Ръководството на Мокапен

Резервация на срещи

Страницата Резервирай среща е начинът, по който Mokapen спира пинг-понга с три дати в имейл: посетителят избира кого да срещне (или Mokapen го назначава), вижда само свободните слотове и потвърждава. Срещата вече е в календара, с контакта в адресната книга, Meet или Teams, ако хостът ги има свързани, покана в календара. Не копирате нищо.

Не е резервация от каталог (платена консултация, наем, място в курс): това е Резервирай услуга или продукт. Тук обектът е времето на човек от екипа. Не е и формата за контакт: там събирате съобщение, тук вземате реален слот.

Удобството е точно тук: един URL (или снипет на сайта), клиентът си резервира сам, вие вече намирате дата, хост, канал и карта на контакта. Същата поверителност, същите полета, същият календар като останалото в Mokapen. Без отделен Calendly, без „дайте ми три прозореца“ във входящата кутия.

За какво служи и защо помага

Средният търговец харчи повече време да насрочи обаждането, отколкото да го проведе. Тази страница затваря тази дупка:

• Реални слотове, не „свободен тази седмица“ — показвате само часове, когато хостът е свободен, с предизвестие, буфер, обедна почивка, затваряния на организацията и изключени дати на тази страница. Ако Google/Outlook календарът е синхронизиран, външната заетост се брои: без двойна резервация.
• Хостове по ваш начин — само един човек (собственикът, специалистът). Или двама или повече: посетителят избира, или Mokapen върти в round robin, или е колективна среща (всички свободни, всички на обаждането).
• Продължителност, която решавате вие — 15, 30, 45, 60 минути или персонализирана стойност. Ако включите повече от една, посетителят избира колко ще трае слотът. По подразбиране при създаване: 30 минути, понеделник–петък 9–18.
• Каналът вече е решен — Google Meet, Microsoft Teams и/или локация. Само един канал = подразбира се. Няколко канала = посетителят избира. Линкът за Meet/Teams се генерира сам, ако интеграцията на хоста е свързана: не обещавайте линк, ако хостът няма Google или Microsoft.
• Всичко в CRM — контакт + среща, покани в календара (включени по подразбиране), гости в CC, които посетителят може да добави. Оттам местите, анотирате, архивирате като всяка друга среща: не е втори софтуер.

Накратко: ползвате тази страница, за да ви резервират времето на човек. Ползвате формата за контакт, за да съберете който ви пише. Ползвате услуги/продукти, за да ви резервират позиция от каталога. Една форма, една задача: не смесвайте трите в същата форма.

Как да получите достъп и лимити

• Потребителско меню → Формуляри. Горе филтри Всички / Форма за контакт / Резервация на срещи / Резервирай услуга или продукт. От филтъра за срещи „Нова форма“ вече тръгва с правилния шаблон.
• Нужни са активни приложения Формуляри и Срещи (Настройки → Приложения), права по роля и слотове за наличност на потребителите, които слагате на страницата (календарът за срещи на този човек). Без слотове публичният календар е празен: оправете го преди да отидете ONLINE.
• Meet и Teams се появяват в блока само ако поне един хост има използваема интеграция. Не е магически ключ: това е същата връзка Google / Microsoft на потребителя.
• Таванът за форми на плана важи и за тези страници: в списъка, ако сте на лимита, Нова отваря ъпгрейд. Над лимита най-новите форми остават заключени; по-старите остават. Дублирането се брои като още една форма.
• Автоматизациите на форми (задача, възможност, билет, обнови контакт) са в плановете, които включват Автоматизации от форми. Без този план пак публикувате: контакт, среща, покани и лог ги има въпреки това.

Страница със списък

Същият списък като всички форми: карти с вътрешно заглавие, значка Резервация на срещи, код на формата (slug: ще го ползвате в автоматизациите), статус Online (зелен, икона за отваряне на публичната страница) или Offline (червен, око за преглед без приемане на резервации).

Меню с три точки: Редактиране (Настройки), Дублиране, Изтриване. Дублирайте, когато имате работеща страница и искате близнак за друг екип или друга кампания (после сменяте хост, продължителност, имейл за известие). Изтриването маха публичната страница: вече създадените срещи остават в календара.

Ако филтрираният списък е празен, Mokapen ви го казва и предлага бутона за нова (ако планът още има слотове).

Създаване на страницата

1. Формуляри → Нова форма. В „Какво искате да създадете?“ изберете Резервирай среща. Шаблонът се избира при създаване: не можете да го смените после от този екран — за услуга от каталога правите друга форма.
2. Име — вътрешно (виждате го в списъка). Посетителят вижда заглавието и подзаглавието от съдържанието.
3. Имейл за известие — кой трябва да знае, че е пристигнала резервация (продажби, рецепция, няколко адреса). Не е архивът: архивът е контакт + среща + лог. Ако го оставите празен, рискувате да не забележите слотовете.
4. Mokapen вече подготвя: лого на организацията, заглавие, имейл/име/фамилия, блок за резервация с вас като първи хост (ако имате потребител и снимка), поверителност, страница за благодарност за среща. Календарът със слотове е винаги включен: на този шаблон не можете да го махнете. По подразбиране: продължителност 30 минути, пн–пт 9–18, покани в календара включени, хоризонт 60 дни.
5. Отворете Съдържание и работете блока Резервации (хора, правила, видео/локация, часове). Довършете страницата за успех и имейла за потвърждение. В Настройки слагате ONLINE едва когато хост, слотове, канал и текстове са на място. Offline публичният линк не приема резервации; прегледът приема.

Полета за контакт, поверителност, reCAPTCHA, скрити полета, снипет и tracking: същата логика като при формата за контакт. По-долу е специфичното за календара.

Кой среща посетителя

В блока Резервации типът е Резервация на срещи. Добавете един или повече хора: те са потребители на организацията с наличност в Срещи. Можете да смените видимия етикет (името на страницата) спрямо вътрешното име.

С един човек посетителят не избира хоста: среща точно него. С поне двама се появява Назначаване на хост:

• Посетителят избира човека (по подразбиране) — вижда списъка и резервира с когото иска. Ползвайте го, когато кой има значение: търговец A срещу B, специалист срещу универсалист, език, локация.
• Round robin — посетителят избира само часа; Mokapen назначава първия свободен човек (с най-малко предстоящи срещи). На страницата: „Ще се срещнете с един от тези хора“. Изборът на страницата е единичен. Полезно за демо екип, който трябва да си поделя натоварването, не за „искам точно Сара“.
• Колективна — всички в списъка трябва да са свободни в този слот и всички присъстват. За kickoff, демо с двама души, интервю с HR + мениджър. Изборът е множествен (всички хостове). Ако един е зает, слотът не се появява.

Round robin и колективна не се комбинират с „посетителят избира кого“: или те решават, или Mokapen решава, или всички са нужни. Ако хост няма слотове (или външният календар запълва целия прозорец), този човек не предлага часове: оправете го преди да публикувате, не след първата жалба.

Наличност, продължителност, предизвестие, буфер

В същата карта Резервации задавате кога могат да резервират. Това не е личният календар на хоста: това е маската на тази страница, после Mokapen кръстосва слотовете на потребителя със заетостта от свързания календар.

• Продължителност — 15 / 30 / 45 / 60 минути, плюс „Друго“ (до 480). Можете да отметнете повече от една: посетителят избира. Една отметка = фиксирана продължителност. По подразбиране 30.
• Дни и прозорци — за всеки ден от седмицата вкл./изкл. и един или повече прозорци (напр. 9–12 и 14–18). По подразбиране пн–пт 9–18. Включвайте събота само ако наистина я спазвате.
• Минимално предизвестие — минути, под които слотът не се появява (0 = дори „след четвърт час“; 120 = без обаждане в два часа). Стъпки по 15 минути. Ползвайте го, ако ви трябва време да подготвите демото.
• Буфер преди / след — празни минути около срещата, за да не се застъпват две обаждания или за да смените стая. Стъпки по 5 минути.
• Резервирай до — хоризонт в дни (1–365, по подразбиране 60). Отвъд него публичният календар е празен. Скъсете го (14, 21), ако не искате календар пълен с обаждания след три месеца.
• Обедна почивка — прозорец, който се маха всеки ден (напр. 13:00–14:00), върху времевите прозорци.
• Изключени дати — допълнителни дни само за тази страница (мост между празници, вътрешно обучение). Затварянията на организацията вече са изброени в блока: не ги въвеждайте отново, затварянето на организацията важи.
• Напомняне — отместване преди началото (същите опции като другите напомняния в Mokapen). Задейства се върху срещата, не е имейлът за потвърждение при изпращане на формата.
• Отказ / пренасрочване до — минути преди началото, под които гостът вече не може да мести или да отказва от линка за управление. 0 = винаги позволено (ако предлагате този линк). Стъпки по 15 минути.
• Покани в календара — отметка включена по подразбиране: поканите отиват към хоста и контакта (и към гостите). Изключвайте я само ако управлявате поканите на ръка: обикновено я оставяте.

На публичната страница посетителят може да добави имейли на други участници (по желание, разделени със запетая). Кацат на срещата като гости; не заместват основния контакт (той остава имейлът/името от формата). Не трябва да пишат отново собствения си имейл: Mokapen ползва данните за контакт по-долу.

Синхронизирайте личния календар (Google/Outlook), ако искате външната заетост да се брои. Слотове „свободни“ в Mokapen + пълен календар = посетителят вижда дупки, които не можете да спазите.

Meet, Teams, локация

В блока, секция канал на срещата, отметнете какво искате да предложите:

• Google Meet — появява се, ако поне един хост има Google свързан използваемо. Нужна е интеграцията на този, който трябва да се включи в обаждането: при колективна — на всички; при round robin — на всеки, който може да бъде назначен. Ако липсва, Mokapen го маркира в редактора (изходяща синхронизация, всички хостове, или „свържете интеграцията“).
• Microsoft Teams — същото с Outlook/Teams.
• Локации — адреси от Настройки → Локации (улица, пощенски код, град). Ако нямате, формата ви казва и ви праща към Локации. Отметнете само локациите, които искате на тази страница, не всички по навик.

Само един канал: посетителят не избира, подразбира се. Няколко канала: радио бутони на страницата. Нула видеоканала и нула локации: предлагате слот, без да казвате къде — добре е само ако го обясните в заглавието или описанието („ще ви се обадим“). Не документирайте Meet към клиента, ако хостът няма Google: отметката в редактора е изключена или липсва.

Публикуване: статус, URL, вграждане

В Настройки, както при формата за контакт:

• ONLINE / OFFLINE — чернова = Offline, работите в преглед. Online = приемате резервации. Slug-ът остава видим: не го сменяйте лековато, ако вече сте го сложили в кампания или автоматизация.
• URL на страницата — подпис в имейл, „Резервирай обаждане“ на сайта, реклами, QR, LinkedIn. Бутонът View е активен само ако е ONLINE.
• Код за поставяне — снипет за сайта. Данните пристигат в Mokapen, не остават в CMS.
• Проследяване на посещения (планове с tracking) — същият снипет като при формата за контакт, със съгласие.

Поверителност, reCAPTCHA и страницата за успех важат и тук. Текстът за благодарност по подразбиране е този за среща: потвърдете го („сте в календара във вторник в 10“, не „ще ви се обадим“). Имейлът за потвърждение към посетителя е доказателството за слота; вътрешното известие отива към кутиите, които сте сложили на формата.

Какво се случва след резервацията

Без нищо друго конфигурирано, по ред:

• Mokapen записва лога на формата (полета, слот, канал, гости).
• Създава или обновява контакта (същото правило за имейл като при формата за контакт: Email 1/2/3, не дублира, ако вече съществува и не е архивиран).
• Създава свързаната среща, с хост, продължителност, час, канал, гости. Произход form_ + id на страницата.
• Ако поканите са включени, календарите излизат. Meet/Teams се отваря сам, ако интеграцията е там. Напомнянето се задейства според отместването, което сте задали.
• Посетителят вижда страницата за успех (или пренасочването) и, ако сте написали такъв, имейла за потвърждение. Екипът може да работи срещата като всяка друга: вижте ръководството Срещи.

После, ако сте ги конфигурирали, автоматизациите на формата (етикет, задача „подготви демото“, входяща възможност). За закъснения и условия ползвайте модула Автоматизации с тригер получена форма и slug-а на тази страница.

Препоръчан процес

• Първо слотовете на хоста в Срещи, после формата. Празен календар на страницата = почти винаги ненастроена наличност, не бъг във формата.
• Един човек: оставете единствения хост. Демо екип: round robin. Kickoff с двама: колективна. Не ползвайте колективна „защото изглежда яко“, ако един стига.
• Канал: Meet само ако хостът има Google; локация само ако я спазвате. После предизвестие и буфер (напр. 2 часа + 10 минути) преди ONLINE.
• Тествайте Offline: резервирайте на собствен адрес, проверете карта на контакта, среща, покана, Meet, известие, потвърждение. После делничен ден по-напред, за да видите слотовете.
• ONLINE само на един канал (подпис в имейл). След 48 часа погледнете неявяванията и дупките. После сайт / реклами.
• Не сменяйте slug-а на страница, вече включена в кампания. Дублирайте и създайте близнака (друг екип, друга продължителност).

Примери за употреба

Всеки случай е реална ситуация, не списък с отметки. Страницата е същата; променят се хостове, назначаване и канал.

• Двама търговци, същото демо — Сара и Марко представят един и същ продукт. Ако оставите посетителя да избира, всички резервират Сара и Марко стои без работа. Добавете и двамата като хостове и ползвайте round robin: страницата показва часове, не имена („ще се срещнете с един от тези хора“), а Mokapen назначава този с по-малко предстоящи срещи. Продължителност 30 минути, Meet само ако и двамата имат свързан Google (иначе линкът никога не тръгва за този без интеграцията). Предизвестие два часа, за да не скачате от обаждане на обаждане неподготвени. Буфер десет минути между слотовете. Хоризонт 21 дни, не три месеца пълен календар. Ако Сара говори немски, а Марко не, round robin е грешният инструмент: тогава ви трябва „Посетителят избира човека“.
• Обаждане със собственика — Проспектът иска вас, не „някого от екипа“. Един хост: посетителят не вижда списък с хора, избира само дата и час. Meet, ако имате Google, или локация, ако приемате в офиса — не и двете „за всеки случай“. Къс хоризонт (14–21 дни), ако вече сте заети: иначе се озовавате с обаждания през март, които после местене. Поне един час предизвестие. Тази страница не е за поделяне на натоварването: това е вашият публичен календар.
• Интервю с HR и мениджъра по наемане — И двамата трябва да са в стаята (или на обаждането). Назначаване Колективна: слотът се появява само ако и двамата са свободни, и двамата попадат на срещата. Teams, ако имат свързан Microsoft. Изключени дати за извънредни дни на затваряне (затварянията на организацията вече са изброени в блока: не ги въвеждате отново). Предизвестие 24 часа, за да може HR да прочете CV-то. Това не е round robin: кандидатът очаква и двамата, не „един от двамата“.
• Бюро на място, без видео — Клиентът идва в офиса. Не отмятайте Meet или Teams: бихте обещали линк, който не съществува. Отметнете само локацията (ако нямате, блокът ви казва: създайте я първо). Един хост — който приема на рецепцията или консултантът на смяна. Прозорци 9–12 и 14–17, обедна почивка, хоризонт 14 дни. Текстът за успех трябва да казва къде да се явят, не „ще ви изпратим Meet“.
• Онбординг след договора — Посетителят вече е клиент, не лийд. Клонирайте страницата за демо: вътрешно заглавие „Онбординг“, един CSM като хост, 45 минути, Meet, известие към CSM, не към продажбите. Автоматизация върху формата: задача „подготви акаунта“ върху контакта. Малко полета (имейл, име). Два отделни URL-а: един в подписа за демо, един в имейла за добре дошли. Не ги смесвайте, иначе продажбите намират онбординг в календара си.

Практически примери

1. Сложете линка в подписа (един хост, половин час)

Отворете Формуляри → Нова → Резервирай среща. Вътрешно име „Демо Лука“, известие към вашия адрес. В Съдържание отворете Резервации: оставете себе си като единствен хост, продължителност 30 минути, пн–пт както е предварително попълнено. Ако Google е свързан, отметнете Meet; ако не, локация или без видео и го кажете в заглавието („ще ви се обадим“). Предизвестие 60 минути. Настройки: останете Offline, отворете Преглед, резервирайте слот към вашия Gmail. Проверете, че срещата е в календара, поканата е пристигнала, контактът е в адресната книга. Едва тогава ONLINE и поставете URL-а в подписа. Не създавайте възможност за всяко обаждане: много са проучвателни. Възможността я отваряте после, или с автоматизация само ако формата има попълнено поле фирма.

2. Трима AE, които си поделят демотата

Същият шаблон, но добавете тримата account executive в блока (трябват им слотове в Срещи). Появява се Назначаване на хост: изберете round robin, не „Посетителят избира човека“. Същата продължителност и буфери за всички, иначе Mokapen няма единно правило. Ако предлагате Meet, отворете редактора и проверете, че никой хост няма изключена отметка: един без Google чупи обаждането, когато round robin падне върху него. На страницата посетителят не вижда имена — добре, ако pitch-ът е един и същ. Ако един AE е единственият, който покрива DACH, махнете round robin и се върнете към „Посетителят избира човека“, с видим етикет „Anna — немски“.

3. Kickoff продажби + delivery

Клиентът е подписал и трябва да срещне този, който е продал, и този, който ще свърши работата. Двама хостове, назначаване колективна, 60 минути, Teams. Слотът на страницата съществува само в часовете, когато и двамата са свободни: така е замислено, не е бъг. Не ползвайте round robin „за да има поне някой“: клиентът идва, а delivery липсва. Довършете страницата за успех с „ще бъдете на обаждане с [имена]“ и тествайте Offline с два истински календара, не с празен преглед.

Често задавани въпроси

В: Не виждам часове на страницата.

О: Хостът има ли слотове в Срещи? В диапазона ли сте (ден/часове на блока), след предизвестието, вътре в хоризонта, извън обеда, затварянията и изключените дати? Външният календар запълва ли всичко? Опитайте вторник след две седмици, не „днес след двадесет минути“.

В: Разлика спрямо Резервирай услуга или продукт?

О: Среща = времето на човек. Резервация на услуга/продукт = позиция от каталога с продължителност и места. Подробности в ръководството Резервации и ръководството за форма за услуга.

В: Meet не се създава / отметката е изключена.

О: Google интеграцията на хоста (всички хостове при колективна; който може да бъде назначен при round robin). Mokapen го маркира в редактора. Без интеграцията оставете локация или „ще ви се обадим“ и не обещавайте линк.

В: Мога ли да смесвам услуги и срещи в същата форма?

О: Една форма има един тип резервация. Две страници, или сменяте типа в блока, като знаете, че и създаденият запис в CRM се сменя (среща срещу резервация).

В: Гостите стават ли контакти?

О: Основният контакт е този, който е попълнил имейл/име. Другите имейли са участници в срещата. Не заместват картата.

В: Формата не приема резервации.

О: Трябва да е ONLINE. Проверете reCAPTCHA, задължителните полета, тавана за форми на плана, правилния slug в снипета и че прегледът не е единствената страница, която ползвате (окото Offline не резервира наистина).

В: Къде виждам кой е резервирал?

О: Календар Срещи, карта на контакта (произход форма), лог на изпращането в хронологията на контакта. Имейлите за известие са сигналът, не архивът.