Aprenda Mokapen.

Guia de Orçamentos

Um orçamento é a sua proposta escrita a um cliente: uma proposta com preços, descontos, IVA e condições. No Mokapen, um orçamento não é um ficheiro Word esquecido numa pasta. É um documento vivo, ligado ao contacto e à empresa, acompanhado no CRM, que pode enviar por email com um link de aceitação online e converter numa encomenda com um clique quando o cliente diz sim.

Este guia acompanha-o na utilização diária: preparar uma proposta profissional em minutos, enviá-la ao cliente, obter a aceitação sem precisar de telefonar, e saber a cada momento onde está cada negócio. Encontrará também definições para personalizar pipelines, modelos de PDF e comportamentos automáticos — estão nas secções finais, mas não precisa de tocar em nada para começar: os valores predefinidos funcionam de imediato.

A área de orçamentos encontra-se no menu Vendas → Orçamentos. Requer o plano Large com a app Vendas ativa e as taxas de imposto configuradas ao nível da organização (uma vez, em Definições → Vendas → Impostos).

Como os orçamentos se encaixam no resto do seu trabalho

Antes de mergulhar nos detalhes técnicos, é útil perceber onde se situa um orçamento no fluxo de vendas — porque é isso que o fará usar o Mokapen em vez de lutar contra ele.

No percurso típico, um cliente entra como um contacto (talvez a partir de um formulário do site, de uma feira ou de uma indicação). Quando surge uma oportunidade de venda concreta — "querem saber o custo da manutenção anual", "estão a pedir uma instalação", "estão a avaliar uma renovação" — abre uma oportunidade para acompanhar o negócio (montante estimado, probabilidade, quando espera fechar). Se o negócio exigir uma proposta formal com preços, prepara o orçamento: aqui lista os itens, aplica descontos e define as condições. O cliente aceita e o orçamento torna-se uma encomenda — o ponto a partir do qual o seu contabilista ou ERP pode emitir uma fatura.

Pode saltar passos: nem todos usam oportunidades (uma pequena agência pode ir diretamente para um orçamento após o primeiro contacto). O que importa é perceber que o orçamento herda e alimenta tudo o resto: quando o abre a partir do registo de uma empresa já no seu diretório, os dados do destinatário (morada, NIF, desconto dedicado) preenchem-se automaticamente; quando o cliente aceita, o sistema pode automaticamente propor criar a encomenda ligada sem voltar a introduzir nada.

A vantagem prática é esta: quando alguém da equipa abre o contacto de um cliente seis meses depois, vê o histórico comercial completo — propostas enviadas, quais foram aceites e quais não, que descontos foram aplicados, que itens foram incluídos. Sem ficheiro Excel partilhado, sem pasta "propostas 2026" para pesquisar.

Casos de utilização

• Consultoria: linhas de serviço faturadas por hora/dia, condições de pagamento no bloco de condições económicas, PDF com marca com o modelo da sua organização.
• Revenda de produtos: artigos de catálogo com preço e IVA; desconto automático de cliente se configurado na empresa.
• Proposta mista: combinação de produtos + serviços + linha de desconto percentual (artigo genérico %).
• Integração fiscal: sincronização com Fatture in Cloud para alinhar clientes, catálogo e encomendas para faturação eletrónica.

A página de Orçamentos: onde começa cada dia

Quando vai a Vendas → Orçamentos, aterra no quadro Kanban: um quadro dividido em colunas, onde cada coluna é uma fase do seu processo de vendas (Rascunho, Enviado, Em análise, Aceite, Rejeitado, Expirado). Cada orçamento é um cartão na coluna da sua fase atual. De relance, pode ver quantas propostas estão à espera de resposta, quantas estão em negociação e quantas estão fechadas.

Esta é a vista certa para o trabalho diário: abre o Mokapen de manhã, olha para a coluna "Enviado" — essas são as propostas pendentes, talvez valha a pena fazer um seguimento. Olha para "Em análise" — esses são os negócios quentes, aqueles que o cliente está a analisar ativamente. A coluna "Aceite" mostra as suas vitórias do período, com o montante total no topo da coluna.

Na parte superior encontrará duas ferramentas que usará com frequência: o seletor de pipeline (se tiver processos de vendas diferentes — por ex., B2B vs B2C — cada um tem o seu próprio pipeline com as suas próprias fases) e o botão Filtros. Os filtros restringem a vista: apenas orçamentos de um determinado cliente, acima de um determinado montante, pertencentes a um determinado comercial, com uma determinada etiqueta. Se aplicar frequentemente a mesma combinação (por exemplo: "apenas os meus, acima de €10.000, dos últimos 30 dias"), guarde-a como um filtro guardado e recupere-a com um clique de cada vez.

Quando precisar de avançar um negócio para a fase seguinte, não tem de abrir o orçamento: arraste o cartão da coluna "Enviado" para "Em análise" e o estado atualiza. É a forma rápida de trabalhar durante as reuniões de vendas: o pipeline inteiro visível, movimenta as coisas em conjunto para refletir o que aconteceu durante a semana.

O botão + Orçamento no canto superior direito abre o editor para criar uma nova proposta — veja a secção "Criar um orçamento" mais adiante.

Páginas e visualizações

A página de Orçamentos oferece duas formas de ver os mesmos dados, concebidas para diferentes momentos de trabalho. Os filtros e o pipeline ativo mantêm-se quando muda entre eles: se no Kanban estiver a ver apenas os orçamentos da Acme, na Lista vê apenas esses, sem aplicar nada novamente.

Vista Kanban (predefinição)

Um quadro dividido em colunas, onde cada coluna é uma fase do pipeline (Rascunho, Enviado, Em análise, Aceite, Rejeitado, Expirado) e cada orçamento é um cartão na coluna da sua fase. De relance vê quantas propostas estão à espera de resposta, quantas estão em negociação, quantas estão fechadas — com o montante total no topo de cada coluna. Para avançar um negócio, arraste o cartão de uma coluna para outra: o estado atualiza sem abrir o orçamento.

Vista de lista

Uma tabela clássica: uma linha por orçamento, colunas configuráveis (código, cliente, montante, estado, responsável, data, etiquetas e outros que precisar). Ordene clicando num cabeçalho de coluna — útil para encontrar os orçamentos de maior valor ou os que estão prestes a expirar — e selecione várias linhas com caixas de verificação para ações em massa: alterar o responsável de 20 orçamentos de uma vez, arquivar um lote no final do ano, exportar dados para CSV para contabilidade.

Qual usar, como e quando

Regra geral: Kanban para trabalhar (avançar negócios, abrir, comentar, gerir o pipeline durante reuniões de vendas), Lista para rever e corrigir (rever números, ordenar por montante, edições em massa, exportar, análise). Mude entre eles com o seletor no canto superior direito.

A ficha do orçamento

Quando clica num cartão no Kanban (ou numa linha na Lista), o orçamento abre. Se tiver um plano Premium, pode mudar para a página completa com o ícone de expandir no topo — prático quando está a trabalhar em propostas longas com muitos itens ou textos de condições detalhados.

Na parte superior encontrará o código do orçamento (por ex., #3-2026) e o título. O código é o número sequencial que identifica a proposta — consulte a secção dedicada para perceber como funciona. O título é a descrição que lhe dá, como "Proposta de manutenção de instalações 2026 — cliente Acme": ajuda-o a reconhecê-lo rapidamente, mas não aparece como tal no PDF.

Abaixo do título fica a barra de ações com as operações que usa com mais frequência. A partir daí altera o estado do pipeline (dropdown com todas as fases), define a privacidade (quem pode vê-lo na organização), adiciona etiquetas para classificá-lo, anexa ficheiros e toma notas privadas. Há também o botão Copiar link para partilhar a referência do orçamento internamente, e o menu Opções (três pontos) com ações menos frequentes: Clonar, Arquivar, Eliminar.

O botão mais importante da barra é + Criar e ligar: daqui cria rapidamente uma tarefa ligada ("ligar ao cliente sexta-feira"), um compromisso ("chamada de revisão"), uma encomenda (quando o cliente aceita), ou qualquer outra entidade do Mokapen. A ligação é estabelecida automaticamente — encontra tudo junto na ficha do orçamento e na ficha do cliente.

O resto da ficha está organizado em blocos que representam o próprio orçamento: destinatário, remetente, dados comerciais, itens, totais, design do documento, condições económicas, ligações e sincronização com software externo. Cobrimos cada um nas secções seguintes.

Código do orçamento: numeração automática (e como alterá-la)

Cada orçamento tem um código único que serve dois propósitos: identificá-lo internamente (no Kanban, listas, ligações) e aparecer no PDF que envia ao cliente como "referência da proposta".

O Mokapen gera o código automaticamente quando guarda um orçamento que não tem um: toma o número sequencial do ano atual e acrescenta o ano, no formato NÚMERO-ANO. O primeiro orçamento de 2026 será 1-2026, o segundo 2-2026, e assim por diante. Em cada 1 de janeiro o contador reinicia para 1.

Se alterar a data do orçamento para o ano anterior (talvez esteja a emitir um orçamento retroativo no final de dezembro por razões contabilísticas), o código regenera-se para corresponder ao ano da data: orçamento datado de 2025 → código N-2025.

Também pode definir o código manualmente: clique no código no cabeçalho, escreva o que quiser, guarde. Útil em dois casos típicos: está a importar orçamentos de um sistema anterior e quer manter a numeração histórica; ou o seu contabilista ou ERP exige numeração com prefixos/sufixos específicos (como PREV-2026-005). O Mokapen aceita qualquer formato, mas tenha em conta que os códigos fora do esquema padrão (NÚMERO-ANO apenas) não são contados para a sequência automática — por isso, se introduzir manualmente PREV-2026-005, o próximo orçamento gerado automaticamente não se tornará PREV-2026-006 mas partirá do próximo número livre na sequência automática.

Atenção a duplicados: o Mokapen não bloqueia a criação de dois orçamentos com o mesmo código se o forçar manualmente. Se trabalhar em equipa, é melhor deixar a numeração automática e intervir apenas quando realmente necessário.

Destinatário e remetente: quem compra e quem vende

O orçamento tem duas "faces" que aparecem no topo do PDF: o remetente (você, a sua organização) e o destinatário (o cliente).

O remetente é preenchido automaticamente a partir das definições da sua organização: nome, morada, NIF, email, logótipo. Não precisa de fazer nada: se configurou os dados da organização corretamente, cada orçamento já os tem. Pode ainda modificá-los no orçamento individual se um caso especial o exigir (uma sucursal a emitir com dados diferentes).

O destinatário é o que define, e é aqui que a magia acontece se o cliente já estiver no seu diretório. Ao selecionar uma empresa no dropdown, o Mokapen carrega automaticamente nome, morada, NIF, email principal e telefone no bloco do destinatário. Se ligar também um contacto específico na empresa (o referente, o comprador, o técnico), o nome e email dessa pessoa tornam-se a referência pessoal do orçamento — útil para o envio por email e aceitação online, que usará esse endereço exato.

Se o cliente ainda não existir no diretório, ao escrever o seu nome no campo da empresa o Mokapen oferece a possibilidade de o criar imediatamente. Nesse caso, o registo é criado com os dados mínimos que está a introduzir no orçamento — pode completá-lo mais tarde a partir do Diretório.

Um detalhe comercial importante: se a empresa cliente tiver um desconto dedicado configurado no seu registo (em Diretório → Empresa → Desconto dedicado), quando a ligar ao orçamento o desconto é carregado automaticamente e aplicado a todas as linhas. Não tem de se lembrar de cada vez — se "o Cliente Beta recebe sempre 15%", o Mokapen lembra-se por si.

Itens: construindo a proposta comercial

Os itens são o coração do orçamento: as linhas que descrevem ao cliente o que está a propor e quanto custa. Cada linha tem título, quantidade, preço unitário, taxa de IVA e total. Tudo o resto — descontos, cálculo líquido/bruto, margem, impostos — é calculado em tempo real enquanto trabalha.

Quando clica em + Item abre-se um modal com a primeira escolha a fazer: que tipo de linha quer adicionar. Existem cinco opções, e a diferença entre elas não é cosmética — muda o que a linha representa no orçamento.

Os cinco tipos de item

Cada linha pode ser um destes cinco tipos, e a escolha muda o que a linha representa no orçamento:

• Serviço — vai ao catálogo de Serviços. Use quando propõe algo intangível (consultoria, uma subscrição, uma intervenção por dia). Selecione o serviço no menu e o preço, IVA, código e descrição ficam pré-preenchidos a partir do catálogo. Pode ainda modificá-los na linha se para este cliente específico aplicar um preço diferente: o catálogo fica inalterado.
• Produto — funciona da mesma forma que Serviço mas vai ao catálogo de Produtos: hardware, materiais, licenças de software, qualquer coisa tangível ou com um SKU.
• Item genérico — linha livre: sem ligação ao catálogo, escreve título, preço e quantidade manualmente. Perfeito para itens ocasionais que não faz sentido colocar no catálogo ("Viagem a Lisboa", "Configuração inicial única", "Personalização gráfica do logótipo").
• Item genérico % — linha calculada: introduza uma percentagem (positiva ou negativa) e o Mokapen calcula o montante como percentagem do líquido das linhas anteriores. O caso de uso clássico é desconto em encomenda ("Desconto fidelidade −10%" depois de listar todos os itens) ou um adicional ("Serviço urgente +15%"). O número recalcula em tempo real se adicionar uma linha acima ou alterar um preço.
• Item apenas texto % — como o anterior mas sem montante calculado: mostra apenas a etiqueta no documento. Use quando quer comunicar algo ao cliente sem afetar os totais ("Desconto já incluído nos preços", "IVA reduzido em alguns itens").

O que preenche em cada linha

Independentemente do tipo, cada linha de item tem os mesmos campos a preencher (com pequenas diferenças para os tipos %):

• Título e nota — o que o cliente lê no PDF. O título é a linha principal ("Manutenção de rotina do servidor"), a nota é a descrição abaixo ("Inclui duas visitas trimestrais, gestão de tickets, atualizações de segurança"). Se selecionou do catálogo está pré-preenchido; se genérico escreve-o você.
• Quantidade e preço unitário — fazem o total da linha. A quantidade predefinida é 1, por isso para um serviço único basta introduzir o preço. Para linhas de consumo (horas, dias, licenças) introduza a quantidade real.
• Taxa de IVA — escolhida no menu entre as configuradas na sua organização (Definições → Vendas → Impostos). Se ainda não configurou taxas, o Mokapen avisa-o antes de deixar criar itens. O sistema assume por defeito a taxa do produto/serviço do catálogo, ou a taxa padrão do seu país se genérico.
• Desconto de linha — a percentagem de desconto no item individual (0–100%): útil quando dá um preço especial num item sem tocar nos outros. É diferente do desconto de cliente e do desconto de documento — veja abaixo.
• Custo unitário — campo interno, não visível para o cliente: usado para o cálculo de margem e markup. Se o preencher, o orçamento indica quanto está a ganhar nessa linha. Não é obrigatório, mas se trabalhar com margens apertadas ou quiser perceber a rentabilidade da proposta, vale a pena introduzi-lo pelo menos nos itens principais.

Preços líquidos ou brutos: o que escolher

Acima da lista de itens existe um toggle "Usar preços brutos". Não é um detalhe técnico: muda o que o número que escreve no campo de preço realmente significa.

• Preços líquidos (predefinição) — introduz o preço sem IVA. Se escrever €100 numa linha com IVA de 23%, o cliente vê €100 líquido + €23 IVA = €123 total. Este é o comportamento B2B padrão: a sua contraparte pensa em líquido porque deduz o IVA.
• Preços brutos — introduz o preço incluindo IVA. Se escrever €123 numa linha com IVA de 23%, o Mokapen divide: €100 líquido, €23 IVA. Este é o comportamento B2C natural: o cliente particular quer saber o que paga na caixa, não lhe interessa a divisão.

O toggle aplica-se ao orçamento inteiro: não pode ter algumas linhas líquidas e outras brutas. Escolha com base no cliente: se for uma empresa, quase sempre líquido; se for um consumidor final, quase sempre bruto.

Descontos: como os três níveis se combinam

O sistema de descontos do Mokapen é poderoso mas precisa de ser compreendido porque funciona em três níveis sobrepostos aplicados em cascata (não se somam). Explico a ordem com um exemplo concreto.

Imagine preparar um orçamento líquido de €1.000 (linha única) para um cliente com 10% de desconto dedicado no seu registo, aplicando 5% de desconto de linha e adicionando 3% de desconto de documento no final para fechar o negócio. O cálculo procede da seguinte forma:

1. Parte de €1.000.
2. Aplica 10% de desconto de cliente (do registo da empresa) → €900.
3. Aplica 5% de desconto de linha → €855.
4. Aplica 3% de desconto manual de documento → €829,35.
5. Calcula o IVA sobre o montante final.

Os três descontos não fazem 18% no total: aplicados em cascata dão um resultado matematicamente diferente e montantes diferentes.

Na prática raramente usará os três ao mesmo tempo. O padrão comum é:

• Desconto de cliente — automático por fidelidade, definido uma vez no registo da empresa e aplicado a todas as suas propostas.
• Desconto de linha — tático em itens individuais, quando dá um preço especial num item sem tocar nos outros.
• Desconto manual de documento — a "alavanca final" para fechar um negócio negociado na última ronda.

O bloco de totais no orçamento mostra cada nível separadamente, pelo que sabe sempre o que aplicou e porquê. O desconto manual de documento é ativado a partir do painel "Adicionar desconto" que aparece abaixo dos itens: até o ativar, o orçamento funciona apenas com descontos de cliente e de linha.

Reordenar, editar, eliminar linhas

As linhas podem ser arrastadas para reordenar: a ordem que vê no ecrã é a ordem que o cliente verá no PDF. Coloque os itens principais primeiro, depois os acessórios, depois os descontos percentuais — para que a proposta se leia bem.

Para editar uma linha clique no ícone de edição: o mesmo modal de criação reabre. Para eliminá-la, o ícone do caixote do lixo. O Mokapen não pede confirmação na eliminação de linhas (recriar demora segundos), mas se estiver a trabalhar numa proposta importante vale a pena guardar periodicamente.

Totais: o que o cliente vê e o que só você vê

O bloco de totais no fundo do separador de itens mostra toda a matemática do orçamento. Os itens visíveis para o cliente no PDF são:

• Total líquido — soma dos montantes tributáveis das linhas.
• Descontos aplicados — um por um se houver tipos diferentes.
• Impostos — separados por taxa de IVA.
• Total bruto — o valor final que o cliente vê.

Existem depois três itens que apenas vê internamente e que nunca aparecem no PDF. Aparecem apenas se preencheu o custo unitário nas linhas:

• Margem — diferença entre o preço líquido e o custo total.
• Margem % — margem relativa ao preço de venda.
• Markup % — margem relativa ao custo.

Estas são as suas métricas de rentabilidade internas, úteis para decidir se ainda pode baixar o preço para fechar.

Design do documento: modelos de PDF e como personalizá-los

O PDF que o cliente recebe não é composto pelo Mokapen de raiz de cada vez: parte de um modelo que define layout, cores, posição do logótipo, estrutura da tabela de itens, onde vai a assinatura. Na ficha do orçamento encontra o bloco Design com um dropdown para escolher qual modelo usar.

Modelos de sistema (prontos a usar)

O Mokapen inclui quatro modelos padrão — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — com layouts diferentes. Diferem na colocação do logótipo (canto superior esquerdo, centrado, direita), estilo da tabela de itens (com ou sem linhas alternadas, com bordas ou apenas separadores), layout do bloco remetente/destinatário, posição do bloco de assinatura. Já estão configurados e usam automaticamente os dados da sua organização (logótipo, cores, dados fiscais).

Se está a começar e não tem tempo para personalizar, experimente os quatro modelos padrão com o mesmo orçamento (basta mudar o modelo e clicar em Pré-visualizar) e escolha o que mais gosta. Muitos utilizadores ficam nos modelos padrão durante anos sem problemas.

Modelos personalizados da sua organização

Se tiver necessidades específicas — cores de marca precisas, um layout exigido pelo seu setor, blocos adicionais como termos de garantia ou assinatura digital — pode criar modelos personalizados na área de Modelos da organização (menu lateral). Cada modelo é de um tipo específico (Orçamento, Encomenda, Fatura...) e define a estrutura do documento com blocos personalizáveis.

Um modelo personalizado permite-lhe:

• Definir que blocos mostrar e a sua posição (cabeçalho, remetente, destinatário, tabela de itens, condições, assinatura, notas legais).
• Definir cores, tipos de letra e estilo de tabela para alinhar com a marca.
• Pré-carregar texto padrão nas condições económicas: quando cria um novo orçamento com esse modelo, o texto de condições preenche automaticamente com as cláusulas que preparou (validade, condições de pagamento, referências regulatórias).

Na lista de modelos da sua organização pode marcar um modelo como predefinição: será proposto automaticamente em todos os novos orçamentos. Útil quando toda a equipa de vendas deve usar o mesmo layout sem pensar nisso.

Se alterar o modelo de um orçamento existente (por exemplo porque esse cliente requer um layout diferente) e guardar, a pré-visualização e o download usarão o novo design — sem tocar nos itens, preços ou condições que já escreveu.

Condições económicas: o texto livre do orçamento

No bloco Documento encontra o editor de condições económicas: uma área de texto enriquecido (negrito, itálico, listas, links, tabelas) onde escreve tudo o que rodeia os itens e números. Condições de pagamento ("30 dias a contar da data da fatura"), validade da proposta ("válida até 31/03/2026"), cláusulas de confidencialidade, prazos de entrega, garantias, penalidades, referências regulatórias.

Se definiu um modelo com condições pré-carregadas, o editor preenche-se na criação do orçamento — edita apenas o que é necessário para o caso específico. Se o modelo não tem condições pré-carregadas, começa em branco e escreve livremente.

O texto das condições aparece no PDF abaixo da tabela de itens, antes do bloco de assinatura. Não é indexado nem analisado pelo Mokapen: é conteúdo puro do documento, a formatação que vê no editor é o que o cliente vê.

Pré-visualização, download e envio ao cliente

Quando o orçamento está pronto — itens introduzidos, condições escritas, cliente ligado — é hora de o entregar ao cliente. O Mokapen dá-lhe três caminhos, do mais simples ao mais profissional.

Pré-visualização: verificar antes de enviar

O botão Pré-visualizar no canto superior direito da ficha mostra-lhe o PDF exatamente como o cliente o verá, diretamente no browser em formato A4. Não gera um ficheiro para descarregar: é uma renderização em tempo real do documento com os dados e modelo atuais.

Use-o sempre antes de enviar. Revela em dois segundos coisas que passam despercebidas ao olhar para a ficha: um título de item cortado por ser demasiado longo, uma nota com quebra de linha má, o logótipo posicionado de uma forma que não gosta com este modelo, uma taxa de IVA errada numa linha. Edite, guarde, abra a pré-visualização novamente — itere até ficar satisfeito.

Um detalhe importante: a pré-visualização reflete o estado guardado do orçamento. Se acabou de alterar itens ou condições e não guardou, a pré-visualização pode não mostrar as últimas alterações. Guarde e tente novamente.

Download: PDF ou Word

O botão Download abre um menu com duas opções: PDF e Word (docx). O PDF é o formato de entrega padrão — não editável pelo cliente, profissional, universal. O nome do ficheiro é automaticamente composto como NomeRemetente - CódigoOrçamento.pdf (exemplo: "Acme Lda - 3-2026.pdf"), para que quando o cliente o guardar no computador já esteja identificado.

Word serve dois casos específicos: quando precisa de personalizar manualmente o documento antes de enviar (adicionar um parágrafo personalizado que não quer no sistema), ou quando o cliente pede um formato editável porque o integra num documento maior. Nota: o Word exportado é um instantâneo do orçamento — as alterações feitas aí não regressam ao Mokapen.

Envio por email: entrega diretamente a partir do orçamento

O botão Enviar email abre um modal que lhe permite enviar o orçamento ao cliente sem sair do Mokapen, com o PDF anexado e opcionalmente o link de aceitação online.

O destinatário está pré-preenchido com o email do contacto ou empresa ligados. Pode adicionar vários destinatários separados por ponto e vírgula — útil quando o contacto quer copiar o responsável de compras ou o contabilista. O campo De propõe endereços de email que configurou como ligações SMTP na organização: se não tiver nenhuma, o Mokapen usa o seu endereço de sistema (o email chega na mesma, mas de um endereço genérico). Para parecer profissional vale a pena ligar pelo menos um endereço da empresa (info@, vendas@, o seu pessoal) na secção de ligações de email.

O assunto está pré-preenchido com "Orçamento {código}" — altere-o se preferir algo mais específico ("A nossa proposta para a manutenção de 2026"). O corpo já está definido com uma saudação padrão, mas pode reescrevê-lo completamente: a sua última nota comercial, uma referência a uma conversa, os próximos passos.

Abaixo encontra duas opções importantes:

• Anexar documento PDF (ativo por defeito) — gera o PDF do orçamento e anexa-o ao email, para que o cliente tenha sempre uma cópia, mesmo que não clique no link.
• Receber cópia BCC — envia-lhe uma cópia oculta do email para o seu endereço, útil para rastrear exatamente o que enviou e quando.

Após o envio, o evento fica registado na linha cronológica do orçamento (data, hora, destinatários): mesmo que regresse ao orçamento três semanas depois, sabe exatamente quando o enviou.

Aceitação online com OTP: obter um sim de forma segura

O calcanhar de Aquiles clássico dos orçamentos é a aceitação. O cliente escreve "ok prosseguir" e fica com um email genérico na caixa de entrada sem valor contratual, que pode perder, do qual não tem a certeza que cobre todos os itens da proposta. Depois discute-se sobre quem disse o quê.

O Mokapen resolve isto com aceitação online via OTP: o cliente recebe um link, abre o orçamento numa página web, recebe um código de verificação por email (para termos a certeza que é ele e não outra pessoa), e confirma a aceitação com um clique. Tudo fica registado no orçamento: data, hora, endereço IP, quais linhas aceitou.

Como ativar a aceitação ao enviar

No modal de envio por email, abaixo das opções de PDF e BCC, encontra o bloco "Link público com aceitação". Se o destinatário tiver um email válido no orçamento, o sistema propõe automaticamente ativá-lo. Tem dois toggles:

• Exigir aceitação — se ativo, o email que o cliente recebe inclui um link para uma página pública do orçamento onde pode clicar em "Aceitar esta proposta". Se não o ativar, o link leva apenas a uma página de visualização (o cliente vê a proposta e descarrega o PDF, sem botão de aceitação).
• Aceitação parcial — se ativo, na página pública o cliente vê uma caixa de verificação em cada linha de item e pode escolher aceitar apenas alguns itens. Use quando a proposta é modular ("Só quero a manutenção, não a extensão de garantia"). Se o desativar, o cliente só pode aceitar tudo ou nada — o que frequentemente é melhor porque força uma escolha clara e não o obriga a reformular a proposta para itens não aceites.

O que o seu cliente experimenta do lado dele

É útil saber o que acontece do lado do cliente, porque é a parte do processo que não vê mas da qual depende a taxa de aceitação.

O cliente recebe o seu email com o PDF anexado e um link. Clica no link e abre-se uma página web pública com o orçamento mostrado em formato A4, exatamente como no PDF. Há um botão para descarregar o PDF (para arquivar) e, se ativou a aceitação, um botão prominente "Aceitar esta proposta".

Quando o cliente clica em "Aceitar", o Mokapen envia-lhe um código de seis dígitos para o mesmo email onde recebeu o link (o email que definiu como destinatário do orçamento). O cliente verifica a caixa de entrada, obtém o código, introduz-o na página — e nesse momento a confirmação é verificada. O código é válido durante uma hora, depois expira e tem de ser solicitado novamente.

Se ativou a aceitação parcial, após a verificação do código o cliente vê a lista de itens com uma caixa de verificação em cada: escolhe o que aceitar e confirma. As linhas percentuais (descontos/adicionais automáticos) são ignoradas — seria estranho tê-los a aceitar um por um.

A grande vantagem deste fluxo é que não requer que o cliente se registe no Mokapen. É rápido, funciona no smartphone, e a verificação OTP dá peso legal à aceitação (é como uma assinatura eletrónica ligeira).

O que acontece no Mokapen quando o cliente aceita

A aceitação não é um evento que passa despercebido: altera o estado do orçamento e regista-o de forma rastreável.

As linhas aceites mostram um ícone de confirmação verde com a data de aceitação. Na linha cronológica do orçamento aparece um evento "Aceite pelo cliente" com o email do cliente que confirmou e o endereço IP de onde veio o pedido. Se deixou a automação predefinida ativa (definições do pipeline), o estado do orçamento move-se automaticamente para "Aceite" — o cartão move-se para a coluna final do Kanban.

Se tiver também a automação "Criar encomenda ao fechar" ativa (predefinição sim), o Mokapen oferece-se para gerar imediatamente a encomenda ligada com os mesmos itens, cliente e montantes. Um clique, e o orçamento torna-se uma encomenda pronta para execução ou sincronização com o ERP de faturação.

Casos extremos a conhecer

• Orçamento sem email do destinatário — a aceitação online não está disponível porque o Mokapen não tem para onde enviar o código OTP. O link público ainda funciona apenas para visualização: útil para partilhar o PDF noutros canais (WhatsApp, chat, portal do cliente), mas sem o fluxo de confirmação formal.
• Código OTP expirado ou perdido — o cliente pode solicitar um novo a partir da página pública clicando em "Enviar código" novamente. Os códigos anteriores são automaticamente revogados.
• Aceitação fora do Mokapen — se o cliente assinou uma cópia em papel ou respondeu por email com palavras claras, pode marcar manualmente as linhas como aceites a partir do modal de edição da linha de item, marcando "Aceite pelo cliente". Menos rastreável do que o caminho OTP mas cobre casos em que o cliente simplesmente não quer usar o link online.

Criar um orçamento

Existem duas formas de começar, e a escolha muda quanto trabalho precisa de fazer.

• Método direto — na página de Orçamentos clique em + Orçamento no canto superior direito e abre-se um editor em página completa. Adequado quando o cliente ainda não está ligado a uma oportunidade ou contacto do diretório (talvez seja um pedido de um contacto ocasional). Faz tudo aí: cria o registo do cliente escrevendo o seu nome, define os itens, condições, guarda.
• Método contextual (recomendado) — abra a ficha de oportunidade, contacto ou empresa em que está a trabalhar, e use + Criar e ligar → Orçamento. O orçamento nasce já ligado ao registo de origem, com destinatário, contacto e — se presente — desconto dedicado preenchidos automaticamente. Poucos campos para tocar, ligação automática, histórico coerente na ficha do cliente.

Em ambos os casos a sequência operacional é a mesma:

1. Dê-lhe um título claro. Quem o abrir dois meses depois deve perceber do que se trata sem abri-lo: "Proposta de manutenção 2026 — Acme Lda" é melhor do que "Orçamento Acme".
2. Verifique o destinatário e o remetente.
3. Escolha o modelo de documento, ou deixe o predefinido da organização.
4. Adicione os itens um de cada vez: primeiras as linhas principais da proposta, depois os acessórios, depois os descontos percentuais se existirem.
5. Escreva as condições económicas, ou corrija o texto pré-carregado do modelo.
6. Defina o responsável, a data e a probabilidade de fecho se tiver uma ideia.
7. Guarde. O Mokapen atribui o código sequencial se não definiu um, calcula os totais finais e o orçamento está pronto para enviar.

Clique em Pré-visualizar para uma verificação final, depois Enviar email ou Download PDF dependendo de como quer entregá-lo.

Nem todos os campos precisam de estar perfeitos no primeiro registo: a ficha atualiza em tempo real, pode regressar a qualquer momento para editar itens, preços, textos. Apenas o envio é definitivo, no sentido de que o cliente tem uma versão — se alterar algo depois precisará de reenviar.

Editar um orçamento

As edições de orçamentos fazem-se de três formas diferentes, dependendo do que precisa de alterar e de quantos registos.

Edição direta na ficha

Abra a ficha do orçamento (do Kanban ou da Lista) e edite diretamente onde necessário: clique no título para o renomear, o ícone de lápis junto aos campos para os corrigir, adicionar/remover linhas de itens, reescrever condições. Nos campos do painel lateral guardam automaticamente um de cada vez quando sai do foco. Na página completa deve clicar em Guardar quando terminar o bloco em que estava a trabalhar.

Uma nota: se editar itens ou textos de condições, lembre-se de guardar primeiro antes de gerar a pré-visualização ou enviar — caso contrário o PDF enviado é ainda a versão anterior.

Avançar estado no Kanban

Se a única coisa que quer alterar é a fase do orçamento (porque o cliente respondeu, o enviou, teve a chamada de revisão), nem abra a ficha: arraste o cartão no Kanban de uma coluna para outra. O estado atualiza instantaneamente. É a forma mais eficiente de gerir o pipeline durante reuniões de vendas ou de manhã quando revê os negócios abertos.

Uma restrição a conhecer: os estados "terminais" — os a 100% (como Aceite) ou 0% (Rejeitado, Expirado) — só podem ser alterados para outros estados por utilizadores com o papel de membro na organização. É uma proteção para impedir que colaboradores externos "reabram" negócios já fechados.

Edição em massa a partir da vista de lista

Quando precisa de alterar algo em muitos orçamentos de uma vez — reatribuir todos os de um comercial que saiu da empresa, adicionar uma etiqueta a um lote de propostas de verão, mover estado em lote — mude para a vista Lista, filtre para encontrar os orçamentos certos, selecione com caixas de verificação e clique em Editar na barra de ações que aparece no topo.

O modal de edição em massa mostra apenas os campos que fazem sentido editar em massa: responsável, estado, etiquetas, campos personalizados simples. Não pode editar itens ou textos em massa — esses são por definição específicos de cada orçamento. Confirme e a edição aplica-se a todas as seleções.

Outras ações em massa disponíveis na mesma barra são Clonar, Arquivar e Eliminar — consulte as secções dedicadas.

Clonar um orçamento

Se tiver uma proposta modelo que reutiliza com frequência — mesma estrutura de itens com pequenas variações para um cliente diferente — não recrie do zero de cada vez: clone-o. O orçamento clonado mantém todos os itens, condições, modelo e anexos selecionados; altera o cliente destinatário e ajusta os preços se necessário.

Clone individual

1. Abra a ficha → Opções (três pontos) → Clonar.
2. No modal escolha com caixas de verificação o que levar para a cópia: itens (sempre), e opcionalmente anexos, ligações, comentários, histórico da linha cronológica. Se trabalha em várias organizações com a mesma conta, pode clonar o orçamento noutra organização.
3. Confirme.

O Mokapen cria o novo orçamento com um sufixo no título para o distinguir do original. Recebe um novo código (sequencial do ano atual) e não está ligado ao cliente original — define o destinatário correto. O original fica inalterado: clonar é uma cópia, não uma mudança.

Clone em massa

1. Vista de lista → selecione com caixas de verificação → Clonar na barra de ações em massa → escolha opções uma vez para todos → confirme.

Arquivar um orçamento

Um orçamento não é como uma tarefa que fica "concluída" e desaparece. Mesmo quando o negócio termina — ganho, perdido, expirado — o registo permanece útil: é o histórico comercial do cliente, e é bom encontrá-lo nas ligações da sua ficha, nos relatórios anuais, nas análises de propostas anteriores. Arquivar faz exatamente isto: move o orçamento para fora das vistas ativas (Kanban e Lista já não o mostram) mas mantém-no intacto. Ainda aparece na ficha do cliente ligado e nos relatórios históricos, e pode consultá-lo a qualquer momento em Orçamentos → Ações → Arquivo de orçamentos.

Arquivo individual

1. Abra a ficha → Opções → Arquivar.
2. Confirme no modal.

Para reabri-lo (o cliente volta a ligar meses depois e quer recomeçar a partir daí): encontre-o no arquivo, abra a ficha, Opções → Restaurar, e regressa ao Kanban ativo no estado em que estava antes de arquivar.

Arquivo em massa

1. Vista de lista → selecione → Arquivar na barra de ações em massa → confirme.

Quando arquivar e quando eliminar? Regra prática: arquive se o orçamento realmente aconteceu (enviou-o, houve discussões, tem valor histórico), elimine se for um erro (criado por engano, duplicado, teste). Não arquive para "limpar": o Kanban com filtros já lhe dá toda a limpeza que precisa, e os orçamentos antigos mas bons são valor acrescentado na ficha do cliente.

Eliminar um orçamento

Elimine orçamentos criados por engano ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se a proposta tem histórico útil (enviada, aceite, ligações com cliente ou oportunidade) e não quer perder o rasto dela no contacto ou empresa.

Eliminação individual

1. Abra a ficha → Opções (três pontos) → Eliminar (item vermelho).
2. Confirme no modal.

Com o plano Advanced Premium o orçamento vai para o lixo (página de Orçamentos → Ações → Lixo de orçamentos). A partir daí pode Restaurar ou Eliminar definitivamente. Se abrir um orçamento já no lixo, aparece um banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

No plano Free (sem Advanced Premium) a eliminação é geralmente permanente imediatamente após a confirmação, sem lixo — verifique as permissões da sua organização.

Eliminação em massa

1. Vista de lista → selecione → Eliminar (botão vermelho) → confirme.

Converter um orçamento em encomenda

O orçamento é a proposta, a encomenda é a confirmação executiva: representa o compromisso de compra do cliente e — a jusante — é o ponto a partir do qual começa a faturação. No fluxo do Mokapen, passar do orçamento para a encomenda é natural e em muitos casos automático.

Existem três formas de converter um orçamento em encomenda, por ordem de praticidade:

• Automação ao fechar (recomendado) — se deixou a automação padrão do pipeline ativa ("Criar encomenda ao fechar" em Definições → Vendas → Orçamentos), quando move o orçamento para um estado de 100% (por ex. Aceite), o Mokapen abre rapidamente um modal propondo criar a encomenda ligada com os mesmos itens, cliente, montantes e condições. Confirme e em dois segundos tem uma encomenda pronta com o seu próprio código sequencial, ligada ao orçamento de origem.
• Acionada pela aceitação online — se o cliente aceitar via OTP a partir do link público, o orçamento move-se automaticamente para Aceite e a mesma proposta de encomenda dispara. Zero ações manuais da sua parte, exceto confirmar o modal.
• Manual — a partir do orçamento, botão + Criar e ligar → Encomenda. Use quando a automação não disparou (por ex. fechou o estado antes de a automação estar ativa) ou quando quer criar uma encomenda parcial relativa ao orçamento.

Em todos os casos o orçamento original permanece no sistema (não é eliminado nem movido) e está ligado à encomenda através do separador Ligações: de um vê-se o outro. Isto é importante para o histórico — a ficha do cliente mostrará "proposta enviada em março, aceite em abril, encomenda emitida em abril" sem que escreva nada manualmente. Para detalhes de gestão de encomendas consulte o Guia de Encomendas.

Pipeline e estados: modelar o seu processo de vendas

O pipeline é o percurso que um orçamento faz do início ao fim — as fases (ou estados) por que passa, cada uma com um significado preciso nas suas vendas. O Mokapen inclui um predefinido que funciona para 90% dos casos, mas se tiver processos particulares pode personalizá-lo ou criar mais do que um.

O pipeline predefinido

De início, os orçamentos têm um único pipeline com seis estados cobrindo o ciclo comercial típico:

• Rascunho (10%) — o orçamento está a ser preparado, ainda interno, não enviado ao cliente.
• Enviado (20%) — enviou-o, agora aguarda.
• Em análise (60%) — o cliente respondeu, está a avaliar, talvez a discutir alterações.
• Aceite (100%) — o negócio está ganho.
• Rejeitado (0%) — o negócio está perdido.
• Expirado (0%) — a proposta terminou sem resposta após o prazo de validade.

As percentagens junto a cada estado — o que chamamos "progresso" — não são decorativas: afetam a barra de progresso nos cartões do Kanban e determinam quais os estados considerados "ganhos" (100%) ou "perdidos/fechados" (0%). As automações do Mokapen ligam-se a estes valores: quando um orçamento atinge 100%, a proposta de encomenda dispara.

Personalizar estados

Se o processo padrão não se adequa — talvez trabalhe em concursos públicos com fases como "Manifestação de interesse → Documentação → Adjudicação", ou gerencie projetos com uma fase de "Aprovação técnica" antes da aceitação comercial — pode modificar os estados em Definições → Vendas → Orçamentos → Pipeline e estados.

Aí adiciona novos estados, renomeia os existentes, reordena-os (a ordem determina a sequência de colunas do Kanban) e define o valor de progresso (0–100%) para cada um. Dica prática: use o progresso de forma consistente — 100% apenas para estados que representam vitória certa, 0% apenas para estados de encerramento definitivo. Os estados intermédios (20%, 50%, 80%) devem dizer o quão "próximo" está da vitória de forma credível — para que os relatórios de previsão (montante × probabilidade) deem números realistas.

Múltiplos pipelines para processos diferentes

Se tiver canais de vendas diferentes com lógica de negócio diferente — B2B longo com mais fases, B2C rápido com poucas fases, concursos com burocracia específica — pode criar pipelines separados, cada um com os seus estados. Na página do Kanban o menu de pipeline no topo permite escolher qual está a ver; mude com um clique.

Para criar um novo pipeline vá a Definições → Vendas → Orçamentos → Pipeline e estados, ou diretamente pelo menu de pipeline no Kanban (onde encontra "Novo pipeline"). Os pipelines podem ser restritos a equipas específicas da organização: apenas a equipa de vendas "Enterprise" vê o pipeline "Grandes contas", a equipa "PME" vê o seu. Útil para grandes organizações com departamentos separados.

Automações do pipeline

Nas definições do pipeline encontra duas automações que vale a pena conhecer porque mudam o comportamento automático dos orçamentos:

• Criar encomenda ao fechar (ativo por defeito) — quando um orçamento atinge um estado de 100%, o Mokapen oferece-se para gerar imediatamente a encomenda ligada. Cobrimos isto em "Converter um orçamento em encomenda". Se não utilizar (porque gere encomendas em ERP externo), pode desativá-lo.
• Mover estado após aceitação pelo cliente (ativo por defeito) — quando um cliente aceita um orçamento a partir do link OTP público, o Mokapen move-o automaticamente para o estado "ganho" que configurar. Por defeito vai para o primeiro estado de 100% que encontra (Aceite), mas pode especificar um diferente, útil se tiver um passo intermédio como "Aceite pendente de contrato" antes do estado final.

Sincronização com software de faturação

O Mokapen é um CRM e ferramenta de proposta comercial, não software de faturação: a faturação eletrónica, os registos de IVA, a contabilidade geral são feitos pelo seu ERP (Fatture in Cloud, o seu contabilista com o seu software, ou um ERP dedicado). Para não ter de introduzir dados duas vezes, existe um separador Sincronizar na ficha do orçamento e no módulo de Integrações da organização.

A integração mais madura é com o Fatture in Cloud: detalhes completos no guia dedicado do Fatture in Cloud. Em resumo, se ligar a sua conta FIC ao Mokapen, os registos de clientes, produtos de catálogo, serviços e encomendas (com as suas linhas de itens) fluem do Mokapen para o Fatture in Cloud — onde depois se tornam faturas eletrónicas. A direção é configurável: pode decidir mover dados apenas numa direção, ou em ambas.

No orçamento individual, o separador Sincronizar mostra o estado do registo relativo à integração: se está sincronizado, quando a última operação foi bem-sucedida, se houve erros. Se o orçamento foi convertido em encomenda, a sincronização diz principalmente respeito à encomenda — é quando os dados importam para o ciclo fiscal.

Os registos de clientes são correspondidos entre os dois sistemas usando o NIF e o código fiscal como chaves anti-duplicado, pelo que se tiver "Cliente Beta" já no Fatture in Cloud e criar um orçamento no Mokapen para o mesmo cliente, o sistema reconhece que é o mesmo registo sem duplicar o registo.

Secções relacionadas

O orçamento não vive isolado: há outras áreas do Mokapen à sua volta que vale a pena conhecer para realmente o usar.

• Ligações — ligue o orçamento a oportunidades, encomendas, tarefas de seguimento, tickets de suporte, outros orçamentos relacionados. Cada ligação é bidirecional (do orçamento vê a tarefa, da tarefa vê o orçamento). Quando abre a ficha do cliente seis meses depois, reconstrói de relance tudo o que aconteceu.
• Anexos — anexe especificações, fichas técnicas, rascunhos de contrato, capturas de ecrã que o cliente lhe enviou ao orçamento. Ficam na ficha do orçamento e são encontráveis pesquisando nos ficheiros da organização.
• Atualizações — a linha cronológica (ou registo de atividade) é o histórico completo de tudo o que aconteceu ao orçamento: quando foi criado, quem alterou o quê e quando, cada email enviado (com destinatários), cada aceitação do cliente (com IP e data). Forensicamente útil: se houver discussão sobre "o que dissemos", a linha cronológica dá a resposta com dados.
• Etiquetas — classificação livre para filtrar e pesquisar rapidamente: "Enterprise", "Renovação", "A relançar", "Complexo", seja qual for a taxonomia que faça sentido para si. Os filtros da página de Orçamentos funcionam muito bem com etiquetas.

Definições de orçamentos

As definições são acessíveis aos administradores e proprietários da organização, e ficam em Definições → Vendas → Orçamentos. Existem três áreas principais:

• Pipeline e estados — já cobrimos isto: definir fases, progresso, automações.
• Configuração de campos — quais os campos a mostrar na ficha do orçamento, em que ordem, quais são obrigatórios. Pode também adicionar campos personalizados (números, texto, datas, listas) para capturar informações específicas do negócio: um "CIG" para concursos públicos, um "código de projeto interno", uma data de instalação prevista. Aparecem na ficha, nas colunas da vista de Lista (se os adicionar) e nos filtros.
• Configuração de colunas da lista — que informação ver na vista de Lista e em que ordem. Pode alterá-las em tempo real na vista de Lista com Ações → Editar colunas, sem ir às definições.

Fora da área de orçamentos mas importantes para fazê-la funcionar bem existem mais duas configurações:

• Taxas de imposto (Definições → Vendas → Impostos) — se não configurou pelo menos uma, não pode criar itens.
• Modelos de documento (menu Modelos da organização) — onde personaliza os modelos de PDF que cobrimos em "Design do documento".

Relatórios de orçamentos

O Kanban e a Lista servem para trabalhar em orçamentos individuais; para compreender o desempenho global — quantos orçamentos fez no trimestre, quem é o comercial com melhor desempenho, quais os produtos que aparecem mais frequentemente em propostas, qual é a taxa de conversão orçamento→encomenda — existem relatórios dedicados, acessíveis na página de Relatórios de Orçamentos (requer plano Premium).

Os relatórios disponíveis cobrem as vistas analíticas mais úteis num ciclo de vendas:

• Distribuição por estado — quantos orçamentos estão em cada fase do pipeline: essencial para identificar estrangulamentos.
• Distribuição por pipeline — se usar mais do que um, veja como o trabalho se distribui pelos canais.
• Desempenho por responsável — número de orçamentos e volume económico por comercial.
• Itens mais orçamentados — quais os produtos/serviços que aparecem mais frequentemente em propostas. Uma mina de ouro para perceber o que o mercado realmente pede.
• Orçamentos por cliente — a quem cobriu e por que valor.
• Volumes económicos por período — tendências mensais, trimestrais, anuais.
• Margem e markup — rentabilidade das propostas. Funciona apenas se preencheu os custos unitários nas linhas de itens: sem custos, o relatório fica vazio.

Como em todo o Mokapen, os relatórios respeitam as permissões da organização: cada utilizador vê apenas os registos a que tem acesso com base no seu papel. Um comercial não vê automaticamente os orçamentos dos colegas salvo se as permissões o permitirem — útil para equipas com dinâmicas competitivas internas ou dados sensíveis.