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Guide des applications personnalisées

Une application personnalisée est un espace de travail que vous construisez lorsque Mokapen n'a pas encore l'objet de votre processus : un véhicule de flotte, un bien, un contrat, un dossier, une intervention terrain, une formation, une salle. Ce n'est pas un CRM parallèle : c'est une app de plus dans la même organisation, avec un menu, des fiches et des liens vers l'Annuaire, les tâches et les deals.

Exemple concret : vous avez une flotte. Vous créez l'app Véhicules. Chaque véhicule est une fiche (immatriculation, kilométrage, échéance d'assurance, client qui le loue). En liste vous les cherchez, en kanban vous les déplacez de Disponible à En usage à Maintenance, en calendrier vous voyez quand la police expire. Depuis la fiche vous ouvrez une tâche « entretien » ou liez le contact dans l'Annuaire.

Vous les créez depuis Organisation → Applications, bouton Créer une application personnalisée. Elle apparaît dans le menu principal avec le nom et l'icône que vous choisissez. Pour activer ou désactiver les apps déjà présentes dans Mokapen (Tâches, Annuaire, Ventes…) voir le guide Applications.

Rôle dans le CRM

Elle ne remplace pas les Tâches, Deals ou Tickets : elle travaille avec eux. La fiche est le morceau de réalité que ces apps ne couvrent pas ; le reste du CRM reste l'endroit où vous vendez, travaillez et assistez.

• Annuaire : vous liez le client qui loue le véhicule, le locataire du bien, la contrepartie du contrat.
• Activités et ventes : depuis la fiche vous créez des tâches, rendez-vous ou opportunités — l'intervention ou le véhicule devient le contexte du travail.
• Autres applications personnalisées : une intervention se lie au véhicule, un contrat au bien, une formation à la salle où elle se tient.
• Équipe : propriétaire, collaborateurs et confidentialité, comme sur les Tâches et les Deals.

Règle pratique : si Mokapen a déjà l'objet (un ticket, un deal, un produit catalogue), utilisez cette app. S'il vous faut un objet métier qui n'existe pas — plaque et kilométrage, m² et loyer, un dossier avec échéance — créez l'application.

Cas d'usage

• Location / atelier : modèle Véhicules. Liste avec immatriculation et échéance d'assurance ; kanban Disponible → En usage → Maintenance ; calendrier sur les polices. Chaque véhicule lié au client. Une deuxième app Interventions pour les travaux sur le véhicule.
• Immobilier / B&B : modèle Biens. Unités avec m², loyer et « disponible à partir de » ; pipeline Occupé / Réservé ; hôte dans l'Annuaire. Contrats pour le bail, Espaces pour les salles communes.
• Cabinet / agence : modèle Dossiers. Code, priorité, échéance, collaborateurs sur le dossier. Le ticket reste la demande entrante ; le dossier est le fond, lié au ticket.
• Field service : Interventions (site, créneau, priorité) + Équipements (garantie, état), tous deux liés au contact sur le terrain.
• Formation : Formations avec places, dates et tarif ; participants dans l'Annuaire ; Espaces pour la salle. Kanban Planifié → Ouvert → En cours → Terminé.
• Vétérinaire / pension : Animaux avec nom, espèce, puce, prochain vaccin au calendrier ; propriétaire dans l'Annuaire.
• Votre propre processus, de zéro : ex. licences logicielles (code, fournisseur, échéance, montant). Aucun modèle ne le couvre : partez vide et ajoutez seulement les champs que vous utilisez.

Où la trouver et qui peut y accéder

Menu Organisation (icône bâtiment) → Applications.

Seuls les Propriétaires créent l'app, activent ou désactivent les interrupteurs, ouvrent les Paramètres et suppriment l'application.

Plan requis — pour créer et utiliser les applications personnalisées il faut au moins le plan Small. Avec le plan Free le bouton de création n'est pas disponible.

Avec l'app activée, les Membres la voient dans le menu, ouvrent liste/kanban/calendrier et travaillent les fiches. Comme sur une tâche : vous pouvez restreindre une fiche (confidentialité) et filtrer la liste par propriétaire ou équipe.

Après la création, Mokapen ouvre tout de suite les Paramètres de cette app. Vous y revenez depuis le nom sur la carte Applications personnalisées, ou depuis le menu latéral Organisation (entrée avec icône et titre).

Le plan est par organisation : deux orgs du même compte peuvent avoir des applications différentes.

Créer une application

1. Organisation → Applications → Créer une application personnalisée.
2. Choisissez Créer à partir d'un modèle (kit prêt) ou Créer de zéro.
3. Remplissez :
   • Nom au pluriel — libellé du menu, ex. Véhicules.
   • Nom au singulier — apparaît dans « Nouveau véhicule » et dans les confirmations.
   • Description courte — texte à côté du nom sur la page Applications.
   • Icône.
4. Confirmez : Mokapen crée l'app et vous emmène aux Paramètres.

Avec un modèle, nom, singulier et icône arrivent préremplis : vous pouvez les changer avant d'enregistrer, et ensuite depuis la carte Info.

Le slug d'URL (ex. vehicules) est généré à partir du nom pluriel à la création. Si vous renommez l'app plus tard, le slug ne change pas : à garder en tête si vous avez déjà partagé des liens.

Modèles

Les modèles sont un point de départ : champs, vues et pipeline déjà en place. Ensuite vous pouvez tout ajouter, retirer et renommer. La galerie a deux groupes, un aperçu de fiche et les vues incluses.

Actifs & inventaire

Véhicules — flotte, location, atelier.

• Champs : immatriculation (obligatoire), marque, modèle, année, VIN, kilométrage, type de carburant (essence, diesel, électrique, hybride, GPL), échéance d'assurance.
• Liens : contact et entreprise.
• Calendrier : échéance d'assurance.
• Pipeline : Disponible → En usage → Maintenance → Retiré.

Biens — appartements, chambres, unités.

• Champs : adresse (obligatoire), ville, code postal, étage, surface (m²), pièces, disponible à partir de, loyer.
• Liens : contact et entreprise.
• Calendrier : « Disponible à partir de ».
• Pipeline : Disponible → Réservé → Occupé → Indisponible.

Équipements — outils et appareils.

• Champs : code, marque, modèle, numéro de série, emplacement, date d'achat, échéance de garantie, état (neuf, bon, correct, mauvais).
• Liens : contact.
• Calendrier : échéance de garantie.
• Pipeline : Disponible → Assigné → Maintenance → Retiré.

Animaux — animaux de compagnie et pension.

• Champs : espèce (obligatoire : chien, chat, oiseau, lapin, autre), race, sexe, date de naissance, micropuce, prochain vaccin, robe.
• Liens : contact du propriétaire.
• Titre en aperçu : Nom.
• Calendrier : vaccin.
• Pipeline : Actif → En pension → En soins → Archivé.

Opérations

Contrats — baux, services, abonnements.

• Champs : code, type (bail, service, abonnement, autre), dates de début/fin, montant, date de renouvellement.
• Liens : contact et entreprise.
• Calendrier : période du contrat.
• Pipeline : Brouillon → Actif → En expiration → Clos.

Dossiers — fichiers et dossiers.

• Champs : code, type (administratif, juridique, conseil, autre), ouvert le, échéance, priorité.
• Liens : contact, entreprise et collaborateurs.
• Calendrier : de l'ouverture à l'échéance.
• Pipeline : Prise en charge → En cours → En attente → Clos.

Interventions — field service.

• Champs : code, adresse du site, ville, début/fin planifiés, priorité.
• Liens : contact, entreprise et collaborateurs.
• Calendrier : créneau de travail.
• Pipeline : Planifié → En cours → En attente de pièces → Terminé.

Formations — sessions de formation.

• Champs : code, lieu, ville, places, dates, tarif.
• Liens : contact et collaborateurs.
• Calendrier : dates de la formation.
• Pipeline : Planifié → Ouvert → En cours → Terminé.

Espaces — salles et postes.

• Champs : code, adresse (obligatoire), ville, code postal, téléphone, bâtiment, étage, capacité, équipements.
• Calendrier : le kit n'a pas de dates. Si vous en avez besoin, ajoutez un champ date et mappez-le dans Paramètres → Calendrier.
• Pipeline : Disponible → Réservé → Occupé → Indisponible.

Créer de zéro

Elle démarre avec la seule vue Liste et les champs de base : titre, type, sous-type, description, propriétaire, collaborateurs. Kanban et calendrier restent désactivés tant que vous ne les activez pas.

Parcours typique :

1. Créer l'app.
2. Ajouter les Champs du processus.
3. Disposer la Fiche.
4. Choisir les colonnes de la liste.
5. Activer Kanban et créer pipeline et statuts.
6. S'il y a des dates, mapper le Calendrier.

Sans pipeline, le tableau kanban n'a pas de colonnes. Sans champ date, le calendrier reste vide.

Paramètres de l'application

Depuis la page Paramètres vous configurez l'app comme pour les Tâches ou les Deals :

• Info : nom, singulier, description, icône.
• Champs : entrepôt des champs. Voir le guide Champs. Sur certains champs, si le plan ne suffit pas, Mokapen affiche l'icône médaille.
• Fiche : quels champs apparaissent dans l'onglet Données et dans quel ordre. Voir la mise en page de la fiche.
• Liste et colonnes : colonnes de la liste. Voir Liste & Colonnes.
• Carte Kanban (plan Medium) : quels champs vous voyez sur la carte du tableau. Apparaît si Kanban est activé.
• Kanban : pipeline et statuts.
• Calendrier : quel champ date est le début (et, si besoin, la fin).
• Onglets : quels onglets afficher sur la fiche et dans quel ordre.

En bas se trouve la zone rouge Supprimer : elle efface toute l'application. Voir Supprimer l'application.

Vues : Liste, Kanban, Calendrier

Dans le bloc Pages vous choisissez ce qui apparaît dans la barre de l'app. Le menu principal ouvre la première vue activée, dans l'ordre que vous définissez (poignée de glisser-déposer).

• Liste — toujours activée. Si vous désactivez les autres, c'est celle que vous utilisez.
• Kanban — tableau par statut. Clic sur la puce pour activer ou désactiver.
• Calendrier — les fiches sur les dates que vous avez mappées.

Activer Kanban ou Calendrier fait apparaître les cartes de configuration. Désactiver une vue la masque du menu ; les données restent. Les modèles démarrent en général avec les trois ; de zéro, seule la Liste est active.

Kanban et pipeline

Même logique que Deals et Tickets : un ou plusieurs pipelines, chacun avec des statuts en colonnes. Depuis la carte Kanban vous renommez, réordonnez, ajoutez ou retirez statuts et pipelines. Les modèles créent déjà un pipeline avec les statuts du kit.

Sur le tableau vous déplacez les fiches d'une colonne à l'autre pour changer de statut. Quels champs vous voyez sur la carte se règle dans Carte Kanban (plan Medium).

Si le tableau est vide : activez Kanban dans Pages et créez au moins un pipeline avec deux ou trois statuts.

Calendrier

Dans Paramètres → Calendrier vous indiquez le champ date de début et, si l'événement a une durée, la date de fin. Si vous n'avez pas encore de champ date, créez-le d'abord dans Champs. Les modèles avec une seule date (assurance, vaccin, garantie) utilisent le même champ comme début et fin.

C'est le calendrier de cette app (échéances de flotte, renouvellements, interventions), pas le calendrier global des tâches et rendez-vous.

Onglets de la fiche

Par défaut la fiche a :

• Données : les champs que vous avez mis dans la mise en page.
• Checklist : étapes répétables sur la fiche.
• Connexions : Annuaire, apps natives et autres applications personnalisées.
• Timeline (menu déroulant) : historique de la fiche.

Depuis Paramètres → Onglets vous réordonnez ou masquez les onglets. Pour le travail opérationnel, utilisez la checklist ou liez une tâche.

Utiliser les fiches

Depuis le menu principal ouvrez l'app (ex. Véhicules). En haut vous avez Liste, Kanban et Calendrier (ceux que vous avez activés), le filtre par propriétaire ou équipe, les Filtres (Premium) et le bouton + suivi du nom singulier (ex. + Véhicule).

Créer une fiche

1. Cliquez sur + Véhicule (ou le singulier de votre app).
2. Saisissez un titre clair — ex. « Fiat Ducato — AB123CD ».
3. Remplissez les champs (immatriculation, marque, échéance…) et liez le client dans l'Annuaire.
4. Enregistrez : la fiche apparaît dans la liste et, si vous avez le kanban, dans la première colonne. Si vous avez mappé une date, elle apparaît aussi au calendrier.

Fiche

Un clic sur le titre ouvre la fiche latérale ; avec le plan Small vous pouvez passer en page complète (même mise en page, plus d'espace).

Barre d'actions :

• Confidentialité, étiquettes, couleur, copier le lien.
• Page complète (plan Small).
• + Créer et connecter : tâche, rendez-vous, deal… liés à cette fiche.

Menu Options (trois points) :

• Cloner : duplique la fiche.
• Archiver / Restaurer (plan Medium) : la sort du flux actif sans la supprimer — un véhicule retiré, un contrat clos.
• Modifier la fiche / les onglets (admin) : mise en page des champs et onglets.
• Supprimer : corbeille organisation ; depuis la bannière vous restaurez ou supprimez définitivement.

Dans l'onglet Données vous modifiez les champs en ligne (icône crayon), comme sur Deals et Tickets.

Connexions

Les fiches vivent dans le graphe des connexions, comme le reste de Mokapen.

Sur la fiche de l'app vous liez contacts et entreprises (dans les modèles ils sont déjà dans l'onglet Données). Sur les fiches Tâche, Deal et Contact apparaît une section pour chaque application personnalisée active : depuis le contact vous ouvrez le véhicule loué, depuis le contrat le bien. Entre vos apps : intervention → véhicule, dossier → contrat.

Contact et entreprise dans les modèles sont des connexions, pas des champs en plus. Vous les gérez depuis la mise en page de la fiche et l'onglet Connexions.

Activer et désactiver

Dans Organisation → Applications chacune de vos apps a le même interrupteur que les autres. Le master Activer toutes les applications les inclut.

• Activée (par défaut) : entrée de menu, fiches utilisables, connexions visibles.
• Désactivée : disparaît du menu de tous. Données et paramètres restent. Réactivez, et tout réapparaît.

Confirmez avec Enregistrer en bas de page, sinon les interrupteurs ne restent pas.

Supprimer l'application

Supprimer n'est pas désactiver. Depuis Paramètres → Supprimer vous devez taper SUPPRIMER. L'opération est irréversible : toutes les fiches, champs, vues, pipelines, fichiers et liens de cette app disparaissent.

Contacts, entreprises et tâches restent : seul le lien vers ce véhicule ou contrat disparaît. Si vous n'êtes pas sûr, coupez l'interrupteur et attendez.

Problèmes courants

Je ne vois pas le bouton Créer — vous devez être Propriétaire, sur le plan Small (ou supérieur), sur la page Organisation → Applications.

L'app n'apparaît pas dans le menu — interrupteur désactivé (et Enregistrer non cliqué), ou app supprimée. Les membres ne la créent pas : ils l'utilisent si le Propriétaire l'a activée.

Kanban vide — vue désactivée, ou aucun pipeline. Activez Kanban et créez des statuts (les modèles le font pour vous).

Calendrier vide — il manque un champ date ou le mapping dans Paramètres → Calendrier. Sur Espaces le kit n'a pas de dates : ajoutez-les vous-même.

Je ne trouve pas les contacts sur la fiche — connexion non placée dans la mise en page Fiche, ou onglet Connexions masqué. Dans les modèles contact et entreprise sont déjà dans l'onglet Données.

J'ai désactivé l'app et je pensais l'avoir supprimée — les données sont là. Rouvrez Applications, réactivez, Enregistrer. Pour tout effacer il faut Supprimer + confirmation SUPPRIMER.

Questions fréquentes

Q : Combien d'applications personnalisées puis-je créer ?

R : Il n'y a pas de plafond sur la page. Créez-en une par objet métier (Véhicules, Contrats…), pas une par nuance. Trop d'entrées alourdissent le menu : désactivez celles que vous n'utilisez pas.

Q : Puis-je utiliser un modèle puis le modifier ?

R : Oui. Champs, statuts, vues, noms et icône se modifient tous. Le modèle évite seulement de partir d'une fiche vide.

Q : Dois-je créer Véhicules si j'ai déjà les Produits au catalogue ?

R : Les Produits sont catalogue, devis et commandes. Un véhicule de flotte (immatriculation, kilométrage, assurance, « à l'atelier ») est un autre objet : c'est le rôle de l'application Véhicules.

Q : Les Tickets ne suffisent-ils pas pour les dossiers ?

R : Le ticket est la demande et la conversation. Le dossier est le fichier (code, échéances, priorité de dossier). Ils cohabitent souvent : le ticket se lie au dossier.

Q : Qui peut voir les fiches ?

R : Les membres de l'organisation, si l'app est activée. Comme sur une tâche : vous pouvez restreindre la fiche individuelle (confidentialité) et filtrer la liste par propriétaire ou équipe. Désactiver l'app les masque à tous, sans supprimer les données.

Q : La recherche en haut trouve-t-elle mes fiches ?

R : Oui, par titre de fiche (immatriculation, nom du bien, code dossier), comme pour les tâches et les contacts. À côté du résultat vous voyez le nom de l'app (ex. Véhicules).

Q : Puis-je importer un Excel de véhicules ?

R : L'import organisation ne liste pas ces types. Saisissez les fiches dans l'app, ou utilisez l'API si les volumes sont importants.

Q : Puis-je automatiser « quand l'assurance expire… » ?

R : Il n'y a pas de déclencheur dédié. Utilisez le calendrier de l'app et la liste filtrée sur les dates. Si l'étape suivante est une tâche ou un deal, les automatisations partent de là.

Q : Supprimer l'application supprime-t-il aussi les contacts liés ?

R : Non. Les fiches de l'app et les liens disparaissent. Contacts, entreprises et tâches restent.