Руководство Mokapen

Руководство по присутствиям

Раздел Присутствия — HR-модуль Mokapen для учёта часов и рабочих дней людей: работа на локации, больничный, отпуск, отгулы и другие типы. У каждого присутствия есть человек, локация, дата, время начала/окончания, тип, заметки и (если предусмотрено) конфиденциальность. Может связаться со Сменой, запланированной в тот же день/локацию.

Доступ из меню Кадры → Присутствия или через Зарегистрировать присутствие в меню «+» (типичная клавиша R). Вид по умолчанию — Календарь; можно переключиться на Список. Модуль требует активное приложение Присутствия, правильные права и подходящий Premium-план (HR-пакет). Проверьте доступность на вашем плане.

Чем Присутствия не являются: это не автоматическая система отметок (clock-in/out), нет обязательной геолокации и потока «одобрения manager» (pending/approved). Вы (или editor) регистрируете дату и часы — вручную, массово или из планирования. Timesheet, если есть в Mokapen, — отдельное приложение.

Роль в CRM и относительно Смен

• Смены = план («ты должен быть здесь в эти интервалы»).
• Присутствия = факт («ты был / зарегистрировал эти часы / этот тип»).

Совместное использование — рекомендуемый поток: editor планирует смены, затем регистрирует (или организует регистрацию) присутствий. Из карточки смены можно открыть ярлыки для создания/изменения присутствия и увидеть отклонение часов. При создании присутствия, если есть смена того же пользователя + локации + дня, Mokapen может связать автоматически (shift_id). В отчётах, где предусмотрено, есть и перекрёстные данные смен + присутствий.

Права пользователей: кто видит, кто создаёт, кто изменяет

Нет роли «утверждающего». Важны приложение, editor, reportees и конфиденциальность отдельного присутствия.

1. Приложение и план

Нужно активное приложение Присутствия (подходящий Premium-план). Owner включает его в Настройки → Приложения. Без приложения нет меню, списка и отчётов Присутствий.

2. Редактор присутствий

В Настройки → Кадры → Присутствия owner выбирает, кто может создавать и изменять присутствия для всех (выбранные пользователи или вся организация). Editor:

• регистрирует присутствия для любого (в т.ч. нескольких людей сразу);
• изменяет, перемещает (drag&drop), клонирует, планирует, архивирует и удаляет;
• может задать конфиденциальность, соисполнителей/stakeholder и группы на присутствии;
• при пересечении по времени получает предупреждение, но может сохранить (более гибкая политика, чем у обычного пользователя).

Быть editor Присутствий — значит также editor Смен (для согласования плана и факта).

3. Пользователь без прав редактора

Обычно может регистрировать и управлять своими присутствиями и, где предусмотрено, присутствиями reportees (членов команд, которыми руководит). Не управляет agenda всей org. При пересечении по времени Mokapen может заблокировать сохранение (в отличие от editor).

4. Конфиденциальность отдельного присутствия

Как у других сущностей Mokapen: присутствие публичное (в org, по правам) или приватное — видно тем, у кого явный доступ (человек присутствия, создатель, указанные соисполнители/stakeholder, правила конфиденциальности). Editor задают конфиденциальность и stakeholder при создании/в карточке. Приватное — для больничных или чувствительных данных, которые не должны быть видны всем.

5. Настройка «Видимость присутствий»

В настройках Присутствий есть блок Видимость (только мои / и команда / и reportees / выбранные пользователи). Он фиксирует намерения, кто что видит. В повседневной работе важнее: кто editor, reportees для изменения и конфиденциальность отдельной записи. Если что-то не совпадает с ожиданиями команды, сначала проверьте editor и конфиденциальность, затем Видимость с admin.

Кратко:

• Owner — активирует приложение, локации, типы, editor (и опции видимости).
• Editor — регистрирует и исправляет для всех; планирует и делает массовые действия.
• Не editor — управляет собой (и reportees); не всей org.
• Конфиденциальность — ограничивает чтение чувствительной отдельной записи.

Типы присутствия

У каждого присутствия есть тип (настраиваемое поле). Если у организации ещё нет своих типов, Mokapen предлагает типичные по умолчанию:

• Рабочий — рабочий день/часы.
• Больничный
• Отпуск
• Отгул
• Другое

Типы настраиваются в Настройки → Кадры → Присутствия (управление типами). Типы питают отчёты (часы по типу) и фильтры: используйте их единообразно во всей команде.

Страница Присутствия — панель и виды

Как у Смен, есть Календарь и Список.

• Календарь – Строки: весь месяц, навигация по месяцам; строки = дни; столбцы по группировке.
• Календарь – Столбцы: окно дней вокруг сегодня; если есть preset Смен с интервалами, сетка может делить столбцы по временным слотам.
• Группировать по: Локация → Пользователь или Пользователь → Локация.
• Сегодня: прокрутка к текущему дню.
• Расширенные фильтры: с базовым Premium-планом (где предусмотрено).
• Зарегистрировать присутствие / действия: создание; для editor также Планировать, дублировать, архив, массовые действия в списке.

В Списке (таблица): человек, дата, часы, тип, локация, заметки, кто создал/обновил (и группы, если editor). Удобно для массовых исправлений и аналитического экспорта в отчёты.

Карточка присутствия

Клик по карточке или строке открывает карточку (модальное окно). Типичные поля:

• Человек — редактирует editor; иначе обычно фиксирован на вас.
• Локация, Дата, Время начала / Время окончания.
• Preset смены (необязательно, если приложение Смены активно) — заполняет часы из интервалов preset.
• Тип, Заметки.
• Конфиденциальность / соисполнители / группы — для editor.
• Бейдж В архиве, если вне активных видов.

Меню Опции: Клонировать, Архивировать / Восстановить, Удалить. В календаре, с нужными правами, можно перетаскивать присутствие (смена даты/локации/пользователя; snap по времени может выровняться со слотом смены того же дня).

Регистрация присутствия

1. Меню «+» → Зарегистрировать присутствие, или из Кадры → Присутствия, или из карточки Смены.
2. Выберите человека (если editor; можно нескольких), локацию, даты (и диапазон), тип, часы (вручную или из preset смены).
3. Добавьте заметки; если editor, задайте конфиденциальность/stakeholder при необходимости.
4. Сохраните. При пересечении по времени: блокировка (обычный пользователь) или предупреждение (editor). В дни закрытия org — предупреждение: сохранить можно (блокировки на сервере нет).

Планирование и дублирование

Планировать (editor) копирует период присутствий в целевой месяц, сохраняя день недели и позицию в месяце — та же логика, что у Смен. Полезно для повторяющихся шаблонов (напр. фиксированный part-time), не для замены ежедневной регистрации переменной работы.

Дублировать / Клонировать создаёт копии из карточки или множественного выбора в списке; затем обновите даты и часы.

Изменение, архивирование, удаление

• Изменить — inline в карточке или массово в списке (editor).
• Переместить — drag&drop в календаре.
• Архивировать — убирает из активных видов без потери истории; восстановление из архива или меню карточки.
• Удалить — окончательное удаление записи; для ошибок, не для закрытых месяцев (лучше архивировать).

Настройки Присутствий

Путь: Настройки организации → Кадры → Присутствия.

• Кто может создавать и изменять присутствия — список editor (главный рычаг прав).
• Видимость — «только мои / команда / reportees / пользователи»; см. раздел о правах выше.
• Типы — создайте/измените типы (Рабочий, Отпуск, … или свои по отрасли).
• Локации и закрытия — в общих настройках org; общие со Сменами.

Нет настроек Присутствий для GPS, geofence или автоматической «удалённой работы»: при remote всё равно регистрируйте локацию/тип/заметки по внутренним правилам.

Отчёты Присутствий

Меню Отчёты → Присутствия: графики и список. Типичный анализ:

• Часы по локации
• Часы по типу
• Часы выходные / будни
• Часы по пользователю (по локации и в таблице)
• Часы по пользователю / день недели
• Перекрёстные данные (смены и присутствия) — если также активно приложение Смены

Расширенные фильтры часто требуют базовый Premium-план. Отчёты — для внутренной payroll, нагрузки локаций и отклонений от плана — не для ежедневной регистрации (она остаётся Календарь/Список и «Зарегистрировать присутствие»).

Примеры использования

• Магазин: editor = ответственный за точку; персонал регистрирует (или организует регистрацию) рабочих дней; отпуск/больничный с отдельным типом и конфиденциальностью при необходимости.
• Команда с manager: manager не-editor управляет reportees; HR editor видит и исправляет всё.
• Согласование со сменами: планируете месяц в Сменах → в конце недели регистрируете Присутствия → проверяете перекрёстные данные в отчётах.
• Отсутствия: тип Отпуск/Отгул/Больничный на весь день (условные часы по внутренней политике).

Рекомендуемые процессы

• Определите типы и editor до запуска с персоналом.
• Регистрируйте присутствия в тот же день или в конце недели, не через месяцы.
• Для чувствительных данных (больничный) используйте приватную конфиденциальность.
• Избегайте пересечений: у пользователя не должно быть двух интервалов, которые соприкасаются в один день без причины.
• Архивируйте закрытые периоды; удаляйте только ошибки.
• Всегда сочетайте с Сменами, если планируете локации.

Частые вопросы

В: Можно ли отмечаться clock-in/out в приложении?

О: Присутствия Mokapen — регистрация даты/времени (вручную или по плану), не clock-in/out с GPS.

В: Manager должен одобрять моё присутствие?

О: Нет потока одобрения. Editor создаёт/исправляет; остальные управляют собой (и reportees).

В: Почему не могу сохранить? Пишет о пересечении.

О: У вас уже есть присутствие в тот же день с интервалом, который совпадает или соприкасается. Исправьте часы или попросите editor (он может сохранить с предупреждением).

В: Разница между Присутствиями и Сменами?

О: Смены = планирование. Присутствия = учтённые часы/типы. Идеально вместе; подробности в руководстве Смены.

В: Не вижу Зарегистрировать присутствие.

О: Приложение не активно, план не подходит или прав недостаточно. Проверьте у admin организации.

В: Зачем нужен тип?

О: Чтобы различать работу, отпуск, больничный, отгул… для фильтров и отчётов. Настройте в настройках Присутствий.