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Personnalisation — Filtre utilisateurs / équipes

Sur les listes et les tableaux kanban, il y a un bouton sombre avec votre avatar. Ce n'est pas le filtre générique des champs (statut, date, étiquette). C'est le filtre «par rapport à moi et à mes équipes» : lorsqu'il est allumé, la liste ne garde que les enregistrements où vous (ou l'une de vos équipes) avez une relation précise.

Exemple. Sur les tâches, vous voulez voir celles dont vous êtes responsable et celles où l'une de vos équipes collabore. Vous cliquez sur l'avatar et la liste se resserre ainsi, sans reconstruire le filtre à chaque ouverture. Sur les commandes, en revanche, vous travaillez sur la liste complète : vous n'avez pas besoin du bouton, et d'ici vous le masquez. Les enregistrements ne sont pas supprimés. Seul change ce qui apparaît lorsque le bouton est actif.

Comment ouvrir la page

Ouvrez le menu Organisation et choisissez Personnalisation. Dans Navigation et filtres, ouvrez la carte Filtre utilisateurs / équipes. Il faut le plan Small ou un plan supérieur. Sans ce plan, la carte ouvre la mise à niveau, pas l'éditeur.

Le panorama des deux niveaux est dans le guide Personnalisation. Les rôles qui remplissent responsable et collaborateur sont dans Rôles. Le mode privé de l'organisation, dont dépend Team Master, est dans Sécurité.

En haut, à côté du titre, il y a un badge. Si vous êtes le Propriétaire et que vous êtes entré depuis Pour l'organisation, le badge indique Paramètres de l'organisation : ce que vous enregistrez devient le point de départ de quiconque n'a pas encore de préférence à soi. Si vous êtes entré depuis Pour moi, le badge indique Paramètres uniquement pour moi : le changement ne s'applique que lorsque vous vous connectez, et il remplace le défaut du propriétaire.

Si vous n'êtes pas le Propriétaire, le bloc de l'organisation n'est pas là. Vous ne travaillez que dans Pour moi.

Le bouton sur les listes et le kanban

À droite de la page se trouve la référence visuelle, avec le libellé Ce bouton dans les listes et kanban : c'est le même contrôle que vous trouvez sur les listes. Lorsqu'il est actif, la liste (ou le kanban) ne montre que les enregistrements qui correspondent aux relations que vous avez allumées. Il ne supprime rien et ne change pas qui peut ouvrir une fiche privée : il resserre la vue de travail.

Sur chaque carte de type, sous Par entité, se trouve l'interrupteur Afficher le bouton de filtre. S'il est éteint, le bouton n'apparaît pas sur cette liste et les cases en dessous restent désactivées. S'il est allumé, le bouton est là et les cases décident du critère. Éteindre l'interrupteur ne supprime pas de données : il retire seulement le contrôle avatar de cette liste.

Si vous n'avez jamais rien enregistré, Mokapen démarre ainsi :

• Tâches, projets, opportunités, tickets, rendez-vous, réservations — bouton visible. Allumés : Moi en tant que responsable, Moi en tant que collaborateur et Mes équipes en tant que collaborateurs. Éteints : auteur et Team Master. Sur les rendez-vous, Moi en tant que participant est aussi allumé.
• Commandes, devis, factures, produits, services, documents — bouton masqué. Si vous l'allumez, les critères de départ incluent responsable, auteur, collaborateur, équipes et Team Master.

Un type sans module actif n'apparaît pas. Un module personnalisé suit le groupe des commandes : bouton éteint jusqu'à ce que vous l'allumiez.

Ce que signifie chaque case

Les cases allumées s'additionnent : l'enregistrement est inclus si au moins une relation est vraie pour vous (ou pour l'une de vos équipes). Vous n'avez pas à toutes les laisser allumées. Si vous ne gardez que responsable, vous voyez les vôtres. Si vous ajoutez les équipes en tant que collaborateurs, vous voyez aussi le travail partagé avec le groupe.

• Moi en tant que responsable — vous êtes le responsable de l'enregistrement. Sur les rendez-vous, le libellé devient Moi en tant qu'organisateur : il n'y a pas de «Moi en tant que responsable» sur cette carte.
• Moi en tant qu'auteur — vous avez créé l'enregistrement, même si quelqu'un d'autre en est désormais responsable.
• Moi en tant que collaborateur — vous figurez parmi les parties prenantes de l'enregistrement.
• Moi en tant que participant — rendez-vous seulement : vous êtes dans la liste des participants, même sans être collaborateur.
• Mes équipes en tant que collaborateurs — une équipe à laquelle vous appartenez est partie prenante.
• Team Master en tant que collaborateur — n'apparaît que si l'organisation est en mode privé. Team Master est l'équipe ajoutée automatiquement parmi les collaborateurs des données privées. En mode public, la case n'est pas là.

Toutes les entités, ou une par une

La carte du haut, Toutes les entités, n'est pas un enregistrement. Vous cochez les cases et cliquez sur Appliquer à toutes les entités : ces cases sont copiées sur les cartes de la section Par entité qui ont le bouton de filtre allumé. Les entités dont le bouton est éteint ne changent pas. C'est pourquoi, si sur les commandes le bouton est éteint, «Appliquer à toutes les entités» ne les touche pas.

Ensuite vous pouvez décaler une seule carte : tâches avec l'avatar allumé pour responsable et équipes, commandes sans bouton. Si les entités dont le bouton est allumé ne sont pas toutes identiques, la case de Toutes les entités devient indéterminée et l'infobulle indique Paramètres différents par entité.

Les cartes du bas sont la vérité qui sera enregistrée. Un parcours typique :

1. Partez de Appliquer à toutes les entités si la règle est partagée (par exemple responsable plus équipes).
2. Corrigez les exceptions sur les cartes individuelles, y compris l'interrupteur Afficher le bouton de filtre.
3. Appuyez sur Sauvegarder. Sans enregistrement, listes et kanban restent comme avant.

Sauvegarder, Revenir, Retourner

Sauvegarder n'écrit que le niveau sur lequel vous êtes (organisation ou vous seulement). Tant que vous ne l'avez pas pressé, rien ne change sur les listes. Après l'enregistrement, rouvrez la liste et, si le bouton est visible, cliquez sur l'avatar : c'est lui qui applique le critère.

Revenir demande confirmation et n'efface que ce niveau. Si vous rétablissez vos paramètres, vous revenez au défaut du propriétaire, s'il en a un ; sinon aux défauts produit décrits plus haut. Si le propriétaire rétablit l'organisation, les collègues qui avaient déjà enregistré «uniquement pour moi» continuent de voir la leur.

Retourner ferme l'éditeur et ramène au hub Personnalisation, sans enregistrer de lui-même.

Questions fréquentes

J'ai allumé «Moi en tant que collaborateur» et la liste est vide. Le bouton avatar est actif et aucun enregistrement n'a cette relation avec vous. Éteignez-le pour revoir la liste selon les permissions, ou élargissez les cases (responsable et équipes).

Je ne trouve pas Team Master en tant que collaborateur. L'organisation est en mode public. La case n'apparaît qu'en mode privé, décrit dans le guide Sécurité.

Le propriétaire a changé le défaut et je vois toujours mes tâches. Vous avez une préférence Paramètres uniquement pour moi. Elle reste plus forte jusqu'à ce que vous appuyiez sur Revenir sur cette page.

J'ai appuyé sur Appliquer à toutes les entités et les commandes n'ont pas changé. Sur les commandes, le bouton est éteint par défaut. «Appliquer à toutes les entités» ne copie que sur les cartes dont Afficher le bouton de filtre est allumé. Allumez d'abord le bouton pour les commandes, si vous en avez besoin, puis appliquez à nouveau.

Dois-je garder responsable et auteur ensemble ? Non. Les cases s'additionnent comme «ou», pas comme «et». Gardez celles qui décrivent votre travail. Auteur est utile si vous voulez aussi voir ce que vous avez créé puis attribué à quelqu'un d'autre.

Sur les rendez-vous, il n'y a pas «Moi en tant que responsable». C'est voulu : là, le responsable s'appelle Moi en tant qu'organisateur. Allumez cette case, et Moi en tant que participant aussi si vous en avez besoin.

La case de Toutes les entités est à moitié, ni oui ni non. Les cartes dont le bouton est allumé ne sont pas alignées. L'infobulle indique Paramètres différents par entité. Ce n'est pas une erreur : c'est le signal que tâches et opportunités, par exemple, ont des critères différents.

J'ai enregistré mais la liste est encore complète. Les paramètres disent ce que fait le bouton ; ils ne filtrent pas tout seuls. Ouvrez la liste ou le kanban et cliquez sur l'avatar. Si sur cette entité Afficher le bouton de filtre est éteint, il n'y a pas d'avatar et la liste reste complète.

Je ne vois pas les tâches d'un collègue. Le bouton avatar est allumé et les critères sont les vôtres (responsable, collaborateur, équipes). Les tâches du collègue où vous n'avez aucune de ces relations restent dehors. Éteindre le bouton, ou élargir les cases, les fait revenir. Ce n'est pas une permission manquante : c'est la vue «par rapport à moi».