Aprenda Mokapen.

Guia de Reservas

A área Reservas é o módulo Mokapen para registar quando um cliente ou prospecto reserva um ou mais serviços reserváveis: consultorias, tratamentos, sessões, alugueres, slots operacionais. Cada reserva tem nome, estado (Confirmada / Pendente / Rejeitada), contacto, serviços, período data/hora, responsável, privacidade, local e ligações ao resto do CRM.

Aceda pelo menu Atividades → Reservas. A vista predefinida é o Calendário; pode passar para a Lista. O módulo requer a app Reservas ativa, as permissões corretas e um plano Premium adequado — verifique a disponibilidade no seu plano e nos papéis da organização.

Papel no CRM e diferença face aos Agendamentos

Uma reserva no Mokapen não é apenas um slot no calendário: é um registo ligado ao catálogo de serviços e ao contacto do cliente, com um ciclo de confirmação típico dos pedidos (também a partir de formulário público).

• Reserva: pedido ou slot ligado a um ou mais serviços reserváveis e a um contacto. Fluxo típico: o cliente reserva (internamente ou a partir de formulário) → a equipa confirma ou rejeita → a reserva permanece no histórico do cliente e pode ligar-se a oportunidades, tickets, projeto.
• Agendamento: reunião, chamada ou visita no calendário com participantes (utilizadores Mokapen, contactos, empresas), organizador e estado aberto/fechado — não necessariamente ligado a um catálogo de serviços. Consulte o guia Agendamentos.

Na prática: usa Reservas quando vende ou presta slots de serviço do catálogo; usa Agendamentos para reuniões e agenda genérica (demo, kick-off, stand-up). Os dois módulos podem coexistir e ligar-se a outras entidades. Regra prática: toda reserva com um cliente merece o Contacto correto — assim o histórico permanece na ficha do cliente, não apenas no calendário Reservas.

Pré-requisitos: serviços reserváveis

Na criação interna, o campo Serviços lista apenas os serviços marcados como reserváveis (filtro bookable no select). Se a lista estiver vazia não pode completar a reserva a partir do formulário interno.

1. Vá a Vendas → Serviços (catálogo).
2. Abra ou crie um serviço e ative a possibilidade de reserva (opção / Ativar reserva no serviço).
3. Volte a Reservas e tente novamente: o serviço aparece no select.

Marque como reserváveis apenas os serviços que quer realmente oferecer em agenda ou online. Para fluxos públicos, os módulos (formulários) de tipo reserva usam serviços, produtos ou disponibilidades configuradas no formulário — coordene catálogo e formulário antes de publicar a ligação.

Estados da reserva

O estado não é um kanban: gere-o a partir do menu pendente na barra de ações / criação. Três valores:

• Confirmada — slot aceite. É o estado inicial típico quando cria a reserva a partir do interior (a equipa já validou).
• Pendente — à espera de confirmação. Comum após um pedido de formulário público ou quando um operador quer validar disponibilidade antes de comprometer o slot.
• Rejeitada — não aceite (slot indisponível, cliente não idóneo, conflito de agenda…). Permanece no histórico e pode gerar notificações; depois pode arquivar.

Ao mudar o estado, o Mokapen pode notificar responsável e colaboradores (email/notificações segundo as preferências da organização) e, em alguns casos, atualizar o contacto sobre o estado da reserva.

Página Reservas — barra superior

A página principal oferece duas vistas: Calendário e Lista, no mesmo modelo operativo dos Agendamentos.

• Calendário (predefinida): vê as reservas no tempo; clique no evento abre a ficha. Onde previsto pode mover o slot (arrastar/mover) — útil para reprogramar sem reabrir todo o formulário.
• Lista: tabela com pesquisa, filtros de utilizadores/equipas, colunas (título, estado, contacto, serviços, datas, etiquetas, colaboradores…). Ideal para ações em massa e para encontrar todos os pedidos Pendentes.
• Nova Reserva: abre o modal de criação.
• Ações: Arquivo (e lixo se o plano o previr).

Na vista Lista, ao selecionar linhas com as caixas de verificação aparece a barra de ações: duplicar, arquivar, eliminar (e outras ações disponíveis no seu plano).

Ficha da reserva

Clique num evento no calendário ou no título na lista abre a ficha (modal lateral). Com plano Premium adequado pode abri-la a página inteira: mesmo conteúdo, mais espaço e gravação cómoda.

Barra de ações

• Estado (menu pendente): Confirmada, Pendente, Rejeitada — consulte a secção de estados.
• Privacidade (cadeado): Público (visível para os membros da organização segundo as regras de acesso) ou Privado (apenas responsável, colaboradores e quem tem acesso explícito — não para todos os membros da organização).
• Etiquetas, Cor, Anexos, Notas adesivas (Premium).
• Copiar ligação, + Criar e ligar / novas ligações.

Menu Opções (três pontos)

• Duplicar: copia a reserva; no modal pode incluir checklist, ligações e anexos (se existirem).
• Arquivar / Restaurar: oculta das vistas operativas ou devolve ao calendário/lista.
• Eliminar (opção vermelha): confirmar no modal; com plano adequado soft delete (lixo) ou eliminação definitiva.

Separadores da ficha

• Dados — título, estado, privacidade, etiquetas, cor, contacto (obrigatório se a app Contactos estiver ativa; também pode criar um contacto rapidamente), serviços reserváveis (obrigatórios), período de datas, responsável, colaboradores (se a privacidade de dados estiver ativa na org), morada (muitas vezes pré-preenchível com a sede da organização), descrição, anexos, sticky note.
• Ligações — vínculos com outras entidades (se o seu papel não for apenas leitura limitada). Consulte Secções relacionadas.
• Marketing — campos de marketing da entidade, se usados na sua organização.
• Atualizações — linha temporal de modificações na ficha completa.

Privacidade e colaboradores

Como nos Agendamentos e noutras entidades: os colaboradores são utilizadores ou equipas Mokapen que devem ter visibilidade sobre a reserva e trabalhar nela, sem ser o contacto do cliente. Exemplos: o rececionista que gere os pedidos Pendentes; o profissional que presta o serviço; um manager que monitoriza a carga semanal.

Com a privacidade privada (cadeado na barra de ações), a reserva é visível apenas para o responsável, os colaboradores indicados e quem tem acesso explícito segundo as regras de privacidade — não para todos os membros da organização. Use a privacidade privada para slots sensíveis ou clientes VIP; deixe pública (segundo permissões da org) quando toda a equipa operativa deve ver a agenda de reservas.

Secções relacionadas

• Ligações — ligue oportunidades, tarefas, tickets, projetos, documentos, campanhas e outras entidades ativadas. Ao abrir o contacto vê as reservas ligadas no histórico.
• Etiquetas e Anexos — como noutras entidades Mokapen (confirmações assinadas, brief, fotos da sede…).

O contacto já está no separador Dados: continua útil adicionar ligações a deals ou tickets quando a reserva faz parte de um percurso comercial ou de assistência.

Criar uma reserva

A partir do interior (Calendário ou Lista)

1. Abra Reservas (Calendário ou Lista) → Nova Reserva.
2. Escreva o nome (obrigatório).
3. Configure o estado (por defeito muitas vezes Confirmada se cria após ter acordado com o cliente).
4. Escolha ou crie rapidamente o Contacto.
5. Selecione um ou mais Serviços reserváveis.
6. Configure o período (intervalo data/hora).
7. Responsável, colaboradores, morada, descrição, anexos opcionais.
8. No separador Ligações adicione vínculos úteis, depois Guardar.

A partir de formulário público

O cliente preenche o módulo de reserva no site ou na landing: escolhe o que reservar (serviços, produtos ou disponibilidades/agendamentos segundo a configuração do formulário), data/hora e os seus dados. No Mokapen chega a reserva — muitas vezes Pendente — para confirmar ou rejeitar. O cliente pode ter uma ligação para gerir ou cancelar a sua reserva, se o formulário o previr. Antes de publicar a ligação: alinhe catálogo de serviços reserváveis, encerramentos/festivos da organização e texto do formulário.

Modificar uma reserva

1. Abra a ficha da reserva.
2. Modifique os campos do separador Dados (contacto, serviços, datas, descrição, responsável, colaboradores).
3. Atualize o estado quando confirmar ou rejeitar um pedido Pendente.
4. Em Calendário, arraste ou mova o slot se a interface o permitir — útil para reprogramar rapidamente.
5. Guarde; as modificações podem gerar notificações ao responsável/colaboradores e, em alguns casos, email de estado ao contacto.

Eliminar uma reserva

Elimine reservas criadas por erro ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se o slot está concluído e quer conservar histórico e ligações sem sobrecarregar calendário e lista.

Eliminação individual

1. Abra a ficha → Opções → Eliminar (opção vermelha).
2. Confirme no modal.

Com plano Premium adequado a reserva pode ir para o lixo (de onde Restaurar ou Eliminar definitivamente). Em planos sem soft delete a eliminação pode ser definitiva logo após a confirmação — verifique plano e permissões.

Eliminação múltipla

1. Vista Lista → selecione com caixas de verificação.
2. Clique Eliminar → confirmar.

Arquivar uma reserva

O arquivo serve para reservas concluídas ou rejeitadas que já não devem aparecer no calendário e na lista operativa, mantendo ligações e histórico — mesma lógica dos Agendamentos.

Arquivar uma / várias reservas

• Individual: ficha → Opções → Arquivar → confirmar.
• Múltipla: Lista → selecionar → Arquivar na barra de ações.
• Restaurar: a partir de Arquivo (menu Ações) ou da ficha → Opções → Restaurar.

Duplicar uma reserva

Útil para slots recorrentes com a mesma estrutura (mesmo serviço e mesmo cliente, nova data).

1. Ficha → Opções → Duplicar.
2. No modal escolha se copiar checklist, ligações e anexos.
3. Confirme; atualize datas (e estado se necessário) na nova reserva.

Na Lista também pode duplicar vários registos selecionados, se a ação estiver disponível.

Vistas das reservas

Calendário (predefinida)

Vista em grelha para planificar a semana operativa: cada reserva aparece no slot correspondente a data e hora. Clique no evento abre a ficha. Ideal para ver sobreposições entre serviços e carga por dia. Onde previsto, arraste para mover o slot.

Lista

Listagem tabular com pesquisa, filtros de utilizadores/equipas e colunas (título, estado, contacto, serviços, datas…). Selecione várias linhas para duplicar, arquivar, eliminar. Use a Lista para trabalhar filas Pendentes e para exportações analíticas se disponíveis.

Vista página

Ficha a ecrã inteiro (plano Premium base, onde previsto): mesmo conteúdo do modal, mais espaço para descrição, anexos e ligações.

Não há kanban dedicado: o estado Confirmada / Pendente / Rejeitada gere-se a partir do campo estado.

Definições Reservas

A partir de Definições da organização → Reservas (membros autorizados) gere preferências ligadas a serviços e slots — por exemplo duração de referência e, onde exposta, capacidade do slot (quantas reservas simultâneas no mesmo horário). Algumas áreas da UI de definições podem estar ainda incompletas: verifique na org o que é realmente operacional antes de prometer à equipa.

• Encerramentos / festivos — nas definições gerais da organização pode configurar dias de encerramento: nesses dias podem bloquear-se reservas ou outras datas limite não geríveis a tempo.
• Campos / Ficha / Colunas — se disponíveis para a entidade reserva na sua org, seguem os guias Campos, Ficha e Colunas.
• Apps e permissões — a app Reservas deve estar ativa; os papéis controlam quem cria, vê e modifica.

Relatórios Reservas

Onde o menu Relatórios estiver disponível para Reservas, use-o para volumes por período, distribuição de estados e carga por responsável ou serviço — em perspetiva analítica, não de planificação diária (para isso permanece o Calendário). Se não vir relatórios dedicados, analise a partir da Lista com filtros por datas e estado, ou ligue as reservas a oportunidades/tickets e use os relatórios dessas áreas.

Formulários públicos e autogestão

Os formulários de tipo reserva permitem ao cliente escolher o que reservar, data/hora e os seus dados sem entrar no Mokapen. Após o envio:

• no Mokapen aparece a reserva a gerir (muitas vezes Pendente);
• o cliente pode ter ligações para gerir/cancelar a sua reserva, se o formulário o previr.

No formulário interno típico o campo obrigatório é sobre os serviços reserváveis; os formulários públicos podem oferecer também produtos ou disponibilidades (agendamentos) segundo a configuração do módulo. Coordene sempre catálogo, encerramentos e texto do formulário antes de publicar.

Casos de uso

• Estúdio / consultoria: serviço «Consultoria 60 min» reservável → formulário no site → equipa confirma → eventual oportunidade ligada e tarefa de follow-up.
• Centro de serviços / clínica: vários serviços no mesmo slot; capacidade de slot nas definições se usada; calendário para evitar duplas reservas.
• Aluguer / sessão: reserva com período longo (intervalo de datas) e morada da sede.
• Pós-venda: reserva ligada a ticket ou encomenda para instalação ou formação on-site.
• Reprogramação: mova no calendário ou modifique datas; atualize o estado e notifique o contacto se previsto pelo processo.

Processos recomendados

• Marque como reserváveis apenas os serviços que quer realmente oferecer online ou em agenda.
• Use Pendente para pedidos de formulário; confirme apenas após verificar disponibilidade.
• Ligue sempre o Contacto correto: o histórico permanece na ficha do cliente.
• Para reuniões internas sem serviço no catálogo, prefira Agendamentos.
• Arquive reservas concluídas para manter o calendário legível; elimine apenas rascunhos e testes.
• Alinhe encerramentos/festivos da org para evitar slots fantasma.

Combine Reservas com Serviços, Contactos e, quando necessário, Oportunidades ou Tickets para um fluxo coerente de pedido a prestação.

Perguntas frequentes

P: Não vejo serviços no select. Porquê?

R: Apenas os serviços reserváveis aparecem. Ative a reserva no serviço do catálogo Vendas → Serviços.

P: Diferença entre Reserva e Agendamento?

R: Reserva = slot sobre serviços reserváveis + contacto + estados confirmar/rejeitar (também a partir de formulário). Agendamento = reunião/agenda com participantes, sem obrigação de catálogo de serviços. Detalhes no guia Agendamentos.

P: Porque não entro em Reservas?

R: É necessária app ativa, permissão de visualização e plano Premium adequado. Verifique com um admin da organização.

P: O cliente pode reservar sozinho?

R: Sim, mediante formulários públicos de reserva configurados no Mokapen e publicados no seu site ou numa landing.

P: O que acontece se rejeitar?

R: Define o estado Rejeitada. Permanecem histórico e notificações; pode arquivar depois.

P: Posso reservar produtos além de serviços?

R: No formulário interno típico o campo obrigatório é sobre os serviços reserváveis. Os formulários públicos podem oferecer também produtos ou disponibilidades (agendamentos) segundo a configuração do módulo.