Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po widoczności danych

Gdy otwierasz Mokapen, nie widzisz «wszystkiego, co jest w firmie». Widzisz dane, do których masz dostęp, a na codziennych stronach często tylko pracę, która Cię dotyczy. Tak ma być: Laura w sprzedaży ma przed sobą swoją pipeline, Marco we wsparciu swoje tickety, i nikt przez pomyłkę nie otworzy zastrzeżonej karty.

Ten przewodnik wyjaśnia co się pojawia na liście, kanbanie, w kalendarzu, wyszukiwaniu i raportach — i dlaczego liczby czasem się różnią między jedną stroną a drugą. Kłódka, role i Network używają tego samego słowa «publiczny»: tu je rozróżniamy na przykładach.

Rola w CRM

Dwa różne pytania, dwie różne odpowiedzi:

• Co możesz robić — tworzyć, edytować, zapraszać, otwierać ustawienia. O tym decyduje rola (Gość, Użytkownik, Członek, Właściciel…). Szczegóły w Przewodniku po rolach użytkownika.
• Jakie karty do Ciebie trafiają — jakie szanse, tickety lub kontakty znajdziesz na liście. O tym decyduje widoczność: organizacja, w której jesteś, włączone aplikacje, kłódka karty oraz (na stronach operacyjnych) filtr na Twoje imię lub zespół.

Możesz być Członkiem z pełnymi uprawnieniami i mimo to nie widzieć prywatnego deala kolegi, jeśli nie jesteś wśród współpracowników. Odwrotnie: Użytkownik widzi publiczne karty swojej aplikacji, nawet jeśli nie może zmieniać Bezpieczeństwa organizacji.

Co zawsze widzisz

Złota zasada: nigdy nie trafia do Ciebie karta, której nie możesz otworzyć. Obowiązuje na liście, kanbanie, w kalendarzu, wyszukiwaniu, na home i w raportach. Jeśli karta jest prywatna, a nie jesteś właścicielem, współpracownikiem ani autorem, nie znajdziesz jej nawet szukając.

Najpierw Mokapen zawęża świat do tej organizacji (tej z selektora u góry). Potem do włączonych aplikacji: jeśli Tickety są wyłączone, nie ma strony Ticketów. Potem do kłódki każdej karty. Dopiero potem, na stronach operacyjnych, wchodzi filtr «moja praca».

Przykład — Ta sama firma, dwie osoby. Laura (sprzedaż) i Marco (wsparcie). Publiczne szanse Laury nie pojawią się w dniu Marco, jeśli nie ma aplikacji Sprzedaż albo deal jest prywatny i on nie jest współpracownikiem. Publiczne tickety Marco — ta sama historia dla Laury. Raporty szanują tę samą kłódkę: nikt z nich nie «odkrywa» danych zamkniętych przed drugim.

Trzy znaczenia «publiczny»

W Mokapen to słowo wraca w trzech różnych miejscach. Nie przeczą sobie: mówią o trzech rzeczach.

• Organizacja publiczna na Network — witryna na zewnątrz (strona firmy widoczna dla potencjalnych klientów lub partnerów). Nie otwiera Twoich dealów ani kontaktów światu. Więcej w przewodniku Organizacje i dostępy.
• Karta publiczna (otwarta kłódka) — wewnątrz organizacji koledzy, którzy mogą używać tej aplikacji, otwierają kartę, nie będąc na liście współpracowników.
• Filtr codziennej pracy — szary pasek na liście i kanbanie. Nawet przy publicznych kartach możesz widzieć tylko «moje» albo te zespołu, żeby nie utonąć w pipeline wszystkich.

Przykład — «Studio Alfa» jest publiczne na Network, żeby potencjalni klienci mogli je znaleźć. W środku szanse strategicznego klienta są prywatne (zamknięta kłódka). Na kanbanie Laura widzi swoje; w raportach właściciel widzi wszystkie, do których ma dostęp. Żaden odwiedzający Network nie otworzy tych dealów.

Kłódka Publiczna i Prywatna

Na niemal każdej karcie (zadanie, projekt, kontakt, firma, szansa, ticket, oferta, zamówienie, spotkanie, rezerwacja, aplikacje niestandardowe…) jest ikona kłódki:

• Publiczna (otwarta kłódka) — widzą ją członkowie organizacji, którzy mają tę aplikację.
• Prywatna (zamknięta kłódka) — widzą ją właściciel, współpracownicy (osoby lub zespoły) oraz ten, kto ją utworzył. Nikt inny, nigdzie.

Bycie Właścicielem organizacji nie pokazuje automatycznie wszystkich prywatnych kart: trzeba być na liście (osobiście, przez zespół albo w Team Master, jeśli polityka dodaje go do nowych kart). Spotkania idą głównie za tym, kto jest zaangażowany: organizator, uczestnicy, współpracownicy.

Jak rodzą się nowe karty — Publiczna lub Prywatna domyślnie, automatyczni współpracownicy, Team Master — ustala strona Bezpieczeństwo, tylko dla Właścicieli. To ustawienie działa od tego momentu: historia sama się nie przelicza. Cały szczegół w przewodniku Bezpieczeństwo.

Strony operacyjne i raporty

To punkt, który myli najbardziej, i jest zrobiony specjalnie pod dwie różne prace.

Strony operacyjne — lista i kanban Zadań, Projektów, Szans, Ticketów, Spotkań, Rezerwacji (i powiązany kalendarz). Tu, domyślnie, Mokapen pokazuje Twoją pracę: karty, których jesteś właścicielem, współpracownikiem, albo których zespół jest na liście. Ciemnoszary pasek (Twoje imię, kolega albo zespół) to właśnie ten filtr. Żeby rano nie zaczynać od pipeline całej firmy prosto w twarz.

Raporty, wyszukiwanie i home — tu szary filtr się nie stosuje (w raportach, dopóki nie wybierzesz zespołu). Widzisz wszystkie karty, które możesz otworzyć: swoje i, jeśli są publiczne albo jesteś współpracownikiem, także kolegów. Kłódka zostaje: cudza prywatna karta nie wchodzi do raportów.

Przykład — Laura. Na kanbanie Szans ma 8 kart (swoje i te, przy których współpracuje). Otwiera raporty sprzedaży: liczy 40, wszystkie publiczne zespołu plus swoje prywatne. To nie błąd: kanban to «co śledzę dziś», raport to «jakie mamy liczby».

Przykład — Marco. Na kanbanie Ticketów widzi swoje i te zespołu Customer Care. W raporcie SLA widzi każdy ticket, do którego ma dostęp. Jeśli ticket jest prywatny innego działu i on nie jest współpracownikiem, nie ma go ani na kanbanie, ani w raporcie.

Oferty, zamówienia, produkty, usługi i dokumenty domyślnie nie zawężają do «mojej pracy»: na liście widzisz już wszystko, co możesz otworzyć, jak w raporcie. Kontakty i firmy zachowują się tak samo, chyba że to zmienisz.

Filtr użytkowników / zespołów

Ciemnoszary przycisk na liście i kanbanie (avatar i imię albo zespół) to Filtr użytkowników / zespołów. Wybierasz siebie, kolegę albo grupę: Mokapen pokazuje karty związane z tym wyborem — spośród tych, które już możesz otworzyć. To nie sposób, żeby «zobaczyć prywatne karty innych».

Domyślnie przycisk jest włączony przy zadaniach, projektach, szansach, ticketach, spotkaniach i rezerwacjach. Przy zamówieniach, ofertach, produktach, usługach i dokumentach jest wyłączony: lista to już «wszystko, do czego masz dostęp».

Z Personalizacja → Filtr użytkowników / zespołów (plan Medium) możesz, dla każdego typu karty:

• włączyć lub wyłączyć przycisk — wyłączony, lista i kanban zachowują się jak raporty;
• zdecydować, co liczy się jako «moja praca»: Ty jako właściciel, jako współpracownik, Twoje zespoły, autor, (przy spotkaniach) uczestnik, Team Master.

Właściciel może ustawić domyślne dla całej organizacji; Ty i tak możesz zapisać własne. Typowy przykład: kto jest w Team Master (właściciel, IT, prywatność) może otworzyć nowe prywatne karty, ale na kanbanie może ich nie widzieć, dopóki nie włączy «Team Master jako współpracownik» albo nie przejdzie do raportów.

Pola na karcie

Otwarcie karty nie oznacza zobaczenia każdego wiersza. Pole może być widoczne lub edytowalne tylko dla pewnych użytkowników albo zespołów — np. marża % tylko dla seniora sprzedaży, notatka HR tylko dla zespołu HR. To dodatkowa warstwa, na karcie już otwartej. Szczegóły w przewodniku Pola, sekcja warunkowej widoczności.

Przypadki użycia

• Agencja, publiczne deale — każdy pracuje na swoim kanbanie; dyrektor czyta raporty całej pipeline, do której ma dostęp. Nikt nie zmienia Bezpieczeństwa: wystarczy codzienny filtr.
• Kancelaria, prywatne karty — każda sprawa startuje jako zastrzeżona (strona Bezpieczeństwo). Team Master (partnerzy) otwiera teczki; na kanbanie partner włącza Team Master w filtrze albo używa raportów do przeglądu.
• Wsparcie i sprzedaż razem — Marco nie widzi prywatnych dealów Laury; Laura nie widzi wewnętrznych ticketów IT. Raporty każdego zostają w obrębie aplikacji i kłódki.
• Witryna Network i dane wewnętrzne — organizacja publiczna na Network, kontakty HR i wrażliwe szanse prywatne w środku. Dwa «publiczne» się nie spotykają.
• Dwie firmy, jedno konto — zmieniasz organizację w selektorze: zmieniasz zestaw danych. Żadnej wspólnej książki adresowej ani pipeline, nawet jeśli jesteś tą samą osobą.
• Gość przy projekcie — widzi tylko to, co mu udostępniono, nie pełną listę. Wąska rola i wąska widoczność, razem.
• Aplikacja niestandardowa (np. Pojazdy, Sprawy) — ta sama kłódka i ten sam filtr na Twoich kartach. Zobacz Przewodnik po aplikacjach niestandardowych.

Powiązane przewodniki

• Organizacje i dostępy — zamknięte przestrzenie, Network, zmiana organizacji.
• Przewodnik po rolach użytkownika — co możesz robić, od Gościa do Właściciela.
• Bezpieczeństwo — domyślne Publiczna/Prywatna na nowych kartach, Team Master.
• Użytkownicy i zespoły — kto jest w której grupie, managerowie.
• Aplikacje — włączanie i wyłączanie Zadań, Sprzedaży, Ticketów…
• Pola — widoczność pojedynczego wiersza na karcie.

Najczęściej zadawane pytania

P: W raportach widzę deal kolegi, na kanbanie nie. To błąd?

O: Nie, tak ma być. Kanban (z włączonym filtrem) to Twoja praca; raporty pokazują wszystkie karty, które możesz otworzyć. Ten sam mechanizm, jeśli znajdziesz ją w wyszukiwaniu albo na home, a nie w pipeline.

P: Jak zobaczyć szanse całego zespołu na kanbanie?

O: Z szarego przycisku wybierz zespół (albo kolegę). W Personalizacji możesz wyłączyć przycisk przy Szansach: lista staje się jak raporty. Prywatne karty, do których nie masz dostępu, zostają poza.

P: Jestem Właścicielem i nie widzę prywatnej karty. Dlaczego?

O: Sama rola nie otwiera kłódek. Musisz być właścicielem, współpracownikiem, autorem albo w Team Master (a na kanbanie filtr musi ten warunek obejmować). Poproś o dodanie albo otwórz raporty, jeśli dostęp już masz, a codzienny filtr kartę chowa.

P: Organizacja jest publiczna: czy dane widać na zewnątrz?

O: Nie. Publiczna na Network to witryna firmy, nie wewnętrzne karty. Na zewnątrz zostają tylko zaproszeni.

P: Przestawiłem Bezpieczeństwo na Prywatną: czy wczorajsze dane stały się prywatne?

O: Nie. Tylko karty zapisane po zmianie. Tłumaczy to przewodnik Bezpieczeństwo.

P: Czy gość widzi książkę adresową?

O: Zazwyczaj nie: widzi to, co mu udostępniono (np. projekt albo zadanie). Rola Gość jest najwęższa; szczegóły są w przewodniku ról.

P: Dlaczego na kanbanie nie widzę prywatnych kart Team Master?

O: Możesz je otworzyć, jeśli jesteś w Team Master, ale codzienny filtr domyślnie ich nie obejmuje. Włącz «Team Master jako współpracownik» w Personalizacji albo użyj raportów.