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Guía de Documentos

El área Documentos es el espacio Mokapen para textos y diseños en formato página (estilo A4) que preparas, conservas y vinculas al CRM: cartas de presentación, fichas de cliente, actas de reunión, procedimientos operativos, propuestas descriptivas. Cada documento tiene un título, un cuerpo formateado (con encabezado y pie de página opcionales), privacidad, colaboradores, conexiones con otras entidades y puede descargarse como PDF o Word (DOCX).

Accede desde el menú Hojas → Documentos. Si la misma estructura se repite a menudo — la misma carta, la misma acta, el mismo procedimiento — no la reescribas a mano: crea una plantilla de tipo Documento con las variables (contacto, oportunidad, empresa…) y genera el documento desde un registro vinculado. Mokapen carga el diseño y sustituye las variables con los datos de ese registro.

El módulo requiere la app Documentos activa, los permisos correctos en la organización y un plan Premium adecuado. Comprueba la disponibilidad en tu plan: sin Premium la lista puede mostrar la página de actualización; con planes superiores también quedan disponibles el archivo y la papelera.

Para qué sirven los Documentos en el CRM

Un documento Mokapen no es una nota rápida ni un presupuesto comercial: es una hoja estructurada que permanece en el historial del cliente y del equipo.

• Documentación extensa y formateada — títulos, listas, tablas, imágenes y enlaces en un diseño de página, no un campo de descripción breve.
• Personalización automática — desde una plantilla vinculada a una entidad, los campos se rellenan solos (consulta la guía Plantillas → Documento).
• Historial en el CRM — el documento permanece conectado a contacto, oportunidad, ticket, proyecto, cita… y lo recuperas desde el historial de esas tarjetas.
• Exportación para el exterior — vista previa y descarga PDF/DOCX para archivo, firma offline o envío por los canales de email de la organización. No hay un flujo dedicado «Enviar documento» como en presupuestos y pedidos: normalmente descargas y adjuntas.
• Trabajo en equipo — privacidad, colaboradores, etiquetas, adjuntos, comentarios y línea temporal de actualizaciones, como en otras entidades Mokapen.

Regla práctica: todo documento dirigido a un cliente o prospecto merece al menos una conexión a contacto, empresa u oportunidad — así el historial permanece visible desde la tarjeta del cliente, no solo en la lista Documentos.

Documentos vs Presupuestos, Pedidos y Notas

Es fácil confundir las «hojas» Mokapen. En resumen:

• Documentos — texto/diseño A4 genérico, variables desde plantilla, exportación PDF/DOCX, conexiones CRM. Ideal para cartas, actas, procedimientos, fichas narrativas.
• Presupuestos / Pedidos — documentos comerciales con tabla de artículos, condiciones económicas y gráfica PDF dedicada (guías Ventas + plantillas Presupuesto/Pedido). No sustituyen a los Documentos cuando necesitas texto libre sin lógica de venta de artículos.
• Notas — en el menú Hojas pueden seguir apareciendo como Próximamente. No uses los Documentos como sustituto de las notas adhesivas en la tarjeta: las sticky note permanecen en el sticky del registro (plan Premium).

Página de listado Documentos

La lista Documentos es una tabla con búsqueda, filtro de usuarios/equipos y columnas habituales (título, etiquetas, tipología, colaboradores, conexiones, fecha de creación). Indicadores útiles: candado de privacidad (documento privado) y aviso de actualización reciente.

Barra superior habitual:

• Nuevo Documento — abre la creación a página completa (desde cero).
• Acciones — Archivo y Papelera (con plan Premium adecuado), para consultar documentos que ya no están en la lista activa o restaurar desde soft delete.
• Selección múltiple — al seleccionar filas con las casillas aparece la barra de acciones: editar, duplicar, archivar, eliminar en los documentos seleccionados.

Crear un documento

Puedes empezar desde cero en la lista o generar desde una plantilla abriendo otra tarjeta (contacto, oportunidad…) y creando un documento conectado. El segundo camino es el que aprovecha las variables de la plantilla.

Desde cero (desde la lista Documentos)

1. Abre Hojas → Documentos y pulsa Nuevo Documento.
2. Completa al menos el Nombre del documento (obligatorio).
3. Configura privacidad (candado), etiquetas, color de la tarjeta, tipología (campo libre seleccionable o añadible, útil para filtrar «Acta», «Carta», «Procedimiento») y colaboradores si procede.
4. Define los Márgenes de la página (valores habituales en milímetros: superior, derecho, inferior, izquierdo). Influyen en la vista previa y el PDF: compruébalos antes de una exportación oficial.
5. Escribe Encabezado, Pie de página y Contenido en el editor en formato página (consulta la sección dedicada más abajo).
6. Añade adjuntos o sticky note si están disponibles en tu plan.
7. En la pestaña Conexiones vincula contactos, oportunidades, tickets, proyectos… (si tienes permisos y las apps activas).
8. Guardar — normalmente se te lleva a la tarjeta a página completa del documento creado.

Desde la lista, la creación desde cero no expone el mismo asistente completo del flujo «Desde plantilla» desde tarjeta: para las variables usa el camino siguiente.

Desde plantilla (desde una entidad vinculada)

Como se describe en la guía Plantillas: la plantilla Documento es un documento HTML en formato página (A4), con editor enriquecido y márgenes configurables. Asociar las variables a una entidad de la agenda/ventas (p. ej. contacto, oportunidad) hace que, al generar el documento desde un registro vinculado, los campos se rellenen solos.

1. Abre una tarjeta (p. ej. Contacto u Oportunidad) → crea Nuevo Documento (o acción equivalente de creación conectada).
2. Elige Desde plantilla (listado de plantillas Documento compatibles con esa entidad) o empieza desde un documento vacío.
3. Mokapen carga el contenido de la plantilla y sustituye las variables con los datos del registro vinculado.
4. Revisa texto, encabezado/pie y márgenes, luego guarda: la conexión con la entidad de origen se crea automáticamente.

Las plantillas se gestionan en Ajustes de organización → Plantillas → Documento. Ejemplos habituales de plantilla: carta de presentación, ficha de cliente, acta de reunión, procedimiento operativo siempre igual en estructura.

Tarjeta del documento

Puedes abrirla en modal o a pantalla completa (vista página, si el plan lo permite) desde la barra de herramientas — mismo contenido, más espacio para trabajar en el diseño A4.

Barra de acciones

• Privacidad (candado): Público (visible para los miembros de la organización según las reglas de acceso) o Privado (solo quien tenga acceso explícito — consulta más abajo).
• Etiquetas, Color título/fondo de tarjeta, Adjuntos, Notas adhesivas (Premium).
• Página completa, Copiar enlace.
• + Crear y conectar / nueva conexión: vincula otras entidades directamente desde el documento.
• Vista previa y Descargar (PDF / Word) — consulta la sección dedicada.

Menú Opciones (tres puntos)

• Duplicar: crea una copia; en el modal puedes elegir qué incluir (conexiones y otros elementos según las opciones disponibles).
• Archivar / Restaurar (plan Premium adecuado): oculta de la lista operativa o devuelve al listado activo.
• Eliminar / Restaurar (opción roja): con plan adecuado soft delete (papelera + restauración) o eliminación definitiva desde la papelera/confirmación.

Pestañas de la tarjeta

• Datos — tipología, colaboradores, márgenes, adjuntos, encabezado, pie de página, contenido, comentarios.
• Conexiones — vínculos con otras entidades (tarea, proyecto, cita, contacto, empresa, reserva, oportunidad, servicio, producto, presupuesto, pedido, ticket, otro documento, campaña… si las apps están activas). Consulta también la guía Conexiones.
• Actualizaciones — línea temporal de modificaciones y actividad en el registro.

Contenido, encabezado, pie de página y márgenes

El núcleo del documento es el editor en formato página. No es un campo de texto simple: piensas en el resultado imprimible / PDF, como en una hoja A4.

El Contenido es el cuerpo principal: títulos, párrafos, listas, tablas, imágenes y enlaces. Aquí va la sustancia de la carta, del acta o del procedimiento. Usa un formato claro (jerarquía de títulos, listas con viñetas) para que el PDF siga siendo legible al destino.

Encabezado y Pie de página son los textos (o elementos) repetidos arriba y abajo de la página — logo textual, referencias de empresa, notas fijas, disclaimer. En la plantilla Documento los preparas una vez; en el documento individual los adaptas solo si hace falta una variante. En las plantillas Presupuesto/Pedido encontrarás lógicas similares de encabezado/pie en el diseño PDF comercial; aquí el concepto es el mismo, pero sin tabla de artículos.

Los Márgenes (superior, derecho, inferior, izquierdo) definen el espacio en blanco alrededor del texto. Influyen directamente en la vista previa y los archivos exportados: un margen demasiado estrecho puede cortar contenido al imprimir o en PDF; uno demasiado amplio reduce el espacio útil. Configura los márgenes en la plantilla si el papel con membrete es siempre igual; en el documento individual corrígelos solo por excepciones.

Consejo de proceso: cuando la estructura se repite, trabaja en la plantilla (variables + márgenes + encabezado/pie). Personaliza el documento individual solo donde cambia el contenido (fechas, párrafos específicos, adjuntos). Evitas copias inconsistentes y actualizaciones en cadena.

Privacidad y colaboradores

Como en las citas y otras entidades Mokapen, privacidad y colaboradores responden a dos preguntas distintas: «¿quién puede ver este documento en la organización?» y «¿quién del equipo debe trabajar en él sin que sea público para todos?».

Con la privacidad Público (candado en la barra de acciones) el documento es visible para los miembros de la organización según las reglas de acceso de la org y los roles. Con la privacidad Privado, el documento se limita a quien tenga acceso explícito: normalmente quien lo creó, los colaboradores indicados y las reglas de privacidad de la entidad — no a todos los miembros de la organización.

Los colaboradores (campo Colaboradores en la pestaña Datos, si está activo en tu organización) son usuarios o equipos Mokapen que deben tener visibilidad y posibilidad de trabajar en el documento. Ejemplos: el comercial que generó la carta desde el deal; el asistente que completa el acta; un manager que revisa los procedimientos internos. No son «participantes de una reunión» (concepto típico de las citas): son personas del equipo que deben ver y seguir la hoja en Mokapen.

En resumen:

• Público = visible en la org según permisos generales.
• Privado = solo quien tenga acceso explícito (colaboradores / reglas de privacidad).
• Colaborador = usuario o equipo que debe ver y trabajar en el documento, también cuando es privado.

Si no tienes acceso a un documento privado, Mokapen muestra el mensaje de acceso denegado. Para documentos internos sensibles (contratos en borrador, notas sobre clientes, procedimientos reservados) usa privacidad privada y colaboradores restringidos.

Vista previa y descarga

Antes de enviar o archivar una hoja oficial, usa Vista previa para comprobar el resultado, márgenes, encabezado y pie. Luego:

• Descargar PDF — archivo estable para archivo, firma externa o adjunto de email.
• Descargar Word (DOCX) — útil si el destinatario debe modificar el texto fuera de Mokapen; luego puedes volver a adjuntar la versión firmada o revisada en los archivos del documento o de la tarjeta vinculada.

A diferencia de presupuestos y pedidos, no hay un envío por email dedicado del documento desde la tarjeta. Usa Vista previa/Descargar y adjunta por los canales de email/mensajes de la organización, o conserva el PDF en los Adjuntos del registro vinculado.

Archivar, eliminar y duplicar

Como en las citas: prefiere Archivar cuando el documento está concluido pero aún necesitas historial y conexiones; usa Eliminar para borradores erróneos o duplicados de prueba.

Duplicar

Desde Opciones → Duplicar. En el modal elige qué copiar (conexiones y otros elementos según las opciones). Útil para una segunda versión de la misma carta o para un acta con estructura idéntica y fechas distintas. Tras la copia, actualiza título y contenido en el nuevo documento.

Archivar y restaurar

Tarjeta → Opciones → Archivar (plan Premium adecuado), o selección múltiple en lista → Archivar. El documento sale de la lista activa; lo recuperas desde Acciones → Archivo y puedes Restaurar. Prefiere archivar en lugar de eliminar cuando necesitas trazabilidad comercial o de cumplimiento.

Eliminar

Desde tarjeta o desde la lista (individual o múltiple) → Eliminar → confirmar en el modal. Con plan Premium adecuado puede haber soft delete (papelera + restauración) o eliminación definitiva desde la papelera. Archivo y papelera suelen requerir un plan Premium de nivel superior respecto al uso básico de documentos — comprueba disponibilidad y rol (miembro para algunas eliminaciones).

Ajustes (Campos / Columnas)

En los ajustes de organización, para Documentos, las tarjetas Campos y Lista & Columnas pueden aparecer como Próximamente (aún no operativas). La personalización de campos/diseño descrita en las guías Campos, Tarjeta y Columnas hoy no se aplica plenamente a los Documentos. Lo que ya puedes estructurar bien es la plantilla Documento (diseño, márgenes, variables) y el uso de tipologías y etiquetas en la lista.

Casos de uso

• Carta de presentación: plantilla Documento con variables de contacto → genera desde tarjeta Contacto → revisa → Descargar PDF y adjunta al email comercial.
• Acta de reunión: documento conectado a Cita y Proyecto; colaboradores = equipo de delivery; privacidad privada si contiene notas reservadas.
• Ficha operativa de cliente: desde Oportunidad, plantilla con deal + contacto ya rellenados; permanece en el historial del deal.
• Procedimiento interno (SOP): documento público en la org, etiqueta «SOP», sin datos de cliente; actualizas la plantilla cuando cambia el proceso.
• Exportación para firma externa: Descargar DOCX o PDF, firmar offline, volver a adjuntar el archivo firmado en los adjuntos del documento o de la tarjeta vinculada.

Procesos recomendados

• Empieza siempre desde una plantilla si el texto se repite; evita reescribir cartas iguales a mano.
• Vincula cada documento de cliente a Contacto/Empresa/Oportunidad: lo encontrarás desde el historial de la tarjeta.
• Usa tipologías y etiquetas coherentes («Acta», «Procedimiento», «Carta») para filtrar en la lista.
• Comprueba los márgenes en Vista previa antes del PDF oficial.
• Documentos sensibles: privacidad privada + colaboradores restringidos.
• Archiva en lugar de eliminar cuando necesitas el historial; limpia periódicamente los borradores duplicados.

Combina Documentos con Plantillas, Contactos, Oportunidades y Citas para un flujo documental coherente con el resto del CRM.

Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde encuentro los Documentos?

R: Menú Hojas → Documentos. El grupo se llama Hojas; la entrada es Documentos.

P: ¿Cómo uso las variables?

R: Crea una plantilla Documento en Ajustes → Plantillas, inserta las variables con el botón Variable, luego genera el documento desde una entidad compatible eligiendo Desde plantilla. Desde la lista, la creación desde cero no expone el mismo asistente completo del flujo desde tarjeta.

P: ¿Puedo enviar el documento por email desde Mokapen?

R: No hay un envío dedicado como en los presupuestos. Usa Vista previa/Descargar y adjunta, o los canales de email/mensajes de la organización.

P: ¿Por qué no veo Archivo o Papelera?

R: Normalmente hace falta un plan Premium de nivel superior. Comprueba plan y rol (miembro para algunas eliminaciones).

P: ¿Puedo personalizar los campos de la tarjeta Documento?

R: Los ajustes Campos/Columnas para Documentos siguen apareciendo como Próximamente. Usa plantillas, tipologías y etiquetas para estructurar el trabajo.

P: ¿Qué diferencia hay con un presupuesto PDF?

R: El presupuesto tiene tabla de artículos, condiciones económicas y gráfica comercial. El Documento es un texto/diseño A4 genérico, más flexible pero sin lógica de venta de artículos.

P: Si elimino una plantilla Documento, ¿desaparecen los PDF ya creados?

R: No. Permanecen los documentos ya generados; solo eliminas la plantilla para creaciones futuras.