Руководство Mokapen

Безопасность

Страница Безопасность задаёт режим видимости по умолчанию для данных, которые ваша организация создаёт в Mokapen: задачи, проекты, контакты, компании, сделки, тикеты, предложения, заказы, встречи и другие карточки с поддержкой Соучастников и значка замка.

Это не политика паролей и не двухфакторная аутентификация (они остаются в Личном профиле каждого пользователя). Здесь вы решаете, будут ли новые данные видны всей организации (Публичная) или сразу ограничены узкой группой (Приватная), с автоматическими правилами о том, кто становится соучастником.

Чтобы управлять тем, кто работает в организации, см. руководство Пользователи и команды; подробнее о правах каждой роли — в руководстве Роли и права.

Обзор

Mokapen различает два уровня видимости на каждой карточке:

• Публичная (открытый замок) — все участники организации с правом видеть этот тип данных могут открыть карточку.
• Приватная (закрытый замок) — только Владелец карточки, выбранные Соучастники (пользователи или команды) и лица с достаточными административными правами могут её видеть; остальные не находят её в списках, фильтрах и поиске.

Страница Безопасность не ставит замок на каждую карточку по отдельности: она задаёт поведение по умолчанию при создании и в приватном режиме — кто автоматически добавляется как соучастник.

Главное правило (показано и на странице): режим Безопасность применяется только к данным, сохранённым после изменения настройки. Уже существующие карточки не пересчитываются массово: они сохраняют видимость и соучастников, которые были при сохранении.

Где найти и кто имеет доступ

Откройте меню Организация (значок здания) → в боковом меню под названием организации выберите Безопасность.

Только Владельцы организации видят этот пункт и могут его менять. Участники, Пользователи и роли ниже не имеют доступа к глобальной настройке безопасности (но могут работать с отдельными данными по правилам ниже).

После каждого сохранения Mokapen записывает обновление в журнал организации.

Режим Публичная

При выборе Публичная каждая новая карточка создаётся с видимостью Публичная: все коллеги, уполномоченные работать в этой области (напр. Продажи, Контакты), видят её без добавления как соучастников.

Что можно сделать до сохранения — если у вас роль не ниже Пользователь, в предпросмотре создания можно нажать значок замка и переключить карточку на Приватная, затем вручную выбрать соучастников. Полезно для разовых исключений (напр. контакт, доступный только директору) без смены настройки всей организации.

Пример — Организация «Studio Alfa» в режиме Публичная. Менеджер Laura создаёт сделку: она уже публичная, видна всей команде продаж. Перед сохранением можно сделать её приватной и добавить только руководителя и команду «Direction», если это стратегический клиент.

В режиме Публичная поле Соучастники по умолчанию не показывается в окнах быстрого создания: видимость неявно «вся организация», пока вы не сделаете карточку приватной.

Режим Приватная

При выборе Приватная каждая новая карточка сразу создаётся Приватной. Начальные соучастники — не «вся организация», а группа, заданная в настройках (см. следующие разделы).

Чего нельзя при создании — кто не является Владельцем организации, не может сделать новую карточку Публичной в модальном окне: замок остаётся на Приватная. Это не даёт операционному пользователю по ошибке расширить видимость сверх корпоративной политики.

Что можно после — Участники (и выше) всё же могут добавлять других соучастников на отдельной карточке, расширяя круг видящих данные, не делая их публичными для всех. Только Владелец организации может вернуть карточку из Приватная в Публичная (значок замка при редактировании).

Пример — Организация «Consulenza Beta» в режиме Приватная. Marco (Пользователь) создаёт задачу: она приватная с предзаполненными соучастниками (Marco, его руководитель, Team Master). Он не может снять замок, но Участник может добавить коллегу из команды Проект X, если это нужно для этой работы.

Автоматические соучастники

В режиме Приватная, под выбором Публичная/Приватная, появляется раздел Соучастники с тремя опциями (кроме вас, всегда включённых):

• Я — всегда активно: создатель данных остаёт среди соучастников и может открыть их.
• Мой руководитель — добавляет иерархического начальника, указанного в карточке пользователя создателя (поле Руководитель в Пользователи и команды).
• Мои команды — добавляет команды, в которых состоит создатель, как соучастников (не отдельных коллег наугад: группы-команды).

Опции можно комбинировать: только руководитель, только команды или оба варианта. Если снять галочки с руководителя и команд, остаются только вы плюс Team Master (следующий раздел).

Практический пример — Опции: Я + Мой руководитель + Мои команды. Sara в команде «Customer Care», руководитель — Luca. Sara создаёт тикет: начальные соучастники = Sara, Luca, команда Customer Care, Team Master. Коллега из другого отдела не видит его, пока не будет добавлен вручную.

Внимание — если у пользователя не указан руководитель в карточке, галочка «Мой руководитель» никого не добавит. Если он не состоит в командах, «Мои команды» не добавят группы. Перед включением приватного режима полезно обновить карточки пользователей и команды.

Team Master

Team Master — специальная команда, которую Mokapen создаёт для безопасности организации. Участники, выбранные на странице Безопасность, образуют эту группу и всегда добавляются как соучастники каждого нового данных, созданного в режиме Приватная — даже если создатель их не знает и не выбирает вручную.

Обычно сюда входят: Владелец, внутренний IT, DPO или ответственный за соответствие требованиям, кому нужна сквозная видимость чувствительных данных.

При создании и редактировании карточки — Team Master отображается как значок с короной. Владелец организации может убрать его с отдельной карточки (с предупреждением), если для этого случая он не нужен; другие роли видят его, но не могут убрать из глобальной политики.

Уведомления — при добавлении кого-либо в Team Master Mokapen отправляет уведомление в приложении (и e-mail по настройкам), как при вступлении в обычную команду.

Пример — Team Master: Anna (Владелица) и Paolo (IT). Каждый новый приватный контакт, созданный менеджером по продажам, виден также Anna и Paolo, кроме менеджера и автоматических соучастников из опций.

Что происходит при смене режима

Изменение действует с момента сохранения и далее. Представьте два набора данных: уже сохранённые и новые для сохранения.

С Публичная на Приватная (напр. сегодня)

• Уже существующие карточки — остаются как есть. Публичный контакт, созданный вчера, остаётся публичным; уже приватная задача остаётся приватной со своими соучастниками. Без автоматической миграции.
• Карточки, создаваемые с этого момента — следуют режиму Приватная: замок закрыт по умолчанию, автоматические соучастники + Team Master.
• Team Master — Mokapen создаёт команду (если её не было) и сохраняет выбранных участников. Должен быть хотя бы один: поле обязательно в режиме Приватная.
• Окна создания — сразу появляются предзаполненное поле Соучастники и значок Team Master; для тех, кто не Владелец org, замок Приватная нельзя изменить.

Сценарий «с сегодня переходим на приватный» — Утром в понедельник Владелец включает Приватная с Я + Руководитель + Team Master (он сам и compliance). Днём менеджер создаёт компанию: она приватная, видна ему, его руководителю и Team Master. 2 000 компаний, уже в справочнике, остаются публичными, пока вы не измените их по одной (или массовыми инструментами, где доступно). Если нужно сделать приватной и историю, запланируйте проект пересмотра соучастников / видимости на существующих карточках: это не происходит само.

С Приватная на Публичная

• Уже существующие карточки — снова без изменений. Приватная сделка с тремя соучастниками остаётся приватной.
• Новые карточки — создаются Публичными; у кого роль Пользователь или выше, снова можно поставить Приватная на отдельных данных до сохранения.
• Team Master — специальная команда удаляется из организации (доступы и членство). Старые карточки, где он был среди соучастников, могут ещё показывать его как ссылку, пока вы не обновите соучастников.
• Настройки автоматических соучастников — галочки руководитель/команды больше не применяются к новым данным.

Сценарий «возвращаемся к публичному» — После закрытого проекта org снова Публичная. Приватные проекты за период остаются приватными; задачи с завтрашнего дня будут публичными по умолчанию. Team Master исчезает: кто был там только для надзора, добавляется вручную где нужно, или вводится другая политика.

Видимость и соучастники на отдельной карточке

Помимо глобальной политики, у каждой карточки есть:

• Значок видимости (замок) — Публичная или Приватная для этой записи.
• Владелец — ответственный за данные; почти всегда среди фактических соучастников.
• Соучастники — пользователи и/или команды, которые могут открыть приватную карточку.

В организации Публичная публичная карточка не требует соучастников: все видят. Если сделать её приватной, нужно указать, кто имеет доступ.

В организации Приватная новые карточки начинаются приватными с предустановленными соучастниками; Участники и выше могут расширить список при редактировании. Пользователи с более низкой ролью видят соучастников только для чтения.

В сохранённых фильтрах поле видимости (конфиденциальность) в приватной организации доступно только Владельцам; соучастников могут фильтровать Участники и выше.

Кто что может менять (по роли)

• Владелец организации — настраивает Безопасность; на каждой карточке может переключать Публичная ↔ Приватная; управляет Team Master на отдельной записи; видит фильтры по видимости.
• Участник — не открывает страницу Безопасность; на приватных карточках может менять соучастников (добавлять/удалять, кроме ограничений Team Master для не-владельцев).
• Пользователь / Ограниченный пользователь — создаёт данные по политике; в приватной org не снимает замок Публичная; соучастники на приватных карточках только для чтения.
• Гость — не управляет безопасностью org; работает только с тем, что расшарено (напр. назначенные проекты).

Примеры применения

• Юридическая фирма — Приватная + Team Master (старшие партнёры). Каждый новый контакт клиента виден только создателю, его руководителю, его командам и партнёрам. Стажёры из других команд по ошибке не видят чужих клиентов.
• Креативное агентство — Публичная, с ручными исключениями. Проекты и задачи открыты; перед сохранением предложения для секретного бренда account переводит карточку в Приватная и добавляет только команду «Direction».
• Переход на GDPR — С Публичная на Приватная в согласованную дату. Внутренняя коммуникация: «с 1 марта новые данные приватные; историю нужно пересмотреть». Team Master = ответственный за конфиденциальность + IT.
• Руководитель всегда в копии — Приватная с галочкой «Мой руководитель». Каждая новая сделка видна коммерческому руководителю создателя без ручного добавления каждый раз.
• Временный закрытый проект — Org остаётся Публичная; PM делает приватным отдельный проект и добавляет команду разработки. По завершении архивирует проект без смены глобальной политики.

Связанные руководства

• Пользователи и команды — руководители, команды, организационные роли.
• Роли и права — что может Гость, Пользователь, Участник, Владелец.
• Организации и доступы — изоляция между разными организациями.
• Автоматизации — Владелец потока и права при выполнении.

Частые вопросы

В: Если сегодня переключусь на Приватная, вчерашние данные станут приватными?

О: Нет. Только данные, сохранённые после изменения, следуют новому режиму. Историю нужно обновить явно, если это необходимо.

В: Может ли Пользователь создать публичные данные в приватной организации?

О: Нет при создании. Только Владелец организации может поставить Публичная на отдельной записи (при создании или редактировании).

В: Можно ли иметь приватную организацию, но публичную карточку?

О: Да, если Владелец org ставит замок на Публичная для этой карточки. Это намеренное исключение из правила по умолчанию.

В: Что происходит с Team Master, если вернуться к Публичная?

О: Команда удаляется из организации. Новые данные больше не будут её включать. Старые приватные карточки могут ещё перечислять её среди соучастников, пока вы их не измените.

В: «Мои команды» добавляет отдельных людей или всю команду?

О: Добавляет команды, в которых вы состоите, как соучастников (групповая видимость). Коллеги видят данные, если входят в эту команду или добавлены индивидуально.

В: Где настроить пароль и 2FA для всей организации?

О: Не на этой странице. Каждый пользователь управляет своим паролем и двухфакторной аутентификацией в Профиль → Безопасность. Здесь речь только о видимости данных CRM.