Руководство Mokapen

Руководство по коммерческим предложениям

Раздел Коммерческие предложения — коммерческий инструмент для формализации оферты клиенту: список позиций (продукты, услуги или свободные строки), суммы, НДС, экономические условия и документ готовый для предпросмотра, скачивания (PDF/Word) или отправки по email. Связывает продажи и администрацию: от сделки или контакта/компании вы создаёте нумерованное КП (код КП, напр. 3-2026), отслеживаемое в CRM, и при необходимости превращаете его в заказ.

Доступ через меню Продажи → Коммерческие предложения или страницу КП. Функция доступна на плане Large с активным приложением Продажи. Требует настроенных налоговых ставок в организации (Настройки → Продажи → Налоги).

Роль в CRM и процессах

КП в Mokapen централизует:

• Экономическое предложение: строки из каталога Продукты / Услуги или общие позиции; скидки строки, скидка клиента, ручная скидка документа; нетто/брутто итоги.
• Коммерческий документ: макет из шаблона, отправитель/получатель, экономические условия (свободный текст), подпись; вывод PDF или DOCX.
• Идентификация: годовой прогрессивный код КП (напр. 3-2026) виден в заголовке и PDF.
• Связи: связь с контактом, компанией, сделкой; вкладки Связи и Синхронизация с ERP/биллингом (напр. Fatture in Cloud).

Типичный поток: Сделка → КП → отправка клиенту → принятие → Заказ → внешний биллинг.

Сценарии использования

• Консалтинг: строки услуг по часу/дню, условия оплаты в блоке экономических условий, брендированный PDF с шаблоном org.
• Перепродажа продуктов: каталожные позиции с ценой и НДС; автоматическая скидка клиента если настроена на компании.
• Смешанное предложение: mix продуктов + услуг + строка процентной скидки (общая позиция (%)).
• Фискальная интеграция: sync в Fatture in Cloud для выравнивания клиентов, каталога и заказов к электронному счёту.

Страница списка и Kanban

КП управляются в Kanban по этапу воронки (Черновик, Отправлено, Принято, Отклонено… — настраивается) и в табличном Списке. Верхняя панель:

• Воронка / Статус: фильтр по коммерческой фазе КП.
• Фильтры (Premium): клиент, сумма, даты, ответственный, теги.
• + КП: открывает полный редактор (страница нового КП).
• Действия: архив КП, корзина, экспорт, изменение столбцов (вид Список).

При множественном выборе в Списке: Редактировать, Клонировать, Архивировать, Удалить.

Панель КП

Откройте КП из Kanban или Списка: открывается боковая панель (колоночный модал) со всеми блоками оферты. С Premium можно перейти на полную страницу (иконка развернуть) для длинных документов.

Заголовок:

• Код КП (напр. #3-2026) — клик для ручного редактирования если авторизован.
• Название — описательное имя (напр. «Предложение обслуживания 2026 — Клиент X»).
• Badge В архиве если применимо; баннер корзины с Восстановить / Удалить навсегда.

Панель действий документа (сверху справа):

• Предпросмотр — отображение документа как видит клиент.
• Скачать — меню: PDF или Word (docx); файл использует отправителя и код КП в имене когда присутствуют.
• Отправить email — модал с получателем, темой, текстом; PDF из текущего КП как вложение.

Панель иконок как у других сущностей: Статус воронки, Конфиденциальность, Теги, Цвет, Вложения, Заметки, Копировать ссылку, Опции (Клонировать, Архивировать, Удалить), + Создать и связать.

Код КП

Код КП уникально идентифицирует КП в организации и появляется в заголовке (напр. #3-2026), в списках, связях и имени PDF файла.

Автоматическая генерация: при создании или сохранении, если код пуст, Mokapen назначает годовой прогрессивный номер в формате НОМЕР-ГОД (напр. 1-2026, 2-2026…). Счётчик сбрасывается каждый календарный год и учитывает только коды в стандартном формате (кастомные коды с дополнительными суффиксами не меняют нумерацию).

Ручное редактирование: клик на код в заголовке → редактируемое поле → сохранить панель. Полезно для выравнивания с legacy нумерацией или внешним ERP; избегайте дубликатов в той же org.

Дата документа: если вы задаёте дату КП отличную от текущего года, система может при сохранении регенерировать код согласно этому году.

Позиции (строки КП)

Блок Позиции — экономическое ядро КП. Каждая строка имеет количество, цену за единицу, НДС, скидки и итог строки.

Добавить позицию — кнопка + Позиция:

1. Выберите тип: Услуга (каталог услуг), Продукт (каталог продуктов), Общая позиция (свободный текст и цена), Общая позиция (%) (процентная скидка или надбавка на документ).
2. Для услуги/продукта: выберите записи из каталога — цена, НДС и описание предлагаются из связанной записи (редактируемы на строке).
3. Заполните количество, цену, опциональную скидку строки; подтвердите.

Брутто/нетто цены: переключатель «Использовать брутто цены» — согласованный расчёт НДС на каждой строке и итогах документа.

Ручная скидка документа: дополнительный процент на всё КП (помимо скидки клиента и скидок строк).

Скидка клиента: если компания/контакт имеет стандартную скидку в каталоге, она применяется автоматически на строках.

Редактируйте или удаляйте строки с карточки позиции; изменяйте порядок если layout позволяет. Итоги обновляются в реальном времени внизу блока.

Шаблоны и макет документа

Вид PDF/Word определяется шаблоном выбранным в блоке Design.

• Системные шаблоны (Standard 1, Standard 2…): стандартные макеты Mokapen с блоками отправитель/получатель, таблица позиций, экономические условия, подпись.
• Кастомные org шаблоны: созданы в Шаблоны (org меню) — тип КП; появляются в выпадающем списке с custom префиксом (c123).
• Стандартный org шаблон: в списке шаблонов можно отметить модель как стандартную — предлагается на новых КП.

Каждый макет определяет какие блоки показывать (столбцы таблицы, тема таблицы, позиция логотипа, подпись). При смене шаблона и сохранении предпросмотр и скачивание используют новый дизайн.

Блоки связанные с шаблоном в КП:

• Отправитель / Получатель — данные org и клиента (связанный контакт/компания; фискальные поля если заполнены).
• Экономические условия — rich text редактор (CKEditor) для оплаты, срока действия оферты, условий; наследуются из стандартного шаблона если пусты при создании.
• Таблица позиций — генерируется из строк блока Позиции.

Предпросмотр, скачивание и отправка

Перед отправкой клиенту всегда используйте Предпросмотр: Mokapen составляет HTML/PDF из шаблона + текущих данных формы (включая синхронизированные CKEditor тексты).

Скачать:

• PDF — документ для печати; типичное имя файла: Отправитель - код КП.pdf.
• Word (docx) — для offline правок или отправки через другие каналы.

Отправить email: открывает модал с получателем (email контакта/компании), темой и текстом; вложение сгенерированного PDF. Отправка через настроенную email интеграцию (org SMTP/IMAP). После отправки отслеживание во вкладке Обновления если зарегистрировано.

Сохраните КП перед предпросмотром/скачиванием если изменили позиции или тексты — документ отражает сохранённый статус + открытые поля формы.

Синхронизация и биллинг-софт

Во вкладке Синхронизация панели КП (и в org Интеграции) вы управляете связью с внешними ERP — в первую очередь Fatture in Cloud.

Что позволяет интеграция (когда активна и настроена):

• Выравнивание компаний/клиентов, продуктов, услуг между Mokapen и Fatture in Cloud (настраиваемое направление: в FIC, в Mokapen, двунаправленно).
• Sync заказов с позициями к фискальному потоку (КП → заказ → электронный счёт на стороне FIC).
• Mapping ставок НДС, фильтры какие каталоги синхронизировать, антидубликаты ИНН.
• Статус sync по записи: последняя успешная операция, ошибки, отключение.

Конфигурация: Интеграции → Fatture in Cloud — авторизовать аккаунт, выбрать направление sync, включить сущности (компании, продукты/услуги, заказы), сопоставить ставки. На отдельном КП/заказе вкладка Синхронизация показывает выровнена ли записи или в ошибке.

Mokapen не заменяет фискальный ERP: централизирует CRM, оферту и передачу данных; электронный счёт остаётся на подключённом софте кроме другой интеграции.

Связанные разделы (общие)

• Связи — сделки, заказы, задачи, тикеты связанные с КП.
• Вложения — спецификации, технические описания у записи.
• Обновления — история изменений, отправок, комментариев.
• Теги — классификация и фильтры.

Создать КП

1. Перейдите в Продажи → Коммерческие предложения → + КП (или из сделки/контакта с «Создать и связать»).
2. Заполните название, клиента (контакт/компания), воронку/начальный статус, даты действия.
3. Секция Design: выберите шаблон.
4. Добавьте позиции из каталога или общие.
5. Заполните экономические условия и отправитель/получатель при необходимости.
6. Сохраните: код КП назначается если отсутствует.
7. Предпросмотр → Отправить email или Скачать PDF клиенту.

Редактировать КП

Одиночное редактирование (панель)

1. Откройте панель КП (клик из Kanban или Списка).
2. Inline редактируйте название, код КП, поля данных, строки позиций и тексты экономических условий (иконка карандаша где доступна).
3. Обновите статус воронки, теги, конфиденциальность и вложения с панели действий.
4. Сохраните: автоматически поле за полем в боковой панели; предпросмотр и скачивание требуют сохранения если изменили позиции, шаблон или CKEditor тексты.

Продвижение из Kanban

Перетащите карточку между колонками Kanban: статус воронки обновляется автоматически. Полезно на коммерческих встречах и ревью оферт.

Массовое редактирование (вид Список, Premium)

1. Переключите на вид Список на странице КП.
2. Выберите КП чекбоксами.
3. Клик Редактировать на панели действий: ответственный, статус, теги, разрешённые кастомные поля массово.
4. Подтвердите для всех выбранных.

Панель массовых действий также доступна: Клонировать, Архивировать, Удалить.

Удалить КП

Удалите КП созданные по ошибке или тестовые дубликаты. Предпочтите Архивировать если оферта имеет полезную историю (отправлена, принята, связи с клиентом или сделкой) и не хотите терять след на контакте или компании.

Одиночное удаление

1. Откройте панель → Опции (три точки) → Удалить (красный элемент).
2. Подтвердите в модале.

С Advanced Premium КП попадает в корзину (страница КП → Действия → Корзина КП). Оттуда можно Восстановить или Удалить навсегда. Если открыть КП уже в корзине, появляется баннер Восстановить / Удалить навсегда.

На плане Free (без Advanced Premium) удаление обычно окончательное сразу после подтверждения, без корзины — проверьте права организации.

Массовое удаление

1. Вид Список → выберите → Удалить (красная кнопка) → подтвердите.

Архивировать КП

Архив скрывает завершённые КП (принятые, отклонённые, истёкшие или неактивные) из Kanban и операционных видов, без удаления: связи, суммы и вкладка Обновления остаются доступны на контакте и компании. Полезно для чистой воронки при сохранении коммерческой истории.

Архивировать одно КП

1. Откройте панель → Опции → Архивировать (план Medium) → подтвердите.

Архивировать несколько КП / просмотр архива

• Множественно: вид Список → выберите → Архивировать на панели действий.
• Просмотр: КП → Действия → Архив КП.
• Восстановить: из архива или Опции → Восстановить на панели.

Архивированные КП не появляются в операционном Kanban но остаются доступны из архива, связей и исторических отчётов.

Клонировать КП

Дублируйте типовую оферту (те же позиции, вложения и условия) для вариантов, продлений или новых переговоров с тем же клиентом.

Одиночное клонирование

1. Панель → Опции → Клонировать.
2. Модал: выберите позиции, вложения, связи, комментарии для копирования.
3. Подтвердите; обновите название, даты и код КП на новой записи.

Массовое клонирование

1. Список → выберите → Клонировать → опции → подтвердите.

От КП к заказу

Когда клиент принимает, создайте связанный заказ: из выигранной сделки, из КП (действие «Создать заказ» / подготовка заказа из КП) или вручную связав того же клиента и позиции. Заказ получает собственный код заказа (см. руководство Заказы). Сохраните КП в связях для коммерческой истории.

Представления

• Kanban — по этапу воронки; drag-and-drop.
• Список — настраиваемые столбцы, сортировка, экспорт, массовые действия.

Настройки КП

Из Настройки → Продажи → Коммерческие предложения (admin): воронка и статусы, кастомные поля, макет панели, столбцы списка, скидки. Из org Шаблоны: кастомные модели документов. Из org Налоги: ставки НДС на позициях.

Отчёты КП

Раздел Отчёты КП (Premium): дашборд по статусу, воронке, суммам, маржам, часто предлагаемым позициям, клиентам. Соблюдает права org — видите только авторизованные записи. Для повседневной работы используйте Kanban/Список; для периодического анализа отчёты и экспорт.