Ghidul Mokapen

Microsoft Outlook Calendar

Această integrare conectează modulul Programări Mokapen la Microsoft Outlook Calendar. Întâlnirile și programările pot circula între cele două sisteme conform regulilor pe care le setați — fără export manual sau dublă introducere.

Nu sincronizează taskurile: pe pagină, opțiunea task este dezactivată (în curând). Se aplică doar programărilor cu dată și oră.

Prezentare generală integrări: Integrări.

Cerințe

• Plan Mokapen cu integrare calendar (iconiță insignă Premium la intrarea programări). Fără plan adecvat, butonul de conectare deschide pagina de upgrade.
• Cont Microsoft cu calendar Outlook activ.
• Permisiune de a autoriza Mokapen să gestioneze calendarul și evenimentele în Microsoft.

Conectarea Outlook Calendar

1. Meniu utilizator → Integrări → fila Microsoft Outlook Calendar.
2. Apăsați Sincronizează Microsoft Outlook Calendar (sau echivalent).
3. Pe Microsoft: alegeți contul (poate fi diferit de e-mailul cu care vă autentificați în Mokapen).
4. Citiți permisiunile solicitate (calendar și evenimente) și confirmați accesul.
5. Reveniți în Mokapen: apare Cont conectat: cu e-mailul Microsoft autorizat.

Dacă nu acceptați permisiunile, conexiunea nu se finalizează și nicio programare nu va fi sincronizată. Automatizările care depind de calendar nu vor putea folosi evenimente Outlook.

Dacă apare «conexiune expirată», apăsați Deconectează și conectați din nou.

Ce solicită Mokapen de la Microsoft

Pe lângă numele și e-mailul profilului, Mokapen solicită acces la calendar și evenimente: citirea întâlnirilor existente, crearea unora noi din Mokapen, actualizarea și ștergerea lor când modificați sau anulați o programare legată. Fără aceste permisiuni, sincronizarea nu pornește.

E-mail Microsoft diferit de e-mail Mokapen

Este permis și frecvent: lucrați în Mokapen cu un login și sincronizați calendarul team@companie.ro sau un cont Outlook personal. Pe pagina de integrare, e-mailul de sub Cont conectat este cel care contează pentru sync, nu cel de login Mokapen.

Aceeași adresă (Mokapen = Microsoft): exportul/importul păstrează organizatorul și participanții; e-mailuri necunoscute la import pot crea contacte (doar e-mail) în agenda.

Adrese diferite:

• Pe Outlook, contul conectat trebuie să fie organizator sau participant la eveniment; altfel Outlook nu acceptă scrierea.
• La export: dacă organizatorul Mokapen nu există pe acel calendar, evenimentul este creat cu contul Microsoft conectat ca organizator.
• La import: dacă utilizatorul dvs. Mokapen participă la eveniment, programarea intră în Mokapen; dacă nu participă, evenimentul poate rămâne importat dar nevizibil pentru dvs.; evenimentele fără participanți utili pot fi ignorate.

Sfat: adăugați-vă ca participant la programările care trebuie să apară în ambele sisteme, sau folosiți aceeași adresă de e-mail acolo unde este posibil.

Setări de configurat

Direcția sincronizării

Trei moduri (săgeți pe pagină):

• Doar spre Mokapen — Outlook alimentează CRM-ul; modificările în Mokapen nu revin pe Outlook.
• Doar spre Outlook — Mokapen trimite programări în calendar.
• Ambele — actualizările într-un sistem se reflectă în celălalt.

Calendare

• Calendar principal — selectați ce calendar Outlook să folosiți ca principal (încărcat din contul conectat).
• Alte calendare — selectați calendare secundare (Clienți, Echipă…). Zilele de naștere și sărbătorile sunt excluse automat.

Alte controale

• Sincronizează programări — trebuie să rămână activă.
• Data de început — de la ce zi se importă evenimente trecute; înainte aproximativ un an (pe pagină nu există limita fixă de 15 zile înapoi ca la Google Calendar).
• Microsoft Teams (dacă planul permite) — adaugă link de videoconferință programărilor exportate.

Apăsați Salvează pentru a memora, Sincronizează pentru a executa alinierea.

Ce se întâmplă la sincronizare

• Programare nouă în Mokapen → eveniment pe Outlook (dacă exportul este activ).
• Modificare sau ștergere în Mokapen → actualizare sau eliminare eveniment Outlook legat.
• Eveniment nou pe Outlook → programare în Mokapen (dacă importul este activ și în intervalul de date).
• Modificare pe Outlook → Mokapen actualizează programarea legată (notificări automate de la Microsoft când este posibil).

Probleme frecvente

• Evenimente lipsă — verificați data de început, calendarele selectate, direcția sync, participarea prin e-mail când conturile diferă.
• Evenimente duplicate — două conexiuni sau același eveniment importat și recreat manual; unificați și folosiți un singur calendar oficial.
• Sync lentă — normal la prima rulare cu multe evenimente.

Deconectare

Apăsați Deconectează, confirmați tastând cuvântul solicitat și continuați. Mokapen întrerupe conexiunea cu Outlook Calendar și elimină referințele de sync între programări și evenimente.

Ce se întâmplă cu datele:

• Programări în Mokapen — rămân în CRM ca înregistrări normale, dar nu mai sunt sincronizate cu Outlook (fără actualizări automate în ambele direcții).
• Evenimente pe Outlook Calendar — nu sunt șterse automat de Mokapen.

Spre deosebire de agenda sau Drive, fereastra de deconectare Calendar nu oferă casete pentru ștergerea în masă a programărilor deja importate: în practică le păstrați în Mokapen, deconectate de sync. Dacă doriți să curățați CRM-ul, ștergeți sau modificați programările manual după deconectare.

Gestionarea programărilor în CRM: ghid Programări.