Руководство Mokapen

Автоматизации

Автоматизации связывают событие запуска (что-то происходит в CRM, отправка формы, входящее письмо или запланированное время) с последовательностью шагов, которые Mokapen выполняет за вас: создать задачу, обновить сделку, отправить письмо, прочитать строки из Google Таблицы, повторить одну и ту же операцию для десятков контактов. Вы настраиваете поток один раз, активируете его — и система повторяет его каждый раз, когда условия выполнены.

Полный модуль входит в тариф Premium Large. Его можно найти в меню пользователя (иконка профиля в правом верхнем углу) → Автоматизации: список потоков, визуальный редактор и журнал выполнений.

Обзор

У каждой автоматизации три основных элемента:

• Триггер (запуск) — определяет, когда стартует поток: например, «получена контактная форма», «сделка изменена», «каждый понедельник в 9:00».
• Шаги потока — действия по порядку: создать или изменить карточки, отправить сообщения, подождать, проверить условие, повторить по списку.
• Общие настройки — название, Владелец, Заинтересованные стороны, статус Активно или Неактивно (те же подписи, что в таблице).

Когда срабатывает триггер, Mokapen ставит выполнение в очередь и обрабатывает его в фоне. Каждый запуск оставляет просматриваемый журнал, шаг за шагом, чтобы вы понимали, что прошло успешно и где нужно исправить. Автоматизации не заменяют человеческую оценку в сложных случаях: они убирают рутину и поддерживают процессы, которые вы один раз согласовали.

Базовые понятия

Перед построением потока полезно разобраться с терминами редактора:

• Автоматизация / поток — весь процесс, от блока запуска вверху до последнего действия.
• Блок — каждый прямоугольник в редакторе: запуск, действие, условие, задержка или «Цикл ForEach».
• Ветка — под условием или циклом шаги могут идти разными путями (например, «если условие выполнено» / «иначе»).
• Переменная — данные «на лету»: поле только что отправленной формы, имя контакта, запустившего поток, email Владельца автоматизации, результат предыдущего шага. Избавляет от ручного ввода информации, уже есть в CRM.
• Владелец (столбец в списке) — пользователь, от имени которого Mokapen выполняет поток: от него зависят права, отправка email/SMS и создание карточек. Это не то же самое, что ответственный за отдельную задачу в шаге: в потоке можно задать обоих, но Владельцу автоматизации лучше иметь права на всё, что должен делать поток.
• Заинтересованные стороны — другие пользователи или команды, которые могут видеть и изменять автоматизацию помимо Владельца; администраторы организации видят всё всегда.

Роль в CRM

Автоматизации связывают области CRM, которые иначе остались бы разрозненными:

• Маркетинг и лиды — форма на сайте → новый контакт и сделка → задача квалификации → письмо менеджеру (Контакты, Сделки).
• Операционная работа — выигранная сделка → задача онбординга → отмеченные пункты чек-листа (Задачи, Чек-лист).
• Поддержка — открытый тикет или входящее письмо → назначение, теги, внутренняя задача (Тикеты).
• Интеграции — периодическое чтение из Google Таблицы, Excel Online или веб-страницы для синхронизации справочников (Интеграции).
• Коммерческие документы — обновление строк КП или заказа по списку (КП, Заказы).

Когда шаг создаёт задачи, контакты или тикеты, связывайте Связи и Теги так же, как вручную: тогда созданные карточки остаются доступными из остального workspace.

Сценарии использования

• Лиды с сайта — «Получена контактная форма» → Создать контакт + Создать сделку во входящей воронке → Создать задачу «Первый контакт в течение 24 часов» → Отправить письмо дежурному менеджеру.
• Follow-up продаж — «Сделка изменена» только при смене этапа → Создать задачу follow-up со сроком из планируемой даты закрытия сделки.
• SLA поддержки — «Тикет создан» → Условие по приоритету → если высокий, Отправить SMS ответственному и Создать связанную внутреннюю задачу.
• Еженедельная сводка — триггер по расписанию каждый понедельник → Получить задачи (с фильтрами) → Отправить письмо-сводку Заинтересованным сторонам потока.
• Синхронизация справочников — ночной триггер по расписанию → Читать Google Таблицу → Цикл ForEach по строкам → Создать или Изменить контакт / компанию.
• Входящая почта — сообщение на выделенный адрес → сохранить отправителя → Создать тикет, связанный с клиентом.

Автоматизируйте только процессы с чёткими правилами. Если каждый случай требует человеческой оценки, ограничьтесь подготовкой нужной задачи с уже заполненными названием, сроком и связями.

Доступ и права

Тариф — нужен Premium Large; без подходящего тарифа пункт Автоматизации в меню остаётся недоступным.

Кто может создать новую — только Владелец организации (роль описан в руководстве по ролям) может начать создание: выбрать триггер и сохранить первый поток. Другие авторизованные пользователи могут открывать, изменять или дублировать существующие автоматизации, если они указаны как Владелец или Заинтересованные стороны этого потока, либо если они администраторы организации.

Кто что видит в списке — администраторы видят все автоматизации организации; остальные пользователи видят только те, где они Владелец, Заинтересованная сторона или член команды, указанной среди Заинтересованных сторон.

Кто «запускает» поток — Mokapen выполняет шаги с правами Владельца, указанного в автоматизации (столбец в таблице). Если этот пользователь не может создавать сделки, отправлять письма от имени организации или изменять тикеты, соответствующий шаг завершится ошибкой: назначьте Владельцем пользователя с нужными правами или попросите скорректировать роль (тоже в руководстве по ролям).

Страница списка

В Автоматизации → Мои автоматизации находится таблица потоков, к которым у вас есть доступ:

• Автоматизация — название и подзаголовок с типом запуска.
• Тип — Событие или Запланировано.
• Владелец и Заинтересованные стороны — кто управляет потоком.
• Статус — Активно или Неактивно.
• Дата обновления — последнее изменение потока.

На боковой панели: + Создать автоматизацию (только Владелец организации) и ссылка на список. Выбрав несколько строк, можно массово изменить Владельца, Заинтересованных сторон и статус, дублировать или удалить (массовое удаление доступно профилям с расширенными правами изменения). Клик по названию открывает карточку потока; оттуда можно перейти в редактор или журнал выполнений.

Триггеры: обзор

Триггер — всегда первый блок потока. Выберите тип в зависимости от того, когда должен стартовать процесс:

• Событие — что-то происходит в CRM или на подключённом канале (форма, изменённая карточка, полученное письмо…).
• Запланировано — Mokapen запускает поток через фиксированные интервалы или в точные даты/время без действия пользователя.

Сразу после создания автоматизация Неактивна: можно спокойно завершить все шаги и активировать, когда будете готовы. Каждый триггер предоставляет переменные (поля формы, данные задействованной карточки и т. д.) для последующих шагов.

Триггеры по событиям

Срабатывают, когда происходит что-то конкретное. Наиболее частые:

• Получена контактная форма — кто-то заполняет форму Mokapen, связанную с вашей организацией.
• Карточка создана или изменена — задача, проект, встреча, бронирование, контакт, компания, сделка, тикет, КП, заказ, товар, услуга, документ (точные пункты отображаются на экране «Выбор триггера» с названиями вроде «Задача создана», «Контакт изменён», «Сделка создана»…).
• Входящая почта — сообщение, полученное на выделенный адрес, настроенный в организации.

Для триггеров «изменён» и «создан» можно добавить условия на триггере в панели настройки: это не шаг Условие в потоке, а фильтры, решающие, действительно ли запустится автоматизация при событии. Полная логика — особенно разница между «поле изменилось» и «текущее значение» — в разделе Условия на триггере.

Эти триггеры возвращают данные карточки или формы — название, ответственный, пользовательские поля — удобно для автоматически создаваемых писем и задач.

Триггеры по расписанию

Не ждут действия пользователя; следуют календарю:

• Фиксированное расписание — старт с даты/времени и регулярное повторение (каждый час, каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год или однократный запуск в точную дату).
• Календарное расписание — выполнение в конкретные дни или часы (например, каждый понедельник в 8:00, 2-го числа месяца).

Mokapen использует часовой пояс организации. Нет «запускающей» карточки: поток стартует с настройками, сохранёнными в триггере. При тестировании Mokapen сразу имитирует этот запуск, не дожидаясь реального времени.

Примеры: ежемесячные напоминания команде, ночная проверка сроков, периодическая синхронизация с внешней таблицей в сочетании с Получить задачи или Получить сделки с фильтром по дате.

Настройка триггера

В редакторе нажмите на блок запуска вверху, чтобы открыть панель настройки:

1. Выберите форму, тип карточки или адрес входящей почты (в зависимости от выбранного триггера).
2. Для Получена контактная форма укажите код формы (slug) нужной формы: поток запускается только для отправок этой формы.
3. Для Входящей почты выберите выделенный адрес, настроенный в организации.
4. Для триггеров … создан или … изменён при необходимости добавьте условия, описанные в следующем разделе.
5. Для триггеров по расписанию задайте частоту, день, время и повторение.
6. Сохраните автоматизацию: настройки сохраняются даже при статусе Неактивно.

Триггер определяет, какие пункты появляются в селекторе переменных последующих шагов. Если вы меняете тип запуска в уже построенном потоке, проверьте, что используемые переменные по-прежнему имеют смысл.

Условия на триггере

В триггерах … создан и … изменён (контакт, сделка, задача, тикет и т. д.) панель запуска включает раздел условий с той же интерфейсной логикой фильтров и операторов, что описана в Фильтры и операторы. Здесь правила действуют до запуска любого шага потока: если они не выполнены, автоматизация не ставится в очередь (для этого события не появляется запись в журнале выполнений).

Условия на триггере и шаг Условие в потоке

• На триггере — входной фильтр: «должно произойти именно это», чтобы Mokapen запустил поток.
• Шаг Условие — развилка Да / Нетпосле того, как поток уже запущен: удобно для ветвления (например, крупная сумма → письмо директору, иначе только внутренняя задача).

Условия не заданы

• … изменён — поток запускается при каждом сохранении карточки, даже если вы меняете только заметку или незначительное поле. Чтобы избежать лишних запусков, всегда задавайте фильтры.
• … создан — поток запускается при каждой новой карточке этого типа.

Триггер «… изменён» — как работают условия (важно)

Mokapen сравнивает состояние карточки до и после сохранения, вызвавшего событие. Для каждого заданного условия действуют две последовательные проверки:

1. Выбранное поле должно быть изменено при этом сохранении — значения «до» и «после» должны отличаться. Если вы сохраняете карточку, меняя другое (например, только описание), но не трогаете поле условия, триггер не срабатывает, даже если поле уже имеет нужное вам значение.
2. Новое значение (то, что после изменения) должно удовлетворять оператору и указанному значению — например, этап воронки Один из «Выиграна», сумма Больше 10 000, email Заполнено.

В интерфейсе первый столбец называется Изменённое поле (не просто «Поле»): это напоминает, что Mokapen смотрит на реальное изменение этого поля, а не на общее состояние карточки.

Практические примеры — Сделка изменена

• Условие: Изменённое поле = Этап воронки, оператор Один из, значение = Выиграна. Пользователь переводит этап с «Предложение» на «Выиграна» и сохраняет → срабатывает. Переводит с «Проиграна» на «Выиграна» → срабатывает. Меняет только сумму, оставляя этап прежним → не срабатывает. Этап уже «Выиграна» и сохранение без его изменения → не срабатывает.
• Условие: этап Один из «Выиграна» И сумма Больше 50 000 — оба поля должны быть изменены при том же сохранении, а новые значения должны соответствовать правилам. Если меняется только этап, второе условие не выполняется.
• Два условия, связанные через ИЛИ (OR): достаточно, чтобы одно правило было выполнено (поле изменено + новое значение подходит), чтобы триггер сработал.

Операторы «Изменено с X на Y» и история

В триггере «изменён» можно использовать расширенные операторы вроде Изменено с X на Y (и другие, связанные с историей изменений): они нужны, когда важен явный переход (например, этап с «Предложение» на «Выиграна»), а не просто «сейчас этап Выиграна». Полный список операторов — в Фильтры и операторы.

Триггер «… создан» — другие условия

Здесь Mokapen не сравнивает до/после: карточка только что создана. Условия проверяют значения при создании карточки:

• Пример: Тикет создан + приоритет Один из «Высокий» → срабатывает только если новый тикет уже имеет высокий приоритет при создании.
• Пример: Контакт создан + тег Содержит «Лид с сайта» → срабатывает, если контакт создаётся уже с этим тегом.

Не нужно, чтобы поле «было изменено»: его не существовало раньше.

Другие триггеры по событиям

• Получена контактная форма — основной фильтр = код формы; не использует сетку условий по полям карточки (отправленные значения — переменные триггера).
• Входящая почта — выберите нужный выделенный адрес; поток запускается для сообщений, полученных на этот адрес.
• Триггеры по расписанию — нет условий по карточке; запуск по сохранённому календарю.

Рекомендации

• Для «изменён» начинайте с узкого условия (одно поле + целевое значение), а не оставляйте триггер пустым.
• Если поток никогда не запускается, проверьте в истории CRM, что сохранение действительно изменило поле условия на ожидаемое новое значение.
• Если запускается слишком часто, добавьте условия И (AND) или перенесите второстепенные проверки в шаг Условие внутри потока.

Редактор потока

Страница редактирования — вертикальный редактор блоков, связанных между собой:

• Вверху: редактируемое название, Назад, ссылка на журнал выполнений, переключатель Активно / Неактивно.
• Первый блок: выбранный триггер.
• Ниже: шаги по порядку — действия, условия, задержки, циклы «Цикл ForEach».
• + Добавить действие открывает полный каталог (те же названия, что в меню редактора).

Каждый блок можно изменить, дублировать или удалить. Условия и «Цикл ForEach» открывают ветки: добавляйте шаги в нужную ветку («да» / «нет» для условий, «внутри цикла» для повторений).

При сохранении Mokapen проверяет обязательные поля и предупреждает об опасных циклах между разными автоматизациями (например, поток A запускает B, который вызывает A). В этом случае сохранение блокируется и показывается список задействованных автоматизаций.

Доступные действия

Нажатие + Добавить действие открывает каталог: у каждого пункта то же название, что в Mokapen. После выбора заполните модальное окно (карточка-источник, поля для заполнения, получатель сообщения…). Почти каждое поле принимает фиксированный текст или переменную из меню или специального селектора.

Ниже перечислены все действия, доступные сейчас, сгруппированные по типу. Названия жирным — как в каталоге.

Перед каталогом прочитайте раздел Как заполнять модальные окна: там описаны поля ID карточки, одиночные и множественные значения и фильтры с операторами (полезно также для Получить … и Условие).

Как заполнять модальные окна действий

Почти каждое действие открывает модальное окно с полями для заполнения. Одни поля есть всегда, другие появляются только после добавления из списка. Вот что нужно знать, чтобы не ошибиться при первом сохранении.

Какую карточку использовать: поле ID

Для Читать …, Изменить …, Клонировать …, Получить связи, Обновить чек-лист, Получить позиции КП/заказа и аналогичных действий нужно указать, какую запись CRM использовать. Вверху модального окна появляется поле с точной подписью типа карточки, например ID контакта, ID сделки, ID задачи, ID тикета — то же имя, что при открытии карточки в CRM.

• Можно вставить фиксированный числовой ID (только для тестов) или, в подавляющем большинстве случаев, выбрать переменную в селекторе (иконка рядом с полем или клавиша «/»): например, ID контакта, созданного предыдущим шагом, ID сделки, запустившей поток, ID, прочитанный шагом Читать сделку.
• Это поле принимает одно значение — одну переменную или один ID. Не вводите несколько ID через запятую и не выбирайте несколько значков переменных в одном поле: Mokapen должен знать ровно одну карточку для чтения или изменения.
• Если поле пустое или переменная не содержит действительный ID, шаг завершится ошибкой в журнале выполнений из-за обязательного поля.

Одиночное значение, множественные значения и связи

Не все поля ведут себя одинаково при заполнении действия создания или изменения:

• Одиночные поля — название, ответственный, дата, сумма, email, телефон, этап воронки и т. д.: нужно указать одно значение (фиксированный текст или переменную). Если переменная — список (массив), Mokapen не может использовать её в поле, принимающем одно значение: выберите «простую» переменную или конкретное поле предыдущего шага.
• Поля связей — поля, имя которых начинается с connected_ (например, связанные контакты, связанная сделка, связанная компания): могут содержать несколько карточек. Рядом с полем часто есть выбор Добавить или Заменить: при Добавить новые связи добавляются к уже существующим на карточке; при Заменить текущие связи удаляются и остаются только указанные вами. Их можно заполнить одним или несколькими ID, несколькими переменными или результатом Получить связи.
• Другие поля с несколькими значениями — теги, заинтересованные стороны, некоторые списки: принимают несколько элементов; в селекторе переменных на значке может быть «?»: при наведении видно, простой ли это текст, дата, множественный список и т. д.

В действиях Изменить … отображаются только поля, добавленные через Добавить поле: не обязательно заполнять всю карточку, достаточно указать ID + поля, которые нужно изменить.

Создание новой карточки

Эти действия создают новую запись в организации, как если бы вы создали её вручную из списка или карточки. Заполняете название, ответственного, связи и пользовательские поля; можно предзаполнить переменными триггера или предыдущего шага.

• Создать задачу — открыть активность (срок, ответственный, приоритет, связи с клиентом или сделкой). Типично после лида или для автоматических follow-up.
• Создать проект — запустить операционный проект, связанный с клиентом или процессом, запустившим поток.
• Создать встречу — добавить событие в календарь (звонок, визит, ревью).
• Создать бронирование — зарегистрировать бронируемый слот, связанный с вашими услугами или ресурсами.
• Создать контакт — добавить человека в справочник (из формы, внешней таблицы, входящего письма).
• Создать компанию — добавить компанию в справочник, часто вместе с контактом, созданным в том же потоке.
• Создать сделку — открыть сделку в воронке (сумма, этап, связанный контакт или компания).
• Создать тикет — открыть обращение в поддержку, уже связанное с клиентом.
• Создать КП — сформировать коммерческий документ со строками, итогами и данными клиента.
• Создать заказ — зарегистрировать подтверждённый заказ, часто после выигранной сделки или принятого КП.
• Создать товар — добавить позицию в каталог товаров.
• Создать услугу — добавить позицию в каталог услуг.
• Создать документ — сохранить структурированный документ в разделе документов организации.

Чтение существующей карточки

Эти действия загружают одну карточку, уже существующую в CRM. В модальном окне сначала заполните поле ID … (например, ID контакта) переменной, указывающей на нужную запись, затем сохраните. Поля прочитанной карточки становятся переменными для следующих шагов с именем шага (например, название и email контакта, прочитанного на шаге 3).

Нужны, когда триггера недостаточно — например, нужно прочитать сумму связанной сделки, которая не запустила поток — или когда нужно обновить карточку, отличную от той, с которой стартовал запуск.

• Читать контакт — получить имя, email, телефон, пользовательские поля и другие данные контакта.
• Читать компанию — получить наименование, ИНН, адрес и поля компании.
• Читать задачу — прочитать название, срок, статус, ответственного и поля задачи.
• Читать проект — получить данные и статус указанного проекта.
• Читать встречу — прочитать дату, время, участников и заметки встречи.
• Читать бронирование — получить слот, услугу и данные бронирования.
• Читать сделку — прочитать сумму, этап воронки, вероятность, даты и коммерческие поля.
• Читать тикет — получить приоритет, статус, описание и назначения тикета.
• Читать КП — прочитать шапку, итоги и метаданные КП (не строки: для них используйте Получить позиции КП).
• Читать заказ — получить данные заказа (шапка; строки управляются через Получить позиции заказа).
• Читать товар — прочитать цену, код, описание и поля товара в каталоге.
• Читать услугу — получить данные услуги в каталоге.
• Читать документ — прочитать название, тип и поля архивного документа.
• Читать пользователя или команду — получить данные пользователя или команды организации (имя, email, роль…) для писем или назначений.

Изменение существующей карточки

Эти действия обновляют поля на уже существующей карточке. В модальном окне: (1) укажите ID … карточки для изменения; (2) через Добавить поле добавьте только те поля, которые нужно изменить; (3) для каждого поля введите фиксированное значение или переменную. Для связей и списков с несколькими значениями помните про Добавить / Заменить (см. Как заполнять модальные окна).

• Изменить контакт — обновить справочные данные, теги, пользовательские поля или ответственного контакта.
• Изменить компанию — изменить реквизиты, классификации или поля компании.
• Изменить задачу — перенести срок, статус, ответственного или описание задачи.
• Изменить проект — обновить статус, даты или поля проекта.
• Изменить встречу — изменить время, название или участников встречи.
• Изменить бронирование — обновить слот или данные бронирования.
• Изменить сделку — перевести этап, сумму, вероятность или другие коммерческие поля.
• Изменить тикет — изменить статус, приоритет, назначение или поля тикета.
• Изменить КП — обновить шапку и поля КП (строки позиций имеют отдельные действия).
• Изменить заказ — обновить шапку и поля заказа.
• Изменить товар — изменить цену, код или атрибуты товара.
• Изменить услугу — обновить данные услуги в каталоге.
• Изменить документ — изменить название, классификацию или поля документа.

Клонирование существующей карточки

Эти действия создают копию существующей карточки. В модальном окне укажите ID … исходной записи (переменная или фиксированный ID) и, где предусмотрено, параметры клонирования (чек-лист, вложения, связи). Новая клонированная карточка тоже предоставляет новый ID для последующих шагов.

• Клонировать задачу — скопировать задачу с выбранной структурой и связями.
• Клонировать проект — воспроизвести проект-шаблон для нового клиента или цикла.
• Клонировать встречу — создать аналогичную встречу с датой или участниками для адаптации.
• Клонировать бронирование — скопировать типовое бронирование.
• Клонировать контакт — создать производный контакт (вариант, филиал, дополнительный контактное лицо).
• Клонировать компанию — скопировать компанию-шаблон.
• Клонировать сделку — дублировать сделку для продления или upsell.
• Клонировать тикет — открыть похожий случай на основе существующего тикета.
• Клонировать товар — создать вариант товара в каталоге.
• Клонировать услугу — скопировать услугу-шаблон.
• Клонировать документ — воспроизвести структурированный документ.

В каталоге нет Клонировать КП и Клонировать заказ: для коммерческих документов лучше использовать Создать КП / Создать заказ или дублировать вручную из карточки в CRM.

Получение списков карточек

Действия Получить задачи, Получить контакты, Получить сделки и другие из этой группы не запрашивают один ID: они ищут несколько карточек в организации и возвращают список. В модальном окне:

• Фильтры (необязательно) — раздел вверху с той же логикой, что в отчётах и условиях CRM. Без фильтров действие может вернуть много строк (до внутреннего лимита): в продакшене всегда сужайте критерии.
• Кнопка для добавления условия: для каждой строки выберите поле (из списка полей сущности), оператор (зависит от типа поля — см. Фильтры и операторы) и значение (текст, дата, статус, переменная…).
• Между условиями выберите И (AND — оба должны быть истинны) или ИЛИ (OR — достаточно одного).

Что получаете после выполнения

• results — массив карточек, соответствующих фильтрам; каждый элемент содержит поля сущности (ID, название, ответственный, пользовательские поля…).
• total — количество найденных карточек.

Чтобы действовать по каждой строке списка, сразу после шага добавьте Цикл ForEach и подключите переменную results шага Получить …. Внутри цикла каждое действие «видит» текущую карточку (контакт, задачу и т. д.) как если бы это был триггер.

• Получить задачи — список задач по фильтру (например, со сроком завтра, команды продаж, статус «Открыта»).
• Получить проекты — проекты, соответствующие выбранным критериям.
• Получить контакты — контакты по фильтру (например, с тегом «Newsletter», созданные за последнюю неделю).
• Получить компании — компании по отрасли, тегам или другим фильтрам.
• Получить сделки — сделки по этапу, сумме или воронке.
• Получить встречи — встречи в интервале или с определёнными характеристиками.
• Получить бронирования — бронирования по фильтру.
• Получить тикеты — тикеты по статусу, приоритету или назначению.
• Получить товары — товары каталога, соответствующие фильтрам.
• Получить услуги — услуги каталога по фильтру.
• Получить документы — архивные документы по заданным критериям.
• Получить пользователей — пользователи организации (например, для сводных уведомлений).
• Получить пользователей команд — участники конкретной команды (фильтруйте по команде в условиях).

Нет действий Получить КП или Получить заказы как списка шапок документов: для строк КП и заказа используйте действия из следующего раздела.

Фильтры и операторы (Получить списки и Условие)

Операторы отображаются в выпадающем списке рядом с каждым условием в трёх контекстах: действия Получить …, шаг Условие в потоке и условия на триггере (… создан / … изменён). Mokapen показывает только операторы, совместимые с выбранным типом поля (текст, число, дата, список, да/нет). В триггере изменён, помимо оператора, поле должно быть действительно изменено при этом сохранении — см. Условия на триггере.

Текст и общие поля

• Равно — поле точно совпадает со значением (например, страна = «Россия»).
• Не равно — поле отличается от указанного значения.
• Содержит — текст включает подстроку (например, email содержит «@company.ru»).
• Не содержит — текст не включает подстроку.
• Начинается с / Заканчивается на — удобно для префиксов кодов или суффиксов домена.
• Заполнено — поле заполнено (не пустое).
• Пусто — поле пустое или отсутствует.
• Один из / Не один из — значение входит (или не входит) в выбранный список опций.
• Равно всем / Не равно всем, Содержит все / Не содержит все — для полей с несколькими значениями: проверка, что все указанные значения присутствуют (или отсутствуют).

Числа и суммы

• Равно, Не равно — точное сравнение.
• Меньше, Меньше или равно, Больше, Больше или равно — типичные сравнения для сумм, количества, баллов.
• Между — числовой интервал (минимальное и максимальное значение).
• Также применимы Заполнено, Пусто и операторы «один из» / «все», где это уместно.

Даты и сроки

• Равно, До, После — сравнение с конкретной датой.
• Между / Не между — интервал дат.
• В пределах X дней/часов/минут/недель/месяцев от сейчас — относительное окно от сегодня (например, срок в пределах 7 дней).
• Более X дней/часов/минут назад — событие произошло не менее X единиц времени назад.
• Ровно через X дней/часов от сейчас — дата на фиксированном расстоянии от сегодня.
• В прошлом / В будущем — без ввода фиксированной даты.

Список, статус, теги, связи (поля выбора)

• Один из / Не один из — у карточки есть (или нет) хотя бы одно из выбранных значений (этап воронки, приоритет тикета, тег…).
• Содержит все / Не содержит все — все выбранные значения должны присутствовать (или отсутствовать) в поле с несколькими значениями.

Расширенные операторы (история изменений)

Появляются прежде всего в Условие на триггере «карточка изменена» и, где тип поля позволяет, также в фильтрах Получить …. Служат для сравнения значения до и после изменения или проверки недавних обновлений:

• Когда-либо равно / Никогда не равно, Когда-либо один из / Никогда не один из — история поля во времени.
• Обновлено за последние X дней / Не обновлялось X дней — поле изменилось (или нет) недавно.
• Изменено с X на Y — значение перешло от одного конкретного к другому (удобно в триггере изменения сделки: «этап был Предложение и стал Выиграна»).

После выбора оператора откройте строку значения (иконка стрелки), если нужно: для относительных дат введите только число X; для Заполнено / Пусто значение не требуется.

Строки КП и заказа

Эти действия работают с таблицей позиций внутри КП или заказа (товары, количество, цены), а не с шапкой документа. Для Получить позиции … и Изменить позиции … укажите ID КП или ID заказа (переменная триггера или шага Читать/Создать КП|заказ).

• Получить позиции КП — прочитать все строки существующего КП для использования в «Цикл ForEach» или шагах изменения.
• Получить позиции заказа — получить строки существующего заказа.
• Изменить позиции КП — обновить строки в трёх режимах: Заменить все строки позиций, Добавить строки позиций или Обновить только совпадающие строки (с критерием сопоставления и полями для обновления).
• Изменить позиции заказа — то же для строк заказа, с теми же режимами.

Это продвинутые действия: протестируйте на тестовых КП и заказах и проверяйте журнал выполнений построчно.

Связи и чек-лист

Получить связи

Получает связанные карточки записи (контакты, сделки, задачи, компании…, связанные с той же сущностью) без поочерёдного открытия в CRM.

В модальном окне

1. Выберите Тип — какую «центральную» карточку вы рассматриваете (Контакт, Сделка, Задача, Тикет…).
2. Заполните соответствующее поле ID … (например, ID контакта) переменной: обычно ID триггера или шага Читать … / Создать ….
3. Сохраните действие.

Что получаете — переменные для каждого типа связи, например полный список connected_contacts, связанные ID (connected_contacts.contact_id), названия (connected_contacts.title) и та же схема для сделок, компаний, задач и т. д. Это множественные переменные: используйте их в шаге Цикл ForEach по ID или в полях связей Изменить … / Создать … с режимом Добавить.

Обновить чек-лист

Изменяет чек-лист карточки (онбординг клиента, QA проекта, закрытие тикета), отмечая существующие пункты или добавляя новые, без открытия карточки.

В модальном окне

1. Тип — сущность с чек-листом (Задача, Сделка, Тикет, Контакт…; отображаются только типы, поддерживающие чек-лист в Mokapen).
2. ID … — переменная или ID карточки для обновления.
3. Добавить / Заменить — Добавить сохраняет существующие пункты и добавляет заданные ниже; Заменить удаляет весь текущий чек-лист и вставляет только список из модального окна.
4. Чек-лист — одна или несколько строк: отметьте Готово для завершённого пункта, введите название (можно с переменными, например «Проверить {$contact.name}»), добавляйте строки отдельной кнопкой, меняйте порядок перетаскиванием.

Строки с пустым названием игнорируются. После выполнения проверьте карточку или журнал шага, что пункты применены.

Коммуникация

Отправить письмо

Отправляет реальное письмо из потока. Отправка всегда идёт через подключённый в Mokapen аккаунт SMTP — не с «общего» адреса без настройки.

В модальном окне

• От — выберите из списка адрес SMTP, уже настроенный в Интеграциях email организации (аккаунты, подключённые Владельцем автоматизации или пользователями с правом). Либо укажите адрес или переменную (например, email Владельца потока): Mokapen использует SMTP-интеграцию, связанную с этим адресом, после подстановки переменных. Если подходящего SMTP-аккаунта нет, шаг завершится ошибкой — под полем От появится жёлтое предупреждение.
• Если вы Заинтересованная сторона, а не Владелец потока, у Владельца должна быть подключена отправка с указанного адреса; иначе письмо не уйдёт.
• Кому (обязательно), CC, CCO — один или несколько адресов, при необходимости через запятую, или переменные (email контакта, ответственного за тикет и т. д.).
• Тема и Сообщение — произвольный текст с переменными; тело использует полный редактор (в том числе HTML).

Получатель получает письмо от выбранного SMTP-отправителя. Проверяйте спам и репутацию домена, если письма не доходят; журнал выполнений показывает, завершён шаг или отклонён.

Отправить SMS

Отправляет короткое SMS через интеграцию LinkMobility (SMS-шлюз Mokapen).

В модальном окне

• SMS-аккаунт — выберите один из SMS-аккаунтов, подключённых к Владельцу автоматизации (псевдоним отправителя, настроенный в Интеграции → SMS). Если список пуст, сначала подключите номер/псевдоним на странице интеграций.
• И здесь: если вы редактируете поток как Заинтересованная сторона, у Владельца должна быть активна SMS-интеграция.
• Шаблон (необязательно) — выберите SMS-шаблон организации для предзаполнения текста; после выбора его можно изменить. Плейсхолдеры шаблона не подставляются автоматически данными контакта: используйте переменные автоматизации в сообщении.
• Телефон — номер получателя (рекомендуется международный формат) или переменная (например, телефон контакта из триггера).
• Сообщение — текст SMS с переменными; соблюдайте лимиты длины провайдера.

Проверяйте SMS-кредиты и номер отправителя в Интеграциях. Тест потока отправляет реальные SMS.

WhatsApp — в модуле Автоматизации сейчас доступны только Отправить письмо и Отправить SMS. WhatsApp (WABA) можно использовать в переписках CRM и через соответствующие интеграции, но в каталоге автоматизаций как действие не отображается. Для автоматических сообщений WhatsApp рассмотрите внешние интеграции или ручные потоки из inbox.

Управление потоком

• Задержка — приостанавливает поток на минуты, часы или дни перед следующим шагом (напоминания, паузы между двумя действиями).
• Условие — создаёт развилку: если правило по полям или переменным выполнено, Mokapen идёт по ветке «да», иначе — «нет».
• Цикл ForEach — повторяет шаги во внутренней ветке для каждого элемента списка (обычно результат Получить контакты, Получить задачи или строк, прочитанных из внешней таблицы).

Чтение из форм и внешних источников

Эти действия читают данные вне отдельной карточки-триггера или подключают списки из файлов и форм. Требуют активных интеграций там, где указано (см. Действия, связанные с интеграциями).

Читать форму

Действие в каталоге для изучения структуры полей формы организации (те же поля, что в конструкторе форм). На практике, когда посетитель заполняет форму, отправленные значения уже доступны как переменные при триггере Получена контактная форма (код формы + предпросмотр полей в триггере). Используйте Читать форму, если в более сложном потоке нужно сопоставить технические имена полей формы с контактом, сделкой или задачей, создаваемыми на следующих шагах. Код формы — это slug, видимый в настройках страницы/формы организации.

Читать Google Таблицу

Импортирует строки из Google Таблицы, доступной по URL.

• Сначала подключите аккаунт Google в Интеграциях, если таблица закрыта или требует авторизации.
• В модальном окне вставьте URL таблицы в экспортируемом формате (например, ссылка, заканчивающаяся на export?format=csv для публичного или расшаренного CSV).
• Выйдите из поля URL и дождитесь сообщения Файл загружен: Mokapen скачивает файл, определяет столбцы (CSV, JSON или Excel) и показывает предпросмотр на вкладке результата.
• Output — переменные results (массив строк, по одной на каждую строку таблицы) и total (количество). Каждый столбец становится полем, доступным внутри Цикл ForEach (например, столбец «Email» → Создать контакт → email).

Читать Excel Online

Тот же интерфейс, что у Читать Google Таблицу, для файлов Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, прямая ссылка на .xlsx/.xls).

• Подключите Microsoft Office 365 в Интеграциях, если файл требует входа Microsoft.
• Вставьте URL файла или ссылки общего доступа, дождитесь загрузки.
• Используйте results + Цикл ForEach для синхронизации строк с контактами, товарами или сделками в CRM.

Читать по URL

Универсальное чтение по веб-адресу: CSV, JSON, Excel Online или API с табличными данными.

• Введите полный URL (https://…). Формат определяется автоматически.
• Если URL недоступен, защищён или возвращает ошибку, появится красное предупреждение и шаг завершится ошибкой при выполнении.
• После загрузки обнаруженные столбцы доступны как переменные шага; сочетайте с Цикл ForEach для массового импорта или обновлений из внешних систем.

Для всех трёх действий с URL: сохраняйте действие только после успешной загрузки при редактировании, чтобы столбцы остались запомненными. Если меняете URL, перезагрузите и проверьте предпросмотр перед активацией потока.

Условия, задержки и «Цикл ForEach»

Подробнее о трёх шагах, которые не создают карточки, а направляют поток:

Действие Условие создаёт развилку Да / Нет. Добавьте одно или несколько правил с той же интерфейсной логикой, что описана в Фильтры и операторы: поле (или переменная), оператор, значение, связи И/OR. Примеры: «сумма сделки больше 10 000», «email контакта заполнен», «этап перешёл с Предложение на Выиграна» (оператор Изменено с X на Y на триггере изменения). Избегайте слишком глубокой вложенности развилок — в журнале потом трудно понять, какой путь выбрал конкретный случай.

Действие Задержка приостанавливает поток перед следующим шагом. В сочетании с датами из переменных позволяет делать напоминания («через три дня после срока»); в потоках по расписанию просто разносит два последовательных действия во времени.

Действие Цикл ForEach обрабатывает список массово: подключите результат Получить контакты, Получить задачи или строк из внешней таблицы; внутри цикла каждый шаг видит текущий элемент. Проектируйте и тестируйте сначала на небольшом числе записей, затем расширяйте.

Переменные

Переменные избавляют от повторного ввода данных, уже есть в CRM или потоке. В редакторе выбирайте их из меню или селектора с иконкой — запоминать особый синтаксис не нужно.

Всегда доступны

• Данные организации (название, настройки, доступные системе).
• Данные Владельца автоматизации (имя, email…).
• Текущая дата и дата и время в момент выполнения, также со смещением (например, «сегодня + 7 дней», где предусмотрено).

Из триггера — зависит от выбранного запуска: поля отправленной формы, значения карточки, запустившей поток, сведения о входящем письме.

Из предыдущих шагов — каждое завершённое действие передаёт результаты следующим шагам: идентификатор (ID …) созданной карточки, поля прочитанного контакта, список results из Получить сделки, столбцы таблицы, отдельная строка внутри Цикл ForEach. В селекторе переменных шаги идут по порядку: выберите нужный шаг, затем поле.

Типы переменных — рядом со значками иконка «?» показывает тип: простой текст, дата, число, множественный список, пользователь и т. д. Соблюдайте тип целевого поля: не помещайте переменную «список» в поле ID контакта (одиночное значение) и не используйте произвольный текст там, где Mokapen ожидает числовой ID.

Практический совет: после подключения переменных запустите тест и откройте журнал шага: убедитесь, что отображаются ожидаемые значения, прежде чем переводить автоматизацию в Активно.

Действия, связанные с интеграциями

Некоторые действия работают только если соответствующая интеграция активна в Интеграциях и, для email/SMS, если Владелец автоматизации подключил нужный аккаунт:

• Отправить письмо — SMTP-аккаунт (Gmail, Outlook, custom SMTP…) для адреса, выбранного в поле От. Без действующей email-интеграции шаг завершится ошибкой.
• Отправить SMS — интеграция LinkMobility / SMS с псевдонимом отправителя у Владельца; достаточный баланс кредитов.
• Читать Google Таблицу — аккаунт Google для закрытых таблиц; корректный URL экспорта или общего доступа.
• Читать Excel Online — аккаунт Microsoft 365 для защищённых файлов OneDrive/SharePoint.
• Читать по URL — обязательная интеграция не нужна, если адрес публичный; убедитесь, что внешний сервер отвечает и принимает запрос.

Если подключение истекло, шаг завершится ошибкой в журнале: переподключите приложение в Интеграциях и повторите тест. Для таблиц и URL сопоставляйте столбцы и поля контакта или сделки внутри «Цикл ForEach», как при ручной синхронизации.

Тестирование потока

В редакторе кнопка теста автоматизации: запускает пробное выполнение.

Внимание: тест использует тот же механизм, что и продакшен. Email, SMS, создание и изменение данных применяются по-настоящему. Экспериментируйте на тестовой организации или карточках, если поток агрессивно меняет данные.

Поведение:

• Триггер по событию — если в журнале уже есть выполнение, можно повторно использовать данные того запуска; иначе Mokapen использует настройки, сохранённые на триггере.
• Триггер по расписанию — имитирует немедленный запуск с сохранёнными настройками, без ожидания запланированного времени.

После постановки в очередь откройте журнал выполнений и проследите каждый шаг. Исправляйте права, отсутствующие переменные или просроченные интеграции, пока выполнение не завершится успешно.

Журнал выполнения

Каждый запуск — автоматический, по расписанию или тестовый — создаёт запись в журнале, доступном из карточки потока или редактора. Для каждого выполнения видно:

• Время начала и результат (в процессе, завершено, ошибка).
• Детали запуска — какие данные получил триггер.
• Детали каждого шага — что поступило на вход, что вышло, сообщения об ошибках при наличии.

На карточке также отображается Запуски за последние 28 дней. Более старые выполнения удаляются автоматически: если нужен архив дольше месяца, фиксируйте или экспортируйте критичные случаи отдельно.

Типичные проблемы

• Никогда не запускается — Статус Активно? Триггер настроен? Для «изменён» условие требует, чтобы указанное поле изменилось при этом сохранении и новое значение соответствовало оператору (недостаточно, что у карточки уже есть это значение). Повторите сохранение, которое действительно меняет это поле (например, переведите этап воронки).
• Шаг с ошибкой из-за прав — Владелец автоматизации не может выполнить эту операцию. Смените Владельца потока или скорректируйте роль пользователя.
• Пустая переменная — Предыдущий шаг не дал ожидаемые данные, поле ID … не указывает на действительную карточку или поток пошёл по ветке «нет» условия. Проверьте журнал шага перед упавшим.
• Сохранение заблокировано из-за цикла — Две автоматизации запускают друг друга. Уберите шаг, вызывающий другую автоматизацию, или перестройте процесс.
• Email или SMS не доходят — Спам, SMS-кредиты, отправитель организации, получатель в переменных. Журнал показывает, завершён шаг или отклонён провайдером.
• Сбой внешней интеграции — Истёк аккаунт, переименована таблица, адрес недоступен. Переподключите в Интеграциях и обновите шаг.
• Слишком много запусков — Триггер «изменён» без условий: каждое сохранение перезапускает поток. Добавьте условия на триггере (изменённое поле + значение) или перенесите фильтры в шаг Условие.

Если журнала недостаточно, дублируйте автоматизацию, пробуйте на непродакшен-данных и используйте тест, пока поток не станет чистым.

Автоматизации из форм (упрощённый путь)

Есть отдельный путь помимо полного модуля Автоматизации: в тарифах с «Автоматизациями из форм» в конструкторе форм можно подключить немедленные действия — создать контакт, сделку, задачу, тикет — без открытия редактора потока.

Подходит для лендингов и линейных форм. Когда нужны условия, задержки, циклы по спискам или чтение из Google Таблицы, переходите в модуль Автоматизации с триггером «Получена контактная форма» и стройте полный поток там.

Рекомендуемый процесс

• Сначала спроектируйте — На бумаге: что запускает, какие развилки, какие карточки или сообщения создаёт. Выберите Владельца с достаточными правами.
• Собирайте в статусе Неактивно — Завершите триггер и шаги, подключите переменные, не активируйте сразу.
• Протестируйте реальный случай — Пробный запуск и пошаговый журнал на контролируемых данных.
• Активируйте и следите — Переведите в Активно; первые дни проверяйте журнал и созданные карточки.
• Обновляйте при изменении CRM — Новая воронка, изменённая форма, переподключённая интеграция: откройте поток и адаптируйте фильтры и переменные. Перед крупными изменениями дублируйте.
• Понятное название и Заинтересованные стороны — Например, «Лид с сайта → входящая сделка» и команда продаж среди Заинтересованных сторон: следующий человек сразу поймёт назначение.

Автоматизации вместе с Связями, Чек-листом и Интеграциями помогают Mokapen не только фиксировать то, что происходит, но и облегчать то, что должно происходить — всегда с журналом, правами и тестом, прежде чем доверить рутину системе.