Ghidul Mokapen

Ghidul rolurilor de utilizator

Fiecare utilizator din Mokapen aparține uneia sau mai multor organizații cu un rol precis. Rolul definește ce poți vedea, crea și configura: nu toți accesează setările, nu toți invită colegi, nu toți gestionează facturarea sau securitatea. Acest ghid rezumă cele șase roluri principale și permisiunile crescătoare de la Guest la Admin.

Prezentare generală a rolurilor

Sistemul prevede 6 roluri principale, cu permisiuni crescătoare:

1. Guest (Oaspete) — acces minim
2. Limited User (Utilizator limitat) — acces de bază
3. User (Utilizator) — acces standard
4. Member (Membru) — acces complet
5. Owner (Proprietar) — acces administrativ
6. Admin (Administrator) — acces super-administrativ

1. Guest (Oaspete)

Ce poate face

• Vizualizarea entităților la care a fost invitat explicit (ex. task, proiecte)
• Vizualizarea informațiilor limitate despre activități/proiecte atribuite
• Primirea notificărilor legate de activitățile atribuite

Ce nu poate face

• Crearea de entități noi (contacte, task, produse etc.)
• Modificarea datelor organizației
• Accesarea setărilor
• Vizualizarea listei complete de utilizatori, contacte sau alte entități
• Accesarea funcționalităților avansate

Exemple practice

• Poate vedea un task atribuit, dar nu îl poate modifica
• Poate vedea un proiect la care a fost adăugat ca stakeholder, dar nu poate adăuga alți membri
• Nu poate accesa meniul «Setări» din bara laterală

2. Limited User (Utilizator limitat)

Ce poate face

• Vizualizarea și gestionarea propriilor entități (contacte, task, produse etc.)
• Crearea de entități noi (contacte, companii, task, produse, comenzi etc.)
• Vizualizarea listei de utilizatori și echipe (doar cele din care face parte)
• Accesarea funcționalităților de bază ale aplicațiilor active (Contacte, Vânzări, Activități, Tickete etc.)
• Crearea conexiunilor între entități

Ce nu poate face

• Modificarea setărilor organizației
• Gestionarea utilizatorilor (invitare, eliminare, modificare roluri)
• Crearea sau modificarea echipelor
• Accesarea setărilor aplicațiilor (câmpuri personalizate, coloane etc.)
• Modificarea preferințelor organizației
• Gestionarea securității și integrărilor

Exemple practice

• Poate crea un contact nou și se poate atribui ca owner
• Poate vedea doar echipele din care face parte în secțiunea «Utilizatori și Echipe»
• Nu poate modifica câmpurile personalizate în secțiunea Setări
• Poate crea o comandă, dar nu poate modifica setările produselor

3. User (Utilizator)

Ce poate face

• Tot ce poate face un Limited User
• Invitarea de utilizatori noi în organizație
• Gestionarea utilizatorilor (vizualizare, modificare, eliminare)
• Crearea și gestionarea echipelor
• Modificarea informațiilor utilizatorilor

Ce nu poate face

• Accesarea setărilor generale ale organizației
• Modificarea setărilor aplicațiilor (câmpuri, coloane etc.)
• Gestionarea securității și integrărilor
• Modificarea preferințelor organizației
• Accesarea setărilor de facturare și planurilor premium

Exemple practice

• Poate invita un coleg nou și îi poate atribui un rol
• Poate crea o echipă «Vânzări» și adăuga membri
• Poate modifica profilul unui utilizator existent
• Nu poate modifica câmpurile personalizate ale contactelor în setări
• Nu poate accesa secțiunea «Securitate» din bara laterală

4. Member (Membru)

Ce poate face

• Tot ce poate face un User
• Accesarea setărilor aplicațiilor (câmpuri personalizate, coloane, vizualizări etc.)
• Modificarea setărilor Contacte, Vânzări, Activități, Tickete etc.
• Gestionarea importului de date
• Modificarea informațiilor generale ale organizației
• Accesarea funcționalităților avansate ale aplicațiilor

Ce nu poate face

• Gestionarea securității organizației (parole, autentificare în doi pași etc.)
• Modificarea preferințelor aplicațiilor (ce aplicații sunt active)
• Gestionarea facturării și planurilor premium
• Gestionarea exportului de date
• Accesarea integrărilor avansate
• Ștergerea organizației

Exemple practice

• Poate personaliza câmpurile contactelor (adăugare câmpuri personalizate)
• Poate modifica coloanele vizibile în lista de produse
• Poate importa un fișier CSV de contacte
• Poate modifica numele și detaliile organizației
• Nu poate schimba planul premium al organizației
• Nu poate modifica setările de securitate

5. Owner (Proprietar)

Ce poate face

• Tot ce poate face un Member
• Gestionarea securității organizației
• Modificarea preferințelor aplicațiilor (activare/dezactivare aplicații)
• Gestionarea facturării și planurilor premium
• Accesarea integrărilor
• Ștergerea organizației
• Gestionarea whitelabel (dacă este disponibil)

Ce nu poate face

• Accesarea funcționalităților rezervate Admin (dacă există)

Exemple practice

• Poate activa sau dezactiva aplicația «Vânzări» în preferințe
• Poate schimba planul de la Free la Premium
• Poate configura integrarea cu Fatture in Cloud
• Poate modifica setările de securitate (politică parole, 2FA etc.)
• Poate șterge organizația (cu confirmare)

6. Admin (Administrator)

Ce poate face

• Tot ce poate face un Owner
• Acces complet la toate funcționalitățile
• Gestionarea funcționalităților partner (dacă este disponibil)
• Acces la funcționalitățile Developer (dacă este disponibil și cu planul Large sau superior)

Note

În sistemul seed, Admin și Owner au aceleași permisiuni. Diferența poate fi implementată la nivel de business logic sau pentru funcționalități viitoare.

Exemple practice

• Poate accesa secțiunea «Partner» (dacă organizația este partner)
• Poate accesa secțiunea «Developer» pentru API și webhook (cu planul Large sau superior)
• Are acces complet la toate funcționalitățile fără restricții

Comparație rapidă pe funcționalități

Note importante

• Permisiunile pot varia în funcție de planul Premium al organizației (Free, Small, Medium, Large, Extra Large)
• Unele funcționalități necesită atât rolul corespunzător, cât și planul Premium necesar
• Permisiunile la nivel de Echipă pot limita suplimentar accesul la resurse specifice
• Aplicațiile trebuie activate în preferințele organizației pentru a fi accesibile

Întrebări frecvente

Î: Poate un Limited User modifica un contact creat de alt utilizator?

R: Depinde de setările de confidențialitate și permisiunile specifice. În general, poate modifica doar entitățile al căror owner sau stakeholder este.

Î: Poate un Member șterge organizația?

R: Nu, doar Owner și Admin pot șterge organizația.

Î: Poate un User vedea toți utilizatorii organizației?

R: Da, un User poate vizualiza lista completă de utilizatori, în timp ce un Limited User vede doar echipele din care face parte.

Î: Care este diferența dintre Owner și Admin?

R: În sistemul de bază sunt echivalente. Admin poate avea acces la funcționalități suplimentare precum Partner și Developer, dacă sunt configurate.