Mokapenguiden

Microsoft Outlook-kalender

Denna integration kopplar samman Mokapens Utnämningar modul till din Microsoft Outlook-kalender. Möten och möten kan färdas mellan de två systemen enligt de regler du anger — utan manuell export eller dubbelinmatning.

Den synkroniserar inte uppgifter: på sidan är uppgiftsalternativet inaktiverat (kommer snart). Det gäller endast möten med datum och tid.

Allmän översikt över integrationer: Integrationer.

Krav

• Mokapen-plan med kalenderintegration (Premium-märkeikon på mötesmenyn). Utan en lämplig plan öppnar anslut-knappen uppgraderingssidan.
• Microsoft-konto med en aktiv Outlook-kalender.
• Tillstånd att auktorisera Mokapen att hantera kalender och händelser på Microsoft.

Ansluter Outlook-kalendern

1. Användarmeny → Integrationer → Microsoft Outlook-kalender flik.
2. Klick Synkronisera Microsoft Outlook-kalendern (eller motsvarande).
3. På Microsoft: välj kontot (det kan vara olik från e-postmeddelandet du använder för att logga in på Mokapen).
4. Granska de begärda behörigheterna (kalender och händelser) och bekräfta åtkomst.
5. Du återvänder till Mokapen: Anslutet konto: visas med den auktoriserade Microsoft-e-posten.

Om du inte accepterar behörigheterna kommer anslutningen inte att slutföras och inga möten kommer att synkroniseras. Automatiseringar som är beroende av kalendern kommer inte att kunna använda Outlook-händelser.

Om du ser "anslutningen har gått ut", klicka på Koppla från och anslut igen.

Vad Mokapen begär från Microsoft

Förutom profilnamn och e-post begär Mokapen tillgång till kalender och händelser: läs befintliga möten, skapa nya från Mokapen, uppdatera dem och radera dem när du ändrar eller avbokar ett länkat möte. Utan dessa behörigheter kommer synkroniseringen inte att starta.

Microsoft e-post skiljer sig från Mokapen e-post

Detta är tillåtet och vanligt: ​​du arbetar i Mokapen med en inloggning och synkroniserar team@company.com kalender eller ett personligt Outlook-konto. På integrationssidan, mejlet under Anslutet konto är den som är viktig för synkroniseringen, inte din Mokapen-inloggningsmail.

Samma adress (Mokapen = Microsoft): export/import bevarar arrangör och deltagare; okända e-postmeddelanden vid import kan skapa kontakter (endast e-post) i adressboken.

Olika adresser:

• På Outlook måste det anslutna kontot vara arrangören eller en deltagare av evenemanget; annars accepterar inte Outlook skrivoperationen.
• Vid export: om Mokapen-arrangören inte finns i den kalendern skapas evenemanget med anslutet Microsoft-konto som arrangör.
• Vid import: om din Mokapen-användare deltar i eventet kommer mötet in i Mokapen; om inte kan händelsen förbli importerad men inte synlig till dig; evenemang utan användbara deltagare kan vara ignoreras.

Tips: lägg till dig själv som en deltagare till möten som ska visas i båda systemen, eller använd samma e-postadress där det är möjligt.

Inställningar att konfigurera

Synkroniseringsriktning

Tre lägen (pilar på sidan):

• Endast Mokapen — Outlook matar CRM; ändringar i Mokapen går inte tillbaka till Outlook.
• Endast Outlook — Mokapen skickar tidsbokningar till kalendern.
• Både — Uppdateringar i ett system återspeglas i det andra.

Kalendrar

• Primär kalender — välj vilken Outlook-kalender som ska användas som primär (laddad från det anslutna kontot).
• Andra kalendrar — välj sekundära kalendrar (klienter, team...). Födelsedagar och helgdagar exkluderas automatiskt.

Andra kontroller

• Synkronisera möten — måste förbli aktiverad.
• Startdatum — från vilken dag att importera tidigare händelser; framåt ungefär ett år (på sidan finns ingen fast 15-dagars bakåtgräns som på Google Kalender).
• Microsoft Teams (om din plan tillåter) — lägger till en videokonferenslänk till exporterade möten.

Klick Spara för att lagra inställningar, Synkronisera för att köra justeringen.

Vad händer under synkronisering

• Nytt möte i Mokapen → event på Outlook (om export är aktiv).
• Redigera eller ta bort i Mokapen → uppdatera eller ta bort den länkade Outlook-händelsen.
• Ny händelse på Outlook → möte i Mokapen (om importen är aktiv och inom datumintervallet).
• Redigera i Outlook → Mokapen uppdaterar det länkade mötet (automatiska meddelanden från Microsoft när det är möjligt).

Vanliga frågor

• Saknade händelser — kontrollera startdatum, valda kalendrar, synkroniseringsriktning, e-postdeltagande när konton skiljer sig.
• Dubbletter av händelser — två anslutningar eller samma händelse som importeras och återskapas manuellt; slå samman och använd en enda officiell kalender.
• Långsam synkronisering — normalt på första åket med många händelser.

Kopplar bort

Klick Koppla från, bekräfta genom att skriva det begärda ordet och fortsätt. Mokapen stoppar kopplingen till Outlook-kalendern och tar bort synkreferenser mellan möten och händelser.

Vad händer med datan:

• Utnämningar i Mokapen — förbli i CRM som vanliga register, men är inte längre synkroniserad med Outlook (inga automatiska uppdateringar åt båda hållen).
• Händelser i Outlook-kalendern — är inte raderad automatiskt av Mokapen.

Till skillnad från kontakter eller Drive, erbjuder fönstret för frånkoppling av kalendern inte kryssrutor för att massradera redan importerade möten: i praktiken förvara dem i Mokapen, frånkopplad från synkronisering. Om du vill rensa upp CRM, radera eller redigera möten manuellt efter att du har kopplat från.

Hantera möten i CRM: Utnämningsguide.