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Guide Postes

L'espace Postes est le module HR de Mokapen pour planifier qui travaille où et quand : sites, personnes, plages horaires et jours. Ce n'est pas un calendrier de réunions (ce sont les Rendez-vous) ni l'enregistrement des heures travaillées (ce sont les Présences) : les Postes indiquent « ce collaborateur est affecté à ce site, sur ces plages, à ces dates ».

Accédez-y depuis le menu Ressources humaines → Postes. La vue par défaut est le Calendrier en grille ; vous pouvez passer à la Liste. Le module nécessite l'application Postes active, les permissions correctes et un plan Premium adapté (les Postes font partie du pack HR). Vérifiez la disponibilité sur votre plan et dans les Applications de l'organisation.

Deux niveaux : postes organisationnels et affectations

Pour bien utiliser les Postes, il convient de comprendre tout de suite la différence entre les deux objets :

• Postes organisationnels (presets) — modèles de plage horaire par jour de la semaine (ex. « Matin lun–ven 09:00–13:00 », « Week-end 10:00–18:00 »). Un owner (ou quelqu'un avec accès aux paramètres) les crée et les gère dans Paramètres de l'organisation → Ressources humaines → Postes. Sans au moins un preset, la grille peut afficher l'état vide : « configurez d'abord les postes de l'organisation ».
• Affectations de poste (poste utilisateur) — l'enregistrement concret : personne + site + date (ou plage) + plages horaires (+ preset optionnel) + notes. Ce sont ces cartes que vous voyez au calendrier et en liste, que vous pouvez créer, glisser, cloner, planifier, archiver ou supprimer.

Le preset accélère : en le choisissant à la création, les plages se préremplissent. Vous pouvez toutefois définir des créneaux custom sur chaque affectation. Il n'existe pas de lien avec les Services du catalogue ventes : les Postes travaillent sur les sites et les utilisateurs de l'organisation.

Pouvoirs utilisateurs : qui voit et qui modifie

Les Postes n'ont pas de flux d'« approbation » (confirmation/refus). Trois niveaux de pouvoir comptent :

1. Application et plan

Sans application Postes active (et plan Premium adapté) vous n'entrez pas dans le module ni dans les rapports Postes. L'owner active l'application depuis Paramètres → Applications.

2. Éditeurs des postes

Dans Paramètres → Ressources humaines → Postes, l'owner configure qui peut créer et modifier les affectations pour toute l'organisation (utilisateurs individuels ou « tous »). Qui figure sur cette liste est un éditeur : il voit l'UI de création, peut affecter des postes à n'importe quelle personne, utiliser planifier/cloner/archiver/supprimer en masse, glisser les cartes, faire de l'édition bulk en liste.

Note : si un utilisateur est déjà éditeur des Présences, Mokapen le traite aussi comme éditeur des Postes — ainsi celui qui gère les heures peut aligner la planification sans double configuration.

3. Utilisateur non éditeur (visibilité restreinte)

Qui n'est pas éditeur voit en général seulement ses propres postes et ceux de ses reportees — c'est-à-dire les membres des équipes dont il est manager. Il ne voit (ni ne modifie) l'agenda complet de toute l'organisation. La création de nouvelles affectations pour d'autres reste aux éditeurs.

4. Owner et presets

La création/modification/suppression des postes organisationnels (presets) et l'enregistrement de la liste éditeurs restent typiquement à l'owner (paramètres organisation). Un member éditeur peut gérer les affectations jour par jour, mais les modèles hebdomadaires sont définis par qui administre l'org.

En synthèse :

• Owner — active app, sites, presets, qui est éditeur.
• Éditeur — planifie les postes pour tous (ou pour les sélectionnés en création multiple).
• Non éditeur — consulte (et suit) ses propres postes et ceux de qui lui reporte ; ne gère pas l'agenda global.

Page Postes — barre et vues

En haut vous passez entre Calendrier et Liste. Sur le calendrier vous trouvez en outre :

• Mode Lignes (par défaut) — mois entier : chaque ligne est un jour ; les colonnes dépendent du regroupement (sites ou utilisateurs). Navigation mois par mois.
• Mode Colonnes — fenêtre horizontale d'environ hier → +7 jours, avec sous-colonnes liées aux plages des presets du jour. Utile pour la semaine opérationnelle « courte », ce n'est pas un calendrier ISO dédié nommé « Semaine ».
• Regrouper par — Site → Utilisateur (défaut) ou Utilisateur → Site. Change la lecture des cartes : dans un cas vous voyez les personnes dans le site ; dans l'autre les sites dans la personne.
• Filtres avancés — avec plan Premium de base (là où prévu) restreignez par personnes, sites, périodes ; sinon un upgrade peut apparaître.
• Nouveau poste / actions — création d'affectation (si éditeur) ; d'ici ou du menu actions aussi Planifier, archive, etc. selon les pouvoirs.

Dans la Liste vous voyez les affectations en tableau (personne, dates, site, plages, notes…). Avec permissions éditeur vous pouvez sélectionner plusieurs lignes et utiliser des actions bulk (modifier, dupliquer, archiver, supprimer, planifier selon les entrées disponibles).

Cartes en grille et fiche affectation

Dans la grille chaque affectation est une carte colorée (couleur utilisateur dans l'organisation). Selon le regroupement elle affiche avatar/nom + plages, ou site + plage. Le clic ouvre la fiche affectation.

Champs typiques de la fiche

• Personne, Site (obligatoire), Date, Horaire (une ou plusieurs plages), Poste preset (optionnel), Notes.
• Badge Archivé si l'affectation est hors des vues actives.
• Si l'application Présences est active : comparaison poste vs présence (heures planifiées vs enregistrées, éventuelles heures sup.), liste des ouvertures/fermetures liées et raccourcis pour enregistrer ou modifier une présence le même jour/site.

Menu Options

• Cloner — duplique l'affectation (utile pour répéter le même schéma sur d'autres dates).
• Archiver / Restaurer — retire ou remet au calendrier/liste actifs sans perdre l'historique.
• Supprimer — retire l'affectation (et délie les présences qui pointaient vers ce poste). Préférez archiver si vous avez besoin d'une trace.

Sur le calendrier, si vous êtes éditeur, vous pouvez aussi glisser les cartes entre cellules (changement date/site/utilisateur/plage selon la grille). Mokapen signale les chevauchements de plages sur le même utilisateur/jour et les avertissements sur les jours de fermeture de l'organisation.

Créer une affectation de poste

1. Vérifiez qu'il existe des sites (paramètres généraux org) et au moins un preset organisationnel (recommandé).
2. RH → Postes → Nouveau poste (si vous voyez le bouton vous êtes typiquement éditeur).
3. Choisissez personne (ou plusieurs personnes, si éditeur), site, éventuel preset.
4. Type Simple (une date) ou Multiple (intervalle de dates).
5. Définissez les plages horaires (préremplies par le preset ou custom) et les notes.
6. Enregistrez : les cartes apparaissent en grille et en liste.

Planifier les postes (copie période → mois)

La fonction Planifier copie les affectations d'une période source vers un mois de destination, en essayant de conserver le jour de la semaine et la « position » dans le mois (utile pour répéter des schémas récurrents sans tout recréer à la main). Vous pouvez restreindre par utilisateurs et sites selon les options de la modale. S'il n'y a pas de postes à copier, Mokapen le signale. Utilisez Planifier après avoir consolidé un mois « modèle ».

Modifier, cloner, archiver, supprimer

• Modifier — ouvrez la fiche et mettez à jour les champs ; en liste, édition bulk si disponible. Ou glissez en grille.
• Cloner / Dupliquer — depuis la fiche ou sélection multiple ; puis corrigez les dates sur le nouvel enregistrement.
• Archiver — postes terminés ou plus pertinents sortent des vues opérationnelles mais restent récupérables.
• Supprimer — pour erreurs et tests ; attention au lien avec les présences.

Paramètres Postes

Chemin : Paramètres de l'organisation → Ressources humaines → carte Postes (ou hub HR).

• Utilisateurs pouvant créer et modifier les postes — liste éditeurs (utilisateurs ou toute l'org). C'est le levier principal des pouvoirs opérationnels.
• Postes organisationnels (presets) — titre + jours de la semaine avec une ou plusieurs plages HH:MM–HH:MM. Créez les schémas que vous utiliserez chaque semaine (matin/après-midi, week-end, postes du soir…).
• Sites — se gèrent dans les paramètres généraux de l'organisation (sites/locations) ; sans sites vous n'affectez pas de postes utiles.
• Fermetures / jours fériés — dans les paramètres généraux : les jours de fermeture peuvent générer des avertissements ou des blocages à la création.

Postes et Présences ensemble

Avec les deux applications actives, le flux typique est : planifier avec les Postes → enregistrer les heures réelles avec les Présences (aussi depuis la fiche poste). La fiche affectation peut montrer à quel point la présence s'écarte du planifié. Une présence peut se lier automatiquement à un poste du même utilisateur/site/jour. Détails dans le guide Présences.

Rapports Postes

Depuis le menu Rapports → Postes vous analysez les heures planifiées (dérivées des plages des affectations non archivées) : heures par site, heures par utilisateur, heures utilisateur × jour de la semaine, plus une liste analytique. Les filtres avancés requièrent souvent un plan Premium de base. Utilisez les rapports pour la charge des sites et la couverture des semaines ; pour les heures travaillées utilisez les rapports Présences (et les données croisées là où disponibles).

Cas d'application

• Retail / multi-site : presets matin/après-midi ; grille Site→Utilisateur ; éditeur = store manager ; Planifier chaque mois.
• Studio / clinique : colonnes par plages preset ; affectez des professionnels aux sites ; comparez avec les Présences.
• Équipe avec manager : non-éditeurs voient seulement eux et les reportees ; éditeur HQ voit tout.
• Fermetures : jours fériés org → évitez les postes fantômes les jours fermés.

Processus recommandés

• Créez d'abord les sites et les presets, puis affectez les personnes — pas l'inverse.
• Limitez les éditeurs à ceux qui planifient vraiment (RH, store manager) ; évitez « tous » si l'org est grande.
• Utilisez Planifier après un mois modèle stable.
• Archivez les anciens mois au lieu de les supprimer si vous avez besoin des rapports historiques.
• Alignez Postes et Présences : même site et mêmes plages réduisent les écarts et les heures sup. « surprises ».

Questions fréquentes

Q : Je ne vois pas le bouton Nouveau poste. Pourquoi ?

R : En général vous n'êtes pas parmi les éditeurs des postes (ni éditeur des présences). Demandez à l'owner de vous ajouter dans Paramètres → Ressources humaines → Postes.

Q : La grille est vide / demande les postes de l'organisation.

R : Il manque la configuration des presets organisationnels. Un owner doit les créer dans les paramètres Postes.

Q : Je ne vois que mes postes, pas ceux des collègues.

R : Comportement attendu si vous n'êtes pas éditeur : vous voyez vous et vos reportees. Pour l'agenda complet il faut être éditeur.

Q : Y a-t-il une approbation du poste ?

R : Non. Il n'y a pas de flux confirmation/refus comme sur les réservations. Le statut opérationnel est planification → (évent. présence) → archive.

Q : Différence entre Postes et Rendez-vous ?

R : Postes = planification HR (site + plages + personne). Rendez-vous = réunions/appels avec participants CRM. Voir le guide Rendez-vous.

Q : Les Postes dépendent-ils des Services ?

R : Non. Ils dépendent des sites, utilisateurs et presets horaires de l'organisation.