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Reserva de citas

La página Reservar una cita es cómo Mokapen acaba con el ping-pong de tres fechas por email: el visitante elige a quién reunirse (o Mokapen lo asigna), ve solo los huecos libres y confirma. La cita ya está en el calendario, con el contacto en la agenda, Meet o Teams si el anfitrión los tiene conectados, invitación de calendario. No copias nada.

No es una reserva de catálogo (consultoría de pago, alquiler, un asiento en clase): eso es Reservar un servicio o producto. Aquí el objeto es el tiempo de una persona del equipo. Tampoco es el formulario de contacto: ahí recoges un mensaje, aquí tomas un hueco de verdad.

La ventaja está aquí: una URL (o un snippet en el sitio), el cliente se reserva solo, ya encuentras fecha, anfitrión, canal y ficha de contacto. La misma privacidad, los mismos campos, el mismo calendario que el resto de Mokapen. Nada de Calendly aparte, nada de «dame tres franjas» en la bandeja.

Para qué sirve y por qué ayuda

El comercial medio pasa más tiempo reservando la llamada que haciéndola. Esta página cierra ese hueco:

• Huecos reales, no «libre esta semana» — muestras solo horarios en los que el anfitrión está libre, con preaviso, buffer, pausa de comida, cierres de la org y fechas excluidas de esta página. Si el calendario de Google/Outlook está sincronizado, los ocupados externos cuentan: nada de doble reserva.
• Anfitriones a tu manera — una sola persona (el titular, el especialista). O dos o más: el visitante elige, o Mokapen rota en round robin, o es una reunión colectiva (todos libres, todos en la llamada).
• Duración que decides tú — 15, 30, 45, 60 minutos o un valor personalizado. Si activas más de una, el visitante elige cuánto durará el hueco. Por defecto al crear: 30 minutos, lunes–viernes 9–18.
• Canal ya decidido — Google Meet, Microsoft Teams y/o una ubicación. Un solo canal = implícito. Varios canales = el visitante elige. El enlace de Meet/Teams se genera solo si la integración del anfitrión está conectada: no prometas un enlace si el anfitrión no tiene Google o Microsoft.
• Todo en el CRM — contacto + cita, invitaciones de calendario (activas por defecto), invitados en CC que el visitante puede añadir. Desde ahí mueves, anotas, archivas como cualquier otra cita: no es un segundo software.

En resumen: usas esta página para que te reserven el tiempo de una persona. Usas el formulario de contacto para recoger a quien te escribe. Usas servicios/productos para que te reserven un ítem del catálogo. Un formulario, un trabajo: no mezcles los tres en el mismo formulario.

Cómo acceder y los límites

• Menú de usuario → Formularios. Arriba, filtros Todos / Formulario de contacto / Reserva de citas / Reservar un servicio o producto. Desde el filtro de citas, «Nuevo formulario» ya arranca en la plantilla correcta.
• Hacen falta la app Formularios y la app Citas activas (Ajustes → Aplicaciones), permisos de rol, y huecos de disponibilidad en los usuarios que pongas en la página (el calendario de citas de esa persona). Sin huecos, el calendario público está vacío: arréglalo antes de pasar a ONLINE.
• Meet y Teams aparecen en el bloque solo si al menos un anfitrión tiene una integración usable. No es un interruptor mágico: es la misma conexión Google / Microsoft del usuario.
• El tope de formularios del plan también aplica a estas páginas: en la lista, si estás al límite, Nuevo abre el upgrade. Más allá del límite, los formularios más recientes quedan bloqueados; los más antiguos siguen. Duplicar cuenta como un formulario extra.
• Las automatizaciones de formulario (tarea, oportunidad, ticket, actualizar contacto) están en los planes que incluyen Automatizaciones desde formularios. Sin ese plan publicas igual: contacto, cita, invitaciones y registro están de todos modos.

Página de listado

La misma lista que todos los formularios: tarjetas con título interno, insignia Reserva de citas, código del formulario (slug: lo usarás en automatizaciones), estado Online (verde, icono para abrir la página pública) o Offline (rojo, ojo para la vista previa sin aceptar reservas).

Menú de tres puntos: Editar (Ajustes), Duplicar, Eliminar. Duplica cuando tienes una página que funciona y quieres una gemela para otro equipo u otra campaña (luego cambias anfitrión, duración, email de notificación). Eliminar quita la página pública: las citas ya creadas se quedan en el calendario.

Si la lista filtrada está vacía, Mokapen te lo dice y ofrece el botón de nuevo (si el plan aún tiene huecos).

Crear la página

1. Formularios → Nuevo formulario. En «¿Qué quieres crear?» elige Reservar una cita. La plantilla la eliges al crear: no puedes cambiarla después desde esta pantalla — para un servicio de catálogo haces otro formulario.
2. Nombre — interno (lo ves en la lista). El visitante ve el título y el subtítulo del contenido.
3. Email de notificación — quién debe saber que llegó una reserva (comercial, recepción, varias direcciones). No es el archivo: el archivo es contacto + cita + registro. Si lo dejas vacío, corres el riesgo de no enterarte de los huecos.
4. Mokapen ya prepara: logo de la org, título, email/nombre/apellidos, bloque de reserva contigo como primer anfitrión (si tienes usuario y foto), privacidad, página de agradecimiento de cita. El calendario de huecos está siempre encendido: en esta plantilla no puedes quitarlo. Por defecto: duración 30 minutos, lun–vie 9–18, invitaciones de calendario activas, horizonte 60 días.
5. Abre Contenido y trabaja el bloque Reservas (personas, reglas, vídeo/ubicación, horarios). Completa la página de éxito y el email de confirmación. En Ajustes pon ONLINE solo cuando anfitrión, huecos, canal y textos estén listos. Offline el enlace público no acepta reservas; la vista previa sí.

Campos de contacto, privacidad, reCAPTCHA, campos ocultos, snippet y tracking: la misma lógica que el formulario de contacto. Abajo está lo específico del calendario.

Quién se reúne con el visitante

En el bloque Reservas el tipo es Reserva de citas. Añade una o más personas: son usuarios de la org con disponibilidad en Citas. Puedes cambiar la etiqueta visible (nombre en la página) respecto al nombre interno.

Con una persona el visitante no elige al anfitrión: se reúne con esa. Con al menos dos, aparece Asignación de anfitrión:

• El visitante elige a la persona (por defecto) — ve la lista y reserva con quien quiera. Úsalo cuando importa quién: comercial A vs B, especialista vs generalista, idioma, ubicación.
• Round robin — el visitante elige solo la hora; Mokapen asigna a la primera persona libre (menos reuniones próximas). En la página: «Te reunirás con una de estas personas». La selección en la página es de opción única. Útil para un equipo de demo que debe repartirse la carga, no para «quiero concretamente a Sara».
• Colectivo — todos los de la lista deben estar libres en ese hueco y todos asisten. Para un kickoff, una demo de dos personas, una entrevista con RR. HH. + manager. La selección es múltiple (todos los anfitriones). Si uno está ocupado, el hueco no aparece.

Round robin y colectivo no se combinan con «el visitante elige a quién»: o decide él, o decide Mokapen, o hacen falta todos. Si un anfitrión no tiene huecos (o el calendario externo llena toda la ventana), esa persona no ofrece horarios: arréglalo antes de publicar, no después de la primera queja.

Disponibilidad, duración, preaviso, buffer

En la misma tarjeta Reservas defines cuándo se puede reservar. No es el calendario personal del anfitrión: es la máscara de esta página, luego Mokapen cruza los huecos del usuario con los ocupados del calendario conectado.

• Duración — 15 / 30 / 45 / 60 minutos, más «Otro» (hasta 480). Puedes marcar más de una: el visitante elige. Una sola marca = duración fija. Por defecto 30.
• Días y ventanas — para cada día de la semana on/off y una o más ventanas (p. ej. 9–12 y 14–18). Por defecto lun–vie 9–18. Activa el sábado solo si de verdad lo honras.
• Preaviso mínimo — minutos por debajo de los cuales el hueco no aparece (0 = incluso «en un cuarto de hora»; 120 = ninguna llamada en dos horas). Pasos de 15 minutos. Úsalo si necesitas tiempo para preparar la demo.
• Buffer antes / después — minutos vacíos alrededor de la reunión, para que dos llamadas no se solapen o para cambiar de sala. Pasos de 5 minutos.
• Reservar hasta — horizonte en días (1–365, por defecto 60). Más allá, el calendario público está vacío. Acórtalo (14, 21) si no quieres un calendario lleno de llamadas a tres meses.
• Pausa de comida — una ventana a quitar cada día (p. ej. 13:00–14:00), además de las ventanas horarias.
• Fechas excluidas — días extra solo para esta página (puente, formación interna). Los cierres de la organización ya están listados en el bloque: no los vuelvas a introducir, aplica el cierre de la org.
• Recordatorio — desfase antes del inicio (mismas opciones que otros recordatorios de Mokapen). Se dispara en la cita, no es el email de confirmación del envío del formulario.
• Cancelar / reprogramar hasta — minutos antes del inicio por debajo de los cuales el invitado ya no puede mover ni cancelar desde el enlace de gestión. 0 = siempre permitido (si ofreces ese enlace). Pasos de 15 minutos.
• Invitaciones de calendario — marca activa por defecto: las invitaciones salen al anfitrión y al contacto (y a los invitados). Apágala solo si gestionas las invitaciones a mano: normalmente déjala.

En la página pública el visitante puede añadir emails de otros participantes (opcional, separados por comas). Aterrizan en la cita como invitados; no sustituyen al contacto principal (ese sigue siendo el email/nombre del formulario). No hace falta que pongan su propio email otra vez: Mokapen usa los datos de contacto de abajo.

Alinea el calendario personal (Google/Outlook) si quieres que cuenten los ocupados externos. Huecos «libres» en Mokapen + un calendario lleno = el visitante ve agujeros que no puedes honrar.

Meet, Teams, ubicación

En el bloque, sección canal de reunión, marca lo que quieres ofrecer:

• Google Meet — aparece si al menos un anfitrión tiene Google conectado de forma usable. Hace falta la integración de quien debe entrar en la llamada: en colectivo, de todos; en round robin, de quien pueda ser asignado. Si falta, Mokapen lo señala en el editor (sync de salida, todos los anfitriones, o «conectar la integración»).
• Microsoft Teams — lo mismo con Outlook/Teams.
• Ubicaciones — direcciones desde Ajustes → Ubicaciones (calle, CP, ciudad). Si no tienes ninguna, el formulario te lo dice y te manda a Ubicaciones. Marca solo las ubicaciones que quieras en esta página, no todas por costumbre.

Un solo canal: el visitante no elige, es implícito. Varios canales: radio en la página. Cero canales de vídeo y cero ubicaciones: estás ofreciendo un hueco sin decir dónde — está bien solo si lo explicas en el título o la descripción («te llamamos»). No documentes Meet al cliente si el anfitrión no tiene Google: la casilla del editor está desactivada o falta.

Publicar: estado, URL, embed

En Ajustes, como el formulario de contacto:

• ONLINE / OFFLINE — borrador = Offline, trabajas en vista previa. Online = aceptas reservas. El slug sigue visible: no lo cambies a la ligera si ya lo has puesto en una campaña o una automatización.
• URL de la página — firma de email, sitio «Reservar una llamada», anuncios, QR, LinkedIn. El botón Ver solo está activo si está ONLINE.
• Código para pegar — snippet para el sitio. Los datos llegan a Mokapen, no se quedan en el CMS.
• Tracking de visitas (planes con tracking) — el mismo snippet que el formulario de contacto, con consentimiento.

Privacidad, reCAPTCHA y la página de éxito también aplican aquí. El texto de agradecimiento por defecto es el de cita: confírmalo («estás en el calendario el martes a las 10», no «te llamamos»). El email de confirmación al visitante es la prueba del hueco; la notificación interna va a los buzones que pusiste en el formulario.

Qué ocurre después de la reserva

Sin nada más configurado, en este orden:

• Mokapen escribe el registro del formulario (campos, hueco, canal, invitados).
• Crea o actualiza el contacto (la misma regla de email que el formulario de contacto: Email 1/2/3, no duplica si ya existe uno y no está archivado).
• Crea la cita vinculada, con anfitrión, duración, hora, canal, invitados. Origen form_ + id de página.
• Si las invitaciones están activas, salen los calendarios. Meet/Teams se abre solo si está la integración. El recordatorio se dispara según el desfase que hayas puesto.
• El visitante ve la página de éxito (o la redirección) y, si escribiste uno, el email de confirmación. El equipo puede trabajar la cita como cualquier otra: ver la guía de Citas.

Luego, si las configuraste, las automatizaciones del formulario (etiqueta, tarea «preparar la demo», oportunidad inbound). Para retrasos y condiciones usa el módulo Automatizaciones con disparador formulario recibido y el slug de esta página.

Proceso recomendado

• Primero los huecos del anfitrión en Citas, luego el formulario. Calendario vacío en la página = casi siempre disponibilidad no configurada, no un bug del formulario.
• Una persona: deja el anfitrión único. Un equipo de demo: round robin. Kickoff de dos: colectivo. No uses colectivo «porque queda bien» si basta con uno.
• Canal: Meet solo si el anfitrión tiene Google; ubicación solo si la honras. Luego preaviso y buffer (p. ej. 2 horas + 10 minutos) antes de ONLINE.
• Prueba Offline: reserva en tu propia dirección, revisa ficha de contacto, cita, invitación, Meet, notificación, confirmación. Luego un día laborable más adelante para ver los huecos.
• ONLINE en un solo canal (firma de email). A las 48 horas mira no-shows y agujeros. Luego sitio / anuncios.
• No cambies el slug de una página que ya está en una campaña. Duplica y crea la gemela (otro equipo, otra duración).

Casos de uso

Cada caso es una situación real, no una lista de casillas. La página es la misma; lo que cambia son anfitriones, asignación y canal.

• Dos comerciales, la misma demo — Sara y Marco pitchan el mismo producto. Si dejas que el visitante elija, todos reservan a Sara y Marco se queda parado. Añade a los dos como anfitriones y usa round robin: la página muestra horarios, no nombres («te reunirás con una de estas personas»), y Mokapen asigna a quien tiene menos reuniones futuras. Duración 30 minutos, Meet solo si los dos tienen Google conectado (si no, el enlace nunca arranca para el que no tiene la integración). Preaviso de dos horas para no saltar de llamada en llamada sin preparar. Buffer de diez minutos entre huecos. Un horizonte de 21 días, no tres meses de calendario lleno. Si Sara habla alemán y Marco no, el round robin es la herramienta equivocada: entonces hace falta «El visitante elige a la persona».
• Una llamada con el titular — El prospecto te quiere a ti, no a «alguien del equipo». Un anfitrión: el visitante no ve una lista de personas, solo elige fecha y hora. Meet si tienes Google, o una ubicación si recibes en la oficina — no las dos «por si acaso». Un horizonte corto (14–21 días) si ya estás lleno: si no, te encuentras con llamadas en marzo que luego mueves. Al menos una hora de preaviso. Esta página no es para repartir carga: es tu calendario público.
• Entrevista con RR. HH. y el manager de contratación — Las dos personas tienen que estar en la sala (o en la llamada). Asignación Colectivo: el hueco aparece solo si los dos están libres, y los dos aterrizan en la cita. Teams si tienen Microsoft conectado. Fechas excluidas para días de cierre extraordinario (los cierres de la org ya están listados en el bloque: no los vuelves a meter). Preaviso de 24 horas para que RR. HH. lea el CV. Esto no es round robin: el candidato espera a las dos personas, no a «una de las dos».
• Mostrador presencial, sin vídeo — El cliente viene a la oficina. No marques Meet ni Teams: prometerías un enlace que no existe. Marca solo la ubicación (si no tienes ninguna, el bloque te lo dice: créala primero). Un anfitrión — quien recibe en recepción o el consultor de turno. Franjas 9–12 y 14–17, pausa de comida, horizonte de 14 días. El texto de éxito debe decir dónde presentarse, no «os enviaremos el Meet».
• Onboarding después del contrato — El visitante ya es cliente, no un lead. Clona la página de demo: título interno «Onboarding», un CSM como anfitrión, 45 minutos, Meet, notifica al CSM no a ventas. Automatización del formulario: una tarea «preparar la cuenta» en el contacto. Pocos campos (email, nombre). Dos URLs distintas: una en la firma para demos, una en el email de bienvenida. No las mezcles, o el comercial se encuentra los onboardings en su calendario.

Ejemplos prácticos

1. Poner el enlace en la firma (un anfitrión, media hora)

Abre Formularios → Nuevo → Reservar una cita. Nombre interno «Demo Luca», notificación a tu dirección. En Contenido abre Reservas: déjate como único anfitrión, duración 30 minutos, lun–vie como viene rellenado. Si Google está conectado, marca Meet; si no, una ubicación o sin vídeo y dilo en el título («te llamamos»). Preaviso de 60 minutos. Ajustes: quédate Offline, abre Vista previa, reserva un hueco en tu Gmail. Comprueba que la cita está en el calendario, que llegó la invitación, que el contacto está en la agenda. Solo entonces ONLINE y pega la URL en la firma. No crees una oportunidad en cada llamada: muchas son exploratorias. La oportunidad la abres después, o con una automatización solo si el formulario tiene la empresa rellenada.

2. Tres AE que se reparten las demos

La misma plantilla, pero añade a los tres account executives en el bloque (necesitan huecos en Citas). Aparece Asignación de anfitrión: elige round robin, no «El visitante elige a la persona». Misma duración y mismos buffers para todos, si no Mokapen no tiene una sola regla. Si ofreces Meet, abre el editor y comprueba que ningún anfitrión tenga la casilla apagada: uno sin Google rompe la llamada cuando el round robin cae en él. En la página el visitante no ve nombres — bien si el pitch es el mismo. Si un AE es la única persona que cubre DACH, deja el round robin y vuelve a «El visitante elige a la persona», con una etiqueta visible «Anna — alemán».

3. Kickoff de ventas + delivery

El cliente ha firmado y tiene que reunirse con quien vendió y con quien hará el trabajo. Dos anfitriones, asignación colectiva, 60 minutos, Teams. El hueco en la página existe solo en las horas en que los dos están libres: es a propósito, no un bug. No uses round robin «para que al menos alguien aparezca»: el cliente llega y falta delivery. Termina la página de éxito con «estarás en una llamada con [nombres]» y prueba Offline con dos calendarios de verdad, no con una vista previa vacía.

Preguntas frecuentes

P: No veo horarios en la página.

R: ¿El anfitrión tiene huecos en Citas? ¿Estás en rango (día/horas del bloque), pasado el preaviso, dentro del horizonte, fuera de la pausa, cierres y fechas excluidas? ¿El calendario externo lo llena todo? Prueba un martes dentro de dos semanas, no «hoy en veinte minutos».

P: ¿Diferencia con Reservar un servicio o producto?

R: Cita = el tiempo de una persona. Reserva de servicio/producto = un ítem de catálogo con duración y plazas. Detalles en la guía de Reservas y la guía del formulario de servicios.

P: Meet no se crea / la casilla está apagada.

R: La integración de Google del anfitrión (todos los anfitriones en colectivo; quien pueda ser asignado en round robin). Mokapen lo señala en el editor. Sin la integración deja ubicación o «te llamamos» y no prometas un enlace.

P: ¿Puedo mezclar servicios y citas en el mismo formulario?

R: Un formulario tiene un tipo de reserva. Dos páginas, o cambias el tipo en el bloque sabiendo que también cambia la entidad creada en el CRM (cita vs reserva).

P: ¿Los invitados se convierten en contactos?

R: El contacto principal es quien rellenó email/nombre. Los otros emails son participantes en la cita. No sustituyen la ficha.

P: El formulario no acepta reservas.

R: Debe estar ONLINE. Revisa reCAPTCHA, campos obligatorios, el tope de formularios del plan, el slug correcto en el snippet, y que la vista previa no sea la única página que estás usando (el ojo Offline no reserva de verdad).

P: ¿Dónde veo quién reservó?

R: Calendario de Citas, ficha del contacto (origen formulario), registro del envío en la línea de tiempo del contacto. Los emails de notificación son la alerta, no el archivo.