Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po aplikacjach niestandardowych

Aplikacja niestandardowa to przestrzeń robocza, którą budujesz sam, gdy Mokapen nie ma jeszcze obiektu Twojego procesu: pojazd floty, nieruchomość, umowa, sprawa, zlecenie terenowe, kurs, sala. To nie jest równoległy CRM: to dodatkowa aplikacja w tej samej organizacji, z menu, kartami i powiązaniami z książką adresową, taskami i dealami.

Konkretny przykład: masz flotę. Tworzysz aplikację Pojazdy. Każdy pojazd to karta (tablica rejestracyjna, przebieg, data ubezpieczenia, klient, który go wynajmuje). Na liście ich szukasz, na kanbanie przesuwasz z Dostępny do W użyciu do Serwis, w kalendarzu widzisz, kiedy wygasa polisa. Z karty otwierasz task «serwis» albo łączysz kontakt w książce adresowej.

Tworzysz je z Organizacja → Aplikacje, przycisk Utwórz aplikację niestandardową. Pojawia się w menu głównym z nazwą i ikoną, które wybierzesz. Aby włączać lub wyłączać wbudowane aplikacje Mokapen (Taski, Książka adresowa, Sprzedaż…) zobacz przewodnik Aplikacje.

Rola w CRM

Nie zastępuje Tasków, Deali ani Ticketów: współpracuje z nimi. Karta to kawałek rzeczywistości, którego te aplikacje nie pokrywają; reszta CRM zostaje miejscem, w którym sprzedajesz, pracujesz i wspierasz.

• Książka adresowa: łączysz klienta, który wynajmuje pojazd, najemcę nieruchomości, drugą stronę umowy.
• Aktywności i sprzedaż: z karty tworzysz taski, spotkania lub szanse — zlecenie albo pojazd staje się kontekstem pracy.
• Inne aplikacje niestandardowe: zlecenie łączy się z pojazdem, umowa z nieruchomością, kurs z salą, w której się odbywa.
• Zespół: właściciel, współpracownicy i prywatność, jak przy Taskach i Dealach.

Praktyczna zasada: jeśli Mokapen ma już obiekt (ticket, deal, produkt z katalogu), użyj tej aplikacji. Jeśli potrzebujesz obiektu domenowego, którego nie ma — tablica i przebieg, m² i czynsz, teczka z terminem — utwórz aplikację.

Przypadki użycia

• Wynajem / warsztat: szablon Pojazdy. Lista z tablicą i datą ubezpieczenia; kanban Dostępny → W użyciu → Serwis; kalendarz na polisach. Każdy pojazd powiązany z klientem. Druga aplikacja Zlecenia na prace przy pojeździe.
• Nieruchomości / B&B: szablon Nieruchomości. Lokale z m², czynszem i «dostępne od»; pipeline Zajęty / Zarezerwowany; gość w książce adresowej. Umowy na najem, Przestrzenie na wspólne sale.
• Kancelaria / agencja: szablon Sprawy. Kod, priorytet, termin, współpracownicy przy teczce. Ticket zostaje zgłoszeniem na wejściu; sprawa to dossier merytoryczne, powiązane z ticketem.
• Serwis terenowy: Zlecenia (adres, okno, priorytet) + Sprzęt (gwarancja, stan), oba powiązane z kontaktem w terenie.
• Szkolenia: Kursy z miejscami, datami i opłatą; uczestnicy w książce adresowej; Przestrzenie na salę. Kanban Zaplanowany → Otwarty → W toku → Zakończony.
• Weterynarz / hotel dla zwierząt: Zwierzęta z imieniem, gatunkiem, chipem, następną szczepionką w kalendarzu; właściciel w książce adresowej.
• Własny proces, od zera: np. licencje oprogramowania (kod, dostawca, data ważności, kwota). Żaden szablon tego nie pokrywa: zacznij pusty i dodaj tylko pola, których używasz.

Gdzie to znaleźć i kto ma dostęp

Menu Organizacja (ikona budynku) → Aplikacje.

Tylko Właściciele tworzą aplikację, włączają lub wyłączają przełączniki, otwierają Ustawienia i usuwają aplikację.

Wymagany plan — aby tworzyć i używać aplikacji niestandardowych, potrzebujesz co najmniej planu Small. Przy planie Free przycisk tworzenia jest niedostępny.

Gdy aplikacja jest włączona, Członkowie widzą ją w menu, otwierają listę/kanban/kalendarz i pracują na kartach. Jak przy tasku: możesz ograniczyć kartę (prywatność) i filtrować listę według właściciela lub zespołu.

Po utworzeniu Mokapen od razu otwiera Ustawienia tej aplikacji. Wracasz tam z nazwy na karcie Aplikacje niestandardowe albo z menu bocznego Organizacji (pozycja z ikoną i tytułem).

Plan jest per organizacja: dwie org na tym samym koncie mogą mieć różne aplikacje.

Tworzenie aplikacji

1. Organizacja → Aplikacje → Utwórz aplikację niestandardową.
2. Wybierz Utwórz z szablonu (gotowy zestaw) albo Utwórz od zera.
3. Wypełnij:
   • Nazwa w liczbie mnogiej — etykieta w menu, np. Pojazdy.
   • Nazwa w liczbie pojedynczej — pojawia się w «Nowy pojazd» i w potwierdzeniach.
   • Krótki opis — tekst obok nazwy na stronie Aplikacje.
   • Ikona.
4. Potwierdź: Mokapen tworzy aplikację i przenosi Cię do Ustawień.

Przy szablonie nazwa, forma pojedyncza i ikona są już wypełnione: możesz je zmienić przed zapisem, a później z karty Info.

Slug w URL (np. pojazdy) powstaje z nazwy mnogiej przy tworzeniu. Jeśli później zmienisz nazwę aplikacji, slug się nie zmienia: pamiętaj o tym, jeśli już udostępniłeś linki.

Szablony

Szablony to punkt startowy: pola, widoki i pipeline już gotowe. Potem możesz dodawać, usuwać i zmieniać nazwy wszystkiego. W galerii są dwie grupy, podgląd karty i dołączone widoki.

Aktywa & inwentarz

Pojazdy — flota, wynajem, warsztat.

• Pola: tablica rejestracyjna (wymagana), marka, model, rok, VIN, przebieg, rodzaj paliwa (benzyna, diesel, elektryczny, hybryda, LPG), data ubezpieczenia.
• Powiązania: kontakt i firma.
• Kalendarz: data ubezpieczenia.
• Pipeline: Dostępny → W użyciu → Serwis → Wycofany.

Nieruchomości — mieszkania, pokoje, lokale.

• Pola: adres (wymagany), miasto, kod pocztowy, piętro, powierzchnia (m²), lokale, dostępne od, czynsz.
• Powiązania: kontakt i firma.
• Kalendarz: «Dostępne od».
• Pipeline: Dostępny → Zarezerwowany → Zajęty → Niedostępny.

Sprzęt — narzędzia i urządzenia.

• Pola: kod, marka, model, numer seryjny, lokalizacja, data zakupu, data gwarancji, stan (nowy, dobry, dostateczny, zły).
• Powiązania: kontakt.
• Kalendarz: data gwarancji.
• Pipeline: Dostępny → Przypisany → Serwis → Wycofany.

Zwierzęta — pupile i hotel.

• Pola: gatunek (wymagany: pies, kot, ptak, królik, inny), rasa, płeć, data urodzenia, mikrochip, następna szczepionka, umaszczenie.
• Powiązania: kontakt właściciela.
• Tytuł podglądu: Nazwa.
• Kalendarz: szczepionka.
• Pipeline: Aktywny → Hotel → Leczenie → Zarchiwizowany.

Operacje

Umowy — najem, usługi, abonamenty.

• Pola: kod, typ (najem, usługa, abonament, inny), daty początku/końca, kwota, data odnowienia.
• Powiązania: kontakt i firma.
• Kalendarz: okres umowy.
• Pipeline: Szkic → Aktywny → Wygasa → Zamknięty.

Sprawy — teczki i dossier.

• Pola: kod, typ (administracyjna, prawna, doradztwo, inna), otwarta dnia, termin, priorytet.
• Powiązania: kontakt, firma i współpracownicy.
• Kalendarz: od otwarcia do terminu.
• Pipeline: Przyjęcie → W toku → Oczekiwanie → Zamknięty.

Zlecenia — serwis terenowy.

• Pola: kod, adres miejsca, miasto, planowany początek/koniec, priorytet.
• Powiązania: kontakt, firma i współpracownicy.
• Kalendarz: okno pracy.
• Pipeline: Zaplanowany → W toku → Czeka na części → Zakończony.

Kursy — edycje szkoleń.

• Pola: kod, miejsce, miasto, miejsca, daty, opłata.
• Powiązania: kontakt i współpracownicy.
• Kalendarz: daty kursu.
• Pipeline: Zaplanowany → Otwarty → W toku → Zakończony.

Przestrzenie — sale i stanowiska.

• Pola: kod, adres (wymagany), miasto, kod pocztowy, telefon, budynek, piętro, pojemność, udogodnienia.
• Kalendarz: zestaw nie ma dat. Jeśli potrzebujesz, dodaj pole daty i zmapuj je w Ustawienia → Kalendarz.
• Pipeline: Dostępny → Zarezerwowany → Zajęty → Niedostępny.

Tworzenie od zera

Zaczyna się tylko od widoku Lista i pól podstawowych: tytuł, kategoria, druga kategoria, opis, właściciel, współpracownicy. Kanban i kalendarz zostają wyłączone, dopóki ich nie włączysz.

Typowa ścieżka:

1. Utwórz aplikację.
2. Dodaj Pola procesu.
3. Ułóż Kartę.
4. Wybierz kolumny listy.
5. Włącz Kanban i utwórz pipeline oraz statusy.
6. Jeśli masz daty, zmapuj Kalendarz.

Bez pipeline tablica kanban nie ma kolumn. Bez pola daty kalendarz zostaje pusty.

Ustawienia aplikacji

Ze strony Ustawienia konfigurujesz aplikację tak samo jak Taski lub Deale:

• Info: nazwa, forma pojedyncza, opis, ikona.
• Pola: magazyn pól. Zobacz przewodnik Pola. Przy niektórych polach, jeśli plan nie wystarcza, Mokapen pokazuje ikonę medalu.
• Karta: które pola pojawiają się w zakładce Dane i w jakiej kolejności. Zobacz układ karty.
• Lista i kolumny: kolumny listy. Zobacz lista i kolumny.
• Kanban card (plan Medium): które pola widzisz na karcie tablicy. Pojawia się, gdy Kanban jest włączony.
• Kanban: pipeline i statusy.
• Kalendarz: które pole daty jest początkiem (i, jeśli potrzeba, końcem).
• Tabs: które zakładki pokazać na karcie i w jakiej kolejności.

Na dole jest czerwony obszar Usuń: kasuje całą aplikację. Zobacz Usuwanie aplikacji.

Widoki: Lista, Kanban, Kalendarz

W bloku Strony wybierasz, co pojawia się na pasku aplikacji. Menu główne otwiera pierwszy włączony widok, w kolejności, którą ustawisz (przeciągnij uchwyt).

• Lista — zawsze włączona. Jeśli wyłączysz pozostałe, z niej korzystasz.
• Kanban — tablica według statusu. Kliknij chip, aby włączyć lub wyłączyć.
• Kalendarz — karty na zmapowanych datach.

Włączenie Kanban lub Kalendarza pokazuje karty konfiguracji. Wyłączenie widoku ukrywa go z menu; dane zostają. Szablony zwykle startują z trzema widokami; od zera startuje tylko Lista.

Kanban i pipeline

Ta sama logika co Deale i Tickety: jeden lub więcej pipeline, każdy ze statusami jako kolumnami. Z karty Kanban zmieniasz nazwy, kolejność, dodajesz lub usuwasz statusy i pipeline. Szablony już tworzą pipeline ze statusami zestawu.

Na tablicy przesuwasz karty z kolumny do kolumny, aby zmienić status. Które pola widzisz na karcie, ustawiasz w Kanban card (plan Medium).

Jeśli tablica jest pusta: włącz Kanban w Stronach i utwórz przynajmniej jeden pipeline z dwoma lub trzema statusami.

Kalendarz

W Ustawienia → Kalendarz wskazujesz pole daty początkowej i, jeśli zdarzenie ma czas trwania, datę końcową. Jeśli nie masz jeszcze pola daty, utwórz je najpierw w Polach. Szablony z jedną datą (ubezpieczenie, szczepionka, gwarancja) używają tego samego pola jako początku i końca.

To kalendarz tej aplikacji (terminy floty, odnowienia, zlecenia), nie globalny kalendarz tasków i spotkań.

Zakładki karty

Domyślnie karta ma:

• Dane: pola, które umieściłeś w układzie.
• Checklist: powtarzalne kroki na karcie.
• Połączenia: książka adresowa, aplikacje natywne i inne aplikacje niestandardowe.
• Timeline (lista rozwijana): historia karty.

Z Ustawienia → Tabs zmieniasz kolejność lub ukrywasz zakładki. Do pracy operacyjnej użyj checklisty albo powiąż task.

Praca z kartami

Z menu głównego otwórz aplikację (np. Pojazdy). U góry masz Listę, Kanban i Kalendarz (te, które włączyłeś), filtr właściciela lub zespołu, Filtry (Premium) i przycisk + z nazwą w liczbie pojedynczej (np. + Pojazd).

Tworzenie karty

1. Kliknij + Pojazd (albo formę pojedynczą swojej aplikacji).
2. Wpisz jasny tytuł — np. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Wypełnij pola (tablica, marka, data…) i powiąż klienta w książce adresowej.
4. Zapisz: karta pojawia się na liście i, jeśli masz kanban, w pierwszej kolumnie. Jeśli zmapowałeś datę, pojawia się też w kalendarzu.

Karta

Kliknięcie tytułu otwiera kartę boczną; przy planie Small możesz rozwinąć do pełnej strony (ten sam układ, więcej miejsca).

Pasek akcji:

• Prywatność, etykiety, kolor, kopiuj link.
• Pełna strona (plan Small).
• + Utwórz i połącz: task, spotkanie, deal… powiązane z tą kartą.

Menu Opcje (trzy kropki):

• Duplikuj: duplikuje kartę.
• Archiwizuj / Przywróć (plan Medium): wyjmuje ją z aktywnego obiegu bez usuwania — wycofany pojazd, zamknięta umowa.
• Edytuj kartę / tabs (admin): układ pól i zakładek.
• Usuń: kosz organizacji; z bannera przywracasz albo usuwasz trwale.

W zakładce Dane edytujesz pola inline (ikona ołówka), jak przy Dealach i Ticketach.

Połączenia

Karty siedzą w grafie połączeń, jak reszta Mokapen.

Na karcie aplikacji łączysz kontakty i firmy (w szablonach są już w zakładce Dane). Na kartach Tasków, Deali i Kontaktów pojawia się sekcja dla każdej aktywnej aplikacji niestandardowej: z kontaktu otwierasz wynajęty pojazd, z umowy nieruchomość. Między Twoimi aplikacjami: zlecenie → pojazd, sprawa → umowa.

Kontakt i firma w szablonach to połączenia, nie dodatkowe pola. Zarządzasz nimi z układu karty i zakładki Połączenia.

Włączanie i wyłączanie

W Organizacja → Aplikacje każda Twoja aplikacja ma ten sam przełącznik co pozostałe. Master Aktywuj wszystkie aplikacje je obejmuje.

• Włączona (domyślnie): pozycja w menu, używalne karty, widoczne połączenia.
• Wyłączona: znika z menu wszystkich. Dane i ustawienia zostają. Włącz z powrotem i wszystko wraca.

Potwierdź przyciskiem Zapisz na dole strony, inaczej przełączniki się nie utrzymają.

Usuwanie aplikacji

Usunięcie to nie wyłączenie. Z Ustawienia → Usuń musisz wpisać USUń. Operacja jest nieodwracalna: giną wszystkie karty, pola, widoki, pipeline, pliki i powiązania tej aplikacji.

Kontakty, firmy i taski zostają: znika tylko odwołanie do tego pojazdu lub umowy. Jeśli nie jesteś pewien, wyłącz przełącznik i poczekaj.

Częste problemy

Nie widzę przycisku Utwórz — musisz być Właścicielem, na planie Small (lub wyższym), na stronie Organizacja → Aplikacje.

Aplikacja nie pojawia się w menu — przełącznik wyłączony (i Zapisz niekliknięty) albo aplikacja została usunięta. Członkowie jej nie tworzą: używają jej, jeśli Właściciel ją włączył.

Pusty kanban — widok wyłączony albo brak pipeline. Włącz Kanban i utwórz statusy (szablony robią to za Ciebie).

Pusty kalendarz — brakuje pola daty albo mapowania w Ustawienia → Kalendarz. W Przestrzeniach zestaw nie ma dat: dodaj je sam.

Nie znajduję kontaktów na karcie — połączenie nie jest w układzie Karty albo zakładka Połączenia jest ukryta. W szablonach kontakt i firma są już w zakładce Dane.

Wyłączyłem aplikację i myślałem, że ją usunąłem — dane są. Otwórz Aplikacje, włącz, Zapisz. Aby skasować, potrzebujesz Usuń + potwierdzenie USUń.

Często zadawane pytania

P: Ile aplikacji niestandardowych mogę utworzyć?

O: Na stronie nie ma limitu. Twórz jedną na obiekt domenowy (Pojazdy, Umowy…), nie jedną na każdy niuans. Zbyt wiele pozycji zapycha menu: wyłącz te, których nie używasz.

P: Mogę użyć szablonu, a potem go zmienić?

O: Tak. Pola, statusy, widoki, nazwy i ikonę edytujesz. Szablon tylko oszczędza start od pustej karty.

P: Czy tworzyć Pojazdy, skoro mam już Produkty w katalogu?

O: Produkty to katalog, oferty i zamówienia. Pojazd floty (tablica, przebieg, ubezpieczenie, «w warsztacie») to inny obiekt: do tego służy aplikacja Pojazdy.

P: Czy Tickety nie wystarczą na sprawy?

O: Ticket to zgłoszenie i rozmowa. Sprawa to teczka (kod, terminy, priorytet dossier). Często żyją razem: ticket łączy się ze sprawą.

P: Kto widzi karty?

O: Członkowie organizacji, jeśli aplikacja jest włączona. Jak przy tasku: możesz ograniczyć pojedynczą kartę (prywatność) i filtrować listę według właściciela lub zespołu. Wyłączenie aplikacji ukrywa je przed wszystkimi, bez usuwania danych.

P: Czy wyszukiwarka u góry znajduje moje karty?

O: Tak, po tytule karty (tablica, nazwa nieruchomości, kod sprawy), jak przy taskach i kontaktach. Obok wyniku widać nazwę aplikacji (np. Pojazdy).

P: Mogę zaimportować Excela z pojazdami?

O: Import organizacji nie wymienia tych typów. Wpisz karty w aplikacji albo użyj API przy dużych wolumenach.

P: Mogę zautomatyzować «gdy wygasa ubezpieczenie…»?

O: Nie ma dedykowanego triggera. Użyj kalendarza aplikacji i listy filtrowanej po datach. Jeśli kolejnym krokiem jest task lub deal, automatyzacje startują stamtąd.

P: Czy usunięcie aplikacji kasuje też powiązane kontakty?

O: Nie. Giną karty aplikacji i powiązania. Kontakty, firmy i taski zostają.