Ръководството на Мокапен

Microsoft Outlook Calendar

Тази интеграция свързва модула Срещи на Mokapen с вашия Microsoft Outlook Calendar. Срещите и ангажиментите могат да се пренасят между двете системи според правилата, които зададете — без ръчен експорт или двойно въвеждане.

Не синхронизира задачи: на страницата опцията за задачи е деактивирана (скоро). Прилага се само за срещи с дата и час.

Общ преглед на интеграциите: Интеграции.

Изисквания

• План Mokapen с интеграция за календар (икона Premium badge върху елемента от менюто за срещи). Без подходящ план бутонът за свързване отваря страницата за надграждане.
• Microsoft акаунт с активен Outlook календар.
• Право да упълномощите Mokapen да управлява календар и събития в Microsoft.

Свързване на Outlook Calendar

1. Потребителско меню → Интеграции → раздел Microsoft Outlook Calendar.
2. Кликнете Синхронизирай Microsoft Outlook Calendar (или еквивалент).
3. В Microsoft: изберете акаунта (може да е различен от имейла, с който влизате в Mokapen).
4. Прегледайте исканите разрешения (календар и събития) и потвърдете достъпа.
5. Връщате се в Mokapen: появява се Свързан акаунт: с упълномощения Microsoft имейл.

Ако не приемете разрешенията, връзката няма да се завърши и няма да се синхронизират срещи. Автоматизациите, които зависят от календара, няма да могат да използват събития от Outlook.

Ако видите «връзката е изтекла», кликнете Прекъсни и свържете отново.

Какво Mokapen иска от Microsoft

Освен име и имейл на профила, Mokapen иска достъп до календара и събитията: четене на съществуващи срещи, създаване на нови от Mokapen, актуализиране и изтриване, когато промените или отмените свързана среща. Без тези разрешения синхронизацията няма да стартира.

Microsoft имейл, различен от имейла в Mokapen

Това е позволено и често: работите в Mokapen с един вход и синхронизирате календара team@company.com или личен Outlook акаунт. На страницата на интеграцията имейлът под Свързан акаунт е този, който има значение за синхронизацията, а не имейлът за вход в Mokapen.

Еднакъв адрес (Mokapen = Microsoft): експортът/импортът запазва организатор и участници; неизвестни имейли при импорт може да създадат контакти (само с имейл) в адресната книга.

Различни адреси:

• В Outlook свързаният акаунт трябва да е организатор или участник в събитието; иначе Outlook няма да приеме операцията по запис.
• При експорт: ако организаторът в Mokapen не съществува в този календар, събитието се създава със свързания Microsoft акаунт като организатор.
• При импорт: ако вашият потребител в Mokapen участва в събитието, срещата влиза в Mokapen; ако не, събитието може да остане импортирано, но невидимо за вас; събития без полезни участници може да бъдат игнорирани.

Съвет: добавете се като участник към срещите, които трябва да се появят и в двете системи, или използвайте един и същ имейл адрес, когато е възможно.

Настройки за конфигуриране

Посока на синхронизация

Три режима (стрелки на страницата):

• Само Mokapen — Outlook захранва CRM; промените в Mokapen не се връщат към Outlook.
• Само Outlook — Mokapen изпраща срещите към календара.
• И двете — актуализациите в едната система се отразяват в другата.

Календари

• Основен календар — изберете кой Outlook календар да се използва като основен (зареден от свързания акаунт).
• Други календари — изберете вторични календари (Клиенти, Екип…). Рождени дни и празници се изключват автоматично.

Други контроли

• Синхронизирай срещи — трябва да остане активирано.
• Начална дата — от кой ден да се импортират минали събития; напред приблизително една година (на страницата няма фиксиран лимит от 15 дни назад както при Google Calendar).
• Microsoft Teams (ако планът ви позволява) — добавя връзка за видеоконференция към експортираните срещи.

Кликнете Запази, за да запишете настройките, Синхронизирай, за да стартирате подравняването.

Какво се случва при синхронизация

• Нова среща в Mokapen → събитие в Outlook (ако експортът е активен).
• Редакция или изтриване в Mokapen → актуализация или премахване на свързаното събитие в Outlook.
• Ново събитие в Outlook → среща в Mokapen (ако импортът е активен и в рамките на периода).
• Редакция в Outlook → Mokapen актуализира свързаната среща (автоматични известия от Microsoft, когато е възможно).

Чести проблеми

• Липсващи събития — проверете началната дата, избраните календари, посоката на синхронизация, участието по имейл при различни акаунти.
• Дублирани събития — две връзки или същото събитие, импортирано и създадено ръчно; обединете и използвайте един официален календар.
• Бавна синхронизация — нормално при първото изпълнение с много събития.

Прекъсване

Кликнете Прекъсни, потвърдете с въвеждане на исканата дума и продължете. Mokapen спира връзката с Outlook Calendar и премахва препратките за синхронизация между срещи и събития.

Какво се случва с данните:

• Срещи в Mokapen — остават в CRM като обикновени записи, но вече не се синхронизират с Outlook (без автоматични актуализации в нито една посока).
• Събития в Outlook Calendar — не се изтриват автоматично от Mokapen.

За разлика от контактите или Drive, прозорецът за прекъсване на календара не предлага отметки за масово изтриване на вече импортирани срещи: на практика ги запазвате в Mokapen, прекъснати от синхронизацията. Ако искате да изчистите CRM, изтрийте или редактирайте срещите ръчно след прекъсването.

Управление на срещите в CRM: Ръководство за срещи.