Aprenda Mokapen.

Personalização — Filtro utilizadores / equipas

Nas listas e nos quadros kanban há um botão escuro com o seu avatar. Não é o filtro genérico de campos (estado, data, etiqueta). É o filtro «relativo a mim e às minhas equipas»: quando está ligado, a lista mantém só os registos em que você (ou uma das suas equipas) tem uma relação concreta.

Exemplo. Nas tarefas quer ver as de que é responsável e aquelas em que uma das suas equipas colabora. Clica no avatar e a lista estreita-se assim, sem reconstruir o filtro de cada vez que a abre. Nos pedidos, em vez disso, trabalha sobre a lista completa: não precisa do botão, e daqui oculta-o. Os registos não se apagam. Só muda o que aparece quando o botão está ativo.

Como abrir a página

Abra o menu Organização e escolha Personalização. Em Navegação e filtros abra o cartão Filtro utilizadores / equipas. Precisa do plano Small ou superior. Sem esse plano o cartão abre o upgrade, não o editor.

O panorama dos dois níveis está no guia Personalização. Os papéis que preenchem responsável e colaborador estão em Papéis. O modo privado da organização, de que depende o Team Master, está em Segurança.

No topo, junto ao título, há um distintivo. Se é o Proprietário e entrou a partir de Para a organização, o distintivo diz Definições da organização: o que guardar torna-se o ponto de partida de quem ainda não tem uma preferência própria. Se entrou a partir de Para mim, o distintivo diz Definições só para mim: a alteração só vale quando inicia sessão, e substitui o padrão do proprietário.

Se não é o Proprietário, o bloco da organização não está. Só trabalha em Para mim.

O botão nas listas e no kanban

À direita da página está a referência visual, com o texto Este botão nas listas e kanban: é o mesmo controlo que encontra nas listas. Quando está ativo, a lista (ou o kanban) mostra só os registos que coincidem com as relações que ligou. Não apaga nada e não muda quem pode abrir uma ficha privada: estreita a vista de trabalho.

Em cada cartão de tipo, sob Por entidade, está o interruptor Mostrar botão de filtro. Se estiver desligado, o botão não aparece nessa lista e as caixas abaixo ficam desativadas. Se estiver ligado, o botão está lá e as caixas decidem o critério. Desligar o interruptor não elimina dados: só retira o controlo do avatar dessa lista.

Se nunca guardou nada, o Mokapen arranca assim:

• Tarefas, projetos, ofertas, tickets, agendamentos, reservas — botão visível. Ligados: Eu como responsável, Eu como colaborador e As minhas equipas como colaboradores. Desligados: autor e Team Master. Nos agendamentos também está ligado Eu como participante.
• Pedidos, orçamentos, faturas, produtos, serviços, documentos — botão oculto. Se o ligar, os critérios de partida incluem responsável, autor, colaborador, equipas e Team Master.

Um tipo sem módulo ativo não aparece. Um módulo personalizado segue o grupo dos pedidos: botão desligado até o ligar.

O que significa cada caixa

As caixas ligadas somam-se: o registo entra se pelo menos uma relação for verdadeira para si (ou para uma das suas equipas). Não tem de as manter todas ligadas. Se ficar só com responsável, vê as suas. Se acrescentar equipas como colaboradores, vê também o trabalho partilhado com o grupo.

• Eu como responsável — é o responsável do registo. Nos agendamentos o rótulo passa a Eu como organizador: nesse cartão não existe «Eu como responsável».
• Eu como autor — criou o registo, mesmo que agora o responsável seja outra pessoa.
• Eu como colaborador — está entre as partes interessadas do registo.
• Eu como participante — só agendamentos: está na lista de participantes, mesmo sem ser colaborador.
• As minhas equipas como colaboradores — uma equipa a que pertence é parte interessada.
• Team Master como colaborador — aparece só se a organização estiver em modo privado. O Team Master é a equipa acrescentada automaticamente entre os colaboradores dos dados privados. Em modo público a caixa não está.

Todas as entidades, ou uma a uma

O cartão de cima, Todas as entidades, não é um guardar. Marca as caixas e clica em Aplicar a todas as entidades: essas caixas são copiadas para os cartões da secção Por entidade que têm o botão de filtro ligado. As entidades com o botão desligado não mudam. Por isso, se nos pedidos o botão estiver desligado, «Aplicar a todas as entidades» não os toca.

Depois pode desalinhar um único cartão: tarefas com o avatar ligado para responsável e equipas, pedidos sem botão. Se as entidades com o botão ligado não forem todas iguais, a caixa em Todas as entidades fica indeterminada e o tooltip diz Definições diferentes por entidade.

Os cartões de baixo são a verdade que será guardada. Um percurso típico:

1. Comece por Aplicar a todas as entidades se a regra for partilhada (por exemplo responsável mais equipas).
2. Corrija as exceções nos cartões isolados, incluindo o interruptor Mostrar botão de filtro.
3. Prima Salve. Sem guardar, listas e kanban ficam como estavam.

Salve, Reverter, Volte

Salve escreve apenas o nível em que está (organização ou só você). Enquanto não o premir, nada muda nas listas. Depois de guardar, abra de novo a lista e, se o botão estiver visível, clique no avatar: é isso que aplica o critério.

Reverter pede confirmação e apaga só esse nível. Se reverter as suas definições, volta ao padrão do proprietário, se ele tiver um; senão, aos padrões de produto descritos acima. Se o proprietário reverter a organização, os colegas que já tinham guardado «só para mim» continuam a ver a deles.

Volte fecha o editor e regressa ao hub de Personalização, sem guardar por si.

Perguntas frequentes

Liguei «Eu como colaborador» e a lista está vazia. O botão do avatar está ativo e nenhum registo tem essa relação consigo. Desligue-o para voltar a ver a lista segundo as permissões, ou alargue as caixas (responsável e equipas).

Não encontro Team Master como colaborador. A organização está em modo público. A caixa aparece só em modo privado, descrito no guia Segurança.

O proprietário mudou o padrão e eu continuo a ver as minhas tarefas. Tem uma preferência Definições só para mim. Continua mais forte até premir Reverter nessa página.

Premi Aplicar a todas as entidades e os pedidos não mudaram. Nos pedidos o botão está desligado por predefinição. «Aplicar a todas as entidades» copia só para os cartões com Mostrar botão de filtro ligado. Ligue primeiro o botão nos pedidos, se precisar dele, e depois aplique outra vez.

Tenho de manter responsável e autor juntos? Não. As caixas somam-se como «ou», não como «e». Fique com as que descrevem o seu trabalho. Autor serve se também quiser ver o que criou e depois atribuiu a outra pessoa.

Nos agendamentos não há «Eu como responsável». É de propósito: aí o responsável chama-se Eu como organizador. Ligue essa caixa, e também Eu como participante se precisar.

A caixa em Todas as entidades está a meio, nem sim nem não. Os cartões com o botão ligado não estão alinhados. O tooltip diz Definições diferentes por entidade. Não é um erro: é o sinal de que tarefas e ofertas, por exemplo, têm critérios diferentes.

Guardei mas a lista continua completa. As definições dizem o que o botão faz; não filtram sozinhas. Abra a lista ou o kanban e clique no avatar. Se nessa entidade Mostrar botão de filtro estiver desligado, não há avatar e a lista fica completa.

Não vejo as tarefas de um colega. O botão do avatar está ligado e os critérios são os seus (responsável, colaborador, equipas). As tarefas do colega em que não tem nenhuma dessas relações ficam de fora. Desligar o botão, ou alargar as caixas, traz-as de volta. Não é uma permissão em falta: é a vista «relativo a mim».