Ghidul Mokapen

Ghid Proiecte

Zona Proiecte este nivelul de organizare deasupra task-urilor: grupează acțiuni coerente către un obiectiv comun, cu responsabil, termene, participanți și progres general. Un proiect răspunde la întrebarea «cine face ce și când» într-o inițiativă structurată — lansare produs, onboarding client, campanie marketing.

La ce servește zona Proiecte

Proiectele vă permit să:

• Structurați munca pe inițiative, fiecare cu propriile task-uri.
• Monitorizați progresul prin contorul task-uri finalizate/total (ex. 5/12) vizibil în panou și în Kanban.
• Organizați pe Workarea — macro-categorii precum Marketing, Sales, Operations — pentru o vedere de ansamblu pe domeniu de business.
• Coordonați echipele cu responsabil, participanți (stakeholderi) și vizibilitate publică sau privată.
• Conectați la CRM contacte, companii și tickete prin Conexiuni.
• Analizați date agregate în rapoartele proiectelor.

Accesați din pagina Proiecte din meniul Activități. Task-urile proiectului se gestionează în tab-ul Task-uri al panoului proiectului sau din ghidul dedicat de task-uri.

Bara superioară a paginii Proiecte

• Grupează după (Kanban): Workarea (implicit), Termen, Responsabil, Etichete, Culoare (Premium).
• Filtre (Premium): modal filtre avansate.
• Acțiuni: import/export, arhivă proiecte, coș, editare coloane (Listă).
• Vizualizări: Kanban | Carduri | Listă (fără Calendar dedicat — folosiți termenele în Carduri).
• Utilizatori / Echipe: filtrați după responsabil sau echipă.
• + Proiect: creați un proiect nou.

Panoul proiectului

Faceți clic pe titlul unui proiect pentru a deschide panoul lateral. Cu Premium, iconița Pagină completă deschide page project pe tot ecranul cu buton Salvează fix.

Antet panou

• Checkbox: închide proiectul când toate task-urile sunt finalizate; dacă rămân task-uri deschise, clicul deschide un modal de închidere ghidată.
• Titlu: editare inline prin clic pe text.
• Insignă Arhivat: vizibilă dacă proiectul este în arhivă.

Bara de acțiuni a panoului

Aceeași logică ca la task-uri, cu trei niveluri de prioritate (Scăzută, Medie, Ridicată):

• Prioritate (steag): Scăzută / Medie / Ridicată.
• Confidențialitate (lacăt): Public sau Privat (vizibil responsabilului, participanților și menționaților).
• Etichete: vezi ghidul Etichete.
• Culoare: fundal titlu și card.
• Atașamente: vezi ghidul Atașamente.
• Note adezive, Copiază link, Pagină completă (Premium).
• Opțiuni (trei puncte): Clonează, Mută, Transformă în task, Arhivează, Editează panou, Șterge.
• + Creează și conectează: creează entități legate (task, ticket, contact…) deja asociate proiectului.

Meniul Opțiuni (trei puncte)

• Clonează: duplică proiectul; în modal alegeți ce să copiați (checklist, atașamente, conexiuni, comentarii, task-uri copil dacă e cazul).
• Mută: transferă proiectul în altă workarea sau organizație (dacă multi-org).
• Transformă în task: convertește proiectul într-un singur task; task-urile proiectului devin elemente ale checklist-ului noului task.
• Arhivează / Restaurează (Premium).
• Editează panou (admin): layout câmpuri panou proiect.
• Șterge / Restaurează: ștergere soft către coș.

Tab-uri panou proiect

• Date: titlu, workarea, responsabil, participanți, date, descriere, câmpuri personalizate.
• Task-uri: listă task-uri proiect cu contor (închise/total); creați și gestionați task-urile aici. Pentru detalii operaționale vezi ghidul Task-uri.
• Conexiuni, Timp: ghiduri comune în Secțiuni conexe.
• Meniu suplimentar: Marketing, Integrări, Actualizări.

Workarea

Workarea sunt macro-categorii pentru gruparea proiectelor: funcții de business (Marketing, Sales, HR), linii de produs sau orice grupare utilă echipei. În Kanban proiecte, vizualizarea implicită organizează coloanele pe Workarea.

La ce servesc

• Separă vizual proiectele din domenii diferite fără a le amesteca pe un singur board.
• Filtrează și raportează pe domeniu (ex. câte proiecte active în Sales vs Marketing).
• Atribuie o echipă de referință unei workarea (opțional în setări).

Crearea unei Workarea

1. Mergeți la Setări Proiecte → card Workarea, sau direct la pagina Workarea.
2. Faceți clic pe Workarea nouă (limită în funcție de plan: Small, Medium, Large).
3. Introduceți titlul și, dacă e cazul, asociați o echipă.
4. Salvați: workarea apare în listă și ca coloană în Kanban.

Atribuirea unui proiect unei Workarea

1. Deschideți panoul proiectului → tab Date.
2. În câmpul Workarea, selectați categoria dorită.
3. Salvați: proiectul apare în coloana corespunzătoare în Kanban (grupează după Workarea).

Puteți trage un proiect între coloanele Workarea în Kanban pentru a schimba rapid atribuirea.

Editarea și ștergerea unei Workarea

Pe pagina Workarea, faceți clic pe titlu pentru editare sau folosiți acțiunile cardului (editare/ștergere). Ștergerea unei workarea nu șterge proiectele: rămân fără workarea atribuită (coloana «Fără workarea» în Kanban).

Secțiuni conexe (comune mai multor entități)

• Conexiuni — leagă proiectul de clienți, parteneri, tickete.
• Timp — ore înregistrate și estimate pe proiect (Premium).
• Etichete — categorizare și grupare Kanban.
• Atașamente — documente proiect.
• Task-uri — acțiunile operaționale din proiect.

Crearea unui proiect

1. Mergeți la pagina Proiecte.
2. Faceți clic pe + Proiect.
3. Introduceți titlul (obligatoriu).
4. În tab-ul Date: workarea, responsabil, participanți, date început/sfârșit, descriere.
5. În tab-ul Task-uri adăugați task-urile proiectului, sau creați-le ulterior din tab sau cu + Task filtrând după proiect.
6. Salvați panoul.

Câmpuri principale

• Workarea: macro-categorie de apartenență.
• Responsabil: referent proiect.
• Participanți (stakeholderi): colaboratori cu vizibilitate pe proiect.
• Date: început și termen proiect.
• Descriere: obiective și note; mențiuni cu @nume.
• Vizibilitate: Public (implicit) sau Privat.
• Prioritate: Scăzută, Medie, Ridicată.

Editarea unui proiect

Editare individuală

1. Deschideți panoul proiectului.
2. Editați câmpurile în tab Date sau folosiți bara de acțiuni.
3. Gestionați task-urile în tab Task-uri (deschide, creează, închide).
4. Salvați (inline în panoul lateral, buton Salvează în page project).

Închidere și redeschidere

Checkbox lângă titlu: dacă toate task-urile sunt închise, marchează proiectul ca finalizat. Cu task-uri încă deschise, Mokapen propune să le închideți sau să continuați oricum. Faceți clic din nou pentru redeschidere.

Editare în masă (Listă, Premium)

1. Mergeți la vizualizarea Listă.
2. Selectați proiectele cu checkbox-urile.
3. Faceți clic pe Editează → setați câmpuri comune (workarea, responsabil, date…).
4. Confirmați.

Ștergerea unui proiect

Ștergeți proiecte create din greșeală sau duplicate de test. Preferați Arhivează dacă proiectul are task-uri, ore înregistrate sau conexiuni pe care doriți să le păstrați în istoric.

Ștergere individuală

1. Deschideți panoul → Opțiuni (trei puncte) → Șterge (element roșu).
2. Confirmați în modal.

Cu Advanced Premium, proiectul merge în coș (pagina Proiecte → Acțiuni → Coș proiecte). De acolo puteți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschideți un proiect deja în coș, apare banner Restaurează / Șterge definitiv.

Pe planul Free (fără Advanced Premium), ștergerea este în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verificați permisiunile organizației.

Ștergere multiplă

1. Vizualizare Listă → selectați proiectele cu checkbox-uri.
2. Clic Șterge (buton roșu) → confirmați.

Arhivarea unui proiect

Arhiva este alegerea potrivită pentru proiecte finalizate sau suspendate pe care doriți să le păstrați în istoric fără a aglomera Kanban și Carduri.

Arhivarea unui proiect individual

1. Deschideți panoul → Opțiuni → Arhivează (Premium) → confirmați.

Arhivarea mai multor proiecte / consultarea arhivei

• Multiplu: vizualizare Listă → selectați → Arhivează în bara de acțiuni.
• Consultați: pagina Proiecte → Acțiuni → Arhivă proiecte.
• Restaurează: din arhivă selectați și faceți clic Restaurează, sau Opțiuni → Restaurează din arhivă pe panoul individual.

Proiectele arhivate nu apar în vizualizările operaționale standard, dar rămân accesibile din arhivă, conexiuni și rapoarte istorice.

Clonarea unui proiect

Clonare individuală

1. Deschideți panoul → Opțiuni → Clonează.
2. În modal selectați: checklist, atașamente, conexiuni, comentarii.
3. Confirmați: se deschide noul proiect; actualizați titlul și datele înainte de utilizare operațională.

Clonare multiplă

1. Vizualizare Listă → selectați proiectele → Clonează → alegeți opțiuni → confirmați.

Vizualizări proiecte

Kanban (implicit)

Coloane după Workarea implicit. Drag-and-drop între coloane pentru schimbarea workarea. Grupează după: Workarea, Termen, Responsabil, Etichete, Culoare (Premium).

Carduri

Proiecte sortate după termen; sus cele restante sau iminente. Fiecare card extinde task-urile proiectului.

Listă (Premium)

Tabel cu coloane configurabile, căutare, acțiuni în masă (Editează, Clonează, Arhivează, Șterge).

Filtre

Modal Filtre (Premium), meniu Utilizatori/Echipe, căutare în Listă — aceeași logică ca la task-uri.

Setări Proiecte

În Setări Proiecte:

• Workarea: creați și gestionați macro-categoriile (vezi secțiunea Workarea).
• Câmpuri: câmpuri personalizate proiect.
• Panou: layout panou proiect.
• Listă și coloane: vizualizare tabelară.
• Grafice: widget-uri raport.

Rapoarte Proiecte

Secțiunea Rapoarte Proiecte (Premium) rezumă proiectele la care aveți acces în funcție de rol și permisiuni organizație: vedeți doar înregistrări și câmpuri autorizate. Folosiți-o pentru analiză încărcare, întârzieri și export — pentru munca zilnică folosiți Kanban, Carduri și Listă.

• Dashboard: status, workarea, prioritate, echipă, responsabil, ore, etichete.
• Listă rapoarte: analiză tabelară și export.
• Gantt proiecte (Premium): timeline termene.

Util pentru încărcare pe workarea, proiecte întârziate și distribuție resurse.