Ghidul Mokapen

Roluri și permisiuni

Rolul spune ce poate face acea persoană în organizație: invita colegi, atinge setările, vede facturarea, intră în aplicații. Nu spune ce carduri vede. Un card privat rămâne privat chiar și pentru Proprietar, dacă nu este responsabil, colaborator sau autor. Acea regulă este în ghidul Vizibilitatea datelor. Cum inviți, cum suspensi și cum funcționează echipele este în ghidul Utilizatori și echipe. Aici alegi nivelul potrivit și înțelegi când un nivel mai înalt nu rezolvă problema pe care o ai.

Nivelurile, de la cel mai restrâns la cel mai larg, sunt șase: Oaspete, Utilizator limitat, Utilizator, Membru, Proprietar, Administrator. Nu poți atribui un rol mai înalt decât al tău. Pe fișa utilizatorului câmpul Rol în text liber este titlul jobului (consultant, responsabil vânzări): nu schimbă permisiunile. Permisiunile sunt meniul Permisiuni.

Utilizator și Utilizator limitat necesită un plan Medium sau superior. Sub acel plan acele două niveluri nu pot fi atribuite la invitație și nici la modificare. Numele planurilor în Mokapen sunt Gratuit, Small, Medium, Large, Extra Large.

Oaspete

Oaspetele intră doar unde l-ai pus. La invitație trebuie să indici proiectele: toate, sau o listă. Mokapen îl adaugă ca colaborator al acelor proiecte. Vede task-urile și progresul acelor proiecte. Nu invită persoane, nu gestionează echipe, nu deschide setările, nu importă și exportă, nu vede agenda întreagă și nici facturarea.

Este rolul consultantului extern pe site-ul unui client, sau al furnizorului care actualizează task-urile unui șantier. Este rolul greșit pentru un coleg intern care mâine va trebui să creeze contacte sau oportunități: fiecare card nou ar trebui partajat manual, și mai devreme sau mai târziu cineva îl promovează în grabă la nivelul greșit. Dacă trebuie să lucreze zilnic pe organizație, este cel puțin Utilizator limitat.

Utilizator limitat

Este rolul operațional. Creează și actualizează cardurile aplicațiilor la care organizația îi dă acces (task, contacte, oportunități, ticket, după aplicațiile pornite). Vede utilizatorii și echipele pentru a atribui un responsabil sau un colaborator, în perimetrul muncii lui. Nu invită, nu creează echipe, nu atinge setări, import, export, securitate sau facturare.

Necesită planul Medium. Este alegerea potrivită pentru cine consemnează, urmărește negocieri sau răspunde la ticket-uri și nu trebuie să administreze organizația. Este alegerea greșită dacă acea persoană trebuie să aducă un coleg nou: invitația pornește de la Utilizator în sus. Ridicarea la Membru doar pentru o invitație îi deschide și importul, exportul și setările aplicațiilor.

Utilizator

Face tot ce face Utilizatorul limitat, și în plus gestionează utilizatori și echipe: invită, modifică roluri nu superioare celui al său, creează și aranjează echipele. Nu schimbă setările generale ale organizației, nu importă sau exportă în masă, nu atinge securitatea și facturarea.

Necesită planul Medium. Este rolul unui responsabil de departament care își compune echipa și nu trebuie să decidă planul sau câmpurile personalizate. Dacă îi trebuie să adauge un câmp sau să importe un CSV, aceea este muncă de Membru, nu un motiv să-l faci Proprietar.

Membru

Are accesul deplin la CRM și la setările aplicațiilor: câmpuri, coloane, import și export, preferințe operaționale ale aplicațiilor. Nu gestionează facturarea, nu schimbă planul, nu modifică securitatea (parolă, autentificare în doi pași, politica cardurilor noi) și nu șterge organizația.

Este rolul celui care configurează CRM-ul pentru ceilalți. Un Membru poate personaliza câmpurile contactelor, coloanele listei de produse, importa un fișier, redenumi detalii operaționale. Nu poate activa sau dezactiva aplicațiile organizației, nici deschide pagina Securitate: acelea rămân Proprietarului. Dacă problema este «nu văd un card privat», ridicarea rolului nu îl face să apară.

Proprietar

Face ce face Membrul, și în plus gestionează securitatea, ce aplicații sunt active, facturarea și planurile, integrările, eventualul whitelabel, și poate șterge organizația. Este și singurul care trece un utilizator din Activ în Inactiv și invers, în limita locurilor planului.

Ține-i puțini. Un Proprietar pentru operațiunea zilnică este prea mult: fiecare persoană cu acest rol poate schimba planul, opri o aplicație și atinge politica cu care se nasc cardurile noi. Proprietarul nu vede automat cardurile private ale altora. Pentru asta trebuie lacătul sau Team Master, nu acest rol.

Administrator

Are aceleași permisiuni ca Proprietarul pe organizație, plus zonele rezervate acestui nivel: secțiunea Partner, dacă organizația este partner, și secțiunea Developer (API și webhook) când planul este Large sau superior. Dacă nu folosești Partner nici Developer, Administrator și Proprietar într-o zi tipică sunt echivalente. Nu atribui Administrator «ca să fii sigur că vede tot»: vizibilitatea cardurilor nu trece pe aici.

Comparație

Tabelul este memento-ul. Regula care nu încape într-o celulă: rolul deschide funcțiile, lacătul și colaboratorii deschid cardurile.

Înainte de a ridica un rol

• Dacă nu vede un card, verifică lacătul și colaboratorii, apoi filtrul utilizatori / echipe al kanban-ului. Raportul arată tot ce poate deschide; kanban-ul arată munca lui. Nu este o permisiune lipsă.
• Dacă nu poate invita, îi trebuie Utilizator, nu Proprietar.
• Dacă nu poate importa un CSV sau adăuga un câmp, îi trebuie Membru.
• Dacă nu poate schimba planul, opri o aplicație sau deschide Securitate, îi trebuie Proprietar.
• Utilizator și Utilizator limitat pe un plan sub Medium nu se atribuie: invitația se întoarce sau nivelul nu apare.
• Un utilizator Inactiv nu intră, indiferent de rol. Îl reactivează un Proprietar, dacă mai există un loc în plan.

Întrebări frecvente

Proprietarul nu vede o negociere. Este privată și el nu este pe listă. Adaugă-l ca colaborator, adaugă Team Master dacă politica o prevede, sau fă cardul public. Rolul nu are legătură.

Am pus Oaspete și nu găsește contactele. Este de așteptat. Oaspetele nu are agenda. Dacă trebuie să lucreze contactele, este Utilizator limitat (plan Medium).

Pot să-mi dau singur un rol mai înalt? Nu. Ți-l atribuie cine este deja la acel nivel sau peste. Din profil, «Rolurile mele» actualizează titlul jobului și managerul, nu permisiunile pe care ți le-a dat administratorul.

Administrator și Proprietar sunt la fel? Pe organizație da, cu excepția Partner și Developer. Developer necesită plan Large sau superior.