Руководство Mokapen

Руководство по документам

Раздел Документы — это пространство Mokapen для текстов и макетов в формате страницы (стиль A4), которые вы готовите, храните и связываете с CRM: сопроводительные письма, карточки клиентов, протоколы встреч, операционные процедуры, описательные предложения. У каждого документа есть заголовок, форматированное тело (с необязательными колонтитулами), конфиденциальность, соисполнители, связи с другими сущностями; его можно скачать как PDF или Word (DOCX).

Доступ из меню Док. → Документы. Если одна и та же структура часто повторяется — то же письмо, тот же протокол, та же процедура — не переписывайте вручную: создайте шаблон типа Документ с переменными (контакт, сделка, компания…) и сгенерируйте документ из связанной записи. Mokapen загружает макет и подставляет переменные данными этой записи.

Модуль требует активного приложения Документы, корректных прав в организации и подходящего плана Premium. Проверьте доступность на вашем плане: без Premium список может показать страницу апгрейда; на более высоких планах Premium также становятся доступны архив и корзина.

Для чего нужны документы в CRM

Документ Mokapen — это не быстрая заметка и не коммерческое предложение: это структурированный лист, который остаётся в истории клиента и команды.

• Длинная форматированная документация — заголовки, списки, таблицы, изображения и ссылки в макете страницы, а не короткое поле описания.
• Автоматическая персонализация — из шаблона, связанного с сущностью, поля заполняются сами (см. руководство Шаблоны → Документ).
• Историзация в CRM — документ остаётся связанным с контактом, сделкой, тикетом, проектом, встречей… и находится из истории этих карточек.
• Экспорт наружу — предпросмотр и скачивание PDF/DOCX для архива, офлайн-подписи или отправки через email-каналы организации. Нет отдельного потока «Отправить документ», как у предложений и заказов: обычно скачиваете и прикрепляете.
• Командная работа — конфиденциальность, соисполнители, метки, вложения, комментарии и хронология обновлений, как у других сущностей Mokapen.

Практическое правило: каждый документ для клиента или prospect заслуживает хотя бы одной связи с контактом, компанией или сделкой — тогда история остаётся видимой из карточки клиента, а не только в списке Документы.

Документы vs Предложения, Заказы и Заметки

«Листы» Mokapen легко перепутать. Кратко:

• Документы — универсальный текст/макет A4, переменные из шаблона, экспорт PDF/DOCX, CRM-связи. Идеально для писем, протоколов, процедур, повествовательных карточек.
• Предложения / Заказы — коммерческие документы с таблицей позиций, экономическими условиями и отдельной PDF-графикой (руководства Продажи + шаблоны Предложение/Заказ). Не заменяют Документы, когда нужен свободный текст без логики продажи позиций.
• Заметки — в меню Док. могут ещё отображаться как Скоро. Не используйте Документы вместо стикеров на карточке: sticky note остаются на sticky записи (план Premium).

Страница списка документов

Список Документы — таблица с поиском, фильтром пользователей/команд и типичными столбцами (заголовок, метки, типология, соисполнители, связи, дата создания). Полезные индикаторы: замок конфиденциальности (приватный документ) и отметка недавнего обновления.

Типичная верхняя панель:

• Новый документ — открывает создание на полной странице (с нуля).
• Действия — Архив и Корзина (с подходящим планом Premium), чтобы просматривать документы, которых больше нет в активном списке, или восстанавливать после мягкого удаления.
• Множественный выбор — при выборе строк чекбоксами появляется панель действий: редактирование, дублирование, архивирование, удаление выбранных документов.

Создание документа

Можно начать с нуля из списка или сгенерировать из шаблона, открыв другую карточку (контакт, сделка…) и создав связанный документ. Второй путь использует переменные шаблона.

С нуля (из списка Документы)

1. Откройте Док. → Документы и нажмите Новый документ.
2. Заполните хотя бы Название документа (обязательно).
3. Установите конфиденциальность (замок), метки, цвет карточки, типологию (свободное выбираемое или добавляемое поле, полезно для фильтра «Протокол», «Письмо», «Процедура») и соисполнителей, если предусмотрено.
4. Задайте Отступы страницы (типичные значения в миллиметрах: верх, право, низ, лево). Они влияют на предпросмотр и PDF: проверьте перед официальным экспортом.
5. Напишите Колонтитул, Подвал и Содержание в редакторе формата страницы (см. раздел ниже).
6. Добавьте вложения или sticky note, если доступны на вашем плане.
7. На вкладке Связи свяжите контакты, сделки, тикеты, проекты… (если есть права и активные приложения).
8. Сохраните — обычно вас переносит на полностраничную карточку созданного документа.

Из списка создание с нуля не даёт тот же полный мастер, что поток «Из шаблона» с карточки: для переменных используйте следующий путь.

Из шаблона (из связанной сущности)

Как описано в руководстве Шаблоны: шаблон Документ — HTML-документ в формате страницы (A4) с расширенным редактором и настраиваемыми отступами. Привязка переменных к сущности адресной книги/продаж (напр. контакт, сделка) означает, что при генерации документа из связанной записи поля заполняются сами.

1. Откройте карточку (напр. Контакт или Сделка) → создайте Новый документ (или эквивалентное действие связанного создания).
2. Выберите Из шаблона (список шаблонов Документ, совместимых с этой сущностью) или начните с пустого документа.
3. Mokapen загружает содержимое шаблона и подставляет переменные данными связанной записи.
4. Проверьте текст, колонтитул/подвал и отступы, затем сохраните: связь с исходной сущностью создаётся автоматически.

Шаблоны управляются в Настройках организации → Шаблоны → Документ. Типичные примеры: сопроводительное письмо, карточка клиента, протокол встречи, операционная процедура с неизменной структурой.

Карточка документа

Её можно открыть в модальном окне или на полный экран (вид страницы, если план позволяет) из панели инструментов — то же содержимое, больше места для работы с макетом A4.

Панель действий

• Конфиденциальность (замок): Публичный (виден членам организации по правилам доступа) или Приватный (только у кого есть явный доступ — см. ниже).
• Метки, Цвет заголовка/фона карточки, Вложения, Стикеры (Premium).
• На всю страницу, Копировать ссылку.
• + Создать и связать / новая связь: свяжите другие сущности прямо из документа.
• Предпросмотр и Скачать (PDF / Word) — см. отдельный раздел.

Меню Опции (три точки)

• Дублировать: создаёт копию; в модальном окне выбираете, что включить (связи и другие элементы по доступным опциям).
• Архивировать / Восстановить (подходящий план Premium): скрывает из операционного списка или возвращает в активный.
• Удалить / Восстановить (красный пункт): при подходящем плане мягкое удаление (корзина + восстановление) или окончательное удаление из корзины/подтверждение.

Вкладки карточки

• Данные — типология, соисполнители, отступы, вложения, колонтитул, подвал, содержание, комментарии.
• Связи — связи с другими сущностями (задача, проект, встреча, контакт, компания, бронирование, сделка, услуга, продукт, предложение, заказ, тикет, другой документ, кампания… если приложения активны). См. также руководство Связи.
• Обновления — хронология изменений и активности по записи.

Содержание, колонтитул, подвал и отступы

Сердце документа — редактор формата страницы. Это не простое текстовое поле: вы думаете о печатном / PDF виде, как на листе A4.

Содержание — основное тело: заголовки, абзацы, списки, таблицы, изображения и ссылки. Здесь суть письма, протокола или процедуры. Используйте ясное форматирование (иерархия заголовков, маркированные списки), чтобы PDF оставался читаемым и у получателя.

Колонтитул и Подвал — тексты (или элементы), повторяющиеся вверху и внизу страницы — текстовый логотип, реквизиты компании, фиксированные примечания, disclaimer. В шаблоне Документ готовите их один раз; в отдельном документе адаптируете только при необходимости варианта. В шаблонах Предложение/Заказ есть похожая логика колонтитула/подвала в коммерческом PDF-макете; здесь концепция та же, но без таблицы позиций.

Отступы (верх, право, низ, лево) задают белое пространство вокруг текста. Они напрямую влияют на предпросмотр и экспорт: слишком узкий отступ может обрезать содержимое при печати или в PDF; слишком широкий уменьшает полезное место. Задайте отступы в шаблоне, если фирменный бланк всегда одинаков; в отдельном документе исправляйте только для исключений.

Совет по процессу: когда структура повторяется, работайте над шаблоном (переменные + отступы + колонтитул/подвал). Отдельный документ настраивайте только там, где меняется содержание (даты, особые абзацы, вложения). Так вы избежите несогласованных копий и цепочек обновлений.

Конфиденциальность и соисполнители

Как у встреч и других сущностей Mokapen, конфиденциальность и соисполнители отвечают на два разных вопроса: «кто может видеть этот документ в организации?» и «кто из команды должен работать с ним, не делая его публичным для всех?».

При конфиденциальности Публичный (замок на панели действий) документ виден членам организации по правилам доступа org и ролям. При конфиденциальности Приватный документ ограничен теми, у кого есть явный доступ: обычно создателем, указанными соисполнителями и правилами конфиденциальности сущности — не всеми членами организации.

Соисполнители (поле Соисполнители на вкладке Данные, если активно в вашей организации) — пользователи или команды Mokapen, которым нужна видимость и возможность работы с документом. Примеры: продавец, сгенерировавший письмо из сделки; ассистент, дополняющий протокол; manager, проверяющий внутренние процедуры. Это не «участники встречи» (типичная концепция встреч): это люди команды, которым нужно видеть и отслеживать лист в Mokapen.

Кратко:

• Публичный = виден в org по общим правам.
• Приватный = только у кого явный доступ (соисполнители / правила конфиденциальности).
• Соисполнитель = пользователь или команда, которым нужно видеть и работать с документом, даже когда он приватный.

Если у вас нет доступа к приватному документу, Mokapen показывает сообщение об отсутствии доступа. Для чувствительных внутренних документов (черновики договоров, заметки о клиентах, закрытые процедуры) используйте приватную конфиденциальность и ограниченных соисполнителей.

Предпросмотр и скачивание

Перед отправкой или архивированием официального листа используйте Предпросмотр, чтобы проверить вид, отступы, колонтитул и подвал. Затем:

• Скачать PDF — стабильный файл для архива, внешней подписи или email-вложения.
• Скачать Word (DOCX) — полезно, если получатель должен править текст вне Mokapen; затем можно снова прикрепить подписанную или пересмотренную версию в файлы документа или связанной карточки.

В отличие от предложений и заказов, нет отдельной email-отправки документа с карточки. Используйте Предпросмотр/Скачать и прикрепляйте через email/мессенджеры организации или сохраняйте PDF во Вложения связанной записи.

Архивирование, удаление и дублирование

Как у встреч: предпочитайте Архивировать, когда документ завершён, но нужны история и связи; используйте Удалить для ошибочных черновиков или тестовых дубликатов.

Дублирование

Из Опции → Дублировать. В модальном окне выберите, что копировать (связи и другие элементы по опциям). Полезно для второй версии того же письма или протокола с той же структурой и другими датами. После копии обновите заголовок и содержание на новом документе.

Архивирование и восстановление

Карточка → Опции → Архивировать (подходящий план Premium) или множественный выбор в списке → Архивировать. Документ выходит из активного списка; найдёте его через Действия → Архив и можете Восстановить. Предпочитайте архив вместо удаления, когда нужен коммерческий след или compliance.

Удаление

С карточки или из списка (одиночно или множественно) → Удалить → подтверждение в модальном окне. При подходящем плане Premium возможно мягкое удаление (корзина + восстановление) или окончательное удаление из корзины. Архив и корзина часто требуют более высокий план Premium, чем базовое использование документов — проверьте доступность и роль (участник для некоторых удалений).

Настройки (Поля / Столбцы)

В настройках организации для Документов карточки Поля и Список & Столбцы могут отображаться как Скоро (ещё не работают). Настройка полей/макета из руководств Поля, Карточка и Столбцы сегодня не полностью применима к Документам. То, что уже можно хорошо структурировать — шаблон Документ (макет, отступы, переменные) и использование типологий и меток в списке.

Примеры использования

• Сопроводительное письмо: шаблон Документ с переменными контакта → сгенерировать из карточки Контакт → проверить → Скачать PDF и прикрепить к коммерческому email.
• Протокол встречи: документ, связанный со Встречей и Проектом; соисполнители = delivery-команда; приватная конфиденциальность, если есть закрытые заметки.
• Операционная карточка клиента: из Сделки, шаблон с уже заполненными deal + контактом; остаётся в истории сделки.
• Внутренняя процедура (SOP): публичный документ в org, метка «SOP», без данных клиента; обновляете шаблон при изменении процесса.
• Экспорт для внешней подписи: Скачать DOCX или PDF, подписать офлайн, снова прикрепить подписанный файл во вложения документа или связанной карточки.

Рекомендуемые процессы

• Всегда начинайте с шаблона, если текст повторяется; не переписывайте одинаковые письма вручную.
• Связывайте каждый клиентский документ с Контактом/Компанией/Сделкой: найдёте его из истории карточки.
• Используйте согласованные типологии и метки («Протокол», «Процедура», «Письмо») для фильтрации в списке.
• Проверяйте отступы в Предпросмотре перед официальным PDF.
• Чувствительные документы: приватная конфиденциальность + ограниченные соисполнители.
• Архивируйте вместо удаления, когда нужна история; периодически очищайте дублирующиеся черновики.

Сочетайте Документы с Шаблонами, Контактами, Сделками и Встречами для согласованного документооборота с остальной частью CRM.

Частые вопросы

В: Где найти Документы?

О: Меню Док. → Документы. Группа называется Док.; пункт — Документы.

В: Как использовать переменные?

О: Создайте шаблон Документ в Настройки → Шаблоны, вставьте переменные кнопкой Переменная, затем сгенерируйте документ из совместимой сущности, выбрав Из шаблона. Из списка создание с нуля не даёт тот же полный мастер, что поток с карточки.

В: Можно ли отправить документ по email из Mokapen?

О: Нет отдельной отправки, как у предложений. Используйте Предпросмотр/Скачать и прикрепите или каналы email/сообщений организации.

В: Почему не вижу Архив или Корзину?

О: Обычно нужен более высокий план Premium. Проверьте план и роль (участник для некоторых удалений).

В: Можно ли настроить поля карточки Документ?

О: Настройки Поля/Столбцы для Документов ещё отображаются как Скоро. Используйте шаблоны, типологии и метки для структурирования работы.

В: Чем отличается от PDF предложения?

О: У предложения есть таблица позиций, экономические условия и коммерческая графика. Документ — универсальный текст/макет A4, более гибкий, но без логики продажи позиций.

В: Если удалить шаблон Документ, исчезнут ли уже созданные PDF?

О: Нет. Остаются уже сгенерированные документы; удаляете только шаблон для будущих созданий.