Ghidul Mokapen

Rezervare programări

Pagina Rezervă o programare e felul în care Mokapen închide ping-pong-ul cu trei date pe e-mail: vizitatorul alege pe cine să întâlnească (sau Mokapen i-l atribuie), vede doar sloturile libere și confirmă. Programarea e deja în calendar, cu contactul în agendă, Meet sau Teams dacă gazda le are conectate, invitație de calendar. Nu copiezi nimic.

Nu e o rezervare din catalog (consultanță plătită, închiriere, un loc la curs): aia e Rezervă un serviciu sau un produs. Aici obiectul e timpul unei persoane din echipă. Nici formularul de contact nu e: acolo aduni un mesaj, aici iei un slot real.

Avantajul e tot aici: un URL (sau un snippet pe site), clientul își rezervă singur, tu găsești deja data, gazda, canalul și fișa de contact. Aceeași confidențialitate, aceleași câmpuri, același calendar ca restul Mokapen. Fără un Calendly separat, fără „dă-mi trei ferestre” în inbox.

La ce servește și de ce ajută

Comercialul mediu petrece mai mult timp rezervând apelul decât ținându-l. Această pagină închide golul:

• Sloturi reale, nu „liber săptămâna asta” — arăți doar orele când gazda e liberă, cu preaviz, buffer, pauză de prânz, închiderile organizației și datele excluse ale acestei pagini. Dacă calendarul Google/Outlook e sincronizat, ocupările externe contează: fără dublă rezervare.
• Gazde pe felul tău — o singură persoană (titularul, specialistul). Sau două sau mai multe: vizitatorul alege, sau Mokapen rotește în round robin, sau e o întâlnire colectivă (toți liberi, toți pe apel).
• Durata o decizi tu — 15, 30, 45, 60 de minute sau o valoare personalizată. Dacă activezi mai multe, vizitatorul alege cât va dura slotul. Implicit la creare: 30 de minute, luni–vineri 9–18.
• Canalul deja decis — Google Meet, Microsoft Teams și/sau o locație. Un singur canal = implicit. Mai multe canale = vizitatorul alege. Linkul Meet/Teams se generează singur dacă integrarea gazdei e conectată: nu promite un link dacă gazda nu are Google sau Microsoft.
• Totul în CRM — contact + programare, invitații de calendar (activate implicit), invitați în CC pe care vizitatorul îi poate adăuga. De acolo muți, adnotezi, arhivezi ca pe orice altă programare: nu e un al doilea software.

Pe scurt: folosești această pagină ca să ți se rezerve timpul unei persoane. Folosești formularul de contact ca să aduni cine îți scrie. Folosești servicii/produse ca să ți se rezerve un articol din catalog. Un formular, o treabă: nu amesteca cele trei în același formular.

Cum accesezi și limite

• Meniul utilizatorului → Formulare. Sus, filtre Toate / Formular de contact / Rezervare programări / Rezervă un serviciu sau un produs. Din filtrul de programări, „Formular nou” pornește deja pe șablonul potrivit.
• Ai nevoie de aplicațiile Formulare și Programări active (Setări → Aplicații), permisiuni de rol și sloturi de disponibilitate pe utilizatorii pe care îi pui pe pagină (calendarul de programări al acelei persoane). Fără sloturi, calendarul public e gol: rezolvă-l înainte să treci ONLINE.
• Meet și Teams apar în bloc doar dacă cel puțin o gazdă are o integrare utilizabilă. Nu e un comutator magic: e aceeași conexiune Google / Microsoft a utilizatorului.
• Plafonul de formulare al planului se aplică și acestor pagini: în listă, dacă ești la limită, Nou deschide upgrade-ul. Peste limită, cele mai recente formulare rămân blocate; cele mai vechi rămân. Duplicarea contează ca încă un formular.
• Automatizările pe formular (task, oportunitate, ticket, actualizează contact) sunt pe planurile care includ Automatizări din formulare. Fără acel plan publici totuși: contact, programare, invitații și jurnal există oricum.

Pagina listă

Aceeași listă ca la toate formularele: carduri cu titlu intern, badge Rezervare programări, cod formular (slug: îl vei folosi în automatizări), status Online (verde, iconiță pentru a deschide pagina publică) sau Offline (roșu, ochi pentru previzualizare fără a accepta rezervări).

Meniu trei puncte: Editează (Setări), Duplică, Șterge. Duplică când ai o pagină care merge și vrei un geamăn pentru altă echipă sau altă campanie (apoi schimbi gazda, durata, e-mailul de notificare). Ștergerea scoate pagina publică: programările deja create rămân în calendar.

Dacă lista filtrată e goală, Mokapen ți-o spune și îți oferă butonul nou (dacă planul mai are sloturi).

Crearea paginii

1. Formulare → Formular nou. La „Ce vrei să creezi?” alege Rezervă o programare. Șablonul se alege la creare: nu îl poți schimba mai târziu din acest ecran — pentru un serviciu din catalog faci alt formular.
2. Nume — intern (îl vezi în listă). Vizitatorul vede titlul și subtitlul din conținut.
3. E-mail de notificare — cine trebuie să știe că a sosit o rezervare (vânzări, recepție, mai multe adrese). Nu e arhiva: arhiva e contact + programare + jurnal. Dacă îl lași gol, riști să nu observi sloturile.
4. Mokapen pregătește deja: logo-ul organizației, titlu, e-mail/prenume/nume, bloc de rezervare cu tine ca primă gazdă (dacă ai un utilizator și o poză), confidențialitate, pagină de mulțumire pentru programare. Calendarul de sloturi e mereu pornit: pe acest șablon nu îl poți scoate. Implicit: durată 30 de minute, lun–vin 9–18, invitații de calendar activate, orizont 60 de zile.
5. Deschide Conținut și lucrează blocul Rezervări (persoane, reguli, video/locație, ore). Completează pagina de succes și e-mailul de confirmare. În Setări pui ONLINE abia când gazda, sloturile, canalul și textele sunt la locul lor. Offline, linkul public nu acceptă rezervări; previzualizarea da.

Câmpuri de contact, confidențialitate, reCAPTCHA, câmpuri ascunse, snippet și tracking: aceeași logică ca la formularul de contact. Mai jos e ce e specific calendarului.

Cine întâlnește vizitatorul

În blocul Rezervări tipul e Rezervare programări. Adaugi una sau mai multe persoane: sunt utilizatori ai organizației cu disponibilitate în Programări. Poți schimba eticheta vizibilă (numele de pe pagină) față de numele intern.

Cu o persoană vizitatorul nu alege gazda: o întâlnește pe aceea. Cu cel puțin două, apare Atribuirea gazdei:

• Vizitatorul alege persoana (implicit) — vede lista și rezervă cu cine vrea. Folosește-l când cine contează: comercial A vs B, specialist vs generalist, limbă, locație.
• Round robin — vizitatorul alege doar ora; Mokapen atribuie prima persoană liberă (cele mai puține întâlniri viitoare). Pe pagină: „Vei întâlni una dintre aceste persoane”. Selecția pe pagină e alegere unică. Util pentru o echipă de demo care trebuie să-și împartă încărcarea, nu pentru „o vreau anume pe Sara”.
• Colectivă — toți din listă trebuie să fie liberi în acel slot și toți participă. Pentru kickoff, un demo în doi, un interviu cu HR + manager. Selecția e multiplă (toate gazdele). Dacă unul e ocupat, slotul nu apare.

Round robin și colectivă nu se combină cu „vizitatorul alege pe cine”: ori decide el, ori decide Mokapen, ori toți sunt necesari. Dacă o gazdă nu are sloturi (sau calendarul extern umple toată fereastra), acea persoană nu oferă ore: rezolvă înainte să publici, nu după prima plângere.

Disponibilitate, durată, preaviz, buffer

În același card Rezervări setezi când pot rezerva. Nu e calendarul personal al gazdei: e masca acestei pagini, apoi Mokapen încrucișează sloturile utilizatorului cu ocupările din calendarul conectat.

• Durată — 15 / 30 / 45 / 60 de minute, plus „Altele” (până la 480). Poți bifa mai multe: vizitatorul alege. O singură bifă = durată fixă. Implicit 30.
• Zile și ferestre — pentru fiecare zi a săptămânii on/off și una sau mai multe ferestre (de ex. 9–12 și 14–18). Implicit lun–vin 9–18. Pornește sâmbăta doar dacă o onorezi cu adevărat.
• Preaviz minim — minute sub care slotul nu apare (0 = chiar „peste un sfert de oră”; 120 = fără apel în două ore). Pași de 15 minute. Folosește-l dacă ai nevoie de timp să pregătești demo-ul.
• Buffer înainte / după — minute goale în jurul întâlnirii, ca două apeluri să nu se suprapună sau ca să schimbi sala. Pași de 5 minute.
• Rezervă până la — orizont în zile (1–365, implicit 60). Dincolo de el, calendarul public e gol. Scurtează-l (14, 21) dacă nu vrei un calendar plin de apeluri peste trei luni.
• Pauză de prânz — o fereastră de scos în fiecare zi (de ex. 13:00–14:00), peste ferestrele orare.
• Date excluse — zile extra doar pentru această pagină (zi punte, training intern). Închiderile organizației sunt deja listate în bloc: nu le reintroduci, închiderea organizației se aplică.
• Reminder — offset înainte de start (aceleași opțiuni ca celelalte reminder-e Mokapen). Se declanșează pe programare, nu e e-mailul de confirmare la trimiterea formularului.
• Anulare / reprogramare până la — minute înainte de start sub care invitatul nu mai poate muta sau anula din linkul de gestionare. 0 = mereu permis (dacă oferi acel link). Pași de 15 minute.
• Invitații de calendar — bifă activată implicit: invitațiile pleacă către gazdă și contact (și către invitați). Oprește-le doar dacă gestionezi invitațiile de mână: de obicei le lași.

Pe pagina publică vizitatorul poate adăuga e-mailurile altor participanți (opțional, separate prin virgulă). Aterizează pe programare ca invitați; nu înlocuiesc contactul principal (acela rămâne e-mailul/numele din formular). Nu trebuie să-și pună din nou propriul e-mail: Mokapen folosește datele de contact de mai jos.

Aliniază calendarul personal (Google/Outlook) dacă vrei ca ocupările externe să conteze. Sloturi „libere” în Mokapen + un calendar plin = vizitatorul vede găuri pe care nu le poți onora.

Meet, Teams, locație

În bloc, secțiunea canal de întâlnire, bifezi ce vrei să oferi:

• Google Meet — apare dacă cel puțin o gazdă are Google conectat utilizabil. Ai nevoie de integrarea celui care trebuie să intre pe apel: la colectivă, a tuturor; la round robin, a oricui poate fi atribuit. Dacă lipsește, Mokapen o semnalează în editor (sincronizare outbound, toate gazdele, sau „conectează integrarea”).
• Microsoft Teams — la fel cu Outlook/Teams.
• Locații — adrese din Setări → Locații (stradă, cod poștal, oraș). Dacă nu ai, formularul îți spune și te trimite la Locații. Bifează doar locațiile pe care le vrei pe această pagină, nu toate din obișnuință.

Un singur canal: vizitatorul nu alege, e implicit. Mai multe canale: radio pe pagină. Zero canale video și zero locații: oferi un slot fără să spui unde — e bine doar dacă o explici în titlu sau descriere („te vom suna”). Nu documenta Meet către client dacă gazda nu are Google: bifa din editor e dezactivată sau lipsește.

Publicare: status, URL, încorporare

În Setări, ca la formularul de contact:

• ONLINE / OFFLINE — ciornă = Offline, lucrezi în previzualizare. Online = accepți rezervări. Slug-ul rămâne vizibil: nu-l schimba ușor dacă l-ai pus deja într-o campanie sau într-o automatizare.
• URL pagină — semnătură de e-mail, „Rezervă un apel” pe site, ads, QR, LinkedIn. Butonul View e activ doar dacă e ONLINE.
• Cod de lipit — snippet pentru site. Datele ajung în Mokapen, nu rămân în CMS.
• Urmărire vizite (planuri cu tracking) — același snippet ca la formularul de contact, cu consimțământ.

Confidențialitatea, reCAPTCHA și pagina de succes se aplică și aici. Textul implicit de mulțumire e cel de programare: confirmă-l („ești în calendar marți la 10”, nu „te sunăm înapoi”). E-mailul de confirmare către vizitator e dovada slotului; notificarea internă merge la inbox-urile pe care le-ai pus pe formular.

Ce se întâmplă după rezervare

Fără nimic altceva configurat, în ordine:

• Mokapen scrie jurnalul formularului (câmpuri, slot, canal, invitați).
• Creează sau actualizează contactul (aceeași regulă de e-mail ca la formularul de contact: Email 1/2/3, nu duplică dacă există deja și nu e arhivat).
• Creează programarea legată, cu gazdă, durată, oră, canal, invitați. Origine form_ + id pagină.
• Dacă invitațiile sunt activate, calendarele pleacă. Meet/Teams se deschide singur dacă integrarea e acolo. Reminder-ul se declanșează după offset-ul pe care l-ai setat.
• Vizitatorul vede pagina de succes (sau redirecționarea) și, dacă ai scris unul, e-mailul de confirmare. Echipa poate lucra programarea ca pe oricare alta: vezi ghidul Programări.

Apoi, dacă le-ai configurat, automatizările pe formular (etichetă, task „pregătește demo-ul”, oportunitate inbound). Pentru întârzieri și condiții folosește modulul Automatizări cu trigger formular primit și slug-ul acestei pagini.

Proces recomandat

• Sloturile gazdei în Programări mai întâi, apoi formularul. Calendar gol pe pagină = aproape întotdeauna disponibilitate nesetată, nu un bug al formularului.
• O persoană: lasă gazda unică. O echipă de demo: round robin. Kickoff în doi: colectivă. Nu folosi colectivă „că arată fain” dacă una ajunge.
• Canal: Meet doar dacă gazda are Google; locație doar dacă o onorezi. Apoi preaviz și buffer (de ex. 2 ore + 10 minute) înainte de ONLINE.
• Testează Offline: rezervă pe adresa ta, verifică fișa contactului, programarea, invitația, Meet, notificarea, confirmarea. Apoi o zi lucrătoare mai departe ca să vezi sloturile.
• ONLINE pe un singur canal (semnătură de e-mail). După 48 de ore uită-te la neprezentări și găuri. Apoi site / ads.
• Nu schimba slug-ul pe o pagină deja într-o campanie. Duplică și creează geamănul (altă echipă, altă durată).

Cazuri de utilizare

Fiecare caz e o situație reală, nu o listă de bife. Pagina e aceeași; se schimbă gazdele, atribuirea și canalul.

• Doi comerciali, același demo — Sara și Marco prezintă același produs. Dacă lași vizitatorul să aleagă, toți rezervă cu Sara și Marco stă degeaba. Adaugă-i pe amândoi ca gazde și folosește round robin: pagina arată orele, nu numele („vei întâlni una dintre aceste persoane”), iar Mokapen atribuie pe cine are mai puține întâlniri viitoare. Durată 30 de minute, Meet doar dacă amândoi au Google conectat (altfel linkul nu pornește niciodată pentru cel fără integrare). Preaviz de două ore, ca să nu sari de pe un apel pe altul nepregătit. Buffer de zece minute între sloturi. Orizont 21 de zile, nu trei luni de calendar plin. Dacă Sara vorbește germană și Marco nu, round robin e unealta greșită: atunci îți trebuie „Vizitatorul alege persoana”.
• Un apel cu titularul — Prospectul te vrea pe tine, nu „pe cineva din echipă”. O singură gazdă: vizitatorul nu vede o listă de persoane, alege doar data și ora. Meet dacă ai Google, sau o locație dacă primești la birou — nu amândouă „pentru orice eventualitate”. Orizont scurt (14–21 de zile) dacă ești deja plin: altfel ajungi cu apeluri în martie pe care apoi le muți. Preaviz de cel puțin o oră. Pagina asta nu e ca să împarți încărcarea: e calendarul tău public.
• Interviu cu HR și managerul de angajare — Amândoi trebuie să fie în sală (sau pe apel). Atribuire Colectivă: slotul apare doar dacă amândoi sunt liberi, și amândoi ajung pe programare. Teams dacă au Microsoft conectat. Date excluse pentru zile de închidere extraordinară (închiderile organizației sunt deja listate în bloc: nu le reintroduci). Preaviz 24 de ore, ca HR să poată citi CV-ul. Nu e round robin: candidatul îi așteaptă pe amândoi, nu „pe unul dintre cei doi”.
• Birou la sediu, fără video — Clientul vine la birou. Nu bifa Meet sau Teams: ai promite un link care nu există. Bifează doar locația (dacă n-ai niciuna, blocul ți-o spune: creeaz-o întâi). O gazdă — cine primește la recepție sau consultantul de serviciu. Ferestre 9–12 și 14–17, pauză de prânz, orizont 14 zile. Textul de succes trebuie să spună unde să se prezinte, nu „îți trimitem Meet-ul”.
• Onboarding după contract — Vizitatorul e deja client, nu un lead. Clonează pagina de demo: titlu intern „Onboarding”, un CSM ca gazdă, 45 de minute, Meet, notifică CSM-ul, nu vânzările. Automatizare pe formular: un task „pregătește contul” pe contact. Puține câmpuri (e-mail, nume). Două URL-uri distincte: unul în semnătură pentru demo, unul în e-mailul de bun venit. Nu le amesteca, altfel vânzările găsesc onboarding-ul în calendar.

Exemple practice

1. Pune linkul în semnătură (o gazdă, jumătate de oră)

Deschide Formulare → Nou → Rezervă o programare. Nume intern „Demo Luca”, notificare către adresa ta. În Conținut deschide Rezervări: lasă-te ca singură gazdă, durată 30 de minute, lun–vin ca e precompletat. Dacă Google e conectat, bifează Meet; dacă nu, o locație sau fără video și spune-o în titlu („te vom suna”). Preaviz 60 de minute. Setări: rămâi Offline, deschide Previzualizare, rezervă un slot pe Gmail-ul tău. Verifică că programarea e în calendar, invitația a ajuns, contactul e în agendă. Abia atunci ONLINE și lipește URL-ul în semnătură. Nu crea o oportunitate la fiecare apel: multe sunt exploratorii. Oportunitatea o deschizi după, sau cu o automatizare doar dacă formularul are câmpul companie completat.

2. Trei AE care își împart demo-urile

Același șablon, dar adaugi cei trei account executive în bloc (au nevoie de sloturi în Programări). Apare Atribuirea gazdei: alege round robin, nu „Vizitatorul alege persoana”. Aceeași durată și aceleași buffer-e pentru toți, altfel Mokapen n-are o regulă unică. Dacă oferi Meet, deschide editorul și verifică că nicio gazdă n-are checkbox-ul oprit: una fără Google strică apelul când round robin cade pe ea. Pe pagină vizitatorul nu vede nume — e bine dacă pitch-ul e același. Dacă un AE e singurul care acoperă DACH, scoate round robin și revino la „Vizitatorul alege persoana”, cu eticheta vizibilă „Anna — germană”.

3. Kickoff vânzări + delivery

Clientul a semnat și trebuie să-i întâlnească pe cine a vândut și pe cine va face treaba. Două gazde, atribuire colectivă, 60 de minute, Teams. Slotul de pe pagină există doar în orele în care amândoi sunt liberi: e intenționat, nu un bug. Nu folosi round robin „măcar să apară cineva”: clientul sosește și lipsește delivery. Completează pagina de succes cu „veți fi pe un apel cu [nume]” și testează Offline cu două calendare reale, nu cu o previzualizare goală.

Întrebări frecvente

Î: Nu văd ore pe pagină.

R: Gazda are sloturi în Programări? Ești în interval (zi/ore ale blocului), după preaviz, în orizont, în afara prânzului, a închiderilor și a datelor excluse? Calendarul extern umple tot? Încearcă o marți peste două săptămâni, nu „azi în douăzeci de minute”.

Î: Diferența față de Rezervă un serviciu sau un produs?

R: Programare = timpul unei persoane. Rezervare serviciu/produs = un articol de catalog cu durată și locuri. Detalii în ghidul Rezervări și în ghidul formularului de serviciu.

Î: Meet nu se creează / bifa e oprită.

R: Integrarea Google a gazdei (toate gazdele la colectivă; oricine poate fi atribuit la round robin). Mokapen o semnalează în editor. Fără integrare lasă locație sau „te vom suna” și nu promite un link.

Î: Pot amesteca servicii și programări în același formular?

R: Un formular are un tip de rezervare. Două pagini, sau schimbi tipul în bloc știind că se schimbă și entitatea creată în CRM (programare vs rezervare).

Î: Invitații devin contacte?

R: Contactul principal e cine a completat e-mail/nume. Celelalte e-mailuri sunt participanți pe programare. Nu înlocuiesc fișa.

Î: Formularul nu acceptă rezervări.

R: Trebuie să fie ONLINE. Verifică reCAPTCHA, câmpurile obligatorii, plafonul de formulare al planului, slug-ul corect în snippet și că previzualizarea nu e singura pagină pe care o folosești (ochiul Offline nu rezervă pe bune).

Î: Unde văd cine a rezervat?

R: Calendarul Programări, fișa contactului (origine formular), jurnalul trimiterii pe cronologia contactului. E-mailurile de notificare sunt alerta, nu arhiva.