Руководство Mokapen

Бронирование встреч

Страница Записаться на встречу — это то, как Mokapen заканчивает пинг-понг трёх дат в письме: посетитель выбирает, с кем встретиться (или Mokapen назначает), видит только свободные слоты и подтверждает. Встреча уже в календаре, с контактом в адресной книге, Meet или Teams, если у хоста они подключены, приглашением в календарь. Вы ничего не копируете.

Это не бронирование из каталога (платный консалтинг, аренда, место на курсе): это Забронировать услугу или товар. Здесь объект — время человека в команде. Это и не форма обратной связи: там вы собираете сообщение, здесь берёте реальный слот.

Удобство именно здесь: один URL (или snippet на сайте), клиент бронирует сам, вы уже находите дату, хоста, канал и карточку контакта. Та же конфиденциальность, те же поля, тот же календарь, что и в остальном Mokapen. Без отдельного Calendly, без «дайте три окна» во входящих.

Для чего это и чем помогает

Средний продавец тратит больше времени на то, чтобы забронировать звонок, чем на сам звонок. Эта страница закрывает разрыв:

• Реальные слоты, не «свободен на этой неделе» — вы показываете только время, когда хост свободен, с уведомлением заранее, буфером, обеденным перерывом, закрытиями организации и исключёнными датами этой страницы. Если календарь Google/Outlook синхронизирован, внешняя занятость учитывается: без двойного бронирования.
• Хосты по-вашему — один человек (владелец, специалист). Или двое и больше: посетитель выбирает, или Mokapen ротирует в round robin, или это коллективная встреча (все свободны, все на звонке).
• Длительность, которую решаете вы — 15, 30, 45, 60 минут или своё значение. Если включите больше одного, посетитель выбирает, сколько продлится слот. По умолчанию при создании: 30 минут, понедельник–пятница 9–18.
• Канал уже решён — Google Meet, Microsoft Teams и/или локация. Один канал = подразумевается. Несколько каналов = посетитель выбирает. Ссылка Meet/Teams генерируется сама, если интеграция хоста подключена: не обещайте ссылку, если у хоста нет Google или Microsoft.
• Всё в CRM — контакт + встреча, приглашения в календарь (по умолчанию включены), гости в копии, которых посетитель может добавить. Оттуда вы переносите, комментируете, архивируете как любую другую встречу: это не второй кусок ПО.

Коротко: этой страницей вы даёте забронировать время человека. Формой обратной связи — собираете тех, кто вам пишет. Услугами/товарами — даёте забронировать позицию каталога. Одна форма, одна задача: не смешивайте три в одной форме.

Как открыть и лимиты

• Меню пользователя → Формы. Сверху фильтры Все / Форма обратной связи / Бронирование встреч / Забронировать услугу или товар. Из фильтра встреч «Новая форма» уже стартует на нужном шаблоне.
• Нужны активные приложения Формы и Встречи (Настройки → Приложения), права роли и слоты доступности у пользователей, которых вы ставите на страницу (календарь встреч этого человека). Без слотов публичный календарь пуст: исправьте до перехода ONLINE.
• Meet и Teams появляются в блоке только если хотя бы у одного хоста есть рабочая интеграция. Это не волшебный переключатель: это то же подключение Google / Microsoft пользователя.
• Потолок форм плана действует и на эти страницы: в списке, если вы на лимите, Новая открывает upgrade. Сверх лимита самые новые формы остаются заблокированными; старые остаются. Дублирование считается ещё одной формой.
• Автоматизации форм (задача, сделка, тикет, обновить контакт) есть на планах, где включены Автоматизации из форм. Без этого плана вы всё равно публикуете: контакт, встреча, приглашения и журнал всё равно есть.

Страница списка

Тот же список, что у всех форм: карточки с внутренним названием, значком Бронирование встреч, кодом формы (slug: используете в автоматизациях), статусом Online (зелёный, иконка открыть публичную страницу) или Offline (красный, глаз для предпросмотра без приёма бронирований).

Меню трёх точек: Изменить (Настройки), Дублировать, Удалить. Дублируйте, когда есть рабочая страница и нужен близнец для другой команды или другой кампании (потом меняете хоста, длительность, email уведомления). Удалить снимает публичную страницу: уже созданные встречи остаются в календаре.

Если отфильтрованный список пуст, Mokapen сообщает об этом и предлагает кнопку создания (если в плане ещё есть слоты).

Создание страницы

1. Формы → Новая форма. В «Что вы хотите создать?» выберите Записаться на встречу. Шаблон выбираете при создании: позже с этого экрана его не изменить — для услуги из каталога делаете другую форму.
2. Название — внутреннее (его видите в списке вы). Посетитель видит заголовок и подзаголовок содержимого.
3. Email уведомления — кто должен знать, что пришло бронирование (продажи, ресепшен, несколько адресов). Это не архив: архив — контакт + встреча + журнал. Если оставить пустым, рискуете не заметить слоты.
4. Mokapen уже готовит: логотип организации, заголовок, email/имя/фамилия, блок бронирования с вами как первым хостом (если есть пользователь и фото), конфиденциальность, страницу благодарности за встречу. Календарь слотов всегда включён: на этом шаблоне его нельзя убрать. По умолчанию: длительность 30 минут, пн–пт 9–18, приглашения в календарь включены, горизонт 60 дней.
5. Откройте Содержимое и проработайте блок Бронирования (люди, правила, видео/локация, часы). Доделайте страницу успеха и письмо подтверждения. В Настройках ставьте ONLINE только когда хост, слоты, канал и тексты на месте. Offline публичная ссылка не принимает бронирования; предпросмотр — да.

Поля контакта, конфиденциальность, reCAPTCHA, скрытые поля, snippet и tracking: та же логика, что у формы обратной связи. Ниже — то, что специфично для календаря.

Кто встречается с посетителем

В блоке Бронирования тип — Бронирование встреч. Добавьте одного или нескольких человек: это пользователи организации с доступностью во Встречах. Видимую подпись (имя на странице) можно изменить относительно внутреннего имени.

При одном человеке посетитель не выбирает хоста: он встречается с этим. При минимум двух появляется Назначение хоста:

• Посетитель выбирает человека (по умолчанию) — видит список и бронирует у кого хочет. Используйте, когда важен кто: продавец A vs B, специалист vs универсал, язык, локация.
• Round robin — посетитель выбирает только время; Mokapen назначает первого свободного человека (меньше всего предстоящих встреч). На странице: «Вы встретитесь с одним из этих людей». Выбор на странице одиночный. Полезно для демо-команды, которая должна делить нагрузку, не для «мне именно Сара».
• Коллективная — все в списке должны быть свободны в этом слоте и все участвуют. Для kickoff, демо вдвоём, интервью с HR + менеджером. Выбор множественный (все хосты). Если кто-то занят, слот не появляется.

Round robin и коллективная не сочетаются с «посетитель выбирает кого»: либо решают они, либо решает Mokapen, либо нужны все. Если у хоста нет слотов (или внешний календарь заполняет всё окно), этот человек не предлагает время: исправьте до публикации, не после первой жалобы.

Доступность, длительность, уведомление заранее, буфер

На той же карточке Бронирования вы задаёте, когда можно бронировать. Это не личный календарь хоста: это маска этой страницы, затем Mokapen пересекает слоты пользователя с занятостью из подключённого календаря.

• Длительность — 15 / 30 / 45 / 60 минут, плюс «Другое» (до 480). Можно отметить больше одного: посетитель выбирает. Одна галочка = фиксированная длительность. По умолчанию 30.
• Дни и окна — для каждого дня недели вкл/выкл и одно или несколько окон (напр. 9–12 и 14–18). По умолчанию пн–пт 9–18. Включайте субботу только если реально её соблюдаете.
• Минимальное уведомление заранее — минуты, ниже которых слот не появляется (0 = даже «через четверть часа»; 120 = без звонка в два часа). Шаги по 15 минут. Используйте, если нужно время подготовить демо.
• Буфер до / после — пустые минуты вокруг встречи, чтобы два звонка не наложились или чтобы сменить комнату. Шаги по 5 минут.
• Бронировать до — горизонт в днях (1–365, по умолчанию 60). За ним публичный календарь пуст. Сократите (14, 21), если не хотите календарь, полный звонков через три месяца.
• Обеденный перерыв — окно, которое убирается каждый день (напр. 13:00–14:00), поверх окон времени.
• Исключённые даты — дополнительные дни только для этой страницы (мост между праздниками, внутреннее обучение). Закрытия организации уже перечислены в блоке: не вводите их повторно, закрытие организации действует.
• Напоминание — смещение до начала (те же опции, что у других напоминаний Mokapen). Срабатывает на встрече, это не письмо подтверждения отправки формы.
• Отмена / перенос до — минуты до начала, ниже которых гость больше не может перенести или отменить по ссылке управления. 0 = всегда разрешено (если вы даёте эту ссылку). Шаги по 15 минут.
• Приглашения в календарь — галочка по умолчанию включена: приглашения уходят хосту и контакту (и гостям). Выключайте только если ведёте приглашения вручную: обычно оставляйте.

На публичной странице посетитель может добавить email других участников (необязательно, через запятую). Они попадают на встречу как гости; не заменяют основной контакт (остаётся email/имя формы). Свой email повторно вводить не нужно: Mokapen использует данные контакта ниже.

Синхронизируйте личный календарь (Google/Outlook), если хотите, чтобы внешняя занятость учитывалась. Слоты «свободны» в Mokapen + полный календарь = посетитель видит дыры, которые вы не можете соблюсти.

Meet, Teams, локация

В блоке, секция канала встречи, отметьте, что хотите предложить:

• Google Meet — появляется, если хотя бы у одного хоста Google подключён рабочим образом. Нужна интеграция того, кто должен быть на звонке: при коллективной — всех; при round robin — кого можно назначить. Если её нет, Mokapen помечает это в редакторе (исходящая синхронизация, все хосты или «подключите интеграцию»).
• Microsoft Teams — то же с Outlook/Teams.
• Локации — адреса из Настройки → Локации (улица, индекс, город). Если их нет, форма сообщает и отправляет в Локации. Отмечайте только локации, которые хотите на этой странице, не все по привычке.

Один канал: посетитель не выбирает, подразумевается. Несколько каналов: radio на странице. Ноль видеоканалов и ноль локаций: вы предлагаете слот, не говоря где — это нормально только если объясните в заголовке или описании («мы вам позвоним»). Не обещайте клиенту Meet, если у хоста нет Google: чекбокс в редакторе отключён или отсутствует.

Публикация: статус, URL, встраивание

В Настройках, как у формы обратной связи:

• ONLINE / OFFLINE — черновик = Offline, работаете в предпросмотре. Online = принимаете бронирования. Slug остаётся видимым: не меняйте его легкомысленно, если уже поставили в кампанию или автоматизацию.
• URL страницы — подпись письма, сайт «Забронировать звонок», ads, QR, LinkedIn. Кнопка Просмотр активна только при ONLINE.
• Код для вставки — snippet для сайта. Данные приходят в Mokapen, не остаются в CMS.
• Отслеживание визитов (планы с tracking) — тот же snippet, что у формы обратной связи, с согласием.

Конфиденциальность, reCAPTCHA и страница успеха действуют и здесь. Текст благодарности по умолчанию — для встречи: подтвердите его («вы в календаре во вторник в 10», не «мы перезвоним»). Письмо подтверждения посетителю — доказательство слота; внутреннее уведомление уходит на ящики, которые вы указали на форме.

Что происходит после бронирования

Без дополнительной настройки, по порядку:

• Mokapen пишет журнал формы (поля, слот, канал, гости).
• Создаёт или обновляет контакт (то же правило email, что у формы обратной связи: Email 1/2/3, не дублирует, если уже есть и не архивирован).
• Создаёт связанную встречу, с хостом, длительностью, временем, каналом, гостями. Происхождение form_ + id страницы.
• Если приглашения включены, календари уходят. Meet/Teams открывается сам, если интеграция есть. Напоминание срабатывает по заданному смещению.
• Посетитель видит страницу успеха (или редирект) и, если вы его написали, письмо подтверждения. Команда может вести встречу как любую другую: см. руководство по встречам.

Затем, если вы их настроили, автоматизации формы (метка, задача «подготовить демо», inbound-сделка). Для задержек и условий используйте модуль Автоматизации с триггером форма получена и slug этой страницы.

Рекомендуемый процесс

• Сначала слоты хоста во Встречах, потом форма. Пустой календарь на странице = почти всегда не задана доступность, не баг формы.
• Один человек: оставьте одного хоста. Демо-команда: round robin. Kickoff вдвоём: коллективная. Не используйте коллективную «потому что круто», если достаточно одного.
• Канал: Meet только если у хоста есть Google; локация только если вы её соблюдаете. Затем уведомление заранее и буфер (напр. 2 часа + 10 минут) до ONLINE.
• Тестируйте Offline: забронируйте на свой адрес, проверьте карточку контакта, встречу, приглашение, Meet, уведомление, подтверждение. Затем будний день дальше, чтобы увидеть слоты.
• ONLINE на одном канале (подпись письма). Через 48 часов посмотрите no-show и дыры. Затем сайт / ads.
• Не меняйте slug на странице, уже стоящей в кампании. Дублируйте и создайте близнеца (другая команда, другая длительность).

Примеры использования

Каждый случай — реальная ситуация, не список галочек. Страница одна; меняются хосты, назначение и канал.

• Двое продавцов, одно демо — Сара и Марко питчат один продукт. Если дать посетителю выбрать, все бронируют Сару, а Марко сидит без дела. Добавьте обоих как хостов и используйте round robin: страница показывает время, не имена («вы встретитесь с одним из этих людей»), и Mokapen назначает того, у кого меньше будущих встреч. Длительность 30 минут, Meet только если у обоих подключён Google (иначе ссылка никогда не стартует у того без интеграции). Два часа заранее, чтобы не прыгать со звонка на звонок неподготовленным. Десять минут буфера между слотами. Горизонт 21 день, не три месяца забитого календаря. Если Сара говорит по-немецки, а Марко нет, round robin — не тот инструмент: тогда нужно «Посетитель выбирает человека».
• Звонок с владельцем — Проспект хочет вас, не «кого-то из команды». Один хост: посетитель не видит список людей, выбирает только дату и время. Meet если есть Google, или локация если принимаете в офисе — не оба «на всякий случай». Короткий горизонт (14–21 день), если вы уже полны: иначе окажетесь со звонками в марте, которые потом переносите. Минимум час заранее. Эта страница не для распределения нагрузки: это ваш публичный календарь.
• Собеседование с HR и hiring-менеджером — Оба человека должны быть в комнате (или на звонке). Назначение коллективное: слот появляется только если оба свободны, и оба попадают на встречу. Teams если у них подключён Microsoft. Исключённые даты на дни чрезвычайного закрытия (закрытия организации уже перечислены в блоке: не вводите их снова). 24 часа заранее, чтобы HR успел прочитать резюме. Это не round robin: кандидат ждёт обоих, не «одного из двух».
• Стойка на месте, без видео — Клиент приходит в офис. Не отмечайте Meet или Teams: вы пообещаете ссылку, которой нет. Отметьте только локацию (если её нет, блок скажет: создайте сначала). Один хост — кто принимает на ресепшене или консультант дежурный. Окна 9–12 и 14–17, обеденный перерыв, горизонт 14 дней. Текст успеха должен сказать, куда явиться, не «пришлём Meet».
• Онбординг после договора — Посетитель уже клиент, не лид. Клонируйте страницу демо: внутреннее название «Онбординг», один CSM как хост, 45 минут, Meet, уведомляйте CSM, не продажи. Автоматизация формы: задача «подготовить аккаунт» на контакте. Мало полей (email, имя). Два разных URL: один в подписи для демо, один в приветственном письме. Не смешивайте их, иначе продажи найдут онбординг в своём календаре.

Практические примеры

1. Ссылка в подписи (один хост, полчаса)

Откройте Формы → Новая → Бронирование встреч. Внутреннее имя «Демо Luca», уведомление на ваш адрес. В Содержимом откройте Бронирования: оставьте себя единственным хостом, длительность 30 минут, пн–пт как предзаполнено. Если Google подключён, отметьте Meet; если нет — локацию или без видео и напишите это в заголовке («мы перезвоним»). 60 минут заранее. Настройки: оставайтесь Offline, откройте Предпросмотр, забронируйте слот на свой Gmail. Проверьте, что встреча в календаре, приглашение пришло, контакт в адресной книге. Только тогда ONLINE и вставьте URL в подпись. Не создавайте сделку на каждый звонок: многие разведывательные. Сделку открываете потом или автоматизацией только если на форме заполнена компания.

2. Трое AE делят демо

Тот же шаблон, но добавьте трёх account executive в блок (им нужны слоты во Встречах). Появляется Назначение хоста: выберите round robin, не «Посетитель выбирает человека». Одна длительность и одни буферы у всех, иначе у Mokapen нет единого правила. Если предлагаете Meet, откройте редактор и проверьте, что ни у одного хоста чекбокс не выключен: один без Google ломает звонок, когда round robin падает на него. На странице посетитель не видит имён — нормально, если питч один. Если один AE единственный закрывает DACH, уберите round robin и вернитесь к «Посетитель выбирает человека», с видимой меткой «Анна — немецкий».

3. Kickoff продажи + delivery

Клиент подписал и должен встретить того, кто продал, и того, кто будет делать работу. Два хоста, коллективное назначение, 60 минут, Teams. Слот на странице существует только в часы, когда оба свободны: так задумано, не баг. Не используйте round robin «чтобы хоть кто-то появился»: клиент приходит, а delivery нет. Допишите страницу успеха «вы будете на звонке с [именами]» и тестируйте Offline на двух настоящих календарях, не на пустом предпросмотре.

Частые вопросы

В: На странице не видно времени.

О: Есть ли у хоста слоты во Встречах? Вы в диапазоне (день/часы блока), после уведомления заранее, внутри горизонта, вне обеда, закрытий и исключённых дат? Внешний календарь заполняет всё? Попробуйте вторник через две недели, не «сегодня через двадцать минут».

В: Отличие от Забронировать услугу или товар?

О: Встреча = время человека. Бронирование услуги/товара = позиция каталога с длительностью и местами. Подробности в руководстве по бронированиям и руководстве формы услуг.

В: Meet не создаётся / чекбокс выключен.

О: Интеграция Google хоста (все хосты при коллективной; кого можно назначить при round robin). Mokapen помечает это в редакторе. Без интеграции оставьте локацию или «мы позвоним» и не обещайте ссылку.

В: Можно ли смешать услуги и встречи в одной форме?

О: У формы один тип бронирования. Две страницы, либо вы меняете тип в блоке, зная, что сущность, создаваемая в CRM, тоже меняется (встреча vs бронирование).

В: Гости становятся контактами?

О: Основной контакт — тот, кто заполнил email/имя. Остальные email — участники встречи. Они не заменяют карточку.

В: Форма не принимает бронирования.

О: Она должна быть ONLINE. Проверьте reCAPTCHA, обязательные поля, потолок форм плана, правильный slug в snippet и что предпросмотр — не единственная страница, которой вы пользуетесь (глаз Offline не бронирует по-настоящему).

В: Где увидеть, кто забронировал?

О: Календарь Встреч, карточка контакта (происхождение — форма), журнал отправок на временной шкале контакта. Письма уведомлений — сигнал, не архив.