Przewodnik po Mokapen

Microsoft Outlook Calendar

Ta integracja łączy moduł Spotkania Mokapen z Twoim Microsoft Outlook Calendar. Spotkania i wizyty mogą przepływać między oboma systemami zgodnie z ustawionymi regułami — bez ręcznego eksportu i podwójnego wpisywania.

Nie synchronizuje zadań: na stronie opcja zadań jest wyłączona (wkrótce). Dotyczy wyłącznie spotkań z datą i godziną.

Ogólny przegląd integracji: Integracje.

Wymagania

• Plan Mokapen z integracją kalendarza (ikona odznaki Premium przy pozycji spotkań). Bez odpowiedniego planu przycisk połączenia otwiera stronę ulepszenia.
• Konto Microsoft z aktywnym kalendarzem Outlook.
• Uprawnienie do autoryzacji Mokapen do zarządzania kalendarzem i wydarzeniami w Microsoft.

Łączenie Outlook Calendar

1. Menu użytkownika → Integracje → zakładka Microsoft Outlook Calendar.
2. Naciśnij Synchronizuj Microsoft Outlook Calendar (lub odpowiednik).
3. W Microsoft: wybierz konto (może być inne niż e-mail, którym logujesz się do Mokapen).
4. Przeczytaj wymagane uprawnienia (kalendarz i wydarzenia) i potwierdź dostęp.
5. Wracasz do Mokapen: pojawia się Połączone konto: z autoryzowanym adresem Microsoft.

Jeśli nie zaakceptujesz uprawnień, połączenie nie zostanie ukończone i żadne spotkanie nie będzie synchronizowane. Automatyzacje zależne od kalendarza nie będą mogły korzystać z wydarzeń Outlook.

Jeśli pojawi się komunikat «połączenie wygasło», naciśnij Rozłącz i połącz ponownie.

Czego Mokapen wymaga od Microsoft

Oprócz imienia i e-maila profilu Mokapen wymaga dostępu do kalendarza i wydarzeń: odczytu istniejących spotkań, tworzenia nowych z Mokapen, aktualizacji i usuwania po modyfikacji lub anulowaniu powiązanego spotkania. Bez tych uprawnień synchronizacja nie rozpocznie się.

E-mail Microsoft inny niż e-mail Mokapen

Jest to dozwolone i częste: pracujesz w Mokapen z jednym loginem i synchronizujesz kalendarz team@firma.pl lub osobiste konto Outlook. Na stronie integracji e-mail pod Połączone konto jest decydujący dla sync, a nie e-mail logowania Mokapen.

Ten sam adres (Mokapen = Microsoft): eksport/import zachowuje organizatora i uczestników; nieznane e-maile przy imporcie mogą utworzyć kontakty (tylko e-mail) w książce adresowej.

Różne adresy:

• W Outlook połączone konto musi być organizatorem lub uczestnikiem wydarzenia; w przeciwnym razie Outlook nie zaakceptuje zapisu.
• Przy eksporcie: jeśli organizator Mokapen nie istnieje w tym kalendarzu, wydarzenie jest tworzone z połączonym kontem Microsoft jako organizatorem.
• Przy imporcie: jeśli Twój użytkownik Mokapen uczestniczy w wydarzeniu, spotkanie trafia do Mokapen; jeśli nie uczestniczy, wydarzenie może pozostać zaimportowane, ale niewidoczne dla Ciebie; wydarzenia bez użytecznych uczestników mogą być ignorowane.

Wskazówka: dodaj siebie jako uczestnika do spotkań, które mają pojawiać się w obu systemach, lub używaj tego samego adresu e-mail, gdy to możliwe.

Ustawienia do skonfigurowania

Kierunek synchronizacji

Trzy tryby (strzałki na stronie):

• Tylko do Mokapen — Outlook zasila CRM; zmiany w Mokapen nie wracają do Outlook.
• Tylko do Outlook — Mokapen wysyła spotkania do kalendarza.
• Obie strony — aktualizacje w jednym systemie odzwierciedlają się w drugim.

Kalendarze

• Kalendarz główny — wybierz, który kalendarz Outlook używać jako główny (załadowany z połączonego konta).
• Inne kalendarze — wybierz kalendarze pomocnicze (Klienci, Zespół…). Urodziny i święta są automatycznie wykluczane.

Inne kontrolki

• Synchronizuj spotkania — musi pozostać włączone.
• Data rozpoczęcia — od którego dnia importować przeszłe wydarzenia; do przodu około roku (na stronie nie ma stałego limitu 15 dni wstecz jak w Google Calendar).
• Microsoft Teams (jeśli plan na to pozwala) — dodaje link do wideokonferencji do eksportowanych spotkań.

Naciśnij Zapisz, aby zapisać, Synchronizuj, aby wykonać wyrównanie.

Co dzieje się podczas synchronizacji

• Nowe spotkanie w Mokapen → wydarzenie w Outlook (jeśli eksport aktywny).
• Modyfikacja lub usunięcie w Mokapen → aktualizacja lub usunięcie powiązanego wydarzenia Outlook.
• Nowe wydarzenie w Outlook → spotkanie w Mokapen (jeśli import aktywny i w zakresie dat).
• Modyfikacja w Outlook → Mokapen aktualizuje powiązane spotkanie (automatyczne powiadomienia od Microsoft, gdy to możliwe).

Typowe problemy

• Brakujące wydarzenia — sprawdź datę rozpoczęcia, wybrane kalendarze, kierunek sync, udział e-mail przy różnych kontach.
• Zduplikowane wydarzenia — dwa połączenia lub to samo wydarzenie zaimportowane i odtworzone ręcznie; połącz i używaj jednego oficjalnego kalendarza.
• Wolna synchronizacja — normalne przy pierwszym przebiegu z wieloma wydarzeniami.

Rozłączanie

Naciśnij Rozłącz, potwierdź wpisując wymagane słowo i kontynuuj. Mokapen przerywa połączenie z Outlook Calendar i usuwa odniesienia sync między spotkaniami a wydarzeniami.

Co dzieje się z danymi:

• Spotkania w Mokapen — pozostają w CRM jako normalne rekordy, ale nie są już synchronizowane z Outlook (brak automatycznych aktualizacji w obu kierunkach).
• Wydarzenia w Outlook Calendar — nie są automatycznie usuwane przez Mokapen.

W odróżnieniu od książki adresowej lub Drive, okno rozłączenia Calendar nie oferuje pól wyboru do masowego usuwania już zaimportowanych spotkań: w praktyce zachowujesz je w Mokapen, odłączone od sync. Jeśli chcesz oczyścić CRM, usuń lub edytuj spotkania ręcznie po rozłączeniu.

Zarządzanie spotkaniami w CRM: przewodnik Spotkania.