă…).
• Conține fiecare / Nu conține fiecare — toate valorile alese trebuie să fie prezente (sau absente) în câmpul multi-valoare.

Operatori avansați (istoric modificări)

Apare mai ales în Condiție pe trigger «fișă modificată» și, unde tipul câmpului permite, și în filtrele Obține …. Servesc la compararea valorii înainte și după modificare sau la verificarea actualizărilor recente:

• A fost vreodată egal cu / Nu a fost niciodată egal cu, A fost vreodată unul dintre / Nu a fost niciodată unul dintre — istoricul câmpului în timp.
• Actualizat în ultimele X zile / Nu a fost actualizat în ultimele X zile — câmpul s-a schimbat (sau nu) recent.
• Schimbat de la X la Y — valoarea a trecut de la o valoare specifică la alta (util pe trigger modificare oportunitate: «faza era Propunere și a devenit Câștigată»).

După ce alegi operatorul, deschide rândul valorii (pictogramă săgeată) dacă e nevoie: pentru date relative introdu doar numărul X; pentru «Are orice valoare» / «Nu are nici o valoare» valoarea nu este necesară.

Linii de ofertă și comandă

Aceste acțiuni lucrează pe tabelul de articole dintr-o ofertă sau comandă (produse, cantități, prețuri), nu pe antetul documentului. Pentru Obține articole … și Modifică articole … indică ID Ofertă sau ID Comandă (variabilă a triggerului sau a unui pas Citește/Creează ofertă|comandă).

• Obține articole ofertă — servește la citirea tuturor liniilor unei oferte existente, de folosit într-o «Buclă ForEach» sau pentru pași de modificare.
• Obține articole comandă — servește la recuperarea liniilor unei comenzi existente.
• Modifică articole ofertă — servește la actualizarea liniilor cu trei moduri: Înlocuiește toate liniile, Adaugă linii sau Actualizează doar liniile care coincid (cu criteriu de potrivire și câmpuri de actualizat).
• Modifică articole comandă — servește același scop pe liniile comenzii, cu aceleași moduri.

Sunt acțiuni avansate: testează-le pe oferte și comenzi de probă și verifică istoricul execuțiilor linie cu linie.

Conexiuni și checklist

Obține conexiuni

Recuperează fișele legate de o înregistrare (contacte, oportunități, sarcini, companii… legate de aceeași entitate), fără a le deschide una câte una în CRM.

În modal

1. Alege Tip — ce fișă «centrală» iei în calcul (Contact, Oportunitate, Sarcină, Bilet…).
2. Completează câmpul ID … corespunzător (de ex. ID Contact) cu o variabilă: de obicei ID-ul triggerului sau al unui pas Citește … / Creează ….
3. Salvează acțiunea.

Ce obții — variabile pentru fiecare tip de conexiune, de exemplu lista completă connected_contacts, ID-urile legate (connected_contacts.contact_id), titlurile (connected_contacts.title) și același schema pentru oportunități, companii, sarcini etc. Sunt variabile multi-valoare: folosește-le într-un pas Buclă ForEach pe ID-uri, ori în câmpuri conexiune ale Editează … / Creează … cu modul Adaugă.

Actualizează lista de verificare

Modifică checklist-ul unei fișe (onboarding client, QA proiect, închidere tichet) bifând elemente existente sau adăugând altele noi, fără a deschide fișa.

În modal

1. Tip — entitatea care are checklist (Sarcină, Oportunitate, Bilet, Contact…; apar doar tipurile care suportă checklist în Mokapen).
2. ID … — variabilă sau ID al fișei de actualizat.
3. Adaugă / Înlocuiește — Adaugă păstrează elementele deja prezente și adaugă pe cele definite mai jos; Înlocuiește șterge tot checklist-ul curent și inserează doar lista pe care o completezi în modal.
4. Checklist — unul sau mai multe rânduri: bifează Finalizat pentru a marca completat, scrie titlul (și cu variabile, de ex. «Verifică {$contact.name}»), adaugă rânduri cu butonul dedicat, reordonează prin tragere.

Rândurile cu titlu gol sunt ignorate. După execuție verifică fișa sau istoricul pasului ca să confirmi că elementele au fost aplicate.

Comunicare

Trimite Email

Trimite un e-mail real din flux. Trimiterea trece mereu printr-un cont SMTP conectat în Mokapen — nu printr-o adresă «generică» fără configurare.

În modal

• De la — selectează din listă o adresă SMTP deja configurată în Integrările e-mail ale organizației (conturi conectate de Proprietarul automatizării sau de utilizatorii cu permisiune). Alternativ poți indica o adresă sau o variabilă (de ex. e-mailul Proprietarului fluxului): Mokapen va folosi integrarea SMTP asociată acelei adrese după rezolvarea variabilelor. Dacă niciun cont SMTP nu corespunde, pasul eșuează — apare un avertisment galben sub câmpul De la.
• Dacă ești Colaborator și nu Proprietar al fluxului, Proprietarul trebuie să aibă e-mailul de trimitere conectat; altfel trimiterea nu pornește.
• Către (obligatoriu), CC, CCO — una sau mai multe adrese, separate prin virgulă dacă e nevoie, sau variabile (e-mail contact, responsabil tichet etc.).
• Subiect și Mesaj — text liber cu variabile; corpul folosește editorul complet (inclusiv HTML).

Destinatarul primește mailul de la expeditorul SMTP ales. Verifică spam și reputația domeniului dacă mailurile nu sosesc; istoricul execuțiilor indică dacă pasul este completat sau respins.

Trimite SMS

Trimite un SMS scurt prin integrarea LinkMobility (gateway SMS Mokapen).

În modal

• Cont SMS — alege unul dintre conturile SMS conectate la Proprietarul automatizării (alias expeditor configurat în Integrări → SMS). Dacă lista e goală, conectează mai întâi un număr/alias din pagina integrări.
• Și aici, dacă modifici fluxul ca Colaborator, Proprietarul trebuie să aibă integrarea SMS activă.
• Șablon (opțional) — selectează un model SMS al organizației pentru precompletarea textului; îl poți modifica după. Placeholder-ele șablonului nu se înlocuiesc automat cu datele contactului: folosește variabilele automatizării în mesaj.
• Telefon — număr destinatar (format internațional recomandat) sau variabilă (de ex. telefonul contactului triggerului).
• Mesaj — text SMS cu variabile; respectă limitele de lungime ale providerului.

Verifică creditele SMS și numărul expeditor în Integrări. Testul fluxului trimite SMS reale.

WhatsApp — în modulul Automatizări astăzi sunt disponibile doar Trimite Email și Trimite SMS. WhatsApp (WABA) este utilizabil în conversațiile CRM și prin integrările aferente, dar nu apare ca acțiune în catalogul automatizărilor. Pentru mesaje WhatsApp automate evaluează integrări externe sau fluxuri manuale din inbox.

Controlul fluxului

• Întârziere — servește la punerea fluxului în pauză minute, ore sau zile înainte de pasul următor (sollicitări, așteptări între două acțiuni).
• Condiție — servește la crearea unei bifurcații: dacă regula pe câmpuri sau variabile este îndeplinită, Mokapen urmează ramura «da», altfel ramura «nu».
• Buclă ForEach — servește la repetarea pașilor din ramura internă pentru fiecare element dintr-o listă (de obicei output-ul Obține contacte, Obține sarcini sau rânduri citite dintr-un sheet extern).

Citire din formulare și surse externe

Aceste acțiuni citesc date în afara fișei trigger unice sau integrează liste din fișiere și formulare. Necesită integrări active unde e indicat (vezi Acțiuni legate de integrări).

Citește Formular

Acțiune prezentă în catalog pentru a cunoaște structura câmpurilor unui formular al organizației (aceleași câmpuri definite în constructorul de formulare). În practică, când un vizitator completează un formular, valorile trimise sunt deja disponibile ca variabile dacă folosești triggerul Formular de contact primit (cod formular + previzualizare câmpuri în trigger). Folosește Citește Formular dacă într-un flux mai complex ai nevoie să mapezi numele tehnice ale câmpurilor formularului către contact, oportunitate sau sarcină create în pașii următori. Codul formularului este slug-ul vizibil în configurarea paginii/formularului organizației.

Citește Google Sheet

Importă rânduri dintr-un Google Sheet accesibil prin URL.

• Conectează mai întâi contul Google în Integrări dacă sheet-ul este privat sau necesită autentificare.
• În modal lipește URL-ul sheet-ului în format exportabil (de ex. link care se termină cu export?format=csv pentru CSV public sau partajat).
• Ieși din câmpul URL și așteaptă mesajul Fișier încărcat: Mokapen descarcă fișierul, detectează coloanele (CSV, JSON sau Excel) și arată previzualizarea în tab-ul rezultat.
• Output — variabile results (array de rânduri, câte unul pentru fiecare rând din sheet) și total (număr). Fiecare coloană devine câmp accesibil în Buclă ForEach (de ex. mapează coloana «Email» pe Creează Contact → e-mail).

Citește Excel online

Aceeași interfață ca Citește Google Sheet, gândită pentru fișiere Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, link direct la .xlsx/.xls).

• Conectează Microsoft Office 365 în Integrări dacă fișierul necesită login Microsoft.
• Lipește URL-ul fișierului sau al linkului de partajare, așteaptă încărcarea.
• Folosește results + Buclă ForEach pentru a sincroniza rânduri cu contacte, produse sau oportunități în CRM.

Citește de la URL

Citire generică de la adresă web: CSV, JSON, Excel online sau API-uri care returnează date tabulare.

• Introdu URL-ul complet (https://…). Formatul este detectat automat.
• Dacă URL-ul nu este accesibil, protejat sau returnează eroare, apare un avertisment roșu și pasul eșuează la execuție.
• După încărcare, coloanele detectate sunt disponibile ca variabile ale pasului; combină cu Buclă ForEach pentru importuri masive sau actualizări din sisteme externe.

Pentru toate cele trei acțiuni URL: salvează acțiunea doar după o încărcare reușită în modificare, ca coloanele să rămână memorate. Dacă schimbi URL-ul, reîncarcă și verifică previzualizarea înainte de a activa fluxul.

Condiții, întârzieri și «Buclă ForEach»

Aprofundare asupra celor trei pași care nu creează fișe ci orientează fluxul:

Acțiunea Condiție creează o bifurcare Da / Nu. Adaugă una sau mai multe reguli cu aceeași interfață descrisă în Filtre și operatori: câmp (sau variabilă), operator, valoare, legături ȘI/SAU. Exemple: «suma oportunității este mai mare de 10.000», «e-mail contact are orice valoare», «faza a trecut de la Propunere la Câștigată» (operator Schimbat de la X la Y pe trigger modificat). Evită prea multe bifurcări imbricate — în istoric devine greu de urmărit ce traseu a luat un caz.

Acțiunea Întârziere servește la punerea fluxului în pauză înainte de pasul următor. Combinată cu date din variabile, permite sollicitări («trei zile după termen»); în fluxurile programate distanțează pur și simplu două acțiuni consecutive.

Acțiunea Buclă ForEach servește la procesarea în masă a unei liste: legi output-ul Obține contacte, Obține sarcini sau rânduri din sheet extern; în interiorul buclei fiecare pas vede elementul curent. Proiectează și testează mai întâi pe câteva înregistrări, apoi extinde.

Variabile

Variabilele evită rescrierea datelor deja prezente în CRM sau în flux. În editor le selectezi din meniu sau din selectorul cu pictogramă — nu trebuie să memorezi sintaxă specială.

Mereu disponibile

• Date ale organizației (nume, setări expuse de sistem).
• Date ale Proprietarului automatizării (nume, e-mail…).
• Data și data și ora curente la momentul execuției, inclusiv cu offset (de ex. «azi + 7 zile» unde e prevăzut).

De la trigger — depinde de pornirea aleasă: câmpuri din formularul trimis, valori ale fișei care a declanșat fluxul, informații despre e-mailul primit.

Din pașii anteriori — fiecare acțiune completată expune rezultate pașilor următori: identificatorul (ID …) al fișei create, câmpurile contactului citit, lista results a Obține oferte, coloanele unui sheet, rândul singular din Buclă ForEach. În selectorul de variabile pașii sunt în ordine: alege pasul potrivit, apoi câmpul.

Tipuri de variabilă — lângă badge-uri, pictograma «?» indică tipul: text simplu, dată, număr, listă multiplă, utilizator etc. Respectă tipul câmpului destinație: nu pune o variabilă «listă» într-un câmp ID Contact (valoare unică) nici text liber unde Mokapen așteaptă un ID numeric.

Sfat practic: după ce legi variabilele, lansează un test și deschide istoricul pasului: verifică dacă apar valorile așteptate înainte de a pune automatizarea pe Activ.

Acțiuni legate de integrări

Unele acțiuni funcționează doar dacă integrarea corespunzătoare este activă în Integrări și, pentru e-mail/SMS, dacă Proprietarul automatizării a conectat contul potrivit:

• Trimite Email — cont SMTP (Gmail, Outlook, SMTP custom…) asociat adresei alese în câmpul De la. Fără integrare e-mail validă pasul eșuează.
• Trimite SMS — integrare LinkMobility / SMS cu alias expeditor pe Proprietar; credite suficiente.
• Citește Google Sheet — cont Google pentru sheet-uri private; URL de export sau partajare corect.
• Citește Excel online — cont Microsoft 365 pentru fișiere OneDrive/SharePoint protejate.
• Citește de la URL — nicio integrare obligatorie dacă adresa este publică; verifică că serverul extern răspunde și acceptă cererea.

Dacă conexiunea expiră, pasul eșuează în istoric: reconectează aplicația din Integrări și repetă testul. Pentru sheet-uri și URL-uri, mapează coloane și câmpuri contact sau oportunitate în «Buclă ForEach», ca într-un aliniament manual ghidat.

Testarea fluxului

Din editor, buton pentru test automatizare: pornește o execuție de probă.

Atenție: testul folosește același mecanism ca producția. E-mailurile, SMS-urile, creările și modificările de date se aplică cu adevărat. Experimentează pe organizație sau fișe de probă când fluxul este invaziv.

Comportament:

• Trigger eveniment — dacă există deja o execuție în istoric, poți reutiliza datele acelei porniri; altfel Mokapen folosește setările salvate pe trigger.
• Trigger programat — simulează pornirea imediată cu setările salvate, fără a aștepta ora programată.

După punerea în coadă deschide istoricul execuțiilor și urmărește fiecare pas. Corectează permisiuni, variabile lipsă sau integrări expirate până când execuția este completă.

Jurnal de execuție

Fiecare pornire — automată, programată sau de test — generează o intrare în istoric, accesibilă din fișa fluxului sau din editor. Pentru fiecare execuție vezi:

• Ora de start și rezultatul (în curs, completată, eroare).
• Detaliu al pornirii — ce date a primit triggerul.
• Detaliu al fiecărui pas — ce a intrat, ce a ieșit, mesaje de eroare dacă există.

Pe fișă apare și Fluxuri pornite în ultimele 28 de zile. Execuțiile mai vechi sunt eliminate automat: dacă ai nevoie de arhivă peste o lună, notează sau exportă cazurile critice în altă parte.

Probleme frecvente

• Nu pornește niciodată — Stare Activ? Trigger configurat? Pe «modificat», condiția cere ca câmpul indicat să fi fost schimbat la acea salvare și ca noua valoare să respecte operatorul (nu e suficient ca fișa să aibă deja acea valoare). Repetă o salvare care modifică cu adevărat acel câmp (de ex. mută faza pipeline).
• Pas cu eroare de permisiuni — Proprietarul automatizării nu poate efectua acea operație. Schimbă Proprietarul fluxului sau adaptează rolul utilizatorului.
• Variabilă goală — Pasul anterior nu a produs datele așteptate, câmpul ID … nu indică o fișă validă, sau fluxul a luat ramura «nu» a unei condiții. Verifică istoricul pasului de dinaintea celui eșuat.
• Salvare blocată pentru ciclu — Două automatizări se declanșează reciproc. Elimină pasul care apelează cealaltă automatizare sau redesenează procesul.
• E-mail sau SMS nu sosesc — Spam, credite SMS, expeditor org, destinatar în variabile. Istoricul indică dacă pasul este completat sau respins de provider.
• Integrare externă eșuată — Cont expirat, sheet redenumit, adresă inaccesibilă. Reconectează din Integrări și actualizează pasul.
• Prea multe execuții — Trigger «modificat» fără condiții: fiecare salvare repornește fluxul. Adaugă condiții pe trigger (câmp modificat + valoare) sau mută filtrele în pasul Condiție.

Dacă istoricul nu ajunge, Duplică automatizarea, testează pe date non-producție și folosește testul până e curat.

Automatizări din formulare (traseu simplificat)

Există un traseu separat de modulul complet Automatizări: în planurile care includ «Automatizări din formulare», în constructorul de formulare poți lega acțiuni imediate — creează contact, oportunitate, sarcină, tichet — fără a deschide editorul de flux.

E potrivit pentru landing page-uri și formulare liniare. Când ai nevoie de condiții, întârzieri, bucle pe liste sau citire din Google Sheet, treci la modulul Automatizări cu trigger «Formular de contact primit» și construiește acolo fluxul complet.

Procese recomandate

• Proiectează mai întâi — Pe hârtie: ce îl pornește, ce bifurcări, ce fișe sau mesaje creează. Alege un Proprietar cu permisiuni suficiente.
• Construiește de pe Inactiv — Completează trigger și pași, leagă variabile, nu activa imediat.
• Testează un caz real — Execuție de probă și istoric pas cu pas pe date controlate.
• Activează și monitorizează — Treci pe Activ; în primele zile verifică istoricul și fișele generate.
• Actualizează când se schimbă CRM-ul — Pipeline nou, formular modificat, integrare reconectată: redeschide fluxul și adaptează filtre și variabile. Duplică înainte de schimbări majore.
• Titlu și Colaboratori clari — De ex. «Lead site → oportunitate inbound» și echipa comercială între Colaboratori: cine intră după înțelege imediat scopul.

Automatizările, împreună cu Conexiunile, Checklist și Integrările, fac ca Mokapen să nu înregistreze doar ce se întâmplă, ci să faciliteze ce trebuie să se întâmple — mereu cu istoric, permisiuni și test înainte de a delega munca repetitivă.