Przewodnik po Mokapen

Rezerwacja spotkania

Strona Zarezerwuj spotkanie to sposób, w jaki Mokapen kończy ping-pong trzech dat w e-mailu: odwiedzający wybiera, z kim się spotka (albo Mokapen przydziela), widzi tylko wolne sloty i potwierdza. Spotkanie jest już w kalendarzu, z kontaktem w książce adresowej, Meet lub Teams, jeśli host ma je podłączone, zaproszeniem kalendarzowym. Nic nie kopiujesz.

To nie jest rezerwacja z katalogu (płatny consulting, wynajem, miejsce na kursie): to Zarezerwuj usługę lub produkt. Tutaj obiektem jest czas osoby z zespołu. To też nie formularz kontaktowy: tam zbierasz wiadomość, tutaj bierzesz prawdziwy slot.

Wygoda jest tu: jeden URL (albo snippet na stronie), klient rezerwuje sam, Ty już znajdujesz datę, hosta, kanał i kartę kontaktu. Ta sama prywatność, te same pola, ten sam kalendarz co reszta Mokapen. Bez osobnego Calendly, bez «daj mi trzy okna» w skrzynce.

Do czego służy i dlaczego pomaga

Przeciętny sprzedawca spędza więcej czasu na rezerwowaniu rozmowy niż na jej prowadzeniu. Ta strona zamyka tę lukę:

• Prawdziwe sloty, nie «wolny w tym tygodniu» — pokazujesz tylko godziny, gdy host jest wolny, z wyprzedzeniem, buforem, przerwą obiadową, zamknięciami org i datami wyłączonymi z tej strony. Jeśli kalendarz Google/Outlook jest zsynchronizowany, zewnętrzne zajęte godziny się liczą: bez podwójnej rezerwacji.
• Hosty po Twojemu — jedna osoba (właściciel, specjalista). Albo dwie lub więcej: odwiedzający wybiera, albo Mokapen rotuje w round robin, albo to spotkanie zbiorowe (wszyscy wolni, wszyscy na rozmowie).
• Czas trwania, który decydujesz — 15, 30, 45, 60 minut albo wartość niestandardowa. Jeśli włączysz więcej niż jeden, odwiedzający wybiera, jak długo potrwa slot. Domyślnie przy tworzeniu: 30 minut, poniedziałek–piątek 9–18.
• Kanał już ustalony — Google Meet, Microsoft Teams i/lub lokalizacja. Jeden kanał = implicit. Kilka kanałów = odwiedzający wybiera. Link Meet/Teams generuje się sam, jeśli integracja hosta jest podłączona: nie obiecuj linku, jeśli host nie ma Google ani Microsoft.
• Wszystko w CRM — kontakt + spotkanie, zaproszenia kalendarzowe (domyślnie włączone), goście w DW, których odwiedzający może dodać. Stamtąd przenosisz, adnotujesz, archiwizujesz jak każde inne spotkanie: to nie drugi kawałek oprogramowania.

Krótko: tej strony używasz, żeby ktoś zarezerwował czas osoby. Formularza kontaktowego — żeby zebrać, kto do Ciebie pisze. Usług/produktów — żeby ktoś zarezerwował pozycję z katalogu. Jeden formularz, jedno zadanie: nie mieszaj trzech w tym samym formularzu.

Jak uzyskać dostęp i limity

• Menu użytkownika → Formularze. U góry filtry Wszystkie / Formularz kontaktowy / Rezerwacja spotkania / Zarezerwuj usługę lub produkt. Z filtra spotkań «Nowy formularz» startuje już na właściwym szablonie.
• Potrzebujesz aktywnej aplikacji Formularze i aplikacji Spotkania (Ustawienia → Aplikacje), uprawnień roli oraz slotów dostępności na użytkownikach, których wstawiasz na stronę (kalendarz spotkań tej osoby). Bez slotów publiczny kalendarz jest pusty: napraw to przed przejściem ONLINE.
• Meet i Teams pojawiają się w bloku tylko jeśli przynajmniej jeden host ma użyteczną integrację. To nie magiczny przełącznik: to to samo połączenie Google / Microsoft użytkownika.
• Limit formularzy planu dotyczy też tych stron: na liście, jeśli jesteś na limicie, Nowy otwiera upgrade. Powyżej limitu najnowsze formularze zostają zablokowane; starsze pozostają. Duplikowanie liczy się jako jeden formularz więcej.
• Automatyzacje formularza (zadanie, szansa, ticket, aktualizacja kontaktu) są w planach, które obejmują Automatyzacje z formularzy. Bez tego planu i tak publikujesz: kontakt, spotkanie, zaproszenia i log i tak są.

Strona listy

Ta sama lista co wszystkie formularze: karty z wewnętrznym tytułem, odznaką Rezerwacja spotkania, kodem formularza (slug: użyjesz go w automatyzacjach), statusem Online (zielony, ikona otwarcia publicznej strony) lub Offline (czerwony, oko do podglądu bez przyjmowania rezerwacji).

Menu trzech kropek: Edytuj (Ustawienia), Duplikuj, Usuń. Duplikuj, gdy masz działającą stronę i chcesz bliźniaka na inny zespół albo inną kampanię (potem zmieniasz hosta, czas trwania, e-mail powiadomienia). Usuń zdejmuje publiczną stronę: już utworzone spotkania zostają w kalendarzu.

Jeśli przefiltrowana lista jest pusta, Mokapen Ci o tym mówi i proponuje przycisk nowy (jeśli plan ma jeszcze sloty).

Tworzenie strony

1. Formularze → Nowy formularz. W «Co chcesz utworzyć?» wybierz Zarezerwuj spotkanie. Szablon wybierasz przy tworzeniu: później nie zmienisz go z tego ekranu — na usługę z katalogu robisz inny formularz.
2. Nazwa — wewnętrzna (widzisz ją na liście). Odwiedzający widzi tytuł i podtytuł treści.
3. E-mail powiadomienia — kto ma wiedzieć, że wpłynęła rezerwacja (sprzedaż, recepcja, kilka adresów). To nie archiwum: archiwum to kontakt + spotkanie + log. Jeśli zostawisz puste, ryzykujesz, że nie zauważysz slotów.
4. Mokapen już przygotowuje: logo org, tytuł, e-mail/imię/nazwisko, blok rezerwacji z Tobą jako pierwszym hostem (jeśli masz użytkownika i zdjęcie), prywatność, stronę podziękowania za spotkanie. Kalendarz slotów jest zawsze włączony: na tym szablonie nie możesz go usunąć. Domyślnie: czas trwania 30 minut, pn–pt 9–18, zaproszenia kalendarzowe włączone, horyzont 60 dni.
5. Otwórz Treść i opracuj blok Rezerwacje (osoby, reguły, wideo/lokalizacja, godziny). Dokończ stronę sukcesu i e-mail potwierdzenia. W Ustawieniach ustaw ONLINE dopiero gdy host, sloty, kanał i teksty są na miejscu. Offline publiczny link nie przyjmuje rezerwacji; podgląd tak.

Pola kontaktu, prywatność, reCAPTCHA, ukryte pola, snippet i tracking: ta sama logika co formularz kontaktowy. Poniżej to, co specyficzne dla kalendarza.

Kto spotyka się z odwiedzającym

W bloku Rezerwacje typ to Rezerwacja spotkania. Dodaj jedną lub więcej osób: to użytkownicy org z dostępnością w Spotkaniach. Możesz zmienić widoczną etykietę (nazwę na stronie) względem nazwy wewnętrznej.

Przy jednej osobie odwiedzający nie wybiera hosta: spotyka się z tą jedną. Przy co najmniej dwóch pojawia się Przydział hosta:

• Odwiedzający wybiera osobę (domyślnie) — widzi listę i rezerwuje u kogo chce. Użyj, gdy kto ma znaczenie: handlowiec A vs B, specjalista vs generalista, język, lokalizacja.
• Round robin — odwiedzający wybiera tylko godzinę; Mokapen przydziela pierwszą wolną osobę (najmniej nadchodzących spotkań). Na stronie: «Spotkasz się z jedną z tych osób». Wybór na stronie jest pojedynczy. Przydatne dla zespołu demo, który ma dzielić obciążenie, nie dla «chcę konkretnie Sarę».
• Zbiorowe — wszyscy na liście muszą być wolni w tym slocie i wszyscy biorą udział. Na kickoff, demo we dwójkę, rozmowę z HR + managerem. Wybór jest wielokrotny (wszyscy hosty). Jeśli ktoś jest zajęty, slot się nie pojawia.

Round robin i zbiorowe nie łączą się z «odwiedzający wybiera kogo»: albo oni decydują, albo Mokapen decyduje, albo potrzebni są wszyscy. Jeśli host nie ma slotów (albo zewnętrzny kalendarz wypełnia całe okno), ta osoba nie oferuje godzin: napraw to przed publikacją, nie po pierwszej skardze.

Dostępność, czas trwania, wyprzedzenie, bufor

Na tej samej karcie Rezerwacje ustawiasz, kiedy mogą rezerwować. To nie osobisty kalendarz hosta: to maska tej strony, potem Mokapen krzyżuje sloty użytkownika z zajętymi godzinami z podłączonego kalendarza.

• Czas trwania — 15 / 30 / 45 / 60 minut, plus «Inne» (do 480). Możesz zaznaczyć więcej niż jeden: odwiedzający wybiera. Jedno zaznaczenie = stały czas trwania. Domyślnie 30.
• Dni i okna — dla każdego dnia tygodnia włącz/wyłącz i jedno lub więcej okien (np. 9–12 i 14–18). Domyślnie pn–pt 9–18. Włącz sobotę tylko jeśli naprawdę ją honorujesz.
• Minimalne wyprzedzenie — minuty, poniżej których slot się nie pojawia (0 = nawet «za kwadrans»; 120 = bez rozmowy w dwie godziny). Kroki co 15 minut. Użyj, jeśli potrzebujesz czasu na przygotowanie demo.
• Bufor przed / po — puste minuty wokół spotkania, żeby dwie rozmowy się nie nakładały albo żeby zmienić salę. Kroki co 5 minut.
• Rezerwuj do — horyzont w dniach (1–365, domyślnie 60). Poza nim publiczny kalendarz jest pusty. Skróć (14, 21), jeśli nie chcesz kalendarza pełnego rozmów za trzy miesiące.
• Przerwa obiadowa — okno usuwane codziennie (np. 13:00–14:00), oprócz okien czasowych.
• Wyłączone daty — dodatkowe dni tylko dla tej strony (długi weekend, szkolenie wewnętrzne). Zamknięcia organizacji są już wymienione w bloku: nie wpisuj ich ponownie, zamknięcie org obowiązuje.
• Przypomnienie — offset przed startem (te same opcje co inne przypomnienia Mokapen). Odpala się na spotkaniu, to nie e-mail potwierdzenia wysłania formularza.
• Anuluj / przesuń do — minuty przed startem, poniżej których gość nie może już przenieść ani anulować z linku zarządzania. 0 = zawsze dozwolone (jeśli oferujesz ten link). Kroki co 15 minut.
• Zaproszenia kalendarzowe — zaznaczenie domyślnie włączone: zaproszenia idą do hosta i kontaktu (oraz do gości). Wyłącz tylko jeśli zarządzasz zaproszeniami ręcznie: zwykle zostaw.

Na publicznej stronie odwiedzający może dodać e-maile innych uczestników (opcjonalnie, rozdzielone przecinkami). Lądują na spotkaniu jako goście; nie zastępują głównego kontaktu (zostaje e-mail/imię z formularza). Nie muszą ponownie wpisywać własnego e-maila: Mokapen używa danych kontaktu poniżej.

Zsynchronizuj osobisty kalendarz (Google/Outlook), jeśli chcesz, żeby zewnętrzne zajęte godziny się liczyły. Sloty «wolne» w Mokapen + pełny kalendarz = odwiedzający widzi dziury, których nie możesz honorować.

Meet, Teams, lokalizacja

W bloku, sekcja kanału spotkania, zaznacz, co chcesz oferować:

• Google Meet — pojawia się, jeśli przynajmniej jeden host ma Google podłączone w użyteczny sposób. Potrzebujesz integracji tego, kto ma dołączyć do rozmowy: przy zbiorowym — wszystkich; przy round robin — kogo można przydzielić. Jeśli jej brakuje, Mokapen oznacza to w edytorze (sync wychodzący, wszyscy hosty albo «podłącz integrację»).
• Microsoft Teams — to samo z Outlook/Teams.
• Lokalizacje — adresy z Ustawienia → Lokalizacje (ulica, kod, miasto). Jeśli ich nie masz, formularz Ci o tym mówi i kieruje do Lokalizacji. Zaznacz tylko lokalizacje, które chcesz na tej stronie, nie wszystkie z przyzwyczajenia.

Jeden kanał: odwiedzający nie wybiera, jest implicit. Kilka kanałów: radio na stronie. Zero kanałów wideo i zero lokalizacji: oferujesz slot bez powiedzenia gdzie — to w porządku tylko jeśli wyjaśnisz to w tytule lub opisie («zadzwonimy»). Nie dokumentuj Meet klientowi, jeśli host nie ma Google: checkbox w edytorze jest wyłączony albo go nie ma.

Publikacja: status, URL, embed

W Ustawieniach, jak w formularzu kontaktowym:

• ONLINE / OFFLINE — szkic = Offline, pracujesz w podglądzie. Online = przyjmujesz rezerwacje. Slug zostaje widoczny: nie zmieniaj go lekko, jeśli już wstawiłeś go w kampanię albo automatyzację.
• URL strony — podpis e-maila, strona «Zarezerwuj rozmowę», ads, QR, LinkedIn. Przycisk Widok jest aktywny tylko przy ONLINE.
• Kod do wklejenia — snippet na stronę. Dane trafiają do Mokapen, nie zostają w CMS.
• Śledzenie wizyt (plany ze śledzeniem) — ten sam snippet co formularz kontaktowy, ze zgodą.

Prywatność, reCAPTCHA i strona sukcesu obowiązują i tu. Domyślny tekst podziękowania to ten od spotkania: potwierdź go («jesteś w kalendarzu we wtorek o 10», nie «oddzwonimy»). E-mail potwierdzenia do odwiedzającego to dowód slota; wewnętrzne powiadomienie idzie na skrzynki, które umieściłeś na formularzu.

Co się dzieje po rezerwacji

Bez dalszej konfiguracji, po kolei:

• Mokapen zapisuje log formularza (pola, slot, kanał, goście).
• Tworzy lub aktualizuje kontakt (ta sama reguła e-maila co w formularzu kontaktowym: Email 1/2/3, nie duplikuje, jeśli już istnieje i nie jest zarchiwizowany).
• Tworzy powiązane spotkanie, z hostem, czasem trwania, godziną, kanałem, gośćmi. Pochodzenie form_ + id strony.
• Jeśli zaproszenia są włączone, kalendarze wychodzą. Meet/Teams otwiera się sam, jeśli integracja jest. Przypomnienie odpala się według ustawionego offsetu.
• Odwiedzający widzi stronę sukcesu (albo przekierowanie) i, jeśli go napisałeś, e-mail potwierdzenia. Zespół może obsłużyć spotkanie jak każde inne: zobacz przewodnik Spotkania.

Potem, jeśli je skonfigurowałeś, automatyzacje formularza (etykieta, zadanie «przygotuj demo», szansa inbound). Na opóźnienia i warunki użyj modułu Automatyzacje z wyzwalaczem formularz otrzymany i slugiem tej strony.

Zalecany proces

• Najpierw sloty hosta w Spotkaniach, potem formularz. Pusty kalendarz na stronie = prawie zawsze nieustawiona dostępność, nie błąd formularza.
• Jedna osoba: zostaw pojedynczego hosta. Zespół demo: round robin. Kickoff we dwójkę: zbiorowe. Nie używaj zbiorowego «bo wygląda cool», jeśli wystarczy jedna osoba.
• Kanał: Meet tylko jeśli host ma Google; lokalizacja tylko jeśli ją honorujesz. Potem wyprzedzenie i bufor (np. 2 godziny + 10 minut) przed ONLINE.
• Testuj Offline: zarezerwuj na własny adres, sprawdź kartę kontaktu, spotkanie, zaproszenie, Meet, powiadomienie, potwierdzenie. Potem dzień powszedni dalej, żeby zobaczyć sloty.
• ONLINE na jednym kanale (podpis e-maila). Po 48 godzinach spójrz na no-show i dziury. Potem strona / ads.
• Nie zmieniaj slugu na stronie już w kampanii. Duplikuj i utwórz bliźniaka (inny zespół, inny czas trwania).

Przypadki użycia

Każdy przypadek to prawdziwa sytuacja, nie lista ptaszków. Strona jest ta sama; zmieniają się hosty, przydział i kanał.

• Dwóch handlowców, to samo demo — Sara i Marco pitchują ten sam produkt. Jeśli pozwolisz odwiedzającemu wybrać, wszyscy rezerwują Sarę, a Marco siedzi bezczynnie. Dodaj obu jako hostów i użyj round robin: strona pokazuje godziny, nie imiona («spotkasz się z jedną z tych osób»), a Mokapen przydziela tego, kto ma najmniej nadchodzących spotkań. Czas trwania 30 minut, Meet tylko jeśli oboje mają podłączonego Google (inaczej link nigdy nie wystartuje u tego bez integracji). Dwie godziny wyprzedzenia, żeby nie skakać z rozmowy na rozmowę nieprzygotowanym. Dziesięć minut buforu między slotami. Horyzont 21 dni, nie trzy miesiące nabitego kalendarza. Jeśli Sara mówi po niemiecku, a Marco nie, round robin to złe narzędzie: wtedy potrzebujesz «Odwiedzający wybiera osobę».
• Rozmowa z właścicielem — Prospect chce Ciebie, nie «kogoś z zespołu». Jeden host: odwiedzający nie widzi listy osób, wybiera tylko datę i godzinę. Meet jeśli masz Google, albo lokalizacja jeśli przyjmujesz w biurze — nie oba «na wszelki wypadek». Krótki horyzont (14–21 dni), jeśli już jesteś pełny: inaczej skończysz z rozmowami w marcu, które potem przesuwasz. Co najmniej godzina wyprzedzenia. Ta strona nie służy do dzielenia obciążenia: to Twój publiczny kalendarz.
• Rozmowa z HR i hiring managerem — Obie osoby muszą być w pokoju (albo na rozmowie). Przydział Zbiorowe: slot pojawia się tylko jeśli oboje są wolni, i oboje lądują na spotkaniu. Teams jeśli mają podłączonego Microsoft. Wyłączone daty na nadzwyczajne dni zamknięcia (zamknięcia org są już na liście w bloku: nie wpisujesz ich ponownie). 24 godziny wyprzedzenia, żeby HR zdążył przeczytać CV. To nie round robin: kandydat oczekuje obu osób, nie «jednej z dwóch».
• Biurko na miejscu, bez wideo — Klient przychodzi do biura. Nie zaznaczaj Meet ani Teams: obiecałbyś link, którego nie ma. Zaznacz tylko lokalizację (jeśli nie masz żadnej, blok Ci to powie: utwórz ją najpierw). Jeden host — kto przyjmuje na recepcji albo konsultant na dyżurze. Okna 9–12 i 14–17, przerwa obiadowa, horyzont 14 dni. Tekst sukcesu powinien mówić, gdzie się stawić, nie «wyślemy Meet».
• Onboarding po umowie — Odwiedzający jest już klientem, nie leadem. Sklonuj stronę demo: wewnętrzny tytuł «Onboarding», jeden CSM jako host, 45 minut, Meet, powiadom CSM, nie sprzedaż. Automatyzacja formularza: zadanie «przygotuj konto» na kontakcie. Niewiele pól (e-mail, imię). Dwa osobne URL-e: jeden w podpisie na demo, jeden w mailu powitalnym. Nie mieszaj ich, albo sprzedaż znajdzie onboarding w swoim kalendarzu.

Praktyczne przykłady

1. Link w podpisie (jeden host, pół godziny)

Otwórz Formularze → Nowy → Rezerwacja spotkania. Nazwa wewnętrzna «Demo Luca», powiadomienie na Twój adres. W Treści otwórz Rezerwacje: zostaw siebie jako jedynego hosta, czas trwania 30 minut, pn–pt jak wstępnie wypełnione. Jeśli Google jest podłączony, zaznacz Meet; jeśli nie, lokalizację albo brak wideo i napisz to w tytule («oddzwonimy»). 60 minut wyprzedzenia. Ustawienia: zostań Offline, otwórz Podgląd, zarezerwuj slot na swoim Gmailu. Sprawdź, że spotkanie jest w kalendarzu, zaproszenie doszło, kontakt jest w książce adresowej. Dopiero wtedy ONLINE i wklej URL do podpisu. Nie twórz szansy przy każdej rozmowie: wiele jest rozpoznawczych. Szansę otwierasz potem, albo automatyzacją tylko jeśli formularz ma wypełnioną firmę.

2. Trzech AE dzielących demo

Ten sam szablon, ale dodaj trzech account executive w bloku (potrzebują slotów w Spotkaniach). Pojawia się Przydział hosta: wybierz round robin, nie «Odwiedzający wybiera osobę». Ten sam czas trwania i te same bufory dla wszystkich, inaczej Mokapen nie ma jednej reguły. Jeśli oferujesz Meet, otwórz edytor i sprawdź, że żaden host nie ma odhaczonego checkboxa: jeden bez Google psuje rozmowę, gdy round robin na niego spadnie. Na stronie odwiedzający nie widzi imion — w porządku, jeśli pitch jest ten sam. Jeśli jeden AE jako jedyny obsługuje DACH, porzuć round robin i wróć do «Odwiedzający wybiera osobę», z widoczną etykietą «Anna — niemiecki».

3. Kickoff sprzedaż + delivery

Klient podpisał i musi spotkać kogoś, kto sprzedał, i kogoś, kto wykona pracę. Dwóch hostów, przydział zbiorowy, 60 minut, Teams. Slot na stronie istnieje tylko w godzinach, gdy oboje są wolni: tak ma być, to nie bug. Nie używaj round robin «żeby choć ktoś się pojawił»: klient przychodzi, a delivery go nie ma. Dokończ stronę sukcesu zdaniem «będziecie na rozmowie z [imionami]» i testuj Offline na dwóch prawdziwych kalendarzach, nie na pustym podglądzie.

Najczęściej zadawane pytania

P: Nie widzę godzin na stronie.

O: Czy host ma sloty w Spotkaniach? Czy jesteś w zakresie (dzień/godziny bloku), po wyprzedzeniu, w horyzoncie, poza obiadem, zamknięciami i wyłączonymi datami? Czy zewnętrzny kalendarz wypełnia wszystko? Spróbuj wtorku za dwa tygodnie, nie «dziś za dwadzieścia minut».

P: Różnica względem Zarezerwuj usługę lub produkt?

O: Spotkanie = czas osoby. Rezerwacja usługi/produktu = pozycja katalogu z czasem trwania i miejscami. Szczegóły w przewodniku Rezerwacje i przewodniku formularza usług.

P: Meet się nie tworzy / checkbox jest wyłączony.

O: Integracja Google hosta (wszyscy hosty przy zbiorowym; kogo można przydzielić przy round robin). Mokapen oznacza to w edytorze. Bez integracji zostaw lokalizację albo «zadzwonimy» i nie obiecuj linku.

P: Czy mogę mieszać usługi i spotkania w tym samym formularzu?

O: Formularz ma jeden typ rezerwacji. Dwie strony albo zmieniasz typ w bloku, wiedząc że jednostka tworzona w CRM też się zmienia (spotkanie vs rezerwacja).

P: Czy goście stają się kontaktami?

O: Główny kontakt to ten, kto wypełnił e-mail/imię. Pozostałe e-maile to uczestnicy spotkania. Nie zastępują karty.

P: Formularz nie przyjmuje rezerwacji.

O: Musi być ONLINE. Sprawdź reCAPTCHA, wymagane pola, limit formularzy planu, właściwy slug w snippecie i że podgląd nie jest jedyną stroną, której używasz (oko Offline nie rezerwuje na serio).

P: Gdzie zobaczę, kto zarezerwował?

O: Kalendarz Spotkań, karta kontaktu (pochodzenie formularz), log zgłoszeń na osi czasu kontaktu. E-maile powiadomień to alert, nie archiwum.