Mokapen Rehberi

Veri görünürlüğü rehberi

Mokapen'i açtığınızda «şirketteki her şeyi» görmezsiniz. Erişiminiz olan verileri ve günlük sayfalarda çoğu zaman yalnızca sizi ilgilendiren işi görürsünüz. Bu bilinçlidir: satıştaki Laura önünde kendi pipeline'ını, destekteki Marco kendi biletlerini görür ve kimse yanlışlıkla kapalı bir kart açmaz.

Bu rehber listede, kanbanda, takvimde, aramada ve raporlarda neyin göründüğünü açıklar — ve sayıların neden bazen bir sayfadan diğerine uyuşmadığını. Kilit, roller ve Network hepsi «herkese açık» sözcüğünü kullanır: burada örneklerle ayırıyoruz.

CRM'deki rol

İki farklı soru, iki farklı yanıt:

• Ne yapabilirsiniz — oluşturmak, düzenlemek, davet etmek, ayarları açmak. Bunu rolünüz belirler (Misafir, Kullanıcı, Üye, Mal sahibi…). Ayrıntılar Roller ve izinler rehberinde.
• Hangi kartlar size gelir — listede hangi fırsatları, biletleri veya kişileri bulursunuz. Bunu görünürlük belirler: içinde olduğunuz organizasyon, açık uygulamalar, kartın kilidi ve (operasyonel sayfalarda) adınıza veya takıma göre filtre.

Tam yetkili bir Üye olabilir ve işbirlikçiler arasında değilseniz bir meslektaşın özel fırsatını yine de göremezsiniz. Tersine, bir Kullanıcı organizasyon Güvenliğini değiştiremese bile uygulamasındaki herkese açık kartları görür.

Her zaman ne görürsünüz

Altın kural: açamayacağınız bir kart size asla gelmez. Liste, kanban, takvim, arama, home ve raporlarda geçerlidir. Kart özelse ve sorumlu, işbirlikçi veya oluşturan değilseniz, arayarak da bulamazsınız.

Önce Mokapen dünyayı bu organizasyona daraltır (üstteki seçicideki). Sonra açık uygulamalara: Biletler kapalıysa Biletler sayfası yoktur. Sonra her kartın kilidine. Ancak ondan sonra, operasyonel sayfalarda, «benim işim» filtresi devreye girer.

Örnek — Aynı şirket, iki kişi. Laura (satış) ve Marco (destek). Laura'nın herkese açık fırsatları, Marco'nun Satış uygulaması yoksa veya fırsat özel ve o işbirlikçi değilse Marco'nun gününde görünmez. Marco'nun herkese açık biletleri, Laura için aynı hikâye. Raporlar aynı kilidi korur: ikisi de diğerine kapalı verileri «keşfetmez».

«Herkese açık»ın üç anlamı

Mokapen'de sözcük üç farklı yerde geçer. Birbirleriyle çelişmezler: üç şeyden bahsederler.

• Network'te herkese açık organizasyon — dış vitrin (olası müşterilerin veya ortakların görebileceği şirket sayfası). Fırsatlarınızı veya kişilerinizi dünyaya açmaz. Daha fazlası Organizasyonlar ve erişim rehberinde.
• Herkese açık kart (açık kilit) — organizasyon içinde, o uygulamayı kullanabilen meslektaşlar işbirlikçi listesinde olmadan kartı açar.
• Günlük iş filtresi — listedeki ve kanbandaki gri çubuk. Herkese açık kartlarla bile yalnızca «benimkileri» veya bir takımınkileri görebilirsiniz; herkesin pipeline'ına boğulmamak için.

Örnek — «Studio Alfa» Network'te herkese açıktır, böylece adaylar onu bulur. İçeride, stratejik bir müşterinin fırsatları özeldir (kapalı kilit). Kanbanda Laura kendininkileri görür; raporlarda mal sahibi erişimi olanların tümünü görür. Hiçbir Network ziyaretçisi o fırsatları açmaz.

Herkese açık ve özel kilit

Neredeyse her kartta (görev, proje, kişi, şirket, fırsat, bilet, teklif, sipariş, randevu, rezervasyon, özel uygulamalar…) bir kilit simgesi vardır:

• Herkese açık (açık kilit) — o uygulamaya sahip organizasyon üyeleri görür.
• Özel (kapalı kilit) — sorumlu, işbirlikçiler (kişiler veya takımlar) ve oluşturan görür. Başkaları hiçbir yerde görmez.

Organizasyon Mal sahibi olmak her özel kartı otomatik olarak göstermez: listede olmalısınız (kişisel olarak, bir takım üzerinden veya politika yeni kartlara ekliyorsa Team Master'da). Randevular çoğunlukla kimlerin dahil olduğunu izler: düzenleyen, katılımcılar, işbirlikçiler.

Yeni kartların nasıl doğduğu — varsayılan Herkese açık veya Özel, otomatik işbirlikçiler, Team Master — yalnızca Mal sahiplerine açık Güvenlik sayfasında belirlenir. Bu ayar o andan itibaren geçerlidir: geçmiş kendi kendine yeniden hesaplanmaz. Tüm ayrıntı Güvenlik rehberinde.

Operasyonel sayfalar ve raporlar

İnsanları en çok karıştıran nokta budur ve iki farklı iş için bilinçli olarak böyle kurulmuştur.

Operasyonel sayfalar — Görevler, Projeler, Fırsatlar, Biletler, Randevular, Rezervasyonlar listesi ve kanbanı (ve bağlı takvim). Burada varsayılan olarak Mokapen sizin işinizi gösterir: sorumlu, işbirlikçi olduğunuz veya takımı listede olan kartlar. Koyu gri çubuk (adınız, bir meslektaş veya bir takım) tam olarak bu filtredir. Sabahın tüm şirket pipeline'ıyla yüzünüze gelmemesi içindir.

Raporlar, arama ve home — burada gri filtre uygulanmaz (raporlarda, bir takım seçene kadar). Açabildiğiniz her kartı görürsünüz: sizinkileri ve, herkese açıksa veya işbirlikçiyseniz, meslektaşlarınızınkileri de. Kilit durur: başkasının özel kartı raporlara girmez.

Örnek — Laura. Fırsatlar kanbanında 8 kartı vardır (kendininkiler ve işbirlikçi olduğu kartlar). Satış raporlarını açar: 40 sayar, takımın tüm herkese açık olanları artı kendisinin özel olanları. Bu bir hata değildir: kanban «bugün neyi takip ediyorum», rapor «hangi sayılarımız var»dır.

Örnek — Marco. Biletler kanbanında kendininkileri ve Customer Care takımınınkileri görür. SLA raporunda erişebildiği her bileti görür. Bir bilet başka bir departmanın özeliyse ve o işbirlikçi değilse, ne kanbanda ne raporda vardır.

Teklifler, siparişler, ürünler, hizmetler ve belgeler varsayılan olarak «benim işim»e daralmaz: listede zaten açabildiğiniz her şeyi görürsünüz, bir rapordaki gibi. Kişiler ve şirketler, özelleştirmediğiniz sürece aynı şekilde davranır.

Kullanıcı / ekip filtresi

Listedeki ve kanbandaki koyu gri düğme (avatar ve ad, veya bir takım) Kullanıcı / ekip filtresidir. Kendinizi, bir meslektaşı veya bir grubu seçersiniz: Mokapen o seçime bağlı kartları gösterir — zaten açabildikleriniz arasından. «Başkalarının özel kartlarını görmek» yolu değildir.

Varsayılan olarak düğme görevler, projeler, fırsatlar, biletler, randevular ve rezervasyonlarda açıktır. Siparişler, teklifler, ürünler, hizmetler ve belgelerde kapalıdır: liste zaten «erişiminiz olan her şey»dir.

Özelleştirme → Kullanıcı / ekip filtresinden (Medium plan) her kart türü için:

• düğmeyi açabilir veya kapatabilirsiniz — kapalıyken liste ve kanban raporlar gibi davranır;
• «benim işim»in ne sayılacağına karar verebilirsiniz: sorumlu olarak siz, işbirlikçi olarak, takımlarınız, oluşturan, (randevularda) katılımcı, Team Master.

Mal sahibi tüm organizasyon için bir varsayılan ayarlayabilir; siz yine de kişisel bir tane kaydedebilirsiniz. Tipik örnek: Team Master'dakiler (mal sahibi, IT, gizlilik) yeni özel kartları açabilir, ancak kanbanda «Team Master işbirlikçi olarak»ı açana veya raporlara geçene kadar onları görmeyebilir.

Karttaki alanlar

Bir kartı açmak her satırı görmek demek değildir. Bir alan yalnızca belirli kullanıcılar veya takımlar için görünür veya düzenlenebilir olabilir — örn. marj % yalnızca kıdemli satışa, bir HR notu yalnızca HR takımına. Zaten açtığınız kartın üstünde ekstra bir katmandır. Ayrıntılar Alanlar rehberinde, koşullu görünürlük bölümünde.

Kullanım örnekleri

• Ajans, herkese açık fırsatlar — herkes kendi kanbanında çalışır; müdür erişimi olan tüm pipeline raporlarını okur. Kimse Güvenlik'i değiştirmez: günlük filtre yeter.
• Hukuk bürosu, özel kartlar — her dosya kısıtlı başlar (Güvenlik sayfası). Team Master (ortaklar) dosyaları açabilir; kanbanda ortak filtrede Team Master'ı açar veya genel bakış için raporları kullanır.
• Destek ve satış birlikte — Marco Laura'nın özel fırsatlarını görmez; Laura iç IT biletlerini görmez. Herkesin raporları uygulamanın ve kilidin sınırında kalır.
• Network vitrini ve iç veriler — organizasyon Network'te herkese açık, HR kişileri ve hassas fırsatlar içeride özel. İki «herkese açık» birbirine dokunmaz.
• İki şirket, bir hesap — seçicide organizasyon değiştirirsiniz: veri kümesini değiştirirsiniz. Aynı kişi olsanız bile ortak dizin veya pipeline yoktur.
• Bir projede Misafir — yalnızca kendisiyle paylaşılanı görür, tam listeyi değil. Dar rol ve dar görünürlük, birlikte.
• Özel uygulama (örn. Vehicles, Cases) — kartlarınızda aynı kilit ve aynı filtre. Özel uygulamalar rehberine bakın.

İlgili rehberler

• Organizasyonlar ve erişim — kapalı çalışma alanları, Network, organizasyon değiştirme.
• Roller ve izinler — Misafir'den Mal sahibi'ye, ne yapabilirsiniz.
• Güvenlik — yeni kartlarda Herkese açık/Özel varsayılanı, Team Master.
• Kullanıcılar ve Ekipler — kim hangi grupta, yöneticiler.
• Uygulamalar — Görevler, Satış, Biletler… açmak veya kapatmak.
• Alanlar — karttaki tek bir satırın görünürlüğü.

Sık sorulan sorular

S: Raporlarda bir meslektaşın fırsatını görüyorum, kanbanda görmüyorum. Bu bir hata mı?

C: Hayır, beklenen davranış budur. Kanban (filtre açıkken) sizin işinizdir; raporlar açabildiğiniz her kartı gösterir. Aramada veya home'da bulup pipeline'da bulamıyorsanız da aynıdır.

S: Kanbanda tüm takımın fırsatlarını nasıl görürüm?

C: Gri düğmeden takımı (veya bir meslektaşı) seçin. Özelleştirme'de Fırsatlar'da düğmeyi kapatabilirsiniz: liste raporlar gibi olur. Erişiminiz olmayan özel kartlar dışarıda kalır.

S: Mal sahibiyim ve özel bir kartı görmüyorum. Neden?

C: Rol tek başına kilitleri açmaz. Sorumlu, işbirlikçi, oluşturan veya Team Master'da olmalısınız (ve kanbanda filtrenin o ölçütü içermesi gerekir). Eklenmenizi isteyin veya erişiminiz varsa ama günlük filtre gizliyorsa raporları açın.

S: Organizasyon herkese açık: veriler dışarıda görünür mü?

C: Hayır. Network'te herkese açık olan şirket vitrinidir, iç kartlar değil. Dışarıda yalnızca davetliler kalır.

S: Güvenlik'i Özel'e aldım: dünün verileri özel oldu mu?

C: Hayır. Yalnızca değişiklikten sonra kaydedilen kartlar. Bunu Güvenlik rehberi açıklar.

S: Bir misafir dizini görür mü?

C: Genelde hayır: kendisiyle paylaşılanı görür (örn. bir proje veya bir görev). Misafir en dar roldür; ayrıntılar Roller rehberindedir.

S: Kanbanda Team Master özel kartlarını neden görmüyorum?

C: Team Master'daysanız onları açabilirsiniz, ancak günlük filtre varsayılan olarak onları dahil etmez. Özelleştirme'de «Team Master işbirlikçi olarak»ı açın veya raporları kullanın.